序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理的特點(diǎn)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

數(shù)字化檔案管理不僅通過采用先進(jìn)的數(shù)字化儲存技術(shù)對檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個高速、及時，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及計算機(jī)技術(shù)，實現(xiàn)了對以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對價值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲數(shù)字信息的倉庫。是計算機(jī)有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進(jìn)行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動性，如工人進(jìn)廠，退休，流動性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實加強(qiáng)。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理者積極參加以計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強(qiáng)后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實現(xiàn)檔案管理與時代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]姜亮，張宇陽.淺談數(shù)字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

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作為服務(wù)型及高技術(shù)型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業(yè)具有重要的作用，還因為時代的進(jìn)步有著巨大的發(fā)展空間。為了保障檔案質(zhì)量，發(fā)揮其服務(wù)性能，就需要在安全、操作等方面進(jìn)行優(yōu)化，完善其制度和規(guī)范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強(qiáng)信息資源的開發(fā)和利用價值。

一、文書檔案管理概況

1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業(yè)管理工作中最基礎(chǔ)、最根本的工作，是信息化建設(shè)的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內(nèi)容，在業(yè)務(wù)決策、企業(yè)發(fā)展上都承擔(dān)著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業(yè)事業(yè)單位等歷史資料的總結(jié)和保存，實際上還肩負(fù)著行政管理、科學(xué)研究、業(yè)務(wù)開展以及宣傳教育等多項職責(zé)，是企業(yè)和單位實現(xiàn)科學(xué)管理發(fā)展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發(fā)現(xiàn)，其通過收集和歸檔進(jìn)行服務(wù)工作的價值也越發(fā)受到社會的關(guān)注，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善管理制度和方法，提升其技術(shù)水平與保密等級等，已成為企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的一項核心內(nèi)容，因此規(guī)范文書檔案的保密管理、創(chuàng)新管理手段和方法，不僅是時代潮流，也是一種必然的現(xiàn)實需求。

2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設(shè)計人員較多、標(biāo)準(zhǔn)化過程難以控制，因此實際工作中常出現(xiàn)各種問題。研究文書管理方法必須對現(xiàn)有問題進(jìn)行充分認(rèn)識，以實現(xiàn)深入的結(jié)構(gòu)調(diào)整和改進(jìn)。文書檔案管理的概念產(chǎn)生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號文件，使得檔案時間不連貫、準(zhǔn)確性低、工作效率和工作質(zhì)量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業(yè)或單位檔案意識淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設(shè)計和規(guī)定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準(zhǔn)確性，使得相關(guān)人員在實際工作中得不到有效的借鑒和指導(dǎo)，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業(yè)當(dāng)中，檔案與文書分屬不同的管理條塊，兩部分人員若不能得到及時的信息溝通和一致的管理規(guī)范，就極容易出現(xiàn)銜接方面的脫節(jié)與不順暢，造成漏歸、錯歸等現(xiàn)象的產(chǎn)生。

3.未來文書檔案管理特點(diǎn)及發(fā)展趨勢。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展數(shù)據(jù)來源，同時作為行政管理中的后臺基礎(chǔ)工作，又決定著企業(yè)的各項事務(wù)能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業(yè)的核心價值，因此具有極強(qiáng)的保密性。不同企業(yè)對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標(biāo)準(zhǔn)化控制、分級管理兩個方面。前者通過對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個環(huán)節(jié)實行標(biāo)準(zhǔn)化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責(zé)任落實落實到具體個人，從而保證檔案管理的質(zhì)量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現(xiàn)今文書檔案管理的新趨勢。傳統(tǒng)的方法采用紙質(zhì)檔案和人工填寫，對環(huán)境和人員有較高的要求，且隨著時間的發(fā)展，必然出現(xiàn)一定的問題和弊端。現(xiàn)階段企業(yè)電子文檔雖然普及，但部分企業(yè)和單位僅僅局限于將手寫內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本，并未完全實現(xiàn)檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發(fā)和利用。

二、新形勢下文書檔案管理改進(jìn)方向

1.健全文書檔案管理規(guī)章制度。為了實現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)開展，需進(jìn)一步細(xì)化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責(zé)，同時根據(jù)企業(yè)或單位的實際情況以及相關(guān)的法律法規(guī)，對關(guān)鍵問題如歸檔期限等進(jìn)行規(guī)范和管理。各單位在制定文書檔案管理規(guī)章制度時，應(yīng)對突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識不強(qiáng)，資金和人員投入較少，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識較差、責(zé)任心不強(qiáng)，因此，適當(dāng)加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監(jiān)督考核機(jī)制，將促進(jìn)檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設(shè)和系統(tǒng)管理應(yīng)具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實體安全和信息安全做出保證。建立這一科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設(shè)計和具體環(huán)節(jié)的安全信息管理，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及保密需求。

2.強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)技能。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，專業(yè)水平和專業(yè)技能直接決定了能否應(yīng)對檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識以及責(zé)任感。企業(yè)或單位在招聘檔案管理人員時，從人才引進(jìn)的角度，應(yīng)甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當(dāng)量。而在日常培訓(xùn)時，可以通過培養(yǎng)管理人員對資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業(yè)技能的學(xué)習(xí)來實現(xiàn)整體素質(zhì)的提高。培訓(xùn)的內(nèi)容和形式可以多樣化，例如聘請相關(guān)學(xué)校的老師現(xiàn)場講解、開展團(tuán)隊競賽活動等，通過加深學(xué)習(xí)體驗達(dá)到強(qiáng)化專業(yè)知識的目的。此外，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動與企業(yè)文化建設(shè)部門及相關(guān)部門積極配合，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，通過文化宣傳來提高企業(yè)或單位內(nèi)部對文書檔案管理工作的了解，從而將強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感。檔案管理人員的整體素質(zhì)決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量，多維度的培訓(xùn)不僅有利于個體的自我提升，還有利于充分發(fā)揮文書檔案的最大價值。

3.搭建信息化文書檔案管理平臺。傳統(tǒng)文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動且資源遺漏嚴(yán)重等問題。為此，企業(yè)或單位應(yīng)對傳統(tǒng)文書檔案收集模式進(jìn)行改進(jìn)，在原有模式的基礎(chǔ)上搭建新的信息化文書檔案管理平臺。在平臺的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進(jìn)信息收集、保管的技術(shù)方法，例如圖像、聲音與文本的轉(zhuǎn)換方法，以此加深對資料的連續(xù)性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關(guān)的保密級別，對信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)化檔案的安全性。最后，企業(yè)在選擇合適的管理軟件時應(yīng)慎重，目前已較為成熟的辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)或單位提供了更多的選擇，新技術(shù)的發(fā)展也使得數(shù)據(jù)錄入等更為簡潔，選擇管理軟件時應(yīng)對其操作難易程度、后期維護(hù)以及保密性能作出充分考量，建設(shè)與時俱進(jìn)同時適合自身發(fā)展的信息化文書檔案管理平臺，充分發(fā)揮文書檔案的服務(wù)性質(zhì)。信息化的管理平臺代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強(qiáng)日常的軟硬件設(shè)備維護(hù)，完善信息應(yīng)急措施，才能從根本上發(fā)揮信息化平臺的優(yōu)勢，確保檔案的安全。

