時間：2023-07-02 09:53:48
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引言
化工企業工程項目檔案是指新建和改建工程項目，從建設項目立項開始至竣工驗收以及使用維護過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。當前，化工企業如何使用和管理這類檔案，服務于化工企業，已成為化工企業檔案類工作的重點。
1.化工企業工程項目檔案管理的重要性
化工企業工程項目檔案管理是化工企業尋求發展的重點，而化工企業工程項目檔案管理是化工企業在管理中的關鍵內容。建設實用的資料收集保存制度，保證項目建設和檔案資料的同步是化工項目檔案管理的重要使命，各個工程建設相關單位必須把項目檔案工作列入工程建設管理程序，控制并保障項目檔案的完整性和準確性，按時且合法的歸納項目建設中各種資料，嚴格按照國家及化工企業對檔案的準則來編制項目檔案，從而保證項目檔案的合理合法。
2.目前化工企業工程項目檔案管理的情況
2.1檔案管理意識不強
化工企業建設工程涵蓋項目的可行性調研、上報建議書、選址、土地規劃、勘探設計、施工、竣工、試運行、投產等各部分，涉及范圍廣，需要較長的時間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個建設項目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態，與工程管理部門和施工單位聯系不夠密切，缺乏主動管理的意識。尤其在施工的整個過程，因為工程量大，參加建設的單位通常對時間，質量，成本控制問題有更高的關注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時，臨時突擊檔案工作，集中時間來彌補檔案缺失的部分，答復驗收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴重，而實際有價值的內容大大減少，導致不能確保檔案的整體性和真實性，并且對于日后檔案的使用也造成了麻煩。
2.2收集檔案的人員業務水平不足
目前，許多工程建設項目檔案負責人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現場施工人員來臨時兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細，由于施工人員對檔案專業的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業的培訓，施工過程中只要人員變動就會導致檔案的流失，或者出現沒有人繼續完善檔案工作的情況，導致檔案未能保存妥當，更談不上保證檔案的質量。致使檔案的整體性和準確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內容缺失、簽章手續不到位；復印件過多，整理不規范等不足，這種情況都嚴重影響著檔案質量，致使重點工程的檔案無法真實的展現工程情況且無法發揮檔案本身具有的功效。
2.3管理制度不健全
工程檔案管理的整個制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設方和承包方在檔案管理時責任分配不清晰，缺少明確責任意識，建設方、監理方及施工方各自的檔案工作沒有進行有效的交流，各自的標準不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進行受阻，檔案的及時性和準確性受到質疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。
3.加強檔案管理工作的舉措
3.1強化宣傳，加強檔案意識
化工企業工程檔案工作關系到施工單位、設計單位、建設單位、檔案行政管理、監理單位等多個部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種方式，加強工程主管項目部與監理、施工等各個單位的檔案觀念，將工程檔案與領導責任掛鉤，將檔案工作的內容歸納進工程管理的內容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業的發展規劃和年度工作計劃、納入領導的議事日程、納入員工的工作職責之中，建立了項目檔案管理工作人員網絡體系，指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責任。
3.2健全檔案管理，建設合理的化工企業工程檔案管理制度
做好工程檔案的管理工作除了在思想上應引起足夠的重視外，還應以建章立制、規范管理為基礎。工程檔案管理作為項目管理工作之一，也應實施程序化、規范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進行。建立合理的檔案管理大綱、組織機構、崗位職責與資格、工程文件的接收、分發、傳遞、存檔、計算機管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規定、規范化的工程文件格式要求、標示方法、存檔方式等。對于具體的建設項目法人來說，制定一套適用于本企業工程建設項目特點的工程項目文件、檔案管理細則，是企業順利開展工程項目文件、檔案管理工作的前提和保證。
3.3強化對檔案的收集
工程項目檔案是項目施工管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前各項目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強化對檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對工程形象的、直觀的反映，直接體現了所做工程的面貌，工程完后，項目部應及時將工程全貌及構造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術檔案資料交檔案部門。
3.4實行同步跟蹤管理
伴隨著我國經濟的進一步發展，社會主義現代化建設也步入到快速發展階段，尤其是十三五規劃以來，國家更是給予了社會建設工程更高的重視，切實從民眾角度出發，真正實現民生改善的目的。目前，群眾最為關注的內容就是居住條件，而棚戶區改造工程則是切實改善民生的重要舉措。在開展棚戶區改造項目時，需要真實的將相關資料和信息予以記錄，同時以檔案的形式保存下來。因此檔案管理工作當屬棚戶區改造工程項目管理中的重要內容。
1項目檔案管理的內容
目前在實施棚戶區改造工程項目的時候，無論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個工程項目的建設。同時，在記載工程任務相關內容的時候，務必要保障準確、完整，且最終應該以檔案的方式保存下來。近年來，隨著城鎮化建設步伐的逐步統一，棚戶區改造工程項目的數量也迅速增加，因此也對工程項目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區改造工程項目建設的前期、中期和后期階段的所有內容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對于棚戶區改造工程項目來說，關于檔案管理的工作內容主要如下：①棚戶區項目開始改造之前，關于棚戶區的音像、照片資料，棚戶區改造項目招投標階段、立項審批階段、產權產籍和勘察設計方面所產生的文件資料等；②棚戶區改造項目施工過程中，拆遷回遷和工程項目管理等方面的資料等；③棚戶區改造工程項目在竣工驗收環節中，所產生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區改造項目涉及的內容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對較大，更需要檔案管理部門強化管理工作，提升管理水平。
