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第二條本辦法所稱檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條本市行政區域內的國家機關、社會團體、企業事業單位和其他組織（以下統稱各單位）以及個人應當遵守本辦法。
第四條各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃，保證檔案管理機構、人員編制和發展檔案事業所需經費的落實。
第五條檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。
第六條市、縣(區)檔案局負責履行同級人民政府檔案行政管理部門的職責，業務上接受上級檔案行政部門的監督和指導。
第七條國家機關、社會團體、企業事業單位和其他組織以及個人都有維護檔案的完整、準確與安全的義務。
第二章檔案機構及其職責
第八條市、縣（區）檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，其主要職責是：
（一）貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策；
（二）制定本行政區域內檔案事業發展規劃和檔案工作規章制度，組織實施、推行檔案管理標準；
（三）對本行政區域內的檔案館及其他單位的檔案工作進行監督和指導；
（四）組織并指導本行政區域內的檔案理論與科學技術研究、檔案保護、檔案宣傳教育和檔案人員培訓工作；
（五）監督檢查本行政區域內檔案法律、法規的實施，依法查處違反檔案法律、法規的案件。
第九條鄉（鎮）人民政府和城市街道辦事處應當建立檔案室，配備專（兼）職檔案工作人員負責本機關的檔案收集、整理、保管和利用工作，并對所屬單位以及村（居）民委員會的檔案工作實行監督和指導。
村（居）民委員會應當指定人員負責檔案的收集、整理、保管和利用工作。
第十條機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責統一管理本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導，業務上接受同級和上級檔案行政管理部門的監督和指導。
第十一條各級各類檔案館的設置：
（一）各級國家檔案館按縣（區）以上行政區域設置，由同級人民政府批準；
（二）專門檔案館、部門檔案館的設置，應當按省人民政府檔案行政管理部門統一規劃，經同級人民政府檔案行政管理部門審核同意，報同級人民政府批準；
（三）大中型企業和高等院校設置企業或事業檔案館，由企業自主決定或者經其主管部門批準，報省人民政府檔案行政管理部門備案。
第十二條各級各類檔案館的職責范圍：
（一）各級國家檔案館負責接收、收集、整理、保管和提供利用其分管范圍內各歷史時期的所有門類和各種載體的檔案，集中向社會提供利用黨政機關已公開現行文件；
（二）專門檔案館負責接收、收集、整理、保管和提供利用某一專門領域或者某種特殊載體形態的檔案；
（三）部門檔案館、企事業單位檔案館負責收集、整理、保管和提供利用本部門或者本單位及其所屬單位形成的檔案。
第三章檔案的收集
第十三條單位及其工作人員在公務活動中形成的，按照國家和檔案行政管理部門規定應當歸檔的各種載體的文件材料，由本單位文書或者業務部門收集整理，定期移交單位檔案機構或檔案工作人員集中管理，任何部門和個人不得據為己有、拒絕歸檔或自行銷毀。
國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。
嚴禁偽造檔案。
第十四條本行政區域內舉辦重大的政治、經濟、科學、技術、教育、文化、體育、外事、宗教等活動和重要人物、杰出人物在其公務活動中形成的對國家和社會有保存價值的檔案，承辦單位應當做好收集、整理工作，并在活動結束之日起3個月內向同級國家檔案館移交。
特別重大的活動，承辦單位應當按省人民政府有關規定，通知市、縣（區）檔案局派專人進行錄像、攝影。
第十五條市、縣（區）重點建設項目、重大科學技術研究和技術改造項目，在竣工驗收、鑒定時，須有同級檔案行政管理部門和有關主管部門對其檔案進行驗收；國家、省確定的項目，其檔案的驗收按國家有關規定執行。
各單位的建設工程、科學技術研究、技術改造和重要設備更新等項目驗收、鑒定時，須有本單位檔案工作人員參加。
第十六條有下列情形之一的，有關單位和個人應當做好檔案收集工作，并通知當地檔案行政管理部門，接受有關檔案工作的指導和監督：
(一)行政區劃變動的；
(二)機構設立、變更或者撤銷的；
(三)組織實施重點建設項目(工程)、重大科學技術研究項目以及重大普查活動的；
(四)舉辦或者承辦本行政區域內有重大影響活動的；
(五)發生其他重大事件的；
(六)發現重要、珍貴檔案和資料的。
第十七條各單位應依照下列規定，按期向有關檔案館移交檔案和與檔案有關的資料，并辦理交接手續：
（一）列入市國家檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向市國家檔案館移交；
（二）列入縣（區）國家檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿五年，向縣（區）國家檔案館移交；
（三）列入專門檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起六個月內向專門檔案館移交；
（四）列入部門檔案館或者企業、事業單位檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起至次年六月底前向部門檔案館或者企業事業單位檔案館移交。
因特殊情況需要提前或者延遲移交期限的，應當經同級檔案行政管理部門審查同意，延遲期限不超過五年。
（五）市、縣（區）各級凡具有行政管理職能和社會公益服務職能的機關、群眾團體、企業事業單位，都要按要求向同級國家綜合檔案館已公開現行文件利用中心報送本單位制發的已公開的現行文件。
第十八條列入有關國家檔案館接收范圍的機關、團體、企業事業單位或者其他社會組織撤銷或者合并，在撤銷或者合并之前，必須對全部檔案進行整理，經檔案行政管理部門同意，向有關國家檔案館移交或者由有關機關代管。
非檔案館接收范圍的單位撤銷或者合并時，其檔案可由主管部門代管，也可向檔案館寄存。
第十九條國有企業發生改制、拍賣等資產與產權變動或者依法破產時，應當依照國家有關國有企業資產與產權變動檔案處置的規定辦理檔案移交工作。
中外合資（合作）經營企業終止、解散后，檔案交由原中方保存或者向當地國家檔案館移交。外資企業終止、解散后檔案的處置，依照國家有關外資企業檔案管理的規定辦理。
第二十條各級國家檔案館可以向社會征集、征購對國家和社會具有保存價值的檔案。鼓勵單位和個人自愿向國家檔案館捐贈檔案，或委托代管。
第四章檔案的管理
第二十一條各級各類檔案館和單位應當建立健全科學的檔案管理制度，使用符合國家標準的檔案用品及裝具，保證檔案的安全。對重要的、珍貴的檔案應采取特殊的保護措施。
禁止在危房和有重大火災隱患以及沒有防護設施的環境中保管檔案，對破損、散失的檔案應當采取措施進行搶救。
