序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇大學生檔案整理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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在新的歷史時期，我國高校思想政治教育所應具的創新對策和途徑主要有：一是要選準思想政治教育的切入點；二是要抓住熱點、難點問題；三是要區分不同層次，切合實際進行教育引導；四是要充分運用有效載體檔案，營造思想教育的社會氛圍。此外，還必須改進方式方法，既要強化整體部署，推進思想政治教育的系統化，也要擴大社會覆蓋面、推進思想政治教育的網絡化，還要推進思想政治教育手段和方式的現代化，更要增強思想政治教育的折服力。其中，為大學生建立個人信用檔案和心理健康狀況檔案，即是時下非常現實及有效的與大學生思想政治教育相匹配的新興的高效力載體檔案。

信用檔案

信用檔案在我國是一種新事物，是社會主義市場經濟發展的客觀需要，也是社會發展到一定階段，社會主義市場經濟的必然產物。在我國長期以來沒有受到應有的重視，個人信用信息征集和管理嚴重滯后，與社會和經濟的發展不相適應。隨著個人的發展及其消費的增長，個人信用問題也成為一個急需解決的問題。在發達國家，講究信用蔚然成風，信用就是財富，信用就是生命，信用作為商品滲透到了社會經濟等生活的方方面面。現階段我國處于向市場經濟的轉軌時期，適用市場經濟的信用檔案及信用檔案網絡體系，正在我國開始形成，這一網絡的形成將對信用風氣的培育起到關鍵性作用，而且對于構建與大學生思想政治教育相匹配、和諧的個人信用檔案（電子檔案）起到重要的支撐作用。

所謂個人信用檔案是指由公共部門保存的，反映某一特定公民的基本情況、財產情況和信用程度情況的原始記錄，是個人信息中最重要的信息之一，是對個人身份加以判斷的重要依據。它由三方面構成:個人的身份證明及社會檔案（主要在品行方面即反映本人基本情況的材料）、個人的收入及財產情況、個人的信用記載情況（即自身信用行為管理的原始記錄）。其中，個人的信用記載是個人信用檔案的核心部分，表明了其信用度狀況。

據有關資料顯示，美國自20世紀40年代就開始建立個人信用系統。依托高度發達的電子網絡，美國的個人信用系統十分完備，大學生畢業后，銀行均可通過遍布全國的信息網絡系統及時掌握他的行蹤和收入，從而有效控制風險。所以，盡管美國大學生貸款率達70%，不良還貸率卻很低。我國首個助學貸款商業運作模式在重慶工商大學正式展開，在這個模式中有一個關鍵詞，就是大學生個人信用檔案，取得了良好的效果。大學生個人信用檔案的建立，表面是由助學貸款引發，但實際上是意圖在更大的范圍內對更多的同學都在信用這個問題上引起足夠重視。

個人信用檔案涉及面寬泛，只要與信用主體的道德品行、經濟活動有關的記錄都包括在內。個人信用檔案的建立與推廣，除了關涉誠信教育，還有另外的警戒作用。大學生個人信用檔案的建立是無形的眼睛，能夠于更長時間在更大的時空范圍內善意地盯視著同學們的誠信軌跡。有一天我們每個大學生都建立起自己的信用檔案而不是憑借拍胸脯說自己信用好、說話算數，屆時關乎大學生的信用證明就不再艱難繁復了，而是直截了當地任由個人信用檔案說話。進一步講，在我國，應該在厲行誠信教育的同時，通過全社會的努力，加大失信的成本和違約的成本。也就是說，個人信用檔案必須和失信行為的制裁機制相聯系，如果對失信者不能有效的懲罰，就不能有效地改善社會信用狀況，那么個人信用檔案就會形同虛設，毫無意義。因為信用問題不僅是道德感召能解決的，還必須有具體管理制度來約束。當然，由于我國市場經濟體制還很不完善，因此，個人信用檔案的建設與完善必然要經歷一個漸進的過程。

心理檔案

隨著我國社會生活的現代化進程及建立社會主義市場經濟體制帶來的深刻社會變革，人們的經濟生活、價值觀念、思維方式、人際關系等都發生了很大變化。特別是關涉大學生切身利益的各項改革的逐步深入，大學生面臨的社會環境、家庭環境和學校環境日益復雜多樣，來自學習、經濟、就業、情感等方面心理壓力普遍增大。人才競爭的日趨激烈，使得影響學生心理健康的因素不斷增加，由此引發的心理問題也有逐年上升的趨勢，給高校思想政治教育帶來了挑戰。

正確認識和分析大學生的心理狀況，加強大學生心理健康教育，指導他們保持身心健康，預防各種心理疾病和精神疾病是時展的必然要求。大學生心理困惑原因既有社會因素、家庭因素、學校因素，也有自身因素。其中，實行心理健康檔案制管理是有效地實施大學生心理健康教育的途徑之一。

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1.1缺少相關法律法規的約束。改革開放以來，　國家針對高校的學生管理頒發了不少文件，如《高等學校學生行為準則》、《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校校園秩序管理若干規定》等等。但到現在為止，沒能看到專門針對高校學生檔案管理方面的法規。由于沒有相關的條文約束，也沒有統一的建檔標準，致使高校學生檔案管理體制不一——有的把學生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理；　有的把學生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理；有的干脆把學生檔案放在各個院系，實行分散管理。不管哪種方式，他們都有一個共同的特征——學生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，因為它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經費及工作量考核標準，所以，誰也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是，學生檔案管理工作在不規范的環境中運行，其結果必然是雜亂無序。

