序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案與檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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現代科學技術水平得以提升，計算機技術與網絡通信技術應用到各個領域。在傳統方式下，檔案管理工作面對較大壓力，無法與現代技術實現有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發揮較大意義，從而實現了紙質檔案與電子檔案的融合發展。因為檔案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價值形態，紙質檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對其管理期間，實現兩者的融合性，無論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進其長期保存，基于現代化科學技術，維護其安全性，這樣不僅保證了現代方法與現代技術的充分利用，也使檔案管理工作更規范。

1電子檔案與紙質檔案

紙質檔案具有較高的留念價值，將其保存后，當一些有意義的事物產生后，會對其有效利用，紙質檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業單位中，使用的紙質檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實現良好的保密工作。所以，企業或者事業單位的領導、管理人員需要認識到紙質檔案的重要性，以認真的態度對其處理。對于電子檔案來說，本身具備一定的保存價值，是基于計算機軟件、硬件以及數據庫進行保存的，與人們生活存在密切關系[1]。紙質檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質檔案需要保存的時間比較長，容易識別，在儲存期間，存在一定的直觀特點，是電子檔案中不具備。但是，與紙質檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質檔案中存在的缺陷，不僅能實現自由轉換，還能對各個信息介質進行識別，對信息儲存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進信息資源的共享性發展。

2電子檔案與紙質檔案發揮的優勢

在企業與事業單位中，對檔案進行處理期間，要促進原始數據完整性。促進原始內容的完整性，保證其價值的充分發揮。當檔案數據產生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質檔案與電子檔案的對比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質檔案更方便閱讀。而且，紙質檔案中的數據信息也更穩定。當單位、企業內領導簽字、審核后，對其無法更改，其存在的真實性也比較強，具備一定的法律特征[2]。

3紙質檔案管理與電子檔案管理的融合策略

3.1檔案管理模式

在新時期發展趨勢下，檔案管理技術還比較低下，紙質檔案與電子檔案存在的特點和優勢都處于獨立發展地位。電子檔案在對信息進行傳輸、處理與開發過程中，實現了較大的便捷性和高效性，應用過程中，是各個媒體的集成化發展，具備全面性與直觀性特點，與紙質檔案相比，促進較大優勢。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質進行開發與備份保存。電子方式的實現是一個不斷發展的過程，在該階段，實現紙質檔案與電子檔案的融合，能夠實現良好的發展需要。在目前建設與發展下，紙質檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實現文化歸檔的統一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質進行備份，還能實現紙質檔案的數字化發展，使紙質檔案與電子檔案的共同儲存與使用。對于雙軌制，主要是信息在生成、運轉期間實現的相互依存，它們隨著業務流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實現紙質檔案與電子檔案，工作人員對重復文件進行辦理，促進了管理形式的全面化發展[3]。

3.2檔案管理流程

在新時期不斷進步與發展下，電子商務、電子政務得以有效開展，各個企業與事業單位在內部也建立了相關辦公網絡系統，促進了紙質檔案與電子檔案的結合使用，達到優勢互補的作用。隨著國家檔案局對相關方法的推出，使紙質檔案、電子檔案在良好的環境下實現融合。在并存時期，檔案管理工作流程也產生較大變化。對檔案進行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲存工作等。在傳統方式下，基層檔案都是從外部、自身內部引來的，其中，紙質檔案比較多。所以，在對其管理期間，電子檔案中也含有紙質檔案。在現代檔案管理中，需要實現電子檔案與紙質檔案的統一管理，在執行工作中，不僅在歸檔工作中更統一，在鑒定工作、整理工作以及儲存工作中都為更一致[4]。

3.3工作人員的能力

在新時期發展趨勢下，為了實現檔案管理工作的有效實施，還需要提高工作人員的能力和自身素質。在對電子檔案進行管理期間，需要基于紙質檔案管理工作進行思考，保證能夠實現電子檔案的長期保存和使用。紙質檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個環節產生的技術含量比較高。因為電子檔案自身一定的技術特點和系統特點，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業性與自身素質都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關的基礎知識，還要學會計算機的應用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度與標準

在新時期發展趨勢下，為了應用新型檔案載體，實現與計算機技術的智能化管理，在對檔案處理工作中，要求實現信息的規范性與標準化。檔案信息系統的使用質量與數據信息質量存在緊密聯系，所以，要為數據信息格式設定相關標準。在新型載體檔案得以廣泛應用后期，促進業務管理各個方面更標準十分重要。如：建立統計標準、規則標準等。還需要為計算機數據庫建立相關標準，促進新型檔案信息載體格式的轉化標準，保證計算機硬件設備、多媒體設備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關的實施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲存工作等各個環節充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導致電子檔案的真實性存在較大限制，所以，需要建立相關的法律法規，確定出電子檔案的法律地位。

結束語

電子檔案成為當今發展的主要趨勢，其含有的豐富內容能夠為工作提供信息基礎。對電子檔案進行開發利用，實現長期的保存工作，需要在技術、使用方法以及標準等方面進行改變，還需要提高管理人員的綜合素質，這樣才能實現電子檔案與紙質檔案的充分融合。

參考文獻

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[3]趙暉.城建電子檔案與傳統紙質檔案的管理異同分析[J].城建檔案,2012(7):38-39.