對不具備保管條件，可能導致檔案不安全或者嚴重損毀的，按照下列規定處理：
(一)列入檔案館接收范圍的，經同級檔案行政管理部門核實后，由有關檔案館提前接收進館；
(二)屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的，檔案行政管理部門應當督促檔案保管者改善其保管條件，或者經協商同意后，向國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。
第二十二條各級各類檔案館可以按合同的約定向社會開展代保管檔案服務。
第二十三條各級各類檔案館(室)應當定期對檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案列出銷毀清冊，按照國家有關規定報經批準后予以銷毀。嚴禁擅自銷毀檔案。
第二十四條各級各類檔案館(室)對保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須依照國家有關保密規定辦理。
第二十五條屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。因工作、科研等需要，經省檔案行政管理部門審查批準，可以贈送、交換、出賣檔案復制件。國有企業事業單位因資產轉讓需轉讓有關檔案的，按照國家有關規定執行。
非國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，可以向國家檔案館捐贈、寄存或出賣。向國家檔案館以外的單位或者個人出賣、轉讓或贈送的，按照國家有關規定，須經縣級以上檔案行政管理部門批準。
第二十六條單位和個人需要攜帶、運輸、郵寄國家所有的、集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案及其復制件出境的，按照《檔案法實施辦法》和《*省檔案管理條例》的規定辦理。
第二十七條單位因撤銷、變更，檔案管理權發生變化的，應當報同級檔案行政管理部門備案；發生爭議的，由同級檔案行政管理部門做出決定。
第五章檔案的利用和公布
第二十八條各級國家檔案館所保存的檔案，應當按《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《*省檔案管理條例》的有關規定，分期分批地向社會開放，并同時公布開放檔案的目錄。
第二十九條各級國家檔案館應當建立檔案目錄中心，并定期向上級檔案目錄中心報送檔案資料目錄，為檔案利用者提供現代化的檢索服務。各專門檔案館、部門檔案館以及其他檔案機構（檔案室）應當定期向縣級以上國家檔案館報送檔案資料目錄，逐步實現檔案信息資源共享。各級各類檔案館應當配備編研人員，加強檔案的研究整理，采取各種形式開發檔案信息資源，有計劃地組織編輯出版檔案史料，在不同的范圍內發行并提供社會利用。
第三十條檔案的利用是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。
需要利用檔案館保存的已開放檔案或已公開現行文件的，應當持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明；需要利用檔案館保存的未開放檔案的，須經保存該檔案的檔案館同意，必要時還須經同級人民政府檔案行政管理部門審查同意。
需要利用機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構保存的尚未向檔案館移交的檔案，須經檔案保存單位同意。
外國人或者外國組織利用已開放的檔案，按照國家有關規定執行。
第三十一條向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對檔案中不宜開放利用的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護其合法權益。
第三十二條任何單位或者個人利用檔案的，必須遵守國家有關規定，不得擅自抄錄、復制檔案或泄露檔案內容，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。利用已經開放的檔案，不得侵犯他人的合法權益；利用涉及知識產權的檔案，應當征得知識產權所有者的同意。
第三十三條各級各類檔案館應當為社會利用檔案創造便利條件，對提供社會利用的檔案，可以按照國家或者省、市人民政府檔案行政管理部門會同價格行政管理部門制定的收費標準收取費用。
第三十四條檔案的公布是指通過《檔案法實施辦法》第二十三條規定的形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內容。
屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布。集體或者個人所有的檔案，檔案所有者有權公布，但應當遵守國家有關規定。任何單位或者個人所公布的檔案不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。
對寄存在檔案館的集體或者個人所有的檔案，未經檔案所有者同意，檔案館不得提供給他人利用和公布。
第六章保障措施
第三十五條各級人民政府應當按檔案館藏量和檔案業務工作量將檔案保護費、檔案搶救費、珍貴檔案征集費、檔案宣傳教育費等檔案事業經費納入同級財政預算，統籌安排發展檔案事業所需經費。其中，檔案保護費按館藏總量每卷1元/年計算；檔案搶救費、珍貴檔案征集費根據實際需要，由同級財政列入專項預算撥給。
第三十六條各級人民政府應當根據檔案安全保護工作的需要，搞好檔案安全保護設施的建設。
第三十七條各單位應當依法為檔案的收集、整理、保管和利用提供必要的條件，保障檔案工作的開展。
第三十八條縣級以上人民政府應當把地方國家檔案館建設納入地方固定資產投資計劃。檔案館建筑應當符合國家規定的檔案館建筑設計規范要求。
各級各類檔案館(室)應當配置檔案管理必需的設備，逐步運用現代化技術管理檔案。
第三十九條新建、改建、擴建各級各類檔案館，應符合《檔案館建筑設計規范》及國家有關規定，方可按照基本建設程序辦理其他手續。
第四十條檔案工作人員必須忠于職守，遵守紀律，應當具備檔案現代化管理以及相關專業知識，符合條件的檔案專職人員方可取得相應的檔案技術職稱。未受過檔案專業知識教育的檔案工作人員，須經縣級以上人民政府檔案、人事行政管理部門培訓合格，方可上崗。
第四十一條鼓勵中外組織和個人通過捐贈、捐助或者其他形式支持本市檔案事業的發展。
第七章獎勵與處罰
第四十二條有下列事跡之一的，縣級以上人民政府及其檔案行政管理部門和有關部門應給予表彰、獎勵：
（一）在檔案收集、整理、保護和現代化管理方面成績顯著的；
（二）在檔案宣傳、教育和業務指導工作中成績顯著的；
（三）在檔案的科學研究中做出重要貢獻的；
（四）開發利用檔案信息資源取得重大社會效益和經濟效益的；
（五）向國家捐獻重要或者珍貴檔案的；
（六）熱心資助檔案事業發展事跡突出的；
（七）舉報、制止檔案違法行為、查處檔案違法案件表現突出的；
（八）其他對檔案事業的發展作出突出貢獻的。
