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0 引言

干部檔案管理工作如何跟得上現在社會形勢的需要，如何切實做好工作的管理。是我國現代社會檔案管理工作的重要內容。干部檔案管理是對黨的干部的個人經歷、政治背景、業務能力、工作業績等詳細的文字材料，按照有關規定進行規范、完善的整理后所組成的，是考察干部履歷的重要依據。對干部檔案管理工作進行思考，使干部檔案管理工作走上更正規、科學的道路，是做好檔案管理工作的重要內容，是干部檔案管理工作人員的重點工作內容。

1 思考如何做好干部檔案管理工作

如何做好干部檔案管理工作，是擺在干部管理工作人員面前的重要問題。做好干部檔案管理工作是干部人事管理工作發展的重要的需求，人事管理工作的重要的一部分工作就是干部檔案的管理工作，這是提高事業單位的工作質量、工作效率的重要保障。對干部檔案管理工作的有效開展是衡量人事部門工作業績的重要表現。首先，要從工作的根本入手，在接收干部的檔案材料時，要對檔案材料進行嚴格的審核，檔案材料來自的原單位要負責對材料的收集和整理，避免檔案在傳遞過程中遺留的歷史問題。在材料整理完畢后，需要對檔案材料明確材料的規范和具體的要求，確保形成的檔案材料填寫正規，手續齊全，嚴格安裝要求進行入檔。其次，在干部檔案管理的日常工作當中，要及時的對檔案進行查看。需要更新的檔案材料，要第一時間進行查看更新。要與相關的單位和部門做好溝通和協調工作，使檔案資料的獲取更加及時，可以更快的更新和補充檔案材料。發現檔案材料缺失的問題時，應該主動聯系有關部門，盡快向有關單位索要材料，做到在收集材料的過程中，更新快，不拖延，不積壓確保干部檔案管理工作的材料完整性和同步性。最后，檔案管理工作人員還要有認真負責的態度，要專心做好本職工作。定期與各個單位聯系，排查干部檔案，對檔案中的材料缺失要進行登記，以便對檔案做好及時補齊補空材料的工作。該移交的檔案要記錄后，交個相關工作人員入手。所以，做好檔案工作，需要從根本入手，從日常工作做起，需要對檔案工作有責任感。

2 思考如何培養干部檔案管理人員

干部檔案管理人員也需要資深的業務水平和廣博的知識面，檔案的儲備相當于所有人才知識資料的集合，各個行業人才，各個領域知識，如果有高素質的檔案管理人員，對檔案管理的分類，排序等操作就會在工作中顯得游刃有余。因此，培養干部檔案管理人員的業務，豐富知識對檔案工作有很大的幫助，也是我們需要思考的問題。

檔案管理人員的培養是全面型的，要根據各項法律法規，根據行業的規章制度，根據領域的專業知識進行培養。檔案管理人員要虛心學習，在實踐中得到知識的提高。要加強自身的素質提升，在組織的職業培訓中應該加強對素質的培養，這樣才能位提高技能，豐富知識打下基礎。相關的領導也要為檔案管理人員提供實踐的環境，營造良好的工作環境，為檔案管理人員創造不斷成長，提升自己的條件。讓干部檔案管理人員的培養得到有利的保障。

3 思考如何解決干部檔案管理問題

干部檔案管理工作中存在的問題，主要是管理人員對工作的性質了解程度不夠，思想認識不到位所導致的。很多領導不重視檔案管理工作，認為這部分工作比較簡單，不需要專業理論知識，不能夠為單位工作提出建設性意見，反而需要法非人力物力來投入。所以，干部檔案工作管理人員被領導所忽視，人員配備也不夠完善，資金投入、庫房的建設都得不到解決。檔案人員被當做是可有可無的人員，甚至聘請一些兼職來做這部分工作。兼職人員的素質更是參差不齊，出現不能正確入檔，文件材料丟失等嚴重問題。這些都是迫在眉睫需要解決的干部檔案管理問題。

針對檔案管理中出現的問題，我們需要改變思想觀念，提高思想認識，加強對干部檔案管理的庫房建設和基礎設施建設。把干部檔案的體制建設和人員管理提到日程。要從信息化管理的角度對干部檔案管理工作進行管理，提高管理人員的素質，創新工作方法，改進工作方式，優化工作流程。徹底解決忽視干部檔案管理問題。

4 思考如何健全干部檔案管理制度

健全干部檔案管理制度是做好干部檔案管理工作的保障。干部檔案工作是一項內容多，繁瑣的工作。重視檔案管理的同事，還需要規定章法，讓檔案管理有所依據。每個檔案管理的工作人員要根據管理要求進行工作，重視管理制度，從工作的實踐當中體會到健全的管理制度的好處，做好檔案的入檔、轉移、查閱、審核等工作。杜絕不合格材料入檔，材料信息泄露，丟失管理材料的事件發生。要根據管理制度保障工作質量，提高工作水平。

5 總結

對干部檔案管理工作的思考，理解到檔案管理工作的重要性。我們需要重視檔案管理工作，需要從檔案管理的根本問題進行解決，提高管理人員的自身素質，提高領導對檔案管理工作的重視程度，健全管理體制。為干部工作提供質量保障，幫助用人單位和個人對干部信息提供完善的管理和優質的服務，實現檔案管理的信息化、規范化的干部檔案管理工作。同時，干部檔案管理工作是值得檔案管理領導和管理人員需要思考的重要問題。也是干部檔案管理工作開展實施的重要保障。

參考文獻

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1、 管檔體制逐步理順、檔案管理工作日益規范

隨著全國干部人事檔案“集中升級達標活動” 的啟動，各高校組織人事部門嚴格按照有關要求，專門下發文件進行指導，根據干部管理權限和便于干部人事檔案建設的原則，對管檔體制進行了適當調整，進一步理順管理體制，規范了干部檔案管理工作。

