序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇醫院科技檔案范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院檔案管理中的廣泛運用，過去用紙墨、照相形成和傳遞的機關公文以及醫療圖書、臨床診療圖形、影像、文獻資料、科技情報等，都可用電子計算機進行檔案式管理，由此而產生電子檔案。可見，醫院檔案信息化管理已成為了大趨勢。其中，作為醫院檔案中不可或缺的重要組成部分——科技檔案，記載了醫院醫療、教學和科技發展的歷史，反映一個醫院整體醫療水平動態發展，科技檔案的信息化管理成為了醫院檔案管理發展過程中的重中之重。

醫院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫院人才建設，實施科教興院戰略的重要基礎。如何根據醫院科技檔案的基本特征，在醫院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為了醫院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。

1 學科技檔案的基本特征

醫院的科技檔案主要包括五個部分:公開發表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業論文及其相關實驗原始資料的收集;科學基金資助課題從立題至結題期間，所有相關資料的收集;協作項目的協議書，技術轉讓或申請專利的有關證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：

1.1 源廣泛

醫學本身是一個多專業的龐大科學體系，涵蓋了醫、藥、衛生、微生物、職業病、生化等。其分科的細致與多樣性決定了醫學科技檔案的來源相當廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內容上還是形式上都十分散亂。此外，醫學科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等；檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2 利用價值高

醫學科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內容包含了豐富的醫學知識、先進的科研思路、方法及大量有價值的國內外科研資料，包括成功或失敗的經驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復或為科研而科研等，都有極高的利用價值。

2 充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院科技檔案管理系統。

根據醫院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為醫院建設中的重點問題之一。 本文認為由于醫院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數、人力有限，醫院可充分利用醫院內部互聯網，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統，可促進充分發揮醫院科技檔案的作用。

醫院科技檔案管理系統可就以下幾個方面進行創建和完善：

2.1 醫技人員個人信息管理

以科室為單位，將醫院醫技人員的個人科技檔案信息輸入醫院科技檔案管理系統。此系統可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執行匯報表、各項科研經費報銷登記與結果反饋、論文投稿登記情況表、學術會議審批及學術成果統計表，外出培訓以及涉及到個人的科研教學信息等。

2.2科研管理

在醫院科研管理方面，醫院科技檔案系統可對各類科研檔案進行信息化管理，如學術論文的投稿管理、會議論文的登記、科技成果管理、學術交流管理（外請專家來院講座信息管理、外出參加學術交流活動管理）、學術著作及發明專利管理，并可利用檢索功能進行查詢、統計。

2.3 教學管理

教學管理主要針對醫院教學管理對象進行各類常規管理，它主要分三部分：研究生管理、教務管理、學籍管理。醫院科技檔案系統通過根據不同的管理對象（研究生、七年制、五年制、大專班……），對各層次各級學生的信息進行管理。應用查詢及統計功能對管理的學生各項情況、授課教師情況以及課程安排等各類常規管理有一個全面和深入的控制，從而推動醫院教學工作的規范化。

2.4 培訓管理

培訓管理主要包括：各級繼續教育項目外出培訓的審批與登記、各種培訓授課的管理、住院醫師的系列管理、全科醫師的管理與考核。通過醫院科技檔案系統，可統計出醫院某時間段內醫生、護士、技術員、管理及后勤人員的參加培訓情況，各種職稱級別人員參加培訓情況；作為授課人員舉辦的各種培訓及授課情況。同時按照市衛生局的規定進行住院醫師輪轉考核成績及評定記錄，及全科醫師的各種考核統計。

3 醫院科技檔案管理系統的信息查詢和維護

關于以上五個科技檔案管理子項的信息查詢方面，本院醫技人員具有一定權限各種科研、教學情況進行查詢；科主任可對科技檔案信息進行統計，但不能做任何修改。信息管理方面，這一系統可由不同管理部門根據劃分的權限分別對以上各種信息進行管理和維護，包括人事基本信息、職稱變動情況、黨團關系維護、教育背景、工作經歷、出國經歷、職業資格認證、護士資格的各種信息、社會榮譽及各種獎勵等等。這樣既保證了信息庫的數據的動態更新，又可作為一種有效的管理工具，使管理者掌握詳細的人才基本信息，給醫院優秀科研工作者評選工作提供數據支持。

總之，醫院可充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院科技檔案管理系統醫院科技檔案管理系統，將一定程度上促進檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，并更好地實現科技檔案資源在醫院內部互聯網上共享，讓科技檔案服務于民，方便本單位廣大科技人員的需要，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用。

參考文獻

[1].張偉，郝桂蘭. 醫院科技檔案應實施開放式管理模式. 中華醫學科研管理雜志. 2006，（19）：239-240.

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1．1科技性

科技檔案最根本的特性是科技性。醫院科技檔案是科學技術研究活動的真實性歷史記錄，對科技成果的科學性、創新性、實用性價值的鑒定與數據處理決策具有重要的作用。一切科研項目科學技術性質的文件，如不加強管理，出現疏漏，將嚴重影響科學研究工作。人民醫院是一所綜合性的三級甲等醫院，科技檔案質高量大，有效應用現代信息技術管理科技檔案迫在眉睫。

1．2專業性

專業性是科技檔案最突出的特點之一。科技檔案的專業性不僅使它們同一般檔案相區別，而且使不同專業形成的科技檔案彼此之間互相區別，甚至連表達知識的術語、圖形、符號等也很不相同。醫院科技檔案來自不同專業的科技活動，類型最為豐富多樣，而且同一種類的醫院科技檔案隨著它所記載的科技活動的不斷深入，其專業性也得到了相應地加強。因此，反映在科技檔案上，就是不同專業科技檔案具有明顯不同的內容和表達內容的方式。

1．3再生產力

科技成果的利用不是一次性的，而是可以重復利用的。它能否得到最大限度的開發利用和有效轉化，這需要通過分析與研究，從中吸取有借鑒的有價值的信息以促進科技的發展和進步。通過開發科技檔案信息資源，就能將科技資源廣泛應用于各個領域，充分發揮科技檔案在經濟建設中的作用。

2科技檔案管理存在的問題

2．1保存難度大

人民醫院傳統的儲存檔案方法是以紙質為主要的存儲載體，極小部分以磁帶、影像帶、膠片為介質和電子文檔形式儲存，科技檔案也不外如此。這些存儲介質很容易受環境影響而出現發黃、霉變、破損、受潮等問題，難以永久保存和備份。而且隨著檔案數量的與日俱增，存儲空間的需求也越來越大，使醫院維護和管理檔案的所占用的空間與成本也越來越大。

2．2查詢難度大

目前很多醫院仍沿用傳統的以人工為主的科技檔案管理模式。人民醫院傳統的科技檔案資料查詢的流程是：查科室、查時間，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案所在庫房的存放地址，然后庫房調卷，辦理相關手續，查閱非常耗時、耗力。而且一些檔案經過反復查閱后，已經出現了破損現象，有的甚至遺失，對檔案管理造成了很大困擾。

2．3利用效率低

因為紙質檔案具有易損壞、低效率、不便于統計和查詢等問題，很多醫務人員感覺很觸頭，不愿意查詢，無形中使檔案的利用率顯著降低。對于一名醫務工作者來講，利用醫院科技檔案資源進行科研工作非常重要，通過分析與研究，開發科技檔案的利用價值。因此，為提高科技檔案利用率，醫院科技檔案管理進行數字信息化建設刻不容緩。

