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[10]候衛真.論政府信息化取向與信息能力構建[D].北京：中國人民大學，2008.

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[16]蔡夢玲，高俊寬.從檔案學碩博招生看檔案學研究的發展走向[J].檔案學通訊，2014，04：21-26.

篇（2）

    理論檔案學是從整體上把握檔案學各門分支學科研究對象之間的聯系，在應用檔案學基礎上進行高層次的理論概括，揭示檔案、檔案工作、檔案事業和檔案學自身的本質和一般規律，為檔案工作實踐和國家檔案事業建設提供一般性理論依據。

    應用檔案學是檔案事業管理、檔案資源管理與開發、檔案工作應用技術研究的總稱。所屬學科有：檔案事業管理學、檔案管理學、科技檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案統計學、檔案目錄學、檔案保護技術學、計算機輔助檔案管理、檔案縮微復制技術等。

    應用檔案學的特點：一是實踐性強，它所闡明的理論、制度、原則與方法，直接應用于檔案事業管理實踐和檔案業務工作實踐，具體原則和方法在學科知識中占很大比重。二是技術性強，它研究現代技術在檔案管理中的應用，解決檔案保護技術現代化、檔案管理自動化、檔案復制縮微化、檔案信息傳遞網絡化等問題。

    當代檔案管理和國家檔案事業管理是一個復雜系統，包括宏觀管理與微觀管理，因此要求檔案學也必須進行宏觀研究與微觀研究。理論檔案學是應用檔案學的高層次理論概括，對應用檔案學起直到作用；應用檔案學的研究成果或提出的問題將推動理論檔案學的發展。兩者相互協調，同步發展，有利于提高檔案學的整體水平。

    檔案學是一門社會科學，或者說基本上屬于社會科學，這是由檔案學研究對象的性質決定的。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項社會活動。檔案學是研究人類社會的一種特殊社會現象，即研究檔案、檔案工作運動規律及其與人們社會實踐關系的學科，因此屬于社會科學范疇。

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【論文關鍵詞】教學檔案規范化管理

高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。

1系部教學檔案的內容

(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。

(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。

(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。

(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。

2教學檔案的特點

教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:

(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。

(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。

(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。

(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。

3教學檔案管理中存在的問題

(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。

(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。

(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。

(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。

4加強教學檔案的規范化管理

(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。

(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。

(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。

(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。

(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。

(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。

參考文獻

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二、基于場館展示需求的資源積累

（一）文化場館展示需求大學文化場館為達到展示歷史、彰顯辦學特色、弘揚時代精神、宣傳校本文化的預期目標，需要精準的文字介紹，展示大量圖片，利用視頻和音頻來表現，以大量具有代表性的實物來佐證。這就對檔案資源建設提出新的要求。

（二）檔案資源的搜集途徑對于特定檔案資源的征集，往往有三個途徑：1.檔案館，2.學校各部門，3.老領導、老教職工、校友。如果是建設名人紀念館或陳列館，則還需再加兩條途徑：1.名人的親友，2.地方檔案館。以蘇州健雄職業技術學院籌建吳健雄陳列館為例，為廣泛征集資料，多次赴東南大學參觀學習、拍攝照片，到吳健雄的家鄉實景拍攝，到她曾就讀過的蘇州女子第二師范學校查找檔案，到揚州、宜興等地學校和地方檔案館查找檔案，走訪吳健雄曾工作過36年的哥倫比亞大學，到吳健雄的家中搜集一些她生前生活所用之物，到臺灣她生前開展過學術交流的地方去查找資料等。征集到的各種文件、史料、實物，凝聚了許多人的辛勤勞動和心血。

（三）特定檔案資源的積累對征集到的文史資料和實物等各種檔案資源，要妥善保管，展館展出盡量使用復制品。對所有展出和未展出的檔案，均應當按照檔案保管技術標準要求，進行貼標簽、制作目錄、溫濕度控制等專業化、標準化操作，保證這些檔案資源能夠長期完好地保存和繼承下去。此外，在當下的檔案工作中，應當以需求為導向，結合校史編撰，校史館、名人紀念館或陳列館籌建工作經驗，對某些具有代表性的檔案進行有意識地搜集、整理和保管，以便于學校和社會查考利用。

