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序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理認知范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
設備檔案主要包括:市場調查資料、購置設備的技術經濟可行性分析文件、設備的購置合同、設備的驗收及安裝調試記錄、設備的功能和工藝性能資料、設備的維修記錄、設備的故障記錄、備件狀況記錄、狀況記錄、設備運轉的動態技術指標等等。但在實際操作中我們往往容易忽略其中的一些問題。
在本次改擴建工程中，我們嚴格按照設備綜合管理及工程竣工驗收文件的具體要求，從一開始就建立了設備購置檔案，把市場調查資料、購置設備的技術經濟分析文件(如詢價書等)、設備的購里合同等均存入檔案，為以后的工作提供可借鑒的經驗和教訓，為設備購置決策提供有用的信息服務。以前我們忽略了這方面的資料歸檔，給工程技術人員及采購人員以及領導查看造成了不便，而從企業的實際和長遠發展來看，保存這部分檔案資料不僅必要而且非常重要。
設備的開箱驗收是設備前期管理中非常重要的一個環節。主機及附件的到貨情況、說明書與技術資料是否齊全、裝箱單是否相符等情況都是在開箱驗收中才能得到的資料。這些資料是設備檔案中必不可少的一部分，對于進口設備來說更為重要，這是向外商提出因質量問題索賠的依據。我廠改擴建工程合成氨裝置中的二段轉化爐即為引進國外的技術，使用不到二年爐壁燒塌，由于設備沒達到使用說明書中規定的性能要求，提出向外商索賠100萬元，使二段爐在短時間內恢復生產，減少了停產損失，即為實例。
設備的安裝調試是評價設備是否達到設計要求的重要工作，實際上也是對生產廠家產品質量的一個考核。安裝的基礎資料、安裝記錄、試車記錄等等資料可為生產廠家提供質量信息反饋，在提高設備生產質金方面起到重要作用。這是設備一生綜合管理的重要環節，以往我廠對這部分資料整理的不齊全。
安裝精度復驗、試車情況記錄、也是設備檔案中的重要資料。
檔案管理工作在工作方法上堅持使用傳統的管理方法，在檔案的分類和歸屬問題上，檔案管理人員的業務能力有所欠缺。在檔案管理工作中有一個普遍的錯誤觀點，認為檔案管理工作工作枯燥，缺乏創造性和吸引力。這是由以在檔案管理的方法上，檔案管理人員缺乏創新的意識，對于現代化的操作手段沒有及時的進行吸收和學習，這就造成了工作上的積極性減弱，檔案管理工作的方式相對就無法實現豐富。檔案管理工作應該在意識和行動上實現統一，以積極有效的工作方法的創新帶動檔案管理人員的業務創新實踐，充分的體現檔案管理工作的現代價值，為干部檔案管理工作帶來新的面貌。
（二）檔案管理工作人員缺乏
專業素質檔案管理工作人員對于檔案管理工作的認知不明確，在工作的態度上給大眾一種悠閑的感覺。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒有認識到社會對于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過程中，檔案管理人員沒有熟練的業務能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責任重大，關系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應該不斷的提升業務能力，注重提升專業素養，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎，實現對檔案管理工作的專業化發展，以業務能力和熟練的操作技能實現對檔案管理工作的促進。
（三）檔案管理工作基礎薄弱
檔案管理工作的基礎比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發，對于檔案管理工作應該建立一定的管理機制，以提升檔案管理人員的業務素質。通過一定的制度規范和機制的創設，提升檔案管理工作的社會責任感，明確檔案管理工作的工作內容，積極的開發檔案基礎工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎性，為檔案管理工作人員的業務能力的發展創設良好的環境，積極的促進檔案管理工作現實發展。
二、干部人事檔案管理人員激勵機制構建
（一）加強檔案管理人員職業技能培訓
增強職業吸引力檔案管理工作應該注重對檔案管理人員的職業技能進行有效的培訓，通過對先進的檔案管理技術培訓，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業的吸引力。重視啟發式的激勵機制，通過績效考核和獎勵機制，對檔案管理工作人員的主動性和積極性有所調動。鼓勵檔案管理人員積極的進行創新，提升業務能力，實現檔案管理的現代性發展。
（二）調整薪酬分配制度
提升福利待遇檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵機制不健全，通過有效的獎勵機制的創設，讓檔案管理工作人員的業務能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現突出的員工進行積極的獎勵。通過薪酬制度的調整實現對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎上，加大獎勵制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認真主動的態度去投入到工作中去。通過獎勵和晉升制度，促進檔案管理人員積極的進取，主動的學習，加強信息交流培訓力度，自覺的提升自身的業務能力和職業素養。
（三）注重文化交流