2、 基礎設施建設力度加大、檔案硬件建設明顯改善

硬件設施建設是檔案保管保護的基礎條件，在干部人事檔案達標工作的帶動和促進下，各級管檔單位紛紛將檔案工作經費納入財政預算，積極爭取和自籌資金，配置必要的保管保護設備，極大地改善了干部檔案的保管保護和工作條件。

3、 管檔人員培訓加強，人員素質明顯提高

為確保高質量完成干部人事檔案目標管理升級達標工作，各級管檔部門在原有基礎上，加大了培訓力度，豐富了培訓方式，進一步提高了各級組織人事部門干部人事檔案工作業務骨干的業務素質，為高標準、高質量做好干部人事檔案升級達標工作提供了人才保障。

4、 檔案內容建設不斷完善、干部檔案質量明顯提高

為順利推進干部人事檔案達標工作，各級管檔單位緊緊圍繞內容建設這一核心，逐步將檔案工作重心從偏重檔案整理向充實完善檔案內容轉移，通過采取上門收集、定時收集、集中收集、跟蹤收集等多種方式，把真實反映干部德、能、勤、績等方面情況的材料收集齊全。同時嚴格按照相關要求，對干部的“三齡一歷”進行了審核認定，有效維護了干部檔案的真實性、嚴肅性和完整性，進一步提高了干部人事檔案的利用價值。

二、高校干部人事檔案管理工作存在的主要問題

1、 對于干部人事檔案工作的重要性認識不夠

由于干部人事檔案工作短時間內難以出成績，工作的重要性不容易顯現，人們往往認為干部人事檔案部門僅僅是存放檔案實體、有足夠的庫房和具備基本操作能力的檔案保管人員的保管機構，干部人事檔案管理工作只是對一些資料的簡單整理、歸檔和保存。因此，很多高校很少過問干部人事檔案管理工作，甚至在年初工作計劃和年終工作總結中都很少提及，對干部人事檔案工作的業務建設、機構設置、人員配備、庫房建設、資金投入等問題不研究、不考慮、不解決，使得干部人事檔案工作進展緩慢、困難重重。由于不夠重視，致使高校干部人事檔案管理工作長期處于被忽視的地位，不僅相關的規章制度建立很難落實，軟硬件配套設施和人員結構也很不完善。

2、 人事檔案管理制度不健全

高校干部人事檔案管理工作制度不健全、不完善是當前高校普遍存在的問題。由于缺乏檔案收集、及時整理、安全保管、提供利用等方面嚴格的規章制度，很多高校存在檔案材料的收集渠道不暢、本該及時歸檔的材料沒有及時歸檔、造成檔案材料收集不完整、部分檔案材料填寫隨意等諸多問題。即便很多高校建立了相關管理制度，但由于在實際工作中落實不到位，在查借閱和傳遞干部人事檔案的過程中，也存在著不出具介紹信函、不登記查借閱手續、不按要求轉遞人事檔案、不及時回復回執單等現象。

3、缺乏高素質的復合型人才

干部人事檔案工作的專業性和業務性都比較強，要求管理人員要具備檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、利用等各方面的專業知識。目前，大多數從事干部人事檔案管理工作的都沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對干部人事檔案管理工作的重要性認識不足、對干部人事檔案管理工作的具體要求和專業技能也不夠熟練。而且很大一部分的干部人事檔案管理人員都身兼數職，對干部人事檔案工作精力投入不足，一定程度上影響了干部人事檔案管理的質量。

4、人事檔案管理信息化程度不高

目前，很多高校的干部人事檔案載體仍以紙質材料為主，管理方式主要還是以傳統手工操作為主，計算機技術在人事檔案管理中運用還非常不充分。由于不夠重視，管理人員配備數量不足并且往往身兼數職，使得檔案管理人員整天忙于材料的收集、整理、裝訂、入卷等大量簡單、重復的手工操作。而對于卷內信息的編研和利用非常薄弱。資料檢索等工作基本上還是采用手工操作，加之干部人事檔案的保密程度要求較高，要實現安全的無紙化閱檔還很有難度，這種傳統的干部人事管理不僅效率不高，也不利于檔案的深層次管理和有效利用。

三、進一步提高高校干部人事檔案管理工作的對策

1、增強對高校干部人事檔案管理工作重要性的意識

干部人事檔案管理部門要積極主動向主管領導匯報，以增進領導對干部人事檔案工作的了解和認識，爭取其對干部人事檔案工作的重視和進一步的支持。同時，要注意人事檔案工作不是由檔案管理部門單獨就能做好的，因為歸檔材料本身來源于很多部門和個人，必須得到相關業務部門和個人的支持與配合，才能把干部人事檔案管理工作做好。因此，要注意不定期的對干部人事檔案的主要利用部門和相關提供者進行積極有效的溝通與宣傳，及早發現并及時完善本校干部人事檔案管理制度中的不足，從源頭上杜絕歸檔材料不規范、無法裝訂或損壞入檔材料等問題的發生。

2、不斷完善人事檔案管理機制

隨著干部人事檔案達標工作的深入推進，部分舊的規章制度已經不能適應新形勢下干部人事檔案管理工作發展的要求，需要及時修訂與完善。如收集與移交制度，應當根據學校和個人的發展變化及時調整和明確收集與移交的范圍、收集與移交的時間以及相應的移交手續，以便各部門在日常工作中形成的屬于人事檔案歸檔范圍的檔案材料都能夠及時地收集并移交給干部人事檔案管理部門。

3、加強業務學習與培訓，提高管理人員整體素質

作為利用制度的直接貫徹執行者，擔負利用服務工作的檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點，他們對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任，因此必須要有正確的世界觀、人生觀和價值觀，要有樂于奉獻和吃苦耐勞的精神，要有高度的保密意識，要有嚴謹的工作作風以及良好的職業道德，特別注意“無形”存儲在頭腦中的秘密泄露。除加強檔案管理人員自身素質外，各高校檔案管理部門也應通過支持、鼓勵檔案管理人員參加職稱評聘、集中培訓等多種形式，為干部檔案管理人員提供學習和提升的機會，使干部人事檔案工作基礎得到進一步加強，檔案管理工作日益規范。