3加快科技檔案管理信息化

管理手段的現代化是科技檔案管理信息化的核心手段，要加快檔案管理信息化的建設，筆者認為主要做好以下幾方面的工作。

3．1職業素質

科技文件材料的形成是科技檔案的源頭性工作。科技工作在自然狀態下不會形成完整、合格、規范性的科技文件，需要檔案工作者的積極干預及參與才能形成合格的檔案。一個現代化醫院檔案管理系統，必須具備具有現代化管理水平的檔案管理者，科技檔案更是如此。在醫院現代化科技檔案管理工作中，工作人員不僅本身要具備檔案管理專業知識，還要懂得現代化科學管理檔案的實質內涵和特點。檔案管理人員一定要認識到醫院科技檔案現代化管理是一項實現醫院科技檔案管理工作科學化、現代化的高標準系統工程，需要檔案工作人員全面掌握科學管理科技檔案的綜合技能，提高自身職業素質。

3．2思想認識

計算機能否成功地應用在醫院科技檔案信息管理中僅僅依靠具體工作人員具有現代化管理水平還遠遠不夠，院領導的支持和各部門管理人員的積極參與，尤其是上級領導思想認識的提高非常重要。在科技檔案管理工作上，大院長需指定專門的分管院長進行管理把關，把科技檔案信息化建設作為醫療系統現代化建設和服務工作現代化建設的一個重要內容，逐步建立起科技檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率，為醫院醫療水平的提高起到積極的推波助瀾的作用。

3．3軟、硬件設施

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強化管理，制度落實

領導重視，增強檔案意識。這是做好衛生技術科技檔案管理工作的重要因素和條件。科技檔案是醫院的寶貴財富，是重要的信息資源，是反映醫院衛生科技事業發展的歷史見證。 醫院領導在思想上要充分認識到其重要性，切實重視抓好這項工作，關心本單位的檔案室建設，支持檔案人員的工作。

要把科技檔案工作納入科技管理軌道：檔案部門要與醫教管理部門互通信息，密切配合，協助醫教管理部門將科技檔案的歸檔工作納入管理中去。

增強科技人員檔案意識，確保科技檔案的完整性、準確性。要向檔案人員宣傳檔案工作的意義、目的和作用，提高他們的檔案意識，增強他們的工作責任心，樹立嚴謹的科學態度，把材料歸檔工作作為自己的職責。

加強自身建設，提高檔案人員的業務水平。強化業務指導職能，是做好醫學科技檔案管理工作的重要保證。檔案人員要指導、監督、檢查和協助科技人員做好醫學科技材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合規定與要求。檔案人員要重視學習專業知識，不斷更新知識，積極主動地為醫學技術的發展服務。

對衛生技術科技檔案實行部門分級管理存在不少困難。一是技術檔案信息量大，收集面廣，建檔難；二是工作范圍不同，搜集資料難；三是專業不熟，歸檔難。為了實行檔案集中統一管理，使檔案管理工作科學化、標準化和規范化，使衛生技術檔案更好地為衛生技術人員發揮作用，必須建立檔案工作領導小組和檔案工作管理網絡，針對技術檔案的內容和管理工作中各個環節的不同，制定相應的規章制度和措施，并嚴格按規定執行。保證檔案資料的延續和完整性，實現醫院技術人員檔案管理的科學化、規范化、制度化。

充分發揮技術檔案的作用

充分發揮技術檔案的作用，利用好這部分檔案信息資源，不斷地擴展應用領域，為醫院各項工作服務。將計算機應用于技術檔案管理上，將專業技術人員技術科技檔案的全部信息建立關聯，集中表達在一個窗中的各頁面內，直觀地展示個人的基本信息、技術信息，最終達到技術檔案管理自動化的目標。有利于院領導隨時了解各科室各系列人員力量、醫療能力、學術水平等方面的情況，從而測估醫院的整體實力，以便進行宏觀控制和決策。

加強衛生人員技術科技檔案收集工作

圍繞醫院中心做好技術檔案的集中收集。首先把好專業技術職稱評聘材料關。衛生技術人員科技檔案大部分是技術職稱評聘過程中形成的，它比較全面地反映了衛生技術人員在專業技術工作中的經歷、品德、業務專長、工作能力和管理水平。其次是業務報告、年終工作總結，國內外各種刊物發表或會議交流的論文等材料，醫學科技成果，都屬于收集的范圍。

結合日常工作做好技術檔案的平時收集。技術檔案是針對衛生技術人員建立的，只有他們才最了解自己，對自己的資料保存最完整。對每個衛生技術人員收集的論文、成果等個人技術材料，要建立嚴格的登記手續，同時，對散失在外沒有登記的文件材料，各有關科室要集中收到檔案室進行統一管理，避免遺漏，定期收集。要做好這方面的收集工作，還需要各部門之間通力合作，共同完成。

確定檔案業務信息管理范疇

基本信息：檔案號、姓名、科室、最高學歷、畢業時間、第一學歷、畢業時間、第二學歷、畢業時間、工作時間、職稱、任職時間。

論文信息管理：檔案號、題名、出版時間、責任者、級別、(標有ISSN或CN)收錄、數量、歸檔時間。

論著信息管理：檔案號、書名、出版項、出版時間、科室、主編副主編、編委、編者一、編者二、編者三、數量、歸檔時間。

參加科研工作情況信息管理：檔案號、項目名稱、合同編號、課題來源、類別、經費、研究起止時間、承擔單位、負責人、參加者名次、歸檔時間。

科研課題完成情況信息管理：檔案號、課題名稱、研究起止時間、鑒定時間、鑒定單位、證書編號、科室、負責人、參加者名次、歸檔時間。

獲獎情況信息管理：檔案號、獲獎名稱(科技成果、醫療成果、優秀論文、專利證書、榮譽證書)、授獎單位、授獎時間、級別(國家、省、部、市)、證書號、歸檔時間。

學術會議情況信息管理：檔案號、會議內容、參加地點、會議時間、主辦單位、科室、參加者、歸檔時間。

培訓、進修情況信息管理：檔案號、起止時間、專業內容、進修單位、參加者、培訓鑒定歸檔時間。

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中圖分類號: C93 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)30-0209-02

醫療科技檔案管理工作是醫院科研活動的基礎和真實記載,是提高醫療科研質量、促進醫療科研進步,為醫院現代化建設服務的重要保證。目前,醫院檔案工作已打破了文書檔案、科技檔案等各門類檔案分開管理的模式,向著適合于醫院整體宏觀管理、綜合管理的方向發展,從原來行政檔案管理的單一模式轉變為主要以科技成果檔案、科技課題檔案管理綜合的模式,這一管理模式提高了課題的中標率,促進了醫院科技成果的獲得及轉化,為醫院的現代化發展起到了重要作用。本文就醫院醫療科技檔案的管理進行思考和探討。

