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教師心理檔案匯總十篇

時間:2023-05-25 17:43:39

序論:好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程,我們為您推薦十篇教師心理檔案范例,希望它們能助您一臂之力,提升您的閱讀品質,帶來更深刻的閱讀感受。

教師心理檔案

篇(1)

1.2 有助于促進學生心理健康,提升學生綜合素質。教師自身心理健康水平是影響學生成才的重要因素之一。教師不僅是人類文化的傳遞者,也是學生心靈的塑造者。建立高校教師心理健康檔案,加強對高校教師心理健康問題研究,提高教師心理健康水平,有助于提升學生綜合素質,為社會培養健全合格人才。

1.3 有助于學校科學管理。建立高校教師心理健康檔案,可以彌補高校教師檔案主要包括教學檔案、科研檔案和身體健康檢查檔案三方面內容的缺憾,有助于管理者最大限度挖掘教師的潛能,幫助教師確立科學、健康的工作理念,提升自身心理素質,進而營造良好的校園文化氛圍,完善學校管理體系,實現目標教育和素質教育的雙贏。

2 高校教師心理健康檔案建立的原則

2.1 客觀性原則。高校教師心理健康檔案資料應符合事實,準確可靠,客觀記錄。一是全面綜合測評,除心理測驗外還要包括自我與他人的觀察評價。二是選擇適合的心理測量工具。三是方法適當,使用正確,嚴格遵守相應規則。

2.2 系統性原則。系統性原則是指在建立心理檔案的過程中,要以系統的觀點保證所收集資料的完整性和有序性。一是以目標為導向,規范有序地收集資料;二是資料應盡可能完整;三是要及時補充和更新心理檔案資料,準確反映教師心理的變化;四是使用的測評工具盡可能前后一致,便于結果分析。

2.3 全面性原則。高校教師心理健康檔案所收集的資料應包含師德修養、教育機智、師生關系、教學活動及科研能力、團隊合作等多方面評價,同時包含教師的個性心理差異,家庭及其社會文化環境對教師的綜合影響等。

2.4 發展性原則。教師心理檔案是一個動態發展的檔案,反映了教師心理活動及個性特征的完善發展。教師從崗前培訓到熟練教學,其心理活動伴隨著專業活動,經歷了從簡單到復雜,從低級到高級的發展過程。因此,要加強跟蹤研究,以便預測并及時發現問題,為其成長和發展創造良好條件。

2.5 保密性原則。檔案管理須嚴格遵守保密性原則,專人負責管理高校教師心理健康檔案,妥善保管其個人信息及測試結果等資料,非專業人員包括行政領導等不得隨意翻閱、泄露教師的心理健康檔案內容。不得公開教師個人真實信息,避免給教師帶來極大的身心傷害,進而影響心理健康檔案建立及心理咨詢與心理輔導等工作的順利開展。如因工作等特殊需要引用咨詢案例時,須征得教師本人同意,對資料進行適當處理。

3 高校教師心理健康檔案建立的內容

高校教師心理健康檔案主要通過問卷調查、訪談、個體咨詢及團體咨詢等方式,綜合記錄教師的個性心理特征和心理健康狀況。主要包括四方面內容:

3.1 高校教師基本資料。個人信息包括:姓名、性別、出生年月、籍貫、民族、政治面貌、專業背景、學歷、職稱、健康狀況等。家庭情況包括:家庭居住地、父母健康狀況、家中排行、近親有無精神方面病史等。對高校工作的看法包括:對工作現狀的滿意度,對師生關系的滿意度,在集體中所處的地位與作用等。個人心理健康狀況的自我評價包括:是否接受過心理咨詢和治療,近期有無煩惱,應對煩惱與挫折的方法有哪些,是否愿意接受心理咨詢等。

3.2 經過標準化信效度檢驗的心理測評量表。主要是:心理衛生綜合評定量表:癥狀自評量表(SCL-90)、一般健康問卷(GHQ)、抑郁自評量表(SDS)、焦慮自評量表(SAS)。

個性人格問卷:卡特爾16種人格測驗(16PF)和艾森克個性測驗(成人)(EPQ)。

家庭功能與家庭關系評定問卷:家庭環境量表(FES)和OLSON婚姻質量問卷(ENRICH)。

生活質量與主觀幸福感測查:總體幸福量表(GWB)和教師職業倦怠問卷(MBI)。

其他心理量表:應付方式問卷、生活事件量表、匹茨堡睡眠質量指數、心理彈性量表等。

篇(2)

在如何加快教師的專業化發展和如何提高專業指導作用等問題越來越受到關注的背景下,教師成長檔案以其詳實、生動的信息優勢架起了指導者與被指導者之間、教師同伴之間溝通的橋梁。

一、創新教師成長檔案管理,激發教師發展內驅力

我們為了使每位教師了解自己專業成長的歷程,增強教師自我反思、主動發展的意識和能力,改變以往計劃與實際工作脫離,只關注幾個骨干教師發展的普遍現象,實施全新的成長擋案管理模式,以加快每一位教師的專業成長。

1.起步階段

首先,園領導通過與每位教師面對面細致地分析與交流,對每位教師各自的特點有了詳細的了解;其次幼兒園通過自主申報與園方推薦相結合的方式,確立了勝任型、特長型、骨干型三個板塊的教師專業發展體系。

2.實踐措施

每學年初,每位教師根據各自選定的發展體系,結合幼兒園常規工作與特色工作內容,制訂每學年的短期發展計劃。計劃內容包括目標、措施、預期成果三方面。在園領導有針對性的引導下,每位教師根據計劃扎實地實施,并及時做好相關資料積累。

二、明確成長檔案目標,促進個性與特色協調發展

在確立了勝任型、特長型、骨干型三個板塊的教師專業發展體系后,每位教師制訂的每學年個人發展計劃更符合自身的發展特點了,目標具體細致,措施扎實有效,成果追求不功利。每位教師把“走好每步,積累點滴”深入心中。

三、交流分享成長檔案,滿足教師發展新需求

1.進一步滿足教師個人的專業期待

在教師成長檔案中,匯集的是教師自己的一系列作品樣本,它提供了教師進步的信息,展示了教師的成就。教師在回顧自己的工作歷程、展示成就和體驗成功的同時,就會產生自豪感和自信心,明確自己今后努力的方向,激發內在的潛能,從而促進自己的專業成長。

2.進一步拓展教師多元的學習信息

每個年齡段的教師都有各自的優勢:老教師的敬業與奉獻;中年教師的干練與經驗;年輕教師的創新與無畏……這些都可以通過教師參閱和了解同事的成長檔案后而感受到,并在感受的同時激發互相學習的愿望。

3.進一步提升教師的反思能力

教師經常整理和檢視自己的成長檔案,能促使自己不斷思考自己的進步過程和方法。教師自我反思能力的提高,將有利于教師在預料自己教學行為后果的基礎上作出明智的決策和及時的調整,有利于克服困擾教師教育理論與實踐脫節的問題,從而促進自己的專業成長。如,“學習與反思”版面,對于特長型與骨干型教師來說,指向的是活動觀摩記錄與反思、聆聽講座與隨想等內容。

篇(3)

經過閱讀大量的文獻,對科研檔案管理存在的問題進行分類并標明比重,從表1中,可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問題便是“軟硬件設施”,其次是檔案的收集和整理,對檔案的錯誤認識及保密工作,下面,將一一解釋下面問題。

對科研檔案工作的錯誤認識在科研單位,具體從事研究項目的科研人員對檔案的認識模糊,將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外,甚至不了解需要歸檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中,注重課題申報、立項、實施,但不能同時積極進行科技檔案的整理,經常推遲檔案提交,即便提交也不完整[1]。

