時(shí)間:2023-03-25 10:26:45
序論:好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程,我們?yōu)槟扑]十篇企業(yè)人事檔案管理論文范例,希望它們能助您一臂之力,提升您的閱讀品質(zhì),帶來更深刻的閱讀感受。
隨著社會(huì)分工的不斷細(xì)化以及現(xiàn)有工作的不斷擴(kuò)充,為了適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)和企業(yè)現(xiàn)狀,必須要提高對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。因?yàn)槿耸聶n案本身是最真實(shí)的歷史和最具說服力的佐證,它的內(nèi)容真實(shí)地反映了一個(gè)人的經(jīng)歷、品德及成長過程。企業(yè)人事檔案管理工作具有如下價(jià)值:第一,起著推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的作用,在管理企業(yè)人事的同時(shí)加快了企業(yè)發(fā)展的步伐;第二,通過企業(yè)人事檔案管理的完善能夠提高企業(yè)的核心競(jìng)爭力;第三,是企業(yè)人力資源管理的重要手段和重要組成部分。
2.完善人事檔案管理制度
現(xiàn)有人事檔案管理制度存在許多問題,要想提高我國企業(yè)人事檔案管理的效率就必須不斷完善管理制度。首先,應(yīng)該明確進(jìn)行檔案管理工作的具體部門,避免出現(xiàn)多頭管理的狀況,以提升檔案管理工作的有效性。其次,將封閉的檔案管理模式開放化,這樣一方面可以加強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),另一方面可以有效監(jiān)督檔案管理工作的正常開展。最后,為了適應(yīng)我國現(xiàn)有的企業(yè)人事現(xiàn)狀,應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的人事檔案分理處,專職進(jìn)行企業(yè)人事檔案的管理工作。此外,為了將管理工作最優(yōu)化,應(yīng)該將人事檔案管理工作與人員使用分離開來,以便于實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化管理。
3.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
除了完善的管理制度,要想高效地進(jìn)行企業(yè)人事檔案管理工作還需要擁有高素質(zhì)的檔案管理人員。雖然現(xiàn)在管理工作都有相關(guān)技術(shù)或系統(tǒng)進(jìn)行輔助,但是操作主體始終是人,如果檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠,勢(shì)必會(huì)造成人事檔案管理工作出現(xiàn)差錯(cuò),影響人事檔案管理工作的質(zhì)量。在培訓(xùn)檔案管理人員時(shí)應(yīng)該注意從理論和實(shí)際著手,一方面要從理論上加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的認(rèn)識(shí),另一方面應(yīng)該培養(yǎng)相關(guān)人員具體操作的業(yè)務(wù)能力。
4.加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)
我國現(xiàn)有的人事檔案管理效率較低,為了提升人事檔案管理工作的質(zhì)量,應(yīng)該在管理工作中加入信息化元素。檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義,它不僅可以提高檔案管理的速度,同時(shí)它還提升了檔案管理的準(zhǔn)確性。在將企業(yè)人員的信息錄至計(jì)算機(jī)的同時(shí),需要對(duì)不同人員的檔案信息進(jìn)行分類以方便管理。另外,為了更有效地進(jìn)行人事檔案管理工作,有關(guān)人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)的建立十分必要。通過計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能可以對(duì)企業(yè)不同人員的錄用、調(diào)用及時(shí)做出詳細(xì)記錄,還能集中管理各個(gè)部門的人事檔案,大大提高了管理的效率。
(一)完善企業(yè)的核心價(jià)值體系。
在進(jìn)行人力資源管理的時(shí)候,企業(yè)的文化在人事檔案管理中占據(jù)重要的分量,企業(yè)要根據(jù)自身的企業(yè)文化,制定人事檔案管理的相關(guān)政策。
(二)建立不同層次的價(jià)值評(píng)估政策。
在進(jìn)行人事檔案管理的過程中,在傳統(tǒng)的管理中,一般都是定期對(duì)人事進(jìn)行考核,現(xiàn)在,在對(duì)人力資源進(jìn)行管理的過程中,應(yīng)該加大人力資源考核評(píng)價(jià)的力度,將原本單一的考核體系轉(zhuǎn)變成多元化的考核體系,使考核體系朝著全方位、多領(lǐng)域的角度發(fā)展,在人力資源管理的過程中,不僅僅要分析個(gè)人的素質(zhì),同時(shí)也要注重其對(duì)企業(yè)的績效做出的貢獻(xiàn),將個(gè)人的成績與企業(yè)的績效結(jié)合在一起,對(duì)人力資源的績效進(jìn)行全方位的考察。
(三)建立以績效為方向的薪酬回報(bào)機(jī)制。
在企業(yè)內(nèi)部,一定要完善員工的薪酬體系,運(yùn)用薪酬來激勵(lì)人力資源,將人力資源的態(tài)度和能力作為薪酬回報(bào)的基礎(chǔ),強(qiáng)度個(gè)人力量與團(tuán)隊(duì)力量,強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部合作的機(jī)制。
(四)將職業(yè)化作為評(píng)價(jià)人力資源管理水平的重要指標(biāo)。
職業(yè)化指的是在人力資源管理的過程中,要具有一定的知識(shí)體系和專業(yè)技能,管理人員要具備一定的職業(yè)素質(zhì)和道德,能夠自覺地遵守值得規(guī)范,能夠按照職業(yè)規(guī)范的內(nèi)容去管理。
2企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題
現(xiàn)在,企業(yè)在人事檔案管理的過程中還是存在一些問題的,這些問題直接影響到了企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理的效率,限制了企業(yè)的發(fā)展。
(一)企業(yè)的服務(wù)意識(shí)薄弱,沒有上進(jìn)心。
