時間：2023-06-22 09:33:14
序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子政務檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
（一）檔案的原始性、真實性不夠完整。原始性和真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質檔案在實際工作中非常容易就可對其原始性和真實性進行確認，而電子文件檔案在其形成和處理過程中，信息的可變性是非常大的，如果在處理過程中刪除或者修改了原始文件，是不易被識破的。同時，在電子檔案的處理過程中還具有與信息載體相互分離的屬性，因此，電子檔案很容易在形成的過程中被人修改，對檔案的原始性、真實性和可靠性都造成了影響。
（二）檔案難以長久儲存。硬件、軟件以及環境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、應用等階段產生影響。在儲存過程中，電子檔案對載體的性能以及環境的要求非常嚴格，加上其使用壽命并不長，儲存載體無法對自然災害或者病毒的侵蝕進行有效抵御，操作失誤或者電壓不穩都會嚴重損壞或者丟失信息內容。因此，檔案信息難以進行長時間的儲存。
（三）檔案的安全性、穩定性不高。隨著信息全球化的發展，世界各個角落的人們都能享受到網絡技術所帶來的便捷，由于因特網的開放性較強，覆蓋于世界的各個地區，因此每個人都可自由進入因特網實現資源共享。在電子政務環境下，重要文件的傳輸大部分是通過因特網來實施的，在傳輸過程中，電子文件極易遭遇黑客攻擊，導致文件內容被偽造或者泄露出來。電子檔案在保存、管理和接收過程中極易受到病毒的影響，目前熟悉計算機技術的黑客較多，就算電腦中安裝了防火墻，簡易防火墻系統也易被其攻破。所以，電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患，安全性和穩定性均不高。
三、電子政務環境下的檔案管理策略分析
（一）建立健全的檔案資源數據庫。健全的檔案資源數據可為政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查詢與利用。確保檔案信息的全面性、真實性和完整性是建立健全檔案資源數據庫的前提與基礎，因為這樣才能使檔案資源數據系統與電子政務的需求相符。健全的檔案資源數據庫不僅能深度挖掘信息數據，還能提供更好的服務為政府決策。
（二）實施“前端控制”。檔案管理在電子政務環境下的特點是整體性、連續性和現實性，要想使其作用得到良好發揮，就不能長時間地停留于“后端控制”的服務階段，必須將這種傳統落后的策略進行轉換，實施“前端控制”策略。檔案管理部門主動地提前接入對信息資源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，這種方法可實現自身管理工作和電子政務系統的同步發展。“前端控制”不僅是電子政務環境下的檔案系統管理原理、檔案即時歸檔和長期利用的要求，也是保障檔案信息安全性的需要。
（三）加強信息安全與標準規范。檔案信息的多樣性和復雜性使其管理在電子政務環境下產生了很多問題，檔案信息的安全和標準規范問題可保障檔案管理順利進行。由于電子政務系統的安全管理體制尚未完善，導致檔案信息要面臨的問題較多，為了加強在電子政務環境下的檔案管理工作，必須對電子政務中內部網絡的建設進行加強，這也是管理部門對檔案進行有效管理的重要手段。網絡安全的保證對電子政務下的檔案管理工作具有非常重要的作用。另外，從根本上說，政府部門對檔案信息的安全管理也體現出國家對檔案信息的建設。所以，政府中的檔案管理部門應嚴格按照國家所制定的信息安全規范以及框架實施對檔案信息的安全建設工作，從更深層次上解決信息安全中存在的問題。
（四）建立信用檔案模式。在電子政務環境下對信用檔案模式的建立可將某對象的信用情況進行及時記錄、反映以及證明。在電子政務環境下的信用檔案建設可為政府機構的聯合監管提供更好的服務，不管是對政府檔案信息所實施的公開決策，還是對檔案資源數據庫的建設以使其服務能力擴展于社會中，都是以信用檔案為基礎的。檔案信息管理中的信用檔案建設使科學、合理地管理信息資源的目的得以實現。因此，在電子政務環境下，信用檔案的建立對我國電子政務的快速發展具有促進作用。
（五）政務檔案信息實施公開服務。對國家機關的相關信息進行公開就是政務檔案信息公開服務，公開國家所運行的行政權利，因為在電子政務環境下的檔案信息是政務信息的主要組成部分，對其進行公開是非常有必要的。另外，政務機關應根據自身特點并結合社會群眾的利益來公開、公示政務檔案信息是實施政務公開的前提，這樣可有效改善政務檔案信息的質量。
努力消除技術因素的影響，最大限度地降低電子文件對設備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力
靜安區檔案局在區政務內網的公共信息平臺上建立的歸檔系統，是以B/S方式供全區61家單位1000多名機關干部共同使用。系統有二個進口，一個與公共信息平臺上協同辦公系統對接，直接接收辦結完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業務人員瀏覽本地機上需要歸檔的文件，進行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統進行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統對文件歸檔、接收的環節設置了一些技術措施，例如協同辦公系統中已辦結的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統中，兩個系統同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數據服務器中，由檔案局的技術人員負責對數據庫的維護。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉化為物理管理，靜安區檔案局又開發了一個脫機保管系統，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統的文件組織方式，文件的內容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責任人、操作人以及運行環境等等。該光盤可以獨立運行，但同時又被脫機保管系統和紙質賬簿同時兼管。
消除技術因素就是擺脫原有的應用系統，將復雜的網絡數據庫的管理方式簡化載體管理。脫機保管系統有二個重要技術特點：一是自動驅動刻錄機，數據在封閉的狀態下脫機，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機光盤的可靠性由系統自動檢測，根據規定期限，系統提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進行可靠性檢測，實施有效保存。
事實上靜安區檔案局同時保留了相同內容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關的手續，防止到了進館的期限，這些歸檔電子文件已經流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數據集中存放的風險，因為大型網絡數據庫的保管成本很高，而且技術進步導致數據遷移是必然的，當數百萬條記錄的數據庫遷移到新的數據庫中，要保持和全文信息、背景信息等數據的對應，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術因素的影響，采取脫機保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規范、有序的管理模式
計算機網絡的應用改變了傳統的辦公模式，大量的文件都是在網上形成、流轉，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標等等都已經通過網絡進行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細節都應該明確規定。前一時期，我們曾需要查閱一個關于信息化工作的文件，在政府的外網和內網的相關系統中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統中也沒有查到，一個在網上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規則并沒有深入到電子政務中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態。如果電子政務中形成的電子文件的保存繼續處于這種無序狀態，客觀上會對電子政務的應用效力打上折扣。因此，針對著電子政務的特點，靜安區檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統中，各單位的業務人員對于應歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統的提示督促業務人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業務指導科按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求結合靜安區的實際情況制定一個通用類目表輸入系統中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經過審查后，歸檔類目表才能生效。業務人員在歸檔時，系統自動會跳出與其業務相關的歸檔類目的清單，業務人員只要用鼠標點擊相關的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統按照歸檔類目表設置了統計功能，各單位應歸檔和已歸檔的文件隨時可以統計出來，檔案局業務指導科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業務人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態。
靜安區政府將檔案局的這項舉措被靜安區政府列入區重點實施項目，區信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經有80%的單位實現了電子文件歸檔管理。
探索應用新技術，保障電子文件的真實性，努力實現電子檔案的管理價值
電子文件是技術進步的產物，不斷發展的新技術又改變著電子文件的表現形式，這種動態因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內容的文件同時保存紙質和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務已經實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復制成紙質文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負擔。靜安區檔案局對“雙套制”作了這樣規定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數據來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補。引進電子簽章技術，是2007年是靜安區檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術手段去實現電子文件真實性的確認。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務中的一席之地。
在我國電子檔案管理的理論研究與實踐工作中，普遍存在名詞術語概念模糊、使用混亂的現象。術語使用的不統一、不規范嚴重影響我國檔案管理的理論研究、實踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統一的概念區分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統稱為“電子文件”而不作細分；在特定的情況下，尤其是在實際工作中，則往往根據需要自行命名與區分，存在較大的隨意性。業界早已明確界定并達成共識的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復雜含混的泥潭。