1.2科研檔案收集和整理中的問題在科研檔案提交時,特別容易走入兩個誤區。一種是粗略收集,缺漏現象較明顯,在名義上提交的檔案名都有,但實際上質量較差或缺少重要原始記錄;另一種是收集廣而全,將歸檔范圍之外的資料也放進科研檔案中,從而主次不分,查閱和利用困難。由于信息時代的到來,科研檔案的形式和存儲介質越來越趨于多樣化,在收集的過程中,會無意識地忽視錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等。最后是指實體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現在隨意堆放實體檔案,不注意管理和維護。

1.3檔案設施建設中的問題在一些科研機構中,由于一些限制如人員和場地等,檔案數量也較少,因此在設施配置配置方面很多都采取將就的態度。在有些單位甚至都沒有標準的檔案管理庫房,僅使用數間辦公室代用;不能按檔案標準來實現辦公、閱覽、庫房三分開;對于專門檔案柜和密集架,也僅使用普通兩節柜來代替存放;在有些單位,甚至連“八防”設施也不全;對于檔案設施必要的辦公設備、監控設施等也不能達到要求。

1.4在檔案信息化建設中,易出現的問題在檔案信息化建設的過程中,存在以下幾個誤區。一是對于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中,科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質檔案的數字化掃描和網絡化。二是認為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中,科研檔案管理人員認為只有“信息化”了,就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎工作,造成首末倒置。三是認為檔案信息化建設勞民傷財的觀念。對于檔案信息化必要的設施則采取能拖就拖的態度,不愿意投資。

2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議

2.1完善安全措施有網絡的地方,就會存在很多不安全因素,再加上電子檔案容易被盜,所以要建立一個安全防范措施設置文件保密措施即采用身份認證、權限認證的方式控制檔案登陸系統,安裝殺毒軟件定期對計算機進行殺毒并且對檔案和數據進行及時的備份防止黑客或者其他人員侵入系統。

2.2健全檔案管理體系科研院所要加強對檔案信息化建設的領導、檢查與監督:落實專門機構或專人負責,加強領導、統一規劃,主管部門在對科研院所進行評估的時候,要將檔案工作作為重要的評估內容,以督促其做好檔案信息化工作[2]。

篇(4)

隨著時代的發展,社會的分工越來越細化,同樣,檔案工作也在不斷地分化細化。因此,有必要對檔案工作概念進一步細分。根據《現代漢語詞典》的解釋:“事業”是“指人們所從事的,具有一定目標、規模和系統的對社會發展有影響的經常活動”。“事務”是指人們“所做的或要做的事情”(指單純而瑣碎的具體工作)。“業務”是指“個人或某個機構的專業工作”。“技術”是指“操作方面的技巧”。[3]將檔案事業、檔案事務、檔案業務、檔案技術的概念引入檔案工作概念中有助于對檔案工作的重新認識。

就整體檔案工作而言檔案工作是事業性的,所涵蓋的內容是檔案事業中的各項工作,所以,檔案工作是指檔案事業管理工作(也可稱之為“檔案行政管理工作”)。而具體到一個單位時,檔案工作則是單位機關工作的一部分,它和單位的人事、財務工作一樣都是單位機關內部事務,屬事務性的,檔案工作又是指檔案事務工作。如果對專業檔案機構即檔案館或檔案室而言,檔案工作是其專業工作,檔案工作又是指檔案業務工作。如果檔案工作具體到檔案管理的某一個環節而言(如文件材料的歸檔、檔案的保管等),因每一個具體工作都有一定的技術標準和操作規范,檔案工作又是指檔案技術工作。檔案工作既可以指檔案事業管理工作(檔案行政管理工作),也可指檔案事務工作、檔案業務工作、檔案技術工作。因而,原有的檔案工作概念已不能涵蓋所有的檔案管理活動,如不逐一厘清將無法指導現實工作。

2 檔案管理活動是一個動態的發展過程

“檔案是檔案管理活動的物質對象。”[4]這一物質對象流程一般是從檔案的形成——單位檔案機構——檔案館。依據這個流程,檔案管理活動大致可分為以下幾個階段:一是對檔案形成實施檔案管理活動的階段;二是對單位的檔案實施檔案管理活動的階段;三是對一定區域內的檔案實施檔案管理活動的階段。這個發展過程是動態的、分階段的。每個階段的責任主體、工作對象、工作內容、工作性質是不同的,如果不分工作對象、內容、性質都統稱為“檔案工作”是不現實的,也是不可行的。有必要對每個階段的檔案管理活動根據其責任主體、工作對象、內容、性質賦予相對應的工作名稱和含義。為了不和原有的理論、概念相沖突,保持其連續性,需對原理論中的檔案事業所包含的檔案工作概念和名稱進行重新定位。對未能包含的賦予新的含義和名稱。

3 對相應階段的檔案管理活動的定位

3.1 對檔案形成階段管理活動的定位。關于檔案的形成,主流觀點認為:檔案是由文件有條件轉化來的。文件轉化為檔案是需要歸檔整理的。這表明,檔案在形成的過程中是有要求和規范的,執行這些要求和規范的工作需要一定的操作技巧,屬技術層面的工作。根據《機關檔案工作條例》,這項工作的責任主體是機關內部的文書部門和業務部門,工作對象是文件材料,內容是立卷歸檔,性質是技術性的。檔案形成階段的檔案管理活動定位應是檔案技術工作。

3.2 對單位的檔案實施管理活動的定位。對于單位的檔案實施管理活動,檔案界大都將其整體檔案工作等同于單位的檔案機構(檔案室)工作。但現實的具體情況是,絕大多數單位的檔案機構不是在編的獨立機構,不能獨立行使職權。單位內部檔案機構(檔案室)的工作,就是按規定和要求管理好本單位的全部檔案,為其他各項工作提供利用服務。而其他的檔案工作職能,則需要依靠其所隸屬的機構辦公室或以單位名義去行使。因而,有必要將其劃分為兩項工作:一是內設檔案機構(檔案室)對檔案實施管理的活動;二是機關單位對檔案實施管理的活動。

3.2.1 內設檔案機構(檔案室)對檔案實施管理活動的定位。單位內設的檔案機構(檔案室)具體承擔的是本單位的各種門類和載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等八項工作(雖然,檔案館也有這些工作,但其具體內容不同,下文詳述)。工作對象是單位的全部實體檔案,內容是按門類管理,性質是業務性的。對內設檔案機構(檔案室)對檔案管理活動的定位應該是檔案室業務工作。檔案室業務工作八個環節中的每個環節的具體工作則是檔案技術工作。

3.2.2 機關單位對檔案實施管理活動的定位。機關單位對檔案實施管理的活動,除單位檔案機構(檔案室)承擔的檔案室業務工作外,根據《檔案法》第七條規定,還需要承擔檔案管理方面的建章立制、指導文書業務部門立卷歸檔、監督指導所屬機構檔案工作和為單位開展檔案管理活動提供人財物等方面支持與保障等。這些工作都屬于機關單位的內部事務,其責任主體是本機關單位、工作對象是本單位的所有部門和機構、內容是保障支持、性質是事務性的。機關單位對檔案實施管理活動定位是單位檔案事務工作。

3.3 對一定區域內的檔案實施管理活動的定位。一定區域內的檔案管理活動不僅是檔案館和檔案局的工作,還包括區域內其他涉及檔案管理活動的機構和單位應承擔的工作。

3.3.1 對檔案館實施檔案管理活動的定位。檔案館是一個在一定的區域內對檔案實體按全宗實施統一的集約式集中保存、管理的專門機構。其責任主體是檔案館,它的工作對象雖然仍是檔案實體,但它不是單一的而是多元的,涵蓋的是區域內屬進館范圍的單位所有實體檔案,內容主要是按全宗進行管理,性質是業務性的。對檔案館實施檔案管理活動的定位應該是檔案館業務工作。檔案館業務工作中所涉及的每項具體的工作則是檔案技術工作。

