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時(shí)間：2023-06-05 15:33:56
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇高校畢業(yè)生檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
隨著近年來(lái)我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，大學(xué)畢業(yè)生人數(shù)與日俱增，學(xué)科門(mén)類(lèi)日益繁雜，大學(xué)生就業(yè)情況多種多樣，無(wú)形中，使各高校的學(xué)生檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期，帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。如何加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，使學(xué)生檔案做為學(xué)生尋求工作的有力信息資源，是我們亟待解決的問(wèn)題。
高校學(xué)生檔案由兩大部分組成，一部分是學(xué)生高中時(shí)代轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的學(xué)籍材料，另一部分是大學(xué)期間的學(xué)籍材料，包括大學(xué)期間學(xué)生成績(jī)、學(xué)位授予通知書(shū)；社會(huì)活動(dòng)表現(xiàn)情況，包括學(xué)生參與社團(tuán)活動(dòng)、志愿服務(wù)等經(jīng)歷；黨團(tuán)材料，包括入黨、團(tuán)發(fā)展過(guò)程中政治表現(xiàn)等思想狀況的記錄信息；獎(jiǎng)懲情況，包括在校期間獲得的榮譽(yù)及違紀(jì)曠課等處分材料；體檢表等。這些看似簡(jiǎn)單的信息，承載著學(xué)生學(xué)業(yè)生涯的點(diǎn)滴，更是將來(lái)畢業(yè)就業(yè)的寶貴信息資源。所以，做為學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作，不僅要做到材料齊全，更應(yīng)注重信息的原姓性和真實(shí)性。
1.高校學(xué)生檔案現(xiàn)狀
目前，各高校的學(xué)生檔案管理，基本上是先由各學(xué)院分散管理，在畢業(yè)生即將畢業(yè)之前，再由各學(xué)院統(tǒng)一歸到檔案部門(mén)統(tǒng)一管理和傳遞。由于工作環(huán)節(jié)有限，人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏、流動(dòng)性大，忽視定期培訓(xùn)等原因，造成了學(xué)生檔案收集不全、整理零亂，在多次交接過(guò)程中出現(xiàn)材料丟失、重復(fù)歸檔的現(xiàn)象，給學(xué)生日后的工作帶來(lái)麻煩。
另外，學(xué)生檔案沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，材料規(guī)格不統(tǒng)一，也是當(dāng)前學(xué)生檔案存在的問(wèn)題。由于沒(méi)有統(tǒng)一化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)院對(duì)于學(xué)生檔案的收集沒(méi)有依據(jù)，造成各個(gè)學(xué)院的學(xué)生檔案材料各具特色，標(biāo)準(zhǔn)不一。有的學(xué)院能把學(xué)生在校的各種表現(xiàn)真實(shí)詳細(xì)地記錄和整理，但有個(gè)別學(xué)院僅僅是提供學(xué)籍檔案，個(gè)人鑒定公式化、千人一面，沒(méi)有個(gè)性特征，不能如實(shí)地反映學(xué)生在校的全部情況，在材料的提供上，與用人單位期望相差甚遠(yuǎn)。檔案材料規(guī)格各異，使用紙張的材質(zhì)規(guī)格各不相同，也是造成檔案材料雜亂的原因，影響檔案材料的使用效果和美觀(guān)。
第三、學(xué)生本人對(duì)于檔案意識(shí)淡泊，甚至認(rèn)為檔案無(wú)關(guān)緊要。有的學(xué)生入學(xué)就不上交高中檔案，有些學(xué)生學(xué)習(xí)期間出國(guó)、工作等忽略自己檔案材料的填充，造成檔案材料存檔不全，更有的同學(xué)在填寫(xiě)自己的信息時(shí)不認(rèn)真對(duì)待，字跡潦草，填寫(xiě)不準(zhǔn)確，給將來(lái)就業(yè)、晉級(jí)帶來(lái)麻煩和損失。
2.畢業(yè)生檔案為用人單位選撥人才提供參考和依據(jù)
學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)期間的全過(guò)程，真實(shí)地反映了學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)、社會(huì)活動(dòng)能力、身體健康狀況及思想政治表現(xiàn)，是用人單位對(duì)學(xué)生的最初印象，決定了學(xué)生的命運(yùn)。另外，學(xué)生檔案也是工作以后做為定崗、定級(jí)、晉級(jí)、調(diào)動(dòng)的憑證，是一個(gè)人學(xué)業(yè)生涯的“記錄本”。
二、采取有效措施，保證高校畢業(yè)生檔案的完整性，為學(xué)生就業(yè)提供有力保障
1.加強(qiáng)內(nèi)部管理，保障畢業(yè)生檔案的真實(shí)性、完整性
首先，要規(guī)范檔案歸檔內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案歸檔制度，建立一套統(tǒng)一完整的學(xué)生檔案歸檔系統(tǒng)，使各學(xué)院收集學(xué)生檔案有章可偱。統(tǒng)一檔案紙張及格式標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案看起來(lái)更美觀(guān)更規(guī)范。加強(qiáng)各學(xué)院檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保學(xué)生檔案的真實(shí)完整。
2.加強(qiáng)宣傳力度，激發(fā)學(xué)生自主意識(shí)
加強(qiáng)宣傳力度，提高學(xué)生、學(xué)校相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，畢業(yè)生檔案作為學(xué)生踏上社會(huì)的敲門(mén)磚，關(guān)乎學(xué)生就業(yè)及今后發(fā)展，學(xué)校要在新生入學(xué)前通過(guò)宣傳欄、學(xué)前教育等形式，對(duì)他們進(jìn)行檔案宣傳教育，讓學(xué)生了解檔案的價(jià)值和作用，認(rèn)真對(duì)待自己的檔案材料，做到填寫(xiě)認(rèn)真、字跡工整、真實(shí)完整，只有積極主動(dòng)地關(guān)注、配合檔案的建立，才能最大限度地發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。
3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，做到電子、紙質(zhì)雙軌制
建立高校畢業(yè)生檔案管理信息化，可以有效提高檔案的時(shí)效性、便捷性。由于高校歷年來(lái)畢業(yè)生檔案都是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案雖然是“唯一真實(shí)的原始性憑證”，但對(duì)于高校與日俱增的生源來(lái)說(shuō)，整理填充過(guò)程繁雜，查詢(xún)起來(lái)更是無(wú)從下手。只有建立學(xué)生電子檔案系統(tǒng)，使資源共享，才能更好地發(fā)揮檔案作用，為檔案的整理、查詢(xún)及為用人單位提供最便捷、最精準(zhǔn)、最全面的畢業(yè)生檔案信息。要選擇一套軟件兼容性好，能夠與其它學(xué)生信息軟件共享的管理軟件，這樣可以通過(guò)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換達(dá)到資源共享，有利于提高工作效率。軟件的選擇應(yīng)注重實(shí)用性可操作性，將檔案信息以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式存貯和利用，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并存，信息資源高效共享，提高檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，搭建畢業(yè)生、學(xué)校與用人單位之間的溝通平臺(tái)。
4.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)
目前，學(xué)生檔案的管理人員多為兼職，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)。建立一支高素質(zhì)、具有高度責(zé)任心的兼職檔案員隊(duì)伍是做好畢業(yè)生檔案工作的基礎(chǔ)。首先，要注重培養(yǎng)學(xué)生檔案管理人員的政治素質(zhì)和工作責(zé)任心，提高他們的服務(wù)于就業(yè)的意識(shí)，將檔案管理工作納入學(xué)校的整體規(guī)劃，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核，其次要提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，提高管理能力，認(rèn)真把握畢業(yè)生檔案收集、整理、移交、派遣的各個(gè)環(huán)節(jié)，并及時(shí)完成電子文檔與紙質(zhì)材料的統(tǒng)一，高質(zhì)量高效率地完成畢業(yè)生檔案的各環(huán)節(jié)工作。