4、不斷完善高校干部人事檔案材料管理工作

隨著高校干部人事制度改革的深入，高校干部人事部門在進行干部任免、考察、年度考核、學歷認定、聘任、專業技術職務晉升等過程中，不斷增添需要入檔的材料，給干部人事檔案材料的收集帶來很多挑戰。干部人事檔案管理人員必須及時將收集到的與干部人事檔案有關的各種材料，仔細鑒別、認真整理，對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門，要做到歸檔有憑有據、有條有理，確保材料的轉進、轉出手續完備，確保材料的完整性、真實性、準確性和連續性。

5、加強干部人事檔案管理的信息化建設和網絡建設

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隨著企業制度的不斷完善，體制改革的不斷深入，干部人事檔案管理的要求、標準及方式也隨著發生了變化。企業干部人事檔案管理要符合企業發展的要求，能夠更好地為組織、人事工作的開展創造條件。經過多年工作實踐證實，企業干部人事檔案在實用和管理中存在著一些比較突出的問題，應該引起干部檔案管理人員的重視。

一、企業干部人事檔案管理存在的問題

1.檔案材料歸檔的及時性不強。企業之間各級干部經常會由于工作原因進行交流，由于各企業之間對歸檔材料的要求和管理的方式、力度不同，干部在交流調整時，常常會有檔案材料歸檔不及時的情況發生，部分重要材料還會由于疏忽造成了丟失，這樣會影響到干部人事檔案工作發揮應有的作用。

2.“三齡一歷”的真實性有待統一。隨著企業的發展，一些科級以上干部的選拔任用及管理監督越來越嚴格，部分干部的人事檔案里面的工齡、年齡、黨齡和學歷出現不一致，有的年齡與身份證上的年齡不符，在領導競爭上崗、公開選拔等方面都會影響到干部的自身利益，有些情況下決定了企業干部的進退去留。如果人事檔案記載的前后有不相同的地方，這樣會給正常的干部評聘工作帶來一些不必要的影響。

3.檔案管理現代化技術有待進一步增強。隨著當今科學技術手段的不斷發展，企業干部人事檔案信息管理系統較普遍地應用到檔案管理工作中。但總的來看，比較先進的技術還沒有被完全應用，部分檔案管理人員還習慣于用手工操作檢索檔案。如今一般都采用無紙化的閱檔基本沒有實施，這是對檔案管理工作尤其是檔案的保管影響非常大的，使工作效率降低。

4.檔案管理人員素質有待進一步提高。目前企業檔案管理人員的專業水平、理論素質及文化程度等方面，都與當今現代化發展的要求懸殊較大。表現為檔案專業出身人員較少，專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業人才較少等，這些情況已不適應新形式下的檔案事業發展。在黨校人才培養中，重視科研教學人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。

二、企業干部檔案管理存在問題的解決對策

1.現代化管理技術的推進與應用。在當今信息發展的時代，在用收集、整理、保管、編目及檢索等傳統方法做好企業干部檔案管理工作的同時，要充分發揮現代化計算機在檔案管理中的應用。利用好計算機的強大信息與數據處理功能，使其在企業干部人事檔案管理中發揮重要作用，這不僅能提高檔案管理工作的效率，也能提高檔案數據錄入、維護數據的準確性。

2.加強干部人事檔案材料的收集工作，健全檔案內容。要完善各種規章制度，嚴格執行企業干部人事檔案工作的規定。歸檔材料必須完整、真實，文字清楚，對象明確。凡規定由組織部門審查蓋章的，必須印章齊全。組織鑒定、審查結論、處分決定、民主評議和組織考核等形成的綜合材料，須經本人見面簽字。任免呈報表和錄用聘用審批表，必須有批準機關名稱、時間和文號。制度上墻，讓操作人員有章可循，規范操作，按制度辦事。

3.保證企業干部人事檔案內材料的準確性。要加強人事檔案材料的真實性，加強檔案管理人員的責任意識。檔案管理人員要有高度的責任心和強烈的責任感，對檔案內新收集到的材料一定要認真審核、嚴格校對，要把真實的信息材料裝入干部的檔案內，保證人事檔案材料的準確、完整。

4.提高檔案管理人員的素質。在挑選干部人事檔案管理人員時，一定要挑選政治素質好、工作作風正，并具有強烈的責任心和事業心，對工作能忠于職守、保守秘密、勤勤懇懇的工作人員。加強檔案管理人員的學習，一方面要多與其它企業檔案管理部門溝通，學習先進的管理技術，同時也要加強與上級檔案管理部門的聯系，及時了解干部人事檔案管理的特殊要求，使檔案管理人員能夠熟練掌握工作的基本要點和知識。

企業人員變動頻繁，不僅不利于檔案工作的收集與管理，也不利于檔案工作人員業務水平的提高。因此，可以適當傾斜政策，保證檔案管理人員合理的待遇，以吸引人才、留住人才、用好人才，使干部人事檔案管理工作更加科學、規范，最大限度地發揮干部人事檔案在黨的建設、發展經濟和干部管理工作中的作用。

參考文獻

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一、當前醫院離退休干部檔案管理與利用存在的主要問題

1.思想觀念滯后，與現代社會發展的需求不適應

首先是，目前很多醫院對離退休干部檔案管理相關工作缺乏足夠的重視。部分醫院的領導甚至錯誤的認為離退休干部檔案管理無足輕重，無非就是管理一些資料，并沒有多大的利用價值。其次是離退休干部檔案管理與利用的責任意識相對比較落后。

2.檔案資料歸檔工作有待規范以及創新

首先是醫院離退休干部檔案的收集以及歸檔工作存在著比較大的被動性。一般都是被動的等待醫院領導的安排?；蛘呤巧霞壪逻_了比較具體的資料收集任務，離退休干部檔案管理相關的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結果是往往由于時間倉促，收集到的材料來不及進行查證核實，這使得離退休干部檔案材料的真實性受到很大的影響，檔案的質量大打折扣。其次是離退休干部檔案材料的來源渠道有待工作人員進行疏通以及拓展，目前很多醫院的檔案管理部門缺乏能夠從不同側面獲得能夠反映離醫院退休干部真實情況的信息渠道。另外是目前醫院離退休干部檔案的歸檔制度有待進一步規范，特別是對于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時性。