一、轉變觀念,重視科技檔案管理在醫院科研教學工作中的作用

1.醫療科技檔案管理工作的認識要統一。醫院要做好醫療科技檔案管理工作,關鍵是要統一思想,統一觀念,統一認識,加強領導,互相協作,克服科技檔案管理工作中的落后思想和傳統觀念,使各級領導、科技管理部門和科技人員真正認識到科技檔案管理工作對保證和促進醫院科技工作所起到的重要作用;要充分認識到醫院科技檔案的作用是多方面的。如何合理利用科技檔案信息并最大限度地發揮它在科研管理中的作用,對提高醫療質量和科研水平都將產生重要的影響。由于科技檔案真實地記錄、儲存著各項科研課題的立項申報書、科技成果簽訂證書、計劃任務書,技術總結報告、合同書、課題項目評審意見書、評審報告、實驗記錄、經費使用、性能檢測報告以及標準等有關學術活動的全部過程,因此,成為科研成果鑒定和申報乃至科研成果推廣應用的重要依據。檔案人員要針對醫學研究和科研人員的需要,設置不同專題,篩選、編輯醫務人員的科研成果、醫學論文及資料,介紹新技術、新方法、新項目和醫療業務發展動向,為醫務人員科研活動提供指導。近年來,各級醫院特別是各大中型醫院在“科研興醫,科教興院”戰略方針的指導下,充分利用科技檔案,將科研計劃管理與科研計劃檔案管理相結合,嚴把科技檔案的質量關,使之在科研成果的鑒定申報以及科研成果的推廣利用過程中發揮了重要作用。

2.醫療科技檔案工作的理念要創新。檔案工作的創新是指檔案管理體制、檔案工作運行機制、檔案管理與利用活動等方面的制度創新。因此,醫院科技檔案工作的理念要創新,觀念要改變,要較好的運用現代信息技術和科學的管理模式,順應當前時代的發展需要。尤其是《中華人民共和國檔案法》頒布和實施以來,科技檔案工作正向法制化、規范化、標準化管理方向邁進,這就要求我們醫療科技檔案工作也要堅持與時俱進,走改革與創新之路,要把提高創新能力、創新觀念真正落實到醫療科技檔案實際工作中,做好平時科技材料的收集、整理、歸檔工作,做到常做常新。同時要把醫療科技檔案工作當做一門學問,研究它、認識它、探討它,以尋找其科學規律,改變以往傳統落后的工作方法,使醫療科技檔案工作的重點從每年立卷歸檔多少、利用服務多少轉變為醫院前沿科學發展需要和檔案信息資源的充分開發和利用,以科學的精神和求實的態度拓寬科技檔案管理工作的領域,以求醫療科技檔案工作獲得實際效益和最高利用價值,探索一條醫療科技檔案管理工作的新路子,從而推動醫療科技檔案管理工作不斷向前發展。

3.醫療科技檔案工作的方法要與時俱進。醫院檔案工作的許多傳統做法和管理方法在不同時期的檔案工作中起到了積極作用,但傳統的做法已不能適應醫院當前醫療體制改革的需要,由于過去觀念和管理方法的落后,必須對檔案工作進行大膽的創新和改進。就醫療科技檔案工作而言,人們對其醫療科技成果檔案的價值和認識還不到位,管理體制和管理隊伍還有待健全和完善,從某種意義上說醫療科技成果檔案仍然是目前醫療科技檔案工作中需要加強和特別要重視的環節。隨著醫療衛生事業的不斷發展和進步,醫療科技成果數量和質量逐年攀升,對科技檔案的要求越來越高,涉及的面也越來越廣,科技檔案也越來越表現其較強的專業性和廣泛的群眾性。針對醫院檔案工作人員對業務部門的科技活動情況不熟悉的狀況,醫院的綜合檔案管理部門應以醫療科研管理部門為核心,互相協助,互相配合,分級管理,制定適合于醫療科技檔案統一管理的范圍和標準,尤其是醫院的科技檔案工作方法要更新,要與時俱進,充分發揮業務部門和醫療科技人員的積極性,以克服醫院原有檔案室科技檔案材料不足、業務不熟的缺陷。通過實踐,探索在信息時代市場經濟不斷發展的新形勢下醫療科技檔案工作的新方法、新規律,開創醫療科技檔案工作的新局面。

二、醫療科技檔案管理工作存在的問題及原因

1.醫療科技檔案收集不齊全的原因之一是多數醫療科研人員在科研過程中,重視科學研究實踐活動,重視科技成果的與獲獎,輕視科技檔案資料的平時積累工作,認為這是檔案部門的事,與己無關。

2.醫療科技人員缺乏檔案意識,以一種錯誤的觀點認為,自己在科研活動中形成的材料不一定要歸檔,歸到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便,于是以關鍵技術資料保密為借口,在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

3.醫療科技檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證,不能做到上、下集中統一管理。醫院檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度,在科技檔案歸檔管理工作方面缺乏行之有效的制約手段,致使醫療科技歸檔管理工作處于失控狀態。

4.醫療科技檔案還存在紙質材料多、電子檔案少、檔案室設備簡陋等問題,不能有效地開發和利用醫療科技檔案材料,已完成的科技成果、科技項目材料沒有隨時歸檔,即使是代表醫院科技實力的重點、重大科技項目和部分獲獎成果材料也因科研人員的種種原因不能及時歸檔或缺失;有些科技項目結題后,沒有提供完整的項目研發過程中產生的全部技術材料。由于以上原因,醫療科技檔案中出現了四多四少現象,即一般性技術材料多,關鍵性技術材料少;鑒定、審批性材料多,工藝技術性材料少;文字材料多,光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少;復印件多,原件少。這些問題嚴重影響了醫療科技檔案的收集、整理工作,制約了醫療科技檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。

三、加強醫療科技檔案管理工作的幾點思考

1.建立科學管理制度,理順醫療科技檔案歸檔程序。科技檔案是科技課題科技成果研究的全過程的反映,但又不僅僅局限于某一項科技課題、某一項成果,它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映,因而就形成了科技檔案的四個特點:專業性、系統性、集體性和階段性。為了規范科技檔案管理工作,就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。由于一項科技課題完成的時間長(有的項目往往需要幾年),涉及的范圍廣,參加的人員多(集體完成),檔案內容復雜,造成了科技檔案材料形成的周期長,積累材料需跨年度進行,加之課題的進展,其形成的檔案材料就會發生變化,檔案材料也就難以產生連續性,易造成割裂現象。另外,申報科技成果獎有時受到科技申報制度的制約,必須由科技管理部門出具有關證明方能申報,但也有許多已結題而不報獎和暫緩報獎的成果項目就不受制度條款的約束,從而也有可能造成大量科技檔案材料零散在外。為此,必須把科技檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來,走實現科技工作與科技建檔工作兩者協調發展的道路,建立合理的歸檔程序,掌握科技檔案管理工作的規律,保證醫療科技檔案的準確、完整、系統,最終使醫療科技檔案工作走上科學化、規范化的軌道,達到提高科技檔案歸檔的質量和效率。因此,醫療科技檔案應實行集中統一管理,可根據《科學技術研究檔案管理暫行規定》,結合本單位實際,制定和完善科技檔案積累和科技歸檔的各科規章制度,理順醫院檔案部門、科技管理部門、科技檔案形成部門之間的工作關系,共同形成一個相互聯系、相互制約、相互滲透的聯合體。