［中圖分類(lèi)號(hào)］G275.9;G647.24 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1009-5349（2012）06－0060－01
離校高校畢業(yè)生的檔案根據(jù)報(bào)到意向，絕大多數(shù)被存放至所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。在對(duì)其檔案進(jìn)行分類(lèi)整理中發(fā)現(xiàn)，各地高校畢業(yè)生的學(xué)生檔案材料并不齊備，且個(gè)別擺放順序也存在雜亂無(wú)章的現(xiàn)象。高校檔案作為我國(guó)檔案的一個(gè)重要部分，真實(shí)地反映了學(xué)生的具體情況。高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國(guó)家教育行政主管部門(mén)頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。
一、學(xué)生檔案管理工作問(wèn)題
高校與學(xué)生都存在針對(duì)檔案方面的一些問(wèn)題，有以下三種情況：首先，留?！熬彊n”。這類(lèi)情況，要么是學(xué)生在不知情的情況下其檔案“被留?！?，要么是自愿要求存放檔案于學(xué)校，用于近期讀研。其實(shí)這是最沒(méi)有實(shí)際效果的存放方式，一旦辦理“緩檔”，多數(shù)都意味著沒(méi)有報(bào)到證。如果進(jìn)入機(jī)關(guān)事業(yè)單位等對(duì)干部身份有要求的部門(mén)，報(bào)到證就是一道門(mén)檻。錯(cuò)過(guò)了報(bào)到日期，就意味著要辦理報(bào)到證或改派報(bào)到證。報(bào)到日期的延后，直接與轉(zhuǎn)正定級(jí)密切相關(guān)，也即隨之順延。因此，高校畢業(yè)生的學(xué)生檔案在其畢業(yè)后應(yīng)及時(shí)存放到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)托管。
其次，檔案存放到高考生源地。這類(lèi)情況，屬于校方與學(xué)生本人已經(jīng)溝通過(guò)要存放到生源地。但也存在一些問(wèn)題：第一，省內(nèi)畢業(yè)的學(xué)生檔案存放問(wèn)題。個(gè)別高校將檔案郵寄到當(dāng)?shù)亟逃郑逃钟植坏貌粚n案轉(zhuǎn)遞到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，造成檔案的二次投遞，在費(fèi)時(shí)費(fèi)力的同時(shí)也影響了報(bào)到時(shí)間。第二，省外畢業(yè)的學(xué)生存檔問(wèn)題。針對(duì)省外畢業(yè)生的檔案派遣方面多數(shù)高校都是將檔案直接郵寄到所在省份的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)部門(mén)。許多高校未盡到告知義務(wù)，致使絕大多數(shù)高校畢業(yè)生不知道檔案郵寄到省會(huì)，而以為檔案已經(jīng)郵寄到生源地。一旦學(xué)生想到要用檔案的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)檔案不在生源地，不得不從學(xué)校問(wèn)詢(xún)檔案去向，不僅造成檔案二次派遣，而且給學(xué)生在人力、物力、時(shí)間等多方面造成了不小的影響。因此，建議高校及學(xué)生要及時(shí)了解檔案的去向，做到有備無(wú)患。
再次，檔案存放到高校畢業(yè)生就業(yè)所在地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這一方式，在目前看來(lái)是對(duì)高校畢業(yè)生最為有利的投檔方式。它將檔案從高校轉(zhuǎn)遞至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，做到了從學(xué)生檔案到人事檔案的有序銜接，為學(xué)生的就業(yè)安置工作起到了很好的基礎(chǔ)性作用。人事檔案是我國(guó)各級(jí)各類(lèi)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備日后查考的文件材料。
二、學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題的原因
首先，一些教師對(duì)學(xué)籍管理缺乏正確的理解，認(rèn)為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理應(yīng)為教學(xué)管理部門(mén)負(fù)責(zé)，對(duì)有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度既不了解，也不重視，在具體工作中敷衍了事。
其次，畢業(yè)生由于對(duì)成績(jī)、就業(yè)等方面關(guān)注度較高，對(duì)其自身檔案認(rèn)識(shí)不清，甚至個(gè)別學(xué)生將之視為可有可無(wú)的東西。
再次，入學(xué)教育缺失。一些高校在新生入學(xué)時(shí)進(jìn)行入學(xué)教育，但在對(duì)新生檔案管理方面，缺乏及時(shí)有效的入學(xué)教育，致使學(xué)生對(duì)在校期間的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、學(xué)習(xí)動(dòng)力及動(dòng)機(jī)沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)。
第四，離校教育缺失。絕大多數(shù)高校對(duì)即將畢業(yè)的學(xué)生在檔案流向方面的教育、宣傳力度不夠，甚至是輕描淡寫(xiě)，致使學(xué)生在急于就業(yè)的形勢(shì)下忽視了檔案，在想起用檔案的時(shí)候又不知道它身處何方。
三、提高檔案管理綜合水平
（一）規(guī)范管理，建立科學(xué)合理的管理模式
隨著招生專(zhuān)業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無(wú)法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫(kù)，可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門(mén)能互換信息，也便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)掌握情況。
（二）樹(shù)立三個(gè)服務(wù)理念，強(qiáng)化五個(gè)一切思想
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)生檔案管理工作的基礎(chǔ)。在具體實(shí)踐中，工作人員應(yīng)樹(shù)立三個(gè)服務(wù)理念，強(qiáng)化五個(gè)一切思想。即樹(shù)立學(xué)生的訴求是工作的動(dòng)力，學(xué)生的滿(mǎn)意是工作的業(yè)績(jī)，學(xué)生的認(rèn)可是快樂(lè)和幸福的標(biāo)尺。要堅(jiān)持學(xué)生利益高于一切，實(shí)事求是貫穿一切，公平正義壓倒一切，表率作用統(tǒng)率一切，快樂(lè)自己奉獻(xiàn)一切的思想。
檔案管理不僅能夠起到保護(hù)檔案的作用，更能夠延長(zhǎng)檔案的使用壽命，進(jìn)而使檔案存在價(jià)值得到發(fā)揮。檔案管理工作中需要進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，以便于管理和使用。高校畢業(yè)生檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時(shí)代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造更多利潤(rùn)和財(cái)富，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源動(dòng)力，畢業(yè)生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國(guó)高校擴(kuò)招政策的實(shí)施，高校畢業(yè)生人數(shù)越來(lái)越多，畢業(yè)生檔案數(shù)量和信息量越來(lái)越大，高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨挑戰(zhàn)。當(dāng)前我國(guó)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀并不理想，各方面都有待完善。
一、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)送工作的意義
高校畢業(yè)生檔案屬于既要文件，記錄了學(xué)生主要經(jīng)歷、政治面貌、社會(huì)關(guān)系、學(xué)歷職稱(chēng)、個(gè)人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業(yè)生社會(huì)活動(dòng)的重要依據(jù)。畢業(yè)生檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來(lái)，由學(xué)校交轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)管理，若無(wú)就業(yè)單位則由學(xué)校免費(fèi)保存兩年。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞需要按照《就業(yè)協(xié)議書(shū)》簽發(fā)《報(bào)到證》，完成轉(zhuǎn)遞檔案[1]。若就業(yè)單位是國(guó)有企業(yè)或企業(yè)事業(yè)單位那么檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位。如果是非公有企業(yè)，那么檔案轉(zhuǎn)遞到人才交流機(jī)構(gòu)。若離校未就業(yè)，則轉(zhuǎn)遞到戶(hù)籍所在地。對(duì)于高校畢業(yè)生來(lái)說(shuō)不論考研、出國(guó)、就業(yè)都需要用到檔案，如檔案丟失便無(wú)法辦理相關(guān)證明。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，通過(guò)畢業(yè)生檔案，用人單位可以對(duì)學(xué)生基本情況有一個(gè)初步了解，是用人的重要依據(jù)。可見(jiàn)做好高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重要性和必要性。
