序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案工作精細(xì)化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和進行創(chuàng)新的重要信息資源。對于企業(yè)檔案的管理，不能說是影響企業(yè)經(jīng)濟效益的關(guān)鍵因素，但是也在其中對企業(yè)的經(jīng)濟效益起著潛移默化的影響。因此，對企業(yè)的檔案管理也必須改變原有的管理思路和理念，做到精細(xì)化、系統(tǒng)化，從業(yè)務(wù)工作、服務(wù)利用等方面推進檔案工作流程化、規(guī)范化發(fā)展，才能跟上企業(yè)發(fā)展步伐，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。

1．企業(yè)的檔案管理

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等活動的原始記錄和重要信息資源，企業(yè)檔案工作則是在企業(yè)研發(fā)、企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營等管理活動中的基礎(chǔ)性管理工作。隨著現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，管理水平不斷提高，市場競爭愈加激烈，將對各項業(yè)務(wù)工作提出更高要求。對于一個成熟的企業(yè)來說，不僅要有完善的企業(yè)管理體制和沒有漏洞的經(jīng)濟經(jīng)營制度，企業(yè)經(jīng)營者還要不斷完善的就是企業(yè)檔案的精細(xì)化管理。企業(yè)檔案的原始憑證性，決定了檔案必須高質(zhì)量、高穩(wěn)定，特別是信息化建設(shè)速度加快、網(wǎng)絡(luò)辦公的普遍應(yīng)用，這就要求要求從檔案形成伊始就必須精細(xì)地管理，做到落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，每一個管理者都要到位、盡職。工作要日清日結(jié)，每天都要對當(dāng)天的情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理。這樣，企業(yè)檔案工作才能提升工作質(zhì)量，才能體現(xiàn)企業(yè)管理的水平。

2.檔案精細(xì)化管理的機構(gòu)和隊伍建設(shè)

要適應(yīng)精細(xì)化管理的需要，首先要加強機構(gòu)和隊伍的建設(shè)。

(1)面對企業(yè)檔案的多樣化，企業(yè)檔案管理應(yīng)進行合理的規(guī)劃和明細(xì)。企業(yè)要配備專門領(lǐng)導(dǎo)分管檔案的工作。

(2)檔案的機構(gòu)設(shè)置。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的規(guī)模和本身的管理模式對檔案管理進行分析，從而設(shè)置專門的檔案機構(gòu)。對于大型企業(yè)，應(yīng)該成立和設(shè)置適合企業(yè)本身的檔案館。一個企業(yè)的檔案管理模式，并不適用于所有企業(yè)，面對不同的模式，企業(yè)管理者應(yīng)該認(rèn)真進行研究，制定出適用于自身的企業(yè)檔案工作的管理模式，才能使檔案工作管理更加完善和全面。

(3)企業(yè)檔案管理人員的配備問題是很多企業(yè)值得思考的一個問題。企業(yè)的檔案管理是企業(yè)發(fā)展和進步的一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，所以對企業(yè)檔案管理人員如何選擇也就更值得研究。對于企業(yè)的研發(fā)、經(jīng)營和管理以及企業(yè)的重大項目，應(yīng)配備與其相關(guān)的專職的檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性。

3.檔案精細(xì)化管理的制度建設(shè)

企業(yè)的檔案管理部門，必須貫徹落實國家有關(guān)檔案工作的相關(guān)法規(guī)和方針政策，建立健全的檔案管理規(guī)章制度，完善相應(yīng)的檔案管理規(guī)定，制定詳細(xì)具體的、可操作性強的管理措施，將檔案管理納入相應(yīng)的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃之中，為檔案工作的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展提供相應(yīng)的保障。

(1)加強制度建設(shè)，構(gòu)建“制度健全、管理規(guī)范、利用方便”的檔案管理長效機制。

(2)建立檔案管理責(zé)任制。根據(jù)檔案管理要求，對檔案管理進行定崗定責(zé)，建立“領(lǐng)導(dǎo)主抓、部門分管、專人負(fù)責(zé)、全員配合”的多層次檔案管理體系。

(3)健全檔案管理制度。制訂適合企業(yè)的《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等制度，逐項細(xì)化檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的操作要求。

(4)細(xì)化檔案管理工作流程。制訂《文件歸檔辦法》、《文件資料歸檔范圍和保管期限表》，建立檔案收集渠道，明確相關(guān)責(zé)任人。以此要求全體員工在經(jīng)營管理活動中積極介入檔案工作的日常工作，移交應(yīng)歸檔的文件資料，確保檔案管理合法、規(guī)范、有序。

(5)將歸檔工作納入企業(yè)的績效考核指標(biāo)。

4.檔案精細(xì)化管理的重點建設(shè)

企業(yè)檔案工作應(yīng)該滿足企業(yè)各項活動在信息和責(zé)任等方面的需求，為企業(yè)的管理提供有效和便利的服務(wù)。因此必須確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

(1)必須要采取相應(yīng)的手段和措施，確保企業(yè)檔案不受到任何威脅和破壞。嚴(yán)格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設(shè)施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案庫房建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

(2)在科技日益進步和發(fā)展的今天，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為了便利和快捷的代表，已普遍應(yīng)用到在企業(yè)檔案管理中。但因網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊或因計算機的壽命致使硬件損壞，將造成難以彌補的損失。所以，對計算機系統(tǒng)中的檔案信息必須用光盤或移動硬盤定期備份；企業(yè)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)實施物理隔離或?qū)嵭芯钟蚓W(wǎng)管理。作為重要的憑證，紙質(zhì)檔案是電子文件無法代替的，白紙黑字無疑是最好的檔案保存方式，專門的檔案庫房和檔案館是企業(yè)保存檔案途徑的不二選擇。

5.檔案精細(xì)化管理的日常工作

企業(yè)檔案工作的日常管理業(yè)務(wù)，其內(nèi)容主要包括兩個方面,即檔案實體管理和檔案信息管理。應(yīng)加強日常管理，不斷改進檔案工作。

5.1檔案實體管理

檔案實體管理,是指以檔案保管單位(卷、盒、件)為對象的管理工作,主要通過檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和移交等六個環(huán)節(jié)來完成;對于企業(yè)的檔案管理，其文件整理是檔案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是體現(xiàn)一個企業(yè)檔案管理工作的重要途徑。檔案管理人員應(yīng)將收集到的文件資料進行分類、排列與編目，從而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，檔案整理工作亦是如此，只有從開始的點點滴滴做好，才會在以后慢慢累積的過程中不會感到檔案卷宗的冗雜和散亂，便于對檔案更好的整理。

檔案管理人員在進行檔案整理的時候，要認(rèn)真核對，杜絕遺漏現(xiàn)象的發(fā)生；檢查的時侯，要核實檔案數(shù)目和種類，要認(rèn)真清點，杜絕任何錯誤的發(fā)生。

一個企業(yè)的檔案相當(dāng)于一個企業(yè)的歷史，企業(yè)成立時間越長，歷史就越長，檔案就越多，檔案保管人員就更應(yīng)該小心謹(jǐn)慎，防火防潮，定期進行對檔案上灰塵的擦拭，確保檔案的完整和安全。對于因時間久遠(yuǎn)而破損和泛黃的紙張，檔案的管理人員應(yīng)該進行定期的修復(fù)和抄寫，以確保檔案系統(tǒng)的完整。當(dāng)檔案保管人員進行職位調(diào)整和交接的時候，雙方要認(rèn)真進行手續(xù)交接，填寫交接表，清點檔案數(shù)量，確保檔案數(shù)目不會因為人員調(diào)度而出現(xiàn)混淆。

5.2檔案信息管理

檔案信息管理是以檔案所蘊含的內(nèi)容信息為對象的管理工作,是對檔案深層次的智能管理,其目的在于采取有效手段,開發(fā)檔案信息資源,充分發(fā)揮檔案的作用,主要通過檢索、編研和開發(fā)利用等三個環(huán)節(jié)來實現(xiàn)。

6.檔案精細(xì)化管理的改進

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)部門作為企業(yè)的一個管理部門和基層單位，除了按其職責(zé)，做好日常工作，組織學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高員工的檔案法制意識，宣傳普及檔案知識外，還應(yīng)更細(xì)致地開展工作并加以進一步改進。

(1)關(guān)注公司重大業(yè)務(wù)，提前了解歸檔材料有關(guān)情況，提出檔案收集和相應(yīng)的文控管理建議。

(2)制定檔案移交工作流程，提前向移交方發(fā)送詳細(xì)、具體、可操作性強的歸檔要求，明確歸檔范圍、書寫材料、附件、移交目錄等各個工作步驟的質(zhì)量要求。

(3)制定檔案整理工作流程，明確組卷、裝訂、編目、信息化等各個工作步驟的質(zhì)量要求。

(4)主動溝通，跟蹤了解歸檔文件的形成情況和工程進度等情況，針對具體問題給出指導(dǎo)意見。

(5)完善各項檔案規(guī)章制度。

(6)提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)，跟蹤統(tǒng)計利用效果，征求完善意見。

企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的一項基礎(chǔ)管理工作，作為企業(yè)精細(xì)化管理的重要組成部分，就一定要從企業(yè)對精細(xì)化工作的管理要求入手，結(jié)合企業(yè)自身特點，落實、推進、持續(xù)完善精細(xì)化的制度、流程，使得企業(yè)檔案管理水平得到提高，為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營打下穩(wěn)步前進的基石。

【參考文獻】

［1］劉曉莉.企業(yè)管理制度與企業(yè)內(nèi)部規(guī)劃[J].關(guān)于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理制度的討論,2009:45-46.

［2］覃兆劌.企業(yè)檔案的價值與管理規(guī)范.企業(yè)檔案究竟該怎樣分類和管理,2012:77-79.