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一、正確認識文書處理與檔案管理的關系

文書處理與檔案管理是文檔工作中緊密聯系的兩個階段。正確認識和處理好兩者關系，使之有機結合，對于做好文檔工作及其重要。

（一）文書與檔案管理工作職責與任務不同

文書處理工作的主要職責是文件材料的制作、傳遞、使用、督辦、保存等。而檔案管理工作的主要職責是收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、統計、利用和銷毀等。

（二）文書與檔案管理相輔相成

文書處理與檔案管理雖屬于文檔工作中不同的工作和階段，但兩者卻相輔相成、互為聯系。檔案工作是在文書工作的基礎上，對有保存價值的各類文件載體進行歸檔、保管、利用，是文書處理工作的延伸。而通過歸檔工作可以發現平時文書處理中忽視的一些問題，如：文件材料是否完整、齊全、規范，系統，是否屬于歸檔范圍之內的，是否為同一年度的等，這些對各部門做好文書處理工作將會起到一定的促進作用。

（三）做好文書工作，是提高檔案工作質量的前提

收集工作是檔案工作的起點，一般由部門文秘人員承擔。要做好檔案工作就必須首先做好文件材料的收集工作，文書工作做好了，就能為檔案工作提供良好的條件和基礎。因此，做好文書工作，是提高?n案工作質量的前提。

二、文書與檔案管理工作容易忽視的問題

（一）文件材料收集歸檔不完整齊全

歸檔材料不完整齊全。一是有些歸檔文件材料只有定稿，沒有修改稿。造成定稿缺乏相應的依據，而這個依據就是領導修改的痕跡，是最有保存價值的東西。這樣以來發文原始稿件的保存就出現了漏存的現象。有些歸檔文件只有文頭，沒有附件，而這些附件往往是文件的核心所在，造成歸檔文件不完整，沒有查考的價值。二是由于文書人員工作的疏忽，造成文件重號、漏號等現象，給文件歸檔帶來了一些麻煩和困擾。三是由于部分人員缺乏檔案意識，為了完成任務而歸檔，僅僅只把手頭一些普發性的文件整理上交，而把一些有價值的檔案遺漏，如：部門領導的重要講話、參加會議帶回來的一些重要的文件資料，導致有的材料經久遺失，使文件材料無法實現集中統一管理。

（二）文秘與檔案工作人員缺乏溝通，使檔案收集渠道還不夠暢通

文書工作與檔案管理分屬不同的主管部門管理，由于文秘人員在平時的工作中常常忙于本部門事務性工作，與檔案館（室）工作人員交集較少，很難做到相互溝通、步調一致，造成檔案收集渠道不夠暢通，以致運行過程中經常出現脫節現象，使檔案材料得不到很好的收集。

（三）文秘人員歸檔意識淡薄

文書工作具有很高的時效性和很強的靈活性，職能部門工作人員往往面臨工作頭緒繁雜、任務重、壓力大，且多數文秘人員常常是身兼數職。一方面是要把主要精力投入到完成本部門的主要工作任務上，沒有把文件材料歸檔工作擺上議事日程中。另一方面是缺乏專業的檔案管理知識的指導和培訓，沒有獨立完成立卷歸檔的能力，甚至認為把文件放在自己手邊使用起來更便捷，往往造成檔案延誤、遺漏或“玉”“石”不分，統統上交的現象。

三、加強文書處理與檔案管理工作的措施

（一）把好文書工作的審核關，保證歸檔文件的質量

把好文書工作的審核關，是辦公室工作的一項重要內容，也是保證文件質量的重要一環。2012年4月，中辦和國辦聯合頒發了《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發[2012]14號），許多部門都認真執行，并按文件要求堅持公文的審核制度，即：職能部門擬寫的文件，先由部門負責人核稿簽字后交辦公室審核，再送主管領導審核會簽后交主管校領導簽發，然后由辦公室登記文號，打印。審核人員負責把好文件的政策關、格式關、文字關，杜絕不規范、不符合歸檔要求的文件流入檔案，保證了歸檔文件的質量。