1.2學生檔案管理缺乏標準化、規范化。高校學生檔案管理“政”出多門，在缺少“標準與規范”“公權力”的約束下，產生的檔案的“權威性”能不遭遇挑戰抑或質疑。說的具體一點：（1）歸檔材料手續不完備——簽章不符合要求。比如大學生、碩博士畢業生登記表，沒有本人簽名。更甚者，沒有學校公章——用系所印章取而代之；　學生成績單沒有教務部門的公章，　用復印件替代的也時常看到。（2）檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有：論文評審意見書、學生成績表、優秀學生干部登記表、獎學金申請表——如果同一類材料（表格）多次出現，便順序不清、無法排序。（3）頁面設置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設置，為我們的書法藝術保留了豐富的想象空間，但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標準化”的約束。大學生檔案產生過程中人多手雜，隨心所欲的取舍與發揮，其結果必然五花八門。用人單位對其人事檔案規范整理時，頁面參差不齊，紙張裁剪不能（可能裁掉超出邊距的文字）、折疊不得；橫裝不是、豎裝不能。嚴重影響了檔案質量和檔案的信息化處理。（4）書寫用筆不規范。我們在整理大學生（錄用者）人事檔案時，經常發現他們填寫檔案材料時采用圓珠筆、純藍墨水、復寫紙，也有的用鉛筆。不規范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細節》［1］。

1.3檔案管理模式老套、技術陳舊落后。大學生在學期間形成的檔案是其人事檔案的基礎，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數年之前，高中畢業生的電子檔案已經出現。令人不解的是進入大學以后的檔案卻是沿用了數百年的紙質檔案。研究者已經注意到這種“返祖還原”現象，指出：目前還沒有推出一套完整適用、統一規范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式中［2］。大學生檔案管理體制、管理模式、技術手段滯后于信息時代。

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一、什么是高校學生檔案

高校學生檔案將一個學生從高中到大學學習期間的德、智、體、美、勞等方面的情況記錄在案，是文件材料的一種，基于高校學生在學校的學習、生活以及社會實踐活動等而產生的，是高校檔案群的組成部分。無論是學生的簡歷、成績表、教師鑒定評語，還是學生的獎懲材料、干部登記表、黨、團組織材料、健康體檢表等，在高校學生檔案中全都有跡可循。高校學生檔案具有一定的價值，可以說是高校學生管理、指導就業、用人單位選拔人才等的一本參考書，學校對學生的培養過程，學生在校期間的素質狀況，學生的社會關系、經濟狀況、家庭組成等多方面的情況都可以通過高校學生檔案來了解。在過去，我國高等教育注重的是培養社會精英，現如今，更加注重國民素質的提升。總而言之，高校學生檔案管理工作的深入有助于大學生科學文化知識的學習以及大學生的社會主義榮辱觀的教育工作的進行，就大學生將來的就業發展而言也是極有幫助的。

二、高校學生檔案的地位

1.高校學生檔案使學校素質教育水平的高低得以體現

對于素質教育，我們應有個理性的思考，促進高校素質教育的推廣和深入。素質教育不應拘泥于一種教育模式，其所體現的教育思想理應是面向未來、面向現代化。通過科學的教育方式來教育學生，使得全體學生德、智、體、美全面發展，這是我們所期許的，這也正是素質教育所要實現的目標。高校學生檔案包括了學生的學習成績表、實習材料、獎勵材料、體檢材料，恰好可以反映學生在德、智、體、美這些方面的發展情況。

2.高校學生檔案反映大學生各方面情況

大學生在校德、智、體、美等方面的發展情況可以從學生檔案中了解。在出現學生入黨、評先評優、就業推薦、用人單位考察以及就業后對其選拔提升等情況時，這些檔案材料將成為重要的考量因素。如《大學生學年鑒定表》和《素質拓展證書》就是兩份重要的檔案資料，在學生面臨評優鑒定及今后就業、提職問題時，可以作為重要的參考資料，它記錄了學生在校期間思想、品德、學習、工作以及參加各項活動的情況。

3.高校學生檔案有助于思想政治教育工作的進行

思想政治工作者理應對大學生的思想、學習和社交等詳細情況有所了解，根據這些實際情況來展開工作，因為大學生的成長過程往往呈現出多傾向性、動態性、自組織性、不完全性、非同步性和不確定性。對大學生的各方面情況，不僅要了解而且要深入全面地了解，不僅要增進交流還要關注學生檔案材料中的記錄，定期整理好大學生思想政治工作有關文件材料并歸入學生檔案，并進行分析總結，得出思想政治工作經驗。

4.高校學生檔案對學生將來的的就業的意義

用人單位可以通過學生檔案的記錄來了解學生學業成績和思想政治表現，進而納入用人考慮因素。被錄用學生在工作過程中的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料整理后會歸檔，在今后的考核定級、考察業績和品德時，將會作為參考。總地來說，高校學生檔案對于用人單位了解員工、正確用人具有重要意義。

三、高校學生檔案管理工作現存狀況

高校學生檔案管理的不斷深入對于高校的管理和發展產生了較為明顯的效果，不過在信息化時代特征日益明顯以及高等教育改革不斷深入的今天，傳統的高校學生檔案管理的不足也漸漸暴露出來，主要有以下問題：

1.學生檔案管理意識不足，工作重心偏移

在現代教育體制下，高校教師和教育工作者的工作重心放在了學生的教育和管理上，主要集中于培養人才。服務育人的教育理念在這種現代教育體制下不被重視，檔案管理工作的重要性被忽略：一方面，高校領導和負責人缺乏學生檔案管理意識，未意識到學生檔案管理工作的重要性，導致學校的學生檔案管理工作雜亂無章，也可以說是學校工作重心的偏移。另一方面，高校里的學生檔案管理人員工作積極性不高，使得學校的檔案管理工作陷于停滯不前的狀態，此外，有些學生檔案管理人員缺乏專業水平，工作過于保守，還有些工作人員工作熱情漸漸冷卻，對工作采取放任的態度。

2.學生檔案管理策略守舊，信息化技術未盡其用

自高校擴招政策實施以后，高校在校學生人數呈上漲態勢，高校學生檔案材料也自然隨之堆積如山，然而，目前我國高校普遍還在利用傳統的、手工操作的實體管理方式管理學生檔案，僅以紙質檔案作為學生檔案的呈現形式，在高等教育迅速發展、高校學生檔案管理工作日益復雜的今天，這種傳統的管理模式顯然已經不能滿足現實的需要，因此急待開發一款學生檔案管理應用軟件來管理學生檔案。