實現人文關懷檔案管理工作接觸的工作內容比較單一，因此應該注重對檔案管理人員的人文關懷，促進員工之間的工作交流。通過增加人文關懷等方面內容，提升檔案管理人員的職業歸屬感。構建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵機制，實現獎懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業務需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
在我國的檔案管理工作中，特別是林業檔案管理工作，有很多的檔案管理人員包括部分領導干部都缺乏對檔案工作的認識，覺得檔案工作就是簡單的抄抄寫寫，只是單純的保管事務性工作，不是單位的重點工作，也不會給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，遵循不丟失和不泄密的原則就行了。嚴重輕視檔案工作的思想內容，部分管理人員對檔案工作缺乏深入了解，忽視檔案工作的重要性，長此下去，將無法適應當代的檔案管理需求。
（二）檔案管理人員素質較低
多數的檔案人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入有限，在日常事務上，往往只是將材料放人檔案盒，不進行及時的整理歸檔，加上歸檔的材料還不夠真實和準確。嚴重影響了檔案管理水平。
（三）檔案室環境設施落后
檔案室的環境設施是做好檔案管理工作的前提和基礎，營造濃厚的檔案管理氛圍是檔案工作的重點，在林業檔案室，由于檔案管理必備的條件較差，缺乏專用的檔案室，加上檔案室的環境狹窄和潮濕，檔案設備不配套，造成檔案材料的霉變和蟲蛀，嚴重影響檔案的美觀和完整。所以，良好的檔案環境可以提高檔案管理質量。
二、林業檔案管理工作的策略研究
（一）提高檔案管理人員素質
由于檔案自身的保密性等特點，要求加強檔案工作隊伍建設，挑選政治上可靠、作風正派、責任心強的檔案管理人員從事檔案工作管理，關心他們工作和生活，積極發揮他們的主動性和創造性。檔案管理人員的素質高低直接決定論檔案管理工作的好壞，所以，作為林業檔案管理人員，必須加強自身的專業水平，通過教育培訓機構提高自身素質，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。
（二）建立健全檔案管理制度
建立健全檔案工作管理制度必須遵循如下要求：首先，規章制度要體現合理性和科學性。建立起來的規章制度必須符合林業單位的特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。其次，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。最后，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，體現檔案管理制度的法律性和權威性。
（三）提高檔案管理工作的認知度
【中圖分類號】 G271.6 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2014）01-205-1
一、職業道德概念界定
所謂職業道德，就是與人的職業活動緊密聯系的，并具有一定職業特征的道德準則和行為規范。恩格斯曾說：“實際上，每一個階級，甚至每一個行業，都各有各的職業道德”。職業道德是通過規定各種職業活動規則、對內對外的應盡義務來維持各行各業活動的有序進行，同時也保證各行各業與整體社會道德的合理聯系。
二、高校檔案管理人員職業道德建設的重要意義
（一）有利于激發高校檔案管理人員的職業責任心。高校檔案管理人員職業責任心指的是從事高等教育事業的檔案管理人員對自己所承擔的檔案管理責任的認知和感覺，它是高校檔案管理人員被賦予責任之后，內化于高校檔案管理人員的一種心理狀態，正是這種心理狀態激勵著高校檔案管理人員忠于職守、勤奮工作，甚至是精益求精。高校檔案具有歷史憑證、工作查考、經驗總結、科學研究、輔助決策、積累知識和開發信息等作用，不僅是高校的財富，也是國家和人民的寶貴財富。
（二）有利于提高高校檔案管理人員為師生服務的質量。高等院校的廣大師生普遍對檔案管理工作感覺陌生，雖然國家制定了許多相關的法律法規為高校檔案管理人員的工作提供了一定的保證，但事實上，高校檔案的開放水平、工作形式與廣大師生的需求還存在一定的差距。檔案只有被利用，才能體現出價值，不斷更新服務的形式，加大服務師生的力度，檔案館的價值才能得以更好的發揮。
三、高校檔案管理人員職業道德建設存在的主要問題
目前高校檔案管理人員的職業道德的整體和主流是好的，但還存在著一些問題，需要引起重視和加以改進。
（一）部分高校檔案管理人員缺少奉獻精神。由于部分高校檔案管理人員認為自己的工作是平凡、枯燥、繁瑣，是為他人作嫁衣的工作，所以在工作當中積極性不夠，計較個人得失，以自我為重，不能一心為檔案事業著想，這些都體現出部分檔案管理人員，缺少奉獻意識，阻礙高校檔案工作的向前發展。
（二）高校檔案管理人員缺乏服務意識。高校檔案管理人員沒有對檔案服務工作做到真正的認識。有部分高校檔案管理人員自身修養不夠，在對待查檔案人群中，把人分等級。還有部分檔案管理人員的重藏輕用的思想比較嚴重，在檔案管理中過度偏重于維護檔案的保密、安全和完整，忽略高校檔案管理的根本目的是為師生和其它人員提供服務的思想。
（三）部分高校檔案管理人員缺乏責任感。一部分檔案管理人員只關心自己在檔案技能提高和職稱的評定方面，而對檔案工作方面投入的精力較少，在為利用者服務當中出現態度冷漠、隨便應付。在對一些保密檔案資料時，不應開放的檔案資料無意地給外傳出去，造成保密的信息泄密。在保管一些保密資料和移動介質當中，出現粗心大意，不遵守保密制度，將保密檔案隨意堆放，出現泄密現象。這些都表現在工作當中缺乏責任意識。