1.1概念區分的必要性
1.1.1理論研究的需要
統一討論的焦點，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對應的術語主要有documents、records、archives。這三個術語應該如何翻譯，我國檔案界也尚未統一意見，其中最大的問題在于對records的翻譯。主流的觀點認為應該將records翻譯為“文件”，但也有學者提出應該翻譯為“檔案”［2］，更有學者提出應該翻譯成其他的術語，如“記錄”［3］。事實上，records一詞應該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術語概念的模糊與混亂。正是因為我國尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實質內涵，才導致翻譯時的混亂。在我國，對于電子環境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實際。盡管電子檔案是由電子文件轉換而來的，但是兩者的內涵與外延并不相同。倘若都統稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價值形態與本質特征，不利于正確認識處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統稱為“電子文件”，在學術交流與討論中往往會出現混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據各自的理解與需要任意指代整個生命周期的不同階段而不作明確的區分。從理論研究的角度出發，明確區分電子文件與電子檔案的概念已勢在必行。只有明晰這兩個基本概念及其內涵，才能統一學術研究與討論的焦點，為理論研究和發展打下良好的基礎：一方面，這有利于準確地翻譯與引進國外的相關理論，更好地進行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點與相關理論，明確檔案學界的研究對象與研究領域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。
1.1.2實踐工作的需要
明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個生命周期連續管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發展設置了思想、觀念以及行動上的障礙。從實踐工作的角度出發，亟需區分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內涵、管理邊界、管理方法、管理系統功能要求的情況下，更好地開展核心業務；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業務邊界的努力方向。檔案部門針對紙質載體開展現行文件利用的成績和事實證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業務提供理論支持，因為含混的邏輯永遠支持不了清晰的主張。
1.2概念明晰
盡管紙質檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質檔案管理的相關概念，對不同階段所對應的術語進行明確區分：EDMS中流通的是電子文件，其對應的英文術語為electronicdocuments，而ERMS和數字檔案館中的均為電子檔案，其對應的英文術語為electronicrecords。
2電子檔案管理的邏輯起點
前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統設計”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實現的要求盡量在“文件形成階段”實現，并對“文件”的整個形成過程實行管理控制。然而在實際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責范圍，檔案部門并沒有實際的管理權限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對于電子檔案管理的邏輯起點，可以參照傳統檔案管理的方式進行思考與確認。
2.1紙質檔案管理的邏輯起點
在傳統紙質環境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經環節，譬如一份歷史檔案，或許它并未經過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實際業務流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環節，它標志著文件工作的完結，管理責任與權限由業務部門轉移至檔案部門，也意味著對文件保存價值的認定。因此，在傳統紙質檔案管理中，“歸檔”具有相對固定的時間，是明確的文件工作邏輯結點和檔案管理工作邏輯起點。需要強調的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點是針對實際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。
2.2電子檔案管理的邏輯起點
按照傳統意義上的歸檔來理解電子政務系統中的文件歸檔，僅指將具有保存價值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質文件不同的特征，如不及時、全面將文件及元數據歸檔，很可能會造成數據的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實現與業務系統的無縫對接，更好地維護檔案真實、完整、安全。在廣東省黨政機關全面推廣的檔案管理系統中，歸檔被分為預歸檔和正式歸檔兩個環節。在預歸檔階段，業務部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關元數據進行預歸檔，檔案部門對此進行審核、鑒定，最終對具有檔案價值、符合要求的電子文件進行正式歸檔。經過兩個環節的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實、全面地反映形成機關的業務活動，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護其完整性、真實性，檔案部門需要在預歸檔階段對電子文件進行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進行補充完善，系統也會顯示所缺失的要素。電子文件預歸檔后，檔案部門對預歸檔的電子文件具有管理權限，因為電子文件一經預歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會作為審計日志內容記錄下來，檔案部門需要對預歸檔的文件進行維護與審查。在國外的理論和實踐中，都強調電子檔案管理系統（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數字對象納入檔案管理系統（ERMS），設定元數據對文件進行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當的管理。［6］從電子文件捕獲的操作范圍、時間、方式來看，捕獲與傳統歸檔有所區別，捕獲的對象可以是任何電子文件，而歸檔的對象只是具檔案保存價值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實際工作中不屬于線性流程關系，我們也不能籠統地把傳統的歸檔等同于捕獲。但從實質上說，文件的捕獲對應于本土化的語言和管理方式也就大體相當于歸檔工作的預備階段。因此，結合我國國情，并參照廣東省黨政機關檔案管理系統建設的實際情況與成功經驗，可將“預歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統檔案管理工作相對應，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點。對電子檔案管理而言，其實際工作的邏輯起點與傳統紙質檔案管理一致，只有文件業務和管理的相關工作結束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實際管理權限來看，相比傳統檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時機有所提前，在實際工作中可表現為電子文件的預歸檔或捕獲，但電子文件的預歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權力，正式歸檔則是賦予其保存與維護的職責，因此，歸檔意味著文件工作的結束，也標志著檔案工作的開始。
2.3明晰邏輯起點
無論是紙質檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實際管理權限開始的。實際中若沒有相應權限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統的設計階段，在事實上是難以做到的。在電子政務系統中，檔案部門的工作從文件預歸檔開始，文件在辦公自動化系統（OA系統）中形成和辦理之后，及時將其進行預歸檔或及時捕獲，至此，檔案部門對電子文件有了實實在在的管理權限，即便這些文件還未經過正式歸檔，檔案工作實際已經由此展開。綜上，電子政務系統中的歸檔可分為預歸檔和正式歸檔兩部分，而結合我國實際情況，可將預歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質檔案管理相對應，檔案部門從文件預歸檔環節開始就對其具有實際管理權限與責任，管理工作就此展開，文件工作也就此結束，因此，電子檔案管理的邏輯起點仍是歸檔或捕獲。
3全程管理與前端控制的理論反思
全程管理與前端控制已經成為業界普遍提倡和認同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對電子文件從其產生、流轉到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統完整的管理鏈條”。“前端控制是指為了確保電子文件的完整齊全、真實可靠，檔案部門和檔案工作者應該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統設計之初）就對電子文件進行前期的監督與控制”。［9］
3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處
3.1.1現實中的尷尬
無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發，強調要從形成階段開始對電子文件的整個生命周期實行管理。然而，這兩個理論在現實中存在一定的矛盾與尷尬：如果實現了對整個生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時并不需要強調所謂的“前端”與“后端”，因為它們都被檔案部門共同規劃和管理著，應該受到同等的重視；而如果強調前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實際上難以實現。因此，這兩個理論不僅本身就存在邏輯關系上的矛盾，而且在實踐中也存在難以實現的尷尬。
3.1.2實踐中的不可行