篇（2）

中圖分類號：F23 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）02-0-02

會計檔案是機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理活動產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報表等具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算專業(yè)材料。[1]它記錄和反映了一個單位的經(jīng)濟活動，是經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈，把握公司成立以來的經(jīng)營情況，為單位制定經(jīng)營決策提供參考；真實記錄財務(wù)會計管理的各個重要環(huán)節(jié)，是加強企業(yè)內(nèi)控管理的保證及體現(xiàn)。會計檔案按照保管年限可以分為永久保存會計檔案和定期保存會計檔案等；按照文件類型分為會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類、其他類等；按照電算化進程可以分為傳統(tǒng)手工會計檔案和電算化會計檔案兩種類型等等，種類繁多，管理本身存在一定難度。

近年來，隨著煙草系統(tǒng)母子公司體制的建立，全面實施財務(wù)資產(chǎn)“一體化”管理，會計信息系統(tǒng)核算廣泛運用，財務(wù)管理在企業(yè)管理中核心作用逐步顯現(xiàn)，對會計檔案管理工作也提出了更高的要求。但會計檔案管理工作在實際操作過程中還存在以下的問題：

一、會計歸檔資料收集不全面。《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）《浙江省煙草專賣、商業(yè)系統(tǒng)企業(yè)會計基礎(chǔ)工作管理辦法》（浙煙財〔2005〕41號）（以下簡稱兩個辦法）等對會計檔案規(guī)定了歸檔范圍為憑證、賬簿、報表及其他，具體表述中用“其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料”涵蓋了沒有列舉的項目，在實際工作中需要很強的職業(yè)判斷。僅僅一個“其他”，讓很多人忽視了一些越來越顯得重要的會計資料的收集，如：預(yù)算執(zhí)行情況表及分析報告，上級部門批復(fù)的預(yù)算相關(guān)文件、稅務(wù)審計等相關(guān)部門的檢查資料、資產(chǎn)處置資料等。

二、會計檔案打印、整理、編號等工作不規(guī)范。檔案管理是會計基礎(chǔ)工作的最終體現(xiàn)。很多財務(wù)人員工作認(rèn)真，但是在會計檔案的打印、整理等工作中卻較為粗放。打印賬簿時沒有考慮實際需要，如：打印銀行明細(xì)賬時沒有分賬戶打印，或者只打印往來明細(xì)賬，沒有打印客商三欄輔助明細(xì)賬等；整理時沒有考慮各項資料的邏輯性；編號時沒有按總賬、現(xiàn)金、銀行存款日記賬、各科目明細(xì)賬、輔助賬順序排列等，給翻閱檔案、查找資料帶來不便。

三、財務(wù)新員工對會計檔案管理缺乏理論知識和實際操作能力。近年來，我市系統(tǒng)財務(wù)人員隊伍不斷注入新鮮血液，新老員工交替頻繁。老員工憑工作經(jīng)驗不斷加強會計檔案管理，沒有留下系統(tǒng)的指導(dǎo)文字。部分新員工對會計檔案管理工作不夠了解，在具體操作過程中存在困難，難以跟上企業(yè)管理的要求。

四、企業(yè)內(nèi)控管理對加強會計檔案管理提出新要求。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部控制管理的有機組成部分。2008年5月財政部會同五部委出臺了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》后，2010年4月又出臺了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，企業(yè)內(nèi)控管理日益顯示其重要性，并在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極作用。資金、采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、銷售業(yè)務(wù)、財務(wù)報告等等一系列企業(yè)內(nèi)部控制手段都涉及到財務(wù)部門，最終需要轉(zhuǎn)化在會計檔案中。系統(tǒng)內(nèi)審計、外部審計、稅務(wù)檢查等，不僅僅是以前單純的檢查賬務(wù)的真實性、合規(guī)性，還加入了風(fēng)險防控等方面的檢查，要求會計檔案管理更加全面、規(guī)范、系統(tǒng)和精細(xì)化。

針對以上會計檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，經(jīng)過實際工作的摸索實踐，筆者認(rèn)為全面做好會計檔案管理工作，實現(xiàn)粗放式管理轉(zhuǎn)為精細(xì)化管理目標(biāo)，可以從以下工作思路和實施方案入手。

一、加強培訓(xùn)，將會計檔案管理理論與實際工作相結(jié)合。針對會計檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)組織財會人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)兩個辦法、制度及其他要求，對會計檔案管理工作進行理論上的認(rèn)識。擯棄會計檔案管理是會計檔案管理員個人責(zé)任的錯誤思想，在全員中樹立會計檔案重要性理念。可以聘請專業(yè)老師結(jié)合實際工作情況，對會計資料收集、整理、裝訂、編號到歸檔的一系列流程進行講解，將理論轉(zhuǎn)化為實際應(yīng)用。

二、制定規(guī)范，將需收集保管的會計檔案項目進行細(xì)化。會計資料的收集是檔案的起點，只有收集及時、完整才能為檔案的科學(xué)管理和有效使用提供保證。我公司特制定了《會計檔案整理操作規(guī)范》，對麗水市煙草商業(yè)系統(tǒng)會計需要歸檔的材料進行了統(tǒng)一，共4大類27小項。包括：憑證、會計賬簿、會計報表及其他。會計賬簿類有10個具體項目，其他類有11個具體項目，包括：各項稅費納稅申報表及相關(guān)資料、固定資產(chǎn)盤點表及報告、資產(chǎn)處置資料、稅務(wù)、審計等相關(guān)部門的檢查資料等。涵蓋了會計整體工作中的每個關(guān)鍵點，避免重要資料的遺漏，對會計檔案管理人員具有切實的指導(dǎo)意義。

三、確定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對全市會計檔案管理工作統(tǒng)籌安排。為了使會計檔案管理更加規(guī)范，我們對打印、裝訂等進行了標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。

（一）統(tǒng)一打印格式。新的財務(wù)系統(tǒng)上線后，關(guān)鍵用戶進行了統(tǒng)一的賬簿打印模版設(shè)置，使打印效果盡量合乎理想。對需要打印的賬簿格式明確作了要求，并詳細(xì)描述操作步驟。例如打印銀行日記賬時，要求選擇輔助明細(xì)表設(shè)置“會計科目、賬戶”為表頭選擇模板【現(xiàn)金日記賬（豎式）】打印，賬頁左上角要顯示科目編碼、科目名稱及賬戶；打印固定資產(chǎn)明細(xì)賬時，要求先整理一份匯總的固定資產(chǎn)情況表等，對每項內(nèi)容均進行了最細(xì)環(huán)節(jié)的確定。

（二）統(tǒng)一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面及檔案盒等。按照兩個辦法的要求，記賬憑證規(guī)格統(tǒng)一規(guī)定為114*217mm，用紙標(biāo)準(zhǔn)為不小于80g/m的書寫紙；會計憑證封皮規(guī)格統(tǒng)一規(guī)定為125*232mm*2，用紙標(biāo)準(zhǔn)為不小于120g/m的牛皮紙；會計憑證檔案盒規(guī)格為135*231*30mm等等。市公司嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)對會計檔案裝訂材料進行了統(tǒng)一采購，給會計檔案穿上了全市統(tǒng)一的工作服。

另外對會計檔案的編號規(guī)則、歸檔要求及處置流程等都進行了詳盡的規(guī)定。

四、完善電子檔案管理，全面提升會計檔案管理水平。檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價值，除了紙質(zhì)會計檔案的管理外，還要重視會計電子檔案的收集及管理。應(yīng)加強會計電算化實物檔案管理，電算化系統(tǒng)升級后，計算機、服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等軟硬件實物均應(yīng)與相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質(zhì)文件一同保管，增加系統(tǒng)透明度和可操作性。[2]電子檔案應(yīng)每年跟隨紙質(zhì)檔案一起歸檔，與紙質(zhì)檔案形成雙保險，以及適應(yīng)不同使用目的。

五、以PPT為宣傳渠道，直觀展示會計檔案管理工作的全過程。我們將會計檔案的整理全過程拍攝照片，包括：（一）憑證的粘貼、附件折疊、憑證的裝訂、包角、蓋章；（二）賬簿打印設(shè)置、頁碼、賬簿啟用封面填寫標(biāo)準(zhǔn)；（三）案卷卷內(nèi)目錄的填寫、封面的折疊、封底立卷人的填寫、案卷的裝訂；（四）案卷的編碼；（五）保管清冊、移交清冊等的填寫，制作成PPT，附文字說明，生動展現(xiàn)了會計檔案整理標(biāo)準(zhǔn)及全過程，為加強會計檔案管理提供后續(xù)保證。

六、梳理工作流程，將會計檔案精細(xì)化管理進行固化。結(jié)合企業(yè)管理體系的《會計檔案管理工作流程》，對檔案的移交、保管、銷毀等其他具體細(xì)節(jié)作了具體的規(guī)定，全面地進行會計檔案流程化管理。將檔案管理工作的各個步驟固化下來，形成文字和流程圖，有利于新員工在具體工作中有跡可循、有據(jù)可依，即使沒有足夠指導(dǎo)的情況下，也能迅速掌握該項工作。

會計檔案管理在實際工作中容易被忽視，而事實證明其實際上是一項繁雜深奧的工作并且對企業(yè)的發(fā)展意義重大。需要每個會計檔案管理員統(tǒng)觀全局，進行分析、理解和把握，改變以往的粗放型管理模式，進一步加強精細(xì)化管理。

參考文獻：

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隨著時代的發(fā)展與現(xiàn)代化的建設(shè)，信息化已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢之一，加強信息化的建設(shè)已經(jīng)涵蓋在了我國的各個行業(yè)中，文書檔案的管理工作也不例外，在新時期的發(fā)展環(huán)境下，文書檔案的管理工作應(yīng)該朝著信息化的方向發(fā)展，這樣才能實現(xiàn)資源共享的效果。因此本文主要從信息時代下的文書檔案管理問題展開了論述，探究其是如何實現(xiàn)的，并且提出了開展信息化的文書檔案管理所具有的優(yōu)勢及其存在的問題，并且提出了有效的解決方法，希望在今后的發(fā)展過程中，文書檔案的管理水平可以得到進一步的提升，更好的為發(fā)展我國的現(xiàn)代化建設(shè)做出積極的貢獻。

