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1.2傳統人事管理下人事檔案管理的特征。其特征體現在封閉性上，主要表現為人事檔案主要是領導或組織上使用，不得對外使用。這樣做有有利的一面也有不利的一面，有利的一面表現為：都是本單位人員，人事部門容易收集整理檔案，管理起來比較方便；領導使用可以方便及時的調用；能夠很好的做到本單位的人事檔案保密。其不利的一面表現為：過度放大了傳統人事檔案的制度功能，對個人和社會都有很大的強制性，人事檔案工作不是服務于人，而是在約束人，更不能很好的發展人。

2、人事管理改革的基本內容

2.1對人才資源的配置要在引入市場競爭機制的前提下，堅持以市場為基礎。把權力為中心轉變為以規則為中心，政府應該提供合法的人力資源開發、流動、競爭途徑，成為規則的提供者，并使規則透明。還要成為規則的維護者、監督者，在人力資源流動中出現的違規情況予以制裁，并保護個人的合法權益。對現有的一些制度予以改革，使市場競爭機制得以充分發揮，創造人才無障礙流動的條件，建立人才市場成為機制靈活、功能完備的體系。

2.2建立競爭中擇優錄用，公證透明的人才的評價制度。人才評價制度和指標的科學合理，可以使人才樹立符合社會經濟發展要求的人生目標，使社會的人才資源結構得到優化。對人才評價指標體系進行科學規范的設立，使人才評價由公開、公平的競爭機制進行。

2.3對公務員的培訓計劃予以強化，使服務型政府建立起來。公務員的培訓教育必須加強，使公務員的隊伍素質得以提升，這是建設服務型政府的重要途徑。政府的服務水平由公務員隊伍的業務水平和政治素質的高低決定。加強對公務員的培訓教育，培養公務員對事情負責、對人民負責的責任心理。

2.4建立責任機制，實行問責制度，做到誰做事誰負責。公務員要服務于大眾，以為人民服務為宗旨。公共部門的職員就是為群眾做事的，要做到平易近人。對官員出現的錯誤要實行問責制，真正做到誰做事誰負責。

2.5建立人才權益保障制度，要做到法制完備、執法嚴明。保證人才和勞動者的人身權利、政治權利、經濟權利，對知識產權保護制度予以完善，保證不會侵害到人才的創新成果。

3、我國人事檔案管理改革的對策

3.1對人事檔案管理理念予以更新。人事檔案重在利用，是為人的發展服務的，整個人事檔案工作要為人力資源開發建設服務。人事檔案管理要對反映個人成長、歷史與現實能力的體現的各類檔案信息進行充分整合，使人事檔案管理在服務于本單位的人事管理與人的發展的同時，還可服務于相關部門的人事管理和相關人的發展。首先，國家的發展離不開人才，在建設創新型國家的時候，自主創新是核心，人才的保障是關鍵；其次，科學發展觀理論為科學改革人事檔案管理提供了理論指導，從人民群眾的根本利益出發，為人民造福；再次，根據現代人力資源管理理論，人的勞動、管理和服務是科學技術進步、發展社會生產力、創造物質財富、社會經濟系統穩定運行的重要保障，人事檔案是為人的發展服務的，不是阻礙人的發展，人事檔案的發展要與現代人力資源管理同步；最后，要發揮人事檔案管理的功效就要轉變觀念，應從整個社會來從事檔案信息管理，立足現代人力資源管理，變革工作理念，有效提高人事管理工作。

3.2對人事檔案管理體制進行改革。建立人事檔案的分段管理體制，使人事檔案充分服從服務于人的發展。在人事檔案管理中運用現代信息技術，適當分離載體管理和信息管理。用人單位保存人事檔案實體，并將其部分信息進行數字化處理存入數據庫，供授權單位或個人通過網絡進行利用。社會上流動人員的人事檔案利用開發工作，可由當地的人才交流中心在現有基礎上來完成并實現。人才交流中心還要收集兼職人員的人事檔案信息，來完整反映人事檔案中人才的基本情況。

3.3對人事檔案管理制度予以健全。對現行的人事檔案管理制度進行改革，應實行權限制人事檔案信息管理，對具備相應權限的人員，不管是本單位人員還是流出的人員，都有得到利用個人人事檔案信息的權利。實現對人的發展的充分尊重。

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2.對人事檔案管理的重視程度不高。長久以來，企業內部分領導對人事檔案管理工作的認識存在一定錯誤，最重要的就是對于人事檔案管理工作認識不全面。認為檔案管理工作只是簡單保管人事檔案，與單位的其它事物相比，沒有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丟失文件，不泄露職工檔案秘密，在檔案外調、查檔時能夠應付過去就行了。更有甚者，認為管理檔案只是一些檔案部門應該管理的事務，完全沒有將檔案工作放在心上，從不過問檔案管理工作的情況，沒有意識去管。