2.加強重點、重大科技項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所醫院的科技能力和對醫院醫藥衛生事業的突出影響力,重點、重大科技項目的研究時間較長,往往有一些階段性成果,每一階段中肯定有技術進步和新的成果,這些檔案材料既是醫院歷史的見證,又是新技術、新創新的基礎,因此對重點、重大科技項目應從立項起立卷歸檔,然后將每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題分年度補充到科技檔案中去,以免遺漏,這對項目研究人員和醫院檔案管理部門都有重大意義。

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1 科技檔案的形成

科技檔案和文書檔案都是人們在日常生產實踐活動中真實記錄，都是最有權威的史實證據。但是它們是有區別的，最根本的區別是記述和反映人們不同性質的社會活動。科技檔案是記錄反映人們的自然科研研究和生產技術活動，屬于自然科學范圍之內的活動。而文書檔案是從人們認識社會和管理社會的活動中產生的，反映著人們管理社會的活動，即行政管理等，屬于社會科學之內的活動。如在實際工作中，鑒別一份文件應當歸哪種檔案，起決定作用的不是文件的知識內容，而是文件所產生的領域，記載科技知識的文件不一定都歸入科技檔案，反之，歸入科技檔案的文件不一定都記載著科技知識。內容完全相同的文件，往往由于產生領域的不同而歸屬也不相同。如一項工作的初步設計及其批準文件，在工程建設單位無疑應歸屬于科技檔案，因為它是在該單位的其余建設這一技術活動中產生的。但這個文件在計經委這種綜合性的審批機關，一般要歸屬于文書檔案，因為它是在計經委的行政管理或計劃管理活動中產生的，記述反映計經委的管理活動。可見，文件的知識內容固然同它歸屬有聯系，但這不是最本質的聯系，不能完全地反映和解釋這種現象。在查找檔案時，文書檔案比較強調時間，人們往往按照時間和內容提出需求；而科技檔案特別強調內容，人們往往提出查找某工程的檔案要求，而不限時間。根據這樣的查找規律，則要求文書檔案按年代整理，科技檔案按內容整理。目前我單位是綜合檔案室，把檔案直接劃分為黨政工團檔案、行政管理檔案、基建檔案、會計檔案及照片檔案等，這種方法是可行的，實際上也就明顯地將文書檔案和科技檔案區分開了。

2 科技檔案的收集內容

醫院的科技檔案是醫院的固定資產建設，從檔案利用者的角度看，科技檔案成套文件的管理是有實際意義的，它的收集內容包括：項目申請報告及批復文件；可行性研究報告；可行性研究報告是根據行業的要求，對建設項目在技術、工程和經濟上是否合理和可行，進行全面分析、論證，作多方案楷較，提出評價，為此次的建設項目的可靠性提供論證依據。計劃任務書；它是編制設計文件的主要依據；建設項目的選址報告；資源調查報告；方案設計；初步設計；技術設計；施工圖設計；工程各階段設計中產生的各類計算書；征地文件；工程承包合同；施工圖會審會議記錄、紀要；施工組織設計；開工報告和許可文件；施工圖預算；各種施工記錄；更改設計通知單；工程照片、影片、錄音、錄像材料。工程質量事故處理記錄和報告；施工技術階段小結或總結；竣工圖；工程決算交工驗收文件。只有將以上所有文件資料收集全后，工程建設項目正常結束后，將取得結果的全套文件資料，進行分類、組卷、卷內文件排列、卷內文件編目、案卷排列、編制案卷目錄、裝盒、上架、收集整理歸檔的程序就完成了。

3 科技檔案的保管和利用

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一直沿用傳統的檔案觀念，全部是紙質檔案，包含案卷編號、案卷分類號、作者、時間、保管期限、卷內文件份數等若干標識，形成一個完整的案卷概念。根據醫療衛生機構儀器設備管理辦法的有關規定，醫療機構認真作好醫療裝備檔案管理。要求以全國衛生行業醫療器械儀器設備分類與代碼為依據，同時建立醫療裝備帳目，分總帳和分帳戶，并使用計算機輔助管理軟件，實行計算機管理。要求：1、真實。在設備從購進直至淘汰報廢的全過程中，應將各種購置、驗收、安裝、調試、培訓、使用、維修、管理等原始資料存入備查。2、完整。醫學裝備檔案必須是保持其壽命周期全過程得完整資料。3、動態。尤其使用后故障、軟件升級、零件更換、配件增加，尤其修改電路或結構必須真實入檔。由于醫療設備檔案管理范圍比較廣泛，大型醫療設備儀器大都具有軟件支持擁有微機處理平臺，就必然給傳統檔案管理工作帶來瓶頸。

二、醫院儀器設備檔案管理信息化的存在問題

一種全新的檔案形式――電子設備儀器檔案應運而生，且形成了與歷史悠久的傳統檔案并存的現狀。儀器設備檔案信息作為醫院管理系統必不可少的組成部分，與醫院信息化同步進行。

1.科學技術不斷地發展，醫療設備儀器技術革新特別快。醫療裝備國內外供給方眾多，市場醫療亂象叢生，設備儀器供應廠商參差不齊，技術參數不規范。如CT類設備就有飛利浦、東芝、西門子、通用電氣等；DR類設備就有飛利浦、萬東、西門子、通用電氣、瑞珂等；檢驗室設備類就有羅氏、雅培、日立、深圳邁瑞、貝克曼庫爾特、希森美康等。醫療設備儀器運營后老化、損壞等現象，維護保養費用在成本中逐年增加，有時維修過程中工程人員能力高低不一、維修水平無法評定。有些維修人員經過簡單技術培訓就上班，沒有系統學習培訓的經歷，更有的人員連設備上的英文名詞都不懂。更換的配件和材料質量不合格，以次充好，有的甚至將舊部件當成新部件使用。給設備都帶了隱患，出現維修質量不高，返修率提高，以致于設備儀器帶病工作，發生醫療器械不良事件。

2.軟件接口工作量大，涉及面廣，牽扯科室人員多。設備儀器管理系統和醫院管理系統（HIS）的集成必須互聯互通，各涉及軟件工程師銜接。如涉及醫生工作站、院長查詢管理系統、財務核算管理系統、劃價收費系統、住院結算系統、設備管理采購系統、護士工作站、手術室管理系統、實驗室系統（LS）、病理診療系統、影像傳輸系統等，設備運營各部門、人員、環節，記錄下工作痕跡，以便備查。部門人員多，沒有檔案管理意識，對其進行培養工作是個大的系統工作，上班時間三班倒，人員結構不一。

3.傳統對衛生材料的采購檔案是紙質版，沒有電子版。經領導批準后，直接向物資設備供應商詢價，談判簽約后，制作完成設備采購單，驗收后手工入庫，付款單的制作，科室申領，科室設備檔案臺帳登記。缺點采購信息狹窄、信息有限、中間環節多、不透明、不公開、不好管理，形成檔案的真實性比較困難。

4.一些高端醫療設備儀器都是建立在傳感技術、電子技術、電子計算機、通信技術基礎之上的，醫療設備儀器數字化、網絡化功能更強，好多醫療機構重視采購輕視管理，從而醫學工程維修人員積極性不高，能力不足。目前我國醫療設備維保市場巨大，第三方的力量介入，維修人員組成由本院醫學工程技術人員，廠家技術人員，以維修服務為重的第三方力量。人員構成復雜，工程師的認定，管理醫學設備儀器的數量和規格數量不清，維修配件廠家等問題十分突出。為此，醫院領導高度重視，將醫療儀器設備檔案信息化建設提到議事日程。