1 信息化背景下文書檔案管理的現(xiàn)實要求

在信息時展的過程中，計算機已經(jīng)深入應(yīng)用到方方面面中，文書檔案管理也不例外，所以文書檔案管理的要求變得更加嚴(yán)格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，在這種情形下，就需要進一步將文書檔案管理與信息化有機結(jié)合在一起，這樣才可以促進文書檔案管理朝著更加先進的水平發(fā)展。與此同時，文書檔案管理還要在工作流程上加以進一步的優(yōu)化，不斷提高人員素質(zhì)，實現(xiàn)人機交互機制，這對工作水平的提高是很有幫助的，這是現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，也是實現(xiàn)文書檔案管理水平提高的必然途徑，加強信息化的發(fā)展是十分重要的。

信息化條件下的文書檔案管理還需要在管理隊伍方面多下功夫，文書檔案管理是政府機關(guān)以及事業(yè)單位等工作的重要內(nèi)容之一，所以加強文書檔案管理過程中的管理人員素質(zhì)是很有必要的，必須要進一步建立起一支高素質(zhì)化的管理隊伍，這樣才能與信息化的文書檔案管理相互匹配。在當(dāng)前的文書檔案管理過程中，正面臨著工作效率低、缺少時效性等問題，所以管理文書檔案的部門應(yīng)該進一步認(rèn)識到當(dāng)前的發(fā)展趨勢，并且實現(xiàn)電子化的管理，這對促進管理水平的進一步提升有著重要的意義。高素質(zhì)管理團隊的建立應(yīng)該是由內(nèi)至外的，并且是從上而下的，這是現(xiàn)代化管理的必然要求。

文書檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化進程，需要充足的資金保障，以及相應(yīng)的信息化設(shè)備和技術(shù)軟件的支持。既要考慮人員配備和繼續(xù)教育培訓(xùn)等開支，又要考慮館藏基礎(chǔ)設(shè)備的完善和館藏空間的擴建等資金的花費。這就需要有專門的檔案信息管理軟件，每一個文書檔案管理人員都應(yīng)該進行相應(yīng)的培訓(xùn)，確保文書檔案轉(zhuǎn)化成信息檔案的準(zhǔn)確分類、編目和檢索。

2 信息化背景下文書檔案管理的幾點思考

在信息化的時代背景下，加強對文書檔案管理，首先就應(yīng)該進一步提高管理理念，因為活動的開展需要正確的理念作為指導(dǎo)，文書檔案要想實現(xiàn)信息化的管理就必須要符合現(xiàn)代化的管理理念，這樣才能滿足計算機網(wǎng)絡(luò)下的需要，為實際的工作帶來一定的便利，這是相關(guān)檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)必須要意識到的，只有在思想上具備了深刻的認(rèn)識，才能進一步的指導(dǎo)實際工作，創(chuàng)新意識是令工作得以進一步發(fā)展的首要前提，傳統(tǒng)的管理觀念顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)前工作的要求了，所以就必須要開展創(chuàng)新管理，意識上的創(chuàng)新可以指導(dǎo)行為上的創(chuàng)新，文書檔案管理應(yīng)該有計劃的、循序漸進的開展，相關(guān)部門應(yīng)該在人力、物力以及基礎(chǔ)設(shè)施方面加大投入力度，采用機械化的方式逐漸取代人力操作，在收集資料、編目以及歸檔的規(guī)程中加以進一步的簡化，使數(shù)字化逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方式，這樣才能真正的實現(xiàn)信息化的管理。

其次，還應(yīng)該繼續(xù)搭建一個有關(guān)文書檔案管理的平臺，這一平臺的建立主要是為了滿足文書檔案的現(xiàn)代化發(fā)展進程，在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，主要是以紙質(zhì)檔案為主的，并且需要大量的人力才能完成復(fù)雜的工作內(nèi)容，在信息化的發(fā)展下，這一管理方式的弊端逐漸凸顯了出來，所以采用計算機等手段可以進一步降低工作難度，提高管理工作的效率與水平，在搭建這一平臺的同時，也是文書檔案管理改革的一個過程，在搭建這一平臺的過程中，主要包含以下幾方面的子系統(tǒng)。一是文書檔案的加工系統(tǒng)，這一系統(tǒng)是對文書檔案進行初步加工的系統(tǒng)，可以降低管理時間，實現(xiàn)自動化的發(fā)展。二是文書檔案的存儲系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)中，運用計算機的方式可以將初步加工之后的檔案進行更加規(guī)范的管理，這樣做可以便于今后的查找，還能實現(xiàn)資源共享的效果。三是文書檔案的保密以及查詢系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的重要性在于可以實現(xiàn)對文書檔案的保密工作，不同類型的軟件可以實現(xiàn)不同方式的保密，在個人對檔案進行查詢的過程中，需要具備一定的訪問權(quán)限，這樣才能實現(xiàn)文書檔案保密性的實現(xiàn)，更好的開展資源共享工作。

再次，需要建立起一支高素質(zhì)的文書檔案管理人才隊伍，這是衡量文書檔案管理水平的重要標(biāo)志之一，只有管理伍的水平得到了提升，那么文書檔案的管理工作才能更加有序的進行，對于管理人才而言，應(yīng)該具備專業(yè)化的知識，采用科學(xué)化的手段對文書檔案進行管理，能夠熟練的使用計算機的相關(guān)技能，并且具備較高的信息化意識，這樣才可以滿足現(xiàn)代化的管理需要。具體來說，主要有以下兩方面的內(nèi)容。一是要對檔案管理隊伍進行科學(xué)化的規(guī)劃，在隊伍中不但需要具備管理方面的專業(yè)人才，還需要具備信息方面的專業(yè)人才，因此復(fù)合型人才就顯得十分重要了，這樣才可以滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。二是應(yīng)該重視起對檔案管理隊伍的培訓(xùn)工作，只有不斷掌握新的知識，新的技能，才可以隨時滿足現(xiàn)代化的管理需要，建設(shè)起一支高素質(zhì)的人才隊伍，在今后的工作中，每一名檔案管理者都應(yīng)該朝著這一目標(biāo)而努力。

結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理是具有一定優(yōu)勢的，不但可以促進檔案的查閱速度，還能滿足工作效率提升的要求，所以在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，應(yīng)該更進一步的提高這方面的管理工作，這樣才可以滿足文書檔案管理工作的要求，為企業(yè)、事業(yè)單位以及其他部門開展工作帶來一定的便利，希望在本文的論述下，能夠引起相關(guān)人士的重視，并且進一步完善管理工作，以實現(xiàn)我國檔案管理事業(yè)信息化的發(fā)展。

篇（4）

所謂的檔案信息化，就是指必須在國家檔案行政管理部門的的組織和管理下，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源做出一定的處理，使之可以為社會服務(wù)。檔案信息化是加快國家信息化實現(xiàn)的必須手段。符合“十二五”規(guī)劃中所提出來的：建設(shè)資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會，發(fā)展循環(huán)經(jīng)濟，加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟增長的方式。這對于檔案管理的發(fā)展起引導(dǎo)性作用。檔案信息化的工作方式是信息化建設(shè)的總體目標(biāo)之一，是完成現(xiàn)代化管理的重要組成部分。是實現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”的必經(jīng)之路。

1.當(dāng)前我國檔案信息化管理發(fā)展?fàn)顩r

1.1檔案信息化發(fā)展基礎(chǔ)與背景

我國檔案信息化發(fā)展整體呈現(xiàn)出發(fā)展較早，但發(fā)展水平落后的趨勢。對于這種狀況，各學(xué)界人士都在積極尋找解決方法。很多人認(rèn)為，信息化發(fā)展不盡人意的原因在于缺少專業(yè)性人才，大家的重視不夠，但主要是缺少資金和經(jīng)驗。對此，筆者也有自己的看法。檔案信息化的實現(xiàn)所需要的資金主要來源于財政預(yù)算，對于后期資源的補充不足。這的確是個很難解決的問題，但是這并不是主要原因。事實上，對于檔案信息化發(fā)展，各級財政都非常的重視。據(jù)統(tǒng)計：2003年全國省級以上檔案館用于檔案信息化建設(shè)方面所投入的經(jīng)費就高達(dá)5000多萬元。根據(jù)幾年的數(shù)據(jù)顯示，國家的總投入量并不少。預(yù)算規(guī)劃都在百萬左右，在浙江省數(shù)字檔案館計劃中預(yù)算高達(dá)1500萬元。盡管如此重視檔案信息化管理的建設(shè)，投入如此多的基金相對于檔案信息化發(fā)展依然覺得缺乏，這說明資金沒有合理的規(guī)劃。“好鋼用在刀刃上”資金預(yù)算并不能決定后期的發(fā)展，而是我們在于怎樣做好做到細(xì)水長流的長期規(guī)劃。

1.2檔案信息化發(fā)展的特點

首先，構(gòu)建起高度統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。按照政府規(guī)定的“整體規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的要求，檔案信息化的建設(shè)實現(xiàn)了各省各部門之間的檔案公用化，并且與圖書、媒體、等結(jié)合起來，形成了一個完整的一體化系統(tǒng)。實現(xiàn)了各數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并適應(yīng)不同部門的專業(yè)化需求，實現(xiàn)了檔案之間的無縫銜接。

其次，構(gòu)建起全面、及時與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案采集系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)選擇了多級審批的檔案采集流程，確保企業(yè)檔案在采集過程中需要的完整性、真實性與準(zhǔn)確性特征。

其三，構(gòu)建起數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息服務(wù)模式。以實用、快捷、高效為發(fā)展目標(biāo)，實現(xiàn)了自身檔案信息資源采集、存儲、管理、利用等工作的網(wǎng)絡(luò)化，促進整個檔案信息服務(wù)的多元化管理，讓檔案管理工作與生產(chǎn)運營結(jié)合地更加緊密。