三、Y語

文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程的記錄者，也是核心技術(shù)和數(shù)據(jù)的承載者。明確文書檔案管理工作的特點(diǎn)，充分意識其價值，是各單位及企業(yè)不可缺少的任務(wù)之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發(fā)展，其保密性和傳承性也將不斷被強(qiáng)化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學(xué)的檔案管理平臺不僅是個體需要，也符合時代和社會發(fā)展的需求。

篇（3）

醫(yī)院檔案，是醫(yī)院實施行政管理的重要?dú)v史記錄，是反映醫(yī)院行政管理，醫(yī)療護(hù)理管理，黨務(wù)管理等活動的重要憑證，涵蓋著醫(yī)院中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃和總結(jié)、統(tǒng)計資料，會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、基建項目、通告、通知等內(nèi)容，醫(yī)院檔案對醫(yī)院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。

1 醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案涉及領(lǐng)域?qū)挕⒎N類多、綜合性強(qiáng)，基本反映了醫(yī)院各項工作及活動情況，其具有不同于其他專業(yè)檔案的特點(diǎn)：

1.1 醫(yī)院檔案管理具有綜合性

醫(yī)院檔案幾乎都是通過醫(yī)院辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行管理，從檔案的類型來看，它統(tǒng)管了諸如人事、基建、科研、財務(wù)、醫(yī)務(wù)、總務(wù)、設(shè)備以及黨務(wù)等各種載體材料；從文件的來源看，除了有來自上級印發(fā)或本院制定的各種規(guī)定性、政策性和指導(dǎo)性， 業(yè)務(wù)性文件外，還涉及到與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。

1.2 醫(yī)院檔案具有內(nèi)容上的專業(yè)性

醫(yī)院是以醫(yī)療工作為主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實反映。因此，它所記述的內(nèi)容無疑帶有很強(qiáng)的專業(yè)性，如，醫(yī)院發(fā)展計劃、業(yè)務(wù)診療和技能操作常規(guī)和制度，醫(yī)療科學(xué)研究以及院務(wù)管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業(yè)性。

1.3 醫(yī)院檔案管理具有相對的保密性

檔案管理的最終目的是提供利用，而醫(yī)院檔案具有業(yè)務(wù)性強(qiáng)，相對保密性等特點(diǎn)，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務(wù)。

1.4 醫(yī)院檔案管理具有階段性

醫(yī)院行政管理科室多，產(chǎn)生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫(yī)院在某一短時間內(nèi)某項工作（如醫(yī)院管理年活動、醫(yī)療質(zhì)量萬里行活動、優(yōu)質(zhì)護(hù)理活動等）所產(chǎn)生的文件材料的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，目前，大部分醫(yī)院檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。

2 醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。隨著醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用已為醫(yī)院管理中起到了非常重要的作用，因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)尤其重要，科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量醫(yī)院業(yè)績與管理水平的重要尺度。

2.1 實現(xiàn)信息化管理建設(shè)是做好開發(fā)利用的手段

檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)和利用也顯得更為重要。HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個領(lǐng)域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現(xiàn)，使醫(yī)院檔案管理信息化已迫在眉睫。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)、教、研、學(xué)提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供準(zhǔn)確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，而檔案信息化在充分發(fā)揮檔案的這些功能方面有著獨(dú)特優(yōu)勢。實現(xiàn)檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能改變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。實現(xiàn)檔案信息化也是順應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時展的必然要求。

2.2 規(guī)范管理制度是做好開發(fā)利用的前提

檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

2.3 完善檔案信息資源是做好開發(fā)利用的條件

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。長期以來，醫(yī)院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對文書檔案未予以足夠的重視，沒有專門的、統(tǒng)一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各醫(yī)院大多數(shù)根據(jù)自己的理解和實踐進(jìn)行管理，致使各醫(yī)院檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多樣，室藏結(jié)構(gòu)是否科學(xué)、合理，直接影響到檔案儲藏的質(zhì)量。因此，要有針對性地拓寬有價值的檔案歸檔范圍，優(yōu)化室藏檔案種類、數(shù)量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲藏的檔案完整、有價值、可利用性。同時，檔案集中統(tǒng)一管理，配置信息系統(tǒng)管理設(shè)備，把檔案資源建設(shè)成為綜合的信息庫，是醫(yī)院檔案發(fā)展的客觀要求。建立規(guī)范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。

2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)是做好開發(fā)利用的保證

檔案管理是一項技術(shù)性相對較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員由醫(yī)院辦公室人員兼職，且平時檔案業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創(chuàng)新和活力，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時代的發(fā)展趨勢。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

檔案管理工作是一門專門的學(xué)問，尤其對于醫(yī)院來說更是關(guān)鍵，必須要有大局之眼，細(xì)致之心，對每一道程序，每一個環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格把關(guān)，必須建立健全科學(xué)的管理制度，在管理模式，人才隊伍等方面不斷創(chuàng)新舉措，推陳出新，努力實現(xiàn)歸口化，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的目標(biāo)管理，變死材料為活材料， 使有限的檔案材料發(fā)揮無限的作用。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管鍾工作保持特色和活力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供堅實的憑證和依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

篇（4）

電算化會計檔案指存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機(jī)打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案治理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、電算化會計檔案的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會計檔案一般具有如下幾個特點(diǎn)：

一是電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

二是電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存儲在計算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光盤等存儲介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存不當(dāng)容易遭到破壞。

三是電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。

四是電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。

五是電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會計檔案包含的內(nèi)容

（一）機(jī)制會計檔案

包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

（二）機(jī)讀會計檔案

包括以計算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)和會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。

（三）計算機(jī)系統(tǒng)檔案

包括計算機(jī)硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

三、對電算化會計檔案生成的管理控制

（一）機(jī)制會計檔案生成的管理控制

1.機(jī)制會計憑證類生成的管理控制。會計電算化操作員向會計電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應(yīng)認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無誤。審核記賬員（由復(fù)核人員兼任）應(yīng)在計算機(jī)屏幕上直接對系統(tǒng)內(nèi)的記賬憑證一張一張進(jìn)行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復(fù)核機(jī)制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機(jī)制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。

機(jī)制記賬憑證的編號應(yīng)由計算機(jī)自動順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號間斷時，應(yīng)在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關(guān)人員簽章。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

2.機(jī)制會計賬簿類生成的管理控制。現(xiàn)金日記賬每天在計算機(jī)內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應(yīng)每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