（二）強化文檔人員的檔案意識，保證歸檔文件的完整

文秘人員主要負責部門的文書處理工作，如文件的核發、會議記錄的整理、各種信息的處理等文件材料的形成工作，文秘人員起著至關重要的作用。如文件編號不準確，會議記錄不標議題，出席人員只記姓等，所有這些不規范，不僅影響今后的文書歸檔工作、歸檔文件質量，還大大影響歸檔工作效率。因此，作為文秘工作者，應該充分認識到檔案管理不只是檔案館（室）的事，而是文書工作的一部分，主動把文件歸檔工作納入到自己的工作范疇之內，積極支持并做好檔案工作。

檔案管理人員主要負責檔案的日常管理工作，除此之外，還包括檔案庫房的溫濕度、燈光、除塵等各種管理、檔案管理系統的安全與維護、檔案數據的各種備份等，不僅僅要有較強的檔案意識，還需要具備一定的檔案專業知識，熟練的檔案管理工作的技能，才可能對兼職檔案員的歸檔工作進行正確的指導，只有這樣，文件材料的收集才會齊全、完整、系統。所以，檔案工作的質量和管理水平的高低與文秘人員和檔案人員的檔案意識有著直接的關系。

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關鍵詞：

醫院檔案管理;檔案管理;模式改革

隨著我國經濟水平的提高與醫療衛生事業的發展，醫院的內外環境都發生了巨大變化。為了適應時展的需要，醫院開始重視檔案管理工作。和以往相比，醫院檔案管理水平有了顯著提升，但是仍存在諸多問題，亟待改進。

一、醫院檔案管理現狀

1.醫院檔案分類

在醫院檔案中，不僅涵蓋醫院的發展事件，還有諸多的研究成果記錄，能夠為醫院的各項科研活動提供豐厚的數據。在醫療衛生事業改革工作穩步推進的過程中，構建一套行之有效的檔案管理系統是非常有必要的。當前，我國醫院檔案主要涵蓋文書檔案、病歷檔案、人事檔案這三種。從管理模式上來看，人力資源部門負責人事檔案的管理，檔案室負責文書檔案的管理，而醫務處則負責病歷檔案管理。從管理方式上來看，包括手工操作與人工檢索，十分落手。除了這些檔案之外，隨著醫院的發展，各種醫療活動增多，新增許多新的檔案類別，比方說院校附屬的教學醫院，會增加諸多教學檔案；與防疫部門聯合，會增加新的病歷檔案；和法律部門共同推出醫療法檢活動，會新增案件檔案與訴訟檔案等。這些新的檔案出現，給醫院的檔案管理工作帶來了新的挑戰。醫院必須加快檔案管理工作改革的步伐，以適應發展的需要。

2.醫院檔案信息化建設中的問題分析

（1）標準體系建設較為落后。因為醫院檔案管理中所涉及到的內容非常多，所以醫院檔案信息化建設工作也面臨著很多困難。很多醫院還沒有就信息化建設工作展開統一的規劃，信息化建設缺乏標準化體系。當前，醫院檔案管理軟件與檔案管理信息系統非常多，但是其兼容性普遍較差。在醫院的內部，各個部門往往運用獨立的系統，信息共享程度非常低，各種信息資源的利用度不高。（2）檔案信息化管理意識不強。隨著職能部門分工地不斷細化，各個部門在日常工作中會產生大量的電子文件，電子檔案流失的現象非常嚴重。很多人簡單地認為將檔案資料輸入電腦，能夠被查詢或者利用，檔案管理就實現了信息化，甚至還有人認為傳統檔案被保管好就可以了，沒有必要花費精力著手數字化信息處理工作。這些落后的思想觀念均導致醫院檔案管理發展停滯不前，嚴重影響了檔案管理的工作效率。（3）檔案信息化建設匹配設施與人才配備不夠。很多醫院對于檔案信息化建設方面的投入不夠，電子檔案生成部門的各種設備非常落后，為配置與電子檔案管理相適應的軟件與硬件。這導致電子檔案難以被長期保存，丟失的現象非常嚴重，給醫院帶來了巨大損失。很多部門未配置掃描儀等翻拍設備，導致電子檔案難以與紙質檔案同步。與此同時，相關工作人員的年齡結構不合理，普遍偏大，信息技術操作水平不佳，知識結構未能夠更新。對于醫院來說，既具備檔案管理知識，又擁有計算機操作能力的復合型人才太少，這些都導致醫院檔案管理水平低下。（4）電子檔案歸檔管理模式落后。當前，醫院中涉及到電子檔案管理工作的部門非常多，但是各個部門還沒有就檔案管理出臺統一的標準，未制定出有效的工作程序。各個部門在電子文件歸檔的時候，存在歸檔范圍不清晰的問題，缺乏有效的分類方法及整理規則等。這些有可能導致部分非常重要的電子檔案被破壞或遺失，這不僅影響了醫院的工作效率，還有可能給醫院帶來巨大的損失。電子檔案歸檔管理模式十分落實，必然會影響到醫院檔案信息化建設工作的穩步推進，導致醫院的信息化水平低下，難以適應快速發展的時代。