2工作中面臨的主要問題
2.1檔案管理工作水平較低
一般來說，對于棚戶區項目進行改造的時候，源自于多種因素的影響，導致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進行棚戶區改造的時候，即便成立了相應的領導小組辦公室，但是僅為一個宏觀的管理單位，并沒有實體。領導小組雖然管理、監督和協調棚戶區改造工程的項目施工以及竣工驗收等工作，然而卻未能對招投標、項目立項等相關內容進行涉及，使得工程項目的檔案管理工作明顯存在缺項，不能形成一個完整的棚戶區改造項目檔案管理流程，進而導致整個檔案管理水平偏低[2]。
2.2檔案管理工作不夠規范
棚戶區改造工程項目作為一項直接關系到民生的工程項目，受到國家的高度關注。因此具體到工程項目實踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現實情況下，由于沒有一個規范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來自多個部門，諸如新聞部、棚戶區改造領導辦公室或者開發商等，不同部門所形成的音像檔案是單獨管理的，進而導致整體檔案管理工作較為混亂。
2.3沒有統一的檔案管理部門
現階段，棚戶區改造工程項目是基于市場化條件下運作的。同時在開發和建設棚戶區改造項目時，通常不是由一個開發商完成的，可能涉及多個開發商。雖然工程項目建設過程中相關的檔案資料以及城市規劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門，然而涉及到的拆遷回遷、產權產籍方面的檔案資料卻留在開發商手中。正是由于缺乏一個統一的檔案管理部門，導致棚戶區改造工程項目的檔案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1構建完善的檔案管理體系
完善的檔案管理體系有：①構建招標承包責任制。開始建設棚戶區改造項目前，首先做好招投標工作。建設單位應在招投標的合同條款中，明確規定檔案管理的相關要求，促使能更加規范的進行招投標階段的檔案管理工作；②構建項目法人負責制。因棚戶區改造工程項目的施工周期較長，涉及的內容也較多，因此需要基于項目法人負責制的基礎上，強化施工各個階段的管理工作，確保整個工程項目全過程中的檔案收集整理工作得以有序開展，確保了檔案的真實性和完整性；③健全檔案管理相關制度[3]。從檔案的收集、歸檔時間、歸檔方法等方面予以嚴格要求，確保檔案管理工作得以規范開展。
3.2強化對檔案管理人員的培訓工作
為了全面提升棚戶區改造工程項目檔案管理工作水平，需要不斷強化檔案管理人員的綜合素質和業務技能。不僅需要強化檔案管理人員的檔案管理方法、要領、基本操作步驟、相關檔案管理規范等內容，還應該不斷從檔案管理人員的職業道德、責任心、工作態度等方面著手，做好相關培訓工作，進而全面提升棚戶區改造項目檔案管理工作的質量和效率。
3.3嚴格落實檔案管理工作職責
棚戶區改造項目建設時存在多種檔案資料，需要對其進行分類歸檔，并及時保存。在具體檔案管理工作過程中，需要全面落實相關人員的檔案管理職責。與此同時，工程項目的設計、勘察以及監理等相關單位，也應該針對工程項目建設期間所產生的各種文件資料等進行及時的收集，加強施工各個環節中的檔案管理工作，從而實現更為規范和完善的檔案管理目的。
4結束語
總之，棚戶區改造項目利國利民，需要給予高度重視。在棚戶區改造工程項目建設中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區改造工程項目中，通過構建完善的檔案管理體系，強化檔案管理人員的綜合素質，落實檔案管理人員的管理職責，進而為棚戶區改造項目的順利開展及工程竣工后的交付使用奠定堅實的基礎。
作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設檔案館
參考文獻：
電力工程檔案是指從電力建設項目（工程）立項、審批、勘察設計、施工、安裝調試、生產預備到竣工投產全過程形成的，應當歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表等。電力企業如何利用寶貴的工程檔案資源并開展高效管理，使其更好地為電力工業服務，已經成為電力檔案工作的核心任務。
一、電力企業項目檔案管理的重要性
電力工程項目檔案管理在電力企業的發展中占有舉足輕重的地位，而電力項目檔案管理又是電力企業管理工作中的重要環節。建設項目檔案管理的主要任務是貫徹執行國家和廣東省有關項目檔案的法律、法規、方針政策、電網公司的有關管理制度，建立有效的項目文件收集歸檔機制，確保項目檔案與項目建設同步發展。落實省公司發展子戰略和電網規劃建設關于檔案工作的任務，工程建設各有關單位要將項目檔案工作納入工程建設管理程序，嚴格控制項目檔案的齊全完整和系統準確，依法、合理、及時收集歸檔項目建設過程的各門類文件材料。執行國家和行業關于項目檔案的標準，組織編制項目檔案，嚴格控制項目檔案的規范性。執行國家和行業關于項目檔案的管理要求，組織對項目檔案的專項驗收，評價、考核項目檔案管理效果。為項目規劃、建設和生產提供檔案信息利用服務。
二、項目檔案資料管理要求
歸檔的文件達到完整、準確、系統，滿足生產（使用）、治理、維護、改建的需要。完整是指工程檔案資料的收集要與建設進程同步進行，在項目的立項到工程竣工驗收投產的全過程中，各種應該歸檔的文件材料都要歸檔。準確是指對歸檔文件材料的記載必須與實物相符，準確地反映工程建設治理各項活動中的真實情況和歷史過程。系統是指歸檔的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的時間順序排列，做到層次分明，有機聯系，符合其形成的規律。
在管理過程中嚴格貫徹執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》GB/T11822-2008國標、《建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》及企業檔案管理標準是做好電力企業工程檔案管理的基礎，在工程建設施工中嚴格過程控制，按照電力工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的文件及時檢查、審核，發現問題及時解決，查漏補缺，使施工記錄做到真實、完備、及時，符合歸檔要求。
參照《業務規范》分類表所列的案卷內容分別組卷，一個卷盒放不下同一案卷內容的可組成若干卷，題名可寫成×××（一），×××（二）等。歸檔文件材料應以原件歸檔，不使用復印件。如原材料的合格證、質量證明是復印件的，需加蓋生產商或供應商的公章（紅印），才能歸檔。管理性文件按問題、時間或重要程度排列；施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列；設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。卷內文件的排序及錄入：
（1）工程聯系單、設計變更單應按文件的編號順序排列，逐份錄入。
（2）設備卷內文件的排序：一個案卷有多個設備廠家的，應當把重大的設備排在前面，同一廠家和同一型號設備按說明書、合格證、廠家試驗報告、廠家圖紙、裝箱單的先后順序排列。說明書的版本、型號、廠家責任者一定要錄入（如果說明書沒有日期可按同一設備型號合格證或試驗報告的日期錄入）。
（3）竣工圖紙要將工程圖紙目錄作為卷內第一份文件錄入，竣工圖的圖號、設計日期、責任者必須錄入。