總賬、其他明細(xì)賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)企業(yè)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應(yīng)全部完成此項工作。當(dāng)然，也要根據(jù)稅務(wù)、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿。

3.機(jī)制財務(wù)會計報告類生成的管理控制。企業(yè)的會計報表和部分財務(wù)分析結(jié)果由會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，但要求向有關(guān)各方提供的財務(wù)會計報告應(yīng)符合《企業(yè)財務(wù)會計報告條例》的規(guī)定。企業(yè)在有必要向有關(guān)各方同時提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財務(wù)會計報告時，兩者數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)完全一致。此外，由會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計資料發(fā)生缺損時，應(yīng)補(bǔ)充打印，并同樣需要有關(guān)會計人員簽章。

（二）機(jī)讀會計檔案生成的管理控制

機(jī)讀會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會計檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但發(fā)展方向是以方便、可靠而經(jīng)濟(jì)的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)。《會計電算化工作規(guī)范》已經(jīng)允許在征得同級財政部門同意后，企業(yè)采用磁性介質(zhì)等存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿（總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會計檔案管理辦法》第12條也規(guī)定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案”。

目前，大多數(shù)會計電算化軟件主要支持計算機(jī)硬盤及軟盤備份。備份次數(shù)應(yīng)視企業(yè)會計業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。每次除在本機(jī)硬盤備份外，同時還應(yīng)制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環(huán)。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結(jié)賬前做第二次備份時要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。

對使用中的會計電算化軟件進(jìn)行修改、版本升級或計算機(jī)硬件設(shè)備更換時，為保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，也應(yīng)事前制作軟盤備份，因為會計電算化系統(tǒng)不僅存有當(dāng)期的會計數(shù)據(jù)，而且存有以前年度的歷史會計數(shù)據(jù)，硬盤數(shù)據(jù)備份也保存在計算機(jī)內(nèi)。系統(tǒng)管理員應(yīng)在現(xiàn)場全程監(jiān)督，事后還應(yīng)核查確認(rèn)會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和完整。升級前的舊版本的會計電算化軟件系統(tǒng)不應(yīng)刪除，而應(yīng)存儲在計算機(jī)內(nèi)。

盡管軟盤在會計數(shù)據(jù)備份中廣為使用，但是并非最佳選擇。《會計電算化工作規(guī)范》中建議，“大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案”。現(xiàn)在很多企業(yè)使用存儲量大、價格逐步下調(diào)的光盤備份會計數(shù)據(jù)，而一些大型企業(yè)則有必要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)備份與傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)異地實時備份，以確保會計數(shù)據(jù)不會丟失。會計數(shù)據(jù)備份有一個致命的缺陷：按規(guī)定，會計資料經(jīng)有關(guān)人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標(biāo)簽上手工簽章根本不能保證會計電子數(shù)據(jù)不被人為刪改，也就不能保證會計檔案的真實、完善以及使用該備份進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)后會計信息的正確性。因此，采取加密碼的“數(shù)字簽名”才是有效的解決方法。

四、電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點(diǎn)，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個問題：

（一）要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理

這些軟件文檔是進(jìn)行會計信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。

（二）電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞

在管理時應(yīng)注意如下問題：一是在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好“保護(hù)”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)，各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；五是對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應(yīng)及時制作數(shù)據(jù)備份；六是需要對備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

篇（5）

[摘要]近年來，信息化技術(shù)取得了較快的發(fā)展，會計電算化工作在已全面普及的基礎(chǔ)加快了信息化建設(shè)的步伐，特別是會計檔案管理工作在當(dāng)前信息化環(huán)境下發(fā)生了較大的變化。在信息化技術(shù)的支撐下，當(dāng)前我國財務(wù)工作已實現(xiàn)了無紙化，原來的手工記賬憑證和檔案已全面被電子憑證和數(shù)字檔案所取代。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已無法適應(yīng)當(dāng)前會計檔案信息化的要求，所以需要針對信息化環(huán)境下會計檔案的新特點(diǎn)，來加快推動會計檔案管理策略的改進(jìn)。

[

關(guān)鍵詞 ]信息化；會計檔案；管理；新特點(diǎn)；改進(jìn)策略

一、信息化環(huán)境下會計檔案管理的新特點(diǎn)

當(dāng)前會計檔案已實現(xiàn)了會計信息全面的數(shù)字化，這對于會計日常查詢、統(tǒng)計分析和制作報表都帶來了較大的便利，有利于會計檔案利用效率的提高，同時還可以加快推動會計信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)整合的步伐，加快會計檔案信息資源共享的實現(xiàn)。但數(shù)字化的會計檔案信息，其容易被篡改、破壞和泄密。由于會計檔案信息會存儲在電腦硬盤或是其他專用介質(zhì)上，這就增加了其感染病毒的機(jī)率，一旦感染上病毒，檔案信息則會失去，計算機(jī)系統(tǒng)崩潰，會計檔案數(shù)據(jù)則會受到不同程度的毀損和破壞。在信息化環(huán)境下，會計檔案信息處于高度集中的狀態(tài)下，這為不法人員、對檔案信息進(jìn)行惡意篡改提供了便利，而且篡改后的會計檔案信息不會留下痕跡，數(shù)據(jù)很難恢復(fù)原狀。所以在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會計檔案即有自身的優(yōu)勢，也存在著許多不足之處，這就需要加強(qiáng)對會計電子檔案的管理，確保會計電子檔案的安全性和完整性，更好地對其進(jìn)行利用，使其能夠發(fā)揮出自身應(yīng)用的價值。

二、信息化環(huán)境下會計檔案管理的改進(jìn)策略

(一)進(jìn)一步對會計檔案管理制度進(jìn)行完善

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會計檔案管理工作中，需要進(jìn)一步對內(nèi)部控制環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，制定風(fēng)險管理機(jī)制，強(qiáng)化風(fēng)險管理。加強(qiáng)信息的溝通。進(jìn)一步對當(dāng)前信息化環(huán)境下會計電子檔案的管理流程進(jìn)行優(yōu)化，通過完善會計信息化檔案管理制度來規(guī)范會計檔案管理流程，確保會計信息檔案的安全性。

(二)加強(qiáng)會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

在信息化環(huán)境下，會計檔案的載體發(fā)生了較大變化，目前會計檔案仍然存在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案則利用磁性介質(zhì)及光盤進(jìn)行存儲。由于電子檔案信息與紙質(zhì)檔案在利用時存在較大的差異，對存放環(huán)境具有較高的要求。因此，需要加快會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，加快會計檔案管理過程中硬件設(shè)施和軟件的配備，使其能夠更好地滿足當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理的要求。目前，在會計電子檔案管理工作中，不僅需要計算機(jī)、掃描儀和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，同時，還需要將計算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)及檔案存放地點(diǎn)三者有效地結(jié)合在一起，這樣才能確保會計檔案管理的高效性和效率性。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會計檔案管理工作對計算機(jī)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的依賴性，特別是在檔案查詢過程中，更離不開電子檔案查詢系統(tǒng)，這樣財務(wù)人員才能夠快速地對原始檔案進(jìn)行調(diào)取，確保會計檔案利用率的提高。

