序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案的概念范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

(一)認(rèn)同電子文件虛擬屬性

1.電子文件虛擬屬性的提出

對于電子文件虛擬屬性的提出背景，丁海斌教授有如下論述：“關(guān)于電子文件的‘虛擬’屬性，國外檔案學(xué)者提出得稍早一些，具有代表性的是D?比爾曼先生，他在第十三屆國際檔案大會上發(fā)表的《虛擬檔案》一文，被中國檔案界常常提起。從現(xiàn)有資料看，國外在這一問題上爭論并不很多。這種情況與國內(nèi)圖書館界比較相似，國內(nèi)圖書館界在虛擬圖書館的提法上也較少爭論，但我國檔案界關(guān)于這一問題的爭論比較多。原因是什么呢?出現(xiàn)這種差異的原因可能有很多，主要的原因是他們在實踐上已經(jīng)比我們先行一步，在實踐中已經(jīng)完全接受了虛擬的空間形態(tài)。”

在1996年召開的第十三屆國際檔案大會上，美國(檔案與博物信息)雜志編輯D?比爾曼作的報告《虛擬檔案》，提出了與物理檔案(Physical archive)和實態(tài)檔案庫(Physical repositories of archives)相對應(yīng)的虛擬檔案(館)(VirtualArchives)的概念。虛擬和檔案這兩個詞開始越來越多得聯(lián)系在一起被人們提及。需要注意的是：D?比爾曼的報告中提到的虛擬是英文“Virtual”，其為計算機(jī)領(lǐng)域的詞匯。隨著學(xué)術(shù)界對檔案“虛擬”屬性的逐步深入得研究，“虛擬”已不再是簡單的計算機(jī)領(lǐng)域的詞匯。

2.電子文件虛擬屬性的論述

認(rèn)同電子文件虛擬屬性的代表還有劉家真教授。劉家真教授認(rèn)為：“虛擬(virtual)是指一種概念性的感覺或效應(yīng)，這是非實際的事物。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，虛擬檔案將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被人腦理解的文字、數(shù)字、圖象、圖表、符號等，顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息。”。

丁海斌教授在有關(guān)文章中對電子文件的虛擬性進(jìn)行了哲學(xué)性質(zhì)的討論，充分肯定了“虛擬”的積極意義，并提出：“檔案學(xué)界應(yīng)對電子文檔的虛擬性進(jìn)行深入研究，以迎接行將到來的檔案管理中的數(shù)字化世界。”。

雖然檔案界的學(xué)者對電子文件“虛擬”的認(rèn)識程度和表述不盡相同，但都一致認(rèn)同：電子文件“虛擬”是一種全新的概念，它符合文件與檔案的屬性，并進(jìn)一步提升了文件與檔案的境界，是檔案界學(xué)術(shù)理論與時俱進(jìn)的表現(xiàn)。

表一是認(rèn)同電子文件虛擬屬性的代表者及體現(xiàn)其觀點的論著列表。由表中可以看到，隨著近年來計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，檔案界逐漸接受了電子文件“虛擬”這一屬性。

(二)反對電子文件虛擬屬性

本世紀(jì)初期，檔案界較多的學(xué)者認(rèn)為：“虛擬”不能作為電子文件的一個屬性，因為其與檔案的物質(zhì)性和原始性相抵觸。這一觀點的代表者及其觀點主要表現(xiàn)在以下論著中：

麻新純先生指出：“電子是一種運動著的物質(zhì)，人眼雖不能直接看到它，但它確實具有物理的形態(tài)。而電子文件的形成和再現(xiàn)過程是先將聲音、圖象、數(shù)據(jù)、文字等信息轉(zhuǎn)換為電信號記錄在硬盤、軟盤和光盤上，再現(xiàn)閱讀時又將電信號轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息。這一過程是一個電子運動的過程，這個過程所形成的電子文件是實實在在的物質(zhì)形態(tài)，而非“虛態(tài)”虛擬。由此得出電子文件不是“虛擬文件”的結(jié)論，這一結(jié)論在20世紀(jì)末一經(jīng)提出就被大量得引用在檔案界關(guān)于電子文件虛擬屬性的論著中。

二、我的認(rèn)識

通過上文對兩種“對立”觀點的闡述和研究，我發(fā)現(xiàn)他們產(chǎn)生分歧的根源在于“虛擬”這一概念的混淆不清，爭論的雙方討論的對象是“虛擬”一詞的不同釋義，討論的對象不同當(dāng)然得出的結(jié)論也不盡相同。

‘持反對觀點的學(xué)者認(rèn)為“虛擬”是《辭海》中的解釋：不符合或不一定符合事實的、假設(shè)的、虛構(gòu)的。在他們看來，這樣理解下的“虛擬”與電子文件的原始性和物質(zhì)性大相徑庭，完全不可能成為電子文件的一個屬性。

持認(rèn)同觀點的學(xué)者沒有拘泥于語義學(xué)的片面的解釋，而是聯(lián)系實踐和社會的發(fā)展為“虛擬”賦予了新的含義。劉家真教授為“虛擬”下的定義是：“虛擬(Virtual)是指一種概念性的感覺或效應(yīng)，這是非實際的事物。”。丁海斌教授把“虛擬”定義為：“虛擬是人類意識及其創(chuàng)造物(外顯)的存在形態(tài)與表現(xiàn)方式、實踐方式。它是我們表現(xiàn)自己的內(nèi)心世界和自然界的一切所知所見的工具。它也是我們將意識應(yīng)用于實踐、進(jìn)行創(chuàng)造的工具。”。

下面我從“虛擬”這一概念人手，探討電子文件的虛擬屬性。

(一)虛擬的概念

變化是絕對的，不變是相對的，哲學(xué)告訴我們要以發(fā)展的眼光看問題。同樣我們應(yīng)該以發(fā)展的眼光認(rèn)識“虛擬”這一概念，不能膠柱鼓瑟。近幾年來隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，許多詞語在我們熟悉的意思之上被賦予了新的含義。例如，“山寨”這個詞，我們熟知的含義是：在山中險要處設(shè)有防守的柵欄的據(jù)點，而現(xiàn)在它被我們賦予了“仿造”的新含義。這就告訴我們，“客觀形勢發(fā)展了，主觀認(rèn)識也應(yīng)跟著發(fā)展。認(rèn)識新形勢中的新矛盾與新聯(lián)結(jié)。”。