InterPARES項目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會上指出，在從電子文件到電子檔案的整個生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責。［10］也就是說，在實踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權職，雙方在實踐中并不存在誰領導誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責任。對于我國的機關檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個生命周期的“中端”。一般而言，我國機關檔案室與業務部門之間是平等的業務流程和業務支持的關系，并不存在領導關系，因此檔案室無權對前端的業務部門進行管理；機關檔案室與檔案館之間也只有業務交接關系，無權對檔案館工作進行干預。因此，機關檔案室無法實現前端控制，更無法做到全程管理，應該認清自身在整個生命周期中的樞紐地位，充分發揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規范、安全。因此，在實踐工作中，檔案部門的職責應該是負責電子檔案的管理與保存，并從整體出發，積極關注與參與相關工作，而不可能做到針對電子文件的“前端控制”，或擔負起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。
3.2機關檔案室在全生命周期管理中的定位
從理論和實踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責是保證歸檔文件真實、可靠、完整、可用。機關檔案室既是電子政務建設的組成部分，也是數字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個生命周期“中端”位置的它，更應該具有手明晰的定位。
3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統
對電子檔案管理系統而言，與業務信息系統之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續的檔案管理工作正常開展，更好地發揮檔案部門的作用。因此，機關檔案室應建立極具包容性的檔案管理系統，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實性、可靠性、完整性和可用性。
3.2.2開展專業的檔案管理工作
機關檔案室的工作包含兩個方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持，同時也要充分發揮專業優勢，為本單位的信息化建設提出專業性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續性，為檔案館工作提供必要的基礎支撐。此外，當下我國的數字檔案館建設還處在起步階段，機關檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數字檔案館的建設提供有用的實踐經驗與參考實例，促進數字檔案館建設工作的順利開展。因此，對于機關檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續性。
3.2.3積極關注全過程管理
正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強調的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續證明這樣一種觀點———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責的有限性。［12］對此，我們的理解是：全程管理是一個多部門分工協作的過程，檔案部門作為其中的一個重要角色應該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應的意見與建議，積極參與電子文件相關管理規范、標準等的制定，做到“全程關注”。具體來說，機關檔案室可根據檔案管理的業務需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。
4電子檔案的真實性問題
電子檔案的真實性是檔案部門尤為關注的核心問題之一。電子形式載體與傳統載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統載體的穩定性和固化性，對于以維護檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實際工作中，機關檔案室擔負著接收和整理電子文件的重要職責。在電子文件轉化成為電子檔案的過程中，機關檔案室在保障電子文件和電子檔案真實性中的作用和責任是重要而有限的。
4.1真實性的內涵
在國際上，以InterPARES項目為代表，圍繞電子檔案的“真實性”問題做了許多研究，對于Inter－PARES詞典中“真實性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時的原始狀態一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實性”是針對檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權限與職責相符，即維護檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實性”需求劃分為兩個方面：一是文件在形成過程中的真實，即一份文件客觀反映和真實記錄了機構業務活動；二是文件在形成之后的真實，表現為文件（檔案）在業務活動結束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產生時的本來面貌。［14］對應上述概念，真實性要求可分兩個部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實的，即文件的真實性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內容真實性即文件所記錄的內容是真實、客觀的；二是對被移交到保管者那里的電子檔案的真實性，在實際工作中表現為文件在業務結束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對文件真實性的維護。
4.2真實性保障的內在要求
我國研究中“真實性”所包含的兩方面要求實則對應了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責。對于文件的真實性及文件內容真實性的保證，關鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對于文件原始面貌的維護才是檔案部門應有的職責。保障和延續電子文件真實性的任務是由文件形成部門和檔案部門共同承擔的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對“真實性”進行拷貝與維護。（1）形成部門決定文件真實性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統設計與維護的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負責保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內容與客觀事實是否相符，更應由文件形成單位負責，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實相符，檔案部門更加無法去探究前端系統中文件的可信度。因此，文件形成單位負責保證文件形成過程的真實性，檔案部門不應該也無法干預這個過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責就是盡最大可能地保存其原始狀態，不會因為文件的真實性有一點瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實的，檔案部門得收，即便提交文件的內容不是完全真實的，檔案部門也得保存其原始狀態，因為這種不真實的電子文件依然是業務工作的真實記錄。（2）檔案部門維護檔案真實性。雖然文件的真實性不由檔案部門決定，但文件一經歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務與責任保證歸檔后文件（即檔案）的真實性，如在管理過程中出現檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對此負責。從對In－terPARES項目“真實性”定義的理解出發，針對檔案真實性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態，以維護其真實性。由此可知，拷貝電子文件的真實性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環境，維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在。此外，檔案部門應對前端文件形成部門給予相對充分的信任，因為不僅僅只有檔案需要“真實性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實屬性。
4.3檔案部門對真實性的管理職責
總的來說，檔案部門的責任在于固守檔案的本質屬性，維護電子檔案的真實性，而非保證電子文件的真實性。并且要明確，不僅應在保存過程中維護檔案真實性，還應在為用戶提供檢索利用時對真實性進行維護。因此，檔案部門的職責實際與傳統檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時驗證其真實性，尤其是對元數據的完整性和合規性情況進行鑒定；第二，建立包容性極強的檔案管理系統，以更好地在文件歸檔和檔案移交時實現真實性的對接與拷貝，以包容性管理來維護歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續地維護電子檔案的原始性、真實性。
5電子檔案的長期保存問題
電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學界共同關注的重要問題之一。
5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實性和可讀性。電子檔案載體技術的天然特性給長期真實性和可讀性帶來了與紙質載體全然不同的管理障礙，主要表現在對設備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發點，國內繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現有的相關研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機制［19］、標準體系［20］、技術方案［21-22］等方面展開，同時也不乏對國外研究與實踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識性的管理策略。從總體而言，國內外檔案學界對該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點，我們可以發現，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學界與檔案部門實際上具有一定的職責側重和特定的角色定位。