三、基于文化場館主題的檔案資源重組

大學文化場館有若干個主題，這些主題涵蓋了辦學歷史、辦學特色、時代精神和校園文化。要充分展現這些主題，僅僅靠檔案的查找是遠遠不夠的，還應當結合需求，對這些檔案資源進行信息挖掘和資源重組。

（一）對檔案的信息挖掘展示和介紹一件檔案，不僅要解讀其內容，還應當對檔案所包含的其他信息進行的深入挖掘，獲得檔案資源背后的信息。以一份書信為例，不僅可以通過書信的內容分析作者當時寫信目的，還可以分析形成這份書信的歷史時期、紙張、字體、作者和收信者本身的歷史地位，深入挖掘這份書信背后的信息，從而形成內容精彩、有血有肉的講解詞，吸引參觀者注意，在參觀者的記憶中打上深刻的烙印，從而達到宣傳和感染的作用。

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2血站檔案規范化管理的措施

2.1加強領導重視

不論哪一部門，領導對于工作的重視是員工的最好的榜樣，而對于血站來說也是這個道理。首先要加強血站領導對血站檔案工作的重視，要將《檔案法》中的相關法律規定通篇熟知，做到有理可依有法可循。爭取每年把檔案管理工作列入發展計劃范圍內。要嚴格把關檔案科室人員的選拔，必須要有相關專業的證明，熱愛檔案管理工作，能夠做到認真負責。檔案科室的主任不僅需要過硬的專業知識，還要有領導能力和協調下屬之間關系的能力，能夠讓科室人員形成凝聚力，盡職盡責的做好自己份內的事。血站需要成立垂直式的管理網絡，建立分級式的管理政策，要完全落實管理責任制度，并且擬定相關的獎懲條例、年度考核，嚴格遵照管理規定實施。

2.2加強人員教育培訓

在開展檔案管理工作之前，要先提高檔案管理人員的積極性，以及對血站檔案價值的充分認識。因此，首當其沖的是要做好血站內部的宣傳教育工作。要領會貫通《檔案法》的各項條例，自己學習的效果固然沒有大家在一起討論要好，所以針對血站檔案管理工作的基層人員應該開展必要的培訓班、研討會、專題講座等，大家在學習檔案法的同時能夠做到集思廣益，互相交流心得，填補每一個檔案管理工作中可能存在的漏洞。這種定期的講座或者培訓，不僅能夠加強檔案管理人員的檔案法律意識，而且促進了檔案工作者們之間的交流，為今后檔案管理工作的協同合作奠定基礎。另外，要加大力度對維護、開發、使用電子簽名的檔案管理人員進行相關法律知識的培訓，讓其充分了解和意識到由于電子簽名失誤所造成的法律后果及所需承擔的責任。維護電子設備的人員專業知識要過硬，對于電子檔案的維護、傳輸、保存等能夠做到熟練掌握。

2.3建立健全的檔案管理規定

檔案管理者需要認真落實檔案法的相關規定這是毋庸置疑的。但是針對每一個不同地域、不同團體組織、不同發展程度的血站來說需要制定一套符合自身情況的檔案管理制度。該制度中需要明確劃分各科室的工作內容，歸檔的具體流程，根據血站人員數量的多少制定歸檔周期。歸檔人員需要檢查檔案相關訊息是否錯填或者遺漏，銷毀檔案和檔案移交是否留有記錄，環環相扣真正做到每一步驟都能有檔可查。進一步實現規范化的血站管理制度。

2.4實施兩套檔案方式管理

新興的便捷、快速、空間小、效率高的電子管理軟件已然被各個管理部門所認可并且廣泛應用。而以往的紙質檔案，其占地空間較大，查找檔案費時費力，保存方法較為困難，保存環境較為苛刻等眾多弊病已經漸漸淡出全國大部分檔案管理科室。然而，電子文件這種管理模式并非都是優點。網絡條件的不穩定性，網絡黑客的侵襲等都會造成電子檔案一定的損失。因此，最佳的管理模式是紙質檔案與電子檔案并存，這樣既實現了查找檔案的快速、方便等優勢，又保留了檔案的原始真實性，雙管齊下，互補不足。