三、醫院儀器設備檔案管理信息化的對策

1.加強人員培養，提高人員綜合素質。

信息化建設中專業人員的素質問題，仍然是醫院設備儀器檔案信息化建設的一個瓶頸。在這種情況下，設備管理部門如何知難而上，使檔案信息化管理成為醫院信息化的一個重要組成部分，使設備儀器信息化與醫院信息化有機結合、同步發展，成為醫院檔案管理工作中的一個主要任務。隨著辦公自動化、文檔一體化程度的提高，電子文件的產生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用都將由計算機輔助管理。需要一大批能夠勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作的實用操作人才。需要檔案人員除了要熟悉傳統的管理技術外，還必須具有較高的數據庫知識、計算機操作技能、網絡技術。

加強檔案人員保密紀律教育，強化安全防護意識。檔案工作人員要結合專業技術工作需要，參加以新理論、新技術和新方法為主要內容的培訓，以《檔案法》、《保密法》和《知識產權法》及其它相關法規為準繩，增強依法治檔的觀念，提高保密意識。對于涉及到單位知識產權和國家秘密的檔案信息，一定要有高度的責任心，嚴格按章辦事。同時，加強全員網絡安全知識的宣傳教育，做到安全教育經常化，防護知識普及化，以增強和提高機關全員的安全意識和防護技能。只有全員自覺遵守網絡安全的各項規章制度，密切配合，形成合力，網絡和信息安全才能有保障。

2.做好醫院儀器設備檔案管理的信息化工作

衛生和計生主管部門牽頭建立醫療設備儀器數據庫信息系統，各醫療機構將本院醫療器械的實際情況及時準確填報，建立信息共享系統平臺。在器械信息輸入別要將儀器設備的零配件信息、質量控制信息輸入、售后服務信息，信息輸入的格式統一尤為重要。衛生和計生主管部門要設置專門人員，統一進行醫療設備儀器信息情報收集與匯總，相關信息包含醫療技術信息、招投標信息、衛生材料信息及儀器設備、公司維修信譽信息、常規儀器設備的第三方維修信息、藥監部門的政策信息、醫療器械不良事件信息等，針對這些醫療器械的相關信息要求衛生行政部門在收集的同時還要將該信息利用網絡及時，以滿足基層醫院的最新信息數據調用。

醫療器械科需要充分開發醫院的HIS系統，將醫療器械的專業管理軟件集成其中，要求利用信息技術加強對注射泵、呼吸機、冰毯機、監護儀、輸液泵等常規醫療器械的資源共享管理，避免有些科室設備閑置，而有些科室設備不夠用的現象。實現醫療設備儀器在一家醫院甚至同一城市的資源共享，將會有效降低醫院的經營成本，但這需要醫院HIS信息化的支持，同時也是醫院在引進HIS系統后醫療器械科協同臨床各科室必須要加強的工作。

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（一）專業性。由于醫院的科技檔案是由醫院所從事的科研活動以及建設活動逐漸累計而成，加之醫學專業有著許多的分支，而這些分支各自又有著極為鮮明的特點，因而要想充分反映出這些分支的特點，相應的管理亦需注重專業性，如此方能實現科學管理科技檔案。

（二）多樣性。眾所周知，醫學有著極為廣泛的涵蓋范圍，包括醫學、衛生、藥學等，而這些眾多的分支使得醫院科技檔案來源呈現了出分散性的特征。與此同時，隨著社會的不斷發展，面對日益增多的科技檔案載體以及多樣化的載體形式，更是讓醫院的科技檔案管理呈現出了多專業性以及多形式等特征，增添了醫院科技檔案管理工作的工作難度。

（三）成套性。由于科技檔案所記錄對象通常為某一獨立的項目或特有的現象，因而針對醫院科技檔案的管理工作，應務必注重該檔案特有的成套性特點。與此同時，由于科技檔案中詳細記錄著各種研究對象或項目的全過程，因而針對科技檔案管理，還應務必注重檔案的完整性，如此方能有效利用，進而為醫院的發展奠定基礎。

（四）現實性。醫院的科技檔案不僅能為醫院工作人員的日常工作行為提供借鑒，更是醫院賴以發展的重要資源，如歸入檔案部門的病例，不僅能對醫生的日常工作行為提供極大的幫助，又能作為檢索臨床研究與臨床流行病研究的索引，與此同時，還能作為關鍵時刻的法律憑證。這些都是醫院科技檔案現實性最為顯著的體現。

（五）保密性。由于醫院科技檔案中所記載事項，均為該醫院所從事，因而具有一定的有價性。對此，作為醫院方面，務必要根據國家規定對有特殊價值的科技檔案進行保密等級的明確，并正確處理好其中的關系。

二、醫院科技檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度有待健全，立卷機制較為死板生硬。目前，國內許多醫院，由于其本身對科技檔案管理工作不夠重視，因而普遍存在科技檔案管理工作不夠規范等問題。此外便是文件檔案檢索的效率問題。目前，國家雖大力提倡采用電子檢索的方式，但有一部分醫院依舊沿用傳統人工檢索的方法，其中更有部分自認為經驗老道的科技檔案管理人員，盲目相信自己所研究出來的檢索工具，他們錯誤地認為只要運用更多的檢索工具便能進一步提升文書檔案管理工作的質量與效率，這種求多而不求精的思想反而降低了這些管理人員的管理水平。對此，為改變這樣的管理現狀，醫院有必要制定出符合醫院發展規律的管理制度，以確保科技檔案的完整性，

（二）缺乏專職管理人員，服務質量有待提高。要想切實提升醫院科技檔案管理工作水平，首先便應從提升管理人員的綜合素質方面做起，并根據醫院科技檔案管理的崗位職業與能力方面來不斷完善醫院的科技檔案管理人員隊伍建設。若出現人員變動等情況，應在保證檔案管理人員整體管理水平不降低的前提下進行。此外，針對科技檔案管理人員的技能提升，作為醫院方面，應務必加強對科技檔案管理人員的培訓與指導工作，借此提升管理人員的綜合素養。

（三）醫院科技檔案利用反饋率不理想，檔案管理編研薄弱。醫院的工作大多圍繞醫療活動來進行，若對檔案利用的反饋工作不夠重視，便無法得知醫院科技檔案中所存在的問題。長久以來，國內大多數醫院的檔案管理人員，其在管理科技檔案過程中，僅是起到了收集與管理的作用，極少有檔案管理人員會利用檔案資源為醫院各科室提供相應的服務，從而導致醫院的科技檔案難以發揮其實際的效用，甚至有醫院工作人員連檔案室的職能亦不了解，進而更談不上所謂的理解與支持。與此同時，由于大多數醫院的科技檔案管理人員年齡相對偏高，因而針對現代化的管理技術，無法做到完美的運用，自然也就無法確保檔案信息的匯編與分析的準確性。

（四）科技檔案收集不齊全，嚴重影響醫院的發展。當前，國內醫院的科技檔案管理普遍存在材料原件少但復印件多，記錄、圖表等重要原始材料不全等問題，對于一些醫院中關鍵的科技檔案的驗收結論、成果和專家評審材料等證明材料的存檔較少。這種科技檔案收集不齊全現象，不僅嚴重影響了科技檔案的利用效率，甚至可能對醫院的發展帶來阻礙。