3.3.2 對社會機構為檔案管理提供服務活動的定位。圍繞檔案室和檔案館的業務工作,不僅需要一些社會機構提供硬件方面的支持,如設施、設備、裝具等,還需要提供一些如科學研究、技術咨詢、教育培訓等方面的軟件支持。其責任主體是與檔案事務相關的社會機構,工作對象是與檔案相關的產品(包括有形的和無形的),內容是軟硬件方面的支持,性質是服務性的。對社會機構為檔案管理提供服務活動的定位應該是檔案服務工作。

3.3.3 對檔案局實施檔案管理活動的定位。檔案行政管理部門——檔案局的工作是依法行使檔案行政管理權的工作,責任主體是檔案局,工作對象是本行政區域內的各機關、企事業單位、檔案館、社會服務機構和其他能形成對國家和社會有保存價值的檔案的社會組織、法人單位和個人,內容主要是依法行政,性質是管理性的,對檔案局實施檔案管理活動的定位應該是檔案行政管理工作。

3.3.4 對地方各級政府應承擔的與檔案管理活動相關工作的定位。根據《檔案法》第四條“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導,把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃”的規定,各級地方政府承擔著關系當地檔案事業發展的檔案機構、人員編制、工作經費等方面的具體工作,其責任主體是地方政府和政府的相關機構,工作對象是檔案行政管理部門(檔案局)、檔案館,內容是保障支持,性質既是行政管理性的又是政府內部事務性的。對地方各級政府應承擔的與檔案管理活動相關工作的定位應是檔案行政事務工作。另外,檔案行政管理部門(檔案局)承擔的為發展本行政區域內的檔案事業而組織、指導開展的檔案科研、教育、宣傳、培訓和對外交流等工作,也同樣屬于檔案行政事務工作。

4 對檔案工作的新認識

通過以上對不同的責任主體實施檔案管理活動或承擔與檔案管理活動相關工作的定位分析,可以看出,“檔案工作”概念是復合性的概念,具有很大的不確定性。不同的部門和不同的機構承擔的檔案工作因責任主體不同,其工作對象、內容、性質也不相同,目標、任務、工作機制和管理模式更不相同。要做好檔案行政管理工作就必須厘清各項檔案工作的準確含義,不能將檔案工作既等同于檔案行政管理工作又等同于檔案技術工作或檔案室、檔案館業務工作。應當根據檔案工作的責任主體、管理對象、工作性質和內容分別將其明確為檔案技術工作、檔案室業務工作、單位檔案事務工作、檔案館業務工作、檔案服務工作、檔案行政管理工作、檔案行政事務工作。

準確地把握各項檔案工作的含義,可基本明確各級政府、各級檔案行政管理部門、檔案所屬單位、檔案館、檔案室、檔案產品生產企業、中介服務機構等在整個檔案事業中,各自的主要工作職責和任務(不排除某些具體工作方面的交叉)。既有助于依法行政,又有助于政事分開、政企分開,同時,也希望能對解決一些實際檔案工作中的困惑與問題,指導現實的檔案工作發揮一定的作用。

參考文獻:

[1]中華人民共和國檔案行業標準DA/T1——2000《檔案工作基本術語》.

[2]國家檔案局教育處.檔案管理學概要[M].北京:檔案出版社,1987:17.

篇(5)

一、信息化技術

科學技術隨著時間的推進不斷發展,信息化技術隨之發展應用,對于現代化辦公來說,信息化技術的應用有著難以忽視的重大影響。信息化技術以現代通信、網絡、數據庫技術作為基礎,為使用者提供與生活、學習、辦公等行為相結合的技術,實施該技術后,能極大的提高效率,為推動社會進步發展奠定良好基礎。

二、教師人事檔案

教師是教育界的基礎,而教育為人類的發展與進步提供了難以想象的巨大推動力,教師的人事檔案對于管理教育業界的資源管理有著極為重要的影響。教師是社會角色同時也是承擔者,有著傳授知識與經驗的責任,同時也需要以身作則言傳身教為人類社會的發展陪各行各業的人才。而教師的人事檔案的建立即保證了教學資源的合理化利用,也為教師本身資料的完整保存提供了良好環境,因此無論是相關人事管理部門還是教師個人都對教室人事檔案都有著一定程度上的重視。

三、教師人事檔案管理中的不足

目前,教師人事管理部門所保管的檔案多為紙質,其在管理過程中多出現一些難以避免的狀況。

1、管理人員從業素質不足

人事檔案不僅記錄了不同人的不同經歷,同時客觀的記錄了一個人的家庭環境、社會閱歷等真實情況,對于人力資源的選用有著極為重要的意義。但在多數情況下,管理人員對于教師的人事檔案認識不足,多以為保管過程中只需保證其不被遺失,故其保密性難以保證,而管理人員待遇低下、工作環境差嚴重打擊了從業人員的積極性,使檔案管理這一工作難以受到重視。

2、檔案機密性不足

教師人事檔案在管理過程中,保密性并不高,但據國家相關規定任何人對于個人的檔案資料不得私自調用。人事檔案的保密便于統一管理的同時也為安全事故的發生減少了隱患,但由于管理者對于管理檔案重要程度的認識不足,故其對檔案處理的隨意性造成檔案保密性大大降低。

3、檔案真實性較低

教師人事檔案作為教育資源合理應用的直接依據,其重要性不言而喻,但在當下,很多檔案的真實性難以保證。人事檔案目前的管理方案其人為修改的可能性較高,尤其是領導層對整個組織人事檔案有著極大的處置權,故而其真實性受到了巨大影響。

4、檔案資料不足

多數檔案管理人員對于管理過程中資料內容的全面性、齊全性不夠關注,因此教師人事檔案多存在不足。這是由于管理過程中,工作人員沒有積極收集各方面資料,檔案資料局限性過大,這為教育業對教師的管理、任命造成了極大困難。

5、管理制度落后

隨著社會不斷發展進步,各種制度改革也隨之進行,教師任命調用也隨之頻繁,但其中需要辦理的手續卻仍未能隨之簡化,甚至嚴重落后于其他行業。很多檔案由于管理制度不足而難以及時修改,對于教師的任命調用造成了嚴重阻礙,為很多單位的人才選用造成極大困難。

四、信息化技術管理教師人事檔案措施

1、信息化管理制度的建立

信息化技術在教室人事檔案管理方面的應用,首先需要從領導層面開始增強對其的重視程度;其次是大力投入人力物力建立健全信息化管理體制;最后對現有檔案實施信息化管理,從而建立完整的信息化教師檔案管理體制。

2、管理人員素質的提升

信息化技術在教師人事檔案管理過程中,管理人員的素質對其影響巨大,因此,對于從業人員的素質需要進行重點提升。首先是對于信息化技術,需要從業人員做到熟練使用其進行工作;其次工作人員需要重視教師人事檔案管理,對檔案的機密性、真實性、完整性都需要承擔責任;最后是從業人員需要對信息化技術管理教師人事檔案的過程中存在的問題及時發現及時上報,為教師人事檔案管理制度的完善做出貢獻。

3、人事檔案資料的完善

信息化技術在教師人事檔案管理方面所起到的作用為現代信息管理提供了極大的推進力。在管理過程中,需要信息化技術與時展掛鉤的同時,也需要與其他機構的檔案管理掛鉤,如各種證書、資格認證機構的檔案管理機構,這些機構為教師資質的認證提供了最直接真實的信息,能為教師人事檔案管理人員提供了最為真實可靠的資料的獲取渠道,也為任命教師提供最基礎性的資料。信息化技術的應用為教師人事檔案管理提供了良好的技術基礎,方便了資料的獲取,保證了資料的真實性、完整性、保密性,為教育界乃至社會的發展進步做出了巨大貢獻。

五、結語

信息化技術管理教師人事檔案對于人類社會具有重大意義,因此,這一過程需要得到更多的重視,并且隨著科學技術發展不斷完善,以便更好的為社會服務。

參考文獻

[1]張雨薇,李鋒.……人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J].…科協論壇(下半月).…2013(11)…