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1檔案的結構

哲學認為，事物都是以特定的結構形式存在的。每一種事物都有其特有的結構特征，事物若失去其自身的結構形式，該事物也就必然失去其自身的功能和屬性。事物的結構是由組成它的各個要素（或因素）按照一定的規則（即要素之間的相互聯系、相互作用、相互制約的內在聯系）有秩序、分層次地結合成一定的組成形式而實現的。人們認識事物，其實就是要弄清事物組成要素、結構、功能與價值及其本質屬性，其中結構具有非常積極的意義。對于檔案結構的認識，檔案學教材已有所涉獵，主要從檔案的實體構成和檔案的構成要素兩條途徑進行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構成檔案的兩個基本要素”[2]屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區別，強調檔案的實體結構，可以為文件的整理和檔案館（室）藏提供理論依據。后者是對檔案或文件自身構成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實體的館藏意義，但這一認識對檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據，特別是電子文件的出現，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元劃分，為電子文件的整理提供了強有力的理論武器。

近年來，對檔案結構已有人發表文章進行專門的探討，一種觀點認為“檔案的結構是以知識單元的歷史聯系為依據的文件載體排列方式”。[3]劉新安等在文章《檔案物質實體的雙重構成》中認為，檔案是由“文件實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”共同構成。[4]本文是在過去檔案界對檔案結構認識的基礎上，對該問題的進一步的探討，給出數學模型的基本形式，并以此為基礎解釋檔案學理論和檔案工作中的相關問題。

2檔案結構的數學模型

檔案的結構是一個比較復雜的問題，而且隨著檔案實踐的發展日趨復雜，尤其電子文件的出現，使得檔案信息與載體既可合二為一，又可一分為二，因此檔案的構成也必然要考慮到檔案的信息和載體兩個方面。我們可以將其歸納為：A=F(C+I)。

其中，A代表檔案，C代表文件的載體，I代表文件載體所承載的信息，“+”表示文件載體與文件信息之和。F是檔案工作者賦予文件載體和文件信息的整理行為，即整理的原則和方法。以上公式告訴我們，檔案是我們按照特定的原則將文件的信息和載體進行有效組合生成的物質。其基本含義可從以下幾方面理解和分析。

2.1任何一種文獻，都是由載體C和信息I而構成的，檔案是文獻中的一種，是文獻的下位類概念，它也應該由信息和載體構成，充分揭示了檔案與文獻的從屬關系。檔案與一般文獻（圖書、期刊、報紙等）的主要區別在于兩點：其一，公式中C和I嚴格界定為文件的載體和信息，文件是人類社會活動的伴生物，它具有原始的歷史記錄性，將文件進行整理生成檔案以后，這種屬性不但沒有削弱，反而得到了進一步的加強，這是一般文獻不可比擬的。其二，就一般文獻而言，整理過程不是構成文獻的必要條件，即經過整理的和沒有經過整理的文獻都是文獻，但就檔案而言，我們知道文件轉化為檔案必須具備三個必要條件，其中之一即是對文件的整理。正如《檔案管理學》教材所論述：“檔案的特點和優點之一，就在于它已經不是一份份孤立的文件，也不是一批批雜亂的文件的堆積，而是具有內在聯系的文件體系，它反映了各種活動和事件的原貌。所以未經整理的、雜亂無序的零散歷史文件，雖然也屬于檔案，但從檔案的一般特點來說，它并不是典型的、科學意義上的檔案?！盵5]換言之，孤立和雜亂的文件經過整理才成為具有結構特征的檔案。