項目的土建、電氣部分由不同施工單位承建的，在產生相同分類號資料組卷時，施工單位之間要互相溝通，確定案卷的流水號的排列，即在一個項目下，同一個分類號只能形成一個案卷流水號。施工單位在參照《業務規范》中的分類表組卷時，對某些同一個分類號又同一個保管期限的資料，在資料很少的情況下，可將多個案卷資料組成一個案卷，但擬寫案卷標題要詳細清晰，體現卷內資料內容。
三、保持電力建設項目檔案工作與工程建設的一致
電力建設項目檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性的工作，是實現電力建設科學管理不可缺少的技術基礎工作 。它隨電力建設項目的開始而建立，又隨電力建設項目的竣工投產、交付使用而告終，與工程項目建設的進程是同步的。由于參建單位多、建設工期長，形成的工程檔案數量大、內容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度。因此，要加大對工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理，根據電力工程建設項目檔案管理流程，從項目前期的準備階段、項目過程的施工階段到項目竣工的驗收階段（包括檔案專項驗收）來抓，即工程建設一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設過程中要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行。
四、強化檔案管理的措施
一、目前我國建筑工程項目施工資料檔案管理所存問題
近年來，隨著我國信息技術的不斷進步，國民經濟經濟水平的提高，在建筑行業上所實施的管理也更為嚴格，同時建筑市場也開始向規范化與信息化方向發展，但是在其發展的過程中，在施工資料檔案管理方面仍舊存在以下幾點問題：第一，施工綜合管理資料原件不夠齊全，同時工程項目的質量驗收資料也不是很齊全；第二，施工驗收資料的格式與工程項目竣工文件的編制等不夠規范；第三，在施工原始資料的書寫上不是很規范，在交接工程資料的時候不夠及時；第四，在施工記錄資料的填寫與記錄評價上存在著一個普遍的現象，即信息不夠真實，未按照相關的規定要求來實施一定的計算工作，為實施檔案的審核以及歸檔工作，最終使得檔案管理水平和質量一直得不到提高。
二、加強建筑工程項目施工資料檔案管理的相關措施
（一）事前管控
所謂事前管控就是指從施工資料的形成開始進行管控，著重控制檔案資料的來源，并把好質量這一關。在該階段進行管控時，首先應該構建一個健全的質量管控制度，在組織上確保該項工作得以正常且有序的實施，具體措施主要如下：
第一，前期管控。首先應該進行工程項目編碼的區分，編制相應的編碼系統，明確工程項目中單元工程、單位工程以及分部工程等；其次，制定統一質量驗收表格與記錄表格，確定工程項目中各種信息記錄表格的統一格式，在確定以后不可隨意進行更改，以免對工作帶來一些不必要的麻煩；最后，進行施工資料檔案范圍以及要求的編制，并確定資料的收集方式以及整理方式等。
第二，構建完善的管控結構以及制度。首先進行資料檔案管理機構的構建，制定相應的管理制度，統一領導與管控工程項目施工資料檔案各項業務工作；其次，構建相應的管控網絡，確定管控人員，把工作具體落實到每一位工作人員的身上，同時還要確定管理工作的具體程序，構建相應的考核獎懲機制；最后，進行崗前培訓機制的構建，加強檔案管理人員管理技能的培訓與教育。
第三，在建筑工程項目施工之前，管理部門應該基于事前所制定的計劃方案，加強實施檔案管理工作重要性的宣傳，在管理人員在資料收集工作與整理工作時，應該實施監督、指導以及檢查。同時還應下發關于施工資料管理細則的宣傳單，通過這種方式使參建單位與工作人員能夠重視施工資料檔案管理工作，繼而為該項工作的實施創設一個良好工作環境。
（二）事中管控
第一，建筑工程項目施工之前，應該收集工程項目施工審批表、施工圖紙、施工組織設計、施工許可證以及相關的地質勘查報告等各種資料，通過對施工圖紙的了解與熟悉，將施工中所需的各種材料送至實驗室進行檢驗，并在施工之前，取出各種施工材料以及配合比檢驗的相關報告，對各施工方案以及施工組織等進行圖紙的會審，明確施工單位的資質。同時還應和建設單位進行配合，做好相應的開工報告以及報建資料，并將材料報告送至監理部門。在施工中若需要進行塔吊工作，則應報送相應的塔吊施工方案，并根據質檢部門的相關要求，收集各種安全資料。
第二，收集并整理施工過程中各分部工程的相關資料，其主要包括以下幾個方面：一為收集并整理施工試驗資料，做好施工的記錄工作以及工程隱蔽驗收的記錄工作，在工程項目施工之前，應該按照施工組織的具體要求，對施工原材料進行試驗，并做好相應的計劃方案；在隱蔽工程的驗收記錄中，可借助于表格把隱檢的項目、具體內容、意見、項目質量情況以及相關的復查意見等記錄好，但凡隱蔽工程驗收質量不達標的，不可實施下一道工序，由于施工記錄是對工程項目整個施工過程所進行的記錄，因此在該環節中，其記錄必須要完整且詳細。二為設計變更資料的收集與整理，在該過程中，應該注意兩個方面的內容，即采取分專業整理的方式與注明好圖紙中所修改的內容。三為做好工程項目中各分部項目施工質量資料的收集、編寫以及整理工作，由于分部項目質量驗收在基于分項工程驗收合格所實施的，因此在這一環節中，主要的任務就是檢查主體結構功能以及質量等是否滿足施工規定，可通過施工單位、建設單位、監理單位以及設計單位等來共同進行驗收，從而確保資料的完整性。
第三，收集與整理施工日志，做好相應的技術交底工作。在技術交底工作中，不僅要確定工程項目安全要求以及質量需求，同時其交底的內容應滿足相關的法規以及工程項目施工要求，做好相應的記錄工作，通過書面的形式來進行簽字，完整地將技術交底工作資料歸入到工程項目資料檔案中去。在施工日志資料收集與整理過程中，應逐日進行填寫，確保其可將施工現場的實際生產狀況準確且真實地反映出來。此外，在工程項目驗收過程中，還應收集并整理施工竣工記錄，進行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準確性，對于所存問題應該及時提出相應的整改策略，并且限期進行整改。
（三）事后管控
在該環節中，主要包括兩個方面的內容，即資料的歸檔以及移交。在建筑工程項目施工資料檔案歸檔中，必須要確保其可將工程項目整個建設過程所產生的文件資料準確且真實地反映出來，所歸檔的這些文件必須要通過分類收集與整理，繼而將其組成為滿足要求的相應案卷。在進行工程資料移交時，應該基于工程項目具體的規范要求，結合施工當地檔案管理的規定來實施移交工作，從而確保施工資料檔案管理的完整性、及時性、準確性以及真實性。
近幾年，隨著信息技術的進步，社會經濟發展速度的加快，在建筑工程項目施工資料檔案管理上，開始廣泛應用電子檔案管理的方式。因電子文件具有信息可變性、信息存儲高密度、信息非人工識讀性以及系統依賴性等特征，對此，在管理過程中，還應確保電子文件的可讀性、安全性、系統性、原始性、完整性以及真實性等。同時在管理過程中，還要對數據壓縮、電子文件格式轉換以及文件圖片處理等進行不斷地規范，繼而進一步提高電子文件管理水平。
結束語
綜上所述，建筑工程項目施工資料檔案管理工作是一個比較復雜的工程，所涉及到的人員、內容以及部門等均較多，因此在管理過程中，為了確保施工資料檔案的準確性以及真實性，必須要對工程項目進行全過程的跟蹤監督管理，同時還要構建相應的管理機構，完善相應的管理制度，加強管理人員技能的培訓，強化對施工過程的管控，把好工程項目竣工驗收這一關，從而保障施工資料檔案的準確性與完整性。
參考文獻：
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[2] 張蕾.建設工程施工項目文件資料的歸檔及質量控制[J].山西建筑，2009，35（19）：209-210.