3.檔案利用功效的發揮存在著局限性

3.1檔案功能的發揮存在著局限性。一是檔案內容過于單調、呆板，較難全面的反映離退休干部的真實情況。離退休干部檔案的履歷表過于簡單，內容過于單調程式化，缺乏能全方位了解離退休于部情況的個性化材料。二是離退休干部檔案利用價值不大。缺乏合理利用檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，使檔案信息資源在社會發展中作用沒有很好的凸顯出來。離退休干部檔案在改革實踐中的社會效益作用沒有得到很好的體現。

3.2離退休干部檔案管理和利用的方式方法存在著局限性。一是現行的干部檔案管理部門的工作方式方法比較落后，過分注重紙質檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案。二是對于計算機和現代網絡信息技術的應用還僅僅停留在存檔的層面，沒有將現代化工作方式的優勢很好地發揮出來，導致工作效率較低。三是干部檔案管理工作者的素質與新時期的檔案管理工作要求不太適應。很多檔案管理者年齡偏大，習慣于用老思路、老方法解決問題，很難適應新形勢下出現的新問題。有的檔案管理工作者雖然擁有高學歷，但卻缺乏足夠的專業素養和必備的工作經驗，理論與實際想脫離，說起來輕而易舉，做起來卻費力不討好，工作效果不佳。

二、加強離退休干部檔案管理與利用的相關策略

l.更新工作理念，重視檔案管理工作

一是更新領導的工作理念，切實重視檔案管理工作。部分領導應從傳統的認識誤區中走出來，把離退休干部檔案管理工作作為工作的重中之重狠抓落實。二是完善離退休干部檔案管理工作的責任與獎勵機制，對于工作出色的工作人員予以獎勵，而對于工作不力的人員予以相應的處罰，以此增強檔案管理工作者的責任心，提高其積極性。

2.規范檔案資料歸檔，創新工作機制

一是完善檔案材料收集的長效機制，并把普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結合起來，完善科學、合理、有效的檔案收集機制，發揮檔案管理工作者工作的主動性，克服其工作的盲目性、隨意性和應付性，增強檔案資料的真實性，收集過程的規范性。二是疏通和拓展檔案材料的來源渠道。在法律和道德允許的范圍內，拓展離退休干部檔案資料的來源渠道，力求材料來源的真實性、準確性、廣泛性和反映問題的全面性。三是完善檔案歸檔制度，提高工作效率。充分利用現代化信息技術手段，及時處理不符合歸檔要求的材料，利用現代通訊工具和計算機網絡技術及時督促、監管檔案材料的辦理進程。

3.創新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率

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一、信息化視角下干部檔案管理的重要性

隨著我國干部管理水平不斷提升，干部檔案管理的重要性也日趨凸顯，干部檔案的科學管理和規范決策，對于企業管理起著重要作用。

1.1干部檔案信息化有利于提升檔案工作服務質量

干部檔案工作的服務質量主要體現在能夠從以往的被動服務當中轉化為主動服務意識的提升，建立檔案的主要目的是利用檔案服務于管理，進而滿足企業管理的具體需求，這也是檔案管理的靈魂所在。在信息化的背景下進行檔案管理，能夠提升檔案搜查的速度、改進查閱的方式，有利于提升工作服務質量的同時進行嚴格保密。

1.2干部檔案信息化有利于提升干部信息整合水平

信息化的干部檔案主要依賴于電子計算機和網絡進行分析處理數據，能夠最大程度的實現檔案信息的批量化科學化處理整合，這一方面能夠令檔案管理人員提升工作效率，另一方面也能夠提升工作信息整合的準確性。整合水平的提升主要體現在干部個人信息的準確性和運轉速度的提升上。Ⅲ

1.3干部檔案信息化有利于提升檔案保存價值

信息化的管理有利于完整進行檔案信息的開發和研究，進行檔案保存價值的挖掘和分析，同時也能夠通過建立信息庫的方式進行及時更新和存儲維護，真正令干部檔案信息成為一種具有保存價值的資源。通過電子計算機的方式進行信息處理，有利于提升干部檔案信息的保存價值、完善其保存體系，提升工作的準確性和時效性，推動企業管理質量的提升。

二、信息化視角下干部檔案管理創新機制探討

由于我國信息技術領域不斷取得進步，干部檔案信息化的程度也在不斷加深，這就引起了信息化視角下干部檔案管理創新機制的探討，創新也是當前干部檔案管理中不容忽視的重點問題之一，規章制度的完善是進一步提升干部檔案管理水平的基礎，經費、人員等軟硬件的提升也是檔案管理的重要前提，要推動信息化視角下干部檔案管理機制的創新，首先就要從以下幾個渠道人手，推動干部檔案信息的建設和發展。

2.1組織領導管理創新機制

通常，企業管理中干部檔案信息化過程中會存在工作內容繁雜、工作難度偏高，這就需要組織領導管理的創新，這樣才能夠保障信息化視角下干部檔案管理的創新發展。確立起科學的干部管理信息化流程，成立完整的權責分明的信息化工作小組，對于工作中發現的問題進行及時溝通和止損，保障領導機制的完整性和科學性，防止問題的發生。從多個角度進行資金的補充和籌措，保障干部檔案建設和系統經費來源的穩定。

2.2標準規范創新機制

對于干部檔案管理而言，建設的標準規范的科學程度、數據庫穩定性、協議的安全性，都直接影響到干部檔案管理的質量，尤其在當前，發展干部人事檔案系統當中，應當堅持以下幾個原則，建立完整準確的電子檔案規范要求，明確檔案的項目、質量和規格大?。浩浯螒斀⑼晟频臄祿Ｗo協議，建立科學的照片存儲技術標準；再次應當進行編程協議管理；最后要制定統一合理的的網絡傳輸協議。