企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過程中,其管理思想不能與時(shí)俱進(jìn),比較陳舊,在人事檔案管理過程中,管理人員不能創(chuàng)新管理內(nèi)容,缺乏開拓進(jìn)取的精神,沒有從根本上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)型的工作。
(二)企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過程中,沒有較強(qiáng)的合作意識(shí)。
企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過程中,他們都是進(jìn)行單獨(dú)管理的,各個(gè)部門沒有加強(qiáng)溝通與合作,但是,企業(yè)的人事檔案管理部門與人力資源管理部門是相對(duì)獨(dú)立的,二者沒有進(jìn)行有效地溝通,這就導(dǎo)致了企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過程中,不能全面管理,不能全面了解人力資源的基本情況。
(三)企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過程中缺乏完善的管理制度的約束。
企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過程中,人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏制度的約束,導(dǎo)致認(rèn)識(shí)檔案管理比較混亂,而且不能按照一定的順序?qū)崿F(xiàn)檔案管理,檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。
3加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的工作,促進(jìn)企業(yè)人力資源管理的新要求
(一)企業(yè)內(nèi)部要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)
在新時(shí)期,企業(yè)人事檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作態(tài)度,要變被動(dòng)為主動(dòng),積極地為人力資源管理部門提供服務(wù),強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。
(二)企業(yè)人事檔案管理要強(qiáng)化合作意識(shí)
企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過程中要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理部門和人力資源管理部門的協(xié)作,實(shí)現(xiàn)二者相互聯(lián)系、相互依存,人事檔案管理部門要為人力資源管理部門提供詳實(shí)的資料,使人力資源管理部門在工作的過程中有據(jù)可依。
二、鋼鐵企業(yè)干部人事檔案管理對(duì)策分析
(一)、加強(qiáng)人事檔案管理宣傳力度
為改變傳統(tǒng)、落后的人事檔案管理思想,必須加大企業(yè)干部人事檔案管理工作的宣傳力度,尤其是關(guān)于干部人事檔案重要性的宣傳,保證干部人事檔案建立過程中資料的完整性和真實(shí)性。加強(qiáng)鋼鐵企業(yè)認(rèn)識(shí)檔案管理宣傳力度的過程中,力爭雖有參與人事檔案管理人員都鞥將自己與檔案管理密切聯(lián)系起來,確切的認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。鋼鐵企業(yè)可以通過企業(yè)傳媒或會(huì)議的形式進(jìn)行干部人事檔案管理工作重要性的宣傳,將這份關(guān)系到干部人革問題的重要性傳給到每個(gè)人事檔案管理人員。
(二)、提高信息技術(shù),推動(dòng)鋼鐵企業(yè)建立無紙化干部檔案
在新形勢(shì)下,企業(yè)調(diào)整干部的頻次越來越頻繁,這種情況下需要企業(yè)逐步推進(jìn)干部人事檔案的電子化,只有這樣才能更加高效的查閱擬調(diào)整干部的所有材料,更加便捷地為鋼鐵企業(yè)班子領(lǐng)導(dǎo)提供擬調(diào)整干部的相關(guān)材料,使得班子領(lǐng)導(dǎo)做出干部調(diào)整和晉升決策更加準(zhǔn)確無誤。所以,人事部門要及時(shí)的將干部人事檔案利用掃描儀等設(shè)備進(jìn)行掃描和整理,并存入企業(yè)內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。這樣做不僅能加快干部人事檔案管理信息化和數(shù)據(jù)化的實(shí)現(xiàn),還能不斷提高企業(yè)檔案管理工作的效率。
(三)、創(chuàng)新人事檔案管理方法
不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)并運(yùn)用到鋼鐵企業(yè)干部人事檔案管理中是提高人事檔案管理工作效率的主要方法。鋼鐵企業(yè)員工數(shù)量龐大,很難再依靠傳統(tǒng)的手工檔案管理,必須將計(jì)算機(jī)設(shè)備和先進(jìn)的人事檔案管理軟件引入到企業(yè)干部人事檔案管理工作中來。企業(yè)通過加大人事檔案管理設(shè)備的投資和相關(guān)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)不僅能較大的提高人事檔案管理工作的工作效率,還能降低管理工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。人事檔案管理方法的創(chuàng)新能真正改變企業(yè)干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀,實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、準(zhǔn)確、高效的檔案管理。
(四)、提升人事部門員工專業(yè)素養(yǎng)
企業(yè)干部人事檔案管理工作的提高還有賴于人事檔案管理工作人員個(gè)人素養(yǎng)的提升,工作人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)對(duì)其工作質(zhì)量的影響較大。首先,從參與人事檔案管理人員政治素養(yǎng)的角度來看你,具有較高政治素養(yǎng)的工作人員往往也能出色的完成干部人事檔案管理工作。其次,專業(yè)素質(zhì)的提升是提高工作效率和方法的重要條件,所以,企業(yè)在招聘人事部門員工時(shí),要有意識(shí)的招聘那些專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng),政治覺悟較高的人才,只有這樣,鋼鐵企業(yè)在人事工作上才能由被動(dòng)變主動(dòng),不斷創(chuàng)新工作方法,提升工作效率,為企業(yè)在干部選拔時(shí)準(zhǔn)確提供相關(guān)人員材料,不斷滿足鋼鐵企業(yè)的發(fā)展需求。