在《辭海》中，“虛擬”的解釋是：不符合或不一定符合事實的、假設(shè)的、虛構(gòu)的。這一釋義只是虛擬的語義學(xué)解釋，更傾向于應(yīng)用在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域，例如今天我們經(jīng)常提及的“虛擬社區(qū)”、“虛擬商店”，在這里虛擬是一個抽象的概念，與真實相對。然而在我們檔案界所涉及的虛擬則與之截然不同。“虛擬，是人對世界、對象、活動、意義等的人化形式的構(gòu)建，這些人化形式主要是語言、符號、規(guī)則、數(shù)字等。”。讓我們回到上古時期，那個時候語言、文字、數(shù)字還沒有發(fā)明，人們向他人表達(dá)自己的思想(主觀意識)是困難的。這時為了表述頭腦中的思想(主觀意識)，人們假設(shè)某一特定圖形、聲音來代表頭腦中試圖表達(dá)的事物，并把這一假設(shè)規(guī)定下來成為一個范圍內(nèi)的共識，這樣被假設(shè)的圖形、聲音和要表述的主觀意識之間就形成了一對一的關(guān)系固定下來，也就形成了最初的文字和語言。打個比方來說，我們的祖先想表達(dá)“山”這個事物，他們假設(shè)用“”來表示它，并把這一假設(shè)告知一定范圍的人，這一范圍的人都應(yīng)用這一假設(shè)。這時最初的文字就產(chǎn)生了，而這樣一個“意識一假設(shè)一共識一文字(符號)”的過程就是上述“虛擬”，也正是虛擬的不同于語義學(xué)的哲學(xué)層面的含義。

從更深層次上講，“意識是人腦對外部客觀存在的反映，但這種反映不是客

觀對象直接進(jìn)入人腦，只是客觀對象在人腦中的觀念映象，因而它是虛擬的。這種虛擬不是一種單一的反映形式，而是各種反映形式的總和。這種虛擬首先是通過感覺、知覺、表象等感性的反映形式獲得對客觀現(xiàn)實的感性經(jīng)驗，然后通過概念、判斷、推理等理性的反映形式，形成思想、觀念、理論、計劃、方案等等，反映事物的本質(zhì)與規(guī)律。這種反映是能動的虛擬。”。

據(jù)此，我把“虛擬”定義為：人類意識及其外在表現(xiàn)和實現(xiàn)它們的過程。

(二)電子文件的存在形式

在論述電子文件的載體之前首先要明確電子檔案的概念。電子文件的定義有很多，本文采用的是：“以數(shù)字代碼形態(tài)存在，通過電子計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息記錄、傳輸、存儲和利用的文件。”。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范GB／T18894―2002》中電子文件的定義是：“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”其中提到的磁帶、磁盤、光盤等是電子文件的存儲載體，并非我正探尋的電子文件的存在形式。在紙質(zhì)檔案時代，文件、檔案以紙張的形式存在。那么，電子文件的存在形式是什么呢?

把電子文件和紙質(zhì)檔案作對比分析：紙質(zhì)檔案的信息載體是文字、圖形、數(shù)字等符號；電子文件的信息載體除了文字、圖形、數(shù)字等符號外還包括視頻、圖像、語音等。紙質(zhì)檔案要保存在檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面；電子文件要保存在磁帶、磁盤、光盤等里面。紙質(zhì)檔案要從檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面取出查閱時需要一定的方式―手工拆封，取出檔案；電子文件要從磁帶、磁盤、光盤等里面讀取查閱時也需要一定的方式

計算機(jī)系統(tǒng)。

在上面的比較中，存放電子文件的磁帶、磁盤、光盤等和紙質(zhì)檔案的檔案袋、檔案夾、檔案盒等對應(yīng)，那誰來和紙質(zhì)檔案的紙張對應(yīng)呢?我認(rèn)為是電子文件的數(shù)字代碼。電子文件的數(shù)字代碼能夠運載各種信息載體收集、歸檔、整理、保管，并在整個過程中和信息載體(文字、圖形、數(shù)字、視頻、圖像、語音等)不可分離，是信息載體承載信息、傳遞信息的必要介質(zhì)。

故而，我認(rèn)為電子文件的存在形式是數(shù)字代碼，磁帶、磁盤、光盤等是存放電子文件數(shù)字代碼的容器――存儲載體。

(三)電子文件之完全虛擬

篇（2）

1 引言

電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統(tǒng)檔案學(xué)的理論基礎(chǔ)與管理實踐，無論是作為一種獨立的管理領(lǐng)域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國都基本形成了比較明確的電子文件管理機(jī)制、體制，開發(fā)和制定了相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發(fā)現(xiàn)，盡管二十多年來人們對電子文件認(rèn)識不斷深化，管理內(nèi)容在不斷擴(kuò)展，但在電子文件及電子文件管理領(lǐng)域中，名詞術(shù)語普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，甚至由此引發(fā)“語言缺陷”，嚴(yán)重影響了電子文件管理理論研究、實踐發(fā)展和國際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實踐廣泛應(yīng)用的三個核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統(tǒng)，似乎都沒有一個統(tǒng)一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔(dān)并完成的國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室課題――《電子文件管理術(shù)語規(guī)范》 ，在中外有關(guān)資料的分析和有關(guān)專家的建議基礎(chǔ)上，對于這三個核心概念作一個探討，以明確其概念的內(nèi)涵，以及概念關(guān)系。

2 關(guān)于“電子文件”概念

中外關(guān)于電子文件的用語及解釋比較復(fù)雜。二十多年來，電子文件有多種稱謂，類似有“機(jī)讀文件”、“數(shù)字文件”，也有“數(shù)字文檔”、“電子文檔”、“計算機(jī)文檔”等似是而非的同類名稱。個中關(guān)系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、術(shù)語表、論著中的定義表述不一。

其中，國內(nèi)的主要類型列舉如下：

（1）電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。[1]

（2）電子文件是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的各種形式的信息記錄。[2]

（3）電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個人，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]

（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募4]