第四十三條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、行政監察部門或者其他主管部門責令限期改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分：
(一)將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的；
(二)不按照國家有關檔案技術規范要求歸檔或者不集中統一管理檔案的；
(三)拒不按照國家規定向國家檔案館移交檔案的；
(四)違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；
(五)不按照國家規定開放檔案的；
(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取保護措施，造成檔案損失的；
(七)檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員，造成檔案損失的；
(八)檔案專職工作人員未按規定取得培訓合格證書上崗的；
（九）對已報損毀、丟失的檔案未作及時認定的。
有前款第（一）項、第（六）項、第（七）項違法行為，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第四十四條根據《*省檔案管理條例》第三十八條規定：國家檔案館庫房屬二級以上危房或者有重大火災隱患，同級人民政府應當采取整改措施而未采取整改措施，造成重大損失的，依法對同級人民政府主要負責人或者分管負責人給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第四十五條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、行政監察部門或者其他主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：
(一)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；
(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；
(三)涂改、偽造檔案的；
(四)違反《檔案法》第十六條、第十七條規定，擅自出賣或者轉讓檔案的。
在利用檔案館的檔案中，有前款第(一)項、第(二)項、第(三)項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以根據有關檔案的價值和數量，對單位處以1萬元以上10萬元以下罰款，對直接責任人員處以500元以上5000元以下罰款；造成損失的，責令賠償損失。
企業事業單位或者個人有第一款第（四）項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以根據有關檔案的價值和數量，對單位處以1萬元以上10萬元以下罰款，對直接責任人員處以500元以上5000元以下罰款；有違法所得的，沒收其違法所得；并可以按照《檔案法》第十六條的規定征購所出賣或者贈送的檔案。
二、對各類檔案均應按規定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續。查、借閱機密檔案要經主管領導批準。
三、對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。
四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。
五、利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
六、對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規定銷毀，不得以廢紙出售。
七、發生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、保密或保衛部門，當事者要寫出書面報告。對違反保密規定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。
__市檔案局檔案庫房管理制度
一、檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領導批準外，非本室工作人員不得入內。
二、保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。
三、檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。
四、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光的措施。
五、對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。
六、庫房內安置溫濕度計，每天定時測記。庫房的溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度應控制在45-60％之間。
七、庫房內應保持清潔，不得堆放與檔案無關的物品。
（二）切實做好保密工作，各種有密級的文件、資料、會議記錄等保密材料閱后及時收回，隨時入柜，不得放在辦公桌上過夜。保密廢紙統一到指定地點粉碎，不得另行處理。
（三）負責各類發文的編號、登記、印發，做到準確、無誤。
（四）及時做好各種來文的登記，按規定程序分別送局領導、中層干部傳閱，做到當日收文，當日傳閱，及時收回。
（五）按月做好各類文件、資料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破損、不重復、不零亂，文件資料完整，查找方便。
（六）做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成，按規定編寫序號、目錄、頁碼，裝訂成冊，及時歸檔；因工作需要調閱檔案，須經局領導同意，閱后及時歸還。
文件收發、傳閱、立卷歸檔管理制度
（一）發文：因工作需要應由局名義對外行文（函、通知、答復件、上報請示件等），先由有關科（室）提出要求，對于需要協調和解決的事項，事先進行協調，取得一致意見。然后有關科（室）擬定行文稿件（包括發文稿紙上的有關項目），送辦公室審核認可，并在核稿上簽字后，報局領導簽發。再由辦公室登記編定發文號，打印的稿件經有關科（室）校對無誤后，交辦公室司印、裝訂、留存、分送。
（二）收文：收文辦理包括簽收，登記、申核，擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。文件收發按照收文辦理的程序簽收登記后，送辦公室領導審核來文是否受理，對應轉辦的文件要及時轉交，在此基礎上提出擬辦意見，分送領導及有關科（室）閱讀或對應辦的事項作出批示。
（三）傳閱：根據領導的意見需傳閱的文件，由辦公室負責收發的同志依次送有關科（室）和有關人員傳閱，傳閱文件一般做到當天送達，當天閱畢，簽名交回，以提高傳閱時效。因需要而暫留的文件，要打好招呼。