1項目檔案管理是什么
技改大修工程項目檔案是指整個項目工程從工作開始到結束這期間所有的需要歸檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內容包括技改大修工程項目過程中的策劃、實行、完工等一系列工作生成的文字材料。項目檔案管理工作能夠確切的體現工程在施工過程中的各個細節，也可找出為什么會發生工程事故，在很多工程建設的地方都有重要的價值。
2為什么要提升技改大修工程項目檔案管理水平
檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個方面是為什么要加強技改大修項目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項目檔案管理是工程項目中重要的環節，有著舉足輕重的地位。在新時期，做好電力系統技改大修項目工程檔案管理是可以為電力系統工程項目帶來美好的前景。二是提升項目工程建設的科學有效性，用文件材料將項目工程的各個工作環節聯系起來，可以增強對工程建設的整體把握。將工程項目建成的過程形成歷史材料，可以真實的表面在工程項目建設中產生的問題，為完善工程項目建設提供更好地解決方案，從而提高技改待續工程項目的科學性。三是檔案服務和檔案利用的本質要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項目建設未來的發展目標提供保障。
3檔案管理工作存在的缺陷
3.1對項目檔案管理工作不夠重視
在工程項目檔案管理工作中往往存在重視設計而輕視檔案的問題。因為相關專業人員短缺，在一般的地市級只有一名人員專門負責技改大修，需要管理規劃可研、計劃下達、項目管理研究等一系列工作。領導更注重經濟方面的問題，而技術人員則注重項目工程的進度、施工質量、施工安全等，缺少對一些重要文件材料的歸檔。例如說項目工程在施工過程中的來往信函、設計變更記錄、領導批復等重要材料，都沒有專業人員對其進行系統的管理，導致會出現歸檔的難度系數大、歸檔不全問題。還會出現文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對于服務類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時序性也不滿足相關要求等。
3.2檔案管理制度不科學，管理人員自身素質有待提高
現在很多電力企業都沒有將工程項目檔案歸檔進行立項，也沒有納入工作領導小組中。企業電力系統一般注重提升工程項目的專業技術和項目在施工過程中的具體情況。很多電力企業沒有健全檔案管理制度，缺少專業的檔案管理人才對檔案進行系統的管理，導致許多檔案資料都得不到規范的保留。在項目施工的過程中，沒有人對項目檔案材料進行跟蹤，這將導致檔案材料的收集難上加難。而且項目檔案管理本身就是一項專業性強的工作，需要一些專業管理人員對檔案進行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統項目工程，但是在現實情況是很多人員都不是專業的檔案管理人員，自身專業素養的不足，嚴重影響了檔案管理的有效性。
3.3視聽檔案的保留不齊全
視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現在很多電力企業在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關注到項目工程建設的好壞。對于視聽材料的管理沒有設立專門的管理人員，或者是管理人員的專業素養不夠，這都對視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設立的視聽材料管理數據庫，導致視聽材料不齊全。
4如何加強檔案管理工作
4.1加強項目檔案管理人員的工作意識
重視理念建設可以保障檔案管理的科學性、有效性，也是工程建設過程中各項管理工作能夠順利實施的保障。只有領導的意識正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實施。并且現在很多技改大修專責對檔案管理工作的認識度不夠，為增強各專責的歸檔意識，要加強培訓，培養其自身的綜合素質，鍛煉工作技巧。同時要加強管理人員學習檔案管理知識，使管理人員及時掌握先進的管理方法和技術，促進其能夠主動收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。
4.2完善項目檔案管理制度和管理內部的組織結構
電力企業內部要設立專門的檔案管理制度以維護檔案管理人員的權責，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統性的體制機制，電力企業也要將檔案管理部門加入到工程項目的建設的組織結構中去，將檔案管理工作與實際項目工作在施工的過程中聯系起來，讓檔案管理工作融入到項目管理中去，參與到項目建設中去。
4.3加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性
引言
工程建設項目檔案一方面具有一般科技檔案的專業性、科技性和通用性，另一方面表現出顯著的整體性、成套性和不重復性。近幾年來，工程項目檔案管理信息化建設取得了一定的進展。工程項目檔案的信息化管理為工程項目檔案的建立和查閱提供了方便，在面對眾多紙質工程項目檔案時，由于管理工程項目檔案的人員任務非常繁重，致使他們在工作中容易出現差錯，但運用計算機掃描便能快速使工程項目檔案實現信息化，同時還能輕松處理完工程項目檔案資料。如此一來，不僅使工作效率得到了提升，同時也使存儲空間得到了節省。
1工程項目檔案管理要點分析
1.1工程建設檔案的形成與搜集
檔案管理利用工作的前提和基礎就是形成與搜集建設項目的檔案。在工程建設初期，參與工程建設的各個單位（部門）都要編制檔案管理規劃，配備素質較高的專（兼）職檔案資料管理人員，明確崗位職責，將建設過程中的各種檔案材料一點一滴地搜集積累來，以保證各類檔案資料的齊全和完整，為日后開展整理歸檔奠定基礎。（1）建立和完善檔案管理制度。對于負責基建技術和檔案管理人員，各單位應當定期召開會議，收集、分類、整理、編目、裝訂工程檔案資料，并且對案卷質量等事項進行詳細說明，落實措施，強化管理，努力增強有關人員的檔案意識。（2）做到圖實相符。檔案管理人員需要深入建設現場，針對檔案的不同階段、不同要求等，在驗收項目的過程中，到現場給予檢查和指導，進而在一定程度上做好檔案的收集整理工作。高度重視招投標、設計變更、監理文件材料等，確保“圖實相符”，發現問題，采取措施，及時解決。
1.2整理與歸檔建設項目檔案