3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問題。對制度進行改革后，當利用人事檔案時，卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類型：第一類，人才流動性增強，但很多人的檔案并沒有隨人員的流動而轉移。人事檔案仍然存放于原來的工作單位。并且由于職工的離開，檔案管理者不再更新此人檔案，使其離開后的所有經歷無法被記錄，致使有些職工檔案不具有連續性。在畢業后的實習單位有一定的檔案記錄，但是在員工從其他單位到本單位這一段時間沒有記錄。主要原因是員工從原來的單位辭職之后，檔案沒有更新，存在斷檔現象。第二類，企業引進人才后，很少查看人事檔案，上級領導也是根據個人的實際工作業績對員工進行考核。在人才市場找工作時，將人事檔案放在人才市場，但得到職位后檔案仍然放在人才市場，使得以后的記錄也是空白，這也會導致檔案斷檔。第三類，隨著社會經濟的不斷發展和進步，尤其是在對人才進行市場化之后，人才流動性越來越強。越來越多的人從以前的單位固定制變成了社會流動人才，導致人檔分離的現象越來越嚴重，不用人事檔案的人越來越多。并且很多公司企業對檔案不做要求，更加惡化了這種現象。

4.管理質量不高。管理質量低，導致無法有效使用人事檔案。受傳統觀念中偏重政治、輕視業務的影響，許多企業的人事檔案缺乏個人色彩，有相當大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統信息。比如我們經常看到的政治面貌、受過何等獎勵或處罰情況等，忽略了對人才類型的反映，管理才能的介紹，技術專長的透析。缺乏對個人特征的具體描述，存檔內容不夠實用，難于創新；沒有及時對人事檔案的收集和補充，缺乏主動性，沒有一定的制度約束。或者在收集和鑒定時沒有充分落實到位，降低了人事檔案的可信度。除被動記錄的原始信息外，其他信息無法被充分利用，導致人力資源的浪費。5.信息化程度不高。科學技術不斷進步，計算機科學的飛速發展，人事檔案管理信息化已成為必然趨勢，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用。但關于信息化管理仍有很多技術方面的手段等待著被挖掘并且得到利用，首先在對人事檔案進行管理的時候還沒有大規模使用計算機技術，這些都會導致管理效率的下降，并且還會浪費一定的資源。

二、改進檔案管理

1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實地反映一個人全部情況，人事檔案的管理部門通常要用人事部門來收集各位職工的職位任免、工作調配情況、職務評聘、培訓、工資待遇情況，對于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績的文件資料進行綜合考察，不斷地對檔案的內容進行充實。對于收集而來的職工檔案資料，首先一定要經過仔細鑒別，通過多種渠道核對，記錄進人事檔案的信息應該準確并且真實，信息填寫完整、字跡清楚，填寫時所記錄的對象必須明確，有很完備的手續，具有很高的保存價值。一旦有的信息材料不屬于歸檔，就不得擅自對材料進行歸檔處理，需要經過鑒別確認、討論后根據相應情況進行處理。

2.整理人事檔案。對檔案進行收集之后，人事管理部門的管理人員就需要對收集的檔案和材料進行歸類和整理，并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴格進行整理和分類并按照一定的規律編號、入柜。同時應該對人事檔案建立科學合理的統計和登記制度，對不同類的檔案建立相應的檔案名冊。固定時間對檔案進行檢查核對，必須做到名冊編號與檔號一致。如果檢查過程中發現問題要及時解決，如果問題較嚴重，還可以制定相應的政策防止此類問題再次發生。并且要嚴格落實保密制度，確保個人檔案的安全和準確，不得因個人原因泄露他人資料，危害他人權益。當整理校驗相關人事檔案材料時，如果發現不需要歸檔的材料，必須填寫關于檔案材料管理的清單，并向相關部門領導報告，請求審查和批準。在銷毀時必須由專人負責銷毀，并需有專人監督。

3.改進人事信息管理質量。只有將信息管理的質量進行提高，才能給各個高校的教職工人員提供好的服務，事實上人事檔案的管理工作是一個對專業性要求很強的工作，并且目前各個高校的信息技術在不斷快速的發展，及時提高人事信息管理的質量對于整個高校的教職工人員來說都是一件比較重要的事。各個高校的人事管理部門就應針對自己高校的需求，將檔案的收集、管理和整理作為一項重要任務。除此，還要特別重視對人事檔案進行開拓收集，因為開拓性質的收集能夠使得整個人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時在對人事檔案進行科學的保管及規范的整理的基礎上，還要對于人事檔案的信息資源進行積極開發，可通過局域網機建立的方式，在信息和網絡的平臺上面，為人們提供更好的服務，并且為高校在教學的改革方面起著重要的作用。

4.提高整體檔案管理人員的自身素質。隨著科學技術的不斷進步，技術不斷更新，人事檔案管理信息化已經得到了大家的普遍認可。計算機水平也在飛速發展，人事檔案管理由人工化向數字化過渡已是大勢所趨，這也是社會進步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質較高，最好選擇作風優良、有責任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應的管理部門應該定期或不定期對相關人員組織業務培訓，不僅僅讓他們學習先進的知識以及管理方法，開闊他們的眼界，拓展思路，更要培養他們的責任感，讓他們在未來的工作中發光發熱。