三、強化醫院科技檔案管理工作的策略

（一）建立有效監管制度，確保立卷歸檔完整。作為醫院方面，為確保自身科技檔案管理各項工作的有效落實，應嚴格按照《檔案法》《科學技術研究檔案管理暫行規定》以及《醫藥衛生檔案管理辦法》中的相關規定，建立一套符合醫院發展現狀的檔案管理制度，明確劃分科技檔案的歸檔范圍，從質控上完善動態管理和考核，一旦發生遺漏和丟失的現象，應該及時采取補救的措施，從而保證醫院科技檔案管理的及時性、完整性、安全性和有效利用率。制定科研檔案管理辦法、歸檔范圍和保管期限表。堅持實行科研文件材料形成部門和?n題組立卷歸檔，做到科研和建檔工作實行“四同步”管理，即下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報科技成果以及教學、科研人員提職考核與檔案部門出具科研課題歸檔情況證明材料同步。

（二）培養管理人員素質，強化主動服務意識。關于醫院科技檔案管理工作的管理人員配置方面，應專門配備能保證其工作穩定的專職管理人員，明確要求醫院科技檔案管理人員應該具備較強的責任心、使命感和較高的業務水平，如此才有利于滿足科技檔案管理工作的客觀需求。其次，還應該合理指導德才兼備的醫院科技檔案管理人員到上級檔案部門進行一段時間的培訓學習，或者讓其直接訂閱檔案管理刊物進行學習。再次，應該引導醫院科技檔案管理人員逐步轉變傳統檔案管理工作中存在的“看門守攤，等人查檔”的片面性思維，逐步形成“提高科技檔案工作服務質量是檔案工作生命線”的服務意識，轉變以往被動的“等、靠、要”的觀念，提前介入醫院科技檔案管理中，積極主動走出辦公室，走上實踐崗位，深入基層和現場，積極主動進行醫院科技檔案歸檔管理。同時，還應該采取高效的方法督促相關人員進行及時補辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料的處理工作，從而確保醫院科技檔案管理資料的完整性，讓醫院科技檔案管理人員逐步由“被動查詢”變成為“主動服務”，有效提升醫院科技檔案的管理水平。

（三）重視科技檔案工作，深入了解醫院科技檔案管理工作的重要性。任何檔案保管的目的都是為了日后更好地利用，醫院的科技檔案管理亦是如此。因此，作為醫院科技檔案管理人員，其在進行檔案的收集、管理、保存等工作時，應全面認識到科技檔案管理工作的重要性，嚴格遵守國家的保密政策，切實做好檔案的保密工作，且此外的任何工作都應以保密為前提。每一科研題組長都要指定專人負責科研文件材料的收集、積累，下項目完成或告一段落后，由課題負責人指定專人予以整理、立卷，由課題負責人審查簽名后，與鑒定驗收或中止后兩個月內向醫院?C合檔案室歸檔。

此外，醫院負責人還應該采取多元化的手段，如科技檔案管理制度上墻、內部刊物發表宣傳和新聞報道等，大肆宣傳醫院科技檔案管理工作的重要性，讓醫院各個科室的醫務人員能夠真正認識到醫院科技檔案管理工作并不僅僅是科技檔案管理部門的事，也是每個醫院科室、帶教人員和科教部門、檔案管理部門的職責，充分認識到醫院科技檔案管理工作的重要性，從而逐步在整個醫院發展過程中形成全員科技檔案管理意識的格局。

（四）全面開放收集科技檔案，充分發揮醫院科技檔案的作用。檔案的搜集是管理科技檔案的基礎，唯有確保檔案收集的完整、準確與及時性，方能從根本上保證科技檔案的有效價值。因此，針對科技檔案的收集，作為科技檔案管理人員，應以檔案室為中心，將檔案管理工作的范疇主動“輻射”至醫院各科室，以進一步擴大檔案資源的收集范圍與內容。與此同時，作為醫院管理者，應鼓勵醫院全體員工共同參與到醫院科技檔案的收集過程中，對此，科技檔案管理人員便應主動承擔起提醒各科室負責人的職責，進一步確保檔案資源收集的全面性。當然，為切實提升檔案管理人員的工作積極性與主動性，醫院方面還應提出各項獎懲措施，來提高檔案管理人員的工作責任心。最后，則是針對各項科研活動的鑒定與驗收，應由檔案人員參與把關并負責搜集零散的文件，以決定對這些檔案資源的取舍，進而通過整合這些零散的科技文獻，從而其作用可得以最大限度地發揮，繼而為醫院的發展提供有力的幫助。

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1 醫學科研檔案的定義

醫學科研檔案管理是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節，所以，必須將其納入科研計劃、管理制度和有關人員的工作中，并與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合。同時，在工作過程中，必須實行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達計劃任務與提出歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件檔案材料同步，驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步，上報等級、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。這樣做的最終目的是確保醫學科研檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，以便于開發利用，從而實現醫學科研檔案工作從經驗管理向科學管理轉變，為醫院工作和社會發展服務。

2 醫學科研檔案歸檔管理工作現狀

2.1 科研材料收集不全面

醫學科研檔案的內容本應十分豐富，但是，如果醫學科研檔案的管理工作沒有完整的管理體系和完整的資料，將會直接影響科研檔案管理工作的有效開展，同時，也會降低醫學科技檔案的完整性和準確性。醫院前期大多科研檔案僅保存了最終的申報、審批材料，一些重要的科研項目形成的科技材料未歸檔，只是在科研人員個人或課題組內部保存和管理，給科研檔案的整理、歸檔和醫學科研檔案的日常管理工作造成了一定的困擾。

2.2 科研檔案管理制度不完善

由于醫學科學研究的時間跨度大――少則數月，多則數年才能完成，導致哪些資料應該歸檔，什么時間收集整理，各種補救措施的施等問題未能及時形成統一的制度規定。管理制度不健全，缺乏有效的制約手段是導致醫學科研檔案完整、全面歸檔的執行和落實力度不足的主要原因。

2.3 科研工作人員缺乏歸檔意識

醫院科研人員往往只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，對科研檔案的重要性認識不足，對其管理技術也不精通。這直接為科研檔案管理工作增添了難度，根本無法保證歸檔質量。雖然醫院成立了綜合檔案室，但是，科研檔案管理人員都是以兼職人員的身份來管理資料，在時間和精力上得不到保障，同時，科研人員和兼職檔案管理人員都缺少必要的檔案知識。

2.4 科研檔案有效利用與開發不夠

鑒于醫院建院時間較長，受醫療用房場地的限制，各門類檔案無法集中統一管理，所以，只能分室管理，保管方式不達標。在迎接等級醫院評審前，醫學科研檔案沒有完全使用專用的統一檔案柜和規格統一的檔案盒來盛裝保管科研資料，而且對書面材料、磁帶、光盤等資料缺乏科學的分類、編排，導致科研檔案的保管質量下降，損害程度加大，保管期限縮短。另外，醫學科研檔案的專業性和成套性又導致科研檔案的歸檔質量欠佳，醫院對檔案的利用和開發力度不夠，也未將科研檔案與科技生產活動聯系起來。