二、當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問(wèn)題
（一）缺乏對(duì)高校畢業(yè)檔案特殊性的重視
高校畢業(yè)生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉(zhuǎn)速度快、流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)，管理復(fù)雜性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)檔案。通常情況下畢業(yè)生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國(guó)畢業(yè)生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨著新問(wèn)題、新情況[2]。但當(dāng)前我國(guó)在高校畢業(yè)生檔案管理方面并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案的特殊性，工作開(kāi)中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，管理方式粗放，一些時(shí)候甚至不能保障畢業(yè)生檔案完整性。
（二）不規(guī)范
雖然我國(guó)已了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但仍沒(méi)有具體且具有可操作性的高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，當(dāng)前我國(guó)在高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專(zhuān)職檔案管理人員，管理人員多沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，并不具備專(zhuān)業(yè)檔案管理技能和知識(shí)，這嚴(yán)重影響了檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作效率和質(zhì)量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時(shí)常造成學(xué)生檔案的遺失、損壞。
（三）管理方式落后
隨著我國(guó)高等教育招生范圍的不斷擴(kuò)大，高校畢業(yè)生數(shù)量大幅度增加，檔案信息量越來(lái)越大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作復(fù)雜性也隨之提高。但當(dāng)前大多機(jī)構(gòu)在高校畢業(yè)生管理中仍停留在老模式、老思路當(dāng)中。當(dāng)前不僅學(xué)生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用[3]。傳統(tǒng)人工管理模式已無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，傳統(tǒng)人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。
三、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進(jìn)思路
（一）正確認(rèn)識(shí)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作
想要提高我國(guó)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，就必須正確認(rèn)識(shí)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的特殊性，提高對(duì)畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重視，積極改革畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作，為其開(kāi)展創(chuàng)造有利條件，加大投資力度強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化管理工作模式，從而實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。
（二）健全管理制度
高校畢業(yè)生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關(guān)系。想要提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作水平，就是建立起科學(xué)、合理、規(guī)范，符合畢業(yè)生檔案管理特征的管理制度，通過(guò)制度保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的順利展開(kāi)，利用制度增強(qiáng)工作人員責(zé)任心，提高工作有效性。制度不僅能夠?yàn)楫厴I(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開(kāi)展提供依據(jù)，更能夠有效協(xié)調(diào)各相關(guān)部門(mén)工作，使畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有條不紊的開(kāi)展。
（三）提高管理工作人員綜合素質(zhì)
近年來(lái),隨著高校的擴(kuò)招,高校畢業(yè)人數(shù)不斷增加,畢業(yè)生檔案不斷膨脹,傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要,直接影響了高校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)的辦事效率。學(xué)院對(duì)于畢業(yè)生離校時(shí)檔案信息的匯總、處理、加工還沒(méi)有一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng),學(xué)生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費(fèi)力、費(fèi)時(shí)、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統(tǒng)能為本院提供一個(gè)高質(zhì)量、高效率的畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動(dòng)化,并且適應(yīng)學(xué)院發(fā)展需要,開(kāi)創(chuàng)通過(guò)校園局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息管理無(wú)紙辦公協(xié)同工作的時(shí)代。
1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析
1.1 系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)是基于web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層b/s(browser/server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶(hù)可以通過(guò)瀏覽器訪(fǎng)問(wèn)網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2 技術(shù)分析
本課題開(kāi)發(fā)的在線(xiàn)高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用b/s體系結(jié)構(gòu)。在客戶(hù)端運(yùn)行瀏覽器,提供用戶(hù)接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶(hù)的請(qǐng)求,并接受web服務(wù)器傳遞的web頁(yè)面數(shù)據(jù);web服務(wù)器接收請(qǐng)求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器能識(shí)別的sql語(yǔ)句,傳遞給數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給web服務(wù)器,web服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識(shí)別的格式返回到客戶(hù)端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),b/s結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開(kāi)放性好,易維護(hù)、易擴(kuò)展?？蛻?hù)端瀏覽器只跟web服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對(duì)于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿(mǎn)足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢(xún)自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對(duì)畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對(duì)該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實(shí)用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫(kù)。