5.人事檔案的鑒定與銷毀。大多數集團公司的公司規模較大，擁有較多的人事檔案資料，但庫房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫房里面，給檔案的管理帶來很多不方便，降低了檔案管理效率。為緩和這種現象帶來的后果，對個人檔案的鑒定及銷毀做出了以下規定：一旦發現不具有保存價值或者按規定屬于銷毀處理的檔案材料時，必須經由相關領導的確認批準，才能對人事檔案材料進行銷毀。如有死亡或失蹤人員，檔案就交由檔案中心進行15年保管。如果在15年后無人領取，可報請集團相關領導，得到審核同意后才可進行銷毀。對企業、對國家、省有過特殊貢獻及國家、省和市級模范人物死亡后，其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時或銷毀工作沒有完成得當，就會影響企業的檔案管理工作，同時還給相關人員造成很大的負擔，也會成為人事檔案管理工作進入現代化的阻礙。

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“路徑依賴”最早是由生物學家在理論分析中提出的。后來，North等經濟學家引入新制度經濟學和進化經濟學當中。路徑依賴是指今天的選擇受歷史因素的影響，人們過去做出的選擇決定了其現在可能的選擇[1]，類似于物理學中的“慣性”。由于某種現象具有先動優勢，即使后來環境發生了改變，它也有可能繼續自我增強，最后“鎖定”在次優的狀態。隨著我國經濟的迅猛發展，企業的發展也是日新月異。而企業人事檔案是企業選人、用人、開發人力資源的基礎，也是企業檔案信息資源的重要組成部分。因此，研究企業人事檔案管理中的路徑依賴問題具有重要的現實意義。

一、企業人事檔案管理中的路徑依賴

1.企業人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。

企業以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為企業與員工是一種雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長此以往，這種現象不斷自我強化，導致了企業人事檔案管理制度不健全、缺乏科學性、先進性。加之現在還有很多企業的人事檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。

2.企業人事檔案內容簡單雷同，個人材料分散。

目前，仍有不少企業的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計劃經濟體制下制定的企業人事檔案內容顯然已不適應新形勢的發展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創新熱情，失去了真正意義上的參考價值[2]。另外，長期以來，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

3.企業人事檔案管理不規范，利用率低。

有些民營企業是從家庭小作坊發展起來的，管理本來就不是很規范，人事檔案管理更是不規范。有的員工職務升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業主口頭上說了就算的現象，使員工的工資級別、職務任免等材料根本無法形成。由于企業人事檔案管理的不規范，產生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。這些原因相應地造成了企業人事檔案價值不高，利用率降低。

二、企業人事檔案管理的路徑選擇

企業不同于其他組織的最大特點就是它是以追求利潤為目標的經濟組織。企業是依法設立的以盈利為目的的從事生產經營活動的獨立核算的經濟組織。企業的一切管理工作都是以是否有利于企業獲得利潤為目標的。企業檔案管理的存在和發展必須來自其內在的、本質的需要。如果企業的人事檔案管理能夠滿足企業的這種內在需要，它就能生存和發展[4]。因此，針對企業的特點，應突破傳統人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現代化的新路徑。信息化是從原始靜態檔案管理到動態檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進、開拓創新的起點。這一路徑的選擇對企業人事檔案管理提出了新的要求。

1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。

2.依托專業人才是信息化的有力保證

由傳統的檔案實體管理轉變為信息管理，只掌握傳統檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現人事檔案的信息化管理，企業必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業務技能培訓，檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規律、分類方法及有關的技術；二是現代化信息技術培訓，培訓重點應放在數據的規范采集、軟件的正確運用及網絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統平穩、正常的運行。只有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業服務。

3.建設人事檔案管理系統是信息化的重點

利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現網絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。人事檔案管理系統的主要功能如下圖所示：

人事檔案管理系統

數據復制

文件傳輸

報表管理

員工管理

系統安全

一方面，通過該系統能夠實現文件檔案管理一體化。在辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統隨時掌握文書，業務部門的管理動態，及時進行指導，從而實現檔案的超前性、預見性管理[5]。

另一方面，企業文書、業務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定就可以在企業局域網的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業生產建設提供了快捷、高質量的服務。

三、路徑選擇中應注意的問題

1.信息化檔案管理面臨的經費問題。

檔案信息的數字化、網絡化，管理服務的現代化，都需要不斷的更新設備和技術等。為此，企業在選擇進行信息化建設的過程當中，就得花大量的人力、物力、財力去解決這些問題。這就制約了一部分企業，尤其是中小企業去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統的人事檔案管理上。

2.檔案保密和檔案安全受到挑戰。

信息網絡已經不斷的深入到各個領域。在網絡環境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網頁上隨意信息，對的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢必引起企業檔案管理現代化的高度重視，需加以研究解決。

總結

綜上所述，本文分析了我國企業現行人事檔案管理中的一些問題及原因，認為企業人事檔案管理應走信息化、現代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問題。我們認為，企業人事檔案管理，以網絡建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發揮人事檔案的實際效能，為企業提供服務。