3.云時代下醫院檔案信息化建設面臨的挑戰

隨著云時代的到來，醫院方面必須加快信息化建設工作。在多種新醫改政策之下，醫院以往信息孤島的情況不再，其必須逐步構建起和社會與群眾密切相關的“醫療云”，以滿足廣大患者及家屬的需要。很多醫院已將將信息化建設納入到戰略發展中，然而醫院信息化建設與“醫療云”建設，不單單進行靠各種數字化的設備，并非是構建業務信息系統那么簡單，必須將醫院內部的各種檔案進行數字化的處理，再和新的電子檔案有效融合，逐步構建起龐大的檔案信息庫，并和其他內外系統有效地對接起來，如鄉村社區衛生信息網、公共衛生信息系統等，使得信息實現共享，醫院的信息資源能夠充分發揮作用，實現經濟價值與社會價值。

二、檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用

綜合上文的有關內容，筆者就醫院檔案管理的現狀展開了研究，汲取當前的實踐經驗，筆者認為可以從如下幾方面入手，提升醫院檔案管理水平。

1.實行資源的整合

對于醫院檔案而言，資源整合是非常有必要的，能夠提升各種信息資源的利用率，使之發揮更大的價值。針對醫院檔案管理的現實狀況，相關部門應積極推出完善的檔案管理制度，使得多個部門的檔案能夠有效匯總，實現統一管理。比方說醫院病歷檔案，其在醫院檔案中占有重要比重，數量龐大，且新增速度非常快。病歷檔案具有一定的法律效力，其對醫患雙方都具有重大價值，其不單單是醫院內部的資料，更是社會各界所共同監督的一種法律文書。在保護患者與醫療機構的合法權益時，病歷檔案發揮著重要作用。在病歷檔案中，醫療診治的過程被詳細記錄，能夠體現出醫務人員的技術水平，也能夠展現出醫院的整體業務水準。在現代社會中，各種保險、傷害認定等對于病歷檔案的利用越來也高。為保障相關當事人的隱私，還要杜絕超范圍使用。針對此，醫院就病歷檔案進行統一管理是非常有必要的，這有助于病歷檔案的完整與安全，能夠保障其憑證價值。

2.對體制進行創新

一是采用統一領導，分級負責的方式。針對醫院的現實狀況，應構建起檔案管理辦公室，全面負責檔案管理工作。檔案管理辦公室對相關部門的檔案管理工作進行監督與考核。針對特殊性的檔案，其能夠集中進行管理。部分與職能部門關系密切的檔案，可以放置于本部門管理，比方說會計檔案等。當技術力量不足的時候，可以將電子檔案置于技術力量強的部門。二是配置兼職或專職的檔案管理人員。檔案管理對于管理人員的專業水平有著極高的要求。針對部分專業性強，或工作量大的部門，應配置專職的檔案管理人員，確保責任到人，從而提升檔案管理的準確度。

3.優化服務

在當前社會下，醫護人員應積極轉變思想，以適應時展的需要，檔案部門也應如此。以往其為被動的提供查閱服務，當前是應積極主動地展開宣傳工作。檔案管理人員應充分發揮檔案資料的教育與引導作用，使得檔案能夠在醫院的文化建設中實現價值。醫院的病歷檔案中蘊含大量的臨床信息，能夠為科研工作提供有利支持。醫院檔案管理部門可以積極與相關院校等科研機構取得聯系，使得這些病歷檔案能夠促進我國醫療衛生事業的發展，為醫學研究做出貢獻。

三、結束語

醫院檔案管理改革工作所涉及到的內容非常多，醫院方面應發揮探索精神，積極總結經驗，調整改革措施。針對醫院檔案管理工作的需要，醫院可以組織人員參加外部的各種檔案管理交流會，汲取有價值的部分，并與自身的實際狀況結合起來，摸索出新的管理方法。隨著現代信息技術水平的不斷提高，電子化檔案管理蘊含著巨大的價值。人們可以借助手機與互聯網等多種路徑來實現數據訪問，醫院檔案信息管理統一化的優勢將日益凸顯。

參考文獻

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關鍵詞 電子檔案 傳統檔案 檔案管理 利弊

隨著社會的發展，日常辦公逐漸趨于自動化、網絡化和標準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應該著重思考的問題。 電子檔案的特點