篇(6)

在新一輪事業單位崗位設置改革中,中小學校教師都是競爭上崗,在競爭崗位過程中要用到教師個人資歷得分和崗位分加業績三大類總分進行打分,按照量化得分的高低進行競崗,在競崗過程中都會在學校檔案室查找資料,得到證實教師個人的申報情況是否屬實,所以建立教師業務檔案非常必要,它對于教師本人申報職稱、單位領導決策和宣傳學校影響具有重要意義。

一、教師業務檔案的基本內容

1.教師基本情況表和教學工作記錄手冊、班主任(年級組長)工作記錄手冊、課外活動記錄冊、后進生跟蹤輔導手冊等。基本情況表和這些記錄手冊是教師業務檔案的重要內容。

2.教師論文、著作、教研經驗、總結和教改方案等。凡是在報紙、雜志上發表,參加各種論文競賽獲獎,在教學研討會中交流,或者經有關部門認可的交流材料都應歸檔。它們是衡量教師教研、科研最有分量的見證。

3.教師公開課、示范課評價及其教案。公開課、示范課是教師每學期都要開展的活動,它是評價教師教學水平、提高教法及交流經驗的重要措施。公開課、示范課可分為在全校開展和各教研室開展兩類,在全校開展的公開課、示范課更有觀摩和參考作用。應系統收集公開課、示范課的評價及教案,將其作為教研室和教學管理部門的調研資料,同時也作為教師的一項重要業績。

4.教師間的說課比賽及聽課記錄。教師之間對某一教學內容進行比賽,評委據此給出成績及評價,不管獲獎與否,都應該及時收集全部資料歸檔;聽課記錄是教師間相互聽課,然后展開評議后所做的記錄。這方面的材料為教師指出了在實踐教學中應當改進的地方,為教師之間相互學習、相互促進提供了參考依據。

5.教師任職資格及聘書等有關專業技術職務任職材料、學歷以及參與各類考試獲得的成績和證書。教師學歷、職稱以及參加進修、培訓的材料是教師業務水平的參考資料。

6.教師業務檔案記錄卡片。教師業務檔案記錄卡片是對教師一學期工作的一個總體概括和定性描述。從卡片信息中可以對教師業績一目了然,它包括教師教學的班數、課時數、教學成績、、教學獲獎情況等。

二、做好教師業務檔案工作的重要性

1.加強《檔案法》宣傳,增強每個教師的檔案意識。通過此次崗位設置改革中增強每個教師的檔案意識,加強宣傳《檔案法》和把抓好檔案工作提到議事日程上來,要以主管領導牽頭,教務處、政教處和辦公室在各種工作中要多宣傳和執行《檔案法》,通過對全體教職員工教育的形式,提高大家對檔案、檔案法的認識,積極建立教師個人業務檔案。學校檔案員也要結合本學校的特點,開展形式多樣的宣傳活動。提高檔案意識和法制觀念,就會給檔案工作以有力支持。

2.分類建立教師業務檔案,按照門類建立。建立教師業務檔案是學校提高教學質量,開展教研活動以及教學管理的重要標志。劃分為業務能力、業務專長、教學水平、科研能力與科研成果、獎勵證書等幾個方面。這是保證教師業務檔案準確性、全面性的有效手段按照以下歸檔分類:

(1)資歷部分:

①學歷、學位證明以及進修經歷。

②任職資格及聘書等有關專業技術職務任職材料。

③教師業務自傳,年度考核與評教材料考評等。

④教師資格、普通話、職稱計算機模塊合格證及各種職業技能證書等。

⑤教師繼續教育情況和培訓情況。

(2)綜合類:

①教師任課安排,課程總表。

②班主任工作安排表,級組長、科組長、備課組長安排表。

③中層領導任命文件。

(3)業績部分:

①授課門類與優秀教案,工作量與優質課(或優質實驗課)材料等。

②正式發表的論文、論著。

③科研項目立項與成果,結項證書。

④個人獲得表彰證書、稱號等。

⑤個人支教交流任教材料等。

3.加強檔案管理,保證教師業務檔案的準確性、完備性,切實做好教師業務檔案的利用,解除教師顧慮,教師業務檔案本身有特殊的作用,從而使教師業務檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等方面都帶有一定的專門性,教師業務檔案工作有自己獨立的工作對象,特定的工作內容。教師業務檔案以教師個人業務為對象,以“人”為單位組卷保存,并隨著時間的推移不斷積累,以此來系統反映個人的業務活動情況。所以,檔案人員必須積極收集才能讓教師得到利用,這是打消教師顧慮,贏得他們主動配合的關鍵所在。

三、健全教師業務檔案管理制度

教師業務檔案有它的特殊性,檔案材料的收集對象主要是教師本人。由于教師活動的多樣性和教師本人對檔案保管可靠性的懷疑,給檔案收集和管理增添了一定的難度。為了使教師業務檔案規范化、系統化、科學化,保證材料收集及時完整,管理安全可靠,必須規范集中管理機構,明確責任和收集范圍,嚴格管理措施,健全檔案管理工作規范和相關制度。首先要建立領導負責制,使教師業務檔案工作有一個組織落實、有組織機構,任務明確、責任到人的管理體系,達到責任明、職責清、目標具體的程度,便于督促和協調工作,利于散逸檔案歸檔;其次,要建立健全規章制度,制定如“教師業務檔案立卷歸檔制度”、“教師業務檔案管理辦法”、“統計工作制度”、“借閱登記制度”等,作為建立教師業務檔案的有效保障。在工作中一定要認真貫徹執行各項規章制度的時候一定要做到有章可循、有章必循、嚴格按照制度辦事。

四、結語

綜上所述,教師業務檔案不僅是學校的財富,也是教師個人的財富,通過業務檔案,教師能看到自己在教學與科研中的成績,從而進行更高層次的探索,激發工作熱情。因此重視教師業務檔案管理,規范檔案管理制度與內容,提高管理人員素質,推廣應用現代化管理手段,充分發揮教師業務檔案作用是學校人力資源管理的重要途徑,將激發全體教師的創造性和活力,促進學校辦學質量提高。

篇(7)

教育考試檔案形成于教育考試各個工作過程,屬于帶有真實性、完整性、客觀性的歷史記錄,包含考生信息、簡報、機構信息等各種文件資料。推動教育考試檔案管理的信息化建設,能夠使檔案管理工作高效開展,為教育部門考試管理和高校招生提供支持。因此,還應結合教育考試檔案管理需求提出合理的信息化建設途徑,從而推動教育考試事業的發展。

一、教育考試檔案管理現狀分析

伴隨著信息技術的快速發展,教育管理工作開始向著信息化的方向發展。而在教育考試檔案管理方面,同樣應當引入信息技術對管理工作進行創新,在推動檔案數字化建設的同時,確保檔案資源得到充分利用。但就目前來看,許多教育檔案依然以紙質資料形式進行保存,不僅占用了較多的空間,也給師生查閱資料帶來了困難。按照傳統管理模式,檔案經過初步收集、整理后將被封存,在后期使用時無法確保資料一定完整、準確,使得檔案未能得到真正有效管理。作為管理人員,也只負責自己工作范圍的檔案資料管理,以至于檔案資料調取可能需要經多人查找,甚至難以找到負責人。受檔案存儲形式和以往管理思維的限制,教育考試檔案在收集后大多未能得到利用,造成了嚴重的資源浪費。而相關部門在信息化建設過程中,也未能對考試檔案給與足夠重視,未能結合考試檔案信息化管理需求引進相應的軟硬件設施。此外,檔案管理人員普遍缺乏信息素養,難以利用信息技術進行考試檔案管理,也給考試檔案管理信息化建設帶來了阻礙。