“路徑依賴”最早是由生物學(xué)家在理論分析中提出的。后來,North等經(jīng)濟(jì)學(xué)家引入新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)和進(jìn)化經(jīng)濟(jì)學(xué)當(dāng)中。路徑依賴是指今天的選擇受歷史因素的影響,人們過去做出的選擇決定了其現(xiàn)在可能的選擇[1],類似于物理學(xué)中的“慣性”。由于某種現(xiàn)象具有先動(dòng)優(yōu)勢(shì),即使后來環(huán)境發(fā)生了改變,它也有可能繼續(xù)自我增強(qiáng),最后“鎖定”在次優(yōu)的狀態(tài)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展,企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎(chǔ),也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。因此,研究企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴問題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴
1.企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善,手段落后。
企業(yè)以追求最大利潤為價(jià)值取向,普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上,而對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠,甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是一種雇傭關(guān)系,沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長此以往,這種現(xiàn)象不斷自我強(qiáng)化,導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全、缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段,這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮,越來越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。
2.企業(yè)人事檔案內(nèi)容簡單雷同,個(gè)人材料分散。
目前,仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息,這種計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下制定的企業(yè)人事檔案內(nèi)容顯然已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創(chuàng)新熱情,失去了真正意義上的參考價(jià)值[2]。另外,長期以來,人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評(píng)聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績的材料在檔案中卻沒有收集,使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評(píng)估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加,而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一,使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。
3.企業(yè)人事檔案管理不規(guī)范,利用率低。
有些民營企業(yè)是從家庭小作坊發(fā)展起來的,管理本來就不是很規(guī)范,人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務(wù)升降、工資待遇隨意性很大,甚至還存在著企業(yè)主口頭上說了就算的現(xiàn)象,使員工的工資級(jí)別、職務(wù)任免等材料根本無法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范,產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞,制造虛假材料。例如,將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn),使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真,使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和正常執(zhí)行,對(duì)當(dāng)前配置以及未來人力資源的供求造成負(fù)面影響。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí),操作程序不規(guī)范[3]。例如,有的人早已跳槽,但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位;有的企業(yè)違反規(guī)定,把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送,不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞,這就容易造成檔案丟失;還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中,不填寫轉(zhuǎn)遞單,不經(jīng)密封鈐印,就隨意將檔案交給本人自帶,致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些原因相應(yīng)地造成了企業(yè)人事檔案價(jià)值不高,利用率降低。
二、企業(yè)人事檔案管理的路徑選擇