（四）部分高校檔案管理人員的專業技能素質偏低。一些檔案管理人員不熟悉檔案庫藏信息，對庫藏的存放位置不了解，使查檔帶來盲目性，浪費了利用者的時間；專業技能低就無法進行檔案的參考資料的編寫、匯編檔案文集、編篡檔案史料，參與歷史研究和編史修志等工作。也由于檔案管理人員專業素質的不到位，編研意識的缺乏，致使檔案管理人員缺乏檔案編研的主動性、積極性，使檔案信息開發工作很難堅持下去，高校的檔案資源很難得到很好的利用。
四、提高高校檔案管理人員職業道德的基本方法
（一）開展正面教育，強化榜樣作用。曾說過：“人是要有點精神的，那么，精神是什么？”榜樣人物的先進事跡告訴我們：人與人相比也許并不多什么，只是一點精神；人與人相比也許并不少什么，也只是一點精神。但沒有精神，一切皆無從談起！敬業精神不僅僅是發展的起點，而且還是奮斗的目標，更是事業發展道路上奮發圖強的精神動力。
（二）搞活人事制度，做到人盡其才。中國有句俗語，叫做“人盡其才，物盡其用”。關鍵在于把人擺在適當的崗位，把物放在恰當的地方。做為人事部門講究“人崗匹配”，就是“人適其事，事宜其人”的原則，根據人員的專長，安排適當的位置，并依照員工的優缺點，做機動性的調整，這樣達到人與事的統一，發揮人的最大效能。
（三）重視價值創造，激發人積極性。哲學中是這樣定義價值的：價值就是揭示外部客觀世界對于滿足人的需要的意義關系的范疇。事物的價值是由構成它、產生它、創造它，有利于促進與實現人類個體、群體、整體的客觀實際。創造價值就是創造這種客觀實際。
（四）健全各項制度，提供組織保證。如今，制約檔案管理工作最嚴重的瓶頸就是缺乏競爭，檔案管理部門與高校其他部門之間缺少相互比較，檔案管理部門內部人員相互之間也不存在競爭，這種現象的存在極大的影響了檔案管理人員自身綜合素質的提高。因此健全各項制度，提供評價的組織保證是必要的。
參考文獻：
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[中圖分類號]G251.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0093-01
進入21世紀，人類社會已經邁入信息時代，知識總量呈幾何級增長，作為知識傳播主要載體的圖書也浩如煙海。各學校尤其是高校圖書館的藏書往往數以百萬計，面對如此駭人的數量，讀者想要僅憑個人來查找所需的圖書無疑是很困難的。這樣的情況下，往往需要圖書檔案管理人員的輔助。這就要求圖書檔案管理人員具有相應的專業素質，對圖書檔案管理領域知識掌握非常扎實，明確自身職責，對如何立卷、整理上架圖書等專業知識了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服務于讀者。那么，在信息時代，圖書檔案管理人員應該具備哪些素質呢？根據筆者從事圖書檔案管理工作多年經驗，接下來就論述一下自己的觀點。
一、思想素質
（一）敬業精神
無論是哪一級的圖書檔案管理員，都要有愛崗敬業的精神和對工作的責任感。首先，這需要認識到圖書管理工作的重要性，對工作有著清醒全面的認識，并抱有一定的熱忱。圖書館作為知識的寶庫，為人類社會的發展與進步做出了不可磨滅的貢獻。時至今日，圖書館是人類學習知識最重要的場所之一，因此，圖書管理員的工作看似微小，實則重大，因為這份工作擔負著向讀者傳播知識、為讀者在書山引路的任務。認識到工作的重要性，有利于工作人員提高對圖書管理工作的重視程度，進而激發起工作的熱忱。在實際的工作中，往往會遇到一些瑣碎的問題。來館學習讀書的人，文化水平和年齡大小都是參差不齊的，會有文化程度較高的人來此充電，也必然會有知識儲量很低的讀者，這對圖書館里人員的耐心和服務熱情是一種考驗。擁有愛崗敬業的精神，以飽滿的熱情和溫和的態度來為讀者答疑解惑，指點迷津，才是一個新世紀圖書管理人員應有的精神狀態。
（二）奉獻精神
圖書管理的工作注定了其休息時間與其他工作的不同。在節假日的時候，圖書管理員往往正是忙得不可開交的時候。因此，在節假日的時候難免與家人聚少離多，這就需要從事圖書管理的人員具有一定的奉獻精神。只有具有了奉獻精神，才能克服工作帶來的種種困難，為讀者奉上優質的服務。
（三）進取精神
信息時代，知識的數量呈現幾何級的增長，更新速度極快。圖書管理人員只有擁有進取精神，不斷學習吸收新的科學文化知識，才會在時展的浪潮中始終“屹立不倒”。
二、業務素質
身為圖書管理人員，如果沒有一定的業務素質，怎么可能做好工作，為讀者服務呢？業務素質不僅僅是指書籍的閱讀量，它主要包括以下幾個方面：
（一）專業素質
即對圖書管理學科的知識和技能有熟練的掌握。具體包括豐富的圖書專業知識，對圖書館的工作規律和構造熟知，對自己工作崗位的要求有清晰的認知，對圖書、期刊、報紙的采訪、訂購、驗收、登記、分類、編目、入藏、借閱、查詢、讀者管理、統計等的計算機圖書管理集成系統的操作及科學排架、規范上架、保管、裝訂、維護等人工勞動都能熟練掌握。
（二）文化素質
圖書館藏書數量巨大，各時代、各學科的材料都很詳盡。作為圖書管理人員，如果沒有深厚的文化底蘊，在工作的時候一定會心有余而力不足。此外，對文獻和書籍進行整理、歸納，也是圖書館的日常工作之一，圖書管理人員因此必須具有一定的文化知識水平，才能勝任這項工作。
（三）信息技術
隨著人類社會進入信息時代，圖書館也告別了過去人工管理的模式，各種圖書管理系統相繼走入了學校和社會上的圖書館。這就要求圖書管理人員具有一定的信息技術能力，以便對現代化、數字化的圖書管理系統進行操控，必要的時候甚至還要有維護的能力。