為了保證檔案材料的完整性、準確性和系統性，在一定程度上需要收集、整理和歸檔工程建設檔案材料。在對工程檔案進行收集、整理、歸檔的過程中，一方面落實責任、建立完善規章制度，另一方面要從以下方面做起：（1）對于建設工程檔案資料來說，為了確保資料的完整性、準確性、系統性，檔案人員應當認真學習，了解熟悉各類工程檔案歸檔整理的標準和要求，以便早作準備。（2）明確接收工程建設檔案的范圍和歸檔要求。學習檔案的收集、整理、歸檔和編制案卷的基本知識，確保各類歸檔標準化、規范化。（3）確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度。在劃定歸檔范圍時要注意：基建工程文件材料與文書材料、技術材料的界限要離請。根據基建文件材料的保存價值，在確保基建檔案完整的前提下，對歸檔范圍進行確定。（4）嚴格立卷，確保案卷質量。在歸檔過程中，需要注意：收集齊全歸檔范圍內的基建文件材料，系統整理歸檔的文件材料，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）；劃定保管期限，同時對保管期限進行標注，并且注明相應的密級；基建檔案整理后，需要進行裝訂，并保證結實美觀，同時標題要簡明扼要，清晰整潔地填寫卷內目錄。
2工程項目檔案管理信息化建設
2.1完善信息化檔案管理的制度
第一，建立信息化檔案管理的歸檔制度和檔案分類保管制度，利用歸檔制度和檔案保管制度開發和使用的全套文檔資料和信息化軟件應用程序，要提高人員對信息化檔案分類與管理的重視程度，在檔案的信息化數據錄入之前應該妥善的進行數據的備份和保管，提高數據的使用性能和安全程度。第二建立信息化的檔案管理制度，信息化的檔案管理制度需要根據國家檔案局的國家標準制定，主要的標準為：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
2.2加強基礎設施建設
工程項目檔案網絡系統的建設以及數字化設備的建設都屬于基礎設施的建設。工程項目檔案資源共享以及信息交換的前提便是網絡系統，通過構建信息數據庫，使工程項目檔案能實現信息的共享。各種數碼相機、掃描儀、打印機等共同構成了工程項目檔案的數字化設備，對這些設備加以利用，可以使工程項目檔案的一體化管理得以實現。而在這個過程中，工程項目檔案的信息化管理則為其實現奠定了基礎。
2.3保證信息化系統的安全性
安全防范的管理主要作用是加強檔案管理的主要內容的安全性和保護性，加強信息化檔案管理的作用。從管理上加強安全防范功能的主要做法為：第一，建立可信可控的內部網絡模式，利用科學化、理化的內部網絡模式管理好內部人員，杜絕內部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網，防止造成網絡資源流失與檔案管理的負面影響。第二，管理好輸出設備，對于重要電子文檔的打印，要進行嚴格的登記和日志管理，管理好內網客戶端，在局域網上建立監控點，最關鍵的是管理好客戶端和輸出軟件接口，防止信息丟失。第三，數據的備份與容災，最理想的數據保護方式就是解決信息化檔案內部的可用性風險和恢復性風險，當前檔案的數據備份與容災能力已經成為了數據存儲安全的象征。數據備份需要保證客戶數據的完整性、需要提高數據安全性、可靠性和一致性。
2.4提升檔案信息化綜合管理人才隊伍建設
長久以來，工程建設領域中多數一線人員知識層次并不高，在建設過程中對于信息化的運用范圍與接受程度相對其它行業來說并不高。這對信息化的實施是不利的。各級參建單位對電腦軟件的使用理念還停留在各類專業軟件的層面。如何在工程建設的從業人員尤其是技術人員中提升信息化系統的應用能力與接受程度，這是檔案信息化成功之本，對其它各個要素的發展速度和質量起著決定性的作用。所以，各級建設單位要加強對員工信息化應用的培訓，并且從各單位的領導階層開始重視信息化的培訓，建設具有綜合能力的檔案信息化管理隊伍，并保持相關人員的穩定。
結束語
加強工程項目檔案管理信息化工作，是適應我國工程建設發展的必然要求，也是提高建設水平、管理效率的重要途徑。檔案信息化管理的發展理念已能為廣大建設者所接受，但真正要將信息化建設落到實處，使之成為實用的管理手段，仍要各管理層面的從業者們不斷努力。
二、輸電工程檔案管理的機遇與挑戰
信息技術為電力檔案管理的規范化、電子化提供技術支持，如何將信息技術應用到電力企業的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計算機技術的運用對工程項目檔案資料的科學利用及步入數字信息化管理起到了重要作用。利用計算機技術、網絡技術、數據庫技術，實現內部數據共享的系統工程，是系統建立數字檔案的契機，是輸電工程檔案管理系統性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統化管理納入檔案管理，擴大檔案管理范圍與功能。電力企業信息化水平和電力企業正努力實施的以信息化帶動管理，以管理促進信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機遇，是保障檔案信息的準確性與真實性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業性，源于輸電工程檔案的構建體系，不同行業、部門、專業建立工程檔案的出發點及標準存在一定的差異，使得接收工作復雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準確性、真實性、完整性不易達到規范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規范化、電子化、數字化是未來發展的必然趨勢[8]27，輸電工程施工企業檔案管理的標準化，給企業與社會帶來諸多便利的同時，檔案信息保密問題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對的挑戰，云計算服務平臺在數據存儲安全方面具有無法比擬的優勢，可有效地解決數據安全存儲等問題[10]76。
三、輸電工程檔案管理的組卷原則
案卷是具有“關聯”的文件組合而成的檔案保管單位。來源原則是檔案的分類單元，來源原則在檔案檢索中具有重要作用，來源原則是檔案整理的基本原則。來源原則可以有效地恢復已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來源原則產生的標志。檔案管理原則在實踐中不斷演繹與發展，信息技術的廣泛應用使單一來源原則再次受到沖擊，突破了實體機關與案卷唯一對應的傳統模式，現代機構的頻繁變動也使按照機構來源劃分全宗面臨新的挑戰，新來源觀應運而生，受到業界的關注。自由來源為來源共同性基礎上的事由共同性，對專門檔案整理具有指導意義。來源原則的實質是事由原則，事由原則是專門檔案的整理原則[11]25。事由聯系沒有客觀的界限，是檔案形成過程中事由類同性所具有的聯系。廣義來源聯系與狹義事由聯系從本質上來說統一于“有機聯系”[12]84，廣義來源聯系是電子文件時代“新來源觀”的產物。檔案整理的本質是為了保持檔案材料之間的有機聯系，便于更好地保管與利用。有機聯系并不只有來源聯系，最緊密的聯系也并不只是來源聯系，在尊重檔案形成規律的前提下，任何有機聯系都可成為檔案的分類原則。來源原則與事由原則都有各自獨立的適用范圍，踐行來源聯系進行組卷，割裂了輸電建設項目檔案與其建設過程之間的聯系，應以有機聯系在整個檔案集合中最為明顯的原則為依據。輸電建設項目按照項目來組成一個案卷，是最簡便也是最理想的，當某一項目形成的科技文件超過案卷組合度時，如何將同一項目的檔案材料整理成多個案卷，需要參考建設項目檔案的特點。輸電建設項目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯系，但它不是項目檔案案卷組織的統一模式，最緊密的有機聯系是指導組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結、不拘泥于各種原則的紛爭之中，結合輸電檔案的特點組卷、建檔，充分運用來源聯系和事由聯系，編制多維聯系的實用性、安全性輸電檔案是最科學的。明確了組卷原則，建檔過程要注意區分不同的工程項目及項目階段，工程檔案收集和整理要與建設進程同步，統一歸檔要求，明確歸檔文件材料內容，在工程竣工階段，建設單位要對設計、施工、監理單位移交的文件材料進行鑒定，提出移交的時限和質量要求。在施工過程中，定期檢查施工現場，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。