企業(yè)不同于其他組織的最大特點(diǎn)就是它是以追求利潤為目標(biāo)的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)是依法設(shè)立的以盈利為目的的從事生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)的一切管理工作都是以是否有利于企業(yè)獲得利潤為目標(biāo)的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來自其內(nèi)在的、本質(zhì)的需要。如果企業(yè)的人事檔案管理能夠滿足企業(yè)的這種內(nèi)在需要,它就能生存和發(fā)展[4]。因此,針對(duì)企業(yè)的特點(diǎn),應(yīng)突破傳統(tǒng)人事檔案管理的路徑依賴,選擇信息化、現(xiàn)代化的新路徑。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動(dòng)態(tài)檔案信息化管理的革命,是人事檔案工作的深入,是工作方法的改變,也是人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的起點(diǎn)。這一路徑的選擇對(duì)企業(yè)人事檔案管理提出了新的要求。
1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)
在人事檔案管理中,對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度,必須要進(jìn)行改革,及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析,對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別,注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整,尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性,才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用,為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù),為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。
2.依托專業(yè)人才是信息化的有力保證
由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚徽莆諅鹘y(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此,要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理,企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換,要提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力,能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。對(duì)專業(yè)人才的培訓(xùn)主要分為兩個(gè)方面:一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),檔案人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí),還應(yīng)懂得文件與檔案的管理原則,熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)的技術(shù);二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn),培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面。通過培訓(xùn)使檔案人員能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能,成為檔案信息化管理的行家能手,確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運(yùn)行。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有,才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力,從而更為有效地實(shí)施檔案管理信息化工作,為企業(yè)服務(wù)。
3.建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點(diǎn)
利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存、查找,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能如下圖所示:
人事檔案管理系統(tǒng)
數(shù)據(jù)復(fù)制
文件傳輸
報(bào)表管理
員工管理
系統(tǒng)安全
一方面,通過該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理,要求重新設(shè)置合理的工作流程,將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中,記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定并確定密級(jí)和保管期限,然后進(jìn)入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握文書,業(yè)務(wù)部門的管理動(dòng)態(tài),及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo),從而實(shí)現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見性管理[5]。
另一方面,企業(yè)文書、業(yè)務(wù)部門可以隨時(shí)將形成的有查考利用價(jià)值的文件歸檔存儲(chǔ)到服務(wù)器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲(chǔ)到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過身份確定就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文,不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。
三、路徑選擇中應(yīng)注意的問題
1.信息化檔案管理面臨的經(jīng)費(fèi)問題。
檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,管理服務(wù)的現(xiàn)代化,都需要不斷的更新設(shè)備和技術(shù)等。為此,企業(yè)在選擇進(jìn)行信息化建設(shè)的過程當(dāng)中,就得花大量的人力、物力、財(cái)力去解決這些問題。這就制約了一部分企業(yè),尤其是中小企業(yè)去選擇信息化的新路徑,而“鎖定”在傳統(tǒng)的人事檔案管理上。
2.檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。