而國際組織和美、澳兩國的代表性定義列舉如下：

（1）電子文件也稱“數(shù)字文件”，它是用電子設(shè)備傳遞和維護(hù)并具備以下特征的文件：

i）結(jié)構(gòu)：電子文件和附件或其他相關(guān)文檔任何鏈接的格式。

ii）內(nèi)容：在電子文件的結(jié)構(gòu)中傳遞交易證據(jù)的信息。

iii）背景：記錄來源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關(guān)，包括創(chuàng)建者、日期、安全性和訪問、語言、處置、格式等；背景通常分布在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容中。[5]

（2）電子文件是在自動化系統(tǒng)中已被捕獲和固定以實現(xiàn)存儲和操作的數(shù)據(jù)或信息，要求使用這個系統(tǒng)呈現(xiàn)這些數(shù)據(jù)或信息能被人們所理解。[6]

（3）電子文件是用電子設(shè)備創(chuàng)建或維護(hù)的文件，包括模擬格式（另見數(shù)字文件）。[7]

（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計算機(jī)系統(tǒng)的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態(tài)。[8]

以上定義，就可以看作對于電子文件這一概念進(jìn)行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國際組織和美、澳兩國，比較強(qiáng)調(diào)電子文件本身的形式特征與技術(shù)特征。而我國有關(guān)定義，尤其是規(guī)范（包括近兩個規(guī)范的征求意見稿）中的定義表達(dá)，相對而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認(rèn)識。事實上，從我國電子文件管理體制確定之后，我國檔案部門就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關(guān)聯(lián)起來理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關(guān)系一樣。鑒于我國的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國電子文件管理的實踐進(jìn)展，尊重現(xiàn)實情況，在本文研究中，我們認(rèn)為，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術(shù)語（征求意見稿）、電子文件元數(shù)據(jù)基本集（征求意見稿），具備規(guī)范的基本要求，因而，就實際規(guī)范的制定而言，這三種定義表達(dá)，可以作為電子文件的定義基礎(chǔ)。同時，比較起來看，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強(qiáng)調(diào)的是電子文件形成的技術(shù)環(huán)境，這跟國際檔案理事會與發(fā)達(dá)國家的電子文件認(rèn)識相一致；而后兩者強(qiáng)調(diào)的是電子文件的形成主體與形成環(huán)境，這跟我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范銜接比較好。

因而，本文關(guān)于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達(dá)：

“電子文件是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，利用計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲和利用，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸?shù)母鞣N形式的信息記錄。”

這一定義的內(nèi)涵如下：

第一，電子文件的形成主體是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織或個人（“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人”、“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。

第二，電子文件是在各主體履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中形成的。

第三，揭示電子文件的技術(shù)屬性是：利用計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲和利用，并要以通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸。

第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)庫、視頻、音頻等形式的電子信息。

3 關(guān)于“電子文件管理”概念

電子文件管理，目前國內(nèi)沒有明確定義，相關(guān)國家的術(shù)語規(guī)范也沒有將其作為獨立術(shù)語，但一般術(shù)語規(guī)范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對于電子文件管理進(jìn)行解釋，比較權(quán)威的有國際ARMA協(xié)會2006年和2007對此進(jìn)行的解釋：

（1）是根據(jù)文件管理原理和方法，運用計算機(jī)設(shè)備和軟件對信息系統(tǒng)中的電子文件和非電子文件進(jìn)行的電子化管理。[9]

（2）A.文件管理原則在電子文件中的應(yīng)用。B.使用電子系統(tǒng)來應(yīng)用文件管理原則的文件管理。[10]

仔細(xì)分析一下，發(fā)現(xiàn)以上這兩種解釋都不適合我國的電子文件管理的實踐。我國電子文件管理，盡管沒有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國電子文件管理的研究者認(rèn)為，電子文件管理，首先應(yīng)該是覆蓋電子文件整個運動過程的，如同我們在理論上強(qiáng)調(diào)的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業(yè)務(wù)一樣。因而，在本文中，我們認(rèn)為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：

“電子文件管理是指對電子文件生命周期整個過程進(jìn)行有效且系統(tǒng)控制的管理活動。”

在這個定義表述中，需要突出兩點理解：

一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點作為電子文件管理的基礎(chǔ)，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個整體過程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過程”。

二是注重電子文件的全程管理的特點，即對于整個運動過程實施有效且系統(tǒng)的控制。

這個概念的定義基礎(chǔ)，有以下兩個方面：

一是基于電子文件整體運動的理解。電子文件整體運動可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續(xù)體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運動的一般規(guī)律，前者的優(yōu)勢在于理論說明簡練、跟傳統(tǒng)的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環(huán)節(jié)（電子文件運動有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環(huán)節(jié)），但難以解釋電子文件某些特殊運動現(xiàn)象；后者的優(yōu)勢在于更好地說明電子文件多因素、跨時空運動的特點，但是對于實踐部門來說，理解這種復(fù)雜和抽象的概念比較困難。

在本文中，我們認(rèn)為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個運動階段與對應(yīng)的管理系統(tǒng)EDMS、ERMS、TDR，作相對應(yīng)的層次說明，這比較適合國際電子文件管理的運動階段劃分，也適合我國的電子文件管理與檔案管理實踐。

二是基于我國電子文件管理法規(guī)文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運動劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們在此基礎(chǔ)上，加上交換、傳輸、處置三個環(huán)節(jié)。

在本文研究中，我們把電子文件管理運動階段、管理系統(tǒng)、管理需求作以下層次關(guān)系表示（見圖1）：

這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點，同時比較明確地說明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機(jī)構(gòu)、管理系統(tǒng)及功能需求。

4 關(guān)于“電子文件管理系統(tǒng)”的系列概念

電子文件管理系統(tǒng)，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關(guān)聯(lián)起來。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國電子文件管理體制與檔案管理體制同時存在，因而，我們還需要區(qū)分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進(jìn)館后的電子文件在概念運用上的不同，而之所以用不同的概念，是因為這三個階段的電子文件管理，有著不同的管理需要。可見，電子文件管理系統(tǒng)，實際是需要區(qū)分三個階段，因而，也獲得三個名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統(tǒng)”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數(shù)字倉儲”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。