二、教育考試檔案管理信息化建設意義

1.提高檔案管理效率

過去在教育考試檔案管理方面,依靠人為手工操作進行大量檔案資料收集、整理等操作,將產生較大工作量,耗費大量人力、物力,容易發生人為誤差,導致檔案管理效率偏低。而推動檔案管理信息化建設,在檔案資料收集、整理、統計等方面,可以依靠數據庫、互聯網等技術提供強有力的技術支持,促使檔案管理效率得到提高。相較于傳統工作模式,信息化操作能夠簡化管理流程,保證工作準確性,因此教育考試開始由紙質報名轉變為計算機報名,最終發展為集報名、繳費、考務管理和成績下發為一體的管理模式,為檔案管理的信息化建設奠定了基礎。通過對紙質檔案進行數字化處理,將全部信息轉化為數字信息,能夠使信息的真實性、有效性得到保證,避免重復勞動發生,促使資料歸檔效率得到提高。

2.提供優質信息服務

采取傳統檔案管理模式,教育考試檔案分散在各市區相關部門,難以得到有效集中,使得檔案內容更新慢,給信息準確查詢和使用管理帶來了困難。而在信息化建設過程中,采用電子檔案形式進行檔案信息存儲,建設數字化檔案管理系統可以滿足信息查詢和使用管理需求,能夠提供優質信息服務。在教育招生方面,通過實現檔案信息化管理,能夠為遠程網上錄取工作開展提供信息服務,促使高校考試科目改革等相關政策內容得到及時傳遞,幫助相關部門與高校建立高效溝通途徑。保證信息時效性,能夠使部門與高校做好對接工作,促使考生錄取工作有序開展,滿足高校迅速錄取人才的需求,也為地區招生管理提供強有力的信息支撐,在節約人力、物力的同時,促進考生錄取工作得以公平、公正開展。

3.充分發揮檔案價值

受紙質檔案特性的限制,過去教育考試檔案管理將重點放在檔案資料收集、管理等方面,對檔案資料的開發和利用程度不高。對于多數檔案管理人員來講,普遍存在“重收集、輕利用”的理念,造成檔案價值難以得到有效發揮。而實現檔案管理信息化建設,可以快速、便捷的完成檔案收集、整理等工作,使檔案管理人員擁有更多精力進行檔案資料利用和價值挖掘。作為最原始的信息資源,教育考試檔案可以用于考試科研、教育部門學習政策制定、高校課程設計等各方面。但采取傳統方式將面臨檔案資料查閱困難等問題,導致各項工作開展需要花費大量時間進行資料查找。而通過信息化建設增強檔案開放性,利用數據分析和挖掘等技術進行有價值信息的挖掘,能夠為各項工作開展提供支持,繼而使檔案價值得到實現。

三、教育考試檔案管理信息化建設途徑

1.完善信息化建設制度

在檔案管理信息化建設方面,涉及到檔案收集、保存等多個環節。在數字化轉化過程中,如果未能加強管理容易導致信息出現失真、丟失等問題。針對這一問題,還要對信息化建設制度進行完善,在加強檔案收集、保存等各項工作劃分的基礎上,明確各項工作管理制度。首先在檔案收集方面,需要明確檔案管理范圍,做好管理職責劃分,保證人員能夠及時進行考試檔案信息的收集、錄入,保證作業符合規范。建立責任追究制度,發現信息丟失、錯漏等問題對管理人員進行追責,能夠督促人員嚴格按照規范作業。在檔案轉化方面,需要制定軟硬件設施建設標準,明確信息轉化流程,為人員進行檔案信息化處理提供指導,促使生成的電子檔案質量合格。在檔案保存管理方面,由于教育考試檔案信息屬于考生隱私,因此在信息化管理方面需要加強信息安全管理,避免檔案出現丟失、損壞或信息泄漏等問題。建立保密制度,做好教育考試檔案分類,設立相應的保密等級,可以進一步明確相關部門和人員的檔案調閱權限,能夠避免信息遭到隨意泄漏。針對檔案信息化管理設施,還應建立定期檢修、養護制度,保證系統能夠得到定期升級,為檔案資料管理工作開展提供保障。通過建立與檔案信息化管理配套的管理制度,能夠保證各項工作得以科學開展,繼而為檔案信息管理提供制度保障。

2.建立信息化管理平臺

對教育考試檔案進行信息化管理,需要依靠基礎設施支持。在實踐工作中,還要建立信息化管理平臺,完成相應軟硬件設施的科學配置,促使檔案得到高效管理。結合這一目標,需要結合教育考試檔案信息化管理需求和未來發展趨勢進行軟硬件設施采購,將落后的管理設施和軟件淘汰,推動信息化管理基礎設施的更新。為對大量檔案數據進行存儲和利用,還要完成檔案信息數據庫的建設。具體來講,可以選用MicrosoftVisualFoxPro等數據庫應用軟件,對身份證號、準考證號、考試科目、考試成績等數據字段進行設計,完成數據分類存儲的同時,使數據保持關聯,為數據調取提供支持。考慮到信息的安全管理需求,還要完成安全審計系統、防篡改系統等各種系統設備的部署,促使平臺安全防護能力得到提高。在平臺建設過程中,可以在檔案管理中引入辦公自動化等技術,使檔案數字化轉化進程得到加快。利用系統對檔案字段、屬性進行動態管理,能夠使平臺自動進行相關數據的調取和更新。完成平臺搜索引擎設計,能夠使平臺保持較高查詢效率,為后臺維護和更新提供便利。考慮到教育考試檔案資料將得到不斷積累,為保證數據得到高效存儲和調取,還要利用云端進行數據存儲,利用分布式計算機加強檔案數據的分析和處理,促使平臺維持高效運轉,促使檔案管理工作得以順利開展。

3.實現檔案信息化查閱

在檔案管理信息化建設中,還應更新管理理念,從檔案資源共享角度建設完善信息化管理體系,以便使相關管理工作有目的、有計劃的開展。為加強檔案資料的利用,還要實現檔案信息化查閱管理。在信息化建設中,需要推行權限分級管理,對教育考試機構、高校和相關部門的檔案更新和查詢權限進行設定,保證人員及時完成檔案資料上傳,經過網上審查和批準后使信息錄入到系統中,確保查閱的數據信息具有完整性和可靠性。在相關部門檔案調閱權限得到明確的情況下,平臺數據可以向有權限部門開放,促使檔案資源在一定范圍內得到共享。根據權限對平臺數據進行調閱時,系統將對瀏覽用戶進行層次分析,在保證檔案資料開放和實現數據共享的同時,利用特定算法對重要檔案信息進行加密。只有人員擁有密碼,才能對重要信息進行查閱,因此能夠避免重要信息泄露。此外,人員可以運用平臺提供的大數據技術完成檔案資料分析和處理,如對考生水平、文化程度、成績等數據進行統計,掌握本屆考生的考試情況,為相關工作開展提供依據。將檔案信息資源開發和共享當成是信息化建設目標,在加強權限管理基礎上完成標準查詢端口的配制,能夠為各部門接入信息查詢平臺提供便利,使檔案共享流程得到簡化,促使檔案資源共享和整合水平得到不斷提升,繼而為檔案價值挖掘奠定扎實基礎。

4.培養信息化管理團隊

信息化建設工作的開展需要由專業團隊完成,才能保證教育考試檔案管理的信息化水平得到持續提升。結合信息化建設要求,需要聘請同時具備檔案管理技能和信息素養的人員,負責對信息化建設工作進行科學規劃,保證相關工作有序開展。在對教育考試檔案管理隊伍進行充實的同時,需要建立科學的人才培養體系,系統開展信息技術培訓工作,要求人員掌握互聯網、計算機等技術,能夠利用信息技術展開相關工作,推動檔案管理方式方法創新。在培訓工作中,還要將檔案資源利用和共享當成是培訓重點,促使人員明確重點工作方向,能夠運用學習到的知識探索檔案資源開發應用問題。日常還應加強人員職業教育,提高人員責任心,使人員積極投身到檔案管理信息化建設工作中,促使團隊整體素質水平得到提升。為保證考試檔案安全,還要加強人員安全意識培養,確保人員從計算機、網絡等層面掌握系統可能發生的安全隱患,能夠通過做好備份和設置防火墻等操作加強風險防控,以免檔案信息遭到破壞或出現丟失問題。此外,為保證培訓效果,需要加強人員考核管理,督促人員加強先進技術學習,適應時展需要,具備開展檔案信息化建設工作的能力。憑借專業團隊,檔案信息化建設工作能夠得到持續有效推進。