1.3主要成果分析

2010年至今，我國檔案信息化管理成績顯著。各地方，各部門的檔案信息化程度顯著提高，檔案工作正經(jīng)歷著翻天覆地改革。不僅擴大了檔案利用的范圍，實現(xiàn)了各省各部門之間的檔案公用化，是檔案從一張陳舊的紙轉(zhuǎn)化成了飛揚在服務(wù)界的信息。達(dá)成了全國檔案之間的資源共享，自此之后，檔案不僅僅只是為國家機構(gòu)服務(wù)，還可以為全社會提供資料。通過檔案信息化管理工作的實施，實現(xiàn)了檔案資源的遠(yuǎn)程共享，為利用者提供了各種形式，各種題材的數(shù)據(jù)，圖片，文章。但是檔案信息化并不等于通俗化、網(wǎng)絡(luò)化，它具有更為廣泛的含義，包括了有序的整理檔案資源、建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫、并建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)、開發(fā)并利用檔案信息資源、同時建設(shè)檔案信息化人才隊伍，還有促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制定等，可以說這是一項長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要全社會的共同努力。

2.當(dāng)前我國檔案信息化管理工作呈現(xiàn)的問題分析

現(xiàn)今社會，各行各業(yè)都缺乏專業(yè)人才。檔案信息化建設(shè)也一樣。如果管理人員不懂得專業(yè)知識，就會形成專業(yè)和管理分離的現(xiàn)象。導(dǎo)致管理工作難度增大，效率不高。信息化管理是創(chuàng)新型的一種工作，具有跨時代的意義、鮮明的時代特征。但是現(xiàn)實中，許多工作者具有思維定式，習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式真。在觀念上和思想中難以適應(yīng)這一跨時代的變化。很多工作者對于檔案信息化管理不甚了解，甚至帶有消極情緒。所以很多時候當(dāng)單位購買了信息化管理所必需的設(shè)備，卻沒有人會操作，或依然延續(xù)傳統(tǒng)做法，最終使信息化變成空想，造成了金錢和資源浪費。也使得檔案信息化建設(shè)不全面，使得一些信息網(wǎng)不能鏈接以來，造成利用者的困擾。甚至有時會出現(xiàn)總說紛紜的情況，即沒有一致的說法，原因在于各部門交流不便，和各自為政的社會制度。嚴(yán)重影響了檔案信息化管理工作的進程。

3.新時期檔案信息化管理工作思路探索

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高創(chuàng)新意識

在檔案信息化管理實現(xiàn)的過程中，每個人都要從傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)念。即要樹立信息化管理和創(chuàng)新意識，把檔案工作從藏館中轉(zhuǎn)向電腦前。各部門人員都要意識到檔案信息化管理的優(yōu)點，認(rèn)識到發(fā)展檔案信息化管理的重要性和必要性。切實把檔案信息化管理提升到戰(zhàn)略高度來看待。檔案工作者們應(yīng)看到前方的機遇與挑戰(zhàn)，了解現(xiàn)代化管理思想，增加工作責(zé)任感，積極主動的用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案信息。做到因地制宜，適應(yīng)時展。

3.2構(gòu)建檔案信息管理中心，推行優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案工作是服務(wù)性工作，其目的就是為了國家，社會，經(jīng)濟的發(fā)展提供所需的信息。

通過現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)， 檔案的信息資源從一定程度上得到共享， 使得檔案管理走向現(xiàn)代化。國家推崇建立龐大快捷的檔案管理信息網(wǎng)，即把檔案，信息，圖書，等組合成一個信息管理中心。為管理者提供了更加全面的信息，充分發(fā)揮了信息化時代的快捷和高速。

3.3加強管理人才培養(yǎng)力度，優(yōu)化管理隊伍

檔案信息化管理，需要管理與專業(yè)一體化的復(fù)合型人才，涉及到信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等多領(lǐng)域?qū)I(yè)知識。因此應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的兼職模式，建立專門的組織機構(gòu)人員機制，并設(shè)立完整的人員專業(yè)化培訓(xùn)，來提高工作質(zhì)量和工作能力。只有加強人才培養(yǎng)的力度，提高管理者的水平，優(yōu)化管理隊伍質(zhì)量，才是實現(xiàn)檔案信息化管理工作的前提。

3.4構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享

實現(xiàn)信息化管理，就必須終止檔案部門各自為政的政治體系。建立一個具有同一規(guī)格的體系，實現(xiàn)資源共享。使利用者可以清楚明了的獲得所需要的信息。同時通過資源共享，使地方檔案部門走上具有自我特色的檔案信息化管理的道路，從而實現(xiàn)資源互補，相得益彰的效果。形成整體化，完整化的管理體系。

3.5走滾動發(fā)展戰(zhàn)略，踏上中國特色化檔案信息建設(shè)道路

信息化管理的實現(xiàn)是一個過程，不可能在短期內(nèi)實現(xiàn)目標(biāo)，就必須走滾動發(fā)展戰(zhàn)略。現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛，導(dǎo)致了檔案管理需要不斷更新，我們不是要求設(shè)備的先進，而是要求思想的進步性。無論是文字檔案一體化，還是信息資源的整合化，都會是一個滾動發(fā)展的過程。通過滾動發(fā)展戰(zhàn)略，形成不斷更新的檔案信息化發(fā)展，最終走出一條具有中國特色的檔案信息化之路

4.結(jié)語

本文對檔案信息化的發(fā)展?fàn)顩r與出現(xiàn)的問題做出分析與討論，并對未來的發(fā)展提出了自己的看法。筆者認(rèn)為：檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化發(fā)展的總趨勢，信息化建設(shè)必須以局域網(wǎng)建設(shè)為前提，計算機管理為基礎(chǔ)，校園網(wǎng)建設(shè)為依托。大力發(fā)展檔案信息系統(tǒng)化，實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，避免人工管理的錯誤，對我國社會發(fā)展和科技探究都有一定的影響。運用實踐、總結(jié)、理論相互交替相互結(jié)合的理念；在原有的基礎(chǔ)上，探索新的管理方法；有問題及時探討，積極改正；這樣才能加快檔案信息化的發(fā)展，將會使檔案的信息化管理工作變得更加輕松，更加高效！

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篇（5）

一、檔案管理信息化的必要性

第一，檔案管理信息化是必然趨勢。

檔案工作信息化可以把大量家庭檔案、社會檔案等納入資源體系，極大豐富了檔案資源的內(nèi)容和形式，特別是數(shù)字檔案館庫的建設(shè)及電子文件的形式的網(wǎng)上，夯實了檔案事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，并促進我國經(jīng)濟社會科技的發(fā)展。另一方面，隨著數(shù)字化信息化檔案工作的建設(shè)與實施，檔案信息化建設(shè)可以有效實現(xiàn)網(wǎng)上文件歸檔，可以實現(xiàn)優(yōu)化檔案管理模式。

第二，拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

檔案工作的時代背景正發(fā)生著深刻變化，隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)和搜索引擎不斷發(fā)展，檔案工作的領(lǐng)域日益延伸，檔案部門的潛在功能不斷得到發(fā)揮，這大大拓展了檔案工作的社會職能。信息化檔案工作建設(shè)的步伐加快，有利于完善檔案的依附載體，加強多形式、多層次共享平臺建設(shè)，并拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，推進內(nèi)部服務(wù)機制創(chuàng)新，促使我國檔案信息資源的公開、利用、共享，使檔案使用者查閱資料方便、快捷，完善檔案信息服務(wù)功能。

第三，增加信息存儲量。

當(dāng)今檔案工作的數(shù)字化技術(shù)，包括檔案目錄信息的數(shù)字化、載體檔案的數(shù)字化、如縮微技術(shù)、照片檔案及錄像檔案，這些大大增加信息的存儲量，存儲密度比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文獻高出成千上萬倍。比如一張光盤的容量可以達(dá)到600―4000MB，能存儲40萬張打印紙上的文字或10萬頁圖形組合的信息。過去紙質(zhì)載體的檔案文獻一般只能記錄文字、圖形、圖表信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等多媒體信息，信息存儲量成指數(shù)倍的增大。

二、檔案管理工作中存在的問題

首先，檔案信息化的服務(wù)觀念滯后，由于過去檔案機構(gòu)工作的檔案人員年齡較大、學(xué)歷層次普遍不高，面對檔案信息化發(fā)展的趨勢，還不能適應(yīng)信息化的要求，并沿襲傳統(tǒng)的方式來進行檔案工作。一些檔案人員對檔案信息化的服務(wù)方式理解不準(zhǔn)確，他們認(rèn)為只要購置和使用了現(xiàn)代化的計算機設(shè)備，就代表我們已經(jīng)實現(xiàn)檔案信息化了。

其次，傳統(tǒng)的檔案工作人員對過去紙質(zhì)檔案的管理模式、原則、方式和技術(shù)已輕車熟路，但不懂電子文件形成的過程、信息的存儲、檢索和利用等新的科學(xué)技術(shù)；新一代的檔案管理人員只懂得電子計算機技術(shù)或者數(shù)據(jù)通信技術(shù)，卻對檔案工作的基礎(chǔ)知識、管理模式和管理方式卻知道的太少，這已成為檔案工作中不可避免的問題。

最后，檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)滯后。許多檔案部門在管理信息化過程中重視發(fā)展先進通信設(shè)備和購置高檔計算機系統(tǒng)，但忽視了檔案工作信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，導(dǎo)致有路難行，即便國家投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)，也無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟和科學(xué)發(fā)展的需要。

三、管理信息化背景下的檔案工作的對策

第一，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化及完善法規(guī)。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是在管理信息化背景下檔案工作的重要基礎(chǔ)，它有效衡量著檔案工作。檔案工作的規(guī)范化包括：一是著錄必須統(tǒng)一規(guī)范；二是統(tǒng)一的存儲載體；三是時刻更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)。另一方面，有關(guān)檔案方面的政策法規(guī)還不完善，建設(shè)的管理組織者對已有的政策法律要及時的根據(jù)信息化發(fā)展的方向需要進行增補、修訂。