3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
由于本系統(tǒng)是面向特定的對(duì)象,所以用戶(hù)進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗(yàn)證。根據(jù)不同的用戶(hù),進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶(hù)登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶(hù)管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶(hù)實(shí)現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢(xún)功能。而系統(tǒng)用戶(hù)實(shí)現(xiàn)的功能則包括以下幾點(diǎn)。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶(hù)以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶(hù)管理:系統(tǒng)支持多級(jí)權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理;普通用戶(hù)僅限于檔案去向查詢(xún);③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)—— 按年度,每年一個(gè)畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的匯總與修改;打印方式的維護(hù)—— 根據(jù)機(jī)要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機(jī)要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶(hù)名、ip地址、使用時(shí)間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對(duì)于系統(tǒng)用戶(hù),能以多種方式對(duì)畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對(duì)于普通,能在客戶(hù)端計(jì)算機(jī)瀏覽器上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對(duì)畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢(xún),檢索出滿(mǎn)足條件的記錄?？蛻?hù)查詢(xún)前提條件是知道姓名及學(xué)號(hào);打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況word文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
4.1 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個(gè)人情況信息:學(xué)號(hào)、姓名、性別、專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)、民族、身份證號(hào)、生源所在地、入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時(shí)間、畢業(yè)去向、派遣報(bào)到證號(hào)、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況—— 含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門(mén)、檔案投遞時(shí)間—— 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時(shí)間、檔案郵寄號(hào)碼—— 高校學(xué)生檔案管理部門(mén)轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時(shí)的編號(hào)、檔案機(jī)要編號(hào)—— 檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)要部門(mén)的郵寄編號(hào)、檔案回執(zhí)—— 由高校學(xué)生檔案管理部門(mén)隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門(mén)收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號(hào)、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說(shuō)明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫(kù),設(shè)計(jì)完成了用戶(hù)表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
本系統(tǒng)基于asp.net平臺(tái)開(kāi)發(fā),用visualstudio.net2005作為開(kāi)發(fā)環(huán)境, 界面設(shè)計(jì)采用了dreamweave,iis作為web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用access,通過(guò)編程實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫(kù)連接、條件查詢(xún)、備份數(shù)據(jù)庫(kù)等,由于代碼較為冗長(zhǎng),在此不一一贅述。
5結(jié)語(yǔ)
本系統(tǒng)提高了我校畢業(yè)生檔案管理的工作效率,方便了畢業(yè)生對(duì)檔案情況的及時(shí)了解及其傳遞,加強(qiáng)了畢業(yè)生與我校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)的交流。通過(guò)以上對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建的探索,理清了高校檔案信息化管理的思路,為高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化,信息化、高效化提供了有效的途徑。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：
人才服務(wù)站；高校畢業(yè)生；人事檔案；檔案信息化管理
高校畢業(yè)生人事檔案管理是人才服務(wù)站非常重要的一項(xiàng)工作，在當(dāng)前新形勢(shì)下，人才服務(wù)站需要充分的利用信息化優(yōu)勢(shì)，努力提高高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理水平，從而更好的服務(wù)于待就業(yè)的畢業(yè)生及用人企業(yè)。人才服務(wù)站通過(guò)推進(jìn)高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理工作，能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┘皶r(shí)、高效及準(zhǔn)確的檔案信息，推動(dòng)高校畢業(yè)生的就業(yè)。而且在信息化管理工作中，通過(guò)對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化處理，不僅可以加快速人才的流動(dòng)，而且能夠進(jìn)一步豐富人事檔案信息，提高人事檔案管理效率，為高校畢業(yè)生和用人企業(yè)提供高效的服務(wù)，加快推動(dòng)人事檔案信息資源的共享。
1人才服務(wù)站對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀
1.1對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)缺乏重視
對(duì)于人才服務(wù)站來(lái)講，由于近年來(lái)高校畢業(yè)生檔案數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，這也對(duì)人才服務(wù)站對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)。管理高校畢業(yè)生人事檔案的任務(wù)十分繁重，這就需要人才交流主管部門(mén)要給予充分的重視和支持，將高校畢業(yè)生人事檔案管理工作列入重要的日程安排上來(lái)。但當(dāng)前各人才服務(wù)站對(duì)于高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)工作普遍缺乏重視，無(wú)論是投入人力還是財(cái)力都嚴(yán)重不足，這導(dǎo)致高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中存在許多問(wèn)題，人才服務(wù)站也無(wú)法更好為高校畢業(yè)生和用人單位提供良好的服務(wù)。
1.2缺乏完善的檔案管理信息化的法規(guī)體系與業(yè)務(wù)規(guī)范