在數據信息重要性日益提升的今天，當前人事檔案管理工作雖然受到了更多的關注，但也同樣存在著很多的不足與缺陷。因此，要想讓人事檔案資料在高職院校人事管理活動中發揮出更大的作用，未來就必須要對人事檔案管理工作展開全面創新，而針對高職院校人事檔案管理創新意義與路徑的相關研究，自然也同樣是十分具有現實意義的。
一、高職院校人事檔案管理的創新原則
（一）服務性對于高職院校來說，人事檔案資料既是對教職工人員自然狀況的抽象記錄，同時也是開展人事管理工作的重要依據，其實際應用價值是非常強的，但從目前來看，由于很多高職院校對人事檔案資料的認知存在偏差，未能正確認識到人事檔案的重要性，因此在開展人事檔案管理時，往往只是為了應付上級要求或是盲目效仿其他高校，對于人事檔案管理的實際作用則并不關注，而人事檔案管理本身也因此變得缺乏實效。針對這一現象，未來高職院校對于人事檔案管理的創新還需堅持服務性原則，高度重視人事檔案資料本身的應用價值，以滿足人事管理實際需求為目標，對人事檔案資料收集、歸檔、保存、查詢等工作進行完善，保證每一項人事檔案管理工作都能夠發揮出應有的作用，并為高職院校人才使用、管理與流動提供支持。另外，由于人事檔案資料與教職員工的個人利益直接相關，因此高職院校人事檔案管理同樣也要加強對教職員工個體的服務，堅持人事檔案信息的適當公開原則，對非保密性檔案資料予以公開，這樣既可以發揮外部監督作用，保證人事檔案信息的真實性，也能夠為教職員工的個人應有權益提供保障。
（二）繼承性從高職院校長期發展的角度來看，當前國內高職院校在人事檔案管理方面雖然存在著很多普遍性問題，但由于以人事檔案資料為基礎的人事管理模式已經建立起來，因此在實際工作中仍然有著很多可取之處。例如很多高職院校雖然未能充分認識到人事檔案管理工作的重要作用，但對于人事檔案的保管卻比較嚴格，能夠有效保證教職員工個人隱私信息的安全；有些高職院校的人事檔案雖然真實性不足，但對于人事檔案資料的應用卻比較多。這意味著高職院校對于人事檔案管理的創新不能盲目推翻原有管理模式與制度體系，而是要堅持繼承性原則，以現有人事檔案管理模式為基礎，針對人事檔案管理中的實際問題展開深入分析與創新改進，在繼承當前工作優點的同時，將更加適合人事管理需求的新模式確立下來，這樣才能夠取得更大的創新成果[1]。
（三）技術性在信息時代下，現代檔案管理工作得到了非常迅速的發展，而各種先進科學技術在檔案管理工作中的應用也都比較廣泛，并發揮出了十分關鍵的作用。因此對于高職院校來說，針對人事檔案管理的創新還需順應時展趨勢以及檔案管理行業的信息化趨勢，堅持技術性原則，對大數據、移動互聯網等各類先進技術進行積極應用，并借助這些先進技術來展開工作模式、工作流程、工作形式、工作要求、工作手段的創新，使人事檔案管理能夠在先進技術的支持下實現工作效率、工作質量等多方面的有效提升。例如通過對現代辦公軟件的應用，可以大大提高人事檔案信息歸檔整理的效率，減少檔案管理人員的工作量，而對大數據技術的應用，則可以將海量人事檔案信息以數字文件的形式分類存儲起來，保證檔案信息的安全性。
（四）開放性當今市場經濟環境下的人才交流已經變得十分密切，無論是專業人才的流動，還是現有職工的任用與管理，其復雜性都隨之大大提升，而高職院校作為專業人才需求較大的用人單位，自然也同樣需要迎合市場經濟下人才市場的發展趨勢，主動尋求與政府教育部門或其他高校進行合作，對人事檔案信息進行開放共享，這樣既可以為高職院校專業人才引進提供更多的數據信息，適應當前的人才流動趨勢，同時在激烈的人才競爭環境下，也能夠促使高職院校加強人事管理工作，為更好的留住優秀人才而展開持續創新。
二、高職院校人事檔案管理創新的有效策略
（一）關注檔案信息安全開放式的人事檔案管理模式雖然能夠有效提升人事檔案信息真實性，適應專業人才流動頻繁的時代特點，但在復雜的網絡環境下，也同樣會引發一系列的檔案信息安全問題，如果高職院校未能做好對電子化人事檔案資料的保護工作，那么就很可能會導致丟檔、檔案信息泄露等情況，進而對學校人事管理及教職工個人隱私安全造成影響。因此在針對人事檔案管理的創新中，高職院校雖然需要堅持開放性原則，建立開放的檔案管理模式，但也同樣需要重視對人事檔案信息的保密、保護，而不可為了加強檔案信息交流而盲目進行人事檔案資料的傳輸、共享。從具體措施上來看，高職院校一方面需要從網絡信息安全防護入手，將防火墻、數據加密、數據備份等信息安全技術應用到檔案信息系統中來，對電子化的檔案資料進行嚴格防護，避免信息因黑客攻擊、病毒入侵等問題而出現遺失、泄露問題[2]。而在另一方面，則需要強化對人事檔案管理人員的培訓教育，提高其信息安全意識，并對日常檔案管理操作加以規范，以免因操作不當而引起檔案資料信息的丟失、泄露。
（二）加強主動用檔意識人事檔案管理的主要作用并非是對人事檔案資料的歸檔整理或分類存儲，而是在完成一系列檔案管理工作后，能夠為人事管理提供重要數據信息支持，如果缺少了對人事檔案的應用環節，那么即便歸檔、整理等工作環節完成的再好，也都是毫無實際意義的[3]。因此，當前高職院校的人事檔案管理工作必須要轉變被動的工作模式，樹立主動用檔的工作意識，在日常工作中，即便人事管理部門或角質員工不需要對人事檔案進行應用，也同樣需要經常性的展開查檔、用檔，通過現實考察與檔案內容分析相結合的方式，找出真實性、完整性或是內容格式存在問題的檔案，并圍繞問題檔案進行責任追究與檔案信息修正、補充，這樣既可以避免“不考察不查檔”、“不提拔不用檔”等工作現象的出現，提高檔案應用效率，同時也可以保證人事檔案信息的真實性、完整性，為人事管理工作提供重要參考。
（三）規范檔案管理要求高職院校人事檔案管理具有著較強的專業性，對于各方面工作細節的要求通常都十分嚴格，因此為保證人事檔案管理工作質量，高職院校還需在工作創新過程中提高檔案管理要求的規范化，將檔案收集、檔案整理、檔案查詢等各環節的具體要求細化明確下來。例如在檔案收集與歸檔管理工作中，需要將工作職責落實到人，各部門教職員工在人事檔案管理中的責任都要加以明確，一旦檔案收集、歸檔程序出現問題，都需要立即進行責任追究。而基礎設施方面，則要明確軟硬件設施的建設要求，并建立標準化的設施管理尺度，保證打印機、計算機、數據庫等各類設施都能夠得到嚴格的管理[4]。