第二，提高檔案工作人員的的素質(zhì)。

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題是到檔案工作數(shù)字化的關(guān)鍵，檔案工作者必須具備較強的鑒定評估能力，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下大宗的信息量進行判斷、鑒選、分析，對特定利用者有用的部分能加工、提煉。思想素質(zhì)方面，檔案工作人員應(yīng)該樹立正確的政治信念，擁有熱情的工作態(tài)度，檔案工作中嚴(yán)格遵守黨和國家的各項法規(guī)、政策、方針，樹立政治信念。

第三，實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理。

檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)的實體檔案管理相比，有著無可比擬的優(yōu)越性、時效性和先進性。數(shù)字化檔案建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，它運用不同的載體、不同的信息資源以數(shù)字化的格式存儲，可以提高檔案工作的效率，使檔案信息可以得到及時利用，擴大網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的容量，實現(xiàn)遠(yuǎn)程的信息資源共享。

篇（6）

1.1 有效節(jié)省資源

就傳統(tǒng)的衛(wèi)生檔案管理而言，往往采用的是保存紙質(zhì)材料的方式，而在具體的管理過程當(dāng)中需要把這些紙質(zhì)檔案信息進行歸類、裝訂、裝盒等，這些復(fù)雜的工序不僅僅會耗費大量的時間以及人力，而且在一段時間之后檔案資料就會積累到較大的數(shù)量，在存儲過程當(dāng)中更是需要極大的空間，后期管理特別是信息的調(diào)用需要大量的人力支持。而在信息化背景下，衛(wèi)生檔案管理工作可以通過信息技術(shù)的應(yīng)用而實現(xiàn)信息化從紙質(zhì)管理變成電子管理，無論是錄入還是管理保存都有著極大的優(yōu)越性，節(jié)約存儲空間的同時，極大節(jié)省了資源，讓檔案調(diào)用更加方便[1]。

1.2 提高工作效率

衛(wèi)生檔案管理工作以往會選用手動歸檔的方法，而在這其中需要耗費大量的人力物力，同時也需要在其中投入較多的管理資金，特別是在手動歸檔當(dāng)中出現(xiàn)錯誤的可能性較大，工作效率明顯較低。如今，隨著人們健康意識的增強，衛(wèi)生檔案的信息數(shù)據(jù)逐步增多，如果仍然選用手動歸零和管理的方法難度會越來越大，而且在這其中如果出現(xiàn)錯誤的話，會出現(xiàn)難以，會出現(xiàn)難以。在信息化的衛(wèi)生檔案管理當(dāng)中，則能夠確保工作效率，而且出現(xiàn)錯誤的可能性會極大降低，也減輕管理人員的負(fù)擔(dān)。

1.3 優(yōu)化醫(yī)療資源

在面對突發(fā)性醫(yī)療事件發(fā)生的過程當(dāng)中，衛(wèi)生檔案管理的信息化顯得更加的關(guān)鍵。這些危害深遠(yuǎn)的醫(yī)療事件有著突發(fā)性的特點，而且一旦發(fā)生會以迅猛的速度迅速擴展，如果是傳統(tǒng)的檔案管理模式的話，數(shù)據(jù)的處理以及準(zhǔn)確性都不能夠得到保障，很容易錯過最佳處理時機。在衛(wèi)生檔案的信息化管理實現(xiàn)之后，可以讓相關(guān)部門及時迅速的掌握第一手資料，相關(guān)研究機構(gòu)也可以抓住有利時機來總結(jié)疾病規(guī)律，并且提出控制和解決辦法，使得醫(yī)療資源得以優(yōu)化和有效利用。

1.4 促進整合共享

社會在向前推進，科技而是以人類難以想象的速度向前發(fā)展，那么信息量也在逐步擴大，無論是哪一個部門都無法把全部信息進行有效收集管理和應(yīng)用，那么打破傳統(tǒng)管理模式，有效構(gòu)建信息化的衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)，成為當(dāng)前的工作重點以及必經(jīng)之路，只有這樣才能夠使得檔案資源可以進行有效的整合和共享，進一步凸顯出信息管理的整體性優(yōu)勢。除此以外，衛(wèi)生檔案的信息化管理是讓我國能夠迅速與國際接軌的一個有力舉措，有效推進全球公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展[2]。

2 信息化背景下衛(wèi)生檔案管理工作實施策略

2.1 加強衛(wèi)生檔案信息化管理隊伍建設(shè)

信息化背景下的衛(wèi)生檔案管理工作需要加強對信息技術(shù)的應(yīng)用，而在先進技術(shù)的推廣實施當(dāng)中不單單要求檔案管理人員具有豐富的檔案管理知識，更為主要的是要掌握先進的信息管理技術(shù)，并且能夠把檔案管理和信息技術(shù)管理進行有效的整合，這樣才能夠讓信息化的檔案管理得以實現(xiàn)，檔案管理的質(zhì)量才可以得到切實保障。在這樣的情況下，衛(wèi)生檔案的管理工作隊伍必須要進行有效的培訓(xùn)，強調(diào)檔案管理者除了要掌握先進以及完善衛(wèi)生檔案的管理專業(yè)知識之外，還需要對信息技術(shù)等相關(guān)技術(shù)進行熟練應(yīng)用。由此可見，人才建設(shè)是衛(wèi)生檔案信息化管理的重點以及關(guān)鍵資源。因此，要對檔案管理工作人員進行全方位的教育培訓(xùn)，使得他們的專業(yè)技能和信息技術(shù)得到綜合發(fā)展。與此同時，還需要注重外部人才的引進，使得他們能夠逐步充實到信息化的檔案管理隊伍當(dāng)中，為衛(wèi)生檔案的信息化管理注入活力。

2.2 加大檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施投入

如果說人才建設(shè)是衛(wèi)生檔案信息化管理工作實施的軟件的話，那么與之相配套的基礎(chǔ)設(shè)施則是不可或缺的硬件條件，所以需要加大對信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，有效完善衛(wèi)生檔案管理的硬件系統(tǒng)，更好的是用信息化的背景。基礎(chǔ)設(shè)施是衛(wèi)生檔案信息化的保障以及基礎(chǔ)，但是當(dāng)前檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后和不完善的問題是十分突出的，特別是基層機構(gòu)設(shè)施更是缺乏，與檔案信息化管理工作還存在著很大的差距。對此，衛(wèi)生單位必須要對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提起較高的重視程度，并且結(jié)合單位檔案管理的實際需求和切實能力來配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，如果單位條件允許的話，可以結(jié)合衛(wèi)生檔案的信息化管理需求來開發(fā)研究專門的管理軟件，優(yōu)化信息化檔案管理的技術(shù)，使得衛(wèi)生檔案信息化管理可以逐步走向正軌[3]。

2.3 構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案信息化管理系統(tǒng)

就目前而言，有關(guān)于衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范和規(guī)定還有待健全，這使得衛(wèi)生檔案管理工作的難度大大增加，并且得不到完善的制度和規(guī)范作為支持與保障。另外，在檔案管理的信息化工作推進當(dāng)中，會涉及多個環(huán)節(jié)以及部門，要想讓這些工作有條不紊地進行，強化部門之間的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，需要通過制度建設(shè)和規(guī)范性的管理體系來發(fā)揮約束作用。因此，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案信息化管理系統(tǒng)成為目前的重中之重，只有這樣才能夠明確各方的責(zé)任，使得各個部門以及工作人員可以做到各司其職，把每一個管理環(huán)節(jié)緊緊聯(lián)系起來。另外，為了滿足信息檢索交換等多個方面的需求，需要構(gòu)建有著很強兼容性和通用性的信息交換以及存儲的標(biāo)準(zhǔn)，并將其在制度當(dāng)中進行體現(xiàn)，提高管理系統(tǒng)的規(guī)范性和完整。

2.4 推進實現(xiàn)衛(wèi)生檔案信息電子網(wǎng)絡(luò)化

篇（7）

一、基于信息化環(huán)境下文書檔案管理工作的意義

（一）有利于文書檔案管理效能的提高

在社會快速發(fā)展的新形勢下，文書業(yè)務(wù)無論是數(shù)量還是種類都開始向多樣化的趨勢發(fā)展，這也使文書檔案的重要性日益顯現(xiàn)出來。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)文書檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，文書檔案管理效率有了大幅度的進步。這就更需要充分的利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，加快推進文書檔案信息化建設(shè)的步伐，使文書檔案管理工作更具便捷性，確保文書檔案管理效能的提高。

（二）有利于文書檔案現(xiàn)代化管理水平的提升

文書檔案管理作為行政管理的重要組成部分，通過加強文書檔案信息化管理水平，有利于文書檔案管理水平及建設(shè)質(zhì)量的全面提升。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，文書檔案工作應(yīng)充分的利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，加快現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。作為文書檔案管理部門，更需要在管理工作中不斷進行創(chuàng)新，進一步對信息化管理流程進行規(guī)范和優(yōu)化，確保工作效率的大幅度提升。

（三）加快了文書檔案開發(fā)效益的實現(xiàn)

文書檔案信息化管理的實現(xiàn)，不僅有利于檔案資料原開發(fā)利用，而且加快促進了文書檔案信息化管理平臺的建設(shè)，為文書檔案資源共享的實現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。而且在文書檔案管理信息化推進過程中，有效的改變了檔案的利用方式，文書檔案公開度及利用效益都有了大幅度的提升，這為文書檔案職能轉(zhuǎn)變及更好的提供服務(wù)工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、信息化環(huán)境下文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）文書檔案信息化管理工作有待于進一步規(guī)范