人事檔案的記載不僅信息豐富，而且時(shí)間跨度較大。在實(shí)際人事檔案管理工作中，時(shí)常會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)前后不一的情況，針對(duì)于這種情況下，如果在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中能夠得以解決，則可以實(shí)現(xiàn)原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案之間的良好銜接，而且在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中也能夠有效的解決標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化等問(wèn)題。因此需要構(gòu)建完善的檔案管理信息化法律體系和業(yè)務(wù)規(guī)范。當(dāng)前檔案管理信息化法規(guī)體系和業(yè)務(wù)規(guī)范還完善，這使人才服務(wù)站在管理高校畢業(yè)生人事檔案過(guò)程中還缺乏有效的指導(dǎo)，同時(shí)人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)還缺乏規(guī)范性，這對(duì)高校畢業(yè)生就業(yè)帶來(lái)了一定的難度，也不能有效的滿(mǎn)足企業(yè)人才的需要和流動(dòng)的需求。
1.3缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊(duì)伍
在人才服務(wù)站以高校畢業(yè)生人才檔案信息化管理工作中，人才是關(guān)鍵，只有高素質(zhì)的人事檔案信息化人才才能更好的推動(dòng)人才服務(wù)站人事檔案的信息化建設(shè)步伐。但當(dāng)前人才服務(wù)站檔案管理人員普遍存在年齡偏大問(wèn)題，同時(shí)信息技術(shù)水平和能力欠缺，這就嚴(yán)重制約了人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此人才服務(wù)站需要打造一支高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊(duì)伍，從而更好的提高檔案管理水平，為高校畢業(yè)生和企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
1.4檔案流轉(zhuǎn)中存在不規(guī)范現(xiàn)象
在檔案轉(zhuǎn)接過(guò)程中可能由于某些學(xué)校對(duì)學(xué)生的檔案沒(méi)有做好合理的保管，對(duì)學(xué)生的檔案也沒(méi)有做好明確的說(shuō)明，所以就出現(xiàn)了一些問(wèn)題。還有一些是已經(jīng)放在人才市場(chǎng)的，但是在轉(zhuǎn)接過(guò)程中沒(méi)有規(guī)范性，所以也影響了檔案不合理的現(xiàn)象，這樣也導(dǎo)致一定要是檔案的本人去解決，才能進(jìn)行報(bào)到等環(huán)節(jié)的落實(shí)。
2人才交流中心對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理對(duì)策
人才服務(wù)站為高校畢業(yè)生和企業(yè)之間架起了聯(lián)系的橋梁，更好的解決高校畢業(yè)生和企業(yè)雙方的需求，因此做好高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理工作具有非常重要的意義。
2.1充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)的重要性
在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，我國(guó)人事制度改革不斷深入，這就對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作提出了更高的要求。作為人才服務(wù)站，高校畢業(yè)生人事檔案作為其管理工作中非常重要的部分，因此需要在國(guó)家政策指引及上級(jí)人才交流部門(mén)支持下加快推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。通過(guò)加大人力和財(cái)力的投入力度，重視人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將人事檔案信息化建設(shè)作為重要的工作來(lái)抓，從而有效的提升人事檔案管理水平，更好的完成高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理任務(wù)。
2.2建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度與業(yè)務(wù)規(guī)范
人事檔案信息化建設(shè)，是新時(shí)期對(duì)人事檔案管理工作提出的新要求和新的任務(wù)，所以無(wú)法再依據(jù)傳統(tǒng)的手工管理階段的制度，必須結(jié)合高科技時(shí)代的技術(shù)，要利用信息化建設(shè)的進(jìn)度和人事檔案信息化管理的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，這樣就可以有效的促進(jìn)人事檔案管理工作發(fā)展，使人事檔案信息化管理向著制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是高校畢業(yè)生的人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個(gè)人的基本情況和隱私，所以人才服務(wù)站更要制定出相對(duì)完善的管理制度，從而保證人事檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展。
2.3全面提升檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是相互關(guān)聯(lián)的命題，人事檔案信息化建設(shè)，它的一個(gè)關(guān)鍵因素，就是建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。因此，在人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力，更要具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。因此，需要從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有檔案管理理論素養(yǎng)及檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代的信息化檔案歸檔管理能力。檔案人員要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀(guān)念，善于運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)、，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效、高質(zhì)地工作。
2.4強(qiáng)化檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學(xué)性
實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的科學(xué)性與規(guī)范性的前提和基礎(chǔ)就是讓檔案管理以及責(zé)任追究的相關(guān)制度盡快建立起來(lái)，并不斷地加以健全，更重要的是嚴(yán)格執(zhí)行，落實(shí)到位，嚴(yán)格相關(guān)的流程和手續(xù)，對(duì)于流轉(zhuǎn)過(guò)程中的違規(guī)和錯(cuò)誤現(xiàn)象、行為必須嚴(yán)格追究責(zé)任，提高我們服務(wù)質(zhì)量和工作效率。
3結(jié)論
人才服務(wù)站在高校畢業(yè)生就業(yè)過(guò)程中發(fā)揮著非常重要的作用，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工程，需要人才服務(wù)站在日常工作中要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，努力提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，從而更好的服務(wù)于高校畢業(yè)生和企業(yè)，為高校畢業(yè)生和企業(yè)之間架起溝通的橋梁，并為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的開(kāi)展提供人才保障。
作者：包太敏 單位：大慶市大同區(qū)人才交流服務(wù)站
參考文獻(xiàn)
二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序
1.開(kāi)具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開(kāi)具存放檔案證明、開(kāi)具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書(shū)，到各級(jí)人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒(méi)有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。
3.對(duì)于自謀職業(yè)、出國(guó)留學(xué)、擇業(yè)期未滿(mǎn)的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國(guó)留學(xué)以及擇業(yè)期滿(mǎn)后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過(guò)參加全國(guó)統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、高考成績(jī)、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過(guò)畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問(wèn)題及解決辦法