四、教育考試檔案管理信息化建設實踐

1.明確檔案信息化建設需求

在教育考試檔案管理信息化建設方面,需要結合管理工作需求合理開展信息化建設工作。以學生作弊檔案管理為例,在學校學風建設工作中,需要做到嚴肅考紀,對考試程序進行規范。采取信息化手段加強學生考試作弊檔案收集、整理和分析,能夠為考試管理提供依據,推動工作的規范化發展,為學校良好考風建設提供信息數據支撐。按照學校考試管理規定,針對考試中出現違紀、作弊行為的學生,需要給與警告、取消學位、開除學籍等不同處分,而考試檔案則是學校做出處分的依據。實際在考試檔案管理方面,需要保證資料為原始真實資料,在從考試現場收集的同時,保證資料完整性,包含試卷、復習資料、載有考試信息字條、監考教師簽字、手機信息、學生簽字等。在按照學校考試管理規定作出處分后,需要對這些資料進行歸檔,并對相關管理規范、處分文件等進行整理、歸檔。在信息化建設過程中,還要建立電子檔案,完成索引目錄的編制,為相關信息查詢提供便利,促使考試檔案管理工作得以高效開展。

2.加強檔案資料電子化處理

結合上述需求,實踐操作中還要做好檔案資料電子化處理。具體來講,就是在以紙質形式完成考試檔案保存的同時,能夠對檔案資料進行數字化轉化。在對學生考試作弊記錄進行管理時,紙質載體屬于原始憑證,在考試結束后將會得到收集,并提交至學校教務部門進行確認。經過會議評審后,以公文形式傳遞至學生管理處,生成相應處分文件。對相關檔案資料進行收集后,為方便查詢,需要統一錄入到考試檔案管理系統中,按照系統格式進行考試信息逐條添加,完成檔案資料的數字化轉化。在此期間,要求人員做到嚴肅對待,能夠準確、認真完成信息錄入,做到詳細注明考試情形、違紀信息,如考試科目、時間、作弊學號等等。考慮到考試檔案的特殊性,還要嚴格劃分人員責任,保證人員具備較強的法律、保密和政治素養,嚴格按照各項管理規定開展進行電子檔案建設,能夠使考試檔案管理工作經得起經驗。

3.完成檔案管理數據庫建設

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(一)高校對教學檔案管理沒有形成足夠的重視

在當前的高校管理中,評價教師工作優良的標準就是教學以及科研,教師自然就會將教學以及科研作為重點進行研究,在此種模式下,教學的目標也就局限在教與學之間,老師與學生也就成為了教學重點關注的對象,對檔案管理沒有形成足夠的認識以及重視。

教學檔案管理工作,較為枯燥乏味,但是其卻有著不可忽視的作用,但是在大多數高校中,還沒有對其的重要程度形成足夠的認識,對于工作也有著較低的標準,導致工作人員的執行力不強。檔案管理工作最為重要的就是管理的時效性,若不能及時有效的完成學生檔案的歸檔,而造成積壓或者丟失,就會嚴重影響檔案的完整性以及安全性,造成了較大的負面影響。由此證明,若想有效的完善檔案的管理工作,就應該對其加強重視程度以及管理意識。

(二)缺少較為規范的信息化管理模式

在較多的高校檔案管理中,仍未形成規范的管理模式,與此同時,尚未完善的信息化技術對管理工作的整體水平還會造成一定影響,沒有形成統一的系統平臺,就無法有效的實現共享信息資源。此外,還會有一定的安全隱患存在于高校的教學檔案中,在信息化技術的應用中,忽視了網絡黑客以及病毒的侵襲,對教學檔案管理工作帶來了一定難度。所以,在以后的教學檔案管理中,應加強網絡安全預防,避免出現不良因素影響信息化的發展進程。

(三)檔案管理人員的技術水平較低

現階段的高校檔案管理中,需要由較高學歷以及素質的人員進行管理,才能夠保證教學檔案工作信息化的順利進行,但多數高校仍未實現有效管理,缺乏相關的專業知識,對工作流程不夠熟悉,制約了教學檔案信息化的進程。

二、教學檔案管理中應用信息化的重要性

教師課堂上所使用的教學教案、日歷,加之教學中應用的教學方法和成果都可以稱之為教學檔案信息。在高校的檔案管理中應用信息化技術,能夠促進教學改革,改善教學質量,并在一定程度上使教學水平得以提升。應用信息化技術,節省了教學花費的時間,使教師能夠將時間以及精力放在教學和科研中,使教學活動能夠向更好的方向發展,并增加了教學檔案的利用率,使學生對于檔案的需要得以滿足,同時也是高校檔案管理發展的趨勢所在。

三、高校檔案信息化管理的措施

(一)加快數字化信息系統的建立

檔案管理發展的必然形式就是檔案管理數字化,其就是應用寬帶技術,將教學檔案的資源以及信息向數字化轉變,并作為其主要的管理體系。建立統一的數據庫管理系統,便于使用者查閱,使檔案管理的效率得以提高。

(二)信息技術的主要運用形式

第一,應用網絡技術以及管理軟件,將部分的教學以及科研信息公開化,加強使用者的溝通,使其的應用效率得到全面提升,實現更加快捷的查看。此外,還能夠將存儲失誤率有效降低,使檔案管理更加規范、高效以及精準。第二,利用信息技術培訓的手段,將最新的信息化管理手段向管理人員傳授,使其的綜合管理能力得到提升,以便更好的服務于信息化檔案管理工作。

(三)建立并健全安全保障體系

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檔案信息資源是國家的一項基礎性信息資源,檔案信息化是國家信息化的重要組成部分。計算機網絡技術的廣泛應用使檔案信息管理進入現代化管理的先進行列,并為檔案信息管理提供了可靠的保證。黨和國家實施“大力推進信息化,加速建設現代化”的發展戰略,對檔案部門提出了新的任務,也為檔案部門的信息管理的創新提供了難得的發展機遇。交通行業人事檔案也應抓住這一機遇,積極地將信息技術和檔案管理技術結合起來,促進檔案信息化管理,實施由傳統到信息化管理的轉變,充分發揮人事檔案信息化的作用。

(1)交通運輸人事檔案信息化管理能很好將人事各方面的信息資源收錄管理,這樣能將單位各個部門的成員的詳細信息提供給單位各級領導,能夠讓領導更方便更直觀的對所有單位成員的情況了如指掌。這樣能夠使領導對員工的各方面特長透徹了解,根據員工特長安排更加適合的工作崗位,最大限度的發揮每個人的特長,大大提高了人事管理工作的運轉速度。

(2)人事檔案的工作人員一直給人的感覺是守著死規定不變,很少有創新的觀念,一致認為墨守成規才是對的,其實不然,人事管理的觀念要不斷的創新,才會更好的管理本單位的人才,只有讓每個人充分發揮自己,才會穩定的留住可用人才。人事檔案的管理中應用計算機技術,要從重管理,輕利用的傳統模式中解脫出來,把“封閉型”轉變為“開放型”,把檔案工作的重心轉到為知識經濟發展提供優質服務的軌道上來。人事檔案信息化管理系統包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等四部分組成,在這四個環節,數據維護以檔案為原始依據,是人事檔案進行信息管理的核心,在人事檔案信息管理中,檔案人員應用信息維護系統,將人事檔案錄入微機,建立完整、準確的人事檔案信息,同時,按照信息庫中不同分類,還可以制成所要求的不同表格,提供所需要的數據,人事檔案信息管理以提供利用為目的,還體現在通過信息維護及時更新檔案中變化的信息數據,使人事檔案信息與原檔案材料保持一致,從而達到人事檔案信息管理始終處在一個動態管理之中,讓人事檔案信息管理由傳統的手工管理向信息化方向轉換,這是對人事檔案信息管理的基本要求。也只有這樣,才能使人事檔案在激勵人才和人力資源組織管理與開發中發揮更大作用,真正服務于人事管理工作。