參考文獻：

[1]諾思.制度、制度變遷與經濟績效[M].上海：三聯書店，1994

[2]劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].檔案學通訊，2005，5：10-12

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根據十余年醫院人事檔案管理的實踐，筆者就醫院流動人員人事檔案管理出現的一些新問題談幾點拙見。

1.1檔案移交不及時

已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員的人事檔案，有些沒有及時移交當地人才服務中心，有些沒有人事權的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續不完備等情況出現。

1.2“棄檔”現象較嚴重

一是人事檔案作用逐步淡化，醫院在聘用專業技術人員時往往只是面試即可。

二是人才流動日益頻繁，有的人受利益的驅動，不顧組織是否同意，一走了之，新用人單位還可以在當地人事部門的幫助下為其重新建檔。

三是人事費普遍過高，也是導致“棄檔”的原因。

1.3檔案管理不規范

有的單位對檔案的作用缺乏足夠的認識，用人不規范，考核、檔案工資晉升、評定機制不健全，不注意平時材料的形成，導致檔案材料缺失，給出國政審、職稱評定、出具人事檔案相關證明和辦理流動手續工作帶來一定的困難。

1.4人事缺少特色服務

目前大部分地方人事還處在單一服務階段，在很多業務領域里還是空白，缺少個性化、專業化的服務，無法滿足社會和個人的發展需要。

1.5檔案管理隊伍建設有待加強

檔案管理人員業務培訓機制尚未健全，部分單位檔案管理人員變化較大，對人事檔案管理業務不熟悉，有待加大對檔案管理人員的培訓力度。

2加強醫院流動人員人事檔案管理的對策

為了保證醫院流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進衛生事業單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應該加強對其的管理，認真做到以下幾點。

2.1加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規定，提高檔案管理人員整體素質，建立檔案管理人員業務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務知識和管理水平。

2.2完善流動人員人事檔案管理政策法規

一是對過去不合時宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國統一的法律法規，杜絕各地區各部門各自為政的現象，以適應我國經濟社會的發展需要。

二是加強對企事業單位人事檔案管理的力度，規范對人才中介機構的管理，不準民營和合資人才中介機構從事人事和人事檔案管理以及人事調動業務，促進我國人才中介機構的健康發展。

2.3創新人事服務形式

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人事檔案是個人身份，工作、學歷、人事關系等最真、最直接的記載，是社會和用人單位了解人、使用人的重要載體和依據，直接關系到人事安全和人才利益。流動人員人事檔案是人事檔案的一個重要的組成部分，在過去的20年里，流動人員人事檔案管理對人才合理的配置和有序的流動做出得很大的貢獻，但傳統的流動人員人事檔案的管理模式已無法適應新的形勢，而基于網格的流動人員檔案管理是一個很好的選擇。

二、網格的相關理論

（一）網格的含義

網格（grid）是科學家針對當今的一些科學難題于20世紀90年代初提出的新概念，目前尚無精確定義，但大多數學者認為網格是一個一致、開放、標準的計算環境的信息基礎設施，它作為虛擬的整體而使在地理上分散的異構計算資源以達到資源共享，協同工作等目的。

（二）網格的特征

1、集成性與異構性。網格把地理位置上分布的各種資源集中在一起構成一個有機整體，協調分散在不同地理位置的資源使用者。

2、共享性和協商性。網格中的任何資源都能夠被共享協商使用，資源請求者和提供者通過協商可以得到不同的服務，滿足不同的需要。

3、自治性與統一性。網格資源的擁有者對該資源具有最高管理權限，網格允許資源擁有者對它的資源有自主的管理能力，同時它又需要接受網格統一管理。

（三）網格的系統結構

常見的網格體系結構主要有五種，但目前較為重要的是五層沙漏結構和在五層沙漏的基礎上結合WebService提出的開放網格服務結構。五層沙漏體系結構是一種以“協議”為中心的結構，它從底層開始分別為構造層、連接層、資源層、匯聚層和應用層。開放網格服務結構與五層沙漏體系結構一致，但是它符合標準的WebService框架，是強調以服務為中心的“服務結構”。

三、網格在流動人員人事檔案管理中的應用探討

（一）網格技術在流動人員人事檔案管理中的可行性分析

1、技術上的可行性。網格技術的研究始于20世紀90年代中期，如今已經成為當今信息技術研究的一大熱點，國際上涌現了大批網格研究項目，許多IT企業也積極行動參與相關的技術研究，推出相關支持網格的軟、硬件產品。網格標準、網格瀏覽器、服務器、數據庫以及網格操作平臺的出現證明網格的應用在技術上已經成為可能。

2、實踐上的可行性。網格計算在全球有了許多應用的案例，尤其是企業網格近年來取得了一定的進展。在我國網格技術也已經在生物醫藥、鐵路運輸、電子政務、資源勘探以及農、林、水利、航空、金融等行業得到應用。另外，目前我國的人才機構大部分已經擁有了信息化建設的基本設施，其原有的內部技術為網格的應用提供了實踐上的可能。