（三）建立會計檔案管理信息平臺

需要加快會計檔案管理信息化平臺的建設(shè)，這個平臺不僅需要管理人員操作習(xí)慣相符合，而且還要保證檔案的立體性、可視性、動態(tài)性、安全性和完整性。通過會計檔案管理信息平臺，不僅可以實現(xiàn)單據(jù)可視性和連貫性的傳遞，合理進(jìn)行權(quán)限分配，而且會計檔案信息數(shù)據(jù)具有較強(qiáng)的安全性和保密性。同時全部采用電子單據(jù)，減少了紙質(zhì)單據(jù)的利用，為會計電子檔案信息化管理的實現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

(四)建立有效的風(fēng)險防范體系，保障電子檔案信息安全

通過設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機(jī)硬件環(huán)節(jié)防止不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時，還要加強(qiáng)對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保會計信息安全運(yùn)轉(zhuǎn)。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的會計電子檔案的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性。信息化條件下，檔案管理更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，將檔案處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對產(chǎn)生的檔案信息統(tǒng)一管理，所以，必須建立會計電子檔案信息安全保障體系、設(shè)立電子檔案數(shù)據(jù)中心、建立完整的權(quán)限體系，采取內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份等措施來保證數(shù)據(jù)的安全，同時配備專人負(fù)責(zé)日常的維護(hù)管理。

(五)引入會計電子文件管理系統(tǒng)

為更好地實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，會計檔案管理不僅僅限于內(nèi)部進(jìn)行一些調(diào)整，還必須向前端的會計文件工作擴(kuò)張，這就使得實現(xiàn)文檔一體化的要求尤為迫切。文檔一體化并不是一個新的命題，然而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其重要性日益彰顯，在條件允許的情況下可以引入會計檔案電子文件管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)是針對某一個或若干個機(jī)構(gòu)的會計電子文件，從會計電子文件的生成開始，到電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，到一部分電子文件轉(zhuǎn)化為會計電子檔案，到會計電子檔案的管理與提供利用，到對會計電子檔案進(jìn)行遷移或銷毀為止，能夠通過網(wǎng)絡(luò)對會計文件的整個生命周期進(jìn)行相應(yīng)控制與有效管理。

三、結(jié)束語

信息化會計檔案是會計檔案發(fā)展的必然趨勢，其與傳統(tǒng)形式的會計檔案存在著非常緊密的聯(lián)系。通過加強(qiáng)會計檔案的電子化管理工作，可以更好的發(fā)揮會計信息化的強(qiáng)大功能。在當(dāng)前會計檔案管理工作中，管理人員需要不斷的加快對會計檔案管理方法地發(fā)揮會計檔案的潛在價值，使其更好的為當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

篇（6）

（一）核心。檔案管理的核心是對工程建設(shè)過程中的相關(guān)事宜進(jìn)行記錄。水利工程建設(shè)主要包括以下幾部分：一是工程前期。在該階段主要包括水文水利分析報告、可行性研究報告、當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟(jì)及效益調(diào)查報告、工程設(shè)計圖、環(huán)評報告、設(shè)計委托書以及審批記錄等相關(guān)資料。二是工程審批。這就包括了相關(guān)部門的審批文件、計劃請示文件、經(jīng)批準(zhǔn)的移民方案以及建設(shè)用地批件等。三是工程施工。主要包括開工報告、施工圖、施工合同書、建筑材料化驗單、設(shè)計變更文件及圖紙、機(jī)電設(shè)備合格證、試驗報告、質(zhì)量檢查、施工記錄、評定和事故處理記錄、施工單位法人、施工單位資質(zhì)、監(jiān)理報告、施工單位技術(shù)人員、各施工階段結(jié)論報告以及監(jiān)理文件等。四是竣工驗收。該階段主要是指各單元工程、單項工程、單位工程驗收和竣工驗收所產(chǎn)生的驗收報告和會議原始資料等。

（二）檔案應(yīng)用。1、施工依據(jù)。水利工程檔案在建設(shè)期間，施工的關(guān)鍵在于批復(fù)與立項；而施工的依據(jù)則主要是圖紙、設(shè)計、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；而合同和文件則主要起明確施工責(zé)任和分配施工任務(wù)的作用。2、竣工驗收的必要條件。根據(jù)水利部門所頒發(fā)的《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知》（水辦【2005】480號）中第二十四條規(guī)定要求：未經(jīng)過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不能夠通過或進(jìn)行工程驗收。由此可知，水利工程檔案驗收是工程竣工驗收中非常重要的環(huán)節(jié)。與此同時，水利工程檔案還可作為工程質(zhì)量監(jiān)督部門以及行政主管部門的驗收依據(jù)。3、運(yùn)行與維護(hù)依據(jù)。水利工程檔案在維修養(yǎng)護(hù)以及調(diào)度運(yùn)行中同樣占據(jù)著重要地位。其可對水利工程的防洪能力以及設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)等方面提供最直接、可靠的信息，便于對工程的抗旱輸水和防洪調(diào)度等方面的能力進(jìn)行評估和實施；同時，檔案還能提供技術(shù)參數(shù)、設(shè)備工程安裝以及操作手冊等相關(guān)信息，是工程設(shè)備使用的必備資料。4、改建、擴(kuò)建依據(jù)。由于各種原因需對水利工程進(jìn)行擴(kuò)建或改建時，首先應(yīng)對原工程的設(shè)計、地基情況以及設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)等各方面進(jìn)行初步的評估，通過查閱檔案資料，不僅能使改建或擴(kuò)建設(shè)計與原工程更加貼合，還可大大提高工程的耐用性和安全性。5、事故處理依據(jù)。水利工程本身就是較為特殊的工程，一旦發(fā)生事故，其波及范圍非常廣，且損失數(shù)額也非常巨大，這就需要對責(zé)任方進(jìn)行追究，為其他項自工程的實施拉起警戒線。在對工程事故進(jìn)行調(diào)查的過程中，理清責(zé)任非常關(guān)鍵，而檔案中白紙黑字留下的信息在此時就成為了最重要的證據(jù)。

二、“三個工程”

檔案管理，以時間為縱向主線對工程建設(shè)過程進(jìn)行記錄；橫向上則對應(yīng)實物水利工程。筆者認(rèn)為檔案工作應(yīng)分為三大工程，分別是財務(wù)工程、文字工程（包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料）以及影像工程。