5.2反思檔案管理工作原則在傳統的和電子化的檔案管理中，我們可以總結出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現在兩個方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨立解決的，檔案部門應當突出自身的專業特色與核心職責；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應該對電子檔案的真實性、可讀性實行維護性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術是由計算機技術研發領域提出、攻關和實現的，檔案界則是通過對這些技術進行分析、選擇和應用，來構建電子檔案長期保存的適用策略，從而實現電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術的選用者以及策略的研究、制定和實施者，而非關鍵技術的主要研發者，因此檔案界對電子檔案長期保存的貢獻主要在于管理策略。以紙質條件為參照，我們同樣可以發現相似的角色定位。在紙質檔案的長期保存中，為了保證紙質檔案具有長期真實性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實體的物理管控以及檔案文獻修復工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內容可讀和檔案實體存續。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因為這最終取決于造紙技術；檔案部門也無法決定檔案形成機構的紙張選擇，因為這取決于檔案形成部門業務活動的需要。在紙質檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責是在獲取檔案的管理權限之后，將檔案放置在一定條件下進行維護性管理，其根本目標并非“絕對永久”地保存檔案實體，而是通過管理性、技術性策略，盡可能地延長檔案實體保存時限，使檔案能夠盡可能長久地為社會提供利用服務。因此，從時間和空間上看，檔案部門對紙質檔案長期保存的管理職責具有相對獨立性，與業務部門、技術研發者之間存在明確的角色區分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質上的相似性，在社會技術的發展中，檔案部門應該以相對穩定的管理職責與管理方式來應對社會活動方式的多元化趨勢，因此檔案學界和檔案部門都應該找到并明確檔案長期保存工作的核心價值與角色定位，從而以具有學科特色的管理體系來完善實際工作。在近年國外與國際性的實踐中，同樣體現著這樣的邏輯關系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數據系統咨詢委員會（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發的基礎。［26］檔案界等保管領域并未研發出這一根本性的架構模型，而是對OAIS模型進行分析與應用，是制定管理策略的重要依據。基于OAIS的長期保存管理模式又體現著維護性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩定。（2）Inter－PARES研究項目。InterPARES項目的開展離不開其他學科領域的參與和支持，在電子檔案真實性維護與長期保存的研究過程中，該項目吸納了來自法律、歷史、計算機技術與工程、信息科學及化學等多學科的專家學者為其提供專業領域的智力與技術支持。［27］檔案界從其他學科領域提供的專業知識中，選用與管理目標相契合的技術和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計劃。美國NARA2014-2018財年的戰略規劃明確將云環境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對這些檔案，主張研究和推進“云歸檔”及相關的保存策略。［28］這也反映了“維護性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機構活動方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎，形成對前端活動方式具有適應性和包容性的管理策略，保證從既有活動交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時、有效管理。
5.3對電子檔案長期保存實行維護性管理
從工作性質上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責范疇；然而從更深層的內在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對獨立的工作職責與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價值，也是社會分工專業化的發展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應進一步反思自身的根本價值、固有原則、社會意義與實際邊界，檔案學界則應以此為基礎繼續開展更具專業意義的理論性與應用性研究。
6電子檔案管理的雙套制現狀與單軌化趨勢
電子檔案與紙質檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會發展邁向信息化時代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質向電子更替的過渡性時期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術發展與社會活動方式變化，雙套制與雙軌制則顯現出了一定的不適應性。
6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰
在檔案信息化建設中，“雙套制”指文件歸檔后紙質版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學界對“雙軌制”的定義可以總結為，在文件形成、流轉的全過程中，電子形式與紙質形式始終共存，這實際也意味著在文件流轉的終端，也將以“雙套制”進行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認為，雙套制和雙軌制的優勢在于，對電子形式而言安全可靠，對紙質形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應用的內在原因。盡管如此，隨著計算機技術的發展和普及，社會對于以電子形式為載體的活動方式越發適應和依賴，紙質形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質為主轉變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產生了一定的弊端：（1）資源浪費。從調研中發現，實際工作中許多單位往往會在文件階段以電子形式形成和流轉，到歸檔時就將電子形式的文件打印成紙質硬拷貝，再將電子版與紙質版同時歸檔，在檔案管理過程中，需對兩個版本同時進行維護；而在檔案部門進行檔案數字化建設時，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質檔案統一進行掃描，形成電子檔案。在這一反復處理的過程中，實際對資源造成了不小的浪費。由于電子檔案的管理不善，同時造成重復勞動和存儲空間的浪費，而在電子—紙質—電子的轉換過程中，期間又經歷了并不必要的紙質形式階段，直接導致紙張資源浪費，也對檔案管理人員造成了更大的工作負擔。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現上述資源浪費的問題。（2）對檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實現對檔案真實性與完整性的有效管理。對于以電子形式形成、流轉的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實性、完整性的元數據。如此一來，后續對于紙質版本檔案的管理，其客體對象都是原始性已經損耗的檔案，這種紙質版本僅承載了檔案的信息內容。對于原生電子檔案而言，只有同質歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應的元數據，也才能最大限度地保護檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質流程對電子檔案進行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對電子檔案原始性和完整性的連續性管理。因此，對于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應性和有效性的管理方式。
6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉變需求
雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對電子形式載體原始性、穩定性的不信任，因而對電子檔案采取相對謹慎的管理方式。在信息化建設早期，由于電子形式載體管理技術尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現象比比皆是，相較之下，紙張的穩定性與可控性遠遠優于當時的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續研究中，學者們對電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實性”、“可靠性”等概念對紙質條件下的“原始性”進行拆解詮釋，以此取代傳統的“原始性”觀念。［31］隨著對電子檔案真實性問題研究的深入，目前已經形成有效的電子檔案真實性問題解決思路與實施技術，電子檔案管理者與使用者對于該問題的觀念也正逐漸發生變化。實際上，在社會生活的其他領域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經得到廣泛應用。比如，在銀行業務、證券業務、電子商務等事務中，數字化信息早已成為業務活動中的主要甚至唯一形式，社會對于這類事務幾乎不存在不信任感，對電子形式予以信任在這些領域中習以為常；會計檔案管理領域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進工作，國家發改委辦公廳、財政部辦公廳、國家稅務總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發改辦高技[2013]3044號），要求各單位組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作，據了解，相關工作已經取得一定進展和成效。可見，在以電子形式為業務活動開展主要方式的領域，其對于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動相關技術的改造和應用，推行業務全流程電子化。對于檔案管理而言，隨著技術發展與社會活動方式變化，對于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩定的信任感。任何主流載體都不是等到真實性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時才得以普遍使用的，社會選用一種介質作為主流信息載體往往是出于實用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認等基本要求即可。這其中對于載體實際也有一定的真實性和穩定性要求，不具有真實性、穩定性的載體是無法成為主流介質的。檔案部門對于這種真實性和穩定性固然具有更嚴格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計算機領域也正不斷完善其技術特性，從而使其更好地滿足社會活動需要。因此，檔案部門的專業性管理要求應該通過完善管理策略、優化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實現，從循序漸進的實踐中積累經驗，逐步與技術部門共同建立起經過反復驗證的技術管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。
6.3國際趨勢———電子形式單套制歸檔與單軌制管理