信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)不斷的深入到各個(gè)領(lǐng)域。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,影響檔案保密和安全的因素主要有:一是人為因素,檔案管理人員的檔案安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng),往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意信息,對(duì)的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理;二是技術(shù)問題,當(dāng)前電腦病毒很多,并且黑客也很厲害,使得檔案信息的安全和保密受到威脅,這些勢(shì)必引起企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的高度重視,需加以研究解決。
總結(jié)
綜上所述,本文分析了我國企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的一些問題及原因,認(rèn)為企業(yè)人事檔案管理應(yīng)走信息化、現(xiàn)代化的路徑,并提出了路徑選擇中應(yīng)注意的一些問題。我們認(rèn)為,企業(yè)人事檔案管理,以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托,以各種先進(jìn)技術(shù)為手段,最終目的是為了更好地利用檔案資源,發(fā)揮人事檔案的實(shí)際效能,為企業(yè)提供服務(wù)。
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[2]劉琴.人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響[J].檔案學(xué)通訊,2005,5:10-12
為確保歸檔的順利,各企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關(guān)的法規(guī)、條例,制定企業(yè)相應(yīng)的科技檔案管理辦法,明確崗位職責(zé)及相應(yīng)的歸檔流程,規(guī)范科技檔案的工作程序和管理要求。
企業(yè)科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍忌a(chǎn)活動(dòng)的科技文件,科技檔案是直接反映企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科技和設(shè)計(jì)活動(dòng)的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們?cè)谏a(chǎn)、建設(shè)、科研和設(shè)計(jì)等工作中形成的科技文件材料通過各有關(guān)單位、生產(chǎn)技術(shù)部門集中收集而成的。然而企業(yè)科技檔案所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性很強(qiáng),難以計(jì)量,不能為企業(yè)代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業(yè)管理層對(duì)科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案知識(shí),增強(qiáng)檔案意識(shí),使全體員工都認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。使管理層懂得重視和做好企業(yè)科技檔案管理工作,是對(duì)企業(yè)歷史負(fù)責(zé),為企業(yè)實(shí)現(xiàn)服務(wù)、替企業(yè)未來著想,才能更好的使企業(yè)得到發(fā)展,以得到管理層的更多的理解和重視。
二、檔案部門對(duì)檔案的收集要做到事前介入
生產(chǎn)設(shè)備檔案是企業(yè)的生產(chǎn)的中樞,它記載了設(shè)備的結(jié)構(gòu)、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設(shè)備是否能正常運(yùn)行,在于設(shè)備的維護(hù)與管理,設(shè)備的維護(hù)與管理依賴于設(shè)備檔案的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。檔案技術(shù)人員要參與生產(chǎn)管理,對(duì)進(jìn)入企業(yè)的各種設(shè)備。檔案管理人員要參加開箱驗(yàn)收,并做好驗(yàn)收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對(duì)化工企業(yè)的鍋、容、管、特設(shè)備及主要生產(chǎn)設(shè)備應(yīng)根據(jù)設(shè)備開箱清單逐項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)收。例如:鍋爐設(shè)備開箱的驗(yàn)收主要有鍋爐質(zhì)量證明書、使用說明書、工業(yè)鍋爐內(nèi)部檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐外部檢驗(yàn)報(bào)告、各種合格證、鍋爐強(qiáng)度計(jì)算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、安全閥檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐安裝質(zhì)量證明書。壓力容器設(shè)備主要有壓力容器產(chǎn)品質(zhì)量證明書、設(shè)備銘牌、鍋爐壓力容器產(chǎn)品安全性能監(jiān)督檢驗(yàn)證書、圖紙等。都是企業(yè)申請(qǐng)使用登記的基礎(chǔ)材料。企業(yè)管理論文如果收集的不全、不仔細(xì),會(huì)給企業(yè)的辦證使用代來很大的不便。
在參加設(shè)備開箱驗(yàn)收進(jìn)行資料收集時(shí),檔案人員不僅要認(rèn)真、仔細(xì)的收集,還要了解這些設(shè)備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應(yīng)企業(yè)利用的需要。同時(shí),根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)人員的需要將設(shè)備說明書復(fù)印成冊(cè)分發(fā)給生產(chǎn)部門和技術(shù)部門,供生產(chǎn)人員和技術(shù)人員參考。還要幫助、指導(dǎo)設(shè)備技術(shù)部門建立、建全設(shè)備技術(shù)檔案。要做到專業(yè)管理與群眾管理相結(jié)合。技術(shù)管理與經(jīng)濟(jì)管理相結(jié)合。