由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環(huán)節(jié)，是在現(xiàn)行機(jī)關(guān)的辦公室自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統(tǒng)，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統(tǒng)，是有本質(zhì)區(qū)別的。前者在國外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國實踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運用的系統(tǒng)區(qū)分開來，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統(tǒng)，跟EDMS相對應(yīng)；而后者稱為電子文件歸檔管理系統(tǒng)，跟ERMS相對應(yīng)。

4.1 電子文件處理系統(tǒng)的釋義。鑒于與EDMS相對應(yīng)，對于電子文件處理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒國外EDMS的定義。國外EDMS的定義主要有如下幾類：

（1）用以支持創(chuàng)建、使用和維護(hù)電子文檔的自動化系統(tǒng)，其目的是提高組織的工作流程。這些系統(tǒng)不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報價值而非證據(jù)價值（如文檔可能不是文件）。[11]

（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，可以自動實現(xiàn)電子文件的起草、組織、追蹤和分發(fā)。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]

（3）使用自動化的技術(shù)、根據(jù)既定的政策和程序，恰當(dāng)?shù)胤峙洹⑹褂谩⒋鎯Αz索、保護(hù)和保留以數(shù)字格式存儲的信息的軟件應(yīng)用。[13]

在本文中，根據(jù)我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件處理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：

“機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計算機(jī)信息系統(tǒng)，注重電子文件的業(yè)務(wù)流傳、版本固定與現(xiàn)行效力，包括辦公自動化系統(tǒng)和各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這相對于國外的EDMS（Electronic Document Management System）。”

4.2 電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義。電子文件歸檔管理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國內(nèi)外ERMS有以下幾種釋義：

（1）基于局域網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)據(jù)庫而運行的計算機(jī)管理系統(tǒng)，它能夠?qū)﹄娮游募匿浫搿⑿Α徍艘约皵?shù)字化加工等流程進(jìn)行管理，可以實現(xiàn)從檔案紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。[14]

（2）為了滿足業(yè)務(wù)對電子文件管理需要而設(shè)計的系統(tǒng)，用以捕獲、保存、提供獲取業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價值的文件的功能。電子文件管理系統(tǒng)包括：檔案工作者和文件使用者；授權(quán)政策、責(zé)任分配、權(quán)力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊、用戶指南和其他用以批準(zhǔn)和頒發(fā)政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門資料和文件系統(tǒng)；軟件、硬件、其他設(shè)備、必要工具等。[15]

（3）用以管理電子文件創(chuàng)建、使用、維護(hù)和處置的自動化系統(tǒng)，其目的是提供業(yè)務(wù)活動的證據(jù)。這些系統(tǒng)維持適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)信息（元數(shù)據(jù)）和文件之間的聯(lián)系，以支持它們的證據(jù)價值。[16]

（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，不考慮載體形式如何，自動起草、組織、追蹤和分發(fā)文件的系統(tǒng)。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]

在本文中，根據(jù)我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：

“為了滿足機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對歸檔電子文件管理需要而設(shè)計的計算機(jī)信息系統(tǒng)，用以捕獲、保存、維護(hù)、提供獲取業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價值的文件的功能。這相對于國外的ERMS（Electronic Records Management System）。”

4.3 可信數(shù)字倉儲的釋義。鑒于中外都將進(jìn)館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長期有效保存與利用，是一種國際共識，因而，“可信數(shù)字倉儲”一詞，中外基本上可以統(tǒng)一起來。為此，可以對其作如此的概念解釋：

可信數(shù)字倉儲是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)，它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計并運行，具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財政支持和規(guī)范的評價機(jī)制，能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長期負(fù)責(zé)，其使命和目標(biāo)是長久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問服務(wù)，如，數(shù)字檔案館。

5 結(jié)束語

電子文件的內(nèi)涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統(tǒng)的功能要求，在我國都會因需要處理電子文件歸檔前后的關(guān)系，而有不同的觀點和聲音。這一點，跟國外相比，可能我們因此更需要共識，事實上，這也是電子文件管理術(shù)語規(guī)范注重國際接軌還是注重國情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國電子文件管理實踐的需要，也同時兼顧到國際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學(xué)者的注意，以期有更多的討論與交流。

注①：2011年12月下達(dá)由浙江省委辦公廳承擔(dān)，浙江大學(xué)、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室任守信副主任、姚思遠(yuǎn)處長，國家檔案局技術(shù)部蔡學(xué)美副主任，中國人民大學(xué)趙國俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長，蘇州大學(xué)張照余教授等專家教授的指導(dǎo)。

注②：參考中國人民大學(xué)，電子文件管理百科。“TDR 是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)， 它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計并運行， 具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財政支持和規(guī)范的評價機(jī)制， 能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長期負(fù)責(zé)， 其使命和目標(biāo)是長久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問服務(wù)。”

參考文獻(xiàn)：

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[2]國家檔案局.電子檔案管理基本術(shù)語.（征求意見稿）.

[3]國家檔案局.電子文件元數(shù)據(jù)基本集.（征求意見稿）.

[4]馮惠玲.電子文件管理教程. [M].北京：中國人民大學(xué)出版社 2001：1.

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[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.

[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.

篇（3）

（一）檔案學(xué)基礎(chǔ)理論

檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，是理論檔案學(xué)的核心，也是應(yīng)用檔案學(xué)研究的前提和基礎(chǔ)。本方向研究檔案與檔案管理（事業(yè)）中的基礎(chǔ)性、宏觀性、前沿性的理論問題，主要包括：檔案這一社會事物的內(nèi)涵、外延及檔案的價值、特點，檔案工作和檔案事業(yè)管理，檔案學(xué)科體系的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)，檔案管理基本理論等。

（二）電子文件管理

本研究方向旨在面對電子文件的出現(xiàn)在文件與檔案管理、司法認(rèn)同、技術(shù)支持方面引發(fā)的一系列前所未有的挑戰(zhàn)而開展全方位的理論探討和創(chuàng)新研究。主要研究電子文件概念、種類和特點，電子文件管理原則、模式和標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理流程、方法和技術(shù)，以及電子文件的利用等。

（三）企業(yè)檔案管理

本研究方向在研究企業(yè)經(jīng)營管理活動的基礎(chǔ)上，以企業(yè)檔案管理、科技檔案管理和知識管理為研究對象。著重探討和研究在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)檔案管理、信息管理、知識管理的原則、模式、方法與技術(shù)，并為企業(yè)提供適用的檔案管理、信息管理和知識管理解決方案。