電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機構的趨勢。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統辦公室以備忘錄形式，向聯邦各機關由管理預算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標1.1和1.2要求分別對電子檔案和電子郵件以電子方式實行“單套制”管理：①到2019年，聯邦機關將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯邦機關將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續敦促所有聯邦政府機構向電子形式的檔案管理轉型，鼓勵其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時對接收的紙質文件進行數字化掃描，從而不再形成新的紙質檔案。［33］上述實踐都反映出同一趨勢———當電子形式成為主流活動交流方式時，檔案部門也應對電子檔案實行適應性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對于許多領域而言，既是必然的趨勢，也是迫切的需求。6.4推動我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規模化應用是社會發展歷程中的一種“自然選擇”結果，要最大程度地維護原生數字記錄的原始性與憑證性價值，就要實現電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設的目標之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經顯示出一定弊端，許多領域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動我國電子檔案管理單軌化，首先應該建立起對電子形式虛擬載體的信任，其次應該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時，加強與其他領域的合作，從實踐中積累經驗，逐步完善法規體系，在必要領域盡早實現電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。
2、電子政務環境下檔案管理所存在的問題
(1)檔案的原始性、真實性不夠完全。原始性以及真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質檔案在實際工作中無比容易就可對于其原始性以及真實性進行確認,而電子文件檔案在其構成以及處理進程中,信息的可變性是無比大的,如果在處理進程中刪除了或者者修改了原始文件,是不容易被識破的。同時,在電子檔案的處理進程中還擁有與信息載體互相分離的屬性,因而,電子檔案很容易在構成的進程中被人修改,對于檔案的原始性、真實性以及可靠性都造成為了影響。
(2)檔案難以久長貯存。硬件、軟件和環境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、利用等階段發生影響。在貯存進程中,電子檔案對于載體的機能和環境的請求無比嚴格,加之其使用壽命其實不長,貯存載體沒法對于自然災難或者者病毒的腐蝕進行有效抵抗,操作失誤或者者電壓不穩都會嚴重破壞或者者丟失信息內容。因而,檔案信息難以進行長期的貯存。
(3)檔案的安全性、不亂性不高。跟著信息全世界化的發展,世界各個角落的人們都能享遭到網絡技術所帶來的便捷,因為因特網的開放性較強,籠蓋于世界的各個地區,因而每一個人均可自由進入因特網實現資源同享。在電子政務環境下,首要文件的傳輸大部份是通過因特網來施行的,在傳輸進程中,電子文件極易遭受黑客襲擊,致使文件內容被捏造或者者泄漏出來。電子檔案在保留、管理以及接管進程中極易遭到病毒的影響,目前熟識計算機技術的黑客較多,就算電腦中安裝了防火墻,簡易防火墻系統也易被其攻破。所以,電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患,安全性以及不亂性均不高。
3、電子政務環境下的檔案管理策略分析
(1)樹立健全的檔案資源數據庫。健全的檔案資源數據可為政府提供更可靠、更全面的信息,有益于其查詢與應用。確保檔案信息的全面性、真實性以及完全性是樹立健全檔案資源數據庫的條件與基礎,由于這樣才能使檔案資源數據系統與電子政務的需求符合。健全的檔案資源數據庫不但能深度發掘信息數據,還能提供更好的服務為政府決策。
(2)施行“前端節制”。檔案管理在電子政務環境下的特色是總體性、連續性以及現實性,要想使其作用患上到優良施展,就不能長期地停留于“后端節制”的服務階段,必需將這類傳統后進的策略進行轉換,施行“前端節制”策略。檔案管理部門主動地提早接入對于信息資源的收拾、搜集以及應用工作中的法子就是“前端節制”,這類法子可實現本身管理工作以及電子政務系統的同步發展。“前端節制”不但是電子政務環境下的檔案系統管理原理、檔案即時歸檔以及長時間應用的請求,也是保障檔案信息安全性的需要。
(3)加強信息安全與標準規范。檔案信息的多樣性以及繁雜性使其管理在電子政務環境下發生了良多問題,檔案信息的安全以及標準規范問題可保障檔案管理順利進行。因為電子政務系統的安全管理體制尚未完美,致使檔案信息要面臨的問題較多,為了加強在電子政務環境下的檔案管理工作,必需對于電子政務中內部網絡的建設進行加強,這也是管理部門對于檔案進行有效管理的首要手腕。網絡安全的保證對于電子政務下的檔案管理工作擁有無比首要的作用。此外,從根本上說,政府部門對于檔案信息的安全管理也體現出國家對于檔案信息的建設。所以,政府中的檔案管理部門應嚴格依照國家所制訂的信息安全規范和框架施行對于檔案信息的安全建設工作,從更深層次上解決信息安全中存在的問題。
(4)樹立信譽檔案模式。在電子政務環境下對于信譽檔案模式的樹立可將某對于象的信譽情況進行及時記錄、反應和證明。在電子政務環境下的信譽檔案建設可為政府機構的聯合監管提供更好的服務,無論是對于政府檔案信息所施行的公然決策,仍是對于檔案資源數據庫的建設以使其服務能力擴大于社會中,都是以信譽檔案為基礎的。檔案信息管理中的信譽檔案建設使科學、公道地管理信息資源的目的患上以實現。因而,在電子政務環境下,信譽檔案的樹立對于我國電子政務的快速發展擁有增進作用。
在信息時代背景下，事業單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發展階段。由于受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對這種情況，發展電子政務，提高事業單位檔案管理水平已成為新時期社會發展的主流，也是一種必然趨勢。以此，提高事業單位檔案管理工作效率與質量。
一、事業單位檔案管理工作現狀
在新時代下，事業單位檔案管理工作現狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業單位的發展。首先事業單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業單位是我國信息管理的重要機構，但在日常工作中，領導者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責，并落到實處。其次，缺乏現代化的檔案管理設備。檔案管理是一項系統而復雜的工程，需要充分利用先進的辦公設備，降低檔案信息數據的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業單位為了減少辦公設備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設備，辦公設備落后，已經無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發揮檔案信息自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對信息資源的開發，也沒有優化利用已有的檔案信息資源。最后，事業單位不具備高素質的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業素質，不具備基本的理論知識，專業化的技能，檔案管理不規范，經常出現各種問題。事業單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統化的培訓，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現檔案信息的利用價值。
二、事業單位檔案管理工作改革策略
1.優化事業單位檔案管理體制。
在新時代下，事業單位檔案管理已成為電子政務建設的重中之重，需要統一領導與協調，使相關的政務信息價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優化已有的檔案管理體制，完善已有的業務流程，和電子政務建設相融合，不斷促進事業單位辦公的自動化、信息化。
2.不斷拓展事業單位檔案管理職能。
在日常工作中，事業單位要對檔案管理信息進行數字化設計，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監督指導工作，在監督管理電子檔案文件的同時，還要提前對電子檔案文件進行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎上，需要和對應的政務中心取得聯系，全面了解文件中心的客觀需求，及時提供相關文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務范圍，充分利用電子政務優勢，對事業單位、事業單位之間進行全方位的監督管理，提供優質的服務，向社會大眾提供各方面的政務信息，滿足社會不同領域在政務信息方面的客觀需求。
3.逐漸實現檔案信息資源的數字化。
從某種意義上說，檔案信息資源數字化的實現是事業單位檔案信息化建設的首要前提，能夠對檔案原件起到一定的保護作用。在實現檔案信息資源數字化的道路上，要充分利用各種先進的信息手段，把相關的物質載體轉化為數字化信息，還構建全新的檔案目錄數據庫、全文數據庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務管理方法、流程為紐帶，不斷優化事業單位檔案管理形式，需要統一規范事業單位檔案數據管理庫中不同類型文件格式等，并對不同類型的文件、檔案內容等方面做出統一的規定。要以事業單位自身的運營情況為紐帶，以信息化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，并在實踐中不斷優化完善，使檔案信息更加規范、標準。
4.構建有效平臺，實現資源有效整合。
事業單位檔案信息化管理平臺的構建是建立事業單位已有平臺基礎上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬于對立、統一的關系，需要嚴格按照檔案管理流程、業務內容等進行，并遵循相關的原則，比如，動態原則、拓展原則，對事業單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰略規劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業單位管理軟件的應用。在優化改革的道路上，要充分發揮事業單位這個發展平臺具有的作用，實現檔案資源的優化重組，比如，檔案信息數據的歸類。
5.重組檔案管理組織架構。
在新時代下，信息化對檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背后的組織架構體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網絡信息技術人才納入到對應的組織架構中，使事業單位檔案管理信息化更具安全性。同時，還要培養專門的信息化、現代化檔案管理人才，不僅要具備專業化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業單位人力資源管理機制。并以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優質的服務。
結語
總而言之，在新時代下，改革事業單位檔案管理，發展電子政務是非常必要的。它有利于對檔案信息資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案管理的效率與質量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經濟效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發揮自身的作用。以此，使事業單位不斷向前發展，走上長遠的發展道路。
參考文獻：
[1]韓英.關于事業單位檔案管理現狀與優化發展分析[J].辦公室業務,2014,21:93.