近年來，辦公自動化已開始全面普及，這也有效的提升了文書檔案管理工作的水平。但由于信息化辦公平臺處于不斷更新和升級過程中，極有可能會對電子文件查詢及信息數(shù)據(jù)安全帶來一定的難度。同時要工作中也需要對各類文件梳理，以電子檔案的要求做好文書檔案的移交保管工作。但在實際工作，文書檔案具有分散性，不僅統(tǒng)一管理難度大，而且數(shù)據(jù)容易丟失。特別是在當(dāng)前無紙化辦公的新形勢下，更對電子文件的使用、保管及存檔提出了更高的要求。

（二）文書檔案信息化管理水平有待于進一步提高

搞好文書檔案信息化管理工作，要有一支高素質(zhì)的熟悉信息化知識技能的專業(yè)文書檔案管理隊伍。文書檔案管理工作崗位人員既要熟悉文書業(yè)務(wù)知識，又要掌握計算機操作技術(shù)、熟悉網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)維護知識、掌握信息利用與安全保密知識等。當(dāng)前，加強辦公人員信息技術(shù)培訓(xùn)，加快推進信息化工作進程，是提高文書檔案管理水平的必由之路，要抓好抓實，并抓出成效，以適應(yīng)時展需求。

（三）文書檔案管理人員素質(zhì)及資金有有待進一步加強

長期以來文書檔案在管理工作中受傳統(tǒng)思想影響較深，這也導(dǎo)致文書檔案在收集、整理、歸檔及查閱等各處環(huán)節(jié)缺乏健全的規(guī)章制度作為約束，在檔案管理一些環(huán)節(jié)工作中還采用手工操作的模式，嚴(yán)重影響了檔案工作的效率。目前文書檔案管理人員多是由辦公室人員兼任，管理人員多沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)能力不高，再加之檔案管理人員年齡普遍偏大，對新技術(shù)和新知識接受能力較差，無法有效地滿足現(xiàn)代文書檔案信息化建設(shè)的要求，由于受制于人員素質(zhì)的影響，文書檔案管理工作無法與時展要求相適應(yīng)。另外，在文書檔案信息化管理推動過程中，由于其涉及的范圍較廣，在日常工作中還需要做好設(shè)備、軟件及網(wǎng)站的日常維護工作和開發(fā)工作，這都需要大量的資金支持，但在實際工作中，不僅對文書檔案信息化建設(shè)缺乏重視，而且經(jīng)費嚴(yán)重不足，這在一定程度上制約了文書檔案信息化管理工作的步伐。

三、加強信息化條件下文書檔案管理的措施

（一）提高信息化條件下文書檔案管理的認(rèn)識

由于文書擬制工作涉及部門多，人員分散，加上一些部門和個人對文書檔案管理重視度不夠，文書檔案管理工作一直較為薄弱。在紙質(zhì)檔案和實物檔案普遍未能做到及時、全面歸檔。在電子檔案方面，有的沒有保存，有的保存的往往是最后一稿的電子文件，電子文件無法進行集中管理，很容易丟失。究其原因，主要是思想上未引起高度重視。因此必須要進一步提高信息化條件下文書檔案管理的認(rèn)識，制定科學(xué)的工作流程和工作制度，確保文書信息化管理落到實處。

（二）加強文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

由于受檔案實體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一，造成現(xiàn)在文書檔案信息管理上標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致檔案信息的傳輸、傳遞難度較大。因此，要積極構(gòu)建科學(xué)的文書檔案收集、整理、歸檔、利用的實施標(biāo)準(zhǔn)，進一步規(guī)范文書檔案信息化管理工作。并積極依托專網(wǎng)系統(tǒng)建立文書檔案管理信息化平臺，加大文書檔案信息化建設(shè)投入，推進文書檔案管理信息化建設(shè)進程，進一步打牢文書檔案管理基礎(chǔ)。

（三）加大文書檔案信息化建設(shè)力度

在當(dāng)前文書檔案信息化建設(shè)過程中，要以現(xiàn)代化辦公自動化系統(tǒng)作為依托，并對其功能進行擴展，利用文書處理、文件管理及檔案管理三個模塊來將文書檔案管理工作流程涵蓋其中，并能夠?qū)κ瘴陌l(fā)文進行預(yù)歸檔，對著錄的文件和案卷進行整理，對歸檔的檔案進行重新編目，做好文書檔案的輔助管理工作，這不僅有利于文書檔案信息化管理質(zhì)量的提升，而且對推進文書檔案信息化建設(shè)工作也具有極其重要的意義。

四、結(jié)束語

篇（8）

隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人群的逐步增加及通過網(wǎng)絡(luò)獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會管理與社會服務(wù)功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務(wù)，更為便利的、系統(tǒng)的為社會發(fā)展提供便利，在這一過程中相關(guān)的檔案管理部門及工作人員應(yīng)拋棄傳統(tǒng)的檔案實體管理模式，發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合的檔案管理模式，在發(fā)展信息化檔案管理的過程中要注意對各系統(tǒng)檔案資料的整合，通過以各級綜合檔案館為主，各類內(nèi)部檔案管理機構(gòu)為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統(tǒng)、不同行業(yè)。本文主要圍繞在信息化社會背景下深入研究檔案信息化管理改革的內(nèi)涵，探明社會信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進我國檔案管理工作及檔案事業(yè)的發(fā)展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務(wù)的效率及服務(wù)質(zhì)量。

一、社會信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革的含義

1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統(tǒng)的檔案信息管理是檔案歸屬于當(dāng)?shù)厮跈n案館或相關(guān)檔案管理機構(gòu)內(nèi)，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會的作用，另外也很難為群眾服務(wù)。根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，我國縣級以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級機構(gòu)的檔案和有代表性的二、三級機構(gòu)的檔案，這就造成很多的二級、三級檔案無法進館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，以數(shù)字化的傳播手段，結(jié)合檔案館、系統(tǒng)內(nèi)、企業(yè)、社會等多方的檔案信息資源，以數(shù)字檔案館為信息平臺，使該平臺成為檔案信息的匯集，從而為社會、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務(wù)。

2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計算機、網(wǎng)絡(luò)、存儲器等軟硬件設(shè)備構(gòu)成的數(shù)理化檔案管理實現(xiàn)檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統(tǒng)的實物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級、各部門、各單位的檔案管理機構(gòu)應(yīng)在履行傳統(tǒng)的檔案管理工作的基礎(chǔ)上，利用便利的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建信息平臺、信息交流平臺，豐富網(wǎng)絡(luò)檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數(shù)據(jù)庫，拓寬服務(wù)渠道，滿足公眾對檔案信息的需求，同時要注意確保檔案管理系統(tǒng)的安全性。

二、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革的原因

（一）適應(yīng)社會信息化發(fā)展的需求

進入新世紀(jì)以來伴隨我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國大力建設(shè)網(wǎng)絡(luò)及通信等基礎(chǔ)設(shè)施，目前我國網(wǎng)絡(luò)普及率達(dá)到50.3%，過半數(shù)中國人已經(jīng)接入互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，移動網(wǎng)絡(luò)的速度也在提高，截至2015年12月，手機網(wǎng)民中通過手機無線上網(wǎng)的比例高達(dá)90%。因此公眾通過網(wǎng)絡(luò)所獲得信息的方式將成為一種新的生活方式和生活習(xí)慣。

（二）擴大檔案信息利用范圍的需要

傳統(tǒng)的檔案信息查詢只能是查詢者到檔案所在的檔案館或相關(guān)資料管理部門查詢，在實際的應(yīng)用中檔案的需求者可能與檔案所在館距離非常遠(yuǎn)，因此不能給檔案需求者提供便利的查詢、利用條件，檔案利用范圍非常有限。信息化背景下檔案管理改革就是要通過信息技術(shù)手段不斷實現(xiàn)檔案信息的便利化、數(shù)字化，同時檔案資料在進行數(shù)字化、信息化的過程中，同樣要遵守檔案資料保存的保密制度，在數(shù)字信息平臺所公布的檔案信息一定是在保證檔案信息資料安全的前提下進行的，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)將分散在各個檔案館、各地、各部門、各單位的檔案信息匯集到專門的檔案信息查詢平臺上，便于公眾查詢、使用。

（三）便于檔案資料信息的整合

如何將分散在各地、各部門的檔案信息整合到一起，各檔案部門首先要進行的就是檔案信息的數(shù)字化、信息化建設(shè)，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)的過程中首先就是要保證檔案信息的安全性，同時規(guī)范檔案資料的分類、效益等。在進行檔案資料數(shù)字化、信息化的過程中不能一味的追求速度，應(yīng)在保證資料信息的真實性的前提下逐步將檔案資料信息化、數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案信息在檔案室保管階段檔案的信息是按照問題集中，移交檔案館后按照全卷宗整理，不同部門、機構(gòu)的檔案管理部門按照自己的管理方式進行檔案管理，從而造成各個部門之間的檔案信息的不流通性。信息化檔案管理模式要求各級、各檔案管理部門在符合保密和開放的前提下，根據(jù)社會及公眾的需要采用以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等形式對各級、各部門的內(nèi)部檔案管理機構(gòu)的檔案信息進行整合，做到對檔案信息的相對集中管理、查詢，從而為社會、公眾提供便利的檔案信息查詢工作。

三、社會信息化背景下傳統(tǒng)檔案檔案管理改革的原則

（一）信息技術(shù)應(yīng)用與檔案資料資源整合相協(xié)調(diào)

在信息技術(shù)背景下，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將各個檔案館的檔案資料進行信息整合，這樣不僅有利于各類信息的分類統(tǒng)一管理，也有利于加強各檔案館及管理機構(gòu)之間的聯(lián)系，建立相關(guān)的查詢平臺，便于公眾查詢。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息間傳遞的速度越來越快、傳遞時間越來越短，在此背景下國家檔案館、省檔案館或相關(guān)檔案管理部門應(yīng)首先對目前各自的檔案保管情況的相關(guān)信息進行相互交流，并對如何構(gòu)建合理的資源平臺進行探討，對各自的檔案信息化平臺進行統(tǒng)一的規(guī)劃建設(shè)，并使各系統(tǒng)平臺之間能夠順暢的進行信息交流，最終達(dá)到以點帶面，逐漸形成一個檔案館群，形成一個互利共贏的公眾服務(wù)機構(gòu)。

