序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案文獻管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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客觀上，長期以來我國檔案文獻遺產保護十分重視保護技術的開發，形成了以技術研發為主導的基本特征，卻忽視了如何組織實施技術的研究。當代文獻遺產保護及其研究工作也暴露出一些缺陷，諸如對文獻遺產的結構與分布研究不夠、對保護基礎工作的重視不夠、部門各自為政、部門間保護工作失衡、專指性保護法律缺位、專門性教育匱乏、技術研究項目重復、科研機構設置不合理等。這些方面都或多或少地影響到檔案文獻遺產保護技術推進的成效。如何科學地認識檔案文獻保護技術推進過程中組織管理的地位和作用，并在實踐過程中通過組織管理的優化使得檔案文獻遺產保護技術推進的成效最大化，這是一個需要深入研究的問題。

1.對組織管理在檔案文獻遺產保護技術推進中作用的正確理解

“組織”含有多種含義：是社會實體；有明確的目標；有精心設計的結構和協調的活動系統；與外部環境相聯系。管理是存在于社會中的一種目標責任活動過程，它以人為中心，以決策為基礎，通過計劃、組織、領導、控制等手段協調組織活動中的各項關系和工作，以期達到預期的目標。可見，組織與管理的含義是不同的。組織管理，相對于檔案文獻保護的技術層面而言，是影響技術推進的各種因素的總稱，是檔案文獻遺產技術性保護以外的各種因素的統稱。以檔案文獻遺產保護標準為例，不論是國際標準還是國家標準、行業標準，它們本身并不是技術，但直接影響檔案文獻遺產保護技術的實施，故將其歸納到組織管理層面。

《保護世界文化與自然遺產公約》第4條規定，遺產保護需要各國竭盡全力，最大限度地利用本國資源，必要時利用所能獲得的國際援助和合作，特別是財政、藝術、科學及技術方面的援助和合作。這體現了聯合國教科文組織保護遺產的總體思路和基本框架是技術層面與組織管理層面的有機結合。國家文物局單霽翔局長指出，要用十七大精神推動當前的文物保護工作，一是要積極結合文化遺產保護實際開展調査研究，著力思考研究各項工作面臨的新情況新矛盾，以科學發展觀為指導，研討新思路新舉措，力爭取得一批富有成效的調研成果。二是要抓住文物保護法修訂頒布五周年的時機，大力開展宣傳貫徹文物保護法活動。三是要推進第三次全國文物普査工作。目前各地都積極啟動普查工作，但是工作進度還不平衡。調査研究是推動文物保護工作的基礎，而法律宣傳、組織以及人財物的保障，都是文物保護技術房面之外的部分，歸屬于文物保護的組織管理層面。

可見，保護遺產并非只是“技術“一枝獨秀，需要百花齊放，多方合作。在檔案文獻遺產保護過程中，技術的應用是硬性的，技術應用過程中的組織管理是軟性的。只有硬性和軟性的有機結合，即技術的應用及其組織管理緊密結合起來，檔案文獻遺產保護技術推進才會產生成效。也就是說，在檔案文獻遺產保護技術推進的過程中，技術性保護的優先使用具有必然性，而樹立以技術為主、多方兼顧的基本思想，才能取得檔案文獻遺產保護技術推進成效的最大化。

2.組織管理在檔案文獻遺產保護技術推進中的作用從定量的方面進行研究

為了定量分析組織管理各個因素在檔案文獻遺產保護技術推進中的作用，有必要對影響檔案文獻遺產保護的因素進行剖析。

因素是構成事物本質的成分，決定事物成敗的原因或條件。在檔案文獻保護漫長的發展歷程中，必然存在各種復雜的因素影響著檔案文獻遺產保護的成效。按照視角的不同，這些影響因素既有社會方面的，也有機構方面和個人方面的；既有行政管理方面的，也有業務工作方面的；還可以分為人、財、物方面的，物質的、能量的和信息的，國內和國外的，保護系統內部的和外部的等。對這些因素進行深入分析，有助于全面地考察與檔案文獻遺產保護技術推進相關的各種因素，從中發現組織管理所起的作用。

一般認為，影響保護檔案文獻成效的因素可以分為外因和內因兩個方面。內因方面，與之相關的因素包括管理機構、業務機構、科研機構、教育機構、保護法律法規建設、保護物質條件與經費投人等。內因是事物變化發展的內在根據，事物存在的基礎，是一事物區別于他事物的內在本質，是事物運動的源泉和動力，它規定著事物運動和發展的基本趨勢，直關檔案文獻保護的效果。外因方面，檔案文獻保護系統與外界有著密切的相互聯系。相互聯系的實質是系統各要素之間以及系統與環境之間發生著廣泛的物質、能量和信息交換。這些外界因素不僅包括宗教、政治體制、經濟實力和技術條件等社會環境因素，也包含人為因素，畢竟不同的人具有不同的遺產保護意識和行為。因此，社會保護意識的強弱、

相關法律法規是否健全、遺產保護信息傳播通暢與否、經費保障是否得力等都直接決定著檔案文獻遺產保護的發展步伐，影響著檔案文獻遺產保護的未來。由此可見，不少因素直接或間接地影響和制約著檔案文獻遺產保護的水平和速度。其中，組織管理方面的因素是不可忽視的重要方面。因此，在實施檔案文獻遺產保護技術過程中，需要加強組織管理方面的工作。

3.組織管理與檔案文獻遺產保護技術推進之間的定量關系

用層次分析法進行過量化研究。層次分析法由美國著名運籌學家薩蒂創建，是對問題所涉及的因素進行分類，然后構成一個各因素之間相互連接的層次結構圖。因此，對于因素的分析與判斷是層次分析法的重要步驟之一，也是其基本要求和邏輯起點。

在實際應用方面，層次分析法是"在對復雜的決策問題的本質、影響因素及其內在關系等進行深人分析的基礎上，利用較少的定量信息使決策的思維過程數學化，從而為多目標、多準則或無結構特性的復雜決策問題提供簡便的決策方法。正是由于能夠將復雜問題中各種因素通過劃分成相互聯系的有序層次并使之條理化，它不僅在旅游資源評價方面有突出的應用，而且被廣泛地應用于經濟管理規劃、能源開發利用與資源分析、城市產業規劃、人才預測、交通運輸、水資源分析利用等多個方面。應用層次分析法時，需要將各種有關因素分為目標、準則和措施三個層次。其中，目標是檔案文獻遺產保護希望達到的目的；準則是衡量目標能否實現的標準；措施是實行目標的方案、方法、手段等。

參考文獻

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【引言】事業機構檔案信息管控研究引言

【第一章】事業單位檔案信息管理概述

【第二章】我國事業單位檔案信息安全現狀

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這是由私人檔案管理的特殊性和管理現狀決定的。具體而言,有如下幾方面意義:

1.檔案行政指導的積極性可彌補私人檔案管理中的法律缺憾隨著所有制的多元化,《檔案法》也以法律條文的形式將檔案所有權的多元化確定下來。部分私人檔案作為法定檔案的一個部分,其管理在檔案法規中也有所規定。但是相對于復雜的且處于動態形成與流轉的私人檔案現狀而言,相關法規仍有待建設,諸如私人檔案的法定含義及法律責任、相關的制度建設與權益保護等問題。但是法律法規的制定是個嚴肅慎重的過程,其完善也有待時日,在法學界就有“立法文件永遠落后于社會生活”一說。而在私人檔案管理中存在法律空白和法律低效地帶的情況下,檔案行政指導體現了積極行政的精神,可以及時靈活地予以調整,彌補法律手段的不足。此外,它也可使檔案行政管理部門在私人檔案管理的實際操作過程中發現問題,探索經驗,從而為法規的制定與完善提供有益的實踐依據。

2.檔案行政指導的非強制性體現了私人檔案管理中的權益保障檔案行政指導多采用如示范、引導、敦促、建議等柔性的非強制性形式,行政相對人有自主抉擇的權力。有時雖然已有可以做出行政命令行為的情況如強制代管等,可先以檔案行政指導的方式進行調整,如予以告誡等,這比刻板地徑行采用強制性措施的效果可能會更好。這樣也有利于私人檔案所有者的權益保護,從而排除抵觸情緒,消除摩擦和沖突,取得私人和私人組織的自覺合作。而且很多私人檔案所有者缺乏相應的檔案管理知識與保管條件,也需要一定的指導。基于此,甚至可以發展一種增進雙方溝通與合作的良好行政關系,這對于雙方都有積極的意義。特別是行政領域也逐漸關注人文精神,開始從命令到服務行政觀念的轉變。檔案行政指導以其民主性、柔和性較大程度地代表了服務與合作、信任與溝通這一行政領域新的人文精神,這點對于強化人本管理的私人檔案管理也有著重要意義,從而真正實現對人的尊重與激勵。

3.檔案行政指導的靈活性符合私人檔案管理中的效能原則檔案行政指導有多種方法,如會議與文獻指導、咨詢與示范指導、集中與個別指導等,還有各種方式如通知、建議、勸告、鼓勵等,操作程序簡便,能及時靈活處置相關檔案事務,不直接產生法律后果,可以避免因行政責任而引起的法律糾紛與行政訴訟,實現了行政成本的節省。而且私人檔案管理涉及因素復雜,管理難度大,行政指導的靈活性優勢在這方面顯露無遺,從而實現有效靈活的調控,將微觀管理引到一個健康有序的發展軌道上來,這在某種意義上也就達到了私人檔案宏觀管理的目的,實現了行政效率的提高。

二、檔案行政指導在私人檔案管理中的具體運用

從上述檔案行政指導對私人檔案管理的意義可以看出,它在私人檔案管理中是大有可為之地的。它從作用上又可以分為規制性指導、授益性指導和調整性指導三類。規制性指導是指為了維護和增進公共利益,對違反檔案法規的行為加以規范和制約的指導。授益性指導是指以幫助和促進相對人自身利益和檔案工作的發展而進行的指導。調整性指導是調整相互對立的當事人之間利益關系的指導。這三類指導形式在私人檔案管理的不同方面有各自側重和結合的地方。它們在私人檔案管理中的運用具體體現在以下幾方面:

1.對私人檔案微觀管理的指導這包括對私人檔案的形成、整理、保管、流轉等各方面。在形成方面,應有意識地引導、勸告、說服一些私人或私人組織加強對所形成檔案的重視,其中尤其要克服私人或私人組織中存在的短期行為,以免造成有價值檔案的流失;在整理方面,應針對私人檔案形式多樣、不規范現象突出的情況進行建議、引導與示范,可制發相關規范和標準以供參考;在保管方面,可借鑒國外經驗開展建議幫助制度,向私人檔案所有者包括私人、私人組織提出技術或經濟上的意見、建議和幫助,如澳大利亞就規定公共檔案館長可以以書面通知的形式對他認為必須保存的檔案提出安全保管的意見。此外,由于私人檔案意識的增強,我國私人檔案館有增多的趨勢,對私人檔案館的指導也應成為檔案行政管理部門的一個工作方面。如芬蘭、意大利就以法律的形式做出以下規定“根據私人檔案館向研究界的開放情況,由國家提供財政幫助用以保護這些私人檔案。”①;在流轉方面,可通過建議、勸告、協商、鼓勵、表彰等方式確認相關的權利與義務,消除私人檔案所有者的顧慮,促使其向國家檔案館捐贈、寄存、代管、出售私人檔案,并通過規勸、告誡、勸阻等方式避免私人檔案的非法買賣與流動。

2.對私人檔案申報登記的指導私人檔案管理中應考慮逐步建立檔案的申報登記制度,這可以確保法定檔案的完整與安全,這也是對其保管、流轉等方面進行針對性監控的重要條件。國外諸多國家包括發達國家與發展中國家,如法國、意大利、斯里蘭卡、黎巴嫩等都規定了私人檔案的申報登記制度。我國目前已有一些地方將屬于非國家所有的“對國家和社會有保存價值的”檔案,也即部分私人檔案列入了檔案行政管理部門的監管范圍,要求依法予以登記。如《上海市檔案條例》就有相關規定,它通過有關部門提供信息,通知保管屬于重點收集和保管的檔案的法人、其他組織或者個人,自接到通知之日起六十日內向檔案行政管理部門登記,檔案行政管理部門接受登記后,應當將登記認定情況通知相關的檔案館和檔案保管者。在這一過程中尤其要充分利用行政指導的勸告、建議、鼓勵、告誡等方式引導所有者依法登記,在登記前及時將登記手續通知檔案所有者,并可考慮對經過登記的檔案,國家可提供相關的代管、咨詢等服務,確保相關權益,從而以一定的利益誘導來激勵所有者對這一制度的切實執行。

3.對檔案館接受寄存、捐贈、出售私人檔案的指導《檔案法》賦予了國家檔案館在私人檔案流向中的優勢地位,因而對檔案館的檔案行政指導成為私人檔案管理中不可或缺的一環。具體可在兩方面發揮作用:一是可對檔案館接受寄存、捐贈、征集、購買、復制、利用私人檔案等方面的檔案事務,進行政策法規、方式方法的指導;二是可以發揮檔案行政指導的協調規范作用,就當事雙方的利益問題進行協商,諸如私人檔案價值的判定及所有者的各種權益保護包括所有權、利用權、隱私權、知識產權等。這也可以應用到對檔案中介機構相關業務的指導方面,如私人檔案的寄存、代管等。