四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施
面對輸電工程檔案管理的機遇與挑戰，如何更好地解決其存在的問題？尊重和維護檔案的本質特性，保持檔案之間的有機聯系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設單位與運營、維護單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發揮其作用的必要條件，而強化檔案管理的標準化、規范化，強調檔案管理的及時性是加快檔案建設步伐的正確思路，利用現代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數字化，向前看，把握未來每一個輸電工程項目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導思想能更好發揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹立檔案管理為利用服務的效益理念，向管理要效益；樹立技術為需求服務的科技理念，加強信息軟件系統升級及管理創新，實現工程檔案管理模式與管理思想與時俱進；樹立系統工程的整體理念，把系統工程的整體理念和綜合性技術人才培養貫穿于檔案建設的全過程；夯實輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達。有了正確的理念，有了開啟輸電工程檔案建設和運行之門的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設步伐？在符合國家相關法規和企業檔案管理要求的前提下，強化檔案管理制度的嚴肅性、權威性及公正性，制定適應輸電工程施工企業特點的具有較強可操作性的規章制度，在規章制度允許的范圍內，不斷完善檔案的規范化管理；加強檔案的收集、整理工作；強化教育和培訓；推進電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設檔案目錄和全文數據庫，適應電子文件歸檔的發展趨勢。電子文件帶來的挑戰要求檔案管理工作進行根本性的質變，我國當前實行的雙套制歸檔策略時間越長，越不利于電子文件管理工作的與時俱進[13]41。實現從傳統的檔案管理一步到規范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險灘與溝壑，然而跳躍的結果，會使我們的電力企業實現立項、設計、施工、維護、運營、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質的突破，成為企業的樞紐、企業的技術與成本信息與控制平臺。有了平臺，有了機遇，輸電工程項目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實踐是真理，適應變革，完善標準，與時俱進是必由之路。綜觀歷史，傳統的檔案管理原理面對專門檔案與文書檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應變革的環境中得以完善和發展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對“來源聯系”和“事由聯系”的充分運用。文件連續體理論在認識文件運動的線性、階段性、整體性的基礎上，研究了文件運動的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現象，盡管文件運動理論在實踐的指導性方面有一定的局限性，但這些理論的發展對增強我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應對變革，我們正積極行動，多維聯系體系的建立，標準規范的不斷出臺，使我們能夠感知領導的決心與魄力。要克服由于時間跨度造成的信息的缺失及不準確等問題，提高檔案管理工作者的技能勢在必行，掌握相關的專業知識，同時還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識的同時，還要熟悉國家及行業的法規、標準及規定。與此同時，電網專業的檔案員培訓應常抓不懈，常年實施培訓以適應檔案管理發展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現場施工檢查與指導工作的時效性，確保歸檔的輸電電網工程項目檔案正確地記錄工程施工過程與結果，確保歸檔的輸電電網工程項目檔案的全面性與準確性、及時性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項目施工文檔所包含內容，為確保施工材料的齊全和真實性，應堅持時實構成的原則，堅持事前控制、事中控制、事后把關驗收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標文件、項目設計文檔、物資供應文檔、項目施工文檔、項目監理文檔等，由相關機構分別構成與匯聚，施工資料的組卷應嚴格按國家電網公司編制的輸變電工程檔案管理實施細則進行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來方便的同時，也給那些想方設法竊取技術機密的不法分子帶來可乘之機，稍有疏忽就會給國家的安全和利益帶來危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開發利用帶來挑戰，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識及綜合素質是關鍵；當然沒有保密意識不能勝任，只具有保密意識也是不夠的，綜合素質是解決問題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎和前提，是實現法制化、規范化管理的必要條件。加強信息化建設中保密安全應對措施，嚴格確保單位內部局域網與外部互聯網實現徹底的物理隔離，嚴禁計算機通過各種形式連接互聯網和其他公共信息網；并應嚴格落實各級人員責任制，定期進行網上信息檢查，做好網絡的動態管理。具備較強的保密意識，不斷更新的專業技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機結合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測評體系的構建與完善，是電力檔案發展和電力工程項目建設與維護的質量保障[14]57。通過合同管理強化項目檔案管理，建立健全檔案管理測評體系，利用云計算實現建設工程檔案的全過程監管，輸電工程檔案管理才會按設計的軌道前行。