3.學生檔案的收集整理體制尚未規范

高校學生檔案主要有由各院 （ 系） 管理、由學生處管理、由學校檔案機構管理這三種管理模式。主要的檔案管理模式還是由學生管理部門管理，由學校院系來完成學生檔案的整理工作。目前，大多數高校的檔案管理制度不規范、不健全，使得檔案整理工作效率低、失誤率大，各個院系未統一評價標準，導致歸檔材料的檢查工作難以做好，檔案移交不順利，在移交檔案過程中一有不慎便丟失材料，造成學生檔案管理工作的效率大大降低。

4.學生檔案尚未物盡其用

學生檔案是較為重要的書面材料，記錄了學生在校期間的各方面素質狀況，從學生檔案中可以了解學生的學習狀況、課外素質。教師在教學和選拔學生干部時，可以將其作為重要的查閱資料和參考依據，然而大多數高校教師卻并未這樣做。用人單位招聘時，會因檔案材料內容不全或者是查詢方式不正確而影響工作效果或進度，這樣一來，學生檔案作為“推薦表”的功能就被埋沒。

四、關于優化當前高校學生檔案管理工作的建議

1.提高領導關注度，強化師生檔案管理意識

高校素質教育的推進，人才的輸送，都有賴于高校學生檔案管理工作的順利進行。而要想實現檔案管理工作高效、順利進行，則需要領導對該工作的足夠重視，進而引起全校師生的重視，增強學生檔案管理意識。按照 《高等學校檔案管理辦法》要求對檔案材料形成部門提出具體要求，一一處理好檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，各司其職，對管理工作進行合理規劃、部署和監督。此外，在學生這方面，也應強化宣傳效果，使其對學生檔案引起重視，做到準確填寫檔案，細心保護檔案。

2.完善學生檔案管理機制

要想實現學生檔案管理工作的完善，首先對于學生檔案管理的歸口部門就應明確，安排好學生檔案管理工作人員，強化管理人員的工作技能，組成專業化的管理隊伍，建立規范的管理機制，使得學生檔案管理工作有條不紊地進行。

3.充分利用先進技術，打破傳統管理模式

信息化時代的到來使得計算機網絡得以普及，傳統的實體管理模式已經望塵莫及。高校學生檔案管理工作模式也理應跟隨時代而更新，開發管理應用軟件，建立學生檔案數據庫，實行網絡化管理體系，實現學生檔案管理工作與現代信息技術的接軌。另外，學生檔案數據庫的建立有賴于現代設備的使用，如計算機、掃描儀等把學生的基本信息輸入計算機，從而建立檔案數據庫，如此一來，一方面，管理人員在收集和整理檔案時輕松不少，另一方面，也為學生檔案的檢索查閱提供方便，并且，對于檔案轉接工作以及用人單位的員工考察工作而言也是大有幫助。

4.充分發揮學生檔案使用價值

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隨著我國實施機構改革，我縣在原人事局和原勞動和社會保障局的基礎上重新組建了人力資源和社會保障局，組建后人力資源和社會保障局的檔案管理工作范圍更加廣泛，不僅包括公務人員檔案管理，還包括大學生檔案管理、勞動合同簽訂、企業職工退休審批等內容，肩負的社會責任逐漸增加。大學生檔案管理作為人力資源和社會保障局的重要工作，在新形勢下得到了廣闊的發展機遇，同時也面對著嚴峻挑戰。大學生檔案是大學生就業、擇業和用人單位篩選人才的第一手資料，是維護大學生真實面貌的重要文件，也是伴隨大學生終身的財富。因此，人力資源和社會保障局必須要努力做好大學生檔案管理工作，發揚愛崗敬業的精神，全心全意為人民服務，采用現代化檔案管理方式，使大學生檔案管理工作成為新時期人力資源和社會保障局的亮點工作。本文根據筆者的實際工作經驗，通過分析人力資源和社會保障局在大學生檔案管理工作中出現的問題，進而探討新形勢下加強大學生檔案管理工作的有效策略，以供同行參考。

一、人社局在大學生檔案管理工作中出現的問題

（一）對大學生檔案及檔案管理工作重視程度不夠

在當前的人力資源和社會保障局里，一些檔案管理人員由于大學生檔案數量巨大和工作環節繁瑣等原因對大學生檔案及檔案管理工作不重視，不能有效的發揮檔案管理部門的職能作用，沒有真正的為大學生提供檔案服務。一些偏遠地區的人力資源和社會保障部門由于經費有效和人員不足等原因，對檔案管理部門的投入不足，對大學生檔案管理工作歸檔不及時、整理不迅速，甚至出現檔案丟失的現象。有的檔案管理人員將生活中的情緒帶入工作中，對待工作不認真，使得工作效率下降，嚴重影響了大學生檔案管理的質量。在人社局里檔案管理人員與大學生接觸比較多，工作任務也非常艱巨。

（二）檔案管理工作思路不清晰，管理模式落后

有些檔案管理人員是由將要退休的人員擔任，這些人員往往不是檔案管理專業畢業，對檔案管理知識也只是一知半解，工作思想守舊，工作方法單一，思路不清晰，不能很好的提出具有創新精神的意見和建議，無法為新形勢下的檔案管理工作提出新的突破。同時，我國的機關單位在檔案管理方面一直遵循的是按“卷”整理，不可否認這種工作模式有其可取的一面，但是也應該認識到它的不足之處，比如檔案數量大容易出錯，并且經手人較多，在使用檔案時不方便，交接時工作量繁重。人社局檔案管理工作包含檔案收集、整理、鑒定、保管、統計等等，管理模式落后必將會造成檔案管理工作的低效或者無效。

（三）檔案管理缺乏明確的目標和考核機制

檔案管理工作在一些人力資源和社會保障局里被認為是后勤部門，與其他行政部門相比并不重要，因此沒有為檔案管理工作制定明確的管理目標和考核機制，造成檔案管理工作開展不順利，管理人員工作時沒有方向。尤其是對于大學生檔案管理，更沒有對檔案管理人員制定清晰的工作流程和職責，造成在工作中工作人員互相推諉，給大學生辦理業務造成不便。另外，由于人力資源和社會保障局的工作范圍廣，工作強度大，使得檔案部門與各職能部門之間溝通不及時、各部門之間溝通困難的現象，這樣就為人社局的檔案管理工作帶來嚴重的影響。