(3)信息技術為交通運輸部門人事檔案的管理提供了高效,快捷的手段和方法,但也有可能檔案管理帶來安全隱患。所以,要在人事檔案信息化管理工作中嚴格執行有關網絡信息安全保密,對于上網相關人事信息要嚴格限制相關的范圍,嚴格處理人事檔案管理業務的計算機與網絡連接,確保人事信息的安全保密。加強對于檔案信息安全保障的相關工作,抓好網絡信息安全保密教育,增強交通運輸部門人事檔案管理人員網絡信息安全防護意識,提高安全保密防護的技術水平,以防止泄密的發生。目前,有些單位在做檔案信息化建設時,安全防衛意識往往不夠,經常會導致檔案信息的丟失和泄密等情況,給企業帶來無法彌補的損失。對電子文件中存在著更新版本的不兼容性和不可識讀性,存儲材料及載體的易損毀等問題,往往會造成寶貴檔案信息管理的丟失。在管理中,需要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究。在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上,正確運用好計算機的加密功能,對通用數據庫的數據根據使用僅限進行系統分類加密,要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系,既要克服求穩怕險,不思進取的保守觀念,又要防止不設界限,隨隨便便的麻痹思想。另外,電子檔案對保存環境和保存方式手段的要求都很高,管理人員要注意防潮,防高溫,防輻射,防病毒工作,認真搞好電子檔案的及時備份與維護工作,要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系,確保檔案資料的安全完整。

(4)人事檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在,這就需要培養一支專業化的檔案管理干部隊伍。隨著信息時代的到來,各級人事部門也應當重視人事檔案信息化管理的培養,加大智力投資力度,優化智力投資方式,以最新信息管理與信息技術,為人事檔案管理人員充電。搞好人事檔案管理離不開領導的重視,人事檔案領導首先應具備較強的檔案意識,將檔案工作列入到管理日程,納入到有關人員的職責范圍,納入到年終考核目標,建立專門檔案機構,配置專門檔案人員,制訂嚴格的檔案管理制度,規范收集、整理、保管、登記、使用等行為。人事檔案的科學管理直接影響到領導的決策,需要建立健全一支有責任心、事業心,對人事檔案管理干部隊伍,認真做好此項工作,最好是由檔案專業的人員擔任,以利于工作的開展。還要為人事檔案信息化管理提供條件,以便在人事檔案利用的權限范圍內,建立能夠全方位、多層次、立體化地提供信息服務的更科學,更快捷,更方便的人事檔案信息化管理模塊,滿足社會對人事檔案管理工作的需求。當前對于每位人事檔案管理人員的基本管理素質,要求越來越高,實現人事檔案的信息化管理是人事檔案工作迎接這一挑戰的唯一途徑。但是,由傳統的檔案實體管理轉變為信息管理,只掌握傳統檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此,要實現人事檔案的信息化管理,培養高素質的檔案管理人員,是信息時代的客觀要求。所以,人事檔案管理人員平時一定要加強專業知識的學習,不斷拓寬自己的知識面,提高文字能力,綜合分析能力,并且還要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學習,掌握現代信息管理技術,努力使自己成為既熟悉檔案管理業務知識,又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。

(5)由于人事檔案管理工作人員在檔案建設和管理中承擔著十分得要的責任。因此還要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業道德教育,使他們具有較高的政治思想覺悟,以及堅定的政治責任感,政治敏銳性和政治鑒別能力。強化檔案管理的法規建設,檔案管理需要相應的法律環境和有力的法律保護。檔案管理部門與開成檔案的社會各個部門或個人的關系往往存在一系列復雜關系和法律問題,這就需要相應的法律法規加以調整。為了防止工作的盲目性和隨意性,要結合工作實際,從管理業務技術三個方面提出并完善檔案信息化標準規范體系,以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循,職責明確,以保證數據準確,真實、規范、統一,可以說,依法治檔是保證檔案工作健康發展的得要手段。人事及各組織部門領導,要增強檔案意識,了解、熟悉、研究人事檔案工作,組織人中學習《檔案法》等一系列法規文件,強化人事檔案管理意識,要根據社會改革發展對人事檔案工作的需求,制定人事檔案工作發展規劃,備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件,建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度,使人事檔案工作有章可循。

(6)完善檔案工作的服務形式突出地表現在檔案利用工作這個環節上。提供檔案的服務形式包括檔案的檢索及開發編研檔案信息等,就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最及時、最有效。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前,傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作,編制了多種形式的檢索工具。但是,也有實踐證明了的一些檢索工具是重復,或者編制不科學、用起來不方便的。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精"的現象,出現了認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高的誤區,浪費了大量的人力、物力和財力,影響和限制了其它利用工作的開展,反而降低了服務質量。在信息開發和編研工作上也存在一些問題。如選題不典型,盲目性大。一些檔案部門為了達標升級應付檢查,隨便選幾個課題,人人都來編研,使編研產品層次低、質量差,實用性不大,利用價值更小。有的選題雖好,但因編研時間過長,失去了時效性,影響了作用的發揮。針對這種情況,本人認為各級檔案應用部門,應轉變觀念,在服務形式上樹立“精品"意識,及時編制一些必要的、方便利用的手工檢索工具,并作為向機檢過渡的基礎工具。檢索形式要在計算機檢索上多做文章,不斷研究探索計算機檢索的有效途徑。要開發統一編制標準、易操作、高質量的計算機檢索途徑,逐步取代手工檢索,為利用網絡技術提供檔案信息、實現檔案信息資源共享創造條件。在信息開發及編研工作上,要根據社會各項工作發展的趨勢、目標,提前作出預測,有目的地進行選題,突出重點,使開發的信息及編研的成果具有時代特色。要積極利用現代化的開發編研手段,加快開發編研的進度,縮短開發編研的時間,通過最快捷的檢索途徑,把最優秀、最有價值的檔案信息傳遞給利用者,為現代化建設服務。

總之,交通運輸部門的檔案轉化為信息化管理,首先要建立每個員工個人電子檔案系統,實施員工人事檔案自動化管理,將員工人事基本信息通過專門的員工人事信息軟件輸入微機,形成電子檔案,以便于人事信息的查閱流轉,其次,還要建立員工人事檔案數據庫系統,實施員工人事檔案的動態和無紙化管理。要利用計算機,掃描儀,照相機等現代設備和現代技術,將常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或制成JPG格式的圖片文件,使員工檔案數據化,信息化,這樣還可減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞,達到長期保存使用的目的,還要建立員工人事檔案的網絡化管理體系,實施員工人事檔案的分級管理。逐層逐級建立員工人事檔案局域網,實行員工檔案的網絡化管理,建立員工人事檔案網絡化管理系統,重點要解決好利用僅和管理權問題。員工人事檔案管理系統的使用和推廣,將極大地方便干部考察、任免,員工調動,交流,政審等工作。就目前現實情況來言,信息化的交通運輸部門人事信息管理模式及人事檔案管理現代化建設對實現交通運輸部門的人事人才信息管理工作的社會化服務有非常突擊的現實意義。市場經濟的建立,形成了一套激烈競爭的機制,追求信息的快速傳遞,發揮時效,是信息價值競爭的重要措施。實現這一目的的條件,就是檔案人員增強現代服務意識,積極采用計算機技術網絡等現代化的技術手段,服務于生產實踐,促進檔案工作快速發展,交通人事檔案信息化的核心與關鍵在于數據的標準化,目的在于適應信息時代檔案利用需要,實現網上共享。檔案管理人員要積極創造條件,盡快實現人事檔案管理信息化,實現交通運輸的檔案管理的根本變革。