（四）承辦：需要承辦的文件根據領導批示，由辦公室及時轉交給有關科（室）或有關同志，按照要求及時辦理；超過時限的，由辦公室催促辦理。辦理結束后，將辦理結果書面交辦公室，需要答復對方的，擬寫成初稿，由辦公室報請領導審定后行文。由縣委辦、縣府辦轉給需提出擬辦意見的文件，辦公室應及時報送局領導，簽署意見后，直接送交轉給有關部門。
（五）立卷：收發的文件一般按照收發序號一月整理一次，對缺少或殘缺的文件，及時追查、彌補。次年五月底前分門別類，附上目錄，立成卷宗，保證文件、資料的整齊、完整。
（六）歸檔：按照要求嚴格做好一年一次的歸檔工作，檔案要擺放整齊，便于查找，同時落實防潮、防火．防蛀、防鼠等措施，保證檔案安全。調閱檔案須經局領導同意，并由工作人員具體操作，檔案一般不外借。
（七）保密：切實按照文件密級要求做好保密工作。
督查反饋制度
（一）為認真落實局長辦公會議決定，局領導批示和上級交辦的任務，及時反饋有關信息，特制定本制度。
（二）督查反饋的具體工作由辦公室負責。根據局領導意見對應辦未辦的事項，由辦公室發出督查通知單，有關科（室）根據要求，立即辦理。做到急事不過日，一般不過周，一些比較復雜、工作過程較長的任務，無法按時辦理的事項要及時向局領導匯報。
（三）各科（室）對督查通知單辦理的情況，在規定時間內，應向辦公室作出反饋，并根據需要答復對方當事單位或當事人，辦公室應及時將督查事項的辦理情況向局領導匯報。
關鍵詞：人事制度 改革背景 檔案管理
一、人事制度改革背景下高校人事檔案管理面臨新問題
1.“人檔”分離現象比較嚴重。
21世紀是人才競爭是激烈的年代，高校的人才也出現較大的變動。以往的人與檔案相互對應的規定已經被打破，許多高校出現了“人檔分離”的現象。一方面，是高校在引進人才的時候，急于求成，為爭取高素質人才制定一些“不調入個人檔案”的特殊政策，造成了在高校出現“有人無檔案”的現象。另一方面，激烈的人才競爭也導致了高校人才流出現象比較嚴重，出現一些教師離職了，但是檔案仍然掛在學校，出現“有檔案無人”的問題。這些現象長期下去會影響高校人事檔案的正常管理。
2.檔案資料不完整。
在現在高校人事檔案管理中，還存在一個重要問題，就是教師的檔案資料不完整。高校在引進人才的時候，忽視了檔案的檢查，直接接收后歸檔，出現一些人才檔案材料漏缺，例如職稱資料等。也有部分教師后面進修了碩士、博士等學歷，畢業后未將最高學歷或學位的檔案交到人事部進行合檔。檔案資料的不完整，將對高校檔案管理帶來較大的困擾，也給教師帶來新的問題。
3.高校人事檔案管理不規范。
人事檔案的管理，具有嚴格的規定，尤其是在檔案調入或者調出等環節，需要嚴格把控。但是存在部分檔案管理人員缺乏經驗，不夠重視檔案管理的規范性。例如調檔函不規范、隨意接受各種快遞檔案等。在調出檔案方面，未按照機要方式或者郵政方式進行寄出。制度不完善以及移送不到位等，都容易引起材料的收集不完整。
4.檔案信息化管理程度較低。
隨著科學技術的發展，現在各行各業都開始實行信息化辦公。高校在信息化社會，借用信息技術手段進行教學管理，但是在人事管理方面暫未實現。例如很多教師查詢自身檔案的時候，需要親自跑到人事檔案管理部門進行查閱，效率非常慢。新教師在調檔期間，需要時刻打電話跟蹤檔案的進程。
二、人事制度改革背景下高校人事檔案管理的思考
1.進一步完善高校人事檔案管理制度。
要規范高校的檔案管理，提升工作效率，作為高校首先要完善人事檔案管理制度。進一步規范檔案調入與調出的流程，做好檔案查詢的登記工作。完善檔案室辦事的日常規定，改進檔案室工作人員值班制度。
2.整理人事檔案，完善收集分類。
作為高校人事處，要重視人事檔案管理工作，首先要改進工作方法，完善收集分類。人事檔案資料，是記錄員工的學習與工作經歷的重要證明，學校要本著以人為本理念，對員工的人事進行負責任，認真審查員工的檔案資料，對于漏缺的資料要督促員工及時完善。對高校人事檔案，實行動態化管理，教師在工作期間的職稱、學歷、學位等發生變化，檔案也有進行相應的收集歸檔。例如某教師評上了高級經濟師職稱，檔案室工作人員應該主動聯系教師，提醒其將相應資料歸檔。
3.轉變工作理念，增強服務意識。
在過去的理念中，高校人事部在教師心中是一個“管理部門”，人事部的工作人員就是大家的“領導”，作為檔案管理部門工作人員，在處理事情的時候，仍然按照傳統理念，整天擺著“冷酷”表情面對員工。這種工作理念已經不能適應人事制度的改革。作為人事檔案部門要轉變理念，實現從“管理者”到“服務者”的轉變。在平時的工作中，要增強自身的服務意識，對于教師關于檔案咨詢問題，要耐心解答。同時在學校網上開通人事檔案管理意見咨詢，歡迎教職員工積極提意見。人事檔案部門，始終要堅持全心全意為教職工服務，以強烈的責任感與職業道德強化自身的工作。
4.明確分工，強化崗位意識。
在人事制度改革的推行下，高校人事部門要強化崗位意識，做好工作分工，提升工作效率。例如，在檔案管理方面，盡量避免同一個人負責所有檔案。可以將本校的檔案工作分成四塊：首先，是檔案的調出、調入工作，工作人員要開好調檔函，對于新進的檔案做好登記的工作。其次，檔案的整理、合檔工作，對于高校教職工的檔案出現新材料，要做好歸檔和登記。最后，檔案的咨詢與查詢工作等。
關鍵詞 林權改革；檔案管理
建甌市是全國重點林區縣市之一，全市轄14 個鄉鎮、4 個街道辦事處，226 個村（場），共有10.9 萬農戶、39.8 萬農業人口。全市土地總面積630 萬畝。在集體林權制度改革中，全市有改革任務223 個村（場），應列入改革359.1 萬畝，應林權登記發證面積450.5 萬畝。集體林權制度改革是穩定和完善農村基本經營制度的必然要求。集體林地是國家重要的土地資源，是林業重要的生產要素，是農民重要的生活保障。實行集體林權制度改革，把集體林地經營權和林木所有權落實到農戶，確立農民的經營主體地位，是將農村家庭承包經營制度從耕地向林地的拓展和延伸，是對農村土地經營制度的豐富和完善，必將進一步解放和發展農村生產力。
集體林權制度改革是促進農民就業增收的戰略舉措。林業產業鏈條長，市場需求大，就業空間廣。實行集體林權制度改革，讓農民獲得重要的生產資料，激發農民發展林業生產經營的積極性，有利于促進農民特別是山區農民脫貧致富，破解“三農”問題，推進社會主義新農村建設。
集體林權制度改革是建設生態文明的重要內容。建設生態文明、維護生態安全是林業發展的首要任務。實行集體林權制度改革，建立責權利明晰的林業經營制度，有利于調動廣大農民造林育林的積極性和愛林護林的自覺性，增加森林數量，提升森林質量，增強森林生態功能和應對氣候變化的能力，繁榮生態文化，促進人與自然和諧，推動經濟社會可持續發展。
集體林權制度改革是推進現代林業發展的強大動力。林業是國民經濟和社會發展的重要公益事業和基礎產業。實行集體林權制度改革，培育林業發展的市場主體，發揮市場在林業生產要素配置中的基礎性作用，有利于發揮林業的生態、經濟、社會和文化等多種功能，滿足社會對林業的多樣化需求，促進現代林業發展。
建甌市從深化集體林權制度改革以來，已有221 個村（場）完成林改任務，占有林改任務村數99.1%；完成深化改革明晰產權面積332.3 萬畝，占應改革面積的92.5%；全市完成林權登記面積424.1 萬畝，占應登記發證面積450.5 萬畝的94.1%，全市共區劃宗地82149 宗，達標宗地79073 宗，準確率達96.3%;；錄入打證面積達360.5 萬畝，占已申請登記面積424.1 萬畝的85.0%，占符合條件的申請登記面積360.5 萬畝的100%。