工程質量驗收簽證原始資料不齊全，有用復印件替代原件現象，且在復印件上未能體現出原文出處；竣工圖文件編制不夠規范，變更部分沒有充分體現，不能真正反映竣工后的工程實際情況；施工原始簽證資料的格式、填寫不規范，內容有失真現象；資料的跟蹤收集不及時，竣工資料編制時間長、效率低、費用高；文件分類及編制規則不統一；工程資料檢查手段落后、工作強度大、檢索效率低。
二、問題存在的主要原因
（一）工程檔案資料的管理沒有形成制度。工程實施過程中，施工隊伍和內業資料管理人員更換頻繁，工程資料的交接制度不完善，有人走檔案走、人走檔案丟的現象出現，資料整理困難。
（二）工程管理人員和檔案管理人員對相互的業務不熟悉，各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式，內業資料整理過程中的重復返工現象時有出現。
（三）缺乏高科技的信息化技術手段對工程資料進行管理、利用和編制竣工資料。除此之外，各單位的管理水平，也是決定內業資料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外業的管理一樣，都是工程建設管理的重要組成部分，在工程外業一開始就應嚴格按照竣工驗收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號，做到“邊整理、邊歸檔”，達到工程完成竣工文件即編制完成的目的。
三、提高工程項目檔案管理工作的途徑和方法
（一）加強檔案的合同管理。工程建設單位在建設項目發包給承包方時，建議在工程合同中訂立檔案管理條款，明確工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。
（二）工程項目負責人必須把項目檔案管理納入其職責范圍、工作計劃和工作程序中。要明確工程項目負責人為項目檔案主要責任人，對工程項目進行集中統一管理，保證工程項目檔案系統的完整、真實和安全適用。
（三）加強工程檔案的過程控制。工程檔案管理應與工程建設同步，在工程建設過程中進行跟蹤管理，建立健全的項目檔案。一是把握工程初期準備；二是工程把關施工；三是工程竣工驗交。三個不同的階段都要嚴格按照規定對有關文件材料進行收集、整理、歸檔，杜絕工程結束后“補檔案”的不當行為發生。
1.工程初期準備階段。每一個項目的工程施工伊始，作為施工單位，從設計圖紙的復核、施工地段地質、水文的勘察與了解，施工現場的復測到安營扎寨，施工區域的購地拆遷，接水接電，各種材料的儲備等等，準備工作是大量的，紛繁的。這個階段施工檔案的跟蹤管理應針對初期施工圖紙、文件資料的形成部門多，產生的形式不盡相同的特點，向項目經理部了解一定時期內有關工程施工規劃、工作安排，通過定期向有關工程管理部門了解一個時期內有關工程施工準備階段各項工作、會議、外事活動等安排情況，及時了解掌握有關檔案形成的信息，跟蹤管理亦進入角色，同步啟動。工程施工初期階段，應明確跟蹤管理規定和要求，使檔案資料的管理有明確的工作依據。要針對來自不同的歸屬部門、明確有關檔案和竣工資料應執行的具體管理規則，形成統一規范，避免執行中的不明確性，對應歸檔的檔案資料沒有按時歸檔的，及時主動上門跟蹤索取，同時定期進行階段性文件資料歸檔的清查清欠。依據工程技術資料歸檔范圍的具體規定，在工程進展的一定階段內應形成的各類文件資料與實際已歸檔入庫的相應文件資料對號清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清單與各有關文件資料的形成或發送部門聯系索取。
2.工程把關施工階段。大面積工程施工的全面展開，是工程質量、安全的重要把關階段，也是各類工程技術資料大量形成的時期。對于這階段的檔案資料分目標跟蹤管理，工作重心應轉移到重點抓住檔案資料形成的薄弱環節，以保證歸檔資料的質量。加強對施工現場施工文件資料的檢查，這是檔案管理的基礎工作之一，如到項目部檢查或抽查技術人員、領工員的施工日志、班組施工作業記錄，包括工程用料情況，工程施組、施工規范的執行情況，工程試驗、壓力容器的檢測記錄，中線水平觀測記錄，安全操作情況，工程分交情況等，檢查其填寫是否齊全符合規范。特別檢查分部、分項工程檢查證的填寫情況，對地下、隱蔽工程檢查記錄的填寫。工程監理的認簽等，要考證其可靠與真實程度，以保證歸檔資料的可靠與真實性。應搞好庫存檔案清理達標工作。隨著工程的進展，工程技術資料大量歸檔，要按工程建設階段對歸檔資料從數量上和質量標準化上進行專人逐項的檢查，按交驗單位分門、按交驗部門分類，進行自檢、整理、充實、完善，按檔案工作的業務要求，在分類、立卷，編號時應將不同階段形成的（下轉第162頁）（上接第155頁）技術文件資料區別分開，協助各項目部備齊各類竣工文件資料。對一個時期內資料室借出資料進行定期歸檔，是檔案跟蹤管理在整個施工階段的長期業務工作，而在竣工驗交階段更應注意。應著重強調資料借出的時間性，以防止因借閱人對借出的資料長期占用保管不善、而造成文件資料的損壞、丟失。
3.工程竣工驗交階段。工程竣工驗交，是施工企業所承建的工程要接受該項工程涉及的各專業的工程質量的總驗收。是對設計、施工、使用維修等方面進行綜合性考核，也是檢驗施工單位的工程項目施工組織、施工能力水平、安全生產、工期進度、企業信譽等方面的重要環節。這一階段的檔案跟蹤管理應在各類技術資料的總結統收、分類歸檔，別類上交等方面下功夫、以配合建設單位、施工單位、監理單位、使用單位、接管單位辦理好工程竣工驗收交接和固定資產轉移工作，充分發揮建設項目的投資效益、社會效益和經濟效益。在工程驗交階段，還應按照檔案工作的內容收集、整理、鑒定、保管、統計、檢查、編研和利用八個環節的要求，按照標準化、規范化的要求，對各類技術文件資料著手整訂、填寫、貼簽、裝盒等工序，該上交的上交，該自存的入庫分類存放。最后對每個項目跟蹤管理的情況進行自查。以便總結經驗，找出不足以利改進。
（四）工程檔案資料的收集整理工作列入工作績效的考核項目。定期檢查評比，優勝者給予獎勵，建議設立工程檔案專項驗收保證金，將竣工檔案的編制工作與計量支付和質量保證金結合起來，可規定如不通過工程檔案專項驗收或不能及時完成檔案的整理歸檔，不予結算或扣一定金額的質量保證金，以此保證竣工檔案及時、順利地通過驗收。
Abstract: project file is complete, complete, accurate, credentials and effective protection for enterprise production and management and reform and development; good project file archiving work, is the key to ensuring the overall quality of the company file.Keywords: engineering project; records management; practice.