（四）歷史檔案與史學(xué)研究

檔案學(xué)與歷史學(xué)有著十分密切的關(guān)系。本研究方向主要研究歷史檔案的種類、分布、價值及其管理理論和方法，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)的史學(xué)研究。

（五）檔案保護(hù)技術(shù)

檔案保護(hù)技術(shù)是檔案學(xué)專業(yè)的一個重要的研究方向。本方向研究的內(nèi)容主要包括：檔案載體及記錄材料結(jié)構(gòu)、成分、性質(zhì)及耐久性；環(huán)境條件對檔案載體耐久性的影響；有害生物對檔案載體耐久性的影響及防治；檔案修復(fù)技術(shù)；現(xiàn)代信息安全性研究。

那么,就一般意義講,什么是衡量檔案學(xué)熱點問題的標(biāo)準(zhǔn)呢我認(rèn)為基本的標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾種.

第一,近年來相對比較集中探討的檔案學(xué)前沿性理論和實踐問題.學(xué)術(shù)研究是有規(guī)律可循的.每門科學(xué)的建設(shè)和發(fā)展都有其自身的內(nèi)在矛盾規(guī)律.這種矛盾規(guī)律往往是通過一些前沿性的理論問題和實踐問題表現(xiàn)出來的.比如,我國進(jìn)入21世紀(jì)以后,檔案學(xué)研究的前沿性問題之一就是電子文件問題.這是因為我國的檔案工作對象發(fā)生了較大的變化,電子文件大量出現(xiàn),且因其具有許多不同于以往傳統(tǒng)形態(tài)檔案的特點,傳統(tǒng)檔案學(xué)管理理論已經(jīng)無法合理地解釋和說明這種新的檔案現(xiàn)象,更無法科學(xué)地回答它所提出的各種具有挑戰(zhàn)性的管理理論和實踐問題.正是由于理論和實踐之間的這種矛盾的存在,才引發(fā)了越來越多的人關(guān)注這方面的研究,并將大量的外國檔案學(xué)的相關(guān)成果介紹進(jìn)來,同時結(jié)合我國的國情,進(jìn)行整理,吸收,改造和發(fā)展.

第二,對新世紀(jì)檔案學(xué)術(shù)研究具有一定導(dǎo)向性與前瞻性的理論問題.

第三,具有一定公眾關(guān)注度的實踐和理論問題.

二,檔案學(xué)熱點問題舉要

(一)與電子文件管理有關(guān)的基礎(chǔ)理論問題

1.電子文件的"真實性","完整性","原始性"維護(hù)問題.兩種重要管理理論的研究——電子文件全程管理理論和文件連續(xù)體模型理論.可參見《檔案學(xué)》2003第二期,傅榮校,周林女的"電子文件管理中的熱點理論問題研究類舉".對這兩種理論,我國檔案界目前只是停留在介紹階段,深入的研究尚未開展.

2.前端控制理論.與這種理論相關(guān)的研究課題有許多.如:

(1)檔案管理的前端控制思想;

(2)檔案鑒定中的前端控制;

(3)檔案集中過程中的前端控制;

(4)檔案保護(hù)的前端控制;

(5)檔案編目的前端控制;

(6)檔案利用的前端控制;

(7)在文件生命周期中檔案工作者的干預(yù)時機(jī)的選擇;

(8)電子政務(wù)建設(shè)中文檔前端控制思想的應(yīng)用;

(9)電子文件管理與紙質(zhì)文件管理中前端控制思想的比較等.

3.來源原則問題.來源原則所強(qiáng)調(diào)的"來源共同性",在電子文件的管理過程中,受到了質(zhì)疑.有的學(xué)者認(rèn)為:"源于各種不同結(jié)構(gòu)組織體的數(shù)據(jù)的產(chǎn)生,改變了單一來源的概念.電子計算機(jī)信息系統(tǒng)已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)的界限,而來源原則和尊重全宗原則恰恰是由這個界限所決定的."特里·庫克認(rèn)為:"電子時代檔案來源的概念需要重新考慮,醞釀和定義,它不僅指文件的形成機(jī)關(guān),更包括其形成目的,形成活動,過程,處理程序和職能范圍等."檔案人員的關(guān)注點從"實體來源",轉(zhuǎn)變?yōu)?變動,臨時,甚至''''虛擬''''的機(jī)構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動為重點的概念來源."庫克的"概念來源",實際上指的是文件的形成過程及背景,即文件是誰,在什么條件下,運用哪些數(shù)據(jù),為了什么目的,采用了何種結(jié)構(gòu)形成的等方面的信息.那么在我國目前的情況下,究竟應(yīng)當(dāng)如何對待這種新的觀念,難道我們也必須以"概念來源"的新來源觀取代"機(jī)構(gòu)或?qū)嶓w"來源觀嗎

4.電子文件的特點問題.如"信息與載體可分離性"問題.劉東斌,劉偉的"電子文件具有信息與載體可分離性嗎"對人們普遍認(rèn)可的電子文件的"信息與載體可分離性"的觀點,提出質(zhì)疑.他們認(rèn)為:"這一觀點與事實大相徑庭,完全不符合事實.不僅電子文件的信息與載體不可分離,事實上與載體分離的信息根本就不會存在."

5.電子文件的元數(shù)據(jù)問題.戴維·比爾曼最早將元數(shù)據(jù)的概念引入檔案學(xué),并將文件和元數(shù)據(jù)形象地比作信函的內(nèi)容與信封,文件是元數(shù)據(jù)封裝起來的對象,元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件.元數(shù)據(jù)具有維護(hù)電子文件原始性,真實性和憑證性的作用.但是,目前人們對元數(shù)據(jù)的理解不同,主要觀點包括:

(1)元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件的背景信息和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù),是有關(guān)電子文件的技術(shù)性信息.[ICA]

(2)元數(shù)據(jù)是關(guān)于電子文件背景的描述信息.[澳大利亞]

(3)元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件和文件集合的背景及其相互關(guān)系的結(jié)構(gòu)化描述和編目數(shù)據(jù).[英國]

(4)元數(shù)據(jù)是指構(gòu)成電子文件數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù),例如格式信息,字型,字體,數(shù)據(jù)詞典,數(shù)據(jù)庫描述,邏輯和物理模型,系統(tǒng)平臺和軟件資料等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù),具有隱含性.[中國]

(5)元數(shù)據(jù)是"由電子文件系統(tǒng)自動記錄的關(guān)于文件形成時間,地點,人員,活動,文件系統(tǒng),結(jié)構(gòu)及內(nèi)容等方面的具體數(shù)據(jù)."[中國]

6.數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展問題.