為了有效地保護和利用林改的成果，保存好林改的所有資料，更好地為林改服務，筆者就林改檔案工作提出以下探討。
一、林改檔案的必要性
“林改”檔案是指在“林改”工作過程中所形成的經整理、鑒定后具有保存價值的文字形、圖表、聲像、原始數據等各種形式和載體的原始記錄文件材料。林改檔案是林改工作的客觀反映和歷史見證，它有憑證作用和參考作用，有一定的法律效用。
二、林改檔案的作用
一是林改檔案作為一種歷史記錄不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。林改檔案真實地記錄和反映了林改過中活動的深度和廣度。
二是林改檔案是歷史的真憑實據，具有一定的法律效用，它保留了當事人的歷史真跡，如簽名、手印等。檔案是原始記錄，是第一手資料。它比其他資料來源可靠。影彩色電視文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據，是令人信服的歷史證據。
三、林改檔案管理工作探討
一是林改檔案管理工作應與林改工作同步進行。林改檔案的重要內容，貫穿于林改工作的全過程，與林改工作同步進行，作為林改效果評價的依據之一。
二是林改檔案管理工作按照統一管理、分級負責、集中保管的原則。縣級林改檔案室要根據《集體林權制度改革檔案管理辦法》制訂相應的檔案管理制度、歸檔范圍、保管期限表、保護、保密、利用等制度。林業局要把林改文件材料的收集、整理、歸檔納入工作計劃，任何個人不得把履行職責過程中形成的文件據為已有。
三是與檔案局密切配合，舉辦培訓班，對林改檔案管理工作人員進行林改檔案管理的集中培訓。并對鄉（鎮）林改辦的林改檔案管理工作進行監督、檢查、指導和驗收。同時還要負責全市林改文書檔案的整理，檔案局還要負責全市林改電子檔案的制作和信息數字化整理。
四是林改檔案材料的收集。1. 林改檔案收集的范圍是在日常工作中形成的、有保存價值的各種文件材料、賬冊、圖表以及聲像、電子等各種門類和各種載體的檔案。2. 上級或同級機關頒發的需要執行的文件材料；有關業務機關與本部門協商工作的文件材料或對本部門工作檢查形成的重要文件等。3. 林改工作調查類、電子聲像類、林權等資料收集。4. 林改辦收集的是文書檔案材料，鄉鎮林改辦收集的包括文書檔案材料和專業檔案材料。
五是林改檔案材料的整理。1. 林改工作檔案按年度以“件”為單位進行整理歸檔，糾紛調查類檔案按“一案一件”進行整理，電子聲像類檔案按年度按類別進行歸檔。2. 林權類的檔案以各村民小組為單位進行整理組卷。各鄉鎮林改辦按村委會下面的各村民小組為單位，把該村民小組的表冊以及涉及到的林改材料統一放在一起。順序如下：（1）村民小組林改方案；（2）林權申請登記申請表；（3）林地權屬勘查登記表；（4）林地承包合同；（5）其它表冊。裝盒時要根據檔案盒的大小及材料的多少進行裝盒。材料多的村民小組可選擇大號檔案盒多裝幾盒，但必須按照順序裝盒，要注意材料的有機聯系，盡量不要把同一種表冊分開裝盒。
六是林改檔案管理統一使用規定的檔案管理軟件進行管理。檔案館安裝了林改檔案管理專用服務器。林改辦和各鄉鎮林改辦各自對整理好的林改檔案進行檔案目錄錄入。對涉及個人和集體的必須實行到戶錄入，每一宗地不僅錄入戶宗地號，還要錄入戶主名。林改辦和各鄉鎮林改辦將整理好并經檔案局驗收合格的檔案連同林改檔案計讀目錄交檔案局，由檔案局組織對紙質檔案進行掃描和數字化加工，制成電子檔案。
七是安排檔案保管專用資金，配備庫房、柜架、備有防火防盜、防有害氣體生物等安全設施。建甌林業局把庫房設在辦公大樓的3 樓，配備了活動式密集架型的檔案柜21 組，檔案柜內的林權登記檔案采用檔案袋裝檔，林改有關文件、材料采用檔案盒裝檔。做到了庫房專用，辦公室、閱檔室、庫房三分開，檔案室的辦公室配備了電腦、復印機、空調各一臺，制定相應的人員出入庫管理制度、檔案出入庫管理制度、檔案清點交接制度、用電安全及防火制度、安全檢查制度，檔案室的庫房內安裝了遮光窗簾，配備了立柜式空調2 臺，去濕機、滅火器、溫度計、防蟲劑等。
第二條（定義）
本辦法所稱的檔案館，是指收集、保管和提供利用檔案資料，具有一定規模，為社會各方面服務的機構，包括綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館和企業事業單位檔案館。
第三條（適用范圍）
本辦法適用于本市行政區域內檔案館的設置管理。
第四條（管理部門）
市檔案行政管理部門負責本市檔案館的設置管理工作。
區、縣檔案行政管理部門負責本行政區域內綜合檔案館的設置管理工作。
第五條（設置原則）
本市檔案館的設置應當遵循統一領導、分級管理、便于利用和重點發展綜合檔案館的原則。
第六條（布局和設置要求）
市檔案行政管理部門應當根據檔案事業發展和合理布局的需要，對本市檔案館網的建設實行統籌規劃。
各類檔案館應當按照以下要求設置：
（一）綜合檔案館按照市和區、縣行政區劃分級設置；
（二）專門檔案館按照特定領域或者特殊載體檔案管理的需要設置；
（三）部門檔案館按照市級行政部門專業檔案管理的需要設置；
（四）企業事業單位檔案館按照市屬大型企業、科學技術研究機構和高等院校業務檔案管理的需要設置。
第七條（設置條件）
申請設置檔案館的，應當具備下列條件：
（一）有符合規定數量的檔案。設置綜合檔案館和專門檔案館要有6萬卷（冊）以上檔案資料，檔案資料卷（冊）長度達到720米以上；設置部門檔案館要有3萬卷（冊）以上檔案資料，檔案資料卷（冊）長度達到360米以上；設置企業事業單位檔案館要有2萬卷（冊）以上檔案資料，檔案資料卷（冊）長度達到240米以上；
（二）有符合國家設計規范的檔案館庫房。綜合檔案館和專門檔案館的建筑面積達到1200平方米以上；部門檔案館的建筑面積達到600平方米以上；企業事業單位檔案館的建筑面積達到400平方米以上；
（三）有保護檔案的必要設施；
（四）有開展檔案業務工作的必要經費；
（五）有檔案館管理的各項制度；
（六）有相應數量的專業技術人員和管理人員，其中中、高級檔案專業技術職務的人員要達到全館人員30％；
（七）具備法律、法規、規章規定的其他條件。
第八條（申請材料）
申請設置綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館的，應當向受理申請的檔案行政管理部門提交下列書面材料：
（一）申請書；
（二）可行性研究及論證報告；
（三）檔案館庫房建筑平面圖；
（四）設置檔案館所需的經費來源；
（五）有關檔案館管理制度；
（六）有關專業技術人員和管理人員的簡況；
（七）法律、法規、規章規定的其他材料。
第九條（申請和審批）
設置市綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館的，向市檔案行政管理部門提出申請。設置區、縣綜合檔案館的，向區、縣檔案行政管理部門提出申請。
受理申請的檔案行政管理部門應當在收到申請材料之日起30日內，提出審核意見。經審核符合條件的，由受理申請的檔案行政管理部門報同級人民政府批準；經審核不符合條件的，應當書面通知申請單位。