2.3系統日常管理和維護創新機制

在進行干部檔案日常管理和維護的過程中，應當根據方便實用的原則進行維護，盡量發揮出電子信息系統的優勢，對于干部任免表格、調動表格以及工資年限考核表格進行加密處理，重視人動對于系統的重要意義，認識到年度考核以及退休年齡可能導致的數據變動。保障干部實現常態化和精確化更新，保障資料能夠得到日常管理和維護創新。

2.4系統安全管理創新機制

對于系統的關注點，首先應當放在安全問題上，與此相對應的是，干部檔案的信息共享是進行檔案建設的一個重要目標。在進行信息化處理的過程當中，發生檔案信息泄露的問題風險也在不斷提升，相關的技術主要包括虛擬網絡技術等，其中任何一個環節都可能成為系統安全管理的臨界點，為干部檔案管理帶來安全威脅。

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1 干部人事檔案管理存在的問題分析

1.1 干部人事檔案管理的重要性認識不足

長期以來我國檔案工作的管理都處于管理中的一個薄弱環節，所以干部人事檔案工作無論在人員配備、資金投入還是管理設備上都存在著嚴重的不足，使干部人事檔案管理工作存在著嚴重的滯后情況，這也導致長年以來，我國在干部人事檔案管理上的工作基本處于停滯不前的狀態。同時人們對人事檔案的重視性也存在著缺乏認識的狀況，這就導致一些流動性較大的人員，存在著無檔、檔案不全、及人檔分離的情況，由于檔案不能及時進行歸檔，從而導致檔案丟失及資料不全等情況時常發生，因此在對人事檔案進行管理中，常常存在著檔案內資料不全的情況。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高

目前我國人事制度改革的力度不斷加強，隨著改革的不斷深入進行，對干部人事檔案管理工作提出了更高的要求，而且干部人事檔案工作涉及的環節較多，這就需要具有專業化知識的人員及資金的支持，但在當前我國的干部人事檔案管理工作中，不僅缺乏專業的檔案管理人員，同時也因為缺乏必要的重視，從而導致投入上的不足，在很大程度上影響了我國人事檔案管理水平的提升。

1.3 材料收集的機制不夠健全，渠道不夠暢通

檔案管理工作是一個需要長期性及連續性的工作，因為干部人事檔案在管理過程中需要對干部個人各個時期及不同方面的材料進行收集、整理及保管，因此為了收集的全面性和及時性，需要建立有效的材料收集網絡，但在當前的情況下，還沒有一個健全的材料收集網絡和收集渠道，這就導致材料在收集上存在著不暢通的情況，導致檔案收集的全面性和質量性都有所下降。

1.4 收集材料不規范，不真實

檔案的收集工作需要檔案管理人員進行嚴格的把關和審查，因為在現在干部人事檔案管理工作中普遍存在著紙張大小不一、材料前后不一致、真偽難辯等情況，這就給檔案在使用過程中會受到較大的影響，使檔案的真實性、法律性和質量受到較大的影響。

1.5 管理手段還沒有實現信息化，開發利用率低

目前干部人事檔案管理工作很大程度上還處于原始的手工操作階段，信息化建設工作沒有得到全面的開展，即使進行了相關的建設工作，但卻都存在著設備配備不足、軟件開發不符合社會發展要求等情況。因此導致實際干部從事檔案管理信息化工作還處于簡單的打擊和檢索狀態，使軟件的為上級提供決策的功能，由于組織結構及業務能力等眾多問題的存在，使之處于虛設狀態，使檔案的開發利用和編研工作都受到了較大的影響。

2 干部人事檔案改革的意義

2.1 干部人事檔案改革是實施人才強國的要求

我國市場經濟的大環境下，處于激烈的競爭當中，而一切競爭的根源歸根結底都是人才的凈，所以利用干部人事檔案進行人才的管理，是在市場競爭中取勝的關鍵。而且國家也把建立社會化的人才檔案公共管理服務系統作為加強人才工作的基礎。這一切都說明人事檔案工作的重要性，也充分體現了進行人事檔案改革的迫切性和必然性。

2.2 干部人事檔案改革是干部人事工作自身的需要

干部人事檔案是一個長期性和連續性的工作，可以說是隨著有歷史的發展，使檔案的內容得以不斷充實和完善，最后形成了具有自身特點的發展規律。當前我們處于一個特殊的歷史發展時期，社會的不斷發展及變革需要從檔案中進行完整的體現，這也給當前干部人事檔案管理工作帶來了一些新的問題，所以需要改變傳統的人事檔案管理模式，對干部人事檔案進行改革，從而使其能夠與時俱進，積極適應社會改革發展的要求，從而滿足當前社會干部人事管理工作的需要。

3 干部人事檔案改革的措施

3.1 提高人事檔案材料的質量

首先，要從思想和行動上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項重要基礎性工作。同時，還應建立與完善適合本部門質量考核體系，對工作進行量化與考核。促進檔案管理向標準化、科學化邁進。也可以通過建立競爭淘汰機制，來增加檔案工作人員的責任心和危機感。其次，要及時補充具有個性的人事檔案材料。人事檔案的內容要與人事檔案主體多元化、社會職能多元化相適應。

3.2 加強檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠

建立健全材料收集工作的協調機制，加強與相關部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結合”“集中收集和經常性收集相結合”“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時應嚴格把關，對于內容不實的材料堅決不予歸檔。保證檔案材料形成規范真實、收集齊全、歸檔及時。

3.3 加快檔案的規范化、現代化建設

規范人事檔案的內容、分類、檔案用品標準，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側重點放在反映干部員工工作能力、工作業績等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，從紙張規格到字體都要嚴格要求，拒收不規范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料；進一步落實人事檔案的相關管理制度，在查閱、流轉等各個工作環節中，嚴格按規章和程序辦理。