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。當然人事檔案作為廣義檔案中的一種，也具有一般意義上檔案的屬性，即：人事檔案的作用是客觀存在的，但出于靜態的檔案，它的作用又是潛在的，要使潛在的價值變為現實的直接價值，要受到一定條件的制約。既受到社會、經濟、法律、文化等條件的制約，同時也受到人們檔案意識和管理水平的影響。
一、社會、經濟、法律和文化是我們一時之間無法改變的大環境，但是檔案意識和管理機制和水平確實可以實實在在改變的
第一，處于信息化時代的我們必須要有最基本的人事檔案意識。在很多的企事業單位，人事部門的工作人員很多都不是檔案管理專業和相關專業出身，大多工作人員都對檔案管理意識比較淡薄，對人員的資料管理和備案都采取無所謂的態度，這種不專業化的做法常常會給我們其他部門的人員調度和安排造成一定不必要的麻煩，如果遇到突發事件，也不能及時選擇和派遣相關有經驗和技術的員工。從員工自身來講，也需要培養自己的檔案管理意識，很多人在自己的檔案方面采取無所謂的態度，而導致自身檔案的丟失或者不完整，這不僅給檔案收集也給檔案的整理帶來不必要的麻煩。
第二，單位的管理機制也是影響人事檔案管理和檔案有效利用的重要因素，作為新世紀的企事業單位，對于信息的采集和利用也應該有相對應的管理機制，利用工程的觀念來對人事的錄用、調度、撤銷等進行有秩序有條理的管理。做到有秩序和有條理，就要求企事業單位建立健全有效的管理機制，建立相關的管理部門，首先需要在每一個部門內部進行各個員工的信息采集，盡量做到信息的完整、準確和清晰，其次對人員的檔案進行歸類和整理，盡可能做到歸類標準化和整理科學化，然后再由各個部門按時遞交由檔案管理部門進行進一步的整理和歸類，處理以后的檔案信息要進行存檔管理，存檔看似簡單，卻包括很多繁瑣的工作。每一個環節都要求做到認真細致，這樣才能保證人事檔案的有效管理和有效的利用。
第三，科學是第一生產力。人事檔案管理在前期的發展是緩慢的，究其本質原因，就在于科學的落后，而今隨著科技的快速發展，我們的生活方式也隨之發生了翻天覆地的變化，計算機的出現導致了從實物的流動到人才的流動以及信息的流動方式都在一天一天變化著，這些變化帶動了人們交流方式和思維方式的轉變，當然企事業單位人力資源管理的模式也進入了新的改革歷史時期，當今市場上有很多以計算機為基礎的管理軟件業隨之應運而生，簡單的人事信息錄入就可以實現有效和迅速的人力資源管理，不得不說計算機的出現使檔案管理實現了一個飛躍性的發展。綜上所述，我們在管理人員的時候需時刻提醒自己嚴格的人事管理理念以及建立健全的管理機制和購入先進的人事檔案管理軟件。
二、基于當今普遍的人事管理傳統模式和手段，我們要做的還有很多
第一，現在的人事檔案管理一般都重政治輕業務。人事檔案在反映一個人的情況都是注重業務和政治兩方面。但傳統的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會關系方面的東西較多,而能動態反映某人情況的信息,如人員的身份認定、出境出國情況、合同項目轉讓、發明專利項目、業績考核、職稱評定、各類榮譽稱號、崗位培訓、繼續教育、人事爭議仲裁、人才素質測評、人事協議、養老金、失業金的繳納等情況,則少之又少，現代人事管理應將人事檔案資料盡量做到充分和完整，必要時可以加入個人的影像資料，以便更好的利用。
第二，人事檔案一般作為政治要素，也必須將其法制化，做到檔案收集有序性，檔案存檔保密性和檔案利用安全性。要加大對《檔案法》的宣傳力度,通過宣傳教育,進一步增強公民的法制觀念,提高政治覺悟,認清制假危害，另外,還必須加大《檔案法》的監督和執法力度,要告誡、引導廣大干部職工人人都要具備檔案意識,要本著對歷史負責、對自己負責的態度,嚴肅認真地記載自己的每一張履歷,要加重對涂改、偽造檔案行為的制裁。對那些情節惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅決打擊。我們必須樹立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務高低,要調動和利用檔案都必須按規章辦。只有完善相應的檔案制度,并認真貫徹執行,才能有效地避免虛假檔案的產生。
第三，人事檔案管理從信息收集開始就決定了人事檔案的質量高低，所以做好人事檔案工作必須講究實事求是,來不得半點虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內容必須真實而且準確,不能前后矛盾,模棱兩可，這就要求人事檔案的工作人員在平時的工作中必須嚴把“三關”。一是要把好材料的入口關,對來路不明及有疑義的材料,要親自進行調查核實,驗明正身,做好初步認定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴把人事檔案材料的轉入關,各部門平時在積累文件、材料時,要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機。對新形成的檔案材料,一律嚴格執行登記制度,并進行認真細致地鑒別。三是嚴把人事檔案轉遞關。在人事調動時,檔案人員接到調檔函,要將其人事檔案材料進行收集,認真核對,并分類、編號、裝訂,填寫檔案回執單,密封后加蓋公章,通過機要發至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。