電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯系起來，實現對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網絡上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統紙質檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯系，隨時可以分離，能夠復制存儲于不同介質之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統檔案管理的相同之處

電子檔案管理是在傳統檔案管理的基礎上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統檔案管理所包含的內容相同，電子檔案管理是對傳統檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統檔案

電子檔案的管理能夠根據文件完成的時間隨時歸檔，而傳統檔案管理要在整個過程結束后制定一個標準的表格在規定的時間內歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統檔案

電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統檔案

電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質，而且在更換介質的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統檔案的保管需要保證紙質文件不受損壞，在轉移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關部門使用統一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統檔案

電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權限之后，登錄檔案管理中心查閱相關信息，而傳統檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊

采用電子檔案管理節省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區和不同部門之間進行數據傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當今社會的低碳環保理念，無紙化辦公在節約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。

然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監管上落后于一些發達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰，如何保證電子檔案的法律效應是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術如此發達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設置防火墻等措施。

結束語：

綜上所述，電子檔案管理方式的出現大大提高了辦公的效率，而且有效節約了森林資源，但是與傳統的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務于社會。

參考文獻：

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。

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1.1 信息來源分散復雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。

1.2 檔案管理模式陳舊滯后

隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。

近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。

1.3 人員心態亟待轉變

在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態。這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。

2 檔案信息化建設的優勢

2.1 提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統能夠節省大量的人力和物力資源。傳統的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數據，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。

2.2 簡化操作環節，有利于服務質量的提升

信息化檔案管理系統有助于簡化傳統檔案信息服務的相關環節，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環節，無須各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環節。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機制

檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執行，保障檔案管理各個環節的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協調聯動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發現問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。

3.2 提高管理人員素質

檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態，夯實檔案管理的專業知識。同時，信息化檔案系統的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。

加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變為電子檔案資源的系統管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養主動熱情的服務精神。

3.3 加快數字化建設進程

篇（7）

長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現在內容的多樣性，另一方面體現在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數字化，將占據大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數據庫的安全。盡管存儲電子檔案的數據庫多是由專業技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數據庫安全問題，及時對存儲檔案數據庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質檔案與電子檔案管理比較

對紙質檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式決定的管理環境的異同將紙質檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質檔案的存儲是以實物空間實現的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內部的存儲元器件對所處環境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質檔案對物理環境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續的人為干預，即便采用某些設備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結果來看，紙質檔案對管理環境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統紙質檔案管理環境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導致信息湮滅，其發現問題是可以修復的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環境影響，將會出現所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區別在于紙質檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優勢也并非完全優于傳統紙質檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統紙質檔案信息查詢依靠人工實現，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質資源信息為例，若要查詢“內蒙古地區”相關信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內蒙古地區”的資料。

檔案管理信息化對策

通過對紙質檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設工作，不是簡單地將信息化技術引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設目前，事業單位紙質檔案管理的模式已經十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質檔案管理在轉向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業單位需要強化檔案管理信息化建設力度。通過對比紙質檔案與電子檔案，得知應當在梳理目前事業單位紙質檔案管理現狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術引入當前紙質檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設的重點。基于這種觀點，事業單位檔案管理信息化建設強化工作不僅是對單一信息技術的使用，更追求傳統與新型管理模式的有效對接。一方面，事業單位傳統紙質檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉型的過程中要考慮兩者并行。以地質資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統紙質檔案管理模式下查詢比較費時費力的內容，同時，對于一些比較重要的地質資源檔案，還是應以安全性為第一要務。另一方面，事業單位強化檔案管理信息化建設。在加強紙質檔案信息化建設的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式實現有效對接，即不僅要涉及傳統檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環節實現銜接，通過信息化手段讓傳統紙質檔案在所有環節欠缺的部分得以完善，這樣才能發揮出檔案管理信息化的作用。

強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業單位檔案管理信息化過程中，紙質檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發揮出兩者的作用，就必須強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質資源檔案為例，地質資源紙質檔案在信息化過程中，對極為重要的地質資料檔案采用傳統紙質檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關，而是可以將重要的紙質檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質資料也并不是從紙質檔案中完全剔除，而是管理重點有所側重。未被電子化的地質資料檔案側重于紙質檔案管理模式，電子化的則側重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復雜的地質資源信息檔案依托電子檔案優勢，實現檢索流程優化，同時紙質檔案也能夠發揮出電子檔案目前難以實現的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養通過紙質檔案和電子檔案管理的對比發現，管理人員的素養在檔案管理信息化過程中極為重要。事業單位要想更好地實現檔案信息化，必須擁有除掌握傳統紙質檔案管理技術之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統紙質檔案管理人才隊伍中挑選出業務精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養。研究通過對比傳統紙質檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統紙質檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規避工作開展過程中的不利因素。基于這一觀點，當前事業單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應兼顧傳統紙質檔案與電子檔案兩者，根據自身實際情況進行調整。