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隨著社會的不斷發展,社會對檔案的需要越來越多,要求也越來越高。與此同時,檔案的數量和種類也在大幅度地增加,檔案管理技術和方法也在發生著巨大的變化。由于檔案專業人員的整體水平還不能適應我國檔案事業發展的需要,知識老化已成為檔案現代化管理、檔案學術、技術研究向高水平發展的一個制約因素,難以跟上新技術、新知識、新設備不斷涌現的現代化進程,這就需要檔案工作人員通過業務培訓,不斷更新知識,擴展知識面,調整知識結構,使學員形成良好的知識結構和能力結構,運用所學的新知識、新方法去創造性地分析、解決實際工作中遇到的新情況、新問題。

檔案人員的培訓工作是檔案人員隊伍建設的一項重要內容,是檔案工作者為擴展、提高和更新知識所進行的一種專業化教育,也是開發檔案人才資源的重要手段。隨著科學技術的不斷發展和運用,檔案作為眾多信息源中的基礎信息源,其作用價值得到更廣泛的重視,檔案管理面對信息化、數字化和網絡化的現實,遇到了嚴峻的挑戰。如何開展好檔案業務人員的培訓工作,研究解決檔案事業發展過程中所出現的新情況和新問題,是新時期檔案工作面臨的一個新課題。因此加強對新時期檔案管理人員培訓教育已成為一項緊迫而又重要任務,加強檔案人員的培訓教育工作具有十分重要的意義。

檔案人員教育培訓中的主要問題

一、對培訓教育重視不夠

相對速發展的檔案技術,培訓單位主管的思想觀念明顯處于滯后狀態。有的單位領導認為檔案人員知道如何整理、保管好檔案資料就行了,沒必要培養、提高;也有的領導擔心培養檔案人員會耽誤工作,甚至顧慮培養好的人才以后會“飛走”,這種觀念是比較膚淺的。由于領導和檔案人員對培訓教育的重要性認識不足,培訓教育意識不強,導致在培訓經費投入方面大受影響。

二、培訓缺乏針對性

現在檔案教育培訓由多種性質機構承辦,包括大專院校、系統內培訓中心以及其他一些帶有公司性質的培訓機構,規模、設施、師資力量差別很大,造成檔案培訓質量參差不齊,同時在培訓課程的設置上,一些課程實用性差、缺乏針對性,與工作實際不相適應。基層企業進行教育培訓時在對培訓機構的認定上和培訓內容的選擇上,很多時候沒有和企業檔案工作的重點、難點、弱點結合起來,對檔案培訓缺乏計劃性和系統性,不能以本單位階段性檔案工作的重點和難點問題展開攻關,對檔案工作整體性提升認識不足

三、培訓形式主義嚴重

有些檔案培訓只追求形式,培訓后沒有質量跟蹤等督查項目,致使培訓效果不明顯。且在培訓過程中往往規模過大,一期培訓班少則一百多人,多則二百多人,即使培訓了也沒有太大的收獲。這種沒有針對性的培訓容易造成檔案人員對培訓不感興趣,認為可有可無,有人甚至認為這是在浪費時間,導致了檔案培訓走過場,沒有起到相應效果。有些培訓缺泛針對性,講理論多實例少,留于形式。

四、培訓風險較高

由于工作地位不高,檔案人員經常調換崗位,造成檔案崗位培訓的不穩定性和不連貫性,從而影響檔案培訓教育的效果。另外,一些新接收的大學生或中青年人員把檔案工作當作“跳板”,工作不久就想方設法離開;有的剛接受完培訓,就被調整工作;有的工作了一段時間,還未經過系統專業培訓;有的培訓后工作了不長時間被調整,還沒有來得及接受繼續教育培訓,因此檔案人員培訓教育的風險較高,影響了培訓單位的積極性。

五、缺乏高質量的師資

目前,各級檔案部門開展的教育培訓工作,主要由上級業務指導人員兼職授課,有相關資格的兼職檔案教師寥寥無幾,至于現代高技術人才、檔案、信息處理等復合型兼職教師更是奇缺。我國設有檔案專業的高校在現有的高校中所占比例很小,接受過系統的檔案專業高等教育的人相對其它專業而言也比較少,而致力于檔案職業培訓的人就更少。檔案培訓師資力量明顯不足, 教師素質偏低,這在一定程度上制約了檔案培訓工作的可持續發展。

六、培訓體系還不夠完整

雖然目前檔案的教育培訓系統已初成體系,但現行的培訓制度還比較簡單,框架類的條文較多,實施起來缺乏具體規定和較為成熟的經驗,沒有開展過全面系統的教育培訓,教育培訓工作還缺乏系統性和長期規劃性。

加強檔案人員培訓教育的對策

一、切實加強培訓教育工作

檔案部門的各級領導眼光要放遠、思想要放寬,要努力轉變培訓觀念,要深刻認識到檔案事業發展的關鍵在于人,人才是推進檔案事業發展的基礎性、決定性因素。檔案工作新領域、新技術、新標準不斷出現, 需要檔案人員去熟悉和掌握; 檔案工作面臨的新形勢、新任務、新要求, 需要檔案人員去認識和完成。檔案部門要增強責任感、緊迫感、危機感, 提高認識, 統一思想, 把檔案人員的培訓工作作為關系檔案事業發展全局的大事抓緊抓好, 充分發揮培訓在培養和提高檔案人員創新能力中的作用, 切實加強檔案人員培訓工作。

二、增強培訓的針對性

要緊密結合本單位檔案工作實際情況,認真開展檔案工作人員培訓狀況調研,全面掌握本單位檔案工作人員的人員知識結構、履職能力、受訓經歷以及培訓需求等基本情況,并進行深入分析,在準確把握檔案隊伍現狀和培訓需求的基礎上,按照“缺什么、補什么、干什么、學什么”的原則,認真研究制定培訓規劃和年度計劃,統籌安排培訓任務,提高培訓工作的系統性、針對性、實用性和有效性。

三、加大職業道德的培訓力度

在檔案培訓中,要有明確的教育思想,要教育檔案人員熱愛檔案事業,愿意把檔案事業作為終身的事業,要培養檔案工作人員的集體觀念、團隊精神和合作協調意識,培養檔案人員的事業心、責任感和主人翁態度,培養檔案工作人員的參與意識、服務意識和愛崗敬業、無私奉獻精神

四、嚴格標準,確保質量

檔案員培訓要嚴格按照大綱和相關規定進行。做到不偏訓、不漏訓、不走過場。這要抓好以下四個方面環節。一是要訓滿人員。在訓練人數上做到該學習培訓的一定要培訓,不能聽之任之。二是要訓足時間。培訓時間不能搞壓縮制,也不搞天數上的“拼湊”。要根據培訓班的特點,結合培訓內容制定切實可行的培訓計劃和措施,科學安排,確保培訓內容的落實。三是要訓實內容,在科目上不留空白。四要訓出效果,在質量上不出“次品”。要嚴格按照相關標準對培訓人員進行全面考核,秉公考評,不徇私情,不搞遷就照顧,保證考核的嚴肅性。

五、強化激勵制度和措施

要盡快完善檔案管理人員資源教育培訓的激勵機制,使教育培訓與合理使用真正結合起來,切實做到“不經培訓不上崗,不經培訓不任職,不經培訓不提拔”。把教育培訓期間的學習成績視為工作成績,改變“學與不學一個樣,學好學壞一個樣”的現象。建立能力和工作業績為導向的用人機制,引導檔案管理人員注重自身素質和能力的提升,激發檔案管理人員自覺學習、積極參訓的內在動力,形成自覺求學、競爭參訓的良好局面

六、強化師資隊伍的建設

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