一是畢業(yè)生進(jìn)入國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類(lèi)非公企事業(yè)單位與民營(yíng)機(jī)構(gòu)他們沒(méi)有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級(jí)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中需要注意一下幾點(diǎn)：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。
2.個(gè)別沒(méi)有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢(xún)問(wèn)用人單位的性質(zhì)，在確定對(duì)方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開(kāi)學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來(lái)回調(diào)離，最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶(hù)口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無(wú)法確定是否在用人單位長(zhǎng)期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。
二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序
1.開(kāi)具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開(kāi)具存放檔案證明、開(kāi)具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書(shū)，到各級(jí)人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒(méi)有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。
3.對(duì)于自謀職業(yè)、出國(guó)留學(xué)、擇業(yè)期未滿(mǎn)的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國(guó)留學(xué)以及擇業(yè)期滿(mǎn)后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過(guò)參加全國(guó)統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、高考成績(jī)、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過(guò)畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問(wèn)題及解決辦法
一是畢業(yè)生進(jìn)入國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類(lèi)非公企事業(yè)單位與民營(yíng)機(jī)構(gòu)他們沒(méi)有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級(jí)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中需要注意一下幾點(diǎn)：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。
2.個(gè)別沒(méi)有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢(xún)問(wèn)用人單位的性質(zhì)，在確定對(duì)方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開(kāi)學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來(lái)回調(diào)離，最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶(hù)口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無(wú)法確定是否在用人單位長(zhǎng)期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。
高職院校的畢業(yè)生檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的個(gè)人證據(jù)，是人在社會(huì)上生存的軌跡，和社會(huì)勞動(dòng)保障、薪酬待遇、組織關(guān)系等有著非常緊密的關(guān)系。高職院校畢業(yè)生的人事檔案是記錄高校畢業(yè)生信息的重要載體，具有無(wú)可替代的作用，所以加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作不僅是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，深化教學(xué)改革，還是提高高職院校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要手段，對(duì)社會(huì)主義建設(shè)具有重大的意義。
一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問(wèn)題分析
1.意識(shí)不強(qiáng)，檔案存放存在缺陷
由于我國(guó)市場(chǎng)不斷變化，企業(yè)在用人的分配和接受上都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，又加上一些高職院校的畢業(yè)生對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)上還不足，使得組織和檔案人員對(duì)檔案的重視力度下降，對(duì)檔案的存放也就不那么關(guān)心，造成了檔案的存放出現(xiàn)了很多的情況，如有的人檔案在就業(yè)單位，有的在教育部門(mén)，有的在人才市場(chǎng)，有的在家，甚至有的已經(jīng)遺失了。
2.檔案后續(xù)材料充實(shí)不足
由于目前的一些企業(yè)不重視人事檔案，僅關(guān)注的是人員的學(xué)歷和能力，加上一些高校的畢業(yè)生不重視人事檔案，雖然有了長(zhǎng)達(dá)幾年甚至十幾年的工作經(jīng)驗(yàn)，但都沒(méi)有進(jìn)入到檔案中，檔案中也就沒(méi)有這幾年或十幾年的人生經(jīng)歷，造成了檔案人員人生經(jīng)歷缺失。
3.棄檔和死檔逐漸增多
由于目前的社會(huì)中很多企業(yè)不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對(duì)員工的約束也僅依賴(lài)合同或協(xié)議，出現(xiàn)了重文憑輕檔案的現(xiàn)象，很多的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中的檔案長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津，死檔和棄檔日益增多。
二、強(qiáng)化高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的幾點(diǎn)方案
1.加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生檔案管理的意識(shí)
高職院校的畢業(yè)生檔案管理是學(xué)校日常管理工作中的一部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規(guī)范程度，這也能體現(xiàn)出學(xué)校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，由于高職院校畢業(yè)生的人事檔案對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)尤為重要，所以高職院校的檔案管理質(zhì)量對(duì)畢業(yè)生的影響很大，所以進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的管理意識(shí)就特別的重要，他們應(yīng)該進(jìn)一步的學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)的法律法規(guī)，要明確檔案管理的重要性。
2.加強(qiáng)高職院校檔案管理人員的素質(zhì)
對(duì)于高職院校的畢業(yè)生檔案管理來(lái)說(shuō)，要提高管理水平，那么就應(yīng)該要保證管理科學(xué)合理化、穩(wěn)定化和最優(yōu)化。學(xué)校還應(yīng)該給檔案管理人員提供一個(gè)發(fā)展和提高業(yè)務(wù)水平的平臺(tái)，要針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或?qū)W生交流活動(dòng)，盡最大的努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、管理水平和現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用能力，與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治覺(jué)悟，讓檔案管理人員充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于學(xué)生的重要性，認(rèn)識(shí)檔案管理不僅服務(wù)學(xué)生還服務(wù)社會(huì)。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)提高管理的質(zhì)量和效率。