未經批準，不得設置綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館。
第十條（備案）
區、縣綜合檔案館經批準設置后，由區、縣檔案行政管理部門報市檔案行政管理部門備案。
企業事業單位檔案館，由各單位根據本辦法第七條規定設置，并報市檔案行政管理部門備案。
第十一條（登記和公告）
經批準設置的檔案館和企業事業單位設置的檔案館，應當在批準或者設置之日起30日內，向市檔案行政管理部門辦理登記手續。
經登記的檔案館，由市檔案行政管理部門在報刊上予以公告。
第十二條（變更和注銷登記）
經批準設置的檔案館需變更名稱、館址或者撤銷的，應當按照本辦法第九條規定的程序，向原審批部門辦理申請審批手續。經批準同意變更或者撤銷的，應當在批準之日起15日內，向市檔案行政管理部門辦理變更或者注銷登記手續。
企業事業單位設置的檔案館變更名稱、館址或者撤銷的，應當報市檔案行政管理部門備案。
經注銷登記的檔案館，由市檔案行政管理部門在報刊上予以公告。
第十三條（年度檢查）
市或者區、縣檔案行政管理部門應當每年按照檔案館設置的條件對檔案館進行年度檢查。
第十四條（處罰）
對違反本辦法的，由市或者區、縣檔案行政管理部門按照《*市檔案條例》的有關規定予以處罰。
第十五條（妨礙職務的處理）
拒絕、阻礙檔案行政管理人員執行職務，違反《中華人民共和國治安管理處罰條例》的，由公安部門依法處罰；情節嚴重構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第十六條（復議和訴訟）
當事人對行政管理部門具體行政行為不服的，可以按照《行政復議條例》和《中華人民共和國行政訴訟法》的規定，申請行政復議或者提起行政訴訟。
當事人在法定期限內不申請復議，不提訟，又不履行行政處罰決定的，作出行政處罰決定的部門可以依據《中華人民共和國行政訴訟法》的規定，申請人民法院強制執行。
第十七條（執法者違法行為的追究）
檔案行政管理人員應當嚴格遵紀守法，秉公執法。對、、、索賄受賄、枉法執行者，由其所在單位給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第十八條（本辦法施行前的有關情形的處理）
本辦法施行前已經設置的檔案館，應當在本辦法施行之日起90日內，按照本辦法有關規定補辦登記手續。
第二條城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），系指在城市的規劃、建設及其管理活動中形成的記述城市自然面貌，城市建筑物、構筑物、地上地下管線等建設情況的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像帶、錄音帶等文件材料的總稱。
第三條城建檔案應當根據集中統一管理和分級保管的原則，做到完整地保存，科學地整理，有效地利用。
第四條本辦法由**市城市規劃管理局（以下簡稱市規劃局）會同**市檔案局組織實施，具體工作由市城建檔案館辦理。
第五條凡在本市范圍內進行建設的機關、團體、部隊、企業事業單位（包括中央各部門和外省市在本市的單位、中外合資經營企業、中外合作經營企業、外資企業）必須遵守本辦法。
第二章機構和職責
第六條市城建檔案館是本市城建檔案的存儲中心，兼有職能部門性質，由市規劃局領導，業務上受市檔案局指導、監督和檢查。市城建檔案館的基本任務是：
（一）收集和保管本市重要的城建檔案，并參加重要項目的竣工驗收；
（二）對收集和保管的城建檔案進行整理、鑒定、修復和匯編；
（三）面向社會，開展城建檔案的利用和技術咨詢服務工作；
（四）配合市檔案局對區、縣城建檔案部門和其它有關單位的城建檔案工作進行指導、監督和檢查。
第七條各區、縣人民政府應當加強對本地區城建檔案工作的領導，應當指定有關機構負責本地區城建檔案的收集和管理。
市人民政府各委、辦、局應當加強對本系統城建檔案工作的領導，并應當指定有關機構負責本系統城建檔案的收集和保管。
第八條本市各類建筑物、構筑物、地下地上管線的建設、使用或者維護單位應當指定專職人員負責本單位城建檔案的收集和保管。
第三章城建檔案管理和分級保管范圍
第九條城建檔案的保管期限分為以下三種：
（一）凡記述本市重要的建設項目或者具有科學、歷史研究價值，需永久利用的城建檔案為永久保存檔案；
（二）凡作為建設項目鑒定、維護、改建、擴建、管理等依據，需與實物共存的城建檔案為長期保存檔案；
（三）凡需在一定時間內查考的一般城建檔案為定期保存檔案。
第十條需集中保管的城建檔案的范圍如下：
（一）反映市或者區、縣的經濟、人口、水文、地質、地名、測繪、資源、氣象、地震等狀況，可供城市建設利用的城市基礎檔案資料；
（二）城市現狀圖，已批準的城市總體規劃、分區規劃、詳細規劃、專業規劃，以及與城市有關的國土規劃、區域規劃、土地使用現狀圖等反映城市規劃和土地利用情況的有關檔案資料；
（三）工廠、倉庫、住宅、辦公樓和各類公共建筑物、構筑物以及地上地下管線的現狀圖，新建、改建、擴建的單項工程的竣工圖和有關檔案資料；
（四）城市的道路、橋梁、涵閘、防洪、公共交通、給水、排水、供電、供氣、供熱、電訊（包括電話、電臺、電視臺、衛星地面接收站、海底電纜、無線電接收站)等市政公用設施的竣工圖和有關檔案資料；
（五）車站、港口、鐵路、機場、地鐵、隧道、停車場等交通運輸設施的竣工圖和有關檔案資料；
（六）具有歷史、藝術、科學價值的古墓葬、古建筑和具有重要意義、教育意義和史料價值的建筑物、構筑物（包括城市雕塑）的竣工圖或者現狀圖、有關資料,以及古樹名木、古園林等的歷史檔案資料；
（七）污染治理、環境衛生、控制地面沉降設施的竣工圖和有關檔案資料以及環境污染普查、污染監測、地面沉降狀況等有關檔案資料；
（八）城市人防設施、與城市規劃建設有關的軍事設施的竣工圖和有關檔案資料；
（九）城市建設方面的科研成果和創造發明的檔案資料；
（十）城市規劃、建設、管理方面的法律、法規、規章和有關文件。
前款規定中重要的城建檔案，根據分級保管的要求，分別由市城建檔案館或者區、縣保管城建檔案的單位保管。具體辦法由市規劃局會同市檔案局另行制訂。
第十一條各建設單位必須在建設項目竣工驗收后3個月內，將該項目的主要的城建檔案無償報送市城建檔案館或者區、縣保管城建檔案的單位。
各建設項目的建設單位必須自行保管一套完整的該項目的城建檔案；使用或者維護單位應當自行保管一套有關的城建檔案。
第十二條凡向市城建檔案館或者區、縣保管城建檔案的單位報送的城建檔案，由建設單位系統整理，編制目錄，詳細核對，裝訂成卷，標明密級和保管期限，并由主管技術的負責人審核簽字。
報送的城建檔案應當做到圖物相符，圖形清晰，字跡工整。
第十三條屬于保密性的城建檔案，應當劃定密級。各有關單位必須嚴格執行國家有關保密規定，加強管理，并定期對城建檔案的保存價值和密級進行鑒定和調整。
銷毀檔案必須造具清冊，經單位領導審定，報上級主管部門批準后方得銷毀。
第十四條凡停建、緩建項目的城建檔案，由建設單位保管；關停單位的城建檔案由上級主管部門保管。
建筑物、構筑物、地上地下管網的使用權或者管理權轉移時，有關的城建檔案由原單位整理后向接受單位辦理嚴格的移交手續。