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
邯鄲鋼鐵集團公司始建于1958年，創業之初僅有兩座255M3高爐。隨著改革的深入，為了增強企業自身的競爭力，公司從1988年-1995年陸續建成了90M2燒結機、機械化原料場、1260M3高爐等三大項工程；“九五”期間又建成投產了125萬噸薄板坯連鑄連軋、5#6#焦爐、2000M3高爐、400M2燒結機和三煉鋼Ⅰ、Ⅱ期等五大項工程；“十五”淘汰落后產能，邯鋼結構優化產業升級總體規劃全面實施；“十一五”邯鋼新區2#3200m3高爐、2#燒結機、2#轉爐系統、干熄焦、2180mm冷軋工程、自備電廠建成投產；東區3200m3高爐、200萬噸球團、435m2燒結機、管狀皮帶機和第三原料場等東區鐵前系統改造項目建成投運；2013年作為‘十二五’承上啟下的關鍵年，邯鋼以“系統綜合效益最大化”為目標，建設“綠色、低耗—經濟煉鐵平臺，高效、低成本—潔凈鋼平臺，延伸、創效—功能拓展平臺”，推動轉方式、優結構，打造產品競爭力和產業鏈競爭力的新優勢，加快向國際先進水平現代化邯鋼邁進。制定了鋼1250萬噸、力爭1300萬噸，生鐵1270萬噸，鋼材1180萬噸，新產品產量300萬噸，品種鋼比例70%，深加工產量450萬噸，發電量37億度的生產經營目標；1990年以來，公司檔案館（處）共指導296個工程、投資總額達90.6億元的項目檔案工作，接收竣工檔案23246卷406088張，底圖50982張，資料3563冊427592頁。近年來，邯鋼的改擴建工程和固定資產投資項目，其數量和投資總額都遠遠超過前三十年的總和，而且每一項工程都涉及到十余個部室和生產廠、幾個乃至幾十個施工安裝單位。做好建設工程項目的竣工檔案和有關資料的歸檔保管工作，是保證公司檔案總體質量的關鍵。為確保如此浩繁的工程項目檔案齊全、完整、準確、及時歸檔，我們做了以下工作：
追本逐緣，理順前期文件歸檔渠道
一個工程項目的前期文件，包括從項目立項、可行性研究、各種建設手續及審批、環評到勘察設計階段，這一過程相對都比較漫長，而且涉及到公司規劃發展部、進出口公司、安全環保部、設計院、技改部等十余個部室和項目有關單位。由于時間跨度長、各環節工作聯系緊密，特別是涉及到工程項目的各種許可證、合同、各種協議及批文等文字材料，使用部門多，反復引用率高，給檔案資料的歸檔帶來了很大的難度。
為此，根據國家檔案局、國家計委聯合的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》，結合公司各處室的管理職責，我們制訂了《工程竣工檔案資料歸檔細則》及《處室前期文件歸檔范圍》，明確了項目建設單位、公司有關職能部門和施工、監理單位的歸檔責任；下發了《邯鄲鋼鐵集團有限責任公司基本建設項目檔案管理辦法》，明確了歸檔義務和處罰辦法。檔案人員根據項目進度和復雜情況靈活地分階段或一次性接收，理順了前期文件的歸檔渠道。
提綱挈領，保證竣工檔案齊全、完整歸檔
一方面，為了增強施工單位的歸檔意識，加強公司工程管理部門和職能處室的監管力度，我們制作了《項目竣工圖齊全、完整情況表》，由施工單位根據施工過程中單位工程的劃分，詳細按照單位工程——分部工程——對應圖號進行填寫。對一個單位工程由多家施工單位共同施工的，不但要求文字資料中工序交接齊全，而且要求在此表中要有所反映，為日后匯總打基礎。檔案部門制作的《項目竣工圖齊全、完整情況表》，由施工單位按檔案部門的規定填報，經公司工程管理部門的現場專業技術人員初審、簽字確認，再加蓋工程管理部門的審定章，從而有效地防止了以往施工單位和技術人員用自編自填的竣工資料移交清單來交驗竣工檔案而產生的漏圖、少圖現象，確保工程項目竣工圖紙的完整和齊全。
另一方面，把住工程項目結算關，保證工程項目檔案的規范、完整和及時歸檔。檔案處參與《公司固定資產投資管理辦法》的制定和執行。《管理辦法》用四個專門條款分別規定了設計、施工、監理等中標單位承擔竣工檔案的編制、整理和歸檔責任，“凡不按要求移交檔案資料的項目不準辦理竣工決算”。檔案處依據施工合同及協議、《項目竣工圖齊全、完整情況表》以及《檔案資料交接清單》核驗竣工檔案，由檔案管理人員驗收無誤并接收入庫后，設計、施工、監理單位持檔案處開具的竣工檔案接收證明，方可到公司有關部門辦理竣工結算。
深入現場，為竣工檔案整改護航
根據國家有關規定和邯鋼的實際需要，結合以往施工單位在做文字資料、竣工圖過程中出現的問題，我們制訂了《建設項目（工程）竣工圖的歸檔標準》。在每一個工程項目開工后，我們及時組織所有施工單位的專職檔案員和編制竣工資料的工程技術人員參加檔案處組織的專題培訓班，由檔案處領導和中高級管理人員講解歸檔標準和具體要求，使施工單位和有關人員從施工起始階段就明確歸檔責任并掌握編制規范。
檔案人員定期深入施工現場，參加現場調度會，及時了解各階段的施工情況和檔案資料形成情況，督促其積累和整編；檔案部門及時與施工單位溝通信息，對竣工檔案整編過程中出現的問題，預見一個，預防一個；發現一個，解決一個，不留死角。通過檔案人員的不懈努力，使施工單位少走了彎路，特別是設計變更通知單在竣工圖中編制到位的問題，我們不厭其煩地為施工單位技術人員分門別類示范操作，節約了時間和費用。
在施工單位編制完竣工圖后，我們依據歸檔標準，到施工單位嚴格進行檔案初驗，對發現的問題提出意見并限期整改。由于工程項目竣工圖的專業性很強，我們要求施工單位的技術人員按專業匯總一份交接清單，既保證了竣工檔案的順利交接和歸檔，同時也提高了檔案提供利用的準確性。
對檔案專業人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰性的工作，這既有工程項目本身專業性、復雜性的原因，也有檔案專業人員自身的原因。
一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力；能看懂一般工業與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格等。根據以上要求，檔案專業人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規章制度的建立和執行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現場施工技術資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業的差異和工作重點的不同，造成檔案專業人員在進入工程項目檔案管理這個行業時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。
二是檔案專業人員在工程項目檔案管理中“話語權”不足。在工程建設項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質量，在檔案專業術語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術規范和要求，對資料員形成的施工技術資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現在對紙張、字跡的要求上，對施工技術資料的內容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業水準大打折扣，也直接導致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經常淪為簽字、蓋章的工具。
在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結底，還是由專業的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設項目的基本知識，對工程施工技術資料的內在質量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內功。只有這樣，檔案專業人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業能力和管理水平。
（摘自《檔案界》網站 作者單位：珠海中冶基礎設施建設投資有限公司）