2.2A=F(C+I)中的F是文件轉化為檔案的基本條件，依上所述，主要指對文件實體和文件信息的整理原則。在數百年的檔案實踐過程中，整理原則也隨之發生過幾次重大變化。從最早的二元主義的序列原則（即在收文和發文二元下以時間先后進行文件排序）到事由原則，再到后來的來源原則、自由來源原則，一直到上個世紀80年代中后期，我國檔案學者何嘉蓀、馮惠珍教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對檔案整理理論的探討。由此可見，F隨著檔案實踐的不斷發展和人們對檔案實踐認識的深化而變化，使之具有新的內涵。文件和檔案的整理是檔案實踐的核心內容，貫穿于文件運動的全過程（單份文件卷類全宗館藏），它使散亂的文件具備了有機的結構特征。所以公式中的F不是檔案的結構自身，但它是搭建檔案結構的基本原則和方法。

A=F(C+I)，F是一種法則，文件實體和文件信息的有機組合經過F法則變換成為“典型的、科學意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內在聯系、搭建檔案文件的有機結構為目的。荷蘭手冊的作者認為：“一個全宗是一個有機整體，……它按照一定的規則成長著、形成著、并且變化著……”。[6]英國檔案學家詹金遜也認為：“它是一種生長的結果，正像一棵樹一頭動物一樣，也是一種有機體?！虼?，它的各部分之間，也有著對它本身的意義不可或缺的結構、關節和自然聯系”。[7]

2.3A=F(C+I)中的C+I對于新的檔案實踐，尤其是電子文件、檔案實踐，具有非常重要的意義。在傳統的以紙質檔案為主導的檔案實踐活動中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對于它的載體，其“貞節”程度可謂“從一而終”，所以文件、檔案的整理也是載體和信息一并進行的，不可能各自獨立進行。這一時期，實際上C+I可以用一個字母表示。但自上個世紀80年代中期《中國檔案分類法》問世以后，對傳統的文件的結構和整理理論提出挑戰?！吨袊鴻n案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實體的分類，《中國檔案分類法》實質上是對檔案信息的組織方法，而不是對檔案室和檔案館實體檔案的分類方法。由此人們第一次認識到，檔案實體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。正是由于這一原因，在上個世紀80年代中后期的檔案管理學教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實體整理和信息整理稱之為“實體控制”和“智能控制”。

近年來，電子文件的大量涌現直接影響到檔案的整理理論和技術。電子文件的信息對載體的依賴不比當年，電子文件的信息相對獨立，以至于電子文件在線傳輸時，其載體往往是不被考慮的，非到文件信息脫機保存時文件的載體才被重視。實際上，電子文件的整理過程已經演化為以著錄為依托，以檢索為手段的情報信息處理過程，它與電子文件脫機以后的實體保存并沒有必然的內在聯系，它們可以分別獨立進行。因此文件C+I的兩元表現形式，對于新的檔案實踐具有特殊的積極意義。對于脫機以前的電子文件的整理可表示為A=F(I)，而脫機以后的實體的分類保管亦可表示為A=F(C)，它們允許遵循不同的整理原則F，而且可以各自具有不同的結構。在目前以紙質文件為主導的檔案整理中，實體整理（即檔案室、館的整理）以載體的排列為目的，按照歷史原則（即檔案文件之間的歷史聯系）進行，實現由文件案卷全宗館藏的實體結構；按照《中國檔案分類法》對檔案信息的分類，則遵循邏輯原則，形成與檔案實體不同的檔案信息的特殊結構。

3A=F(C+I)的異化及其意義

A=F(C+I)概括了一般檔案室和檔案館的紙質檔案的結構關系，它具有普遍的適用性，但它也可以出現以下幾種異化形式，并且與檔案工作實踐中的特殊情況相對應。

3.1A=(C+I)：即在特殊條件下，沒有經過任何整理（公式中F不存在）的文件依然可以成為檔案，而不能再將它們稱為文件。盡管沒有經過整理的文件不是“典型的、科學意義上的”檔案，但畢竟還是檔案，而且在檔案實踐中也是可能出現的。例如，檔案征集是檔案收集工作的組成部分，檔案室和檔案館征集到的零散文件，雖然它們沒有經過必要的整理，我們依然將它們稱之為檔案。檔案的征集雖然在檔案的收集工作中不占主流，但卻是檔案館的經常性的業務活動，以至于大多省級檔案館都設有專門機構來進行檔案征集工作。A=(C+I)是A=F(C+I)異化后的特殊形式，也對應著一定的檔案實踐活動。在何嘉蓀教授和傅榮校博士合著的《文件運動規律研究》一書中，將這一現象概括為“文件運動過程中的跳躍”現象。