在信息時代背景下，事業單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發展階段。由于受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對這種情況，發展電子政務，提高事業單位檔案管理水平已成為新時期社會發展的主流，也是一種必然趨勢。以此，提高事業單位檔案管理工作效率與質量。
一、事業單位檔案管理工作現狀
在新時代下，事業單位檔案管理工作現狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業單位的發展。首先事業單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業單位是我國信息管理的重要機構，但在日常工作中，領導者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責，并落到實處。其次，缺乏現代化的檔案管理設備。檔案管理是一項系統而復雜的工程，需要充分利用先進的辦公設備，降低檔案信息數據的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業單位為了減少辦公設備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設備，辦公設備落后，已經無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發揮檔案信息自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對信息資源的開發，也沒有優化利用已有的檔案信息資源。最后，事業單位不具備高素質的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業素質，不具備基本的理論知識，專業化的技能，檔案管理不規范，經常出現各種問題。事業單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統化的培訓，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現檔案信息的利用價值。
二、事業單位檔案管理工作改革策略
1.優化事業單位檔案管理體制。在新時代下，事業單位檔案管理已成為電子政務建設的重中之重，需要統一領導與協調，使相關的政務信息價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優化已有的檔案管理體制，完善已有的業務流程，和電子政務建設相融合，不斷促進事業單位辦公的自動化、信息化。
2.不斷拓展事業單位檔案管理職能。在日常工作中，事業單位要對檔案管理信息進行數字化設計，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監督指導工作，在監督管理電子檔案文件的同時，還要提前對電子檔案文件進行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎上，需要和對應的政務中心取得聯系，全面了解文件中心的客觀需求，及時提供相關文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務范圍，充分利用電子政務優勢，對事業單位、事業單位之間進行全方位的監督管理，提供優質的服務，向社會大眾提供各方面的政務信息，滿足社會不同領域在政務信息方面的客觀需求。
3.逐漸實現檔案信息資源的數字化。從某種意義上說，檔案信息資源數字化的實現是事業單位檔案信息化建設的首要前提，能夠對檔案原件起到一定的保護作用。在實現檔案信息資源數字化的道路上，要充分利用各種先進的信息手段，把相關的物質載體轉化為數字化信息，還構建全新的檔案目錄數據庫、全文數據庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務管理方法、流程為紐帶，不斷優化事業單位檔案管理形式，需要統一規范事業單位檔案數據管理庫中不同類型文件格式等，并對不同類型的文件、檔案內容等方面做出統一的規定。要以事業單位自身的運營情況為紐帶，以信息化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，并在實踐中不斷優化完善，使檔案信息更加規范、標準。
4.構建有效平臺，實現資源有效整合。事業單位檔案信息化管理平臺的構建是建立事業單位已有平臺基礎上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬于對立、統一的關系，需要嚴格按照檔案管理流程、業務內容等進行，并遵循相關的原則，比如，動態原則、拓展原則，對事業單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰略規劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業單位管理軟件的應用。在優化改革的道路上，要充分發揮事業單位這個發展平臺具有的作用，實現檔案資源的優化重組，比如，檔案信息數據的歸類。
5.重組檔案管理組織架構。在新時代下，信息化對檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背后的組織架構體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網絡信息技術人才納入到對應的組織架構中，使事業單位檔案管理信息化更具安全性。同時，還要培養專門的信息化、現代化檔案管理人才，不僅要具備專業化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業單位人力資源管理機制。并以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優質的服務。
結語
總而言之，在新時代下，改革事業單位檔案管理，發展電子政務是非常必要的。它有利于對檔案信息資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案管理的效率與質量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經濟效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發揮自身的作用。以此，使事業單位不斷向前發展，走上長遠的發展道路。
參考文獻：
[1]韓英.關于事業單位檔案管理現狀與優化發展分析[J].辦公室業務,2014,21:93.
近年來，電子政務和政府網絡智能辦公系統得以應用，這有效的改變了政府檔案信息服務的方式，其開始更偏重于網絡和數據庫，而且檔案信息服務方式也開始一改有限和被動服務的限制，開始向網絡資源為主的無限和主動服務方向轉變。打破了傳統的靜態和間接服務，更注重于提供動態及直接的參考咨詢和開發編輯。而且通過對檔案資源信息進行提煉加工，從分散、無序的檔案資源中進行信息的提取和濃縮，利用多種服務方式，從而有產的提高檔案信息服務的主動性、快捷性，使其向高層次的服務方向發展。
二、檔案載體
政府電子政務辦公的應用，有效的加快了網絡技術、數碼技術和各種現代化的高科技技術在政府部門的應用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長期以來只依靠文字來對歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過聲音、圖像等能夠更直接和生動的將事物得以展現出來。而且在對檔案進行記錄時，以光盤、磁帶及移動存貯設備為主的磁性材料得以應用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發展，同時也加快了檔案結構的改變。
三、檔案主要工作流程中管理方式