3、經濟效應上的可行性。目前，我國各地的人才機構雖都已經開始了信息化建設，但由于沒有統一的規劃與標準，造成重復建設嚴重，許多資源無法合理的運用，而網格技術能把已有資源進行整合充分發揮它們的作用，在不增加投資的情況下，有效、高效地使用現有資源，提高服務性能，這在經濟效益上為網格技術的應用提供了可行性。

（二）網格技術在流動人員人事檔案管理中的必要性分析

1、管理中存在的問題需要網格技術。在過去的20年里，我國流動人員人事檔案管理雖然取得了不俗的成績，但是也存在不少的問題，缺乏統一的戰略規劃，各個部門的應用軟件系統在平臺、數據庫、網絡、接口等各方面千差萬別，相對孤立的應用軟件體系無法適應需整體協作的管理運作體系，隔離的檔案網絡形成了檔案資源流通的障礙，造成個管理部門檔案資源開發分散、綜合利用共享程度低、信息孤島現象嚴重，而網格技術能很好地解決這些問題。

2、新的管理模式與發展趨勢需要網格技術。傳統人事檔案制度是計劃經濟體制下的產物，其本質所體現的是個人對國家機關、企業單位的依賴關系，而目前在市場經濟條件下，人才正逐步由“單位人”轉為“社會人”，社會化、信息化和標準化是流動人員人事檔案的管理未來的發展方向，個人誠信體系的建立也將是大勢所趨，而相對的人事檔案需要整合的資源、服務的種類和需要處理的數據也會急劇增加，由于各機構地理分布廣泛，管理域不同，管理策略和安全需求的不同，這就需要一種技術能很好的協調和解決這些問題而網格技術是其最好的選擇，它能夠很好地適應這種趨勢的發展，并為其提供技術基礎和標準平臺。

（三）網格技術對流動人員人事檔案管理的作用

1、引發人事檔案管理模式更深層次的變革。傳統經濟的人事檔案是以手工與紙介質管理為主的，檔案的更新、傳遞、查閱都很不方便，而網格環境下檔案管理是協作的、開放的，能夠方便單位、個人對檔案進行及時更新、查閱、適用流動人員的發展趨勢，而這必將引發管理模式更深層次地變革。

2、有利于檔案資源共享，實現“一點受理，多點服務”。目前由于管理政策不統一、平臺系統不統一和數據庫結構不統一等造成檔案資源難以共享，而網格的共享性、異構性能很好地解決這些問題，實現流動人員的檔案委托中心或工作站保管，并可以就近地在任何分中心或工作站開展相關檔案的后續服務。

3、有利于管理部門、單位、個人的協作互動、促進人事檔案的更新。動態的業績更新是人事檔案的一項重要內容，是提高檔案價值的所在，網格技術能夠使地理位置不同區域的管理部門、單位、個人擁有不同的權限通過不同的入口對檔案進行查閱、及時更新等。

4、有利于檔案的利用和開發及個人誠信體系的建立。利用網格技術可實現流動人才的人事服務的跟蹤和輻射，拓展檔案部門與社會其他部門（如公安、銀行等）的信息交換，實現個人誠信檔案的建立與更新

四、基于網格的流動人員人事檔案管理的實現

（一）流動人員人事檔案管理信息網格的整體模式

流動人員人事檔案信息網格就是利用計算機網絡把地理上廣泛分布的、各級流動人員人事檔案管理機構擁有的計算資源、存儲資源、網絡資源、軟件資源、信息資源等連成一個邏輯整體，然后像一臺超級計算機一樣為用戶提供一體化的人事檔案信息應用服務。

流動人員人事檔案信息網格的建設可以與流動人員區域性人事檔案建設的結構相同，如圖1所示。

可以分為不同的層次，以行政區域為主，輔以地理區域相結合。但從整體上看，它存在一種層級遞進的關系，縣級聯入市級，市級聯入省級，最后構成國家級。各級之間以及各隸屬關系之間的資源是共享的，其結構如圖2所示。

因此，流動人員人事檔案信息網格建設可以采取“總體規劃、分步實施、循序漸進”的方法，通過試點示范工作逐漸鋪開。

通過建立流動人員人事檔案信息網格，人事檔案管理部門可以充分利用現有的工作基礎，整合和管理分散在各個部門的信息資源，建立一個靈活的、富有彈性的人事檔案管理信息基礎設施，最大限度地減少信息化建設方面的重復投資。

（二）分層的一體化網格信息平臺結構

流動人員人事檔案信息網格建設是一個廣域、長時的動態建設過程，它需要將不同地域、形式各異的資源進行整合，需要兼容各種產品的更新換代。流動人員人事檔案管理信息平臺是這一建設中最基礎的部分，為了最大限度地實現人事檔案各部門間的資源共享、協同操作，實現任何操作系統平臺上的數據交換和程序連接，進而集成各種新技術和新產品，這種基于網格技術的分層一體化信息平臺體系結構由六個部分組成：