（一）財務(wù)工程。財務(wù)工程主要是指在水利工程建設(shè)的過程中，所涉及的財務(wù)檔案資料，而財務(wù)也是制約工程的主要因素，通過對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行查閱可清楚地掌握工程的進(jìn)度及花費(fèi)量。這里所說的財務(wù)工程主要是對預(yù)算、概算、各類保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關(guān)信息的統(tǒng)指。

（二）文字工程。檔案管理的主體就是文字工程，無論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗收等各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的文字內(nèi)容。通過文字工程，可使水利工程各環(huán)節(jié)更加準(zhǔn)確、全面、翔實地展現(xiàn)。

（三）影像工程。影像工程主要是通過多媒體技術(shù)，例如，攝影機(jī)和照相機(jī)等設(shè)備，對工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的重要事件通過圖像的形式進(jìn)行記錄。截至目前為止，影像技術(shù)主要用于領(lǐng)導(dǎo)檢查、工程重大會議、完工后工程實景等。通過影像技術(shù)對工程進(jìn)行記錄，使工程記錄信息更加真實、直觀。目前，不少隱蔽工程紛紛通過多媒體技術(shù)來記錄和拍攝工程概況，使隱蔽工程驗收突破了時間地域的限制，在影像的基礎(chǔ)上輔以文字說明，大大增強(qiáng)了工程的客觀性、真實性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設(shè)備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無法得到有效落實，可直接導(dǎo)致工程返工，延長工程時間。為此，要提高工程質(zhì)量，保證工程能夠順利完工，就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續(xù)施工。

三、事件的時間對應(yīng)

水利工程檔案管理主要從工程建設(shè)與檔案的同步性、工程建設(shè)流程的對應(yīng)性來體現(xiàn)。無論是何種水利工程，在立項時。首先需要對相關(guān)文件資料進(jìn)行收集整理。其次，設(shè)計、勘測、監(jiān)理以及施工等相關(guān)協(xié)議，均會產(chǎn)生大量的文字信息，此外，這些環(huán)節(jié)對檔案的份數(shù)、質(zhì)量以及移交工作均有明確要求，這就對檔案管理提出了進(jìn)一步指示；在對施工質(zhì)量進(jìn)行檢查以及了解施工進(jìn)度時，需同時對工程檔案管理情況進(jìn)行收集整理，沒有檔案的參與無法準(zhǔn)確掌握施工的全過程。在建設(shè)水利工程的過程中，若需要對設(shè)計進(jìn)行變更，則必須以施工圖紙為基礎(chǔ)；監(jiān)理單位批復(fù)、施工單位申請以及業(yè)主單位同意，一定要保證時間的先后順序。

四、電子版與紙版

伴隨著電子技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)成為了當(dāng)前檔案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程檔案管理工作效率。但紙質(zhì)版仍然在檔案管理中占據(jù)著重要地位。一是，紙版檔案材料是以實物形式存在，更加具有說服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關(guān)信息記錄到數(shù)據(jù)庫中，在統(tǒng)計和查詢上具有更強(qiáng)的優(yōu)勢，且隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在工程建設(shè)中的作用更加突出，尤其是異地查閱，其優(yōu)勢是不言而喻的。近兩年來，國家制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，標(biāo)志著電子檔案在CAD光盤技術(shù)的推動下逐步朝著光盤庫載體的模式快速推進(jìn)，未來這就成為項目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內(nèi)容一致，無論是內(nèi)容、時間還是結(jié)構(gòu)，均必須保持一致。

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中圖分類號：TV文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

水利檔案是人類改造自然、利用自然資源、抗御自然災(zāi)害的成果，是國家和人民的寶貴財富, 是水利科技工作者辛勤勞動智慧的結(jié)晶。它將為今后的水利建設(shè)提供重要的信息資源，是整個國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的決策依據(jù)之一。

一、水利檔案的特點(diǎn)

水利檔案除與其它專業(yè)檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)外，還有其固有的特點(diǎn)。

（一）內(nèi)容綜合性強(qiáng)

水利為國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展提供防洪安全保障、供水保障、重要能源保障、生態(tài)保障，它牽涉到工業(yè)、農(nóng)業(yè)、電力、通信、交通、市政、環(huán)保等各個方面，水利專業(yè)本身又與電力、機(jī)械、建筑、水文、地質(zhì)、氣象等緊密聯(lián)系，涉及多專業(yè)、多學(xué)科，工作面廣，內(nèi)容繁雜。由此而形成的水利檔案也就具有多元性和很強(qiáng)的綜合性，不僅是某一學(xué)科的信息反映，而且是以水利為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。

（二）形成時機(jī)性強(qiáng)

水利工作是人類改造自然的活動，必然要受到自然規(guī)律的制約和影響，因此一年四季都有其特定的工作內(nèi)容，如夏季防汛抗旱，冬春季節(jié)開展全面歲修工程建設(shè)等。在這些工作過程中所形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數(shù)據(jù)以及因防治洪澇災(zāi)害而搶做緊急工程的信息等都具有形成時間短、季節(jié)性強(qiáng)的特點(diǎn)。

（三）原始數(shù)據(jù)價值大

人們在同水的長期斗爭中積累了大量的原始數(shù)據(jù)，如水文資料、地質(zhì)資料、氣

象資料等。規(guī)劃、設(shè)計、施工管理等需要多年的水文、氣象資料，需要在原始積累的基礎(chǔ)上逐年延續(xù)，因此這些資料年代越長，價值越大，一旦遺失將無法再生。

（四）形成周期差異大

根據(jù)不同的工程效益、水文地質(zhì)條件、河床演變情況、險情隱患以及其它因素所確定的水利建設(shè)工程，周期長短懸殊較大。一般的江河護(hù)坡工程以及農(nóng)田水利工程通常僅需要幾個月即可完成，而大型的河道工程、水庫、閘壩建設(shè)則需要幾年或更長的時間才能完成。施工周期長短不同，就必然使得相應(yīng)工程建設(shè)中有關(guān)檔案的形成周期產(chǎn)生很大差異。

二、水利檔案的作用

水利檔案源于人類的治水實踐，也服務(wù)于人類的治水工程。水利工程在建設(shè)過程中形成各種各樣的文檔材料，有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養(yǎng)記錄等，這些文檔材料全面反映了水利工程建設(shè)的詳細(xì)情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計起著重要的憑證和依據(jù)作用,對其他工程也起著借鑒與參考的作用。尤其是一些大型水利工程項目，隨著時間的推移，其檔案資料的利用價值也越來越高。因此,認(rèn)真利用、管理好水利檔案,使其在水利建設(shè)和水利管理中充分發(fā)揮作用,更好地為水利事業(yè)服務(wù)是非常重要的。