3.建立完善的管理制度
在高職院校中，每一個(gè)職能部門(mén)應(yīng)該有部門(mén)間的規(guī)章制度，對(duì)于檔案管理部門(mén)，應(yīng)該建立一個(gè)完善的學(xué)生信息收集整理、保管保密、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞送交等規(guī)章制度，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)做好監(jiān)督的工作，務(wù)必將每項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)，做到有據(jù)可依、有章可循，確保管理工作有序的進(jìn)行。
4.加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的宣傳力度
高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內(nèi)容，在對(duì)學(xué)生提供服務(wù)的同時(shí)要使檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，這需要檔案人員的積極配合才能達(dá)到最好的效果，所以加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學(xué)生能夠了解和認(rèn)識(shí)到檔案的基礎(chǔ)知識(shí)和重要性，讓學(xué)生及時(shí)的反饋各項(xiàng)信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。
高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉(zhuǎn)遞，中間的步驟多，經(jīng)歷的時(shí)間長(zhǎng)，轉(zhuǎn)手的部門(mén)多，這就需要高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視和檔案管理人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，在規(guī)范的規(guī)章制度和先進(jìn)的信息管理技術(shù)下做到真正的檔案服務(wù)于學(xué)生，服務(wù)于社會(huì)。
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1.人戶(hù)分離問(wèn)題普遍存在
畢業(yè)生流動(dòng)性大、就業(yè)不穩(wěn)定。以農(nóng)業(yè)戶(hù)籍形式遷入學(xué)校轉(zhuǎn)為非農(nóng)業(yè)戶(hù)籍的學(xué)生，他們畢業(yè)后，一般戶(hù)籍托管在就讀的高校所在地政府主管部門(mén)的人才交流中心（各地政府出臺(tái)的政策有所不同，有些地方不實(shí)行戶(hù)籍托管），也有回遷戶(hù)籍到原籍所在地的鄉(xiāng)鎮(zhèn)派出所，以集體戶(hù)的形式落戶(hù)為非農(nóng)業(yè)戶(hù)籍（因其家庭戶(hù)籍是農(nóng)業(yè)戶(hù)）。無(wú)論哪種形式落戶(hù)，他們都存在人戶(hù)分離這一必然形式。因?yàn)?，就業(yè)的形式?jīng)Q定了他們的流動(dòng)性程常態(tài)化。
2.無(wú)法順利開(kāi)具婚育證明
一些地方政府相繼出臺(tái)了針對(duì)高校畢業(yè)學(xué)生的戶(hù)籍托管與《流動(dòng)人員婚育證》的政策。如某地方政府規(guī)定：A、填寫(xiě)《大中專(zhuān)畢業(yè)生托管人員計(jì)劃生育基礎(chǔ)信息登記表》，B、《辦理流動(dòng)人員婚育證》，C、《流動(dòng)人員婚育證》有效期限為二年，在有效期限前本人應(yīng)主動(dòng)及時(shí)到戶(hù)籍地?fù)Q領(lǐng)新的《流動(dòng)人員婚育證》，期間可與戶(hù)籍地街道辦事處計(jì)生部門(mén)電話(huà)聯(lián)系一次，以便戶(hù)籍地的計(jì)生部門(mén)及時(shí)掌握流動(dòng)人員的婚育信息，超過(guò)一年不聯(lián)系的，將不在為其出具相關(guān)婚育證明。雖然有了以上這些政策和措施，流動(dòng)著的高校畢業(yè)生，需要婚育證明時(shí)，仍無(wú)法順利開(kāi)具婚育狀況證明。因?yàn)殡娫?huà)聯(lián)系的依據(jù)缺乏可信性，且兩年及時(shí)回戶(hù)籍地?fù)Q領(lǐng)《流動(dòng)人員婚育證》缺乏可行性。
3.新生兒無(wú)準(zhǔn)生證無(wú)法入戶(hù)
人員可以憑戶(hù)口、身份證在一方戶(hù)籍地領(lǐng)取結(jié)婚證，成為合法的夫妻，有生育孩子的合法權(quán)利，有些人因思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題或其他原因沒(méi)有及時(shí)換領(lǐng)《流動(dòng)人員婚育證》，無(wú)法開(kāi)具婚育狀況證明，但他們依然生育孩子。造成的結(jié)果是：孩子無(wú)準(zhǔn)生證無(wú)法入戶(hù)等一系列問(wèn)題。
4.購(gòu)房限購(gòu)令影響高校畢業(yè)生戶(hù)籍問(wèn)題
中央政府對(duì)房地產(chǎn)調(diào)控政策的出臺(tái)，各地方政府也相繼出臺(tái)了相應(yīng)的購(gòu)房限購(gòu)令，這一政策的出臺(tái)，使高校畢業(yè)學(xué)生戶(hù)籍成為敏感的社會(huì)問(wèn)題，他們是購(gòu)房的鋼性需求者。因此高校學(xué)生的戶(hù)籍問(wèn)題已引起了社會(huì)各方關(guān)注。
5.《流動(dòng)人員婚育證》辦理程序繁雜
上世紀(jì)八十年代以后、高校擴(kuò)招以來(lái)出生的獨(dú)生子女群體，他們畢業(yè)后，國(guó)家實(shí)行自主就業(yè)，他們更換工作的頻率較以前其他年代的流動(dòng)人員更頻繁，成為社會(huì)流動(dòng)的新生力軍。他們中一些人已在離開(kāi)戶(hù)籍地的其他城市工作、結(jié)婚、生活，種種原因沒(méi)有按期換領(lǐng)《流動(dòng)人員婚育證》，去相關(guān)部門(mén)開(kāi)婚育證明沒(méi)有開(kāi)具的依據(jù)。原因是：現(xiàn)工作單位以結(jié)婚一年以上進(jìn)入單位工作，與戶(hù)籍地人戶(hù)分離一年以上且沒(méi)有辦理《流動(dòng)人員婚育證》，不掌握生育情況，按計(jì)劃生育條例規(guī)定不予辦理相關(guān)婚育證明手續(xù)（因?yàn)?，按正常生理?guī)律，從結(jié)婚到這次懷孕期間可至少生育一個(gè)孩子，期間的婚育情況管理存在漏洞）。夫婦生育一個(gè)孩子的相關(guān)手續(xù)尚且如此難以辦理，更別說(shuō)夫婦是雙獨(dú)生子女生育第二個(gè)孩子需辦理的相關(guān)手續(xù)更是繁雜難上加難。
綜上所述，由高校畢業(yè)生的戶(hù)籍管理引發(fā)的婚育證明的焦點(diǎn)：“人戶(hù)分離這一社會(huì)現(xiàn)象”，應(yīng)引起社會(huì)各界的高度關(guān)注，國(guó)家應(yīng)盡快出臺(tái)相應(yīng)的政策，解決高校畢業(yè)學(xué)生的這一社會(huì)生活難題。高校畢業(yè)學(xué)生不同于其他流動(dòng)人員，他們中的大多數(shù)基本上不再回戶(hù)籍原地，戶(hù)籍也無(wú)法落戶(hù)于生活、工作的城市。因此，開(kāi)具有婚育狀況證明，是他們生育子女的一大難題，這不僅給他們繁忙的工作增加額外的精神負(fù)擔(dān)，而且形成一系列的社會(huì)問(wèn)題（沒(méi)有準(zhǔn)生證的情況下生育子女，孩子無(wú)法入戶(hù)，醫(yī)療保險(xiǎn)、社會(huì)保險(xiǎn)、高價(jià)費(fèi)入托上學(xué)等等問(wèn)題）。
二、高校畢業(yè)生婚育檔案管理對(duì)策
1.改變現(xiàn)有的戶(hù)籍托管與回遷政策
托管與回遷是人戶(hù)分離成為必然存在形式。因此，解決高校畢業(yè)學(xué)生的戶(hù)籍管理問(wèn)題，就是打破現(xiàn)在實(shí)行的戶(hù)籍管理地域間界限政策。改變戶(hù)籍托管與回遷政策使高校畢業(yè)學(xué)生流動(dòng)成為常態(tài)化、普遍化局面。所以，盡快解決高校畢業(yè)學(xué)生人戶(hù)分離是他們婚育管理問(wèn)題的關(guān)鍵。
2.建立完善的婚育信息網(wǎng)絡(luò)檔案化管理系統(tǒng)
將高校畢業(yè)學(xué)生納入全國(guó)流動(dòng)人員計(jì)劃生育信息檔案管理系統(tǒng)，使大學(xué)畢業(yè)后由于種種原因處在不斷流動(dòng)中的、由學(xué)生變?yōu)樯鐣?huì)青年群體的他們，隨時(shí)隨地按期登記申報(bào)個(gè)人的婚育狀況情況，換領(lǐng)《流動(dòng)人員婚育證》，改變因種種原因不能按期換領(lǐng)《流動(dòng)人員婚育證》，電話(huà)聯(lián)系申報(bào)給計(jì)劃生育管理工作帶來(lái)不可操作性。心情愉快地申報(bào)辦理生育孩子的各項(xiàng)手續(xù)，解除他們的社會(huì)精神負(fù)擔(dān)。
3.婚育信息網(wǎng)絡(luò)檔案化管理先從基層試點(diǎn)起步
我國(guó)計(jì)劃生育信息網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有建立的情況下，應(yīng)從基層計(jì)劃生育管理部門(mén)起步，建立逐漸向全國(guó)升級(jí)的上世紀(jì)八十年代以后出生人群的婚育信息檔案（他們正處在生育的高峰期），制定更加完善的、可操作的婚育服務(wù)信息檔案化管理系統(tǒng)措施。他們就業(yè)不容易，工作壓力大，即使各項(xiàng)手續(xù)齊全，因人戶(hù)分離，不可能請(qǐng)假奔波辦理，往往勞煩的是雙方的年邁父母為其多方奔波辦理。因此，解決好他們的生育問(wèn)題，會(huì)讓千萬(wàn)家庭生活在和諧的歡樂(lè)氛圍之中。