1、數據網格與計算網格。它是流動人員人事檔案信息平臺的基礎組成部分。數據網格集成多種異構、分布的數據源，進而為海量數據的存儲、傳輸、處理與融合提供基礎框架。計算網格由多個服務器集群構成，通過集群技術將各企業的服務器融合成為一臺透明的、強大的高性能計算機，用于提供高性能計算服務。

2、信息資源網格。該層基于數據網格和計算網格構建，對來自數據網格和計算網格的數據與結果進行處理形成信息資源并將信息資源提供給服務網格層。

3、服務網格。提供流動人員人事檔案管理系統所支持的各種服務，同時對于各人才機構的應用系統提供支持，這種服務支持包括信息服務、計算服務和智能信息服務等。

4、系統建模與應用模板。根據來自應用系統和個性化服務訪問接口的不同要求，相應地生成專有的系統模型和應用模板。服務網格根據其生成的系統模型和應用模板，向應用系統或用戶提供符合要求的服務。

5、個性化服務訪問接口。針對各企業和個人的不同應用要求，人事檔案各個應用系統通過該接口可以很好地與人事檔案信息平臺進行交互，進而獲取量體裁衣的個性化服務，是信息平臺通用性、交互性、實用性的重要表現部分。

6、開發規范與控制平臺。它是信息服務平臺的中央控制中單元，通過該平臺的集中統一控制，使得新建的服務網格、信息資源網格、數據網格和計算網格等各個子系統符合統一規范。利用實現系統的互通、互聯相互操作，進而在管理控制平臺的統一控制、協調下發揮流動人員人事檔案管理信息平臺的最大優勢。超級秘書網

五、結束語

流動人員人事檔案管理正逐步走向標準化、信息化、社會化，網格技術作為一新興的研究領域也正在逐步走向成熟化、開放化、標準化，并逐步進入實際生產應用階段。將網格技術應用到檔案管理，它不但能彌補由因特網的不足而帶來的人事檔案管理中存在的問題，而且有利于檔案的查閱、異地更新以及單位、部門間的互動，為流動人員人事檔案管理改革和發展提供新的環境和廣闊的前景，為其信息化建設帶來新的契機，對促成新的管理模式起著不可估量的作用。

參考文獻：

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2、陶碧云.檔案異構數據庫與網格技術[J].檔案與建設,2006(9).

篇（6）

檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發展歷程，對了解歷史、查考現實、總結經驗教訓、制定政策規劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發展藍圖時，都要參考檔案資料;又如學校、單位、企業，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責任感、榮譽感、歸屬感等等。

一、傳統人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強

傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現象的屢屢出現,使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。由于傳統的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業，不關心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。在政府機關或國有企事業單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的。”如今，企業必須在市場上尋找最優秀的人才，以應對激烈的競爭。但現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式:有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因

人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對新型人事檔案管理制度的設想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質

在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。

（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。

個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發揮好人事檔案管理工作服務作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。”為了適應服務人事工作的需要,《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容。”這些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。

(四)執行“收支兩條線”

為了保證規定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執行物價部門批準的標準，并接受群眾監督。但是要堅決執行“收支兩條線”，收取的服務費要如數上繳政府財政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業費的管理措施，對企業則無法執行，這也從另一個側面說明了企業是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點和作用[J].科技，2004,(10).

篇（7）

從目前來看，社會性人才檔案管理中心在流動性大學生檔案管理方面取得了一定成績，然而，其中的一些問題也不可忽視，那就是大多數人才中心存在著嚴重的功利化思想，只重視流動性檔案的接收，收取檔案接受金，卻實行封閉式管理，忽視流動性檔案的開發利用，使得很多流動性檔案失去了存放的意義，大學生的就業問題依然得不到關注和重視。在這種情況下，就出現了很多社會不良現象，例如：一些私企用人單位在不查閱人事檔案資料的情況下就隨便招聘用人，使得一些假學歷、假文憑泛濫，嚴重擾亂用人單位的人事管理；由于流動性檔案得不到開發和重視，導致棄檔現象不斷出現，甚至出現了大學生私藏檔案、私拆檔案的問題，嚴重損害了檔案管理的嚴肅性。

2、出現了嚴重的人檔分離問題

由于缺乏健全完善的制度與科學有效的管理，使得流動大學生的檔案管理無法有效銜接，個別地方在執行人才選聘制度時，在沒有檔案的情況下，同樣接收一些流動大學生，這種不合理的做法就昭示著未來的檔案管理會問題重重，一些被接收的流動大學生經過若干年的打拼出現了離職、跳槽等現象，加入新單位后不是有人無檔，就是原單位有檔無人，形成了嚴重的人和檔案相分離的問題，容易造成假文憑、假學歷等的泛濫。