三、水利檔案的管理

做好水利檔案管理工作必須要從以下幾個方面做起：

提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

領(lǐng)導(dǎo)重視是管理好檔案的關(guān)鍵。水利部門各級領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對水利檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把水利檔案工作納入本單位的發(fā)展計劃，列入單位達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行考核，解決好水利檔案工作的人員配備、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備等問題，使檔案工作能真正發(fā)揮其職能和作用。

（二）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

水利檔案管理人員不但應(yīng)具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案學(xué)知識，還應(yīng)對水利專業(yè)的相關(guān)知識有較多的了解，這樣才能具備相應(yīng)的管理能力。如在繁雜的文件材料中分清性質(zhì)類別，確保文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；能及時收集材料，能變單向收集為雙向收集，使各部門主動送交那些已經(jīng)失去現(xiàn)行效用而轉(zhuǎn)化為檔案的文件與材料。主管部門應(yīng)組織檔案管理人員進(jìn)行短期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等；主管部門也應(yīng)組織不定期的檢查、交流活動來不斷拓寬檔案管理人員的視野。

（三）建立水利檔案管理網(wǎng)絡(luò)

建立水利檔案管理網(wǎng)絡(luò)就是把分散的檔案進(jìn)行整體管理，做好水利檔案工作的組織保證。建立網(wǎng)絡(luò)的原則：一是覆蓋范圍要大，即相關(guān)業(yè)務(wù)部門均應(yīng)有專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時機(jī)構(gòu)及外部施工點(diǎn)更不能疏漏；二是人員要精干，職責(zé)要明確；三是專、兼職相結(jié)合，由行政辦公室負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)管理。基層單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與上級主管部門聯(lián)網(wǎng)后，可隨時接受業(yè)務(wù)主管部門的指導(dǎo)或提取有關(guān)信息，并把本單位的信息及時反饋給上級主管部門。

（四）認(rèn)真開展檔案業(yè)務(wù)工作

篇（8）

水利檔案是水利部門在水利建設(shè)，管理等日常活動中形成的具有查考價值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，除與其它專業(yè)檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)外，還有其固有的特點(diǎn)。

(一)內(nèi)容綜合性強(qiáng)

利工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜。在水利工程建設(shè)中往往會牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力、通訊、市政、生態(tài)環(huán)境等各個方面，再加上水利專業(yè)本身又與電力、機(jī)械、建筑、水文、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密，由此而形成的水利檔案也就具有多元性和很強(qiáng)的綜合性。它不僅僅是某一學(xué)科的信息反映，而且是以水利產(chǎn)業(yè)為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。

(二)形成時機(jī)性強(qiáng)

水利工作是人類改造自然的活動，因此必然要受到自然規(guī)律的制約和影響，一年四季都有其特定的工作內(nèi)容，如夏季防汛，遇旱抗旱，冬春季節(jié)開展全面歲修工程建設(shè)，農(nóng)田水利建設(shè)等。在這些工作過程中形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數(shù)據(jù)，以及因防治洪澇災(zāi)害而搶做緊急工程的信息等，都明顯具有形成時間短、季節(jié)性強(qiáng)的特點(diǎn)。

(三)形成周期差異大

根據(jù)不同的工程效益、水文地質(zhì)條件、河床演變情況、險情隱患以及其它因素所確定的水利建設(shè)工程，周期長短懸殊較大。一般的江河護(hù)坡工程以及面廣量大的農(nóng)田水利工程，通常僅需要幾個月即可完成，而大型的河道工程、水庫、閘壩建設(shè)，則需要幾年或更長的時間才能完成。施工周期長短不同，就必然使得相應(yīng)工程建設(shè)中有關(guān)檔案的形成周期產(chǎn)生很大差異。

(四)文書與科技檔案相互滲透

水利工作實施的是科研、規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理一體化的運(yùn)行機(jī)制，因此而形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。水利科技檔案工作是水利事業(yè)大局一項重要的基礎(chǔ)性工作，占有舉足輕重的地位，它的主要對象是水利工程。因此，作為反映水利工程建設(shè)管理、開發(fā)成果的水利檔案，它有其自身的特性。許多文書不僅是檔案的前期活動記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。

二、水利事業(yè)單位檔案的管理

(一)切實加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

一件新生事物的產(chǎn)生，領(lǐng)導(dǎo)重視起到關(guān)鍵作用。首先，要提高基層水利單位主管領(lǐng)導(dǎo)的建檔意識。其次，基層單位主管領(lǐng)導(dǎo)在日常工作活動過程中，要監(jiān)督檔案員肩負(fù)起資料收集的責(zé)任。再次，在基層水利單位檔案升級活動中，要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，及時解決升級過程中所碰到的各種困難和問題。

(二)提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

水利檔案工作內(nèi)容涉及到對檔案資料進(jìn)行收集、鑒別、整理、保管和利用等多個環(huán)節(jié)，一些未從事過檔案工作的水利人員，必須接受相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，掌握檔案和檔案工作的基礎(chǔ)理論知識，掌握最基本的實際操作技能。

水利檔案管理人員不但應(yīng)具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案學(xué)知識，還應(yīng)對水利專業(yè)的相關(guān)知識有較多的了解，這樣才能具備相應(yīng)的管理能力。

(三)建立水利事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)

建立水利事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)就是把分散的檔案進(jìn)行整體管理，做好水利檔案工作的組織保證。建立網(wǎng)絡(luò)的原則：一是覆蓋范圍要大，即相關(guān)業(yè)務(wù)部門均應(yīng)有專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時機(jī)構(gòu)及外部施工點(diǎn)，更不能疏漏；二是人員要精干，職責(zé)要明確；三是專、兼職相結(jié)合，由行政辦公室負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)管理。

(四)實行文書、科技檔案一體化管理

從水利檔案相互滲透、相互交叉的特點(diǎn)及檔案工作的發(fā)展趨勢來看，作為一個基層單位，文書檔案及科技檔案的嚴(yán)格劃分似五十分必要，除純屬黨政活動、干部人事文件單獨(dú)立卷外，完全可以施行綜合性一體化管理。

(五)認(rèn)真開展檔案業(yè)務(wù)工作

要充分發(fā)揮檔案的利用價值，不只是簡單地整理好文件、圖表、聲像等資料，還需要做好檔案檢索工具的編制、檔案文獻(xiàn)的匯編以及檔案參考資料的編寫。此外，我們還要把檔案信息進(jìn)行優(yōu)化，使檔案內(nèi)容能從繁雜的資料中匯編成檔案文獻(xiàn)和檔案參考資料，便于進(jìn)行查閱利用。