3.4 完善人事檔案管理的法律法規，提高人事檔案的利用效益

傳統人事檔案管理強調人事檔案的保密性。在越來越強調誠信的現代法治社會里，為適應人才工作的開放性，應當揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國家和社會公共利益的少數的人事檔案外，大部分人的人事檔案應當在一定的條件下適度開放。因此，要從人才的開放性和流動性的實際出發，同時兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統人事檔案管理制度，修訂和完善現行人事檔案管理的法律法規。

3.5 不斷提高人事檔案管理人員的素質

在現代的社會發展下，人事檔案發生了較大的變化，這就對人事檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員要具有專業的檔案管理知識，同時還要充分的運用現代化的管理方式，在人事檔案管理工作中需要復合性的管理人才，因此檔案管理工作部門需要加快檔案管理人員的培訓和教育工作，努力提升人員的整體素質，從而打造出一支具有高技能和高素質的復合性人才的檔案管理隊伍。為我國人事檔案信息化建設奠定良好的基礎，也是推動檔案管理工作得以快速發展的關鍵。

3.6 利用新技術、新設備提高人事檔案現代化管理水平

首先，開發研制既有標準統計口徑，又切合本系統、本單位干部管理實際的軟件，將干部履歷、自傳、鑒定考核資料、學歷職稱、政歷審查資料、黨團材料、獎勵處分記錄、任免記錄等全部錄入計算機。完善檔案輔助管理軟件系統，提高查詢統計、目錄打印機數據交換的效率。

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對于這些問題，原因是多方面的。

制度落實不到位，管理不嚴格。干部管理基本信息核查制度在實際操作中執行性較差，填報干部信息時，一些填報人員不按要求查閱人事檔案、不登記信息填報審核手續等。

思想認識不到位。在干部管理工作中，對待干部人事檔案管理不同程度地存在著“用起來重要，抓起來次要，忙起來不要”的錯誤認識，思想認識不夠到位。一方面領導重視不夠，對干部檔案管理工作的業務建設、機構設置、人員配備、庫房建設、資金投入不重視、不研究、不解決，當作可有可無的工作。另一方面人員配備不到位。據調查，從事干部人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，配備專職人員的很少。這些兼職人員素質參差不齊，檔案管理業務不精通，處理日常雜事比較多，無法集中精力做好檔案管理工作，檔案材料收集不齊全、不按時歸檔，甚至將干部交給的歸檔材料弄丟了等現象時有發生。

檔案管理人員和干部本人責任感不強。責任心是做好干部檔案管理工作的本質要求，也是對填報信息的干部本人的基本要求。有些檔案管理人員既不注重檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，工作中怕麻煩，圖簡省，不嚴格執行規章制度，個別人思想素質較差，利用干部轉業、調動等機會，為干部提供涂改檔案的機會。有的干部在填寫年齡時態度輕率，隨意性較大。有的為了參軍、招工、招干、農轉非等，根據當時的需要，更改出生年月；有的到了中老年，為了推遲離退休時間，在填表時有意降低年齡，故而出現出生年月前后矛盾，檔案年齡與實際年齡不相符合的情況。還有的出生年月的填寫不規范，時而按公歷填寫，時而按農歷填寫，人為地造成出生年月不真實的情況。

堅決杜絕和查糾涂改現象，強化干部檔案年齡管理，維護干部檔案管理工作嚴肅性。干部組織部門要進一步加強自身管理，強化責任意識，嚴把“入口關”。嚴格執行上級組織部門關于檔案管理的有關規定，把好最初建立干部檔案的關鍵環節，對調入黨群機關和新提拔的領導干部檔案，進行嚴格的審查核對。同時要加強對信息填報人員、檔案管理人員和干部本人的監督管理，堅決禁止涂改檔案的現象發生。深入貫徹《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律法規，強化責任意識。發現干部檔案管理中有涂改造假等情節嚴重的，有關責任人按《檔案法》和干部檔案管理的有關規定，給予相應處分。

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1.1 檔案干部缺乏創新精神

傳統的檔案將檔案材料裝在紙質檔案袋中進行材料保存，這種紙質檔案容易造假而且不方便保存，而且一旦丟失不容易補辦，非常麻煩。[1]在信息時代，電子檔案管理以及檔案資源共享等利用信息技術手段發展起來的新型檔案管理方法不僅能夠提高檔案管理效率而且可以使得檔案管理工作更加信息化、智能化。在新的環境下，一些年紀偏大的檔案干部對于新事物難以接受，在學習技術方面存在一定難度而排斥使用新型信息化檔案管理技術手段來進行檔案管理工作，導致信息技術在檔案管理工作中進展緩慢。檔案管理隊伍中缺乏創新精神，影響新的技術手段在檔案管理中的應用，跟不上時展的腳步，使得檔案管理工作無法滿足時展的要求。

1.2 檔案干部缺乏專業人才

傳統檔案干部隊伍專業背景混雜，許多單位沒有形成專門的檔案管理隊伍，在有專門進行檔案管理的部門中，進行檔案管理的也并非是檔案管理專業出身，而是其他領域的人員，進行檔案管理的人員學歷偏低，在進行檔案管理工作中并不專業。檔案干部缺乏專業的人才，必然造成在進行檔案管理工作時候的不專業以及檔案管理人員進行再學習的困難程度，導致當前檔案干部隊伍結構不合理，檔案管理工作中出現漏洞。

1.3 檔案干部缺乏培訓力度

檔案干部的專業化發展，離不開工作之后的業務培訓，但是一方面由于我國的檔案管理知識體系不健全，另一方面由于檔案管理培訓經費不足，所以對檔案干部進行培訓受到了限制。[2]除此之外，由于檔案干部的理念陳舊，無法跟上時展的腳步，在進行檔案管理工作過程中墨守成規，無法接受先進的檔案管理方法，所以即使部分單位進行了小規模的檔案干部培訓，效果也不甚理想。