4.對下級檔案行政管理部門進行私人檔案管理時的指導檔案行政管理部門實行的是分級管理,上級檔案行政部門對下級檔案行政部門開展關于私人檔案的管理活動時,也需要進行必要的指導。這主要是對涉及私人檔案管理的各項職能工作的指導,如對下級檔案行政部門和人員在私人檔案的組織協調、調查研究、監督和指導等方面進行指導,明確指導、監督的對象、依據與方法,以確保相關的檔案行政行為符合法治原則。此外,還可通過總結經驗、進行培訓、召開會議、典型示范等方式,提高檔案行政人員在私人檔案這一涉及私人利益眾多的復雜管理領域的業務能力。

三、在私人檔案管理中實施檔案行政指導應注意的問題

檔案行政指導盡管在私人檔案管理中具有應用面廣,運用及時靈活等優勢,但作為一種行政權力同樣是不能濫用的,必須遵循一定的原則和要求,以確保其實施的有效性。也惟其如此,檔案行政指導才能發揮其真正的作用和意義。具體需要注意以下幾方面問題:

1.要完善檔案行政指導相關制度目前主要應考慮完善三方面制度:一是檔案行政信息、告示制度。這方面可考慮將檔案行政指導所依據的政策法規公開化,強化信息服務功能,并將指導的相關程序、內容、規范、標準等科學化、條文化,這也可實現相對人的監督。如2000年成都市檔案局就與市工商局聯合印發了《成都市私營(民營)企業檔案管理暫行辦法》,內容涵蓋了相關管理體制與職責、文件材料的歸檔與要求、檔案的管理與開發利用等方面。此外,還可考慮在召開檔案工作相關會議時邀請私人和私人組織參加,這也更符合民主自愿原則。二是檔案行政協調制度,通過與其他部門的配合來增強指導力度。如安徽省蕪湖市就建立了市非國有企業檔案工作聯席會議制度,成員由工商局、工商聯和檔案局組成。三是行政獎勵制度。檔案行政指導本身就要求有一定的利益誘導機制為前提。在私人檔案管理過程中,也要充分利用獎勵表彰(包括精神上和物質上的雙重獎勵)對人的激勵作用。《檔案法》及實施辦法就將向國家檔案館捐贈重要或珍貴檔案作為一種獎勵條件。此外,還可以通過對私人檔案工作進行如目標考評、職稱評定等來調動相對人的積極性。

2.檔案行政指導要有針對性,注重指導實效這是形成私人檔案管理工作良性互動局面的保證。而且用指導的實例作為示范,更容易收到指導實效。主要有兩方面要求:一是在指導對象的選擇方面,要求建立在充分的調查研究之上,有的放矢地進行,具體可考慮實行分類指導和重點指導。二是在指導方式方法的選擇方面。管理不僅是一門科學也是一門藝術,行政指導也是如此。由于私人檔案牽涉更多的是私人利益,而私人利益很多時候并不是主動與公共利益相一致的,實施中更要講求方式方法,而檔案行政指導本身靈活的方式方法也提供了多種選擇。超級秘書網

3.將行政指導與檔案執法監督結合起來運用由于兩者的實施主體相同,都是檔案行政管理部門,可謂是“政出一門”,而且實際工作中很多時候也是配合進行的。因而兩者的結合運用不僅是可行的,也是必要的。通過檔案行政指導可發現私人檔案中存在的與檔案法規相違背的問題,并先以行政指導的非強制性方式加以調整,再執行剛性的執法監督檢查,共同達到行政目標。同時也可以通過行政執法監督發現實際中需要檔案行政指導行為介入的各個方面,從而推動檔案行政指導的進行,此外,在這一過程中還可以實現對檔案行政指導的監督,防止將檔案行政指導異化為行政命令、行政處罰的情形。而這與強調國家對私人檔案適度干預的原則也是一致的。

4.注意行政成本效益原則相當長一段時間以來,在檔案工作實施達標升級的過程中,檔案行政部門對有關單位進行指導時,過于具體以至陷入瑣碎的事務中,影響了宏觀管理的進行。這對開展私人檔案管理中的檔案行政指導時也應當引以為戒,應逐漸弱化微觀管理,強化宏觀管理。要改革檔案行政指導模式,適當將事務性指導如私人檔案微觀管理中整理、鑒定、保管等方面的技術性事務外包給社會,交給檔案中介組織來做,從而實現行政效率的提高與行政成本的降低,而這也更符合政府“小機構、大社會”的行政改革方向。

參考文獻:

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中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，只有秉承系統、科學、規范原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。

二、提升文書處理規范性，優化檔案管理

良好的文書處理需要依據規范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用于細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規范工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現了各個工作環節的緊密聯系、互相滲透、有效制約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規范處理，只有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，并在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。

三、科學制發公文，優化文書處理

公文是檔案形成的基礎，其制發科學性對于自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此制發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視制發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關系，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經過幾次修改的文稿均應全面收納，良好保存。對于字號的編制，應依據文件形式進行統籌編制，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編制字號虛位。對于主題詞內涵的解析應體現準確規范性，即應依據詞表規定進行選擇，對于特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文制發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編制。作為正文內容的有效補充并提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位于正文后進行附件題目及順序的標注，體現公文制發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。

四、人性化實施歸檔立卷，契合現代化檔案管理目標

現代化檔案管理目標要求，對于相似公文不應重復歸檔立卷，同時應實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現檔案信息的廣泛利用價值、令其發揮優質應用效果，體現立卷管理的規范整體性，便于工作人員的個性化檢索應用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應基于自身發展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學把握以我為核心的實踐工作原則，有效區別各類資料與文件，注重內容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準各類高度相似的資料與文件。同時應確保卷宗處理的一致完整性，應依據鐵通公司發展特征、經營業務類別、經濟發展形勢明確主次，樹立人性化管理目標，將不應歸檔文件合理篩除，并注重預防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學實現現代化檔案管理目標。

五、引入現代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應科學引入現代化文書檔案管理手段，借助網絡系統平臺、計算機、信息化管理技術，創建文書檔案優質管理體系，實現前文后檔單次錄入、廣泛應用的科學目標。應借助計算機系統、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現文件檔案的快速、穩定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯系、性質同樣的工作做一體化連接，實現數據共享與高效轉儲。再者，可引入多媒體實踐技術，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規范錄入、細化標引、綜合統計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術含量的文書檔案工作，發揮核心服務價值。

六、結語

總之，基于文書處理、檔案管理科學重要性，互相作用影響特征，我們只有依據鐵通公司經營業務特征，開展規范性文書處理、科學制發公文、實施人性化歸檔立卷、引入現代化檔案管理手段，才能優化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優質的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續健康發展提供優質保障。

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文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，是檔案存在的基礎與重要的資源發生地，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。而現代化的文書檔案管理工作，是提升加強檔案管理的質量和水平意義重大。

一、文書檔案管理的特點

1． 文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體( 主要是紙質或實質) 記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中。這個階段管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上; 同時，非常強調資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產生作用。