（二）擇優(yōu)分類與循序漸進并重

在對檔案信息信息化、數(shù)字化的分類過程中，檔案信息的分類應(yīng)按照保密程度、公眾需求程度、社會反響等方面進行有針對性的分類，對于公眾與社會需求較大的檔案信息資料，應(yīng)優(yōu)先對這部分資料進行信息化、數(shù)字化分類，便于公眾查詢利用。另外，在進行數(shù)字化信息化分類的過程中，檔案管理部門也應(yīng)該對所有檔案資料進行預(yù)測，對將來一段時間可能需求量較大的檔案信息進行優(yōu)先分類。在檔案資料信息化的過程中要明確紙質(zhì)檔案的信息類型，由于檔案都是原始數(shù)據(jù)或信息的最真實憑證，在提供利用時要保障其完整性和真實性。

（三）區(qū)分緩急與先易后難兼顧

檔案數(shù)字化最大的優(yōu)點之一就是查詢電子版的檔案資料信息可以有效保護原版檔案資料，通過查閱電子檔案減少對原版資料的查閱次數(shù)，從而減少人為的對檔案原件的損害。因此在進行數(shù)字化檔案的初期，就應(yīng)該先對珍貴的資料進行數(shù)字化。對于原來就是數(shù)字化的檔案資料，在經(jīng)過前期的整理、歸檔鑒定、保管等步驟后，符合保密制度便于向公眾開放的數(shù)字化信息資料可通過網(wǎng)絡(luò)上傳到相應(yīng)的查詢平臺供用戶查詢、使用。而對于紙質(zhì)、膠片、聲像等檔案就需要先進性數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在轉(zhuǎn)換的過程中就需要各級根據(jù)檔案信息轉(zhuǎn)換的難易程度分別進行上傳，對于較為容易上傳的資料，應(yīng)優(yōu)先上傳。對于不同類別的檔案資料要根據(jù)其類別逐步實現(xiàn)數(shù)字化、信息化。

四、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略

（一）正確運用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，可以有效地促進各檔案管理部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展

就目前來看，各級部門、各系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理部門分別屬于不同的系統(tǒng)、部門，對檔案資料的管理有著不同的管理方式及特點，在工作中正確、靈活地運用相關(guān)法律法規(guī)可以有效的協(xié)調(diào)各部門、系統(tǒng)間的檔案交流工作，并可以及時調(diào)節(jié)他們之間的矛盾。不斷健全與完善法律、法規(guī)是信息化背景下檔案管理改革的的重要保障。

（二）制定統(tǒng)一的檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

在檔案資料數(shù)字化、信息化的發(fā)展初期，難免會出現(xiàn)諸多的問題，究其根源就是大家在數(shù)字化、信息化建設(shè)的過程中沒有統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，目前已經(jīng)建成使用的檔案網(wǎng)站中竟然有將近30%的網(wǎng)站無鏈接。因此，制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是目前檔案信息化工作的重中之重。目前各級檔案管理部門就檔案管理也制定了相關(guān)的規(guī)章制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，但制定的各類制度與標(biāo)準(zhǔn)都是其系統(tǒng)內(nèi)自己的標(biāo)準(zhǔn)，就執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)來看，各檔案管理部門的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)之間還存在著很大的矛盾，如果這種情況還繼續(xù)存在，檔案數(shù)字化信息的統(tǒng)一管理就無從談起了。因此，制定統(tǒng)一的、規(guī)范的管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不僅有利于檔案資料的管理，更有利于促進各部門、單位間檔案資料的有效共享利用，從而最終提高檔案的利用效率。

（三）逐步構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺

數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺包含高速的網(wǎng)絡(luò)傳輸功能、健全的安全保障體系、先進的軟硬件設(shè)施等，利用各網(wǎng)絡(luò)站點的信息互聯(lián)技術(shù)將各個站點的檔案信息資料進行匯總，以國家檔案館和地方綜合為整合主體將各部門、單位內(nèi)的檔案資料進行匯總，用戶即可以通過該平臺進行信息查詢、信息瀏覽、信息下載等。

（四）提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案管理工作者的工作提出了新的要求，他們不但要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識外，還要熟練掌握一定的電腦操作技術(shù)、信息管理技術(shù)等相關(guān)信息化知識。如在對電子文件進行資料管理的過程中就需要檔案管理工作者掌握數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)知識等，在進行信息化檔案管理的工作中需要檔案管理工作者不斷地提升自身的信息應(yīng)用技術(shù)技能，利用信息化技術(shù)提升檔案管理水平。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案作為社會信息資源的重要組成部門，必然要融入到數(shù)字化新媒體當(dāng)中，檔案目前也以多種載體形式呈現(xiàn)在大眾的面前，無線傳輸技術(shù)、快速掃描技術(shù)對檔案網(wǎng)絡(luò)管理也提供了極大的便利。因此，檔案工作者在工作的過程中要不斷地加強學(xué)習(xí)，不斷地提高自身的信息化素質(zhì)，在工作中要敢于創(chuàng)新，敢于嘗試新鮮事物，敢于突破自己，只有這樣，檔案管理工作者才能更好地提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地做好自己的本職工作。信息化背景下的檔案管理改革勢必會經(jīng)歷一個漫長發(fā)展的完善過程，在這一過程中不僅需要國家相關(guān)部門對檔案管理工作的重視與幫助，也需要檔案管理部門自身在改革與發(fā)展中充分認(rèn)識信息化檔案管理改革的必要性，積極推動檔案工作的信息化建設(shè)。

作者:許長春 單位:山東省體育訓(xùn)練結(jié)算中心

參考文獻：

[1]張銳.檔案信息資源管理社會化建設(shè)模式,作用績效與措施對策[J].山西檔案2007．

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一、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)勢

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，人們越來越重視信息技術(shù)的運用。信息技術(shù)的應(yīng)用給傳統(tǒng)的文書檔案管理工作帶來了很多的便利，與傳統(tǒng)的管理工作比較，信息技術(shù)的應(yīng)用顯然更具有很多優(yōu)勢。

1.完整性

信息化技術(shù)因為便捷智能，所以能夠?qū)ξ募蜋n案統(tǒng)一進行管理。另外，因為信息技術(shù)具有很強的記憶性，所有檔案的修改都會存有記錄，從而保證了文書檔案管理工作的完整性。

2.提高工作效率

傳統(tǒng)事業(yè)單位文書檔案管理都是依靠人工完成的，這種人工管理方法花費的時間比較多，并且效率也比較低，顯然不能夠適應(yīng)如今時代的變化。在如今的信息化背景下開展文書檔案管理工作，不僅減少了人工數(shù)量，因為自動化的管理還減少了時間，提高了管理工作的效率。

3.方便交流和資源共享

只要檔案整理好了，就可以隨時拿來在如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運用。傳統(tǒng)的單位文書檔案管理工作因為管理有局限，所以當(dāng)需要檔案資料運用時查找十分的不方便，從而不能實現(xiàn)資源共享。新時期檔案綜合管理系統(tǒng)很好地解決了這一問題，因為系統(tǒng)對所有檔案資料進行了整合，在查找相關(guān)檔案時也十分方便，方便了交流和資源的共享。

二、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

1.對于信息化管理認(rèn)識不足

在事業(yè)單位檔案管理工作中，文書檔案管理占據(jù)了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技術(shù)來管理文書檔案，是文書檔案管理工作的重要手段。但是，目前很多事業(yè)單位對信息化的檔案管理工作認(rèn)識不足。造成這個原因大多是因為管理者的管理理念過于陳舊，還依賴于傳統(tǒng)的人工管理，很多管理者沒有正確分析傳統(tǒng)管理工作存在的弊端。所以，依然使用傳統(tǒng)的管理模式進行文書管理工作，這極大地拉低了文書管理工作的效率。由于管理者對信息化管理工作認(rèn)識不足，所以對信息化管理工作不重視，阻礙了信息化管理檔案工作的發(fā)展進程。

2.管理人員信息素養(yǎng)比較低

雖然目前事業(yè)單位的文書檔案管理部門都配備了計算機等設(shè)備，但是因為管理人員信息素養(yǎng)比較低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因為很多管理人員受到了傳統(tǒng)觀念的影響，對信息設(shè)備了解不足，導(dǎo)致在使用設(shè)備時存在許多的問題。特別是在將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子文檔時，很多管理人員覺得比較困難，導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率不高。

3.數(shù)字化文書檔案保密性低

在處理電子文書檔案的過程中，因為電子文本資料的管理形式比較不固定，所以電子文書檔案的保密工作存在一定的風(fēng)險。同時，電子檔案很容易遭受黑客的入侵，造成檔案的損失或者更換，從而不能保證檔案的安全、正確性。但是如果為了保證電子文書檔案的安全性，不將檔案共享出來，又會直接影響文書檔案的利用率。

三、信息化背景下事業(yè)單位加強文書檔案管理工作的策略

文書檔案管理工作對社會和國家來說都是十分重要的，它是一個社會性和服務(wù)性比較強的工作。文書檔案管理工作是檔案管理工作中的重要一項，因此，如何在信息化背景下加強文書檔案管理工作是當(dāng)前的重要問題。要想在信息化背景下加強文書檔案管理工作，需要從這幾點開始入手。

1.創(chuàng)新管理理念

事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作，首先要創(chuàng)新管理理念。文書檔案信息化管理工作是根據(jù)時代的變化而進行的，因此，事業(yè)單位必須跟上時代的步伐，針對信息化管理創(chuàng)新管理理念。首先，應(yīng)該對文書檔案管理進行正確的認(rèn)識，此外，還應(yīng)該深刻認(rèn)識到信息化管理給文書管理工作帶來的變化，這樣才能意識到信息化管理對文書管理的重要性。其次，事業(yè)單位應(yīng)該加大對文書檔案信息化管理的資金投入，確保信息設(shè)備的充足，從而為文書檔案信息化管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