三、對(duì)企業(yè)科技檔案的收集要做到事中控制
在各生產(chǎn)、技術(shù)部門的協(xié)助下,才能使收集資料的工作做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。平時(shí)的收集工作決定資料收集的完整性。生產(chǎn)技術(shù)部門不是專業(yè)的檔案管理部門,平時(shí)往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要?dú)w檔時(shí)臨時(shí)設(shè)派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業(yè)在生產(chǎn)過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產(chǎn)生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產(chǎn)生的施工記錄、工程項(xiàng)目的報(bào)告等材料,這些都是反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的具體憑證和很有保存價(jià)值的原始記錄,這都是靠工程技術(shù)人員平時(shí)的收集來完成;還有部分工程技術(shù)人員擔(dān)心科技資料交接到檔案局部門后,自己今后利用不方便或?yàn)榱嗽诠ぷ髦凶约河械倪^人表現(xiàn)而封閉技術(shù)不愿交出某些關(guān)鍵性的技術(shù)材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術(shù)人員在整個(gè)生產(chǎn)過程中定期對(duì)生產(chǎn)部門提供監(jiān)督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》,強(qiáng)化部門和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí),使每位技術(shù)人員把科技材料的歸檔看作自己的職責(zé)和義務(wù)。避免關(guān)鍵性技術(shù)資料由于保管不善和應(yīng)歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)檔案技術(shù)人員就必需了解工程的性質(zhì)以及設(shè)備性能,掌握工程技術(shù)專業(yè)的相關(guān)基本知識(shí)。制定工程資料收集的大綱和具體范圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內(nèi)容不全和形式單一的現(xiàn)象得到改善。
四、對(duì)企業(yè)科技檔案的收集要做到事后核查和驗(yàn)收把關(guān)
在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要注意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準(zhǔn)確地收集每一份資料,體現(xiàn)收集檔案的準(zhǔn)確性。
一.國有企業(yè)管理創(chuàng)新的必要性
國有經(jīng)濟(jì)在我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著重要的主導(dǎo)性作用,作為國有經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要載體和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要主體,國有企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具有舉足輕重的作用。隨著國有企業(yè)改革的不斷深入推進(jìn),我國國有企業(yè)的管理理念和水平都有了質(zhì)的飛躍,充分發(fā)揮了國有企業(yè)在促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的主力軍作用。另一方面來看,我國國有企業(yè)整體市場(chǎng)競(jìng)爭力不足、效益不高,國有企業(yè)改革目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)還有很大的一段路要走。究其原因,除了歷史因素外,不難看出當(dāng)前我國很大一部分國有企業(yè)都不同程度地存在著“管理不適應(yīng)癥”的問題。具體來講,如國有企業(yè)在長期運(yùn)作中所形成的一整套企業(yè)管理方式難以得到轉(zhuǎn)變,未能按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營和管理,管理粗放化,管理水平低下,效益流失嚴(yán)重,無法適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下對(duì)國有企業(yè)管理提出的新要求,也大大阻礙了國有企業(yè)改革的進(jìn)一步深入推進(jìn)及國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展[1]。因此,通過國有企業(yè)管理創(chuàng)新工作的推進(jìn)及深入改善國有企業(yè)管理不佳狀況具有重要意義。
其次,隨著民營企業(yè)、三資企業(yè)等的迅速發(fā)展及壯大,新形勢(shì)下的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)格局和環(huán)境使得國有企業(yè)所面臨的生存和發(fā)展環(huán)境的巨大變化。從需求方面來看,為實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展,提高自身的市場(chǎng)核心競(jìng)爭力就必須加大管理創(chuàng)新力度。本質(zhì)上來講企業(yè)管理創(chuàng)新是指對(duì)企業(yè)管理的理念、方法、模式等進(jìn)行根本性的、深層次的改變與改善,是培育和形成企業(yè)核心競(jìng)爭力的動(dòng)力之源和有效途徑。同時(shí)通過管理的創(chuàng)新活動(dòng),自覺除去各種阻礙企業(yè)發(fā)展的消極因素現(xiàn)代企業(yè)管理論文,帶動(dòng)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)的體制創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新等,以最大化地實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的優(yōu)化配置和整合,有助于國有企業(yè)管理水平的提高。從供給方面來看,促進(jìn)國有企業(yè)發(fā)展相關(guān)政策和精神的出臺(tái),加上現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步等在為國有企業(yè)提高管理水平帶來壓力的同時(shí),也為國有企業(yè)管理創(chuàng)新的開展提供了動(dòng)力支持、物質(zhì)基礎(chǔ)和管理方法理念上的支持等。