二、新形勢下加強大學生檔案管理工作的有效策略

（一）優化檔案管理人員的素質，提升對檔案工作的重視程度

隨著《中華人民共和國檔案法》的實施，對檔案管理工作做出了明確的規定，使檔案管理工作逐步走上正規化和科學化的道路。在新形勢下，人社局檔案管理人員必須要做好大學生檔案管理工作，提高對于檔案收集、整理、鑒定、保管、統計等一系列工作的效率，并且認真思考在工作中的不足之處，提高對大學生檔案的重視程度。針對檔案管理人員不適應現代化檔案管理模式的現狀，人社局要不斷優化檔案管理人員的素質，加強對檔案管理人員的內訓和外訓，使他們認識到工作的責任，增強自覺性和責任心。工作兢兢業業、妥善保管每一份檔案，為大學生提供全方位的服務。

（二）運用信息技術提高工作效率，實施信息化和現代化的管理

隨著社會飛速發展和政治經濟的穩步提升，信息技術逐步成為機關單位工作中的有力武器，為提高工作效率奠定了基礎。在人力資源和社會保障局里，大學生檔案管理工作應該積極采取現代化管理模式，建立完善的檔案管理系統，并且由專人進行管理和維護，將數量和種類繁多的檔案進行歸檔，并且及時錄入電腦系統中，使借閱和提檔的工作效率得到改善。電子檔案的建立，不僅減少了紙質檔案的磨損和丟失的概率，還減輕了檔案管理人員的工作強度，促進了工作標準化和現代化。同時還要加大投入力度，建設職能完善和設備齊全的檔案管理辦公室，加強對檔案室的管理和監督。

（三）建立完善的考核及運行機制，為檔案管理工作提供依據

在新形勢下，人力資源和社會保障局必須要積極響應國家號召，加大對大學生檔案管理各項工作的重視，出臺有效的考核和運行機制，確保大學生檔案管理工作正常有效的開展。要將大學生檔案管理工作公開化和透明化，給大學生參與評價工作人員的機會，實施領導和群眾共同監督的管理模式，將檔案管理人員的工作情況與其各項考核直接掛鉤，提高他們的工作主動性和積極性。同時，還要加強各部門與檔案管理工作的協調，各部門要積極配合檔案管理工作，為檔案管理創設良好的環境，從而有效的保障全體大學生的利益，為社會發展做出積極的貢獻。

三、結語

綜上所述，人力資源和社會保障局的大學生檔案管理工作任重而道遠，需要全體檔案管理人員的共同努力，堅持“全心全意為人民服務”的工作理念，運用現代化的工作方式，與時俱進，改革創新，使檔案管理工作更好的適應社會的發展。大學生檔案影響著我國高素質人才的吸納和流動，是人事管理的重中之重。做好大學生檔案管理工作，提高檔案管理工作效率，創建大學生檔案管理新模式，成為了當前人力資源和社會保障局檔案管理人員面臨的新挑戰。

參考文獻：

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2008年，教育部與國家檔案局聯合制定了《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令），與1989年頒布的《高等學校檔案管理辦法》相比，在文件材料的歸檔范圍內增設了“學生類”檔案，這一變化強調了“學生”這一主體，充分體現了“以人為本”的理念和與時俱進的原則。在社會環境十分復雜、就業壓力越來越大的今天，做好學生類檔案管理和利用工作對促進大學生就業顯得尤為重要。然而，目前高校學生類檔案的管理和利用存在不少問題，需要我們認真思考并加以解決，以適應社會發展的需要。

一、高校學生類檔案的管理和利用存在的問題

1.檔案材料不完整、不規范。學生檔案材料的形成、收集、歸檔涉及很多部門的領導和廣大師生，覆蓋面廣，材料多。而大部分高校都沒有一個嚴格的監管制度，致使材料歸檔不及時、不完整。那么多學生的檔案材料最后都集中交給輔導員整理，時間短、任務重，輔導員怎么辦呢？只有請學生幫忙。由于學生檔案意識薄弱，又缺乏檔案專業知識和基本技能，致使錯放、漏放、丟失、篡改、抽調處分材料等現象時有發生，嚴重影響了檔案的完整性，從而影響了檔案信息資源的開發利用。另外，由于檔案意識薄弱，學生沒有認識到自己檔案的重要性，在填寫各種材料時隨意性太強，致使檔案材料很不規范。

2.信息含量不足，無法滿足社會需要。高校學生檔案原有的功能是在計劃經濟體制下設置的，內容包括高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績表、入黨入團材料、體檢表、畢業登記表等，其中許多內容現在已失去意義，而用人單位需要全面了解的大學生的成長經歷、個性特征、實踐動手能力、創新能力、誠實守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上學生檔案形成者包括學生本人、輔導員、班主任及檔案管理人員檔案意識薄弱、責任心不強，致使學生檔案內容單一、空洞，政治術語多，呈公式化、口號化特征，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。

3.信息可信度不高，失去了檔案的參考作用。自1999年高校擴招以來，大學生就業壓力越來越大。有些學生為了謀求一份好的職業不惜弄虛作假；有些高校目光短淺，為使自己的畢業生順利就業，以贏得“生源素質好，就業率高”的口碑，普遍提高學生專業成績，擴大學生干部的比例及獲獎比例，降低考評標準，撤銷處分材料；班主任給學生寫評語也是報喜不報憂。這樣，學生檔案的真實性大打折扣，嚴重干擾了畢業生就業市場的公平競爭，而且不利于用人單位選拔和甄別人才，也不利于學生自身今后的發展。

4.歸檔滯后，影響了檔案信息的利用。學生檔案材料生成的管理部門較多，平時各職能部門對學生檔案材料實行分散管理，學生畢業前才交由輔導員集中整理，最后交學校學生檔案管理部門統一密封并轉遞。而大多數高校都要在每年春季舉辦人才招聘會，而此時學生檔案仍處于分散狀態，無法為用人單位選拔人才提供信息服務，影響了畢業生就業。