網絡技術運用及電子政務辦公的環境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據自己的工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網絡傳送到檔案管理部門，也可以直接?⑹?據信息錄入到檔案數據庫中；另一方面，通過網絡，政府檔案管理人員可實行跟進式服務，形成初期，跟蹤指導，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數據文件夾中進行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉化作檔案的時間周期，收集工作做到了根據需要，確保了歸檔信息的完整性、準確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉變的另一結果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質檔案管理，轉變成對儲備數字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務環境下給予各種工作提供靈活方便的同時，安全隱患意識也必須時時在心，特別是在涉及的政府機密信息，管理員必須做到：一是注意網絡信息安全措施的加強，日常業務中及時更新維護殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴格審查不當的信息與杜絕保密的內容上網，從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強檔案數據安全管理，數據庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數據的備份，確保檔案信息的齊全。
四、服務方式
現代信息網絡的接入形式多樣，為檔案信息服務拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網絡傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務，并能及時收集用戶反饋的信息。政府在電子政務背景下，通過網絡技術，利用不同的信息服務軟件系統，可以對利用者的利用時間、區域及查詢檔案信息內容等進行統計，及時與用戶溝通聯系，適時調整檔案利用服務，并對不同時期和部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求[2]。檔案信息服務工作是社會發展到一定歷史階段而產生的社會現象，政府的檔案利用服務在不脫離原有的基礎上，要注意傳統檔案利用服務方式與現代網絡檔案信息服務的并舉，做好在新技術向檔案管理滲透的過程中，努力實現傳統和現代兩種服務方式的有機結合工作，使兩者做到優勢互補，揚長避短。
五、管理理念
一、電子檔案管理的原則
1.1“前端控制”原則
考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一并移交或發送給檔案部門。
一、“金審工程”電子政務的實施為檔案信息化管理起到的積極作用
（一）為檔案管理系統提供了應用平臺。“金審工程”是國家審計政務信息化的具體體現，它構建了審計署與省級審計機關、駐地方的18個特派員辦事處之間的城際廣域聯接，以國家關于電子政務標準體系框架為指導，以網絡互連互通、信息資源共享為目標，搭建一個履行審計職能、實施審計管理、提高工作效率的電子政務平臺。“審計檔案管理系統”做為“金審工程”信息化建設的子系統成為審計信息化的重要組成部分，它以“金審工程”為依托，為檔案管理員提供了強大的管理功能。檔案管理軟件可以實現對審計檔案、文書檔案、文件資料、音像檔案和會計檔案的管理和統計，可以利用應用軟件的各種特定功能規范有序地進行歸檔、保管和借閱服務，為檔案信息化建設提供了廣闊的發展空間。
（二）加快實體檔案的數字化進程。檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，它起到牽一發而動全身的作用。“金審工程”電子政務系統的應用使電子文件大量產生的同時，也推動著紙質檔案的數字化速度的加快。為了實現室藏檔案信息化共享，筆者單位目前已經利用高速掃描儀等現代設備進行計算機可識別和處理的數字化信息加工，建立健全檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫并通過檔案管理軟件實現了檔案信息的多介質保存，為構建數字化檔案室奠定了基礎。
（三）檔案管理的對象拓展面更廣。“金審工程”電子環境下產生的大量文件，具有制作、簽發、辦理、歸檔等一系列過程，其每一個流程都是在特定時間和特定環境，同一活動過程中形成的真實的原始記錄，只有保持整個過程的完整性才能體現檔案的價值。檔案部門對電子文件的管理應該介入電子文件的整個生命周期，以確保電子文件產生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。因此，檔案部門管理的職能已經拓展到其前身現行文件的生成背景環境及整個過程。
二、“金審工程”電子政務環境下對檔案管理工作產生的挑戰。
（一）對傳統的檔案管理制度的挑戰。在“金審工程”電子政務環境下，公文處理部門在公文流轉運行中及時發送和接收審計業務處室的各種審計信息的電子數據，電子文件特定的形式和流程改變了傳統檔案的“事后歸檔”的管理模式，使檔案工作的重心開始前移，由過去的公文處理完畢后集中統一整理指導，變為文件形成過程中就予以管理與監控。
（二）對傳統檔案管理分類的挑戰。紙質檔案的分類只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在“金審工程”電子政務的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的利用者可以根據不同的需要，利用辦公信息化系統對電子文件進行自由組合分類。
（三）對傳統檔案保管方式的挑戰。“金審工程”電子政務的環境下，公文的流轉程序中公文的草擬、簽發、傳遞、督辦、文印有著嚴格的管理制度和技術措施。隨著金審工程的完善，人們對紙質文件的依賴性將逐漸減弱，而更多地通過金審工程應用系統，在各審計實施環節保存、獲取和利用相關的電子信息，而電子信息的無形性、易消失和易改動等與生俱來的風險性將為檔案保管帶來諸多的困難和障礙。
（四）對傳統檔案管理利用環節的挑戰。在“金審工程”環境下電子文件不斷增多，并結合電子文件自身的特點推進電子文件傳遞過程、利用方式向深層次發展，一方面有助于檔案部門樹立開放的全新的檔案利用服務意識。另一方面，嚴格權限管理、分層管理的查詢模式有針對性的開展信息利用，滿足不同人群的需要。
三、抓住機遇迎接挑戰，探索檔案信息化發展的新舉措。
（一）建立健全制度。如何做好“金審工程”電子政務中電子公文的安全管理，無論對檔案部門，還是對文書部門都是一項新工作。它關系到電子政務環境下檔案信息資源能否實現科學管理和有效利用。因此，只有認真做好電子文件安全管理工作，建立健全科學、合理、嚴密的管理制度，才能切實保障信息資源不流失，完整、規范、安全地進入信息資源庫。
（二）采用“雙軌制”歸檔。鑒于審計檔案的特殊性，從一定意義上來說，在現有技術還不能完全保證固化電子檔案的價值時，將其轉化為紙質文件，雖是權宜之計，卻也不失為現階段一個切實可行的辦法。由于缺乏電子文件法律憑證作用的認可，為了保護檔案的真實性，實現電子檔案的價值，有必要實行“雙軌制”的檔案保管方法。所謂的“雙軌制”指電子文件在運轉過程中或者歸檔后電子文件和紙質文件一起歸檔保存的形式。但是，隨著電子文件在技術、法律方面不斷成熟和發展，電子歸檔的所有環節問題都會逐步得到解決，“雙軌制”必將被廢止。
（三）文檔一體化建設。“金審工程”電子政務可以說為文檔一體化創造了得天獨厚的條件。“金審工程”電子政務的本質就是充分利用信息技術對傳統的審計管理模式和業務流程改造并進行有效的信息資源整合，實現公文管理的高效化運轉。因此，電子政務環境下檔案工作和文書工作之間的界限變得逐漸模糊，有效的運行文檔一體化的管理將文書、檔案管理融入到一個系統之中，即符合檔案的自身特點，同時可以借助強大的信息資源網絡，滿足不同利用者的需求，使檔案資源得到充分的共享。
其一，中國自1999年開始的政府上網工程以及在電子政務的推進過程中對政務信息資源的整合和組織存在迫切的人才需求，而在此之前，我國高校沒有對口的專業培養該領域的專門人才，因此，在政務信息管理領域存在較大的人才缺口。
其二，在政府部門，現行文件和檔案是政務信息的主要承載，檔案工作者的職業素質和工作效率直接影響到政府信息資源管理的效率。因此，從文件與檔案管理角度開展對政務信息管理的研究并培養該領域的專門人才成為中國檔案學高等教育的一個新領域，體現了我國檔案高等教育的時代特色和社會需求。
我們在充分肯定我國檔案高等教育的社會敏感性和改革精神的同時，必須冷靜地思考檔案學專業的人才培養目標定位和課程體系設置問題，不可盲目砍掉檔案學專業課程而輕易增設政務信息管理類課程。在進行專業調整和課程體系改革之前，我們須明確檔案人員在電子政務中的職責和任務，在此基礎上定位檔案學專業的人才培養目標，調整課程體系。
電子政務環境下檔案人員的職責和要求
電子政務環境下檔案人員承擔更重的責任，面臨更嚴格的業務要求，這對我們檔案學專業教育的定位及課程體系改革提出了挑戰。
一、電子政務環境下檔案人員的職責
在傳統的政府管理模式中，機關檔案人員的主要職責是管理已經歸檔的文件，不參與文件的制發和流轉過程，文件管理與檔案管理之間有著明確的界限。隨著辦公自動化的普及、電子政務由最初的政府上網到政府網上辦公的推進，文檔一體化成為提高電子政務文檔管理效率的必要途徑。文檔一體化是電子文件全程管理和前端控制的基礎平臺，要求檔案人員從后臺走向前端，即在文件產生之初就介入其中，在電子政務文檔管理系統的設計階段就提出檔案化的設計思想和設計要求，其目的是保證電子文件在產生、流傳過程中的真實性、完整性和有效性，從而保證歸檔管理的電子文件是可信的，日后可作為法律憑證和依據。這種做法可能會加重文件流轉的負擔，影響文件管理的效率，但是，卻有利于保證電子文件的真實性、完整性和有效性，為電子提供穩固可靠的信息保障。據此，電子政務環境下檔案人員應承擔如下主要職責：