2 檔案干部隊伍建設的有效途徑和方法

2.1 更新檔案干部工作理念

各個單位在現實條件的基礎下，進行統一規劃，建立檔案人才培養目標，圍繞檔案干部隊伍建設來進行組織，進行檔案干部隊伍培訓工作，幫助檔案干部更新工作理念。時代在不斷向前發展，各行各業都在不斷進行蛻變，檔案管理工作也需要檔案干部不斷更新傳統觀念，跟上時代步伐，使用先進的技術手段來提高工作效率。檔案干部進行工作需要不斷更新知識和理念，做到與時俱進，不僅僅需要扎實的專業知識，而且需要不斷學習新的技能，促進檔案管理工作的進一步發展。[3]

2.2 重視專業檔案人才引進

引進專業的檔案管理人才到檔案干部隊伍中來可以為檔案管理部門注入新鮮血液，而且新的專門檔案管理人才的引進，不僅有助于檔案管理崗位不同工作之間進行分工，而且能夠促進檔案管理人才專業化程度的不斷推進。在檔案干部隊伍管理過程中進行專業檔案管理人才引進，可以吸納更多的優秀人才進入事業單位工作中，可以實現人盡其才、各司其職。專業的檔案管理人才在進行檔案管理工作中更加專業，而且容易在基礎工作的基礎上發現存在的各種問題從而對現在檔案管理工作提出改進意見和建議，促進檔案管理工作更好進行。

2.3 加大檔案干部獎懲制度

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在當前人事檔案管理工作中，現代化的管理思想和先進的技術手段為人事檔案管理現代化的實現奠定了良好的基礎。目前檔案管理工作信息化建設進度不斷加快，計算機網絡技術、數據庫等都在檔案管理工作中普及應用，檔案管理水平及服務質量也取得了較快的提升。但為了更好跟上時展的步伐，人事檔案管理工作中，還需要加強干部隊伍建設工作，努力提高檔案管理人員的整體素質，確保其在檔案管理工作中能夠更好的適當當前的新形勢和新變化的需求。

一、人事檔案干部隊伍建設中存在的問題

（一）檔案意識不強

由于人事檔案管理工作并不能帶來直接的效益，這就導致很大一部分主管領導對人事檔案管理工作缺乏重視，并沒有認識到檔案的重要性，存在著人事檔案是為領導提供服務的錯誤思想。再加之檔案管理人員自身檔案意識較薄弱，只是單純的從事著保管員的工作，對工作缺乏積極性，責任心較差，對于干部人事政策的變動，不能及時對工作思路和管理模式進行調整，在新環境及新要求下，缺乏創新意識，管理水平有限，工作效能很難得到有效的提升。

（二）人員配備不足

目前人事檔案管理工作中，由于人員流動性較大，而且人事檔案信息數量也在不斷的增加，但由于人員配備不足，這就導致在實際人事檔案管理工作中普遍是以干部檔案管理為主。再加之管檔隊伍存在著新老交替，但沒有完善的交替機制，這就導致管理經驗得不到有效的傳遞，人事檔案管理基礎較薄弱，管理質量不高。

（三）素質能力不適應

在當前人事檔案管理隊伍中，多為兼職人員，而且新人及年輕人較多，再加之平時專業系統性的培訓欠缺，這就導致管理人員需要在邊工作中邊學習，由于管檔業務不熟練，缺乏豐富的經驗，這就導致在檔案收集、整理、審核、管理、溝通、協調等方面能力較弱，達不到當前對檔案管理人員復合性素質的標準要求，這對于越來越多的人事檔案工作很難有效的適應。

二、提高人事檔案干部隊伍建設的有效途徑

人事檔案規范化管理具有極為重要的意義，所以為了實現這個目標，則需要加快建立一支政治素質高、業務能力強、知識面寬、德才兼備的干部隊伍。

（一）加強思想政治教育，提高個人政治素養、

人事檔案管理人員應具備堅定的思想政治素質和高度的責任感，要加強政治理論學習，，樹立正確的人生觀、價值觀，忠誠和熱愛人事檔案事業，樂于在平凡的崗位上兢兢業業、默默奉獻，全心全意為人民服務；保持嚴謹細致的工作作風，一絲不茍，嚴肅認真，以科學的態度對待人事檔案工作；堅持改革創新，與時俱進，以飽滿的工作熱情、奮發向上的精神，為人事檔案事業做貢獻。

（二）領導重視，切實抓好人事檔案管理人員教育培訓工作

單位領導要提高對人事檔案管理工作重要性的認識，真正把人事檔案工作列入重要議事日程。在時間、資金、政策方面給予支持，鼓勵支持從事檔案管理人員參加檔案專業學歷教育，系統學習和熟悉檔案專業知識；定期參加專業培訓，深入了解檔案管理工作的重要性，完善檔案知識結構，提高檔案管理技術水平。

（三）積極充實人事檔案干部隊伍

把一些政治素質好，有檔案專業知識和組織人事工作經驗的同志充實到人事檔案工作崗位上。要保持隊伍的相對連續性和穩定性，保證檔案干部隊伍梯次遞進、自然輪換、有機銜接的發展態勢。同時要明確兼職人員要以干部檔案工作為主，保證管理檔案的工作時間和精力，并落實管檔人員待遇，注意對管檔人員的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。

（四）加強自主學習意識的動力

學習崗位相關知識，提高業務素質，學習業務文件，掌握新的知識和先進的管理技術，熟悉檔案管理的法律法規，及時貫徹落實檔案管理的新規定；熟悉本行業、本單位、本部門的專業知識，學習掌握現代技術，利用現代化管理手段為檔案工作服務；積極參加人事檔案工作交流，開拓視野，取長補短，提高檔案管理水平。

（五）增強管理、溝通與協調能力

干部人事檔案目標管理是一個系統工程。一方面，管檔人員要積極主動地開展工作，突出檔案管理的重要性，爭取領導的重視和支持，每年檔案工作計劃、總結要早于其他部門完成，及時給予本單位分管領導和本部門領導提供決策信息。另一方面要與材料形成部門協調好工作關系，開展好和協調好各項工作，保證檔案管理與服務工作的有效開展。