(六)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

篇（9）

一、病歷檔案的概念

病歷檔案是關(guān)于臨床醫(yī)學(xué)科學(xué)的檔案資料，它完整地記錄了病人歷次的檢查、治療和轉(zhuǎn)歸的全過程，以及與疾病有關(guān)的所有問題。病歷檔案是醫(yī)務(wù)人員給病人進(jìn)行診斷和治療的記錄，是病人就醫(yī)期間身體和心理情況的真實反映，是醫(yī)院臨床、教學(xué)、研究工作的寶貴資料，從一定意義上講它也是臨床醫(yī)學(xué)的法定文件。但當(dāng)前從病歷檔案的全過程管理和自身的管理相對于臨床醫(yī)學(xué)發(fā)展和要求，以及傳統(tǒng)病歷檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代病歷檔案信息管理的發(fā)展趨勢來衡量，任務(wù)還十分艱巨。

二、病歷檔案的組成

大多數(shù)學(xué)者認(rèn)為，病歷檔案的內(nèi)容包括門診病歷檔案、住院病歷檔案、醫(yī)療事故檔案、死亡檔案等四個方面。一般的病歷檔案多含門診病歷檔案和住院病歷檔案。

（一）門診病歷檔案

醫(yī)院門診是病人的首診，也是形成病歷檔案最多的地方。門診病歷檔案包括患者的病歷本、門診化驗單、X光檢查報告單、B超報告、心電圖報告等記錄以及醫(yī)生診斷的結(jié)論、各種治療處方，同時包括門診中西處方的存根。

（二）住院病歷檔案

嚴(yán)重患者由門診轉(zhuǎn)入住院部進(jìn)行一段時間的治療，在此治療過程中就形成了大量的病歷檔案，它包括門診醫(yī)生開出的住院證及其初診的結(jié)論；住院部醫(yī)生觀察的各種記錄、化驗報告單、X光片、心電圖、腦電圖、B超、CT等檢查記錄材料及其診斷結(jié)論等；護(hù)理人員對病人的觀察、治療護(hù)理所做各項記錄；需做手術(shù)的患者產(chǎn)生的諸如術(shù)前會診結(jié)論、手術(shù)方案、手術(shù)同意書、麻醉記錄單、術(shù)中意外情況的處理方案等文字材料。

（三）醫(yī)療事故檔案

在治療中有時產(chǎn)生醫(yī)療事故和意外事故，必須有檔案的記載，以便查考。醫(yī)療事故檔案包括病人的病情和醫(yī)生的治療方案、醫(yī)治過程中形成的所有記錄，以及事故發(fā)生后，事故鑒定委員會的鑒定結(jié)論、傷殘等級評定證書，有些事故還含有法醫(yī)進(jìn)行尸體解剖形成的尸體勘驗筆錄。

（四）死亡檔案

經(jīng)過醫(yī)院多方搶救無效而逝去的病人，必須建立死亡檔案。死亡檔案包括搶救病人的全部記錄，以及寫有死亡時間、地點(diǎn)等內(nèi)容的通知單。

三、病歷檔案的特點(diǎn)

（一）服務(wù)對象單一

病歷檔案服務(wù)的主要對象是病人和醫(yī)務(wù)人員。

（二）病歷檔案提前形成

病人就診之始，醫(yī)院就要給病人辦理立卷、登記、編號、建立姓名索引卡等手續(xù)。因為只有在醫(yī)師診治之前建立病歷檔案，醫(yī)師所做的記錄以及實驗室檢查結(jié)果的報告文件才能按號歸入該病人的病歷檔案。

（三）使用頻繁

病歷檔案服務(wù)的對象決定了它的使用頻率，每一份病歷檔案在該病人每次來院就診時都要使用。特別是某些慢性病或難于根治的疾病患者的病歷檔案則隨著就診次數(shù)的增加而多次使用。

四、病歷檔案的作用

（一）為醫(yī)療管理提供信息資源

病歷檔案是醫(yī)院最寶貴、最有特色的檔案財富。它是臨床實踐的原始記錄，是患者的保健參考資料，是醫(yī)務(wù)人員對疾病正確診斷和決定治療方案所不可缺少的重要依據(jù)。病歷檔案記載了每個患者的疾病情況、診療方法和效果，所以它在一定程度上反映了一個醫(yī)院的發(fā)展史。因此，可以說病歷檔案是一個醫(yī)院最寶貴的珍藏，也是最有利用價值的檔案財富。病歷檔案，特別是罕見病例檔案具有重要的信息利用價值，對于類似病案的診治具有重要的參考和指導(dǎo)作用。

（二）為醫(yī)療科研提供參考

病歷檔案對于醫(yī)務(wù)人員開展科學(xué)研究具有十分重要的意義。病歷檔案是提高醫(yī)療水平和護(hù)理水平的重要資料。對于患者診斷的確立和選擇恰當(dāng)?shù)闹委煼桨付家獏⒖疾v檔案。一個完整的病歷檔案可以指出通向正確診斷的途徑，所以它是決定診斷的關(guān)鍵。通過對病歷檔案進(jìn)行科學(xué)研究，就能提出各種有價值的資料，來總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高醫(yī)療質(zhì)量和護(hù)理質(zhì)量，研發(fā)新藥品。

（三）為醫(yī)療保險雙方維護(hù)合法權(quán)益提供依據(jù)

如何使保險公司及被保險人雙方利益均得到保證，病歷檔案便成為一個重要依據(jù)，病歷檔案可以為保險公司提供所有需要的真實信息，醫(yī)院病案室為保險公司提供被保險人的病歷檔案已成為一項重要工作。

五、病歷檔案的現(xiàn)代科學(xué)管理方法

病歷檔案管理的目的就是用科學(xué)的方法，對病歷檔案進(jìn)行收集、整理、編目、統(tǒng)計、保管和利用等一系列的處置，以便保管好病歷檔案，并充分利用它來為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)。

（一）制度化管理

建立和完善病歷檔案管理制度，使病歷檔案的管理走向法制化、規(guī)范化軌道，是做好病歷檔案工作的必要條件。根據(jù)檔案工作的基本原則和檔案法規(guī)，病歷檔案必須集中統(tǒng)一管理。當(dāng)前許多醫(yī)院成立了病案室，集中統(tǒng)一管理和保管病歷檔案，監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)病歷檔案工作。有些醫(yī)院設(shè)立了“病歷管理委員會”，加強(qiáng)對病歷檔案的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全病歷檔案管理各項規(guī)章制度，從而使病歷檔案工作有了可靠的w制保障。病歷檔案是由醫(yī)療文件材料轉(zhuǎn)化而來的，為了確保病歷檔案的完整、準(zhǔn)確、精練和系統(tǒng)，必須在病歷檔案材料形成過程中把好質(zhì)量關(guān)，這也是搞好病歷檔案的前提。要加強(qiáng)對病歷檔案書寫質(zhì)量的管理和簽署審批管理，做到病歷書寫內(nèi)容完整準(zhǔn)確，文字簡練明了，記錄及時，手續(xù)齊全，書寫整潔。同時，當(dāng)一個病人診療結(jié)束并取得相應(yīng)的結(jié)果后，應(yīng)及時地將記錄診療全過程及其結(jié)果的材料整理歸檔，把有使用價值的醫(yī)療文件材料完整而系統(tǒng)地保存下來。