5.管理手段落后，不能為學生就業服務。目前許多高校學生檔案仍是紙質檔案，沒將學生檔案進行數字化處理，查閱檔案仍是手工操作，查閱速度慢，費時費力，不利于用人單位快速準確查閱畢業生信息。

二、加強學生類檔案的管理和利用工作建設，為促進學生就業服務

1.增強學校領導的檔案管理意識，嚴格檔案管理制度。教育部第27號令的頒布實施，已經將學生檔案管理納入高校檔案管理的重要組成部分。因此，每一位教育管理工作者都要認識到學生檔案是關系到學校加強學生素質教育以及學生順利就業的大事，學校應提高學生檔案管理工作的地位，將學生檔案管理納入學校的綜合管理，制定和完善檔案管理工作的相關制度；對檔案管理人員提出明確的、具體的工作要求，進一步明確檔案管理工作責任，使之按照檔案管理規范進行檔案的收集和管理，以保證學生檔案材料的完整性和規范性；制定相應的監督和激勵機制。這樣，才能保證學生檔案管理工作正常、有序、可持續發展。

2.加強檔案意識教育，豐富學生檔案內容。第一，培養學生的檔案意識，引導學生關注自己的檔案。新生入學后，學校就要對學生進行檔案宣傳，讓學生認識到檔案的重要性。在學生移交高中檔案及填寫各類有保存價值的材料時，要求學生按檔案整理保管要求認真規范填寫。同時告訴學生大學四年的學習生活期間哪些材料需要裝進檔案袋及其作用。學生了解了檔案的重要性，就會在學習和生活中規范自己的行為，約束自己，努力學習，積極表現，為自己留下閃光的檔案。第二，強化輔導員的檔案意識，增強其責任感和服務意識，認真做好學生評語工作。

3.擴大歸檔范圍，滿足用人單位的需求。一方面，隨著社會的發展，用人單位對人才素質的要求越來越高，不僅注重知識技能，更關注其思想品德和心理健康。因此，除傳統的檔案材料外，還應擴大歸檔范圍，增加一些能反映學生綜合素質的內容，如人際交往能力、社會實踐能力、組織管理能力、誠信和心理健康等，尤其是誠信和心理健康，更受用人單位重視。另一方面，由于社會環境復雜，就業壓力越來越大，學生心理疾病日漸凸顯。因此，建立學生心理健康檔案，關注學生的心理健康，及時給予引導和干預，促進學生健康發展，是廣大教育工作者應承擔的責任。近年，“富士康職工跳樓”事件對企業界影響很大，企業在招聘人才時更加注重學生的心理健康問題。因此，把能反映學生誠信品質和心理健康的材料納入學生檔案歸檔范圍，不僅有利于促進學生健康成長，為國家培養合格人才，也有利于用人單位選拔、甄別人才，從而促進學生就業。

4.及時收集、整理學生檔案材料，提升檔案的就業服務功能。有些學校在舉辦人才招聘會時，畢業生檔案仍然分散在各職能部門，沒有集中統一整理，無法為用人單位選拔人才和學生就業提供幫助。因此，學校要從大學生進校起就做好建檔工作，并根據其專業、班組群體性，隨時按照新的歸檔范圍和要求，及時收集、整理有關材料，保證學生各個階段的各種檔案材料及時歸檔，以避免學生畢業時突擊整理造成的錯裝、漏裝、檔案轉遞不準確等人為錯誤，提升學生檔案的就業服務功能，促進學生就業。

5.加快檔案信息化建設，為促進學生就業服務。當今社會已進入信息化時代，傳統的紙質檔案已經不能適應高效管理和為學生就業服務的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、存儲量大、壽命長、成本低等優勢成為現代檔案管理的新趨勢。學生檔案電子化管理一是減輕了管理人員的勞動強度；二是有利于用人單位快速、準確地查找畢業生信息，為選拔任用人才提供依據，進而增加畢業生就業的機會；三是可以充分利用電子檔案管理系統跟蹤畢業生就業信息，通過對畢業生就業狀況進行分析，了解市場對人才的需求狀況，進而改進人才培養模式，及時調整教學計劃，更好地為學生就業服務。

總之，高校學生檔案管理是高校的一項重要工作，學生檔案是學校或用人單位培養人、使用人的可靠憑證，有著不可替代的作用。為使學生檔案管理跟上時代的步伐，必須進一步改革學生檔案管理制度，使學生檔案更有利于學生就業，更有利于學生今后的發展，更好地發揮其服務社會、服務人才的作用。

參考文獻：

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[2]賀紅香.高校學生檔案存在的問題及對策[J].山西檔案,2007,(2).

[3]于基伯等.高校學生檔案的就業服務功能研究[J].蘭臺世界,2010,(11).

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中圖分類號: G647文獻標識碼:A 文章編號:1003-8809(2010)06-0101-01

教育部作為權威機構在高校學生檔案管理這項工作上有非常嚴格而明確的要求,并結合新時期對人才的需求,對檔案材料做出統一、具體的規定,即統一立卷內容、統一建檔標準、統一規范管理。高校學生檔案內容豐富、形式多樣,是學生各項活動的真實記錄,從一個側面反映了學校教育教學管理工作的歷史、現狀及發展狀況。規范學生檔案管理,確保學生檔案的真實性,是當前學生檔案管理的首要任務。目前,高校學生檔案的管理體制尚未建立統一的規范,學生檔案在收集、整理、建檔、歸檔、借閱、利用、轉人和轉出等方面均不甚嚴格,客觀上造成了高校學生檔案管理的不認真、不嚴肅。有的高校把學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的則把學生檔案放在人事部門或學生工作部門一起管理;還有的為了便于利用,把學生檔案放在各個系(院),實行分散管理。另外,大多數高校都是在大學生畢業離校時才突擊整理檔案,而畢業生就業活動則在畢業生離校前一個學期就已經開始了,用人單位上門查閱參考時,影響了畢業生就業。