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篇（8）

1.創新管理工作理念，提高城建檔案管理發展水平。首先，合理，正確的給城建檔案管理定位。城建檔案館一直是城市建設的記錄者，城市建設技術作為創新信息技術的基礎，為城建檔案館提供社會功能的服務。因此，必須對檔案管理工作做出準確定位，把城建檔案管理的創新置于我國的發展規劃中，并為其制定合理的指導方法，并對檔案管理工作做出明確的分工，進而完善城建檔案管理的機制的相關措施，另外，還要加強城建檔案管理創新意識，在管理機構和編制人員方面采取具體的分析方法，并做出適當扶持，進而促進城建檔案管理的發展。而且，通過創新的管理理念和服務宗旨，對城建檔案管理工作與社會發展情況相結合。然后，創新城建檔案的工作機構。想要創新城建檔案的工作機構，必須加強檔案的收集與整理。當今這個信息時代，傳統的城建檔案館已經不足以帶來強大的吸引力，有特色的檔案館不但可以提高城建檔案管理水平，還能促進城建檔案的信息資源擴大發展。而且，還要推進城建檔案管理工作的數字化進程，建立健全相關發展機制，促進數字化發展，工作重心轉移到數字化上去，比如建立網上服務中心和查詢系統，方便檔案的查閱管理工作。最后，必須做好分類整理工作，加快檔案的數字化管理，及時收集各類信息并進行整理，做好信息檢索并合理利用相關信息。適時更新檔案信息，對檔案信息進行采集、整理與加工，對檔案內容的規范有一定保障，給城市建設提供一些高效、優質的服務。

2.改革檔案管理服務，推動城建檔案的工作效率。首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務平臺。信息技術不斷發展，檔案館也成為一種局域網，相關部門通過建設網站對檔案網頁進行建設，將檔案資源管理和實施單位結合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進行查找與閱讀，提供人性的服務。當前的城建檔案管理現狀，大量檔案館在因特網開展了網頁服務，服務模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網站服務，加快信息資源的建設力度，尤其是重要文件的資源建設，更需要用電子閱讀的形式進行管理與運用，促進城建檔案管理創新，加快城建檔案管理的數字化進程，并朝著服務化的方向發展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機構點。在館內查閱資料顯得落后而復雜，館內檔案的數量太多，檢索時有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應該盡量減少翻閱次數，延長資料的使用壽命。當今社會在獲取信息是較為注重時間的，傳統的檔案館已經根本不能滿足人們的需求。所以，在信息時代，必須創新檔案管理工作，將檔案館內的資料上傳至網絡，通過現代高科技手段的運用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務。尤其是近期我國社會發展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應時展的新形勢，進而提高工作效率，并建立有關的服務系統，準確對在線信息進行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優質服務。

3.對資源進行補充，加強城建檔案的管理建設與項目建設。第一，要注重城建檔案的管理建設，將城建檔案資源的地位進一步提升，為深化城建檔案管理工程項目做基礎，從根本抓起，積極做好監督工作，全面從城建項目建設和相關會議及科研問題做監督和管理，并分類進行歸檔，進而對珍貴檔案實行數字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數字化管理。而且，積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作，進而推動城建檔案的創新管理建設。第二，培養建設出一批高素質的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術的支持，還需要高素質人才的配合。城市發展與人才培養是分不開的，城建檔案也需要人才培養和支持。所以，必須具有打破傳統觀念的信心，改革創新管理方向，給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路，提高創新團隊的管理意識，進而促進管理服務水平的提升。可以為員工提供一系列的實踐機會，為員工進行培訓，提高人們的創新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業知識，還應該掌握現代的信息技術，強化為人民的觀念，將服務程度與現代化建設相適應，進一步實現人才隊伍的高素質建設，促進現代社會和諧發展。

二、創新城建檔案管理工作的重要內容

城市建設的迅速發展，將城建檔案管理工作的標準也隨之提高，而且計算機與網絡技術的廣泛運用，涌現了一批電子文件和數字資料，導致新型的城建檔案管理不能在傳統的管理模式與創新手段中實現。因此，創新城建檔案的管理與服務，應該建設現代化系統，可從以下幾個方面入手：

1.促進城建檔案管理的信息化基礎設施建設。將城建檔案館進行數字化建設，需要從庫房、館藏、檢索工具、規章制度、干部隊伍建設和服務職能方面加強建設工作。而且，還應該把城建檔案的現代化硬件與軟件設施互相合理配合，并加強城建檔案的信息系統建設。特別是推動網絡管理的城建檔案信息，提升信息的運用程度，進而提高城建檔案的信息化。