3、流動檔案管理不規范

當前社會上的流動大學生數量較多、范圍較廣，所以，其檔案數量、類型也是五花八門，不同流動大學生有不同的檔案內容，成千上萬的流動性檔案集中到社會性檔案管理機構，由于缺乏健全的檔案管理制度的約束，檔案管理中心沒有做好流動性檔案的分類、歸類與整體，使得這些檔案依然處于混亂狀態，檔案沒有得到真正的管理，后期出現查找不利、轉遞不及時等問題，甚至出現了檔案丟失、遺漏等現象，嚴重違反了人事檔案管理紀律。

二、流動大學生人事檔案管理的有效對策

1、建立健全流動人員檔案管理規章制度

針對目前流動人員檔案管理混亂不堪的現狀，國家應該先從規章制度上下功夫，建立健全流動人員檔案管理方面的制度法規，實現流動檔案的制度化、規范化管理。當前我國依然未形成健全完善的檔案管理法律法規系統，也正是因為缺乏完善的法律法規約束，才使得一些檔案管理人員放松自我，出現了不負責任、勉強應付的局面，所以，我國必須重點針對流動人員檔案的管理制定嚴格的法規制度，確保流動人員檔案管理有法可依、有法必依。

2、加強流動檔案的規范化管理

流動檔案的管理必須依照統一的規范和規定，流動檔案必須收集齊全、內容要確保真實準確，實行分類歸檔、分層管理，信息化檢索等制度。為了達到這些標準，要從以下方面做起：（1）要規定只有縣級以上的國家行政性人事機構才具備流動檔案管理的資格，其他任何社會性閑散機構都無權依靠打理流動檔案獲取利益。（2）任何合法性的流動人員檔案管理機構都必須本著“集中統一、歸口管理”的原則進行流動檔案管理，要嚴禁分散管理的現象出現。（3）對于數量巨大、結構復雜的流動性檔案要進行逐層分類、分檔規范化管理。

3、積極采用現代化技術和方法

檔案管理必須迎合現代化的發展形勢，積極采用現代化的技術、設備、手段和方法，流動檔案管理機構要引進現代化的計算機設備，創建流動人員人事檔案信息數據庫，實現流動人事檔案的信息化管理，并選擇現代化的信息檢索系統，加大信息管理軟件的開發力度，加快實現流動檔案的現代化管理，其中對于一些非保密性的流動性檔案可以采取網絡服務式管理模式，為流動人事檔案的開發和利用創造機會。

4、重視人事檔案的開發和利用

流動大學生檔案的管理工作并非只局限于接收、存放、分類與歸檔，更重要的是要注重其開發和利用。所謂人事檔案管理服務，其服務對象既包括檔案的主體，也就是這些流動性大學生，又包括那些社會用人單位以及人才招聘選拔機構等等，流動檔案管理部門必須明確自身的職責和義務，在保管好流動大學生檔案的基礎上，也要重視這些流動檔案的開發和利用工作，例如：可以采用網絡鏈接的形式同用人單位、社會人才招聘機構等建立聯系，同時，也要同存檔的流動大學生建立聯系，為流動大學生實時提供求職、就業方面的相關信息，使流動性大學生掌握用人單位的用人招聘等信息，這樣才能促使他們更好地抓住機遇，迎接挑戰。

5、全面提高檔案工作人員的素質與水平

必須提高流動檔案管理人員的素質與水平，首先他們應具備合格的思想素質、道德素質以及職業精神，能夠帶著一份責任心、責任感投入到流動大學生人事檔案管理工作中來，同時，也要加強對她們的檔案管理法律法規方面的教育，使他們掌握流動大學生人事檔案管理的相關方法、規定與程序等等，從檔案歸檔、整理的原則，到鑒別與歸類、檢索方法等等，都要逐步落實、逐步提高，這樣才能真正意義上地確保流動大學生人事檔案管理的科學性、規范性。

篇（8）

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題

許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。

（一）領導重視不夠，專業人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。

（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。

（四）升級達標工作任務繁重

很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。

二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑

（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質

干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。

（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平

建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡（下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。

（四）充實干部檔案管理隊伍

為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。

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管理[J].浙江檔案，2004，（1）．

篇（9）

二、人事檔案管理問題出現的原因

1.當前人們對人事檔案管理工作缺乏正確的認識

有些人認為人事檔案的存在是“組織上”任用人才或者是政治運動整人的依據，認為人事檔案的重要性只存在于政治運動中，而在市場經濟之中沒有用處。在這種觀念的指導下，對人事檔案資料的整理只注重人員的政治狀況、家庭背景，忽視對個人能力素質、品質道德的歸檔，導致內容的不全面；有些人為了給自己的檔案“更好看”而偽造材料，沒有按照規定嚴格記錄個人情況，導致人事檔案內容的不真實。而且人們不重視人事檔案在市場經濟之中的地位，也就導致對其處理非常隨便，為某些人弄虛作假提供契機，而這些弄虛作假的行為又加劇人事檔案管理工作的混亂。