2．與文書檔案直接產生聯系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎; 檔案主要來自于文書。文書部門把本單位活動中形成的、具有保存價值的文件材料經過整理立卷，定期向檔案部門歸檔。文書檔案的質量，如文件的格式、書寫材料的質量、能否收集齊全并及時進行歸檔等，對檔案的質量和檔案工作都有重大的影響。

3．文書檔案內容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級部門印發的各類正式“紅頭文件”，各類民主選舉的選民登記和選票，單位簽訂的各種合同、協議、責任書照片、錄音、錄像，以及各種電子檔案等等這就形成了文書檔案載體的多樣性。

二、文書檔案現代化管理的三個原則

1 保密原則

保密是文書檔案管理、使用的最基本的原則。這一點在使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦擴散，可能影響到本單位正當利益，在對外開放使用，特別是對國外、境外的開放使用時，一定要按照嚴格的審批制度和程序進行。從事文書檔案管理工作的人員，頭腦中要始終繃緊保密這根弦，不能有絲毫的馬虎。

2 開放原則

在強調保密原則的同時，也要堅持開放的原則。文書檔案管理的根本目的是提供使用，發揮作用。要根據形勢的變化和發展，及時提出有關文書檔案解密的建議，可以解密的就要及時解密。對一些實際工作中急需的、涉及密級又不高、保密時間要求比較短的檔案，更要及時解密，積極提供利用。目前，要著重糾正那種不分主次、輕重，凡是進了我的門，一律都是重要機密的認識。不能守著大批價值連城的豐富資料，只當一個保管員，而要積極主動創造條件，挖掘對實際工作有利用價值的文書資料，為需要者提供有效的服務。

3 服務原則

在新的形勢下，文書檔案管理部門要努力改變"權力機關"的作風，去除"衙門"習氣，堅持"服務"的原則。在提供服務中，提倡熱情、主動、積極、方便的態度，簡化相關的審批手續。我們應解放思想，打破在文書檔案利用上的一些傳統禁忌，文書檔案為實際工作服務就能走出更加廣闊的路子。

三、現代文書檔案管理中存在的問題

1．文書工作與檔案工作銜接方面存在問題。文書工作與檔案工作既有聯系又有區別，既有統一又有分工。在現實工作中，文書工作和檔案工作應相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現了許多脫節之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規范現象。如: 用紙不達標，裝訂不規范; 版記不全，附件不規范; 文種使用不當，辦理程序不規范; 原稿不齊全，編號不規范，等等。

2．人員偏少，并兼顧其他工作。一些單位的辦公室里只有2 ～ 3 名工作人員，缺乏專職檔案員。于是，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負責辦公室的收發文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真偽不分明、收集合力不強勁等方面的問題。另外，一些檔案員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現象。正是因為檔案員的素質參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

3．領導對檔案管理重視不夠，存在片面的認識。檔案工作在單位辦公室眾多職能當中的地位不高。在一些領導的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經濟效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時候能夠提供參考就行。

4．各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。單位的歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料，而一些部門為了自己工作的便利，不愿意將一些需要歸檔的文件資料交給檔案員統一保管。一些責任心較強的檔案員由于得不到有關職能部門的配合支

持，在做好檔案工作時常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協，時間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。

四．文書檔案科學管理的對策與要求

1.領導的高度重視。領導要充分認識到文書檔案在企業的經營和生產中的重要作用，并在全體職工中大力宣傳，以增強全員的檔案意識，在公司上下形成齊抓共管的局面，把文書檔案工作作為提高公司整體管理水平的一個重要途徑。在具體工作中，領導要經常督促指導、及時解決文書檔案工作中的困難和問題，為搞好文書檔案工作創造必要的條件。

2．必須牢固樹立檔案質量意識。對文書檔案從產生、收集、整理、保存到利用的每一個環節都要進行不同程度的參與，確保每一個環節不出紕漏。一份文書檔案是由許多部門、許多人在不同的時間、地點共同完成的。因此，要樹立"我直接面對的就是利用者"的觀念，為下一個環節提供高質量的"半成品"，這樣，整個文書檔案質量就會有可靠的保證。另外，對整個文書檔案的形成和利用要有整體意識，明白自己負責的某一環節工作質量的好壞，直接關系到整體的質量。要努力做好文書檔案管理工作。提供文書檔案質量的好壞，往往事關全局工作能否繼續，這也是全局工作不可缺少的一部分。文書檔案全面質量管理要求與檔案形成過程有關的工作人員，包括領導、擬稿人、校對人員、印刷人員、檔案人員等密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立"檔案質量，人人有責"的觀念。

3.要不斷提高檔案人員的政治思想素質。良好的政治思想和業務素質是搞好各項工作的基礎。絕大部分的文書檔案與公司的根本利益、員工的切身利益息息相關。這就要求管理人員要具有強烈的政治意識。在日常業務活動中，每處理一件文書檔案，都要站在政治的高度來對待，把政治考慮放在第一位，在整理、保存、利用的每一個環節上首先確保文書檔案的安全。

4.加強主動意識。即在現代新形勢下，文書檔案管理人員要樹立主動服務的觀念。一是開展編研工作。文書檔案中蘊藏著豐富的有用信息，特別是一些年代久遠、受當時歷史條件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始檔案不易發現有效信息的情況下，就需要管理部門對其進行編研，形成方便利用、準確、簡明的信息資料。二是打開大門，主動上網，積極熱情提供服務。對一些可以公開的資料，要積極利用現代化的計算機網絡系統，主動上網，讓"死材料"變為"活信息"，提高利用率。

5.運用科學的手段。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理手段來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。如：統一制定文件格式。對文件選用、文號編發、標題制作、發文范圍、正文提煉、標題字形、附件、主題詞標示、印發科室等一一作了詳細規定，嚴格執行。對上級單位來文和資料，在登記辦理、傳閱、立卷、歸檔、保密上做到環環緊扣，手續齊全。三是目錄編號、檢索系統的建立要科學。除了建立案卷目錄、專題目錄、計算機等檢索體系外，還要逐步完善計算機、光盤等高科技檢索工具。盡早地進入網絡信息系統，通過上網，擴大信息來源，聯系更多的信息內容，通過各種渠道，豐富文書檔案管理經驗。

結束語

總而言之，文書檔案實行全面現代化管理，有利于實現文書檔案管理的規范化、標準化。并加強檔案管理質量，使企業切實發揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平，充分揮檔案的功能，真正實現其應有的價值。

參考文獻

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[2]羅文妍. 做好文書檔案管理工作之我見[J].黑龍江生態工程職業學院學報2011,24(3):79-80.