其實這一現象在以往的檔案學研究中一直沒有給予科學解釋。在檔案學教材中，我們一方面強調文件轉化為檔案的三個必要條件，必要條件之一就是沒有經過整理的文件不是檔案，另一方面又認為文件一經歸檔進入檔案室和檔案館就成為檔案，那么征集到檔案館、室的零散文件沒有經過必要的整理，我們將它稱為檔案呢，還是文件呢？如果依照必要條件判斷，它未經整理是文件，可是它又是檔案館的日常業務之一，而且我們將這項活動不叫做文件征集，而稱為檔案征集，在檔案學教材中也將這部分內容設在檔案工作的收集環節講授，因此形成悖論。我們給出的檔案結構模型的異化形式可以給它適當的解釋。

3.2A=F(C+X)是檔案結構模型的另一種異化形式，即在文件形成檔案的過程中側重于考慮文件載體，而淡化其中信息之間的有機聯系及其表現形式（信息I異化為X)，這種現象在現實的檔案實踐中也時而顯現。例如：織布廠的樣品室中的產品樣本，其本身就具有檔案的性質，它以實物的形式記錄企業的產品開發和生產活動。據筆者調研，甚至有不少企業干脆將布的樣本裁減成照片大小裝入像冊保存在檔案室中，將其視為樣品檔案。如果將這些布的樣品視為檔案，樣品中的信息就已經發生了異化，它不再是一般意義上的文件信息，其中信息的表現形式既不是文字的，也不是圖表的，甚至也不是聲相的，但是這些樣品仍然具有檔案屬性。其實這些樣本與開發它們時所形成的產品檔案相互對應，換言之，二者所含的信息盡管表現形式不同，但實質上具有同一性，它們是以不同的信息形式表現同一個產品的信息，共同記錄和反映企業的產品開發和生產活動，應該說二者所包含的信息具有內在的必然聯系，但是對樣品“檔案”和產品檔案卻采取了不同的整理方式，且分別保管。這種情況屬于重視載體的特殊性，淡化信息之間的有機聯系。此種情況在檔案工作實踐中絕非個別現象，檔案室和檔案館中將不同載體的檔案淡化它們信息之間的相互聯系，各自整理分別保管習以為常。特殊載體的檔案尤其是實物檔案往往需要特殊的整理方法，同時形成它們的特殊結構。

3.3A=F(X+I)與以上討論的問題相反，即重視檔案文件信息的結構而淡化文件的載體。當我們對檔案的處理重點針對它的信息，而很少關注它的載體形式時，則檔案結構的模型異化為A=F(X+I)（此時載體C已經異化為X）。這個表達式最為典型的現實意義是我們目前最為關注的虛擬檔案和檔案的虛擬整理。在虛擬檔案和檔案的虛擬整理中，整理的對象主要是針對文件的信息，使之能更好的適應人們的需求，至于電子文件的載體，在文件脫機保管以前，其載體只具有技術方面的意義，幾乎與整理沒有關系。電子文件即使是脫機以后，它的整理保管與紙質文件的整理原則也不會完全一致，甚至大相徑庭。