第四，人事檔案作為所有機關和企事業工作首要的先決條件，人事檔案必須做到真實可靠。這就需要從制度上防范假文憑，從源頭抓起,要嚴密防范、徹底杜絕“權學交易”這種丑陋現象,國家各級各類學校、教育培訓主管部門要采取有力的措施,嚴格執行教育部門學籍管理規定,把好入學關。在日常的教學管理過程中,對那些需要繼續學習深造的干部和企業管理人員,單獨設立學籍檔案,實施教學質量的全過程重點監控,幫助和督促他們保質保量的完成學業。對于少數不按時上課,不認真完成作業,學習困難,企圖靠與任教老師拉關系、混學分的學生,應采取勸其退學或強制中止學習等措施。要堅持對學生負責、對社會負責、對國家負責的態度,從制度上防范假文憑,保證人才培養的質量和學籍、學歷證書的真實性。
當然在保證法制的情況下，更重要的是要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質和道德素質。檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質、科學文化素質、業務素質和職業道德修養是人事檔案工作質量的關鍵。積極學習本單位專業對口的各項知識,熟悉各個環節的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項專業性很強的工作提供優質、快捷服務。檔案管理人員還要通過不斷加強職業道德修養,來增強自己的使命感和責任感,通過責任心的加強,提高檔案管理的服務質量和服務水平。
參考文獻：
1 人事制度改革與人事檔案管理作用機制的關系
人事制度改革是促進我國事業單位人力資源應用實現人才資源綜合應用的重要措施，人事制度改革不僅在人員管理制度，企業服務機制上實施人力資源的綜合能分配。人事檔案管理是實施人事制度改革的重要管理依據，事業單位作為國家建設人力資源建設的一部分，實施合理的人事檔案管理推進人事制度改革的進一步完善和發展。例如：某地區事業單位對人事檔案管理的人才資料整合、分配層次進行全面分配，提高人事?n案管理的科學性發展，引導事業單位人事制度改革向著合理機制發展。
2 人事檔案管理制度隨著社會的發展所形成了全新特征
2.1 國內企業員工可以“有檔無存”
隨著社會不斷的發展，一些事業單位的人事制度也跟隨著社會發展的 腳步而發生一定的改變。這對人事檔案管理來說也不例外，破除了傳統的終身責任制度，員工可以選擇自己所喜歡的模型進行發展。
2.2 個人可以根據自身意愿選擇“無檔擇業”
社會對于人才的需求逐漸增加，傳統的用人機制也發生了巨大的改變。一些事業單位在招聘人才時，最為注意的就是員工在自身素養，同時還有與其他員工之間建立的企業合作關系，只有這樣才能提高員工在社會中的流動性。
3 人事檔案制度自身存在著的不足
3.1 人事檔案本身信息量較少，無法將個人的有效信息體現出來
隨著社會不斷的發展，傳統的信息收集模式已經不能跟上社會發展的腳步[2]。在以往的人事檔案記錄中，主要由一些政治歷史、組織經驗、社會關系、工作經驗等部分組成，導致人事檔案本身的信息量較少，無法將更有價值的個人信息展現出來。人事制度改革打破了傳統事業單位“鐵飯碗”的人事檔案管理局面，事業單位中人員應用和人才選拔隨著事業單位發展趨勢變革而變革。部分事業單位中傳統的人事檔案管理中信息資源不明確，實施人事制度變革后，事業單位內部人員調動性較大，導致事業單位內部出現人員分配“空白”現象發生，造成事業單位人事調動出行檔案丟失或者信息資源不全的現象發生，對事業單位人事制度變革的開展造成巨大的麻煩，制約了社會主義制度建設的完善程度。例如：某事業單位內對人員檔案信息填寫不全，實施認識制度改革后，導致事業單位中部分員工的退休年齡和養老保險繳納受到影響。
3.2 制度不健全，與相關法律制度沖突
根據人事檔案的制定制度得知，人們都不能直接閱讀、查閱自己或者直系親屬的人事檔案。但是，就我國當前行的形式來看，沒有完整的人事檔案管理制度，導致人事檔案管理沒有較高的封閉性，在處理人事檔案信息過程中也沒有使用科學合理有效的方法進行處理[3]。這些問題都會直接的體現出社會中民主制度不能跟上社會發展的腳步，也不能滿足人們的需求。
3.3 服務意識較差，缺乏進取精神
由于人事檔案管理工作具有一定的保密性，但是在實際工作期間，由于一些檔案管理的本身套件較差，防盜、防潮等措施都存在著一定的不足，很難將人事檔案進行妥善管理。再加上事業單位中的各級檔案管理工作技術存在著較大的差異，從而導致人事檔案管理工作不能進行統一，使信息無法正常進行共享。
3.4 檔案秩序混亂
當前，很多用人單位已經充分認識到人才對單位和企業發展的重要性，因為，紛紛采取相關的優惠政策來吸引專業人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調動的情況下，用人單位使用三不要做法，不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調出手續，這種做法雖然暫時解決了人才的后顧之憂，但造成了檔案秩序出現混亂。
3.5 人事檔案管理人員分配程度不合理
此外，實施人事制度改革后，企事業單位需要進行精兵簡政，實現人事制度的人才應用精簡化發展，事業單位內部人事資源開展大幅度調動充足，部分事業單位內部對人事檔案管理的的重視程度較低，導致事業單位中人員調動速率快，但人事檔案調動速率較低，甚至出現人事檔案無法對接的現象，不僅使事業單位內部人事資源管理作用機制的作用性降低，同時也影響了事業單位人力資源的分配與應用。
4 人事檔案管理的改革措施
4.1 消除人事檔案對制約限制的作用
現階段，一些事業單位中的人事制度在實施過程中主要以合同的方式進行，這種方式已經跟不上社會發展的腳步，只有將傳統的用人制度進行不斷的創新、完善才能改變這一現象，讓員工自主就業，形成一種全新的用人機制。
4.2 正確認知人事檔案管理