一、建立大學生就業檔案的意義

隨著我國高等教育進入大眾化階段,普通高等學校畢業生人數逐年增加,而大學生就業問題日漸突出,高校作為培養和輸送人才的前沿陣地,除作好大學生就業指導外,建立已就業大學生檔案,不僅可以有效掌握已就業畢業生就業動態,對他們進行有效地跟蹤走訪,并通過他(她)們的反饋及時掌握用人單位的最新用人信息,而且可以通過建立已就業學生聯誼會等就業畢業生團體,讓就業學生帶動未就業學生就業,并增加就業穩定率。已就業學生檔案的建立可以及時準確地掌握在單位表現優秀、成長較快的畢業生情況,并以些建立優秀畢業生報告團,根據學院需要定期邀請他(她)回母校進行現身說法,引導在校大學生正確認識社會和自己的專業前景,合理規劃自己的職業生涯。

二、如何建立大學生就業檔案

1、以就業區域為單位,根據不同就業單位建立已就業學生檔案,具體是以紙質與電子檔案相結合的靜態與動態管理形式。紙質就業學生檔案包括:已就業畢業生照片、姓名、專業、家庭住址、QQ號、聯系電話等信息,同時預留足夠的空間填寫以后學生在單位發展情況。完整的資料還包括本次招聘單位的具體招聘要求、單位介紹、招聘負責人信息、聯系方式、招聘人數、最終錄取人數、前往用人單位報到時間等信息。

2、電子檔案主要是建立已就業畢業生基本信息并利用網絡的優勢,學校就業主管部門指定專門的網絡管理員,按不同就業單位建立就業學生QQ群,并對QQ群進行維護。當畢業生異地就業時,與手機號相比QQ號是相對穩定,更加快捷方便的溝通平臺,通過這個平臺,可以及時了解和掌握就業畢業生在工作和生活中的最新情況,對于不能適應工作或在工作、生活中遇到困難的學生,可以通過QQ進行引導和幫助。建立以區域為單位的QQ平臺,可以增加區域內不同就業單位之間學生的聯系,通過QQ網絡平臺實現對已就業畢業生的動態管理,以增加就業穩定率。

3、根據畢業生就業的不同階段,及時更新或添加已就業學生發展資料,對于經過一段時間的努力已取得成績或崗位有所變動的已就業畢業生資料,要在紙質和電子檔案的備注欄內進行記錄,使已就業畢業生的整個成長過程都能在就業檔案中完整體現。

4、定期對已就業學生進行跟蹤,了解用人單位對就業學生的評價,及時完善其就業檔案資料。

三、就業檔案在高校就業工作中的作用

1、大多數高校認為,畢業生離校,完成檔案轉遞任務后,學生檔案就應該結束使命了。學生畢業后的跟蹤檔案(如畢業生質量調查、貸款誠信度調查等)幾乎為零。為此,學校在進行學科、專業和課程調整,教學內容和方法改革時,便失去重要的參考依據,導致學校的專業設置與社會需求相脫節,人才供需結構性失衡。通過QQ群每天關注就業學生工作及思想動態,對于學生關心的核心問題和主要困難,給予引導和解決,定期在QQ群共享內一些積極向上的文章,鼓勵和引導他(她)們,以增加就業穩定率。

2、對于同一單位的二次招聘,可以充分利用已建立的就業學生檔案,將在該單位就業畢業生的工作生活情況客觀地向有意向的畢業生進行說明,也可以利用學生之間容易溝通的特點,將已就業畢業生的聯系方式或QQ進行公布,讓他們進行進一步的溝通。

3、利用在單位取得成績的已就業畢業生,組成報告團,定期邀請回母校開展講座,將自己的發展歷程,從離開學校進入社會的不適應到現在具有從容駕馭工作的能力及一系列的心理變化等進行介紹,有助于使未走出校門的在校大學生端正學習態度、明確學習和就業目標。

4、畢業生就業檔案的建立不但是對學校就業工作的記錄,而且對學校根據專業選擇用人單位也起到了很好的總結作用。

5、已就業畢業生QQ群的建立,不但可以動態地對已就業學生進行管理,而且還可以利用已就業學生的聯系,掌握單位用人情況的最新用人情況,使學校可以第一時間與用人單位取得聯系,洽談下一步的用人情況,為學校節約了跑市場的費用。

6、畢業學生就業檔案的建立起到了已就業畢業生帶動未就業學生就業的積極作用。

7、已就業畢業生檔案的建立使學校對在校生進行就業指導工作方面起到了很好的作用.

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Abstract:Along with the social development and the higher education popularity time arrival, college students archives work to appear many new problems, and connecting with the working practice, we need to analyze research, establishing countermeasure. This paper from the university students' archives management present situation and the existing problems, cause analysis and countermeasures study, etc. The college students' archives management work expounds a series of problems.

Keywords:college;students’ archives management;countermeasures

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A文章編號：

近年來, 高校在招生規模、教學環節、教學規劃、管理機構和功能方面的改革, 帶來了學生學籍管理、獎懲辦法、就業分配制度等方面的一系列問題。學生檔案工作從內容、形式到范圍都相應發生了變化, 由此檔案管理工作也出現了不少新情況、新問題。因此, 必須探索出適應高校體制改革的學生檔案管理辦法, 為新型的辦學體制、教育教學提供便利而有效的服務。

一、高校學生檔案管理現狀及原因分析

1. 學生檔案材料不齊全完整，檔案管理運行機制不健全

隨著教育體制的改革, 高校已逐步向自主辦學過渡。在社會主義市場經濟條件下, 為實現科教興國目標而培養高素質的復合人才成為高校決策者們的共識。高校在專業課程設置、教師配置、學生素質教育、技能培養、心理素質訓練等方面都作了調整, 有的還進行了大膽的嘗試。與之相適應, 也就產生了一些新的檔案材料。如: 誠信度調查、心理測試成績、大學生英語四、六級證書、計算機等級證書、大學生能力、技能競賽證書、社會實踐活動材料等等。然而高校學生檔案的歸檔范圍仍舊是長年不變的老面孔, 諸如高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、獎懲文件、獎懲材料、入黨入團材料、報到證存根、體檢表。這些材料既不能涵蓋學生素質的全貌, 也不能滿足用人單位對畢業生的要求與需要, 也將當代大學生最富有時代精神的精華部分棄之一邊, 舍本求末。