3 加強醫學科研檔案管理的策略

3.1 實行了科研課題全過程管理

為了保證醫院科研資料的完整性和科研檔案的真實性，應采取科研課題研究全過程的檔案管理方式。

3.1.1 立項指導

因為臨床科研人員不熟悉檔案收集程序，所以，在科研立項時，由醫院綜合檔案室專職檔案員協同科教科的一名兼職檔案員，根據科研設計內容，將科研項目的歸檔內容和要求書面告知項目負責人，并對其進行指導，同時，兼職檔案員具體負責該項目所形成的各種文件材料的收集工作。

3.1.2 中期檢查

在科研項目開展的過程中，要求科教科的兼職檔案員及時了解和掌握科研項目的進展，檢查項目每一階段應形成的原始材料，發現問題及時糾正，以確保研究活動中原始材料的真實性和準確性。

3.1.3 參與驗收

在科研課題結題驗收前，要求項目負責人將該項目的全部文件材料送科教科審核，兼職檔案員要認真檢查原始資料、實驗記載形成和管理情況、驗收研究材料的形成質量。

3.1.4 審核鑒定

醫院綜合檔案室檔案員要全程跟蹤研究項目，確保材料的完整性，保證科研檔案的質量。科研項目結題后，科教科的兼職檔案員將檔案移交到醫院綜合檔案室，由醫院綜合檔案室專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求審核鑒定項目的檔案材料，并將它們集中歸檔到醫院綜合檔案室。當各項目組課題申請上級驗收、鑒定、申報科研成果時，都可以按照規定程序向醫院綜合檔案室借閱。

3.2 建立健全醫學科研檔案管理制度

依據《檔案法》和國家相關管理條例，結合醫院的實際情況和具體要求，制定了包括《醫學科研檔案接收保管制度》《科研檔案整理制度》《科研檔案借閱制度》等在內的一系列可行的科研檔案管理規章制度，并明確科研檔案資料管理的責任和義務，明確了各科室在檔案管理中扮演的角色，明確規定了科研人員和科研檔案管理人員在檔案移交、接收、管理和利用等工作中的任務，使歸檔和立卷有標準、借閱有規定、管理有制度，確保醫學科研檔案各項基礎工作落到實處。

3.3 全面提高科研人員的歸檔意識

3.3.1 加大宣傳力度，強化認知

利用醫院局域網、OA 辦公系統和短信平臺貫徹落實《檔案法》的相關內容，使廣大醫務人員真正認識到科研檔案是醫院資源而并非個人的私有財產。積累和形成醫學科研檔案的過程對醫學事業的發展有極為重要，它是取得科研成果的重要基礎，在醫療工作中占有非常重要的位置。因此，應當正確認識檔案與醫療工作的關系，將醫學科研檔案的形成過程當作醫療工作的一個重要組成部分，自覺提高對科研檔案的認識，主動搜集和移交科研檔案，使之真正起到真實記錄醫學科研工作全過程的作用。

3.3.2 加強檔案業務知識的培訓

組織醫學專業技術人員參加檔案業務方面的培訓，讓他們學習更多這方面的知識，讓科研管理人員和科研人員掌握醫學科研檔案的基本知識以及醫學科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法。同時，聘請檔案專業管理技術人員指導科研人員完成科研課題、成果歸檔工作，并制作相關課件為他們進行業務指導，結合課題、成果實例向科研人員詳細講解醫學科研檔案的存檔方法和要求，從而增強他們的科研歸檔意識，提高歸檔材料的質量。

3.4 提高醫學科研檔案的利用和轉化價值

運用行政手段和方法集中統一管理檔案是建立科學的檔案管理體系，實現檔案工作標準化的基礎。針對醫院檔案保管基礎設施比較差的問題，醫院加大了對檔案工作硬件、軟件設備的投入力度，重點改善了現有科研檔案的管理條件，配備了收藏音像圖片資料、電子數字資料的設備，保證檔案資料的存放符合保管要求――分門別類，整齊規范，保證室內空氣、溫度、濕度要求，做到防火、防潮、防盜、防蟲等，進而為利用者方便、快捷地查找檔案資料創造了條件。

4 結束語

綜上所述，醫學科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是對醫學研究和醫療實踐的真實記錄，是醫學科技知識的載體，它具有專業性強、成套性強、連續性強和綜合性強等特點。

參考文獻

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科研檔案是對于科學技術研究過程加以真實、詳細記錄，是一種十分關鍵的信息資源以及技術儲備，是國家重要的科學財富，對其務必實施集中、規范管理，保證科研檔案的齊全、準確、安全，以便于利用以及研究。筆者結合多年的工作實踐，就如何規范醫院科研檔案的管理工作淺談幾點體會。

一、建立和完善醫院科研檔案相關管理制度，實現科學規范管理

建立和完善醫院科研檔案相關管理制度，實施集中規范管理是對醫院科研檔案進行科學規范管理的前提與基礎，也是檔案管理工作的發展方向。同時，應當建立并完善檔案相關的工作制度，實施檔案工作的規范化以及標準化管理。醫院的科研管理部門應當根據國家相關規定將科研檔案的管理工作真正納入到有關的科研管理制度中去，并有機融入到計劃、課題以及成果管理等各項工作中去。科研以及建檔工作實施四同步管理的制度：下達的科研計劃和提交對應的科研文件材料的歸檔工作應當同步進行；檢查科研計劃工作的進度和檢查對應的科研文件材料的完成情況應當同步進行；對于科研成果的驗收、鑒定工作應當和科研檔案材料的驗收、鑒定工作同步進行；科學技術成果的上報登記工作、獎勵評審工作和科研人員的考評與提拔工作應當和檔案管理部門出具相應的歸檔證明資料工作同步進行。

二、高度重視重要的技術資料的系統性和完整性，嚴格把好歸檔關

重要的技術資料對于醫院而言十分重要，它是科研檔案中最為精華的部分，它能夠推動醫療科學研究水平的進一步發展。在收集過程中必須加以分類以及鑒別，同時，還應當向廣大醫務工作者做好檔案法以及相關的科研檔案管理制度的宣傳工作，進一步提升他們的檔案意識，保證科研檔案資料的系統性以及完整性。

三、提升檔案管理和科技人員的自身素質，以便更好地為醫療科研服務

作為一名檔案管理或者相關的科技人員應當具備一定的專業知識以及相應的管理理念；同時具備一定的信息意識、創新思維以及強烈的參與意識，以不斷提升自己的業務素質。由于醫院的科研檔案種類繁多，內容廣泛，載體以及記錄形式各式各樣，所以，醫院的科研檔案職能管理部門應當進一步完善檔案存儲以及相應的檢索手段，充分運用電腦以及網絡信息等最新技術，不斷提升管理水平，發揮科研檔案資料的價值，以便更好地為醫療科研服務。