篇（6）

檔案工作要順應潮流發展，造就出一批一專多能復合型人才，堅持不斷更新，勇于探索，學習新知識，掌握新技能，是適應現代化檔案管理工作的需要。

首先，要正確認識檔案的地位和價值。

檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發和建設好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態檔案信息，搞好信息資源的開發和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數據片中（包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網。信息化檔案，一方面擔負信息資源的建設重任，另一方面要為網上信息服務。檔案的網絡化、數字化、自動化，是檔案管理進入高層次的表現形式。檔案自動化經過網絡化改造，打通信息與外界進出口通道，增加計算機存儲與處理的力度。

增強經濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發利用。檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。所以，以開發、利用檔案信息為突破口，開展有償服務，既有利于社會進步，又有利于自身的發展。從開發利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現檔案的價值，盡快地把檔案信息轉化為生產力。

加速觀念更新步伐。高新技術推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，還要有堅實的檔案理論基礎，掌握多專業、多學科的科學知識，有嚴謹的科學態度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風，也要有創新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。

其次，大力開發檔案信息資源。

知識經濟時代到來，社會對檔案信息的利用需要量與日俱增，要求檔案管理工作必須實現信息化管理，就是將信息工作引入檔案管理工作中去，充分利用高新技術手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴散和利用，這是時代賦予檔案工作的重要內容。

利用科學手段，快速獲取檔案信息。隨著檔案信息量的劇增和電子文獻等新載體的大量出現，人們需要采取先進技術，實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理，應用計算機，引入多媒體技術，使檔案信息存儲方式發生深刻變革，即傳統的紙質載體的檔案管理可以進行全文、全圖、全聲的光盤儲存，實現細微保存及全屏幕自動檢索，打破傳統檔案利用時空限制，為實現資源共享及遠程傳遞。檔案信息的快速獲取，有賴于選用一套先進的、符合國情的、標準統一的應用軟件，用來完成檔案的綜合管理，并在此基礎上繼續擴展，延續開發，使系統在較長的時間內保持其先進性和穩定性，提高檔案管理的現代化水平。

盡快介入電子文獻的收集和管理。電子文獻的特性：（1）依賴性和不可識別性；（2）技術更新快，壽命短，體積小；（3）載體穩定性；（4）載體形式多樣性；（5）信息易控制、可變性與易丟性；（6）信息共享性與無原件概念；（7）動態與虛擬文件特征。由于電子文獻的上述特點，傳統的保存和管理文件方法不再有效。應建立電子信息管理系統，從它的產生之初就開始業務監督，以確保信息的持久性。此外，還要有一套鑒定、跟蹤、檢索、接受、保管的具體辦法和規章制度，同時還應對現有的檔案保存部分或全部文件進行保存，以免檔案流失。

再次，強化對檔案的信息管理。

建立集成系統，豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量。增強綜合開發功能，全方位、多角度、多層次地收集檔案信息，實行一體化管理，形成檔案信息管理網絡，以保證檔案的完整。

注重檔案信息的質量，努力使各門類檔案齊全，結構合理，完整精煉，為開發檔案信息資源打好質量基礎。

篇（7）

二、以制度建設促進社會保險業務檔案的設施建設

成都市根據《規定》的要求，結合社會保險業務檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業務檔案設備設施的投入，為業務檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業務檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數縣（市、區）社保經辦機構檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準，能夠容納近期應接收的社會保險業務檔案。其中，龍泉驛區人社局建立了檔案管理中心，集中統一管理社會保險業務檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設置了檔案整理等業務用房。在檔案設備設施配置上，各社保經辦機構均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防盜門窗等設備設施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備。這些設備和設施，從物質上確保了社會保險業務檔案的安全保管和有效利用。

三、以制度建設促進社會保險業務檔案的業務建設

為提升社會保險業務檔案管理的專業化水平，成都市本著對歷史負責，為現實服務的宗旨，按照《規定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業務檔案工作規范化建設的有關要求，市人社局和市檔案局聯合印發了《成都市〈社會保險業務檔案管理規定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經辦機構通過建立社會保險業務檔案收集、整理、保管、保密、統計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業務檔案管理業務建設工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經辦機構定期對各種門類、載體檔案和相關資料進行收集，確保各種業務檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統一制定了社會保險業務檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導，嚴把業務檔案整理質量關。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經辦機構對各門類、載體業務檔案材料進行集中統一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業務檔案存放位置的指引標識清楚。同時，各社保經辦機構檔案管理人員還須定期對業務檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規范、安全管理。

四、以制度建設促進社會保險業務檔案的利用服務

為方便群眾查閱利用社會保險業務檔案，成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，修訂完善了社會保險業務檔案查閱利用制度。目前，全市社保經辦機構已全部使用統一的文檔一體化管理系統對社會保險業務檔案進行管理，都建立了業務檔案目錄數據庫，編制了規范的業務檔案檢索工具，實現了快速、準確查閱業務檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業務網上經辦系統，參保單位和個人不僅可以在網上辦理參保登記、信息變更、網銀繳費等業務，還可以查詢社保信息、歷年繳費標準、業務辦理情況等。

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【引言】：計劃生育檔案信息數字化是計算機大量應用于計劃生育管理的必然結果，計劃生育工作需要查閱和建立工作地區范圍內所有人員檔案和戶籍檔案，計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。

1、 計劃生育檔案數字化、網絡化存在的問題

1.1數字化、輔助管理方面存在的問題。現階段計算機管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎上，這種管理模式的主要特點始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內容。發生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉化成數字化的檔案信息。

1.2計劃生育檔案網絡化建設中存在的問題

1.2.1 缺乏統一的管理機構。大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統一機構的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經過相關的檔案知識培訓，檔案收集意識比較淡薄。

1.2.2標準化水平低。計劃生育檔案管理標準化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。大多數的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節，容易導致工作失誤，并存在一些檔案的數量、材料等方面的問題責任不明、界限不清的嚴重問題。

1.2.3數據庫建設滯后。數據庫建設的滯后也是阻礙計劃生育檔案網絡化建設的因素之一。雖然經過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規模大小不等的檔案數據庫，但沒有開發單獨的計算機或相關的檔案管理軟件進行管理計生人事檔案。在查閱相關人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了n案工作的工作效率。

1.2.4經費保障率低。目前，經費問題仍是影響計劃生育進行檔案網絡化發展的最大屏障。有些相關單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經費比較少，人事檔案管理硬件設施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設施，用來建立起點較高的檔案館網絡。

2、計劃生育檔案管理創新

隨著我國改革開放的不斷深入，計劃生育檔案管理的改革與創新也在不斷進行。計劃生育檔案管理創新對于解決人口問題的現狀起著很好的規劃和管理作用。以下從幾個方面出發，對計劃生育檔案管理創新進行了分析。