2.人事檔案管理人員素質參差不齊

有些人事檔案管理的工作人員沒有接受足夠的培訓，對相關政策規定了解也不清楚，使之沒有能力做好人事檔案的管理工作。還有就是對管理工作的相關規定不到位，導致人事檔案管理無章可循，無法可依。企業單位都不設置專門的部門和人員去整理、保存人事檔案，當人員流動時人事檔案也無法及時調整，使得人事檔案成為人員流動的絆腳石。

三、人事檔案管理問題的解決方法

1.建立系統的人事檔案管理體制

政府要根據《中華人民共和國檔案法》對所有的機關單位、社會團體、企事業單位進行統一的檔案管理，要在省市縣等不同層級設立專門的人事檔案管理機構，管理所轄區域內的人事檔案整理、保管、更新和流動工作，國家要建設統一的人事檔案信息網絡，對所有的人事檔案進行統一歸檔。系統的人事檔案管理部門和統一的人事檔案信息網絡將為人事檔案管理工作提供保障。

2.創新人事檔案內容

我們要根據社會的發展不斷充實人事檔案的內容。計劃經濟時代人事檔案更重視一個人的政治性檔案，在當前市場經濟體制下人事檔案要更多地注重一個人的能力素質、品質道德資料的收集和整理。要根據市場需求和當地社會實際重新對人事檔案的收集范圍和收集標準進行評定，要由專門的部門對人事檔案的準確性進行核對校準，尤其是對個人的誠信進行詳細記錄。

篇（10）

二、供電企業人事檔案動態管理的完善措施

人事檔案管理工作是企業人事工作中的重要組成部分，企業的人事檔案管理不僅具有重大的社會價值，而且人事檔案管理也能在企業制定決策時提供有力參考并促進人力資源的合理配置，其對企業的發展日趨起著關鍵的作用。供電企業的人事檔案管理工作的存在和發展是企業內在、本質的需要，對企業的生存和發展有著重要的影響。因此，針對供電企業的人事檔案管理，應突破傳統的人事檔案管理模式，選擇先進的、科學的新路徑，實現人事檔案的動態管理。對此，可以從以下幾方面入手。

1.完善、創新人事檔案管理制度

在供電企業的人事檔案管理工作中，要有效地改革不適應于新形勢發展的規章制度，消除傳統管理方式的弊端，及時建立更為先進的、科學合理的人事檔案管理制度，使企業的人事檔案管理更具規范化、合理性和有效性。完善人事檔案管理制度，供電企業需要依據人事檔案規范化管理的需要、結合人事檔案管理的工作實踐，制定并完善企業人事檔案管理各項檔案的管理規章制度，并要根據員工檔案的內容、檔案標準等對企業職工的人事檔案資料進行規范的分類整理以及更新工作，并提高紙質檔案與電子檔案管理的同步性，最終實現人事檔案管理的標準化、規范化和完整化。

企業也可以建立起專業化的人事檔案管理機制來進一步完善人事檔案管理制度，不斷增強企業人事檔案管理的軟、硬實力。最后，還可以建立完善的人事檔案開發利用機制，即結合企業的實際發展情況、充分利用計算機網絡建立起適合企業自身實際發展需要的人事檔案管理檢索系統和一個完善的咨詢服務體系，以實現人事檔案管理的價值、檔案管理的目標，并實現人事檔案管理系統與外部的企業人事檔案管理環境之間的有效地溝通和聯系、實現人事檔案的動態管理。對于供電企業的人事檔案管理，還需要增強企業的創新意識，創新管理模式。要著眼于形勢的發展、制度的更新，不斷更新、改進工作的方法。在企業的人事檔案管理工作進行過程中，檔案管理相關工作人員要積極創新，尋求有效的方法解決管理工作中出現的問題，以促進人事檔案管理工作效率及水平的提高。

2.重視加強人事檔案管理的信息化建設

隨著計算機信息技術的發展，在供電企業的生產經營活動中也越來越廣泛地運用到計算機網絡技術。重視加強計算機網絡技術在人事檔案管理當中的運用以及其信息化的建設，是實現供電企業長遠發展的必要選擇。對于企業的人事檔案管理信息化建設，需要正確認識這項工作的必要性，供電企業要認識到企業人事檔案管理的信息化不僅是提升人事管理效率的必然選擇，也是提升企業核心競爭力的重要手段。要加強供電企業人事檔案管理的信息化建設，企業要做好三個方面的工作。第一方面，是建立起完善的人事檔案管理網絡，為實現人事檔案管理的信息化建立基礎；第二方面，是建立并完善人事檔案管理的運行機制，保障工作的順利進行；第三方面，是要加強企業人事檔案數據資料的收集管理工作，對此要實現人事檔案管理工作流程的數字化、保證數據資源的及時更新以及人事檔案的資料的完整性。只有做好這三個方面的工作，才能更好地實現供電企業人事檔案信息化的管理。

3.加強人事檔案管理隊伍的建設

對于供電企業的人事檔案管理工作，需要大力宣傳其的重要性，以引起人們足夠的重視。同時，也要提高相關人事檔案管理工作人員的素質、加強培訓提高他們的能力，以使其可以自如運用數字化、信息化手段來進行人事檔案管理，更好地服務企業。