四、全過程參與到課題管理工作，保證科研檔案的質量

（1）對科研立項進行指導。由可以將科研項目的有關歸檔內容以及要求利用電子郵件或者下發書面通知給項目負責人，并且對其加以指導，收集該項目的有關文件資料一并交到科研檔案管理人員進行歸檔，同時當作對項目進展進行檢查的依據。（2）專卷的建立。將科研項目在課題準備期所形成的各種文件資料，由項目負責人建立專卷，以保證項目準備期的相關文件資料的完整性。（3）實行科研項目負責人負責立卷、歸檔的制度。從項目的啟動，項目負責人應當對科研活動中產生的相關文件資料加以收集并整理之后教給科研管理部門，以便檔案管理人員及時收集、整理、編號、保管，確保不丟失。（4）嚴格把好論文的質量關。在論文對外發表之前，作者應當到科研管理部門對于刊物進行核實（是不是正規的期刊）；出具論文外投證明信并加蓋公章；論文正式發表之后，論文的原件以及復印件應交到科研管理部門歸檔保管。（5）階段性檢查。在科研課題研究中，科研管理部門的檔案管理人員應當了解并掌握課題的研究進展，對于課題每個階段應當產生的原始資料加以檢查，查出問題及時整改，以保證研究中產生的原始資料形真實可靠性。（6）參與項目的驗收工作。檔案管理人員應當對項目的原始資料、實驗記錄以及過程管理進行檢查，以對項目研究產生資料的質量進行驗收，如果檔案不滿足要求，該項目不能進行結題驗收。

綜上所述，對于醫療科研檔案進行管理的最終目標為了更好將科研檔案為醫療科研服務，進一步提升醫療水平以及醫院的總體素質。所以，應當不斷創新科研檔案管理工作制度，用全新的管理方法與理念加強科研檔案的管理工作，改進科研管理機制，充分利用科研檔案資源，更好地為提高醫療水平服務。

參 考 文 獻

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[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0088- 02

醫院科研檔案指醫院科研工作人員在從事醫學研究過程中產生的具備科研價值的各種體裁的信息資料。醫院科研檔案管理是醫院科研管理工作的重要組成部分，支撐醫院工作和科研的可持續發展。對科研檔案的科學管理有助于醫院科研水平的提升和醫學事業的發展。

1 醫院科研檔案管理特點

醫院科研檔案是承載醫學知識的主體，內含大量豐富的科研信息，是醫學研究活動所產生的結晶，是開展后續醫療、醫學教育、科研的重要資源，具有極高的保存價值。然而基于醫學研究的特殊性，其科研檔案具備一些特殊性。

1.1 歸檔周期長

科研檔案的歸檔周期與科研項目的執行時間相關，醫學課題立項到結束的時間相比較一般科研項目要長，一般的研究項目在2～3年，重大項目在3～5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執行期間的歸檔連續性強。檔案的保存時間則更具應用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存[1]。

1.2 專業性強，交叉多

醫學項目研究以專題進行研究，每個專題內容專業性強，同時醫學研究涉及面廣，往往都是多學科、多專題交叉，必須通過綜合研究、多領域多角度的去論證。

1.3 體裁不一

醫學科研資料不同一般學科，其體裁相對豐富，不僅有紙質文檔（病歷、手稿等），還有醫療過程中所產生的膠片、圖像、音像影像資料等等[2]。

2 醫院科研檔案管理現狀

2.1 缺乏檔案管理資源

在當代高速發展經濟的社會形勢下，往往會對于不能夠直接帶來經濟效益的部門，我國的企事業單位，都未給予重視，所以醫院檔案管理資源相當緊缺。沒有專門的場館和部門來對科研資料進行收集和歸檔，僅僅只是靠各科研項目組對本組的資料進行整理，其整理方式往往都是極度簡易且不科學的，對于資料的二次利用是極大阻礙。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

檔案的建立需要一整套制度來支持，需要在科研項目執行過程中的每一個環節同步進行，才能建立健全科研檔案。然而現在的狀況是資料在項目執行的過程中，因為記錄不完整、收集不及時、歸檔不準確等等而造成檔案缺失或內容不完整，缺乏相應的制度來對此類問題進行規范。

2.3 缺乏檔案管理意識

醫學科研項目執行過程中，工作者缺乏檔案管理意識，對于原始資料、文件、圖像等的收集意識淡薄，而導致檔案管理過程中出現阻礙，影響科研檔案的管理。部分的科研工作者只是對項目申請和提交，這一頭一尾的事情特別熱衷，而對于科研過程中的每一個細節，卻甚少關心，對于研究過程中的原始資料的積累置之不理；也有部分科研工作者出于不信任，不愿將資料移交檔案管理人員來處理[3]。

2.4 科研檔案的管理落后、利用率低

盡管現在計算機技術發達到無法想象，但是由于對于檔案管理的不重視，相應的投入也就欠缺，現行的檔案管理方案依舊是人工操作為主，計算機的應用幾乎為零。而人工操作必然帶來檔案二次利用率低下，無法高速推進醫學科研前進。

3 醫院科研檔案管理關鍵點及完善方案

針對以上一些存在的問題，為改善我國醫院科研檔案管理情況，提高檔案管理質量和效率，特提出以下幾點方案。

3.1 大力推廣科研檔案管理

檔案管理對于科研工作來說是非常重要和必要的一個環節，不僅僅是對現有資料的收集整理，更是為后續科研提供源源動力打下堅實基礎，為提升醫院實力做出貢獻。推廣科研檔案管理，不僅僅是要求醫院的各個科研小組使用檔案管理系統，更要各個科研小組的管理人員形成檔案管理意識，從思想上意識到科研檔案管理的重要性，在科研的每一個環節中都及時、準確地去記錄和收集科研資料并歸檔，才能更完整、更高效地實行科研檔案管理。

3.2 提高檔案管理投入，引進專業人才

投入資金建立檔案管理室，引進優秀的專業人才來對資料進行整理和歸檔是實現醫院檔案管理的必備條件，如果一個醫院想要建立完善的檔案管理系統，而缺乏相應的投入，是無法實現這一目標的。專門的檔案管理部門和專人管理對于整個醫院的科研工作將起著劑的作用。專業化檔案館的建立，能夠提升醫院所有科研工作者對于科研檔案管理的意識，進而更好地促進檔案管理工作的進行，而專業的檔案管理人才則從專業的角度實現檔案管理的高水平運作，確保檔案管理工作的高質量完成。

3.3 建立健全科研檔案管理制度

科研檔案管理的工作機制和工作方式需要建立健全，并不斷創新，從而使科研檔案工作充滿生機，通過合理有效的積累和完善科研檔案信息資源來實現醫院科研檔案管理的可持續發展。建立完善的科研檔案管理制度即要實現一整套行之有效的方案來管理科研資料，做到高效歸檔、高利用率，同時也能滿足其他特殊要求，如保密性、協同性等。從醫院院長到檔案館，再到科研一線員工，形成一個檔案管理網絡，通過集中統一的管理、行政監督來實現檔案管理的準確有效。檔案管理部門與科研項目小組相互交流，檔案管理人員能夠準確地了解項目進展情況，督促和指導科研工作人員完成檔案管理工作。

3.4 合理利用高科技手段，提高管理效率

應該擺脫以前的手工歸檔方式，應加大科技利用率，采用計算機網絡技術來實現科研檔案的網絡化管理，利用信息管理的方法對科研資料實現數據庫式的管理模式能極大提高檔案的歸檔速度和歸檔質量。計算機網絡的應用可以完美地解決科研資料二次利用率低的問題，能夠更好地為科研工作服務。科研工作者通過計算機網絡可以輕松的調用檔案館存儲的相關資料，從而節省時間，減少人力物力的浪費。

4 總 結

總之，醫院科研檔案的有效管理是科學地管理和合理開發利用科研檔案，是更好地為醫學科研和醫務工作服務，進一步提升醫院整體水平和為醫學事業添磚加瓦的必要措施。

主要參考文獻