2.強化城建檔案的數字化資源。城建檔案的數字化資源是城建檔案建設信息化資源的重要部分，相關部門正在努力建設城建檔案信息化。當前，網絡的發展促進了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時對各類文件的整理和分類，并加強管理，實現城建檔案的信息化儲存。

3.強化城建檔案的網絡建設，努力實現城建檔案數據庫建設，推進網絡信息資源，通過數字城建檔案館來加強數據庫建設。按照軟件系統將城建檔案的資料進行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統計，實現計算機的多方位管理與控制，促進城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發展，進而覆蓋館內的應用系統。強化文件的數據庫建設應該先要制定目錄，并開展數字化建設，提高城建檔案的創新質量，促進信息數據庫的高效、高標準發展，擴大檔案館的信息數字化。因此，穩抓城建檔案部門的信息化建設，在新時期的大好機遇下，將城建檔案管理工作與當前社會相適應，徹底開發城建檔案的信息化，與時俱進，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開創城建檔案管理工作的新現象。

篇（9）

通常情況下，檔案信息化建設便于檔案管理的優勢主要體現在以下幾個方面：首先通過相關計算機網絡技術建設的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據計算機極小內存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質檔案管理方法可能受天氣或時間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會發霉變質，而檔案資料的也會遭到損壞，檔案資料也會因此失去價值。通過建設信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長久有效的保存檔案信息。其次，建設信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統檔案管理經過長時間的檔案資料積累之后，檔案資料會越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關鍵字就能夠短時間內找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發揮檔案資料所存在價值。最后通過建設檔案信息化徹底改變了傳統檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數都需要通過人工手動完成，相關的資料收集、歸類與保存都需要相關操作人員來進行。這種模式極其消耗工作人員的時間與精力，而且工作人員在進行相關工作時難免會出錯，導致檔案資料的準確性有所降低。通過建設信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產生，相關技術人員只需將檔案信息歸來在網絡平臺的相關行列當中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準確性。

2檔案管理信息化建設現狀

當前，檔案信息化建設已經成為優化檔案管理質量的最佳方法，但是，仍有有許多相關單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進行相關建設過程中，仍有些許地方不夠完善。就當前所存在較為顯而易見的操作人員技術問題而言，當前從事相關檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術不能夠滿足建設檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進行相關檔案管理工作。另外，相關操作人員對管理工作不夠嚴謹，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發揮價值。

3檔案信息化建設相關介紹

檔案信息化所包含的內容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結合各個行業的檔案資料通過準確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內容涵蓋了經濟、文化以及政治方面的資料。將各種資料進行準確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計算機網絡技術的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設利用計算機網絡技術能夠有效地把許多現代化的檔案資源結合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發揮作用，服務社會以及大眾。

4改進檔案管理的建議與方法

4.1注重檔案管理人員的服務意識與技術培養

優化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關部門與相關人員參考。所以檔案管理工作人員應當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務意識，堅持服務相關部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統管理觀念的同時加強自身專業素養，建設信息化檔案需要相關工作人員具有足夠的專業才能得以實現，信息化檔案管理相關工作需要具有較高的專業素養的綜合型人才，提高相關工作人員的專業素養加強對管理人員的技術培養，對檔案信息化管理具有重大意義。

4.2提高檔案信息管理水平

在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠對信息化檔案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內容朝檔案信息化方向發展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發揮其潛在的經濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業素養，前后兩者均對提高管理質量起到重要作用。

4.3加強檔案信息管理

在進行檔案信息化建設過程當中，應當提前制定好相關工作流程，在整個建設過程中都應保持認真嚴謹的態度。信息化檔案建設應當結合當前社會需求進行規劃，在構架檔案管理網絡平臺時，應充分發揮網絡平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結合社會需求，拓展開發相關功能，更新軟件系統，保證檔案信息化硬件設施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關人員應從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應注重對專業人才的培養，同時逐步改革相關培訓與考評，提高檔案工作人員的專業素養與工作能力。另外充分結合計算機網絡技術，通過相關管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網絡管理技術發展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關計算機網絡技術所構建的網絡平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節約絕大多數人力資源。

5結語

通過建設信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統的方式通過紙張來進行檔案相關資料的管理，已經滿足不了當今社會的需求。因此，建設信息化檔案已經成為優化檔案管理質量的最佳方法，相關管理單位應從實際出發，結合社會需要，構建高效的檔案信息化平臺，實現檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關管理人員的專業素養，從而更好地推動檔案信息化發展進程。