7.電子政務(wù)條件下的文檔一體化管理問題.

8.電子文件的運動周期的劃分問題.

(二)檔案學(xué)傳統(tǒng)熱點——持續(xù)性和發(fā)展性的理性思考

1.文件與檔案的關(guān)系問題."轉(zhuǎn)化"關(guān)系的探討."半現(xiàn)行文件"概念的爭論.

2.檔案本質(zhì)和本質(zhì)屬性的紛爭."歷史的原始記錄"說,"保存?zhèn)洳樾?等.

3.檔案概念的拓展問題.檔案概念的外延的擴(kuò)大與縮小爭論.何嘉蓀是"擴(kuò)大外延"說的代表,主張把"收發(fā)文登記"宣布為"歸檔","把全部現(xiàn)行文件都宣布為檔案".黃存勛認(rèn)為:"可以借鑒美國等國家檔案界的意見,延伸文件的前檔案階段,以''''進(jìn)館''''作為文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志.換言之,應(yīng)該縮小檔案概念外延,僅將保存在檔案館的或已進(jìn)入永久保存階段的文件視為檔案."

4."實物檔案","口述檔案"概念之爭.

5.文件生命周期理論是否適用于我國的理論之爭.有人認(rèn)為:"該理論對我國并不適用."因為"我國沒有半現(xiàn)行文件這一概念",也沒有"文件中心".有的則認(rèn)為,該理論是現(xiàn)代檔案學(xué)發(fā)展的重要里程碑,是構(gòu)建文件與檔案學(xué)的重要理論基石,是我國檔案事業(yè)發(fā)展與變革的重要路標(biāo)與指南之一.

6.文件中心在我國建設(shè)與發(fā)展之爭論.有的認(rèn)為它的建立會增加機(jī)構(gòu)和資源浪費,而且同我國的文件與檔案管理理論不適應(yīng).有的則將它視為我國檔案機(jī)構(gòu)改革和發(fā)展的方向.有的認(rèn)為我國已經(jīng)有了比較完整的檔案室體系,根本沒有必要改掉后從新建立一套文件中心體系.有的則認(rèn)為兩者都是中間過渡性文檔管理機(jī)構(gòu),可以在不同的情況下并存.

7.文件中心的建設(shè)與模式選擇,運作方式問題.

8.電子網(wǎng)絡(luò)條件下,文件中心的發(fā)展命運問題.

9.文件運動的"回流"問題之爭.吳品才提出之后受到一些同志的挑戰(zhàn).焦點在于"文件運動是否應(yīng)與文件的實體形態(tài)聯(lián)系在一起討論".

10.檔案價值理論的爭論.主要涉及檔案價值的實質(zhì)及檔案價值概念的表述問題,特別是"勞動價值問題".

11.檔案管理體制的變革問題.

12.檔案工作原則與規(guī)則的關(guān)系問題.

13.檔案種類劃分問題.

14.虛擬利用方式與傳統(tǒng)利用方式的關(guān)系.

15.館藏建設(shè)中的"官方文化"現(xiàn)象的變革.

16.確保電子文檔信息長期的真實性,完整性和可利用性的戰(zhàn)略問題.

17.信息時代,使檔案成為可供大眾利用的,最為廣泛的信息資源的問題.

18.檔案學(xué)理論和實踐的關(guān)系.理論是高于實踐還是實踐高于理論的問題始終在我們的檔案學(xué)研究中困擾著我們.一些同志往往以某種做法不符合"檔案學(xué)理論"為由,排斥實踐中出現(xiàn)的新觀點,新做法;而不是自覺地檢討相關(guān)檔案學(xué)理論是不是還能夠具有指導(dǎo)實踐,解決新矛盾,新問題的品格.還有的同志以違背"馬列主義"為由,片面地抵制或消極對待外國的文化思想和先進(jìn)的文檔管理理念.有的同志以制造辭藻的形式,打造出所謂的理論,讓人們不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒體性,多語義性,多價值性,多時空性,多尺度性,多維性,多類別,多變量和多應(yīng)用主題……",一口氣列舉了十個"多",不知這種所謂的新理念對實際工作有何指導(dǎo)意義

(三)檔案學(xué)自身的基礎(chǔ)理論問題

1.檔案學(xué)研究對象的表述問題.

2.檔案學(xué)的學(xué)科性質(zhì)問題.

3.檔案學(xué)與文書學(xué)的關(guān)系問題.

4.檔案學(xué)的研究方法問題.如"二律背反","形而上"等提法問題.

5.現(xiàn)代管理理論對檔案學(xué)研究的影響.

(四)檔案管理信息化問題

1.檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的信息管理問題.

2.文檔信息化服務(wù)中的技術(shù)因素與非技術(shù)性因素問題.

3.文檔信息化與文檔有效管理問題.

4.文檔核心信息資源的開發(fā)利用問題.

5.網(wǎng)上檔案信息的法律地位問題.

6.檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題.

7.檔案信息化建設(shè)的核心問題.資源建設(shè):檔案目錄數(shù)據(jù)庫和部分開放文檔的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題;電子文檔信息資源的組織問題.

8.數(shù)字化檔案信息資源的管理和維護(hù)問題.效益與成本問題.

9.檔案管理信息化時代,檔案工作者的角色轉(zhuǎn)變問題.