1、檔案人員不僅要承擔歸檔電子文件的鑒定、接收和管理工作，還必須介入文件管理。
2、檔案人員需要加強與政府職能部門、電子文件管理系統設計者、文檔管理軟件開發人員之間的聯系和合作，對于系統設計開發和運行等各個階段的文件管理提出詳細的要求和建議，積極對電子文件的管理實施前端控制和全程管理。
3、檔案人員應加強與文書人員和業務人員之間的交流，監督和指導文件的生成、流轉。
4、檔案部門應明確提出電子文件的歸檔標準和要求，保證歸檔電子文件的質量。
5、檔案人員應借助電子政務平臺，進行檔案信息的、查詢、提供利用等社會化服務工作。
二、電子政務環境對檔案人員的要求
電子政務環境下，檔案人員必須勝任政府電子文件的歸檔和管理工作，保證電子文件的真實性、完整性和有效性。要做到這一點，檔案人員應達到如下要求：
1、了解電子政務的基本原理和電子政務流程。
2、熟悉電子政務環境中電子文件的生成和流轉規律。
3、嚴格遵行電子政務環境中的電子文件歸檔要求和管理規范。
4、能夠熟練應用現代技術，具有信息化辦公能力和文檔處理能力。
電子政務環境下，政府信息資源的采集、組織、、存取、傳播以及載體形式和管理方式都發生了變化，如何高效、安全地對政府信息資源進行組織、管理和開發利用，檔案工作者負有艱巨的使命。在電子政務環境中，檔案工作者必須對電子政務基本原理、電子政務系統框架等有所了解，除了掌握檔案管理的專業知識和技能外，還必須具備管理學知識、電子政務基礎知識和現代信息技術技能，以及組織協調和溝通能力。
電子政務專業人員與電子政務環境下的檔案工作者有明確的分工，他們的崗位、職責和工作任務各不相同，對知識結構和能力素養的要求也不相同，但都需要對彼此的工作內容有所了解。檔案人員主要肩負電子政務文檔管理的職責和任務，他們必須具備電子政務的基礎知識，掌握現代信息技術，能夠為電子政務提供高效、安全的信息資源保障。電子政務專業人才則主要負責電子政務系統設計、系統管理、技術開發等核心工作，他們必須熟悉電子文件管理的基本要求和規范，具備對電子文檔的處置能力。
電子政務專業人才的培養模式及高校檔案學專業的定位
到目前為止，我國培養電子政務專業人才的模式有如下幾種：第一，在公共管理學院或信息管理學院下新設獨立的電
子政務本科專業。電子政務專業人才在知識結構和能力素養方面都有很高的要求，只有設置獨立的電子政務專業，進行專門的電子政務教育，才能培養出合格的專業人才。從教師的知識結構，以及“電子”和“政務”二要素來看，電子政務專業依托于公共管理學院或信息(資源)管理學院各有其優勢，但由于管理體制等因素的制約，學院聯合培養的模式還不多見。第二，通過對檔案學系進行改名、增設電子政務方向課程、調整檔案學本科人才培養目標和培養方案等一系列措施對已有的檔案學專業進行改造，向電子政務信息資源管理方向拓展。第三，在檔案學、圖書情報學等碩士點、博士點設置“電子政務”或“政務信息資源管理”研究(招生)方向，培養電子政務、政務信息資源管理的高級人才。
第一種模式和第三種模式無可爭議，而第二種模式須慎重考慮電子政務環境下檔案學專業的定位問題，以及檔案管理與政務信息管理在檔案學本科專業培養方案和課程體系中的權重問題。一方面，檔案學專業向電子政務信息資源管理領域的拓展具有先天的優勢，因為文件和檔案是構成電子政務信息資源的基礎，檔案學專業教育必然要考慮電子政務對檔案專業人才在知識結構、能力素養等方面的要求，以及檔案人員應承擔的職責和任務。檔案學系無論是否改名，在人才培養中都必須考慮電子政務環境。在檔案學專業培養目標、課程設置和教學內容中，要將文件檔案管理理論與電子政務相關理論相結合，將文件檔案管理的方法和技術與電子政務方法和技術結合，將文件檔案管理流程與電子政務流程結合，培養能夠勝任電子政務信息資源管理需要的檔案專業人才。
另一方面，電子政務環境下，檔案學專業的培養目標和課程體系應堅持檔案學專業特色，從文件與檔案管理角度考慮電子政務信息資源的管理策略和解決方案，切不可放棄原有的檔案學教學基礎而盲目增加電子政務方向的課程。理由是：由于師資力量、教學資源以及專業的限制，在檔案學專業基礎上不可能培養出具有復合知識結構和高信息素質的電子政務專業人才，只有通過設置獨立的電子政務專業，配備相應的師資力量和教學資源，才能全面培養電子政務專業人才。如果僅在檔案學專業基礎上大量、盲目增加有關電子政務的課程，將不僅使檔案學專業喪失傳統的優勢和特色，也無法滿足電子政務人才培養的需要，結果是舍本逐末，事倍功半。因此，對檔案學專業的改革需把握好一個“度”和“切入點”的問題，這個“度”是指在培養目標和課程設置上以檔案學專業為主干和支撐，“切入點”是指檔案學專業調整應從電子政務文件與檔案管理為切入點，結合電子政務特點，培養適應電子政務文檔管理和信息資源管理需要的檔案學專業人才。
電子政務環境下檔案學專業人才的培養目標可定位為：培養具有系統的檔案學基礎知識和政務信息管理的基本知識，具備一定的文化素質和修養，掌握應用現代信息技術的基本技能，能在政府機關、企事業單位，以及各種信息機構從事文件與檔案管理、信息管理和信息服務的復合型、實用型專門人才。
電子政務環境下檔案學專業課程體系改革
圍繞檔案學專業的本科培養目標，檔案學專業的課程體系應進行適當的改革，其宗旨是“厚基礎、寬口徑”，在保持檔案學專業特色的基礎上向政務信息資源管理方向拓展。本文試以武漢大學信息管理學院檔案學專業的本科課程體系為例，分析和說明電子政務環境下檔案學專業課程體系的改革。
近幾年來，武漢大學檔案學專業的課程體系經過不斷調整，逐步形成了以檔案學專業課程為根基的獨立而開放的課程體系。該課程體系由學校通識教育課、學院通開課、檔案學專業類課程(含專業基礎課和專業課)三大模塊構成(見下表)。這三大模塊的課程體系層次分明地體現了對本專業學生的基礎知識、基本能力及基本素質的教學要求。
第一模塊為學校通識教育課程，是面向全校的通開課程，旨在培養現代大學生所必備的基本知識、素養和能力。
第二模塊為學院通開課程，是按“圖書館、情報與檔案管理”一級學科設置，反映學科知識基礎和能力要求的通開課程，其目的是打破專業藩籬，加強“圖書館、情報與檔案管理”一級學科內的知識融合和貫通，滿足厚基礎、寬口徑人才培養的需要。學院通開課的設置有助于學生掌握必要的信息技術，增強其對信息的處理和開發利用能力。
第三模塊為檔案學專業類課程，體現了檔案學專業的學科知識構成及對專業人才的培養要求，以及檔案學專業教育向電子政務信息資源管理領域拓展的趨勢。根據課程之間的內在聯系和區別，該模塊又可劃分為檔案學核心基礎課程、信息技術應用類課程、政務信息管理類課程、綜合素質類課程。其中，政務信息管理模塊包括政務信息管理、電子政務概論、行政管理學、國家公務員制度、現代人力資源管理等課程。這些課程所占學分為15個學分，與檔案學專業學位要求的140個學分之比甚微，充分體現了以檔案學專業課程為主，政務信息管理課程為輔的特點。此外，電子政務信息資源管理所需要的信息技術類課程在學院通開課模塊和檔案學專業類課程模塊中得到體現。
武漢大學信息管理學院檔案學專業本科課程體系的改革，始終堅持“厚基礎、寬口徑”的指導思想以及通專結合的思路，形成了以檔案學核心基礎課程為主，政務信息管理相關課程為輔的獨立而開放的課程體系。其獨立性體現在保持檔案學專業特色，而開放性則體現在檔案管理與信息管理、政務信息管理等領域的交叉與融合，以及與信息技術的密切聯系。
結論
針對目前檔案學系改名或增設電子政務課程的現狀，我們首先應明確電子政務環境下檔案學專業的定位，是另設電子政務專業，還是在檔案學專業基礎上建設電子政務專業，或者只是增加一些與電子政務有關的課程，這關系到今后檔案學專業的興衰。如果處理得當，檔案學專業將借電子政務而獲得新的發展機遇，否則可能使檔案學專業喪失獨立的學科地位。筆者所擔憂的是，如果檔案學系盲目改名或盲目增加與電子政務有關的課程，不僅易使檔案學喪失獨立的學科地位，而且因學科基礎限制，也不可能培養出能夠真正勝任電子政務管理需要的專業人才。因此，筆者認為，檔案學專業在人才培養目標上應堅持專業特色，同時，拓展人才的知識結構和能力素質，提升人才培養的層次和水平，滿足電子政務信息資源管理的需求。電子政務環境下的檔案工作者應是掌握檔案學基本理論和電子政務的相關理論及知識，既熟悉電子政務流程和運行機制，又掌握基本的信息技術，能勝任網絡環境下的信息化辦公、電子文件管理、文檔一體化管理的復合型人才。電子政務環境下，我們應立足檔案學專業的自身特點，同時，結合電子對文件和檔案管理的要求來調整課程體系，補充教學內容，基本出發點依然是文件和檔案管理。
參考文獻：
1、王協舟，《電子政務本科專業建設研究――專業可行性分析與教學計劃構想》，《檔案學研究》，2006，(1)