值得注意的是，對電子文件的整理由于主要是針對它的信息而忽略其載體，所以整理的原則和整理以后所形成的檔案結構（信息結構而非實體結構）都將發生重大變化。歷史性原則（即按文件的來源、內容、時間和形式等建立的文件之間的歷史聯系）和邏輯性原則今后會成為電子文件整理并重的兩大原則，由此引發電子檔案的結構也必將突破紙質的實體檔案結構的固有模式。例如，根據“電子文件真實性的永久保管國際研究項目”(IflterPARES)研究成果，一份完整的電子文件構成要包括：載體、內容、物理和智能格式、活動、人員、檔案鏈、背景等7個基本要素，[8]與傳統的紙質文件相比，顯然文件的微觀結構發生了重大變化。從宏觀上講，傳統的全宗也不一定再是檔案結構中的最高層次。美國檔案學者塞繆爾斯(Samusls)提出的“文獻戰略”應用于傳統的檔案實踐中顯然是困難的，但在電子文件領域的應用前景是樂觀的。塞繆爾斯(Samusls)的“文獻戰略”觀念對傳統的檔案的收集、整理、鑒定、檢索以及檔案的結構形式等方面從理論到實踐都將產生深刻的影響。

綜上所述，A=F(C+I)概括了一般情況下檔案結構的基本模型，F表示使文件轉化為檔案的手段、方法和原則，它具有明顯的時代特征。檔案的實體整理從最早的序列原則到事由原則、來源原則、歷史性原則以及電子文件出現以后各國檔案學者提出的新的原則和方法，都是對F的時代特征的注釋，我們應該相信，隨著檔案實踐的發展，F還會有新的含義。另外，F與文件的載體C和文件信息I明顯存在對應關系，文件的載體不同（往往表現為I異化）整理的原則和方法也不同；同理，當載體C發生異化，只對文件的信息I進行整理時，也應該采取新的整理原則和方法。更值得注意的是，F、C、I中任何一個要素的變化都會直接影響到檔案的結構，因此，不同文件載體和不同文件信息表現形式的檔案實踐將會直接導致檔案結構的多元化。

對檔案結構較為系統的研究，目前尚未引起檔案界應有的重視，成果較少，將檔案結構模型化就更顯得困難，本文僅作為對該問題的初步探索，拋磚引玉，希望得到檔案界同仁的批評指正。

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二、創新學校檔案管理是提升現代學校檔案管理水平的必然選擇

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使用電子檔案，能夠將大部分原始檔案直接儲存于計算機當中，利用互聯網或數字通信技術，實現眾多用戶對檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務，擴大社會影響，拓寬服務范圍，提高服務水平和質量。

2．電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術接軌，有利于順應信息傳播的時代要求。

現如今，人類正在進入一個“水平化”的信息高速擴散時代，對群眾高度關注的重大突發事件信息及時進行公開透明的，不僅是破解各類不實謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護政府公信力、提升政府執政能力的重要體現。當前，我國正在大力推進“信息高速公路”建設，檔案管理工作必須適應這一客觀形勢的變化和新時代的要求，實現檔案信息電子化。

二、現實管理工作中存在的主要問題

1．電子檔案管理存在認識上的局限性。

以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關設備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會、服務于大眾的功能，更認識不到電子檔案服務大眾的方便、快捷優勢，不能發揮檔案管理的社會效益和經濟效益。更有少數極端者，認為檔案是單位的私有財產，使電子檔案信息的開發處于封閉狀態，更談不上向公眾公開了。

2．電子檔案管理標準化的進展緩慢。

電子檔案管理的標準化是實施計算機管理的前提和基礎。現實中，許多單位和部門的電子檔案管理業務基礎較差，案卷質量不高，各類檔案著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標準化、規范化進程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。

3．電子檔案管理存在安全患。

電子文件檔案信息通過網絡傳送的過程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會受到嚴重威脅。

三、對策探討

1．組織教育培訓，全面提高對電子檔案管理的認識。

電子檔案是指具有保存價值的已經歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關資料。做好電子檔案管理工作，必須對管理人員開展系統的宣傳、教育和培訓，使其深刻領會開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認識電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法的差異和不同，發揮好電子檔案管理的社會效益和經濟效益。

2．加強制度建設，建立規范的電子檔案管理機制。

一是健全和完善電子檔案管理業務流程和技術規范，細化工作環節和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間；二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實性；三是建立一級抓一級的層級檢查制度，強化對電子檔案管理的監督檢查；四是建立服務形式、服務內容、服務水平、服務方法和服務費用相統一的高效服務制度——集成服務，讓用戶滿意。