（六）提高創新能力

具有創新意識、創新精神是干部人事檔案工作實現新突破、邁向新臺階的關鍵。管檔人員要勇于提出改進工作的意見和設想，善于大膽提出新思路、新舉措、新辦法。通過管理手段和利用服務工作上的創新，從而更好的為當前社會和經濟的發展提供信息服務。

三、結束語

在當前新形勢下，人事檔案管理工作面臨著嚴竣的挑戰，這就對干部隊伍建設提出了新的要求。人事檔案干部隊伍需要努力提高自身的綜合素質，加快自身知識結構的更新，做到與時俱進。單位也需要為人事干部隊伍建設提供良好的工作和學習環境，從而培養出政治素質過硬及業務水平較高的人事檔案隊伍，以便于能夠更好的與當前新形勢下的檔案管理要求相適應。

參考文獻

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迄今為止高校的干部檔案一般由組織部、人事處或校黨辦等機關職能部門負責管理工作，并經由專人負責檔案信息的整理、電子信息的錄入，紙質檔案的裝訂及更新?，F將檔案工作相關問題總結如下：

1.檔案管理工作缺乏制度性

干部檔案工作是干部管理及人才選拔任用的重中之重，但據調研大部分高校未建立干部檔案管理的相關制度。因缺乏制度，干部檔案的管理會出現隨意性，很難避免資料缺失，問責困難等問題的出現。因此，各高校為保證檔案工作的正常運轉并形成良性循環，應及時根據自身實際情況建立健全完備的干部檔案管理制度及措施，進一步規范干部檔案查借閱、轉遞、材料收集補充、保管、保密等工作內容及程序，并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任進行考核，使依法治檔工作納入了法制化的管理軌道。明確學校組織、人事等部門對干部人事檔案的管理職責，要求其在做好檔案立卷、整理等工作的基礎上，進一步加強對干部人事檔案利用方面的監督和指導工作。

2.檔案管理工作缺乏連貫性

高校干部檔案一般包括學籍檔案、人事檔案、黨團檔案等，所包含的信息相對較為復雜。在職教育的相關學歷證明、學位證明由本人提供，職稱材料、考評結果、干部任免表、干部履歷表則由單位人事處或組織部門提供，黨團材料由單位組織部門提供，這些檔案的收集較為分散，為干部檔案的更新錄入造成了一定的困難，難免發生檔案更新滯后甚至遺失的情況。同時，單位對干部檔案管理工作缺乏重視，檔案管理人員的流動性，各部門缺乏溝通都直接導致干部檔案的連貫性缺乏。因此必須加大對干部檔案管理工作的重視，將其作為干部工作的一項常規性工作來抓，使干部人事檔案的內容更新及時、連貫。

3.檔案管理工作缺乏專業性

各高校從事干部檔案管理工作的人員絕大多數非檔案管理專業科班出身，因此干部檔案缺乏規范化，專業化的管理是各高校的通病。僅僅靠經驗操作而沒有理論支持的檔案工作將止步不前，理論的缺乏將抑制檔案工作的長遠發展。更有甚者，由于人事管理的相關問題，部分高校的干部檔案管理人員是兼職人員而非專職，這為干部檔案管理工作埋下了相當大的安全隱患。

二、高校干部檔案之挑戰

1.檔案管理工作的電子信息化

當紙質檔案在逐漸退出歷史舞臺的同時，人事檔案面臨強烈的信息化沖擊。紙質檔案在傳統維護、保存上都需要消耗相當大的人力物力，紙質文檔的存放空間對溫度、濕度、甚至空氣酸堿度等都有嚴格的要求。實際操作中，很多單位的檔案存放完全無法達到標準要求，紙質檔案有些由于時間久遠已開始腐蝕甚至嚴重毀壞。而電子檔案相對紙質檔案有安全、保管便捷、儲備量大、易于檢索等優勢，計算機操作是電子檔案管理的主要途徑，軟件化的管理使文書檔案輸入與檢索變得簡易快捷，很大程度上提高了工作效率并降低了錯誤率。因此電子檔案已逐漸開始被大家所接受并逐步運用到工作中來。

電子檔案對管理人員的專業素質提出了更高的要求，理論知識的學習是檔案管理的基礎，而職業操守則是檔案管理的靈魂。檔案管理人員應具備較高的職業操守，他們的服務對象是人，檔案涉及到個人的隱私，因此要加強職業道德意識和安全操作規范的培訓，要讓檔案工作的安全成為一種工作的本能和意識。同時在管理上，要設置電子文檔檢索、編輯、查閱的分級權限，并由各級管理干部進行操作，使檔案查閱也需相應權限，更不能被隨意刪改，這在一定程度上保障了干部檔案的安全。

電子信息在資源共享上有著得天獨厚的優勢，它便捷高效的操作方式使各職能部門或者相關單位能更直接的進行信息交換，機械化操作避免了人與人溝通時產生的不必要錯誤并極大地提高工作效率。但與此同時，它帶來的負面效應就是人為的依賴以及保密隱患，因此要正確利用其優勢來處理檔案工作。

2.檔案管理工作的服務意識

高校規模在不斷擴大，基礎建設也在逐步加速，諸多工作的開展都必須依賴干部檔案信息，檔案信息的利用率也越來越高。高校干部檔案工作應該以服務教學為中心，以自身建設為主導，以人為本的可持續性發展。長久以來，檔案工作缺乏主動的服務意識，一直都是在被動的接收各類信息再進行分類整理，使檔案管理人員養成了依賴性和惰性。這個問題應該從管理者的意識上進行培養和改進，化被動為主動努力提高服務水平，使管理者有意識地進行信息的主動收集。積極主動地為領導決策和學校各方面的利用者著想，積極努力創造各種服務的條件，主動提供多種服務；積極創造開發利用的現有的物質條件，提高管理水平。

參考文獻：

[1]岳寶德，黃居源.以科學發展觀為指導，做好高校干部檔案工作.山東省青年管理干部學院學報.2009.7