2. 學生檔案內容失真，學生本身對自身檔案缺乏重視

學生檔案管理不規范, 管理中存在許多漏洞和缺陷。1999年高校擴大招生規模以來, 大學生就業壓力越來越大, 有的畢業生為了在激烈的競爭中取勝, 不惜采取涂改成績、辦假證明、假文憑等。新形式下, 也有個別高校為使自己的畢業生就業順利, 也為使學校博取生源素質好, 就業率高等社會聲譽, 便普遍提高畢業生成績, 擴大學生干部覆蓋面及獲獎比例, 降低考評標準, 撤消學生處分材料等等。由于檔案材料失真, 造假現象嚴重, 致使學生檔案的實證性受到質疑。

3.學生檔案管理隊伍建設薄弱，檔案管理人員缺乏專業素質與職業素養

目前，很多高校從事學生檔案管理工作的人員是兼職的，專職人員很少或幾乎沒有。他們大多沒有經過檔案業務培訓，缺乏檔案管理知識。管理人員檔案意識比較淡薄，責任心不強，重視不夠，認為學生檔案與自己關系不大，不屬于自己的職責范圍，因此，在歸整學生檔案材料時不積極主動，有的甚至不予理睬，造成檔案材料不完整，不規范，甚至丟失現象時有發生。

4. 學生檔案管理方式陳舊落后，檔案管理機構不明確

現行的高校學生檔案管理方式有兩種: 一種是集中管理, 即學生工作部門、人事部門或招生就業部門專人統一管理；一種是分散管理，即學生所在系(院)辦公室管理或者是直接由班級輔導員管理。兩種方式大多都在大學生畢業離校時才能整理出完整的檔案。這種運作方式, 使得學生進校后檔案就束之高閣，學生在校期間產生的檔案材料也分散于各相關部門, 乃至個人手中, 等畢業離校時才能集中整理歸檔。這樣, 無序、雜亂的管理難免差錯百出。再加上高校學生檔案材料量大, 特別是其存放時間短、流動快、就業方向廣、投遞單位和時間集中等特點, 因此現有的管理方式和手段與現代化的高等教育的快速發展相比, 已經極不適應。

5. 高校學生檔案意識薄弱，學校管理難度加大

高校學生大多檔案意識淡漠，對自己的檔案不甚關心。有許多學生不關心自己的檔案，工作多年不知自己的檔案在何處，直至單位需要時才將關注的視線轉向母校檔案部門。當今的時代，人們就業觀念和就業方式發生了很大的變化，外企、合資、私營企業比比皆是，許多學生畢業后直接進入到這些企業工作。而這些企業從管理角度上說，一不具有檔案人事權，二是對它而言只管聘任用人，不需個人檔案，因此出現了許多學生畢業后不要檔案的現象，形成人檔分離、無人問津的局面。久而久之，這些“棄檔”有增無減，漸漸地成為“死檔”。使學生檔案的利用價值大打折扣。

二、高校學生檔案管理工作存在問題的對策研究

加強和改進高校學生檔案管理工作必須要立足現實, 解決實際問題, 只有樹立全新的檔案工作理念, 切實改變工作作風, 理清工作思路, 制定切實可行的措施, 才能取得實際進展。

1. 樹立正確的檔案管理理念

正確的理念是做好檔案管理的思想基礎。首先要大力宣傳和貫徹檔案法普通高等學校檔案管理辦法, 增強檔案工作者和廣大師生的立檔意識。要在現實工作中, 逐步樹立高校學生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔以及合理開發利用是一個滾動發展、循序漸進的過程的意識, 掌握需要高校各個方面的共同支持和配合才能搞好的基本原則和方法。

2. 加強檔案管理隊伍建設

搞好高校學生檔案工作, 必須建立一支強有力的管理隊伍, 并不斷提高他們的業務水平, 以適應現代化檔案管理的需要。學校為加強檔案管理工作, 提高管理人員的業務能力和管理水平, 應采取以下措施: 第一, 設置專職人員對其進行管理, 且管理人員保持相對穩定; 第二, 管理人員無論是專職的還是兼職的, 都不能過多地兼職其他工作; 第三, 加強業務培訓, 學校及上級有關部門積極為管理人員的業務培訓創造條件。還可以組織校內外學習交流, 相互取長補短, 達到共同提高的目的。第四, 學校綜合檔案室有責任對學生檔案管理工作進行指導和監督, 以促使學生檔案管理人員不斷提高業務素質。

3. 建立健全檔案管理各項規章制度

建立完善的高校學生檔案管理規章制度是做好這項工作的前提和基礎。高校學生檔案從新生建檔、歸檔到轉遞, 經手的部門多, 工作量大, 如果歸檔制度不健全, 轉遞手續不嚴格, 各部門之間的工作不能很好的銜接, 就必然造成檔案管理工作的混亂。而且學生檔案材料的建檔過程具有連續性和周期性, 要保持學生檔案的系統性和完整性, 也必須建立一套完善的學生檔案管理制度。統一規范, 有章可循, 才能使學生檔案的管理工作逐步走向規范化、制度化的軌道, 保證學生檔案真實、準確、全面、系統。鑒于當前的實際情況, 首先應該建立健全檔案接收、管理、收集、歸檔等方面的一系列規章。可以根據《普通高等學校檔案管理辦法》、《流動人員檔案管理暫行規定》、《人才流動管理暫行條例》的有關規定, 結合高校實際, 特制相應的學生檔案管理辦法, 從材料歸檔、檔案傳遞等各個環節規范操作行為。