二.推進(jìn)國有企業(yè)管理創(chuàng)新的對(duì)策建議
不難看出,當(dāng)前我國國有企業(yè)管理創(chuàng)新中存在著許多問題,制約了國有企業(yè)管理創(chuàng)新工作的有序開展。如受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的慣性思維和官本位思想的影響,仍有很大一部分國有企業(yè)缺乏創(chuàng)新意識(shí),對(duì)于創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)只簡單地停留在表面,甚至存在著認(rèn)識(shí)誤區(qū),將管理創(chuàng)新工作看作是可有無,忽視管理創(chuàng)新[2];管理技術(shù)和方法落后,如決策時(shí)主要是依靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)及主觀判斷,管理機(jī)制不健全難以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求;國有企業(yè)管理創(chuàng)新整體不平衡;缺乏鼓勵(lì)和支持創(chuàng)新的有效機(jī)制;缺乏高素質(zhì)的國際化經(jīng)營管理人才等等,都一定程度上造成了國有企業(yè)創(chuàng)新的不足。在深刻認(rèn)識(shí)當(dāng)前我國國有企業(yè)管理及管理創(chuàng)新中存在不足的基礎(chǔ)上,加大措施全方位、多角度地推進(jìn)我國國有企業(yè)管理創(chuàng)新工作的開展。
(一)管理理念的創(chuàng)新
長期以來,鑒于國有企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展中的重要作用,國家給予國有企業(yè)諸多的優(yōu)惠政策和發(fā)展優(yōu)先權(quán)等,這些措施大大促進(jìn)了國有企業(yè)的發(fā)展,但另一方面也使得國有企業(yè)具有很強(qiáng)的依賴心理和官僚思想,效益觀念差,對(duì)于主動(dòng)進(jìn)行管理創(chuàng)新以提高企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭力缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。觀念是行動(dòng)的先導(dǎo),管理創(chuàng)新首先需在理念上進(jìn)行創(chuàng)新,管理理念的創(chuàng)新是推進(jìn)國有企業(yè)管理創(chuàng)新的前提。具體來講,管理理念的創(chuàng)新包括以下幾個(gè)方面:
一是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,不論是何種類型的企業(yè),只有創(chuàng)造出良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中立于不敗之地。國有企業(yè)要重塑和增強(qiáng)公平競(jìng)爭、優(yōu)勝劣汰的市場(chǎng)法則理念,積極主動(dòng)提升企業(yè)的管理水平,為國有企業(yè)的管理創(chuàng)新提供觀念上的支持。通過管理理念的改變和創(chuàng)新,攪動(dòng)國有企業(yè)固步自封、停滯不前的企業(yè)氛圍,給國有企業(yè)注入新鮮的血液和活力,加速國有企業(yè)的新陳代謝,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。要時(shí)刻把握時(shí)展趨勢(shì)積極,樹立起參與國際化大市場(chǎng)競(jìng)爭的理念,同時(shí)立足于國際與國內(nèi)兩個(gè)市場(chǎng),開闊國有企業(yè)管理者的視野和思路。
二是,貫徹落實(shí)以人為本的管理理念。國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展需要全體員工的共同努力和支持,人力資源是推進(jìn)國有企業(yè)管理創(chuàng)新和國有企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展中最為關(guān)鍵的因素。為進(jìn)一步發(fā)揮人力資源在國有企業(yè)管理創(chuàng)新中的積極作用,需改革傳統(tǒng)的人事檔案管理制度,重視和加大現(xiàn)代人力資源管理的投入,做好人力資源管理的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略規(guī)劃。尊重員工的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性,利用科學(xué)方法深入了解和把握員工的物質(zhì)需求和精神需求,建立起高效科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制,徹底改變平均主義負(fù)面思想的影響,調(diào)動(dòng)員工的積極性[3]。另外現(xiàn)代企業(yè)管理論文,堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益相統(tǒng)一的管理理念等核心期刊目錄。
(二)管理創(chuàng)新應(yīng)立足實(shí)際
企業(yè)管理創(chuàng)新并沒有統(tǒng)一的模式,但從本質(zhì)上來講管理有其內(nèi)存的邏輯和規(guī)律,管理自身最本質(zhì)最基本的因素直接影響到整個(gè)管理過程。因此在充分尊重客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上,要根據(jù)不斷變化的形勢(shì)進(jìn)行調(diào)整,通過持久、系統(tǒng)的管理創(chuàng)新活動(dòng)提高國有企業(yè)的管理水平。二是,推進(jìn)國有企業(yè)管理創(chuàng)新的過程中要積極融入我國優(yōu)秀的傳統(tǒng)思想和理念,形成具有中國特色的企業(yè)管理模式。第三,國有企業(yè)管理創(chuàng)新要根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)發(fā)展需求,以及市場(chǎng)要求等,選擇適合企業(yè)文化特性的管理方式,以形成個(gè)性鮮明的管理模式,堅(jiān)決杜絕單純模仿某一種管理模式情況的出現(xiàn)。要認(rèn)真分析企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r及管理過程中存在的深層次問題,尤其大部分國有企業(yè)管理現(xiàn)代化水平都有待提高,管理創(chuàng)新工作的推進(jìn)要緊密結(jié)合企業(yè)管理的改革工作,統(tǒng)籌規(guī)劃,循序漸進(jìn),才能真正以管理的創(chuàng)新帶動(dòng)企業(yè)管理水平提高。另外,要制定和明確切實(shí)可行的管理創(chuàng)新整體目標(biāo)和階段性目標(biāo),以有效指導(dǎo)管理創(chuàng)新工作的開展。