作者:蘭志芳 單位:內蒙古烏蘭察布市中心醫院

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篇（10）

隨著網絡技術的發展，90%以上的文件產生方式均為電子化，電子檔案的產生也變得更為普遍化。紙質文件和電子文件共存是同一份文件依托不同的載體而進行利用，紙質文件和電子文件是一對一存在的，想要實現紙質文件和電子文件可以通過以下2種方式來完成：（1）由計算機生成調子文件，然后通過打印形成紙質文件；（2）將紙質文件通過掃描手段之后再進行數字化處理，從而形成電子版本。1.1對電子檔案認識不夠充分，收集不夠完整電子文件相對于紙質文件而言是一項新生的事物，人們對于電子文件的功能和作用沒有得到充分的認識，尤其是先前比較熟悉傳統紙質檔案管理模式的管理者，沒有及時準變好觀念，繼而將更多的精力和注意力放在紙質文件的管理上，對于電子文件的管理不夠引起重視，最終造成文件資料收集不夠完整情況出現。舉例來說，各個檔案形成部門從計算機形成電子文件，在歸檔時將電子文件打印成紙質文件之后移交給檔案管理部門。但是，當檔案部門歸檔之后，需要對紙質文件進行數字化處理，掃描之后將紙質文件轉化為電子檔案，此舉不僅僅造成了人力物力財力等資源的浪費，還使得電子文件的使用被限制。1.2電子檔案管理過程中存在一定風險電子檔案是信息技術的產物，電子檔案不斷豐富了檔案的表達結構和表達性能，而且也把安全性方面會出現的漏洞賦予在電子檔案管理上面。電子檔案在制作和傳輸中帶來方便的同時，還帶來了安全信息泄露的風險。

2.紙質檔案、電子檔案的基本特點

2.1紙質檔案的基本特點（1）依附性。由于信息與遭踢之間的統一，構成了紙質檔案原始記錄性的特點，此種方式不僅僅體現在存儲介質的原始真實性方面，而且還體現在原始依附性上面。在傳統介質上，載體與信息之間是密不可分的，只有通過依附在紙張上的文字和形式等才能夠了解承載到上面的信息；（2）耐久性。實踐研究證明，紙張能夠長期保存好檔案文獻。紙質具有很強的耐久性，在一定條件下發生水解反應時，不難發現紙質檔案能夠延長到上百年左右或者上千年的時間；（3）原始憑證性。從發展過程中來看，紙質檔案是從當時使用的文件直接轉化過來的，記錄的歷史情況和資料等比較客觀，具有令人信服的憑證作用。2.2電子檔案的基本特點（1）豐富性。電子檔案信息存儲具有豐富性特點，電子檔案信息的存儲介質主要是：①磁帶；②光盤；③磁盤等。電子檔案信息中的高密度性特點使得電子檔案信息的存儲量變得越來越豐富，相比起紙質媒體而言，存儲的信息不僅僅能夠簡化各種信息檔案管理環節，而且還能夠保存大量的空間；（2）生動形象性。隨著網路技術的發展，多媒體信息和電子檔案互相融合之后，通過視頻和數字代碼等形式來存儲信息的原來形態，不僅僅能夠反映出信息的動態化，而且能夠改變傳統紙質檔案的單一性；（3）準確性。由于電子計算機具有高效率的信息處理功能，通過記錄代碼或者數組等形式，對信息進行存儲或者編輯處理，從計算機逐漸轉換成可聽或者可視信息，最終能夠廣泛提高檔案信息開發工作中的各種處理能力；（4）共享性。網絡和計算機技術的發展讓檔案的全方位建立成為可能，電子網絡系統可以隨時更換檔案信息內容，繼而得到最新的檔案管理信息，與此同時擺脫空間和時間的制約，在不同的時間以及不同的地點進行共享成為可能，讓人們能夠從第一時間獲得自己想要的文件資料信息。總而言之，電子檔案有效縮短了查檔案的管理實踐，廣泛提高工作效率，降低工作強度。

3.紙質檔案和電子檔案的主要缺點

紙質檔案的主要缺點表現在：（1）同一實踐和同一地點只允許一個人使用，而不能夠將信息資源共享；（2）投入的人力比較多，工作量比較大且工作效率整體較為低下；（3）相同成果占用的空間比較大，給管理者帶來很大不便，管理手段相對而言比較落后。電子檔案的主要缺點表現在：（1）電子文件可以被修復，可以被復制，但是修復之后不會留下痕跡，也就意味著電子文件的原始性無法得到取證；（2）由于電子文件具有依賴性，所以導致電子檔案不能夠被之間進行觀看和閱讀等；（3）電子檔案的共享性會造成檔案信息的泄露，安全性也不夠高；（4）電子檔案對于環境的抗病毒和抗破壞要求比較高，電子檔案中的存儲介質壽命比不上紙質檔案。