第十五條各保管城建檔案的單位應當確保城建檔案的完整和安全。保管城建檔案的庫房應當有防火、防潮、防蟲、防光、防塵、防盜等安全設施。對重要的城建檔案應當復制副本，分別保管；對缺損的城建檔案應當及時修復補全。
第十六條市城建檔案館和區、縣保管城建檔案的單位有權征集本辦法實施前已建成的建設項目的城建檔案和有關資料，各有關單位有責任收集、整理并根據本辦法的有關規定進行報送。
第四章竣工圖的編制和報送
第十七條一切建設項目必須編制竣工圖。竣工圖由施工單位編制。建設單位與施工單位簽訂的建筑安裝工程承包合同必須包括編制竣工圖的內容。
編制竣工圖的費用專項列入項目概算。除采用標準設計、復用設計的項目外，編制費用按設計費的3%至5%計算。
第十八條施工過程中，施工單位應當指定專人編制竣工圖。項目竣工后，竣工圖必須經施工項目負責人審核簽字后移交建設單位。
由一個施工單位總包的建設項目，各分包的施工單位負責編制分包范圍內的竣工圖。總包的施工單位除負責編制自身范圍內的竣工圖外，還應當負責竣工圖的匯總整理。
建設單位自行分包給幾個施工單位的建設項目，各施工單位編制分包范圍內的竣工圖后，交由建設單位匯總整理。
第十九條項目竣工驗收時，應當把竣工圖作為驗收的條件之一，并根據項目的重要性和規模分別由有關的各級檔案部門派員參加驗收。大、中型項目的竣工驗收，市檔案局必須派員參加。凡竣工圖資料不完整的項目，不能進行竣工驗收，更不能評為優質工程。
第二十條建設單位在向規劃管理部門申領建筑執照時，由市城建檔案館或者區、縣城建檔案管理部門同時確定必須報送竣工圖的項目，并通知建設銀行。
建設單位編制竣工圖的費用由建設銀行監督使用。項目竣工后,建設單位必須憑市城建檔案館或者區、縣保管城建檔案的單位的竣工圖核收單，方能向建設銀行辦理項目的竣工結算。
第二十一條建設單位逾期不報送竣工圖，市城建檔案館或者區、縣保管城建檔案的單位可出具報送竣工圖逾期通知單，由建設銀行從該建設單位帳戶中扣交按規定標準計算核定的竣工圖編制費用，存入專戶。
市城建檔案館或者區、縣保管城建檔案的單位可用存入專戶的費用組織編制項目的竣工圖，費用不足時，按實際開支向建設單位結算。
市城建檔案館或者區、縣保管城建檔案的單位編制竣工圖時，有關的建設單位、施工單位必須提供有關的圖紙、圖表和技術資料。
第二十二條凡因施工單位違反本辦法規定，不編制竣工圖或者編制的竣工圖與實物不符，而導致使用維修單位在使用維修中損壞建筑物、構筑物、地上地下管網或者造成其他事故的，由施工單位賠償經濟損失，并可追究直接責任者的法律責任。
《**壯族自治區特級檔案室等級標準》適用于中央駐桂單位和**區內縣直以上機關、團體、事業單位的檔案室。
二、考評內容及測評方法
特級檔案室設檔案室機構與人員、基本設備與裝具、業務建設三個大項考評內容。
特級檔案室考核以百分制進行測評。測評的方法是將一百分分解到各項內容中，逐項測評，然后累計算分；各單項分數的得分均占本項分數的百分之九十以上，總分達九十五分者即為達標。
三、定級程序
（一）各單位檔案室達到一級滿二年的，根據特級檔案室等級標準自檢評分，評分達到特級標準時，向上級主管部門或當地檔案行政管理部門提交書面申請報告，并附自檢評分表。
（二）申請單位的上級主管部門或當地檔案行政管理部門根據其申請報告組成考評組，按標準逐項進行考核測評。自治區級（或相當該級）機構的檔案室由自治區檔案行政管理部門組織考核評定；市級（或相當該級）機構的檔案室由自治區、市檔案行政管理部門聯合組織考核評定，二層以下機構的檔案室由其上級主管部門會同自治區或市檔案行政管理部門考核評定；縣級（或相當該級）機構的檔案室由市、縣檔案行政管理部門會同其上級主管部門組織考核評定。
四、等級證書的頒發、效力和獎勵
單位檔案室通過測評后，報經自治區檔案局批準后，統一由自治區檔案局頒發《**壯族自治區特級檔案室》證書。等級證書是單位檔案工作綜合管理水平的標志，是評價檔案室工作的主要依據。
對獲得特級的檔案室，本單位應根據《中華人民共和國檔案法》、《**壯族自治區檔案管理條例》的有關規定，給予一定的精神和物質獎勵，同級檔案行政管理部門或上級主管部門應按分級負責的原則給予獎勵。
五、考評組的組織
（一）考評組由5人組成，考評組成員必須具備中級以上專業技術職稱，其中3人必須具備高級專業技術職稱。
（二）評審員的條件
1、能夠正確理解并執行國家及自治區關于檔案工作的方針、政策、法規和標準。
2、能夠熟練掌握特級檔案室標準，精通檔案業務，工作認真負責，秉公辦事。
3、應具有大專以上學歷并有五年以上檔案業務指導或機關檔案管理工作經驗。
（三）評審員的聘任
特級檔案室定級評審員由縣以上檔案行政管理部門推薦，報自治區檔案局審批發證，持證上崗。
六、監督檢查要求
開展創建特級檔案室工作，是我區機關檔案事業管理與時俱進，開拓創新的一項重要舉措。目的在于鼓勵引導我區的各級檔案室在新形勢下向檔案管理現代化和信息化的標準邁進。這項工作涉及面廣、持續時間長，各級檔案行政管理部門和各專業主管機關應密切合作，高標準、嚴要求搞好分類指導和監督檢查。特級檔案室每三年復查一次，發現實際水平達不到標準時，應責成其限期整改；到期仍不達標者，吊銷其證書。
自治區檔案局每年公布一次授予特級檔案室等級證書的檔案室名單。
七、附則
我國現有的人事檔案管理制度是以政治身份登記、城鄉戶籍以及土地所有制等為代表的社會身份登記制度。然而在當前社會轉型關鍵時期，一方面，傳統的人事檔案管理工作對于個人的信息獲取還做不到“快、精、準”。另一方面，人才流動的頻率越來越頻繁，事業機關單位引進企業人才致使企業人才流向事業機關單位的現象越來越多，而現有的人事檔案管理制度限制了人才流動，并出現了擅自建檔、棄檔、扣檔、偽造檔案以及內容陳舊單一等現象，不僅影響其作用的發揮，還影響了人事檔案管理的真實性和權威性，降低了人事檔案的可信度，不利于我國人力資源管理工作的正常有序進行。因此人事檔案管理制度改革勢在必行。
一、當前人事檔案管理制度存在的問題
（一）對人事檔案管理的不重視。
人事檔案管理工作反映了一個人的學習經歷、工作經歷以及社會活動等各項內容的信息材料，均是以個人為單位保存下來的文字、表格以及證件等其他形式的原始資料，它是國家機構、社會組織以及企事業等機構考核人才的重要材料之一。人事檔案管理則是按照國家規定對人事檔案進行收集、整理、歸檔以及管理利用的過程。當前很多人對于人事檔案管理的認識出現了一些認知方面的偏差，從而出現了擅自建檔、棄檔、偽造檔案等現象。另外，隨著我國市場經濟的不斷發展人口流動的次數越來越頻繁，這給人事檔案管理工作帶來了很大的難度。
（二）人事檔案的信息化水平低。
在當今信息化時代，信息技術已經逐漸滲透到我們生活的各個領域。但是人事檔案信息化建設的速度非常慢，很多人事檔案依然還是采用過去的紙質檔案記錄，只對部分人事檔案實現了電子化管理，對于很多人事檔案的資料檢索、調閱檔案以及檔案記錄等仍是手工操作，還沒有建立起現代化的人事檔案管理信息資源庫，這在很大程度上導致人事檔案信息的利用率低，沒有發揮出人事檔案管理應有的作用。
二、社會轉型時期人事檔案管理制度的改革與創新
（一）創新人事檔案管理制度。