4.地方性政策應(yīng)對(duì)高校畢業(yè)生優(yōu)惠
地方政府在制定限購(gòu)房、及其他地方福利政策的同時(shí)，多考慮一下流動(dòng)的年輕人，他們?cè)诘胤浇?jīng)濟(jì)發(fā)展中起著積極的推動(dòng)作用。因?yàn)楦咝．厴I(yè)學(xué)生是社會(huì)先進(jìn)生產(chǎn)力的代表。
5.婚育檔案工作者要端正態(tài)度，做好服務(wù)
一、檔案信息化工作的內(nèi)涵
“檔案信息化，就是我國(guó)檔案行政管理機(jī)構(gòu)通過(guò)統(tǒng)一引導(dǎo)，把現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到實(shí)踐活動(dòng)中去，對(duì)不同種類(lèi)的檔案資源進(jìn)行管控以及提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以便適應(yīng)信息化社會(huì)時(shí)代對(duì)不同類(lèi)檔案信息的綜合應(yīng)用需求。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，即檔案信息輸入、存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用等全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享化、數(shù)字化。”
二、高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的意義
從我國(guó)當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，進(jìn)行高校畢業(yè)生檔案信息化管理對(duì)于社會(huì)具有重要的作用。由于信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行這一項(xiàng)目的建設(shè)滿(mǎn)足了時(shí)展的要求。高校畢業(yè)生檔案作為重要檔案資源，單位、部門(mén)必須緊跟時(shí)代步伐，不斷提高辦公自動(dòng)化水平，滿(mǎn)足時(shí)展的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式由管理實(shí)體資料向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變；其次，滿(mǎn)足了高校檔案管理工作和社會(huì)人力資源的需要。進(jìn)行畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)楦咝？蒲?、教學(xué)、社會(huì)管理工作提供高效服務(wù)；最后，能夠更好地服務(wù)社會(huì)?！案咝．厴I(yè)生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實(shí)可靠，對(duì)社會(huì)、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值更大，進(jìn)行信息化建設(shè)，可以及時(shí)有效地為社會(huì)公眾提供有所需求的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源社會(huì)共享。”
三、高校畢業(yè)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題
（一）相關(guān)單位重視程度不夠，工作不到位。在現(xiàn)實(shí)生活中一些單位或部門(mén)把高校畢業(yè)生檔案管理工作當(dāng)作是一件簡(jiǎn)單的保管工作，對(duì)于它的重要價(jià)值沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)。在他們看來(lái)，它只是占據(jù)他們主要工作的時(shí)間不到十分之一，對(duì)于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移、借閱不出現(xiàn)大的錯(cuò)誤就可以了，滿(mǎn)足基本外調(diào)、查檔就足夠，從而導(dǎo)致在實(shí)際生活中，工作管理人員對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。
（二）有關(guān)法律法規(guī)制度不健全，缺乏規(guī)范性。我國(guó)目前針對(duì)檔案管理的相關(guān)法律，只有《中華人民檔案法》，對(duì)其修改也是非常有限。各級(jí)政府、部門(mén)在傳達(dá)信息、任務(wù)分工僅僅依靠通知或者采用暫時(shí)性的決策，同時(shí)，人事檔案信息歸卷等沒(méi)有明確法律條文規(guī)定，使得信息材料無(wú)法統(tǒng)一。當(dāng)前國(guó)家放松對(duì)戶(hù)籍制度的管理，使得人員流動(dòng)加快，這在高校畢業(yè)生人群中表現(xiàn)最為突出，由此產(chǎn)生的檔案信息接收、轉(zhuǎn)遞問(wèn)題不可避免，給人事檔案工作人員帶來(lái)極大挑戰(zhàn)。
（三）硬件投入不足，管理方法不科學(xué)。存儲(chǔ)畢業(yè)生檔案的檔案室應(yīng)該是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際的工作中，一些專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備簡(jiǎn)陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案信息材料霉變，對(duì)以后高校畢業(yè)生檔案的利用產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。
（四）檔案管理水平不高，管理手段落后。在實(shí)際的高校畢業(yè)生檔案管理工作中，一些單位、部門(mén)對(duì)它的重要性認(rèn)識(shí)不夠，管理上缺乏專(zhuān)配人員，這就出現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉(zhuǎn)接等工作不熟悉，難以適應(yīng)高校畢業(yè)生在人力資源市場(chǎng)的需求的問(wèn)題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理，在調(diào)閱檔案時(shí)絕大多數(shù)情況下是采用原始的手工操作，使得畢業(yè)生檔案材料紙質(zhì)發(fā)黃變脆、字跡漸退，對(duì)后來(lái)的檔案利用不利。
四、人力資源部門(mén)對(duì)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的策略選擇
（一）重視對(duì)高校畢業(yè)生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓(xùn)等需求隨著時(shí)代的發(fā)展不斷發(fā)生新變化，這為新時(shí)期高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來(lái)了更多的困難“對(duì)于因?yàn)槟承┰虺霈F(xiàn)檔案的調(diào)用、查閱，需要及時(shí)把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。”
（二）加強(qiáng)對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。人力資源部門(mén)要把高校畢業(yè)生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的要求去執(zhí)行。一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房，同時(shí)庫(kù)房設(shè)施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。
（三）加快建立高校畢業(yè)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)?！案咝．厴I(yè)生檔案信息化建設(shè)是以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫(kù)，把原來(lái)紙張上順序的、線(xiàn)性的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，使得檔案管理形式發(fā)生了根本性的改變?！薄叭瞬沤涣魇聵I(yè)發(fā)展到今天，有著十幾年的歷史，并且發(fā)生了巨大的改變，在高校畢業(yè)生檔案管理工作中表現(xiàn)尤為突出，因此，我們需要加快對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)工作效率提高、優(yōu)化服務(wù)水平”。
五、結(jié)語(yǔ)
為了轉(zhuǎn)變部分單位、部門(mén)對(duì)高校畢業(yè)生檔案“無(wú)用的觀(guān)念和思想”，人力資源部應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國(guó)的高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制，了解信息化建設(shè)工作的重要性、理解檔案工作信息化建設(shè)、發(fā)展對(duì)學(xué)校、社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有哪些極其重要的作用。對(duì)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)工作要從存在的問(wèn)題出發(fā)，制定科學(xué)合理有效的應(yīng)對(duì)策略，同時(shí)，確保檔案工作必須與社會(huì)接軌、與國(guó)際接軌、與未來(lái)接軌。
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