2.1加強對計劃生育檔案管理創新重要性的理解

計劃生育檔案管理人員應當注重理解計劃生育檔案文件管理的重要性，與此同時應當加強檔案管理的力度，并對檔案信息資源共享的重要性進行理解。從而最終實現計劃生育檔案管理技術的創新。計劃生育檔案管理工作對于宣傳我國計劃生育政策有著很大的影響，通過定期對計劃生育檔案管理工作人員進行宣傳可以有效的使工作人員對計劃生育檔案管理工作有更深入和更全面的認識。

2.2對計劃生育檔案進行規范化管理

計劃生育檔案管理人員應當對工作計劃進行規范化管理，并建立相應的管理系統，從而使計劃生育檔案管理工作具有更好的權威性。為了提高檔案管理的規范化水平，檔案管理人員應當對新技術和新設備進行了了解和研究，并對設備系統進行定期維護，從而對計劃生育檔案資源進行合理利用，并通過規范化管理使得計劃生育檔案管理工作真實性不斷提高，同時使計劃生育檔案規范化管理方案更具合理性，最終提高計劃生育的信息管理水平。

2.3提高計劃生育檔案管理的人才水平和設備水平

對計劃生育管理人才的專業培訓應當在定期舉辦的基礎上，不斷對計劃生育檔案管理工作人員的工作方法進行改革，從而加強檔案管理人員的專業技能和處理問題的能力。除此之外，國家應當改進計劃生育檔案管理的硬件設備水平。隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展，計算機技術和網絡技術的應用對于改進計劃生育檔案管理工作的工作效率并建立相應的檔案管理系統起著極其重要的作用。同時軟件技術的發展也為計劃生育檔案管理工作提供了更好的檢索系統和信息存儲工具。

3、建立現代化計劃生育檔案管理的方法

3.1 數據管理先進化。通過網絡化手段將分散的計算機相互連接起來，使其以不同的功能職責進行分類，實現既分散又統一的系統處理方式，最終實現整體的應用合并。

3.2 效率的工作方式。隨著人口的不斷增長，檔案信息量也在逐漸增加，應該通過計算機管理，將信息資料以重要性、價值、使用程度等情況不同進行統一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分為以下方面：首先針對開放性的檔案和使用幾率較大的檔案進行優先處理，以此來提高檔案管理的工作效率；另外檔案管理過程中也可以根據案卷類型不同，通過檔案的中心內容和潛在特征將其著錄，不但可以減少著錄和錄入的條目，而且更加節約時間、人力、物力和財力，大大提高工作效率。

3.3 不斷提高工作人員專業素質。在計生檔案管理過程中，工作人員的整體素質和職業技能直接影響到工作質量。計生檔案管理人員應該不斷學習和掌握專業的檔案管理知識，在提高工作效率的基礎上追求高質量，對計生檔案進行科學化的管理。現代化的計生檔案管理要求工作人員具備扎實的計算機技術，可以熟練地使用計算機進行信息數據的錄入、數據庫的維護和管理、網絡管理能力等。

3.4要求工作人員具有認真的工作態度。計劃生育政策需要長時間的發展，因此其檔案管理也需要持續性和細致性，從對材料的收集、整理、歸檔和保存使用，每一個內容都需要認真仔細的工作態度，在其中任何一個環節發生錯誤都會引起連鎖反應，對計生檔案管理工作帶來不便。

結語

計劃生育檔案管理創新及檔案管理現代化不僅有助于計劃生育檔案管理規劃的改良和革新，并對我國計劃生育工作的有序開展起到了很大的幫助作用，同時對計劃生育檔案管理工作中存在的問題進行合理的解決，從而促進了計劃生育檔案管理工作的發展和創新。實現檔案信息資源的合理分配，最終提高計劃生育檔案管理的實用價值和檔案管理的工作效率。

篇（9）

中圖分類號： TU198 文獻標識碼： A

前言

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、安裝、監理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分。工程檔案資料，是傳承人類文明的重要載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄。對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。

一、建設工程與檔案管理關系

1建設工程檔案是建設工程的有機組成部分

一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。也就是說，在工程開工建設前，已經有大量的文件材料形成了。如果把這個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立的，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產生與具體施工進程也是不能割離的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用過程中，應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施過程中還有監督記錄和檢測記錄，出現了問題還有調整指令和變更說明等等。

2建設工程檔案是建設工程質量的直接反映

建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、品質和安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格定義，即：建設工程質量是指工程滿足業主需要，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合。它包括：適應性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價有感受性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對建設工程質量的評價就不在是以工程現場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標量化統計分析為手段，進行綜合測評了。實際上，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為重要依據全面評價工程質量。

二、建設工程檔案管理中存在的問題

1工作職責劃分不明確，工作中容易出現相互推諉現象

工程檔案管理是一個系統化的工作，要求條理清晰，分工明確，各司其職，各負其責。由于城建檔案管理人員編制不全或專業分工等方面的原因，導致各級城建檔案管理部門在管理城建檔案時出現分工不明確，職責不清的現象。出現了問題互相推諉，誰也不承擔責任。有些檔案管理人員業務不熟悉，沒有認真地系統地學習和掌握城建檔案管理工作所需要的專業知識和技能。城建檔案管理是一個專業性很強的工作，它既需要管理人員懂得工程建設方面的知識，還要懂得檔案管理方面的知識，二者兼備，缺一不可。我們的檔案管理人員應該加強學習，掌握好系統的城建檔案管理知識，認真履行自己的職責，開展好各方面的工作。而管理者應按工作流程，按每個人所掌握的專業知識和特長來進行合理分工，理清職責。做到既分工明確，又互相配合 ，做好分工與協同的統籌。

2施工單位檔案管理人員專業素質參差不齊

施工單位的檔案管理人員是負責收集工程檔案資料的一線人員。他們工作的質量，會直接影響到工程檔案的管理水平。但施工單位人員流動大，工作職責分工不明確，有的單位檔案管理人員身兼數職，施工單位對工程檔案資料的管理工作不夠重視等導致諸多問題。這就要求城建檔案管理人員加強對施工單位的管理，制定合理的法律法規對施工單位進行約束，同時要求施工單位檔案員、資料員要做到持證上崗。對于施工單位而言，檔案資料管理人員具備與崗位相應的資格資歷或者在上崗前必須經過系統的城建檔案管理方面專業知識的學習和培訓，通過考核合格后方能持證上崗。

3工程檔案資料收集不全

工程項目要進行全生命周期管理，即從可行性研究、工程設計、設備選型、采購、安裝、運營、維護到最后報廢的全過程。工程檔案資料收集整理工作始終貫穿這一過程，做到記錄真實，齊全。經驗表明，工程前期的資料、監理資料和施工資料收集不完整、不齊全的現象普遍存在。尤其是前期資料，立項之初，人員不到位，資料遺失現象比較嚴重。監理和施工階段相對較好，但缺失也時有發生。目前，我國城建檔案管理機構對工程檔案管理法規多止于工程竣工，對于工程后期的運營維護基本沒有相關政策法規，因此工程后期檔案資料管理只停留在運營單位層面，運營維護單位根據所需自行決定檔案資料的去留。某些城建檔案管理人員在工作中也會出現重視施工資料的收集，輕視工程準備階段文件資料和監理資料收集的現象。