(五)檔案實體管理應(yīng)用理論研究中的熱點及難點

1.關(guān)于保管期限粗分與細(xì)分之爭.其中最具代表性的是"兩分法"(進(jìn)館,不進(jìn)館)和"三分法"(永,長,短)之爭.有的主張與文件生命周期聯(lián)系,在分階段多次鑒定的基礎(chǔ)上,考慮保管期限的劃分問題,每次以兩分為主,在同一檔次內(nèi)部再細(xì)分.例如,歸檔前鑒定主要區(qū)分歸檔與不歸檔,進(jìn)館前鑒定主要區(qū)分進(jìn)館與不進(jìn)館,檔案館定期鑒定主要區(qū)分銷毀與繼續(xù)保存.在歸檔,進(jìn)館和繼續(xù)保存等檔次內(nèi)部,再根據(jù)有關(guān)檔案的實際情況靈活掌握,考慮是否再細(xì)分具體的保管年限.同一保管年限的檔案,還可按重要程度進(jìn)一步細(xì)分.檔案館檔案開放前的鑒定,在區(qū)分開放與控制使用的同時,還可結(jié)合復(fù)查原定保管期限.

2.關(guān)于保管期限的標(biāo)時與否的爭論.

3.關(guān)于檔案鑒定方法的爭論.直接鑒定法受到一定的挑戰(zhàn).另外,職能鑒定法與內(nèi)容鑒定法的研究,以及對"宏觀鑒定戰(zhàn)略","文獻(xiàn)鑒定戰(zhàn)略"的質(zhì)疑等.對"宏觀職能鑒定理論"的質(zhì)疑,代表性的觀點包括:"宏觀職能鑒定理論的立論基礎(chǔ)尚不嚴(yán)密,且未提供切實有效的職能分析方法";"宏觀職能鑒定理論的理論實質(zhì)有悖于現(xiàn)有的基礎(chǔ)理論","宏觀職能鑒定論實質(zhì)上正是以''''實體價值論''''(即檔案價值是獨立于主體之外而存在的,它隨檔案的產(chǎn)生而產(chǎn)生,不論人們利用與否都是客觀存在的)作為其檔案價值觀的.以這種片面的檔案價值觀為理論實質(zhì)的宏觀職能鑒定論顯然存在著重大的理論缺陷.宏觀職能鑒定論僅從第一價值的角度出發(fā)來判定文件價值的大小,并未慮及文件的第二價值,這樣就明顯違背了雙重價值論."對鑒定過程的實質(zhì)問題:鑒定的過程是賦予文件價值的過程嗎如何處理好職能鑒定與內(nèi)容鑒定的關(guān)系檔案鑒定是否存在"國家模式"和"社會模式"呢即使不是完善的鑒定決定或鑒定程序,也要優(yōu)于文件的自生自滅嗎

4.電子文件的集中與捕獲問題.

5.電子文件的集中管理問題與分布式管理控制問題.

6.歸檔制度的建立與完善問題.

7.檔案實體分類方案的編制與應(yīng)用問題.

8.檔案分類的客觀性與一級類目分類標(biāo)準(zhǔn)的確定問題.

9.成套性與客體全宗問題.

10.實體分類與信息分類問題.

11.傳統(tǒng)著錄與電子文件著錄的區(qū)別問題.

12.信息社會中檔案編研工作的特點問題.

(六)檔案信息管理應(yīng)用理論研究熱點

1.公民權(quán)利與現(xiàn)行文件公開,保密問題.

2.開展現(xiàn)行文件利用服務(wù)過程中,檔案部門的角色定位問題.

3.知識管理與檔案信息利用服務(wù)工作的關(guān)系問題.

4.現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心的建設(shè)與發(fā)展實踐對傳統(tǒng)檔案管理理論的挑戰(zhàn)

(七)檔案史學(xué)研究方面熱點問題

1.檔案的起源問題.

2."檔案"的辭源問題.

3."信息","文件","公文"的辭源問題.

4.甲骨檔案中的"貞人"問題.

5.甲骨檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)問題.

6.文書檔案連鎖法的重新評價問題.

7.20世紀(jì)30年代和40年代我國檔案學(xué)理論研究的主要歷史成就問題.

8.簡牘檔案的發(fā)現(xiàn)及其史料價值問題.

9.建國前我國檔案教育的成就與歷史教訓(xùn).

(八)專門檔案管理領(lǐng)域的熱點問題

1.專門檔案的定義問題.姚軍認(rèn)為:"專門檔案就是指人們在社會和自然活動中某些專門領(lǐng)域形成的,用較為系統(tǒng)的,成熟的專門管理方法進(jìn)行管理的,或某些特殊形式,載體的檔案的總稱."

2.專門檔案的種類劃分問題."依據(jù)專門檔案的派生和分離情況為原則,將目前各種專門檔案歸入文書檔案范疇專門檔案,科技檔案范疇專門檔案和特殊載體專門檔案三大類."

3.人事檔案管理問題.

(1)現(xiàn)行人事檔案管理弊端:分散多頭管理.

(2)建立國家人事檔案中心問題.

(3)擅自建檔,造檔問題.

(4)擅自扣檔問題.

(5)擅自棄檔問題.

(九)檔案管理制度建設(shè),標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面的熱點問題.

1.《歸檔文件整理規(guī)則》的討論.內(nèi)容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之間有機(jī)聯(lián)系"規(guī)則推薦的聯(lián)合分類法中的分類標(biāo)準(zhǔn)問題

2.《文書檔案保管期限表》的討論.

篇（4）

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

篇（5）

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

篇（6）

0引言

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已經(jīng)到來，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸滲透到社會的各行各業(yè)之中，檔案管理也是現(xiàn)代信息化時代需要進(jìn)一步拓展的空間。大數(shù)據(jù)是信息化技術(shù)發(fā)展到一定程度之后的必然產(chǎn)物。在當(dāng)今社會中，更多的信息實現(xiàn)了電子化，數(shù)字化的發(fā)展模式，這樣就給我們查詢相關(guān)的信息帶來了更大的方便，我們可以運用手機(jī)或者計算機(jī)調(diào)閱相關(guān)的信息，即：信息的大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。基于這一背景條件下，檔案管理的價值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計算機(jī)電子化、數(shù)字化的虛擬網(wǎng)絡(luò)之中，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更廣泛的共享。