2.制定科學(xué)的管理制度

因為事業(yè)單位的自身性質(zhì)，導(dǎo)致文書檔案管理工作方面與企業(yè)文書檔案管理工作相比存在很大的差距。因此，針對這種情況，事業(yè)單位對文書檔案管理工作必須制定科學(xué)的管理制度。只有制定了科學(xué)的管理制度，管理人員在工作中才會規(guī)范地遵守制度，提高工作效率。此外，對文書檔案管理工作的安全性問題也應(yīng)該引起重視，減少安全風(fēng)險。

3.提高管理人員的綜合素質(zhì)

篇（10）

關(guān)鍵詞： 信息化背景；勘察設(shè)計單位；檔案管理工作

Key words： informationization background；survey and design units；archives management

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）13-0154-02

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作者簡介：梁江華（1969-），男，山東寧陽人，本科學(xué)歷，從事黨務(wù)人事行政后勤管理工作，研究方向為檔案管理。

0 引言

隨著近些年來我國工程的發(fā)展，勘察設(shè)計單位也得到了長足的發(fā)展，作為勘察設(shè)計單位工作的重要組成部分——檔案管理工作有著重要的作用，勘察設(shè)計單位的檔案內(nèi)容包括科技檔案以及人事檔案兩部分，科技檔案是勘察單位在勘測、規(guī)劃、設(shè)計等活動過程中形成的需要歸檔保存的圖表、聲像、圖紙、文字以及計算性形式保存的科技材料，科技檔案是勘察設(shè)計單位的歷史記錄，是珍貴的知識資源和信息資源，科技檔案是勘察設(shè)計單位發(fā)展的重要依據(jù)，在規(guī)劃設(shè)計以及生產(chǎn)建設(shè)過程中都有著重要的作用。人事檔案則是人事管理活動中形成，用以記錄和反應(yīng)人才品德和經(jīng)歷的表現(xiàn)，用以考察的資料和文件，是勘察設(shè)計單位人才的學(xué)歷、個人經(jīng)歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、思想品德、獎勵處罰以及工作狀況的原始記錄。目前，我國的大多數(shù)的工程勘察設(shè)計單位已經(jīng)開始適應(yīng)社會主義改革的體制要求逐漸開始由事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?yōu)榭萍夹推髽I(yè)，在改革完成后，勘察設(shè)計單位的工作也設(shè)計著員工的安置、所有者權(quán)益處理以及債務(wù)處理等各種問題，這就導(dǎo)致勘察設(shè)計單位的檔案管理工作也發(fā)生了一些變化，加上信息化環(huán)境的發(fā)展，檔案管理工作也面臨著巨大的變革，如何在信息化背景下做好勘察設(shè)計單位的檔案管理工作已經(jīng)成為相關(guān)管理人員研究的熱點問題。

1 信息化環(huán)境對檔案管理工作的影響

1.1 檔案的經(jīng)濟化 隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，勘察設(shè)計單位的工作模式發(fā)生了較大的改變，這也在一定程度上改變了傳統(tǒng)檔案管理的理念和模式，與傳統(tǒng)檔案管理最大的不同之處在于，信息化環(huán)境下的檔案管理工作已經(jīng)不再與單位的發(fā)展向脫離，而是成為勘察設(shè)計經(jīng)營經(jīng)營管理的重要組成部分，檔案成為具有具有經(jīng)濟學(xué)意義的重要資源。近些年來，勘察設(shè)計單位對檔案的利用程度越來越高，也只有充分的利用其各類檔案，才能掌握設(shè)備、工程、項目、人才管理的具體情況，確定相關(guān)的革新方向，有目標(biāo)的制定技術(shù)創(chuàng)新目標(biāo)。

1.2 檔案的專業(yè)化 在市場經(jīng)濟社會之中，信息的流通速度十分迅速，這就促使勘察設(shè)計單位的檔案信息管理工作朝著專業(yè)化和規(guī)范化的趨勢發(fā)展，檔案是在長期的經(jīng)營和管理活動中形成的，內(nèi)容繁多、種類繁雜，在信息化環(huán)境下，各個地區(qū)的勘察設(shè)計單位已經(jīng)基本普及了計算機，這就為檔案管理工作提供了較好的平臺，檔案管理工作逐漸走向?qū)I(yè)化發(fā)展階段。

1.3 檔案的數(shù)字化 隨著計算機的廣泛應(yīng)用以及信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的理念，檔案管理也由傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)階段的數(shù)字檔案管理，檔案的數(shù)字化也使得檔案管理工作的重心逐漸的由實體轉(zhuǎn)移至信息。早在2005年，國家檔案局就頒布了《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息建設(shè)的意見》，《意見》中明確指出，企業(yè)應(yīng)該將檔案的信息化建設(shè)列入未來發(fā)展的規(guī)劃中，實現(xiàn)企業(yè)信息化的同步進行，在《意見》提出之后，我國各個勘察設(shè)計單位也積極的貫徹這一理念，檔案數(shù)字化的雛形基本形成。

2 信息化環(huán)境下檔案管理工作存在的問題

由于我國大部分勘察設(shè)計單位尚處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵性階段，因此，在信息化環(huán)境中檔案管理工作也出現(xiàn)了各種各樣的不足，部分部門只注重眼前工作，沒有對本部門的資料進行長遠(yuǎn)和系統(tǒng)的收集，也沒有向檔案管理部門進行移交，這就導(dǎo)致很多電子檔案處于分散、無序的管理狀態(tài)，難以實現(xiàn)電子檔案的科學(xué)化利用。加上部分檔案工作人員的管理觀念仍然處于“重管理、輕應(yīng)用”的思想觀念上，導(dǎo)致檔案的內(nèi)容和數(shù)量雖然得以改善，但是實際的利用率卻很小，沒有發(fā)揮出檔案的真正作用，因此，必須對勘察設(shè)計單位的檔案管理工作進行創(chuàng)新。

3 信息化環(huán)境下提高勘察設(shè)計單位檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理人員的專業(yè)水平 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平在很大程度上影響著勘察設(shè)計單位檔案管理工作的質(zhì)量，檔案的管理歸根到底是人對于檔案的管理，檔案的收集工作、整理工作以及歸類工作都需要人來完成，勘察設(shè)計單位的檔案包括人事檔案和科技檔案，與人事檔案相比較，科技檔案的專業(yè)性很強，很多內(nèi)容都有專業(yè)綜合的特性，且檔案的來源較多，不僅有電子版，也有很多的紙質(zhì)資料，這就要求檔案工作人員必須具有相關(guān)的勘察設(shè)計知識以及扎實的檔案管理知識。因此，勘察設(shè)計單位要嚴(yán)格檔案工作人員的準(zhǔn)入制度，篩查一些專業(yè)知識過硬、服務(wù)意識優(yōu)良的復(fù)合型人才。對于現(xiàn)有的檔案工作人員，單位也要定期組織培訓(xùn)，為他們多創(chuàng)造一些進修條件，保證現(xiàn)有的工作人員可以掌握相關(guān)的計算機知識、文秘知識、勘察設(shè)計知識以及檔案學(xué)知識，可以高質(zhì)量的完成各項檔案管理工作。

3.2 全面落實現(xiàn)代化管理方法

3.2.1 保證管理機制的順暢性 管理機制的順暢性是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，因此，各個勘察設(shè)計單位必須嚴(yán)格的按照《檔案法》以及《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息建設(shè)的意見》，保證相關(guān)的條款和制度可以順利的實施，為此，在單位內(nèi)部必須建立完善的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將責(zé)任落實到人，保證檔案管理部門與其他部門工作的協(xié)調(diào)性。

3.2.2 使用現(xiàn)代化管理設(shè)備 檔案設(shè)備的現(xiàn)代化是促進檔案管理工作現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒有完善的設(shè)備，再好的制度、再專業(yè)的管理人員也是“巧婦難為無米之炊”。隨著信息化環(huán)境的發(fā)展以及電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，檔案保管工作也必須要緊貼時代步伐。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，對于檔案的保護主要局限于檔案庫房、檔案設(shè)備的防曬、防塵、防雨、防輻射的保護上，隨著信息化環(huán)境的推進，在現(xiàn)階段的檔案管理工作中出現(xiàn)了聲像檔案、機讀檔案、電子檔案等新型的檔案類型，新型檔案與傳統(tǒng)檔案相比，新型檔案的利用方式、形成介質(zhì)、存儲方式都有著較大的不同，因此，必須根據(jù)新型檔案的特點完善現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，全面推進檔案管理工作的信息化。

3.3 推進檔案的信息化，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng) 檔案信息化是信息技術(shù)在檔案管理工作內(nèi)的創(chuàng)新性實踐，可以保證各類檔案資源通過系統(tǒng)加工可以實現(xiàn)資源的合理配置，進而實現(xiàn)信息資源的共享。

4 結(jié)語

檔案是勘察設(shè)計單位資產(chǎn)的重要組成部分，屬于典型的無形資產(chǎn)，在勘察設(shè)計單位的轉(zhuǎn)型時期，檔案已經(jīng)成為單位內(nèi)部核心競爭力的重要體現(xiàn)，信息化環(huán)境的發(fā)展為檔案管理工作帶來了良好的發(fā)展契機，促使檔案朝著專業(yè)化、數(shù)字化以及經(jīng)濟化的方向發(fā)展，但是，在實際的操作過程中，由于各種因素的影響，勘察單位檔案信息化進程還不難滿足社會經(jīng)濟的發(fā)展，因此，提高檔案管理的水平，是我們現(xiàn)階段下必須要解決的一個重要問題，為此，必須從管理制度、設(shè)備改革、人員培養(yǎng)等各個方面入手，分析檔案的特點，有針對性的制定措施，全面提高檔案信息化水平。

參考文獻：