這些容易缺失的資料包括：

（1）工程準備文件，例如工程征地文件、工程的招投標文件、工程的項目建議書等

（2）工程設計文件，尤其是初設文件，包括初設和擴大初步設計、批準概算書等。

（3）工程施工文，如開工批復，質量監督報告，竣工驗收報告等。

（4）監理文件，有的監理月報、季報缺失等。

（5）運營維護檔案資料：小型技術改造升級資料、設備維護資料等。

工程檔案資料收集是貯存工程信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統一管理的基本手段；是檔案管理其他業務環節的基礎，必須從各個環節加強這一基礎且重要的工作。

4工程檔案整理不規范

工程檔案整理工作就是要把零散的和需要條理化的資料進行分類、組合、排列和編目，使之系統化、有序化。工程檔案整理的質量直接關系到檔案的利用，在檔案管理環節中具有重要意義。在實際工作中，整理不規范現象時有發生。如文件材料編目不規范，不按專業進行組卷，排列順序不正確，次序混亂等。要解決這些問題就要求檔案管理專業人員精心立卷，確保案卷質量，在整理過程中做到規范化、系統化、科學化。對現場資料管理人員加強業務指導監督，保證建設工程檔案材料的系統性完整性。定期組織檢查驗收，確保整理質量。

5工程檔案電子化水平極低

在我國，工程檔案管理工作至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差。沒有統一的利用平臺，檔案只會成為歷史文物。另外，工程檔案電子化技術規范工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施。還有檔案信息管理人員的素質有待提高，尤其是施工單位檔案、信息處理復合型人才就更奇缺。這些都嚴重影響工程檔案信息的共享借鑒利用。

工程管檔案信息電子化的建設和實現存在著許多問題和困難，但是檔案信息的電子化是未來檔案管理的發展方向。數字時代的大勢所趨，檔案館室不可能獨立其外。不過我們應當認識到檔案信息電子化管理的建設和發展是分階段的，其過程也是漫長的。

三、對策

1依據國家有關法律、法規，制定操作性強的地方規范性文件，嚴格執行。建立、完善自上而下的法規、規范體系,是保障建設工程檔案工作正常運行的基本條件。近年來我國加大了對建筑工程的管理力度，陸續出臺《城市建設檔案管理規定》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》，使建設工程檔案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必須出臺地方規范性文件與之配套。目前全國大部分省、市都出臺了城市建設檔案管理辦法，各市應根據國家有關法律、規定,結合本地實際，出臺具體的、操作性強的規章制度，為建設工程檔案管理提供政策保障。同時加大對城建檔案管理者和施工企業的執法和監督力度，強化職能，分清責任。建設工程檔案管理部門的城建檔案管理處,具備行政執法資格,應加強執法力度，對不按規定報送工程檔案的建設單位應依據《建設工程質量管理條例》，予以處罰，維護法律的嚴肅性。

2將建設工程檔案管理納入建設管理程序,建立并認真落實建設工程檔案責任制。為確保建設工程檔案的齊全、真實,必須將建設工程檔案整理報送納入規劃或建設施工許可程序和工程質量備案程序。建設單位在與城市建設檔案館簽訂《建設工程檔案報送責任書》后,方可辦理《規劃許可證》或《施工許可證》; 在工程竣工驗收前,必須由城市建設檔案館對該項建設工程檔案進行預驗收,檔案驗收合格,由城建檔案館發放《建設工程檔案驗收合格證》,工程質監部門憑證予以辦理工程質量備案。這一作法目前在全國許多省、市已經實行，效果較好。

建立建設工程檔案責任制，明確由建設單位對建設工程檔案負全面責任，各責任單位按照各自職責范圍對建設工程檔案承擔相應責任。督促建設單位嚴把合同關，建設單位在與各參建單位簽訂相關合同時，必須在合同中明確勘測、設計、監理、施工等單位形成并應提交的有關文件材料的內容及整理要求，確定竣工圖的編制責任及相關費用，在條款中要明確建設工程檔案的相關違約處罰。

3城建檔案管理部門要加強宣傳、督促和指導，對建設工程檔案工作實行超前控制。建設工程檔案是進行城市規劃、建設和管理的依據，是工程質量的可靠依據和真實鑒證。鑒于建設工程檔案的重要性及目前社會上對該項工作還認識不足，必須加大宣傳力度。在宣傳上可采取靈活多樣的形式，如展覽、刊物、會議、培訓等，有針對性地對建設單位、施工單位、監理單位及城市建設管理部門宣傳城市建設檔案工作，擴大影響，提高檔案意識。其次，應提高主動服務意識。作為城建檔案管理部門，必須深人基層，掌握建設工程進度，了解建設單位的需要，切實幫助建設、施工等單位解決實際問題。

4加強人員培訓,提高人員素質。由于工程建設的專業性和復雜性,檔案人員的素質直接決定了建設工程檔案質量的好壞，建立一支具有高度責任心、事業心、業務精、技術強的檔案專業隊伍至關重要。城建檔案管理部門首先要加強對建設單位、施工單位的工程檔案編制及管理人員的技術培訓，提高他們的檔案意識，重點講解建設工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設工程檔案的分類及整理方法； 其次，建設主管部門的檔案管理人員也應加強自身建設，參加上崗培訓，自覺鉆研專業業務以勝任本職工作。

5成立城建檔案服務中介機構。針對目前不少建設單位缺少檔案專業人員，無力整理、編制合格的工程檔案的現狀，建設單位可聘請城建檔案服務機構代為編制，實行有償服務； 城建檔案服務中介機構應配合城建檔案館檔案業務工作。這樣既可滿足部分建設單位的需要，又可彌補城建檔案館的經費不足。

6加強監督檢查

工程檔案的管理部門要建立并健全相關檢查機構，配置人員，組織監督、檢查工作，按程序辦事，認真負責。對在工程檔案工作上操作不規范的建設單位及其相關負責人隨時提出意見建議或批評，并要求限期改正，真切的起到監督、檢查的相關作用。要做好工程檔案的管理工作，需要工程檔案的管理部門與工程建設單位的通力協作、緊密配合、全力溝通，更需要工程建設的行政管理部門與相關部門的大力支持與幫助。各部門在工程檔案管理工作中應做到：提前介入、全程參與、確保質量、有效落實、加強培訓。只有秉承著這樣的工作原則，并將上述制定的相關措施切實執行，才能真正發揮出工程檔案管理工作所應有的價值。