人事檔案管理工作是對一個人的社會活動進行真實的記錄，加強人事檔案管理工作是為了更好地維護事業單位人才的合法權益。針對當前人們對人事檔案管理工作方面存在的認識偏差，人事檔案管理部門必須要加強對人事檔案管理工作的宣傳，提高人們對人事檔案管理的正確認識，從而促進人事檔案管理資源的收集、保管、開發以及利用，不斷提高人事檔案管理工作效率以及工作質量。其次就是作為人事檔案管理的工作人員，必須要不斷學習新知識和新技能，掌握現代化的信息處理手段，為人事檔案管理工作打下良好的基礎。
（二）加快人事檔案數字化建設。
計算機信息技術的發展與普及極大地改變了人們的生活生產方式，將計算機信息技術應用在人事檔案管理工作中可以提高人事檔案管理的信息化水平。首先，人事檔案管理單位要積極引進掃描儀、復印機以及打印機等相關的硬件設備，為人事檔案的數字化建設提供必要的物質基礎；其次就是要建立人事檔案信息管理系統，將所有人事檔案資料錄入信息管理系統中，并將這些資料分門別類存儲好，進而有利于后期的管理、調取和利用，不斷提升人事檔案信息的利用率。第三，根據相關規定，國家對于干部人事檔案必審、個人事項報告必核，注重對干部實際工作能力的考察，進而全面選擇那些專業素養以及專業思想過硬的行家，但為了確保人事檔案的真實性和可靠性，人事檔案管理人員必須對所有檔案信息資料進行摸底與核實，為國家機構、社會組織以及企事業用人單位提供真實可靠的數據參考。
（三）將人事檔案管理納入個人信用體系的建設中。
隨著社會主義市場經濟制度的不斷建立，事業單位也進行了一系列的創新與變革，很多事業單位開始逐漸市場化。在當下社會轉型的關鍵時期，人事檔案還應該與社會主義市場經濟的個人信用體系聯系起來，將個人身份證明、銀行信用記錄情況、是否涉案等信息真實反映出來，給用人單位提供參考。目前秦皇島市人力資源和社會保障局正在積極探索人社信用體系建設，將社會流動人員的人事檔案管理納入到社會信用體系中，并制定了《流動人員人事檔案管理服務中開展社會信用體系建設試點實施意見》，要求全市人才交流服務中心，加快信用體系建設，制定信用信息目錄以保護個人資料，推廣職業信用報告以加強職業道德建設，這對于推動我國個人信用體系建設以及人事檔案管理改革工作具有重要借鑒意義。
三、結束語
當前我國正處于社會轉型的關鍵時期，人事檔案管理直接關系到我國人力資源管理工作。創新人事檔案管理制度、加快數字化建設、建立多元化管理模式讓我國人事檔案管理符合經濟社會的發展要求。
【參考文獻】
人事檔案是事業單位檔案的重要組成部分，不僅關系事業單位在編人員的信息記錄，而且關系到上級人事管理部門相關工作的統籌安排。但是，當前事業單位對人事檔案管理制度不健全，沒能實現全面綜合的有效管理。首先，事業單位現行人事檔案管理制度集中在檔案存儲方面的管理，沒能圍繞人事檔案全過程制訂完善的管理制度，因此影響了事業單位人事檔案數據收集的全面性和檔案數據資料的準確性。其次，目前事業單位人事檔案的使用制度還十分缺失，存在著重儲存和輕視使用的問題，不僅沒有完善基本的人事檔案資料借閱使用制度，而且導致人事檔案存在著較大的借閱使用風險，嚴重的影響了人事檔案管理效率和質量。
1.2人事管理制度執行較為困難
目前事業單位人事檔案管理還處在深化改革期，特別是隨著事業單位分類改革的不斷深入，上級機關對事業單位的人事檔案管理要求不斷的增多，這不僅增加了事業單位人事檔案管理的復雜性，而且影響了事業單位人事檔案管理制度科學發展。首先，事業單位現行的人事檔案管理制度普遍落后于時代的發展要求，沒能根據信息時代的新要求和傳統紙制檔案數據缺失的復雜現實，及時修訂出完善和標準化的人事檔案管理制度。其次，事業單位人事檔案不僅關系到事業單位職工的職稱評定，而且關系到工資晉級，職務升遷，還涉及到醫保和養老保險、老職工住房補貼調整等。上級人力資源和社會保障局、社保局、住房公積金中心等不同部門（處室）對基層事業單位人事檔案都有不同的使用要求和檔案處理要求，這使得基層事業單位不得不針對多個部門，以及多部門開發的軟件進行檔案整理，實質上嚴重的影響了人事檔案管理質量。
1.3與檔案管理制度配套設施不完善
事業單位人事檔案的作用日益突顯，不僅現有管理制度和基本規范存在著缺失，而且現有事業單位人事檔案管理部門的設施設備不能支持制訂的執行。首先，事業單位需要不斷更新退休職工信息，需要根據實際人事檔案記載來輔助工會、社保等部門按年度要求采集基本的信息，由于現代人口的流動大，傳統的電話聯系方式已經不能滿足事業單位的實際需求，先進的指紋采集、影像視頻采集設備還不是人事檔案管理部門的標配。其次，目前基層事業單位的主管局，與事業單位人事檔案相關的分管局的各處（室）都開發出與人事檔案有關的軟件，有些涉及到事業單位人事編制的軟件還有相當密級，需要運用密鑰進行登陸操作，雖然上級機關下發了無線聯接設備，但是基層單位仍沒有配備與其專門聯通的計算機，以及保證無病毒環境的專用打印機、復印機和掃描儀等設備，這不僅不符合上級有關人事檔案管理制度的規定，而且影響了基層事業單位人事檔案管理制度的落實，存在著較大的安全隱患問題。
2.優化事業單位人事檔案管理制度的方法
2.1提升人事檔案管理人員責任意識
全面優化事業單位人事檔案管理制度的執行水平，需要全面提高事業單位人事檔案管理人員的責任意識。首先，要在事業單位人事檔案管理制度中明確各級相關人員的責任，著力加強對事業單位人事檔案相關的領導責任、主管責任、連帶責任進行劃分，加強相關人員對責任的認識，提升檔案管理人員的責任意識。其次，組織相關人員認真學生相關的法律法規，特別是要認真學習各項業務操作規程，要求人事檔案管理人員按照程序進行嚴格操作。
2.2配置人事檔案管理專業人才
為了全面做好事業單位人事檔案管理工作，有效落實事業單位人事檔案管理的制度，還必須配置專業的人事檔案管理人員，全面提高人事檔案管理人員的履職能力。首先，從事業單位人事檔案管理的實際需求出發，盡可能的把懂得相關專業知識，有著從事此項工作基本素養的人員配置到具體崗位上來。其次，加強必要的事業單位人事檔案管理工作的培訓，注重從各項業務的具體操作流程，以及業務辦理和人事檔案管理制度改革的需要角度進行專業化的培訓。
2.3促成人事檔案管理制標準化
為了提高基層事業單位人事檔案管理的標準化，必須對事業單位現行人事檔案管理制度進行修訂，要在上級機關的主持下，保證基層單位執行科學有效的人事檔案管理制度。首先，由省、市相關部門出臺基層事業單位人事檔案管理制度的規范文本，由基層事業單位按照實際情況進行人事檔案管理制度的修訂。其次，上級組織專家按照不同單位情況進行管理制度審核，重點找出基層事業單位人事檔案管理制度存在的漏洞。
2.4提升管理制度履行輔助條件
為了保證事業單位人事檔案管理制度的順利履行，必須提供必要的支撐條件。首先，針對事業單位的實際需求，提供制度履行必要的設施設備，保證人事檔案管理工作的順利開展。其次，提升人事檔案管理的信息化辦公環境，建立起現代化的人事檔案使用和借閱信息化系統。第三，進行必要的使用密級管理，減少基層單位人事檔案數據傳遞管理負擔。第四，使基層人事檔案管理人員向數據準確性方向傾斜，重點做好數據收集工作。
優化事業單位人事檔案管理制度，必須從事業單位人事檔案管理制度執行中存在的問題著眼，全面提升事業單位人事檔案管理的履職能力，減少不必要的工作負擔，在優化環境的基礎上實現管理制度的有效落實。
作者:戰揚 單位:黑龍江省三江工程建設管理局