要正確認知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進管理工作的全面開展。第一，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理地位，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監督體系；第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業以及機關等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當做基礎工作來做，引導相關管理人員執行自己職責，在實際工作中提高工作水平，促進管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務。
4.3 破除過去“身份”的分類
傳統的人事檔案對每個人的身份有著非常明確的劃分，不同的身份可以享受不同的待遇。因此有必要改變這種分類，讓人們在工作期間得到其他人的尊重，創造出一個公平、合理的工作環境，只有這樣才能促進社會發展，提高社會中的人才數量。
4.4 做好對管理人員的培訓工作
人事制度的深化改革對管理人員的專業素質提出高要求。在新時期下，領導一定要選擇責任感強、工作態度認真嚴謹的人員從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和?R鄧刂實墓芾磽哦櫻?并且對其進行培訓教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業檔案管理人員進行專業培訓，樹立正確科學的管理理念，利用現代信息技術進行檔案管理，更新檔案管理方式。
4.5 完善檔案信息
隨著社會不斷的發展，一些事業單位對于檔案信息的公開要求也在逐漸的提升。對此，我國相關部門需要將傳統的人事檔案進行修改，提高檔案信息的真實性、可靠性。
4.6 成立專門的人事檔案管理結構
2.有助于做出正確的人事決策。人事檔案能為落實國家用人政策，確定和澄清個人有關問題，及進行政治審查提供有力證據。醫院人事檔案形成于個人不同的發展時期，其材料上留有公章和個人印記，而這些標志都具有一定的法律效力，都反映了一定時期的個人情況，為組織科學用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風，避免了人事政策改動的主觀性。
3.有益于吸引并留住優秀人才。優質人力資源是第一生產力，是組織發展的核心競爭力。人事檔案管理作為一項重要的管理活動，在組織人才引進方面發揮著日趨重要的作用。然而，很多醫院并未建有專門的檔案管理機構，其醫護人員的人事檔案多數存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時的調閱、更新個人檔案信息，而且可能會發生檔案轉入轉出的嚴重滯后及檔案丟失等現象，從長遠來看不但增加了成本，甚至會造成人才的嚴重流失。因此，科學的人事檔案管理，設有專門的檔案管理機構的醫院，從根本上可以吸引優秀人才的加盟。
二、醫院人事檔案管理面臨的困境
1.忽視對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是一項繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績，它不像醫院的業務創收那么重要。這就使得部分領導對人事檔案管理存有認知誤區，認為“人事檔案管理只是簡單的保管任務，只要不發生檔案丟失、泄密等現象，完全可以由人事管理部門監管，不需要再配備專業的人事檔案管理人員。”為此，很多醫院的人事檔案管理處于一種被動應付的狀態，不但很難滿足醫療衛生事業體制改革的發展需要，而且也不能適時的為醫院人才隊伍建設服好務，嚴重的制約了醫院醫療管理水平的提高。
2.人事檔案管理制度不夠健全。人事檔案管理領導小組的缺失，使得醫院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時做好檔案的核查和修復工作。另外，醫院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規定。還有，有的醫院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執行的不嚴格的現象很多，這使得醫院經常出現檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。
3.現代化的檔案管理手段缺失。電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫院人員流動的不斷增快和加大，紙質檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負荷，容易使其對檔案管理工作產生職業倦怠，不利于將優秀的人才吸引并留下來。還有，紙質檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質，都會無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫院人事檔案的管理水平，引進現代化的檔案管理手段已經迫在眉睫。
三、加強醫院人事檔案管理的措施
醫院人事檔案管理是一項系統工程，其牽涉到醫院中的所有醫護人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務于醫院的重要前提。同時，給予人事檔案管理人力、物力和財力的支持，也是加強和推動人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發揮其在醫院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。