7加強信息化建設，提高建設工程檔案管理效率

跟上時代的發展步伐，工程建設檔案管理要應用計算機信息管理技術。適應工程項目現代管理模式，探索檔案信息資源體系，根據建設工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行工程建設檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，使電子工程檔案的收集、保管、利用工作高效、規范、有序。建立和共享電子檔案數據庫，提高建設工程檔案管理效率。

結束語：

工程檔案管理要把工程檔案的質量視為工程質量管理同等重要來抓，搞好建設工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設工程檔案的質量，在促進企業自身現代化管理的同時，更好地為社會主義經濟和發展服務。

參考文獻

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[2] 李玉山;;論工程檔案在工程建設中的作用[J];山西建筑;2008年28期

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中圖分類號：G275.2文獻標識碼：A文章編號：

引言：

文書檔案管理作為電力企業MIS系統的重要組成部分，在企業信息化建設中起著很關鍵的作用。隨著企業辦公自動化系統的啟用，文書檔案日益成為企業文件的主導形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機及網絡技術收集、積累、整理、形成檔案，開發檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業服務。目前電力企業的文書檔案管理電子化已經得到一定的發展，但管理上還不夠規范。為此，需要在進一步實現文書檔案管理現代化的同時，加強管理的規范化工作。

1.信息社會對電力企業文書檔案管理發展提出了新的要求

20世紀末美國面對日益激烈的全球競爭形勢提出了”信息高速公路’‘建設的戰略此戰略主要是為了提高網絡的傳輸速率和寬帶。該戰略的施行收到了良好的社會經濟效益使美國的管理成本大幅度的降低、競爭力大大增強。同時許多國家紛紛效仿美國制定了相類似的信息發展工程,出現了一種爭先利用先進科學、技術來改善企業經營管理的局面。可見.信息技術的開發和進步對社會經濟發展具有重要的作用信息化這個概念已經滲透到社會經濟的各個領域信息化建設已經成為了社會的基礎設施建設。信息化意味著我們有加強一切有用信息的開發和管理的必要使信息的服務帶動作用得到有效發揮。

電力企業是知識型、技術型高度密集的企業是關系國家能源安全和國民經濟命脈的國有重要骨干企業。信息化的發展趨勢促進了有用信息的開發利用,要求企業文書檔案管理和信息化建設緊密結合。電力企業檔案是在企業的經濟活動中產生的.是企業經濟活動的真實反映對企業的現狀和發展規律研究、日常經營管理和戰略決策等都有重要的價值。信息社會對電力企業文書檔案管理發展提出了新的要求。如何有效的發揮文書檔案的作用為企業服務為社會信息管理、建設服務成為擺在信息開發和管理者面前的重要問題。當前加快信息自動化系統建設,實現文書檔案工作各個環節的計算機化是實現文書檔案工作現代化、提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。

2.實現信息化管理的原則

計算機管理在各個領域的普及使企業文書檔案實現信息化管理成為現實。計算機與網絡進入企業文書檔案管理領域，一方面，使檔案信息的處理速度大大提高、檔案資源的服務范圍擴大、檔案資源開發利用變得更加方便，另一方面，也使我們看到傳統的檔案管理模式必須進行改革，才能適應當前的信息化潮流。目前，電力企業已經將計算機引入了文書檔案的管理，通過應用該技術大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節約了時間，提高了效率。一個成功的企業文書檔案計算機管理模式，要能夠處理文書與檔案部門內部各方面的工作信息，對信息加以區別和處理，并為企業提供準確的信息利用。

2.1利用快捷

企業文書檔案應用計算機管理的目標是利用現代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為企業提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。

2.2方便實用

當前采用的計算機管理技術使得系統在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。 要簡化程序，使用方便，符合企業文書檔案的應用要求，符合檔案系統規范。 使用成熟的商品化軟件，與辦公自動化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。

2.3確保信息安全

文書檔案信息內容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規定用戶權限，文件須經加密處理。 單位檔案的網絡可以組成一個單獨的局域網與企業網連接，但必須與國際互聯網維持物理斷開形式，從而維護信息的安全。

3.電力企業文書檔案現代化管理的方法

電力企業文書檔案工作現代化管理就是應用現代科學技術特別是以電子計算機技術為楊合的信息處理技術.采用科學的文書檔案管理體制和管理方法,開發檔案信息資源提供高質量、高效率的檔案服務,其中人是最重要的因素。

3.1切實提高電力企業文書檔案管理發展意識

電力企業文書檔案工作者及分管領導必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識。一是要改變檔案工作長期無聲無息的收集整理局面.面向電力企業文書檔案和科技檔案管理工作.要積極參與.并應用相關檔案的電子計算機管理辦法和要求加強管理.’提高電子計算機管理水平為文書檔案工作的開展創造良好的企業環境,為電力企業的發展提供服務;二是要提高檔案工作人員的工作積極性把管理檔案工作的作用充分發揮出來.千方百計擴大服務領域只有這樣才能打開電力企業文書檔案工作的新局面帶動電力企業檔案事業的全面發展.

3.2加大電力企業文書檔案現代化管理的軟硬件投入

制約電力文書檔案和科技檔案現代化管理的因素有很多如資金、人才等,但起主要決定因素的是分管領導者的現代化意識管理水平。一是應投入較大的精}力關心和支持這一事業沒有資金,應想方設法創造條件投入資金;沒有設備,應千方百計配備先進設備;沒有管理人才.應積極培養、選拔高素質的專業人才把檔案現代化管理納入電力.建設、電力供應、電力管理工作計劃,列入本單位重要達標的內容進行考核。二是各基層單位領導尤其是分管檔案工作的領導要經常過問此項工作.定期聽取檔案工作匯報.了解檔案工作現狀指導檔案部門依法開展工作,幫助解決工作中實際存在的困難和問題。三是要有宏觀指導的總體思路.實現微觀動作上管理內涵和技術手段的創新。

3.3建設高素質的電力文書檔案工作者隊伍

電力企業文書檔案管理現代化對檔案管理人員的素質提出了新的要求,檔案管理人員應具有現代意識和服務思想,應掌握現代知識和技能。檔案人才是知識,管理人才。當前文書檔案現代化管理的主要內容和核心就是計算機技術的應用即檔案計算機管理。電子計算機以其高速運,算與極強的數據處理能力給電力檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。文書檔案管理工作者必須掌握現代化信息技術熟練和運用電子計算機以及現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護.勝任計算機時代的文書檔案管理工作。電力企業應強化訓練,對檔案專(兼)職工作者分層次進行基礎知識培訓及檔案專業知識培訓,培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案管理生力軍培養和選拔優秀人才,使他們不僅具有較高的業務素質,而且具有較強的開拓創新意識。只有這樣才能在實踐中建設一支政治合格、業務精通、紀律嚴明、作風過硬、服務優質的文書檔案管一理隊伍進而全面提高電力企業檔案工作的服務意識和管理水平。

3.4加快電力文書檔案管理的現代化進程