1大數(shù)據(jù)對于檔案管理的意義分析

1.1實現(xiàn)檔案管理的高效性

大數(shù)據(jù)的概念就是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將相關(guān)的信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享。這樣思想運用到檔案管理之中，可以實現(xiàn)不同檔案管理部門之間的資源共享。在查閱檔案的時候，調(diào)閱者可以得到更多全面的信息，相關(guān)的數(shù)據(jù)參考更多。大數(shù)據(jù)的概念實現(xiàn)了檔案管理的開放性，使得更多的資源可以向調(diào)閱者開放，幫助他們更加高效的查閱相關(guān)信息。

1.2實現(xiàn)信息的可靠性

由于大數(shù)據(jù)是將更多的檔案資源進(jìn)行整合，實現(xiàn)一個龐大的虛擬數(shù)據(jù)庫。在這一數(shù)據(jù)庫中，我們可以更多準(zhǔn)確地找到自己所需要的資料和信息。在調(diào)閱的過程中，檔案資料的真實性有了進(jìn)一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調(diào)閱的檔案資料。

1.3強(qiáng)化了自動分析能力

在大數(shù)據(jù)的理念中，我們還加入了數(shù)據(jù)分析的環(huán)節(jié)。更多的大數(shù)據(jù)在被調(diào)閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時候我們就需要依靠計算機(jī)對其進(jìn)行有效分析，不斷拓展自動化的分析，由于這種自動分析是計算機(jī)事前設(shè)計好的，具有一定的科學(xué)性，自動分析的結(jié)果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動分析能力可以幫助我們在大量的檔案數(shù)據(jù)中得到最為準(zhǔn)確、科學(xué)的結(jié)論。

2提升大數(shù)據(jù)在檔案管理價值的具體措施

2.1系統(tǒng)開展信息化建設(shè)

由于大數(shù)據(jù)需要基于當(dāng)前的不同檔案部門之間相互數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，因此，實現(xiàn)所有部門之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門標(biāo)準(zhǔn)化的信息技術(shù)改造。例如：使用同一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使得他們在檔案信息電子化改造過程中，最終可以實現(xiàn)相關(guān)信息共享。這一點十分關(guān)鍵，只要有一個部門信息化系統(tǒng)改造不徹底或者是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不一致，都可能造成最終的數(shù)據(jù)共享的困難和問題。因此，在信息化改造的過程中，所有的部門需要相互協(xié)作，加強(qiáng)溝通，頂層部門需要進(jìn)行信息化系統(tǒng)的統(tǒng)一采購和安裝，同時針對技術(shù)人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使得他們充分掌握系統(tǒng)的使用、維護(hù)和日常問題處理。在信息系統(tǒng)建立之后，我們需要進(jìn)行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，查找數(shù)據(jù)共享過程中的問題，最終實現(xiàn)整個系統(tǒng)的完善和優(yōu)化。

2.2加快紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程

現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)概念是基于網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)的電子化數(shù)據(jù)信息。然而我們在過去的幾十年中，所有的檔案都是紙質(zhì)的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實現(xiàn)檔案的大數(shù)據(jù)共享，第一步就是需要實現(xiàn)這種珍貴的紙質(zhì)檔案資料的電子化轉(zhuǎn)換。將相關(guān)的紙質(zhì)檔案掃描、拍照，形成一系列系統(tǒng)化的電子檔案，這樣才能進(jìn)一步輸入電腦，實現(xiàn)與網(wǎng)上數(shù)據(jù)對接。在紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程中，我們需要進(jìn)一步掌握相關(guān)的技術(shù)，做好更多的防護(hù)措施，盡可能地保證那些珍貴紙質(zhì)檔案的完整性。

2.3構(gòu)建檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案在進(jìn)行電子化改造過程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對這些不同的選擇，我們需要進(jìn)一步構(gòu)建統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對等性。具體來說，我們需要規(guī)范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構(gòu)成一個完整的電子檔案數(shù)據(jù)。同時，我們在檔案的電子化處理過程中，進(jìn)一步統(tǒng)一處理手段和方式，這樣處理出來的電子檔案才能進(jìn)一步統(tǒng)一，差異性才能降到最低。

2.4人員的信息化素養(yǎng)提升

信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)理念都是近年來最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是單地了解過相關(guān)概念，對其應(yīng)用和操作知之甚少。我們需要進(jìn)一步加大對檔案管理人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)提升。因為檔案管理需要有人員進(jìn)行操作，同樣的檔案信息化建設(shè)、大數(shù)據(jù)的建立都是需要人員去實施，所以我們需要對這些操作、實施人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)。同時我們還需要進(jìn)一步引入一批專業(yè)化的信息人才，他們的進(jìn)入可以幫助我們實現(xiàn)檔案管理隊伍的優(yōu)化，進(jìn)一步幫助在崗人員相互學(xué)習(xí)和交流。信息化培訓(xùn)的形式可以多樣化。例如：自學(xué)與交流相結(jié)合，理論與實踐相結(jié)合等都是可行的。培訓(xùn)的時間可以集中在工作相對輕松的時間段，采用集中和分散教學(xué)相結(jié)合。

3 結(jié)語

檔案管理借助大數(shù)據(jù)的理念將實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，其高效性、準(zhǔn)確性將得到進(jìn)一步提升。在大數(shù)據(jù)改造的過程中，檔案管理工作需要注重系統(tǒng)改造的統(tǒng)一性，加快紙質(zhì)檔案的電子化，構(gòu)建管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，從而為檔案管理價值的提升奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

篇（7）

高校現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著高校現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著高校經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計算機(jī)技術(shù)在高校現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1　現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于高校管理信息系統(tǒng)(MIS)的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于高校管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了高校管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運用于人事檔案管理，實現(xiàn)人事編制和人事檔案調(diào)度的計算機(jī)化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代高校加強(qiáng)各項管理所需要的，是高校管理運用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于高校管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

2　現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

2.1由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些高校已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

2.2第二階段不同于第一階段的特點和難點在于現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各高校應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。不管高校應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3　電子文件階段

3.1電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日一13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。1998年8月18-20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

篇（8）

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

篇（9）

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS　的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。    

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。    

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。    

總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。    

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段    

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。    

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。    

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。   

三、電子文件階段    

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿　國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院?中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院　召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999　把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。    

機(jī)讀文件?僅指計算機(jī)識別的文件　最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：    

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。    

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。    

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。    

篇（10）

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。超級秘書網(wǎng)

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。