1.提高對人事檔案管理的認識。人事檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，要求醫院所有人員必須樹立全員檔案意識。領導要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實解決他們工作生活中的難題，讓他們全身心的投入到所從事的工作中。員工要切實配合檔案管理工作，對該補充的檔案材料要及時補充與更新，對要求準確填寫的檔案材料，要做到內容表述準確精練、檔案邏輯嚴謹。
一、引言
在當今信息社會，計算機網絡技術的應用為事業單位檔案信息化管理提供了可能。為了充分發揮檔案工作在信息社會中的作用，事業單位應積極將信息技術與檔案管理工作緊密結合，促進檔案信息化工作快速發展。
二、研究背景
事業單位的人事檔案詳細地記錄了事業單位所有工作人員的信息，通過查閱人事檔案，可以充分掌握事業單位工作人員學歷背景、在工作上的具體表現以及德才等諸多方面的信息。事業單位進行科學化的人事檔案管理工作，對于人事信息的利用有著重要的作用，同時也能更加有效的使用以及開發德才兼備人員。事業單位有效地加強人事檔案管理工作，不僅能夠有效地提高事業單位各個部門的工作效率，而且也有助于事業單位能夠健康發展。然而，隨著科技的發展與社會的進步，傳統的人事檔案管理工作已經不能與現代社會的發展狀況相適應，事業單位進行信息化人事檔案管理也是時展的必然結果。事業單位通過計算機技術進行人事檔案管理工作，使檔案管理工作擺脫了傳統人工整理的復雜性局面，檔案管理工作變得更加的方便與快捷。
與此同時，互聯網、計算機以及掃描儀等一些現代設備的應用，人事檔案資料變成音頻、圖片以及文字等電子數據，促使人事檔案能夠更加快速地進行信息分類、分析、提取以及加工。除此之外，計算機互聯網下的人事檔案管理工作使得檔案人員信息存儲的時間更加長久，特別是通過互聯網，使得人事檔案查詢工作變得更加的方便與快捷，同時也在一定程度上解決了人事檔案管理工作成本相對比較高的現象。
如果事業單位相關人員想要了解單位內部某一位員工的具體工作情況，可以通過計算機檢閱已經錄入過的人員信息情況，對所需的人員信息資料數據可以根據需要的條件進行快速查詢，特別是通過網絡技術，可以有效地將計算機脫機或者聯機狀態下的檢索工作變成一種智能化的網絡檢索，從而能夠在一定程度上提高事業單位人事檔案管理工作的效率。
三、人事檔案信息化建設中存在的問題
（一）事業單位人事檔案管理內部軟件、硬件參差不齊
由于部門不同各部門對于人事檔案信息化管理的具體要求也不同，導致事業單位各組織內部對于人事檔案管理工作所使用的開發軟件也存在著一定的差異。不同地區人事檔案管理工作所使用的軟件也是不同的，因此，進行人事檔案統一管理是一件不容易的事情。就目前從事業單位的人事檔案管理現狀來看，雖然事業單位內部人事檔案管理工作所需的設備相對比較完善，但是在實際的管理模式上采用的仍然是“手動為主，并且計算機為輔”的管理模式，這也在一定程度上抑制了事業單位人事檔案管理工作信息化的快速發展。
（二）事業單位缺乏規范的信息化管理標準
事業單位只有在標準化與信息化的開展人事檔案管理工作的前提下，才能有效地進行人事檔案管理工作建設，從而確保事業單位人事檔案管理工作能夠高效率、高質量的完成。但是，在大多數事業單位內部，各部門所進行的人事檔案管理都是根據部門的切身利益以及需求來制定人事檔案管理的相關標準。雖然這樣能夠有針對性的利用人事檔案信息，但是各部門之間對于人事檔案管理工作仍存在著一定的差異，因此，事業單位很難有效的開展統一性的人事檔案管理工作。換句話說，在事業單位進行人事檔案管理工作過程中，其內部各個部門之間未能形成即規范又統一的人事檔案管理標準，從而就不能實現部門間的檔案信息共享，給檔案查詢工作帶來一定的困難。
（三）事業單位人事檔案管理工作人員素質參差不齊
從目前事業單位人事檔案管理工作的現狀上看，大部分事業單位檔案管理人員都是身兼數職，從而使得個檔案管理人員無法全身心地投入人事管理工作；還有些事業單位檔案管理人員，不僅學歷相對比較低，而且年齡也偏大，對于新鮮事物的接受以及掌握方面比較遲緩，這樣在開展新業務與新知識就存在著一定的困難，并且在這些人當中大部分從未進行過專業性的培訓工作，在對專業知識的理解方面并不深刻。盡管有些工作人員在事業單位從事多年的人事檔案管理工作，也積累了一定的工作經驗。然而，他們大多數采用的都是傳統的管理方式，并且這種方式應經根深蒂固的存在其腦海當中，從而這些人對于信息化人事檔案管理工作的接受能力相對比較低，并且缺乏一定的認知。除此之外，有些事業單位內部，人事檔案管理人員流動較為頻繁，新來的人事檔案工作人員對于此項工作相對比較陌生，在開展工作時有著一定的困難。
（四）資金投入有限，抑制人事檔案管理工作開展
事業單位若想有效地實現人事檔案數字化信息管理工作，前提是一定要具備較為先進的軟硬件信息設備，然而，用于此項信息化建設需要一筆不小的資金開銷。人事檔案信息化建設并不是兩臺電腦或者是幾臺掃描儀就能夠有效解決的問題，其需要的是全面的系統還計算機設備，在引進這些設備的過程中，不僅需要大量的資金投入，還需要在配置設備后，有相關的工作人員進行后期維護的工作。并且還要培養出一批能夠勝任此項工作的人員，這也需要一筆不小的資金投入。但是，對于人事檔案信息化工作管理中的這項開銷，只能由事業單位內部進行自行I集，但在基層進行人事檔案工作開展過程中，由于人事檔案管理大多數都是處于從屬性的地位，對于人事檔案信息化資金籌措工作將并非是一件易事，這也將是事業單位人事化信息化建設的一大阻力。