篇（9）

在許多中專學校中，學校的普遍意識是把學生的學習情況放在首位，這么做的結果往往是會忽略檔案管理這樣的輔助式教學，盡管對于學生來說，檔案管理往往不會對他們的學習和生活起到太大的影響，但是如果一個學校對于學生的檔案管理得好的話，就會從根本上保障學生的權益，從而使學生在一個安全穩定的環境下學習。

（二）學校往往沒有應用先進的檔案管理設備

在一些中專學校中，學校往往沒有很多的資金來對檔案管理方面的設備進行一個系統性質的更換，對于進行檔案管理的方法只是采用以前那種文本的形式，通過筆錄的過程來進行存檔，這樣做會大大增加管理人員的工作量，同時也會大大增加檔案存放的空間位置。與此同時，還會出現由于年份久遠，造成檔案流失的情況出現，使學校的利益受到損傷。

二、對于上述存在的問題進行具體措施的說明

（一）對在職的管理人員進行專業系統的培訓，擴招專業的管理人員

從目前的管理人員的專業能力上來看，學校應該在外面聘請具有專業知識的檔案管理教師，來到學校對學校在職的管理人員進行一個短期而又系統的培訓，讓他們能夠用更加專業的眼光來看待以后的檔案管理工作，同時還要對現在在職的管理人員進行相關的知識考核，保證他們都能認識到專業知識的重要性。同時學校還應該擴招相對應的具有專業知識的畢業學生，讓整個管理隊伍更加充滿活力，避免檔案管理系統現在所面臨的青黃不接的現象，保障隊伍的不斷壯大。

（二）學校加強對檔案管理工作的重視性

學校在進行整體改革時，要注重對學校的整個教學系統的全面改革，不要僅僅把目光放在對學生的教學工作上。學生的教學工作固然很重要，但是如果沒有像檔案管理這樣的陪襯來進行輔佐，也是不可能達到事半功倍的效果的。所以說，學校要加強對于學校檔案的管理力度，要增大人力和資金來對此進行改革，保障后續教學工作的合理展開，這是在為學生及教師日后的教學成果和學術科研成就打下穩定的后勤保障基礎。為此，學校的領導要為學校的檔案管理增加人員上的配置，如增加安保人員，防止重要檔案資料的流失，同時還應該增加檔案文本資料管理方面的人員，保證文本性質的檔案不會隨著時間的流逝而漸漸地老化發黃。對于一些相對重要的文件，學校應該及時派人錄入電腦，防止不慎將其遺失或者損壞。綜上所有步驟的簡述，直接說明了學校對檔案管理的重視，也間接說明了檔案管理是關乎學校整體核心的工作，保障了學校的正常發展。

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一、財務電子檔案特點

財務電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現代電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料和系統開發運行中使用的各種基礎語言程序及應用程序。這里主要指用于貯存財務數據和程序的各種電子介質。作為現代高新科技的產物財務電子檔案，較之傳統的財務檔案，有了許多新的特點：

1、財務電子檔案的存貯介質具有多種形式?？纱尜A于可讀寫的磁性介質中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質材料中。

2、財務電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于、攜帶和傳遞。

3、財務電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。

4、財務電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設備予以復現;但易于計算、分析，快捷獲得所需結果。

5、財務電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質水平的管理人員。

6、財務電子檔案內涵廣泛。不僅包括票據、記賬憑證、賬簿、報表等傳統會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統軟件和應用程序。

二、高等學校財務電子檔案管理的狀況

高等學校會計電算化生成了財務電子檔案。對于新介質的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當前的技術可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現在：

1、儲存環境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質資料原本不夠清晰，又受空間、經濟條件限制，經日曬、風化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。

2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數據資料的虛設。如在早期DOS系統環境下，生成的磁性數據資料，雖保存完好，但原有運行環境已不復存在，現今程序又不能兼容，多數數據已不能再現，形同虛設。