(三)多管其下營造有利管理創(chuàng)新的良好氛圍
創(chuàng)新主體創(chuàng)新能力的發(fā)揮離不開一個(gè)鼓勵(lì)和支持創(chuàng)新的企業(yè)氛圍的支持。只有在這樣的環(huán)境下,創(chuàng)新主體,包括企業(yè)家、管理者及企業(yè)員工等才可能做到思想活躍,積極主動(dòng)地將創(chuàng)新的思想和理念貫穿于工作的任何環(huán)節(jié)中。一是國有企業(yè)管理領(lǐng)導(dǎo)層要重視和鼓勵(lì)管理的創(chuàng)新工作,以身作則,寓管理創(chuàng)新理念于企業(yè)的日常經(jīng)營管理過程中。二是,加大培訓(xùn)力度,培育員工追求優(yōu)秀的價(jià)值觀和使其具備良好的心智模式,包括健全的心理、優(yōu)秀的品質(zhì)及較高的文化素質(zhì)及合理的能力結(jié)構(gòu)等,激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)理念和創(chuàng)新能力的發(fā)揮。三是,實(shí)現(xiàn)管理的民主化,培養(yǎng)和形成企業(yè)員工的主人翁意識(shí),自覺將個(gè)人的成長發(fā)展與企業(yè)發(fā)展緊密結(jié)合,提高責(zé)任感及對(duì)于企業(yè)的忠誠度,認(rèn)識(shí)到管理創(chuàng)新對(duì)于實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要意義,積極主動(dòng)配合和推進(jìn)管理創(chuàng)新工作的開展和參與企業(yè)的管理[4]。另外,人與人之間交流溝通時(shí)所產(chǎn)生的思想碰撞是產(chǎn)生新思想、新觀念及新方法的重要途徑,因此,要改變森嚴(yán)的等級(jí)制度以建立起寬松方便的溝通環(huán)境最大限度地激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)。總之,在企業(yè)的長期生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐中逐漸形成全體員工所認(rèn)同和認(rèn)可的企業(yè)創(chuàng)新文化和鼓勵(lì)支持創(chuàng)新的良好企業(yè)氛圍是國有企業(yè)管理創(chuàng)新工作有序開展的根本保障。
(四)夯實(shí)國有企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理
國有企業(yè)管理創(chuàng)新的開展不是毫無基礎(chǔ)的虛無創(chuàng)新,管理創(chuàng)新工作的有效開展除了理念和企業(yè)良好氛圍的支持,往往需要基于基礎(chǔ)管理較好的前提下才有可能產(chǎn)生。換句話來講,如果企業(yè)缺乏良好的管理基礎(chǔ),那么企業(yè)管理創(chuàng)新工作也難以有效開展。因此針對(duì)國有企業(yè)當(dāng)前管理中存在的一些問題,特別是現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)滯后,需進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理,為向更高水平的管理層次邁進(jìn)和為管理技術(shù)、方法創(chuàng)新等提供保障。一是根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)制度的要求建立完善國有企業(yè)的現(xiàn)代法人治理結(jié)構(gòu),落實(shí)股東大會(huì)制度,理順企業(yè)內(nèi)部管理關(guān)系。二是現(xiàn)代企業(yè)管理論文,以信息化發(fā)展為基礎(chǔ),通過流程再造工作,優(yōu)化和完善組織結(jié)構(gòu),逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的扁平化及網(wǎng)絡(luò)化,改變管理機(jī)構(gòu)臃腫、管理人員過多的狀況,提高企業(yè)管理效益及對(duì)外界的快速反應(yīng)能力[5]。三是,完善企業(yè)各項(xiàng)管理制度,做好關(guān)于基本流程、崗位職責(zé)、信息收集等的規(guī)定,實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的制度化和規(guī)范化,尤其是崗位責(zé)任制度,形成權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的管理格局。
(五)積極推進(jìn)國有企業(yè)管理技術(shù)的創(chuàng)新
現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,使得國有企業(yè)在管理技術(shù)方面也有了質(zhì)的突破。管理創(chuàng)新是一項(xiàng)與時(shí)俱進(jìn)的工作,要充分利用現(xiàn)代管理技術(shù)手段,不斷地改進(jìn)國有企業(yè)的管理方式[6]。一是,管理的信息化,加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用,將電子計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理過程中,通過各種數(shù)學(xué)模型、計(jì)算機(jī)程序及數(shù)據(jù)庫等。二是要不斷地總結(jié)現(xiàn)有的經(jīng)驗(yàn)和教育,在歸納總結(jié)中不斷升化企業(yè)的管理水平;對(duì)于國內(nèi)外先進(jìn)的企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn),要給予積極借鑒和吸收。三是建立健全企業(yè)信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)信息收集、處理的自動(dòng)化及高效化,及時(shí)全面地為企業(yè)的經(jīng)營決策提供豐富有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)支持。四是,選擇合適的信息化管理軟件,并不斷地優(yōu)化其管理功能,促進(jìn)企業(yè)管理的集約化精細(xì)化及信息的共享。
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