（二）規(guī)范化管理

篇（10）

Key words: China highway engineering; archives management; characteristics

中圖分類號:U415 文獻(xiàn)標(biāo)識碼文章編號

一、公路工程科技檔案資料的內(nèi)容 1.綜合性文件資料 主要包括上級批準(zhǔn)文件；計劃任務(wù)書;工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料;項目的方案及初步設(shè)計文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書;工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料;工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。 2.公路工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料 主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料抽檢記錄及各項試驗資料;隱蔽工程驗收記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

二、公路工程科技檔案的特點(diǎn)分析 1.單一獨(dú)立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。 2.真實性。工程科技檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照,是公路工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗收的重要依據(jù)。 3.實用性。工程科技檔案是該工程最原始的記錄,通過檔案,可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。

三、公路工程科技檔案管理需要解決的問題 1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路工程檔案存在的主要問題。 2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從科技檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程科技檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。 3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。

四、嚴(yán)格公路科技檔案管理制度 1.思想上要重視工程檔案管理工作 工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，施工單位對公路工程科技檔案在思想上重視程度不夠。 2.建立健全科技檔案管理制度 是做好公路工程科技檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對公路工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期(從工程立項開始)就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公路戒備實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。 3.嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān) 工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

五、加強(qiáng)公路科技檔案收集力度 工程施工文件一般都是按階段形成的。科技管理人員應(yīng)圍繞各個施工階段的工作特點(diǎn)開展收集工作。 1.按施工階段分期分批收集歸檔，對一些中小型工程，可在工程結(jié)束后一次收集歸檔;大型工程可按施工階段分期分批進(jìn)行收集歸檔。公路工程的施工一般要經(jīng)過前期準(zhǔn)備，設(shè)計施工和竣工驗收等幾個階段。最關(guān)鍵的是科技檔案部門要了解施工項目，完成時間，計劃安排，工作進(jìn)度以及科技文件材料的形成、積累情況等，以便有計劃、有步驟地開展收集工作。 2.跟蹤進(jìn)行收集。為保證科技檔案收集的完整性，檔案管理人員要與各業(yè)務(wù)科室緊密配合，掌握各業(yè)務(wù)科室的任務(wù)。在一項科技項目結(jié)束或告一段落時，要及時催促該項目負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)移交的科技人員進(jìn)行交接工作。移交部門要根據(jù)規(guī)定，造冊逐項登記，并由項目負(fù)責(zé)人檢查是否遺漏，防止有些資料和數(shù)據(jù)留在個人手中，占為己有或認(rèn)為無保留價值而隨意棄之。

六、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，強(qiáng)化公路科技檔案的利用方式 1.業(yè)務(wù)指導(dǎo)要到位。首先可以從提高基層信息員的認(rèn)識入手，站在時代的高度，增強(qiáng)信息員的歷史責(zé)任感，培養(yǎng)信息員對歷史責(zé)任的工作作風(fēng)。其次，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題講座、傳、幫、帶等形式提高信息員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。以解決信息員能力偏低的問題。此外，還可以通過典型示范，檢查評比等方法，激發(fā)科技檔案信息員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力的主動性和積極性。 2.提供閱覽，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)。科技檔案部門在指定的場所接待用戶閱覽檔案，閱后立即歸還。閱覽的方式對于科技檔案室來說，可以分為本單位用戶閱覽和外單位用戶閱覽兩種;有條件時，閱覽室也應(yīng)當(dāng)分設(shè)。閱覽的方式有利于保護(hù)科技檔案的安全和提高。科技檔案的利用率，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)，利用者調(diào)卷數(shù)量不受限制。在閱覽室為利用者提供利用，是科技檔案利用的最常見的方式;既安全、經(jīng)濟(jì)又劃算，為建設(shè)公路維護(hù)、擴(kuò)建、改建等提供有力的支持。 3.利用科技檔案為公路建設(shè)提供依據(jù)。高速公路建設(shè)飛躍發(fā)展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基礎(chǔ)上，維護(hù)、擴(kuò)建、拓展、建設(shè)施工，而原始的數(shù)據(jù)、圖紙、底圖和隱蔽部位的詳細(xì)記錄就是重要的依據(jù)和基礎(chǔ)。這種依據(jù)是真實的、可靠的、實用的、準(zhǔn)確的，是其他因素?zé)o法代替的。

七、強(qiáng)化公路科技檔案信息化進(jìn)程 1.為了保證科技檔案工作的質(zhì)量，一是要切實加強(qiáng)科技檔案隊伍政治思想建設(shè)，建設(shè)一支政治思想過硬、政策水平強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的科技檔案工作隊伍是非常必要的。二是要對檔案管理人員的角色重新定位。科技檔案管理人員是信息資源的管理者，不但要具備科技檔案管理專業(yè)知識，還要具備計算機(jī)信息技能，以應(yīng)對數(shù)字時代信息量巨增的局面，更要掌握市場經(jīng)濟(jì)，法律，電子檔案管理知識，從而適應(yīng)社會對科技檔案工作越來越高的要求。三是要加強(qiáng)對科技檔案工作人員的愛崗敬業(yè)教育，開展科技檔案管理人員定向培訓(xùn)。不斷提升科技檔案的管理水平和服務(wù)水平，使檔案管理人員有針對性地更新自己的知識結(jié)構(gòu)。為公路科技檔案管理注入新的活力，為和諧社會建設(shè)做出新的更大的貢獻(xiàn)。 2.強(qiáng)化科技檔案管理的信息化進(jìn)程。一是加大科技檔案信息化建設(shè)的投入力度，加強(qiáng)對科技檔案管理人員的計算機(jī)知識培訓(xùn)，為全面推進(jìn)公路科技檔案管理信息化管理創(chuàng)造條件。二是充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段積極開展公路科技專項檔案信息化管理系統(tǒng)，建立科技檔案信息庫，把科技檔案資料全部納入信息化管理范疇，特別是對現(xiàn)場施工記錄和后續(xù)維修記錄，盡量做到直接錄入計算機(jī)，對公路科技檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，為全面實現(xiàn)科技檔案管理數(shù)字化、信息化奠定基礎(chǔ)。加快實現(xiàn)科技檔案資料的計算機(jī)存儲和網(wǎng)格查詢檢索。三是建立健全公路檔案資料數(shù)據(jù)庫，充分利用現(xiàn)代化管理手段，不斷提高科技檔案資料的開發(fā)利用效率和水平。

八、結(jié)束語 檔案工作者無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，努力做到人無我有，人有我優(yōu)，人有我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實現(xiàn)檔案工作的持續(xù)快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn) ：