4. 更新學生檔案管理工作手段

實現現代化的管理手段是高校學生檔案管理的落腳點。隨著高校學生檔案數量的增多和網上招聘工作的發展, 對學生實行全過程的動態管理已成為學生檔案建設工作的客觀要求。倘若仍沿用傳統的手工操作為主的管理方式, 那不僅浪費大量人力物力, 也不適合大學生、用人單位和網上招聘的新的就業模式。因此, 必須采取有效措施, 加快推進以計算機和網絡技術為核心的高校學生檔案現代化工程的建設。為此, 高校要加強對大學生檔案建設基礎性的投入力度, 加快研制和開發適合高校自身特點的學生檔案數據錄用、查詢、修改、增減和打印的管理軟件, 使學校管理者能及時了解相關情況, 讓用人單位了解畢業生的相關信息及推薦信息。

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1.缺少相關的法律法規。雖然我國針對高校學生管理頒發了不少文件，但到目前為止，卻沒有頒布專門針對高校學生檔案管理方面的法規。對學生檔案管理的歸屬并沒有作出明確的規定。另外，在管理過程中也沒有形成統一的建檔標準，故導致高校學生檔案管理體制不一：一些高校為了便于利用，實行分散管理即把學生檔案存放在各個院系；一些高校把學生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理；還有一部分高校把學生檔案存放在校人事處與干部人事檔案一起管理。但上述這些管理方式都存在一個共同的問題：學生檔案的管理工作都是歸屬于某個部門，它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經費及工作量考核標準，所以相關部門都不會投入大量的人力、物力和財力進行專項管理。在這種不規范的環境中進行學生檔案的管理，勢必導致其運行雜亂無序。

2.檔案的收集不夠全面、整理不夠規范。目前高校學生的檔案所涉及的材料和內容較為繁多，加之缺少建檔標準，導致高校學生檔案的收集不夠全面、整理不夠規范。經常會出現像材料書寫不規范、紙張規格不一、材料缺失等諸多問題。許多反映學生綜合素質的材料得不到及時的歸檔，如計算機等級證書復印件、大學生英語四、六級證書復印件、大學生能力、技能競賽證書復印件及各類社會實踐活動材料，等等。現有大多數歸檔材料只是大學生高考錄取時的材料、學習成績總表、入黨入團材料、校畢業生登記表、體檢表等，這不利于全面了解每一位學生的實際情況和個性特點。在強化素質教育，提倡培養復合型人才的今天，如果仍然沿用傳統的歸檔范圍，那是遠遠不夠的。

3.檔案管理模式老套、技術陳舊落后。大學生在學期間形成的檔案是其人事檔案的基礎，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數年之前，高中畢業生的電子檔案已經出現。令人不解的是進入大學以后的檔案卻是沿用了數百年的紙質檔案。研究者已經注意到這種“返祖還原”現象，指出目前還沒有推出一套完整適用、統一規范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式中。大學生檔案管理體制、管理模式、技術手段滯后于信息時代。

二、解決高校學生檔案管理問題的對策

1.引起重視，統一觀念。現在的高校普遍對學生的檔案管理工作不重視，這使得高校學生檔案管理工作的相關的設備和技術的運用都存在著很多的不足，為了能夠更好地適應現代化信息化的檔案管理方式，就需要對高校檔案管理工作進行重新的全面的認識，只有認識到其對于整個高校的人事檔案管理工作、學生的學習就業、學校的人才戰略等發展的重要性，進行統一認識，加強思想高度，才能抓好相關檔案管理工作的落實，不能存在絲毫懈怠。

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( 二) 管理效率低下，手段落后。當前學生檔案管理模式上存在的問題必然導致學生檔案的管理落后于形勢的發展，同時也限制了學生檔案工作的標準化、科學化、現代化的進程。大多數高校的學生檔案管理還是原始手工操作管理模式，沒有一套完整的學生檔案計算機管理軟件。隨著學生數量的增加，流動數量加快，就業方式多元化，檔案投遞單位復雜化等，導致原來的學生檔案管理手段越來越不能適應發展需要。由于沒有建立相應的學生檔案數據庫，導致學生檔案的核實、轉遞、查詢等工作的效率十分低下。

( 三) 檔案管理不能聯系實際。學生檔案有兩個重要作用。一是學生檔案是推薦就業的重要憑證，是用人單位了解學生狀況，決定錄用與否的重要決策依據。尤其是對一些報考國家公務員、政府機關、事業單位的畢業生來說，檔案政審更是筆試、面試之后必不可少的一個重要步驟。現行高校的學生檔案管理嚴重脫離學生學習生活與就業。有很多學生直到畢業都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發揮檔案的作用和價值，畢業走上工作崗位多年還不知道檔案的去向。同時，學生檔案是在校期間進行學生管理工作的重要依據。學生檔案記錄了學生入學前以及在校期間思想政治、學生生活、知識技能、行為和規范、家庭經濟狀況等方面的息，是學校領導、教師、輔導員對學生進行針對性考察的重要依據。因此，在新形勢下迫切要求對學生檔案工作進行創新，做到以人為本，注重實效，使學生檔案管理落實到實處，真正做到為學生、為管理學生工作服務。

二、加強高校學生檔案管理創新的途徑

( 一) 強化學生檔案管理的基礎性工作，做到學生檔案管理的“三化”。即規范化、精細化、動態化。規范化就是以統一的辦法和標準對學生檔案進行管理; 精細化就是在規范化的前提下精益求精和創新，完善檔案管理; 動態化就是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現學生現實的表現情況。具體措施如下: 設置專門存放學生檔案的檔案室。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業、班級順序存放學生檔案，便于識別及統一管理。建立學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數。建立學生檔案借閱登記表，在校期間若需查閱、復印、摘抄和拍攝學生檔案，必須履行登記手續和批準手續。未經系部負責人簽字批準不得私自查閱、借閱檔案。學生檔案一般不外借。如因用人單位政審、應征入伍等情況必須借出使用時，應在 “檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續后借出，并按期歸還 ( 借閱期限不超過一周) 。借閱期間不得私自轉借他人或由他人歸還，不得擅自處理檔案材料，如有丟失由借閱單位負責。建立畢業生檔案轉遞交接表，使檔案保管責任人明確，確保學生檔案的安全。

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中圖分類號：G64文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）22-0266-02

一、實施大學生檔案管理新模式的必要性

1.高校招生規模擴大的需要。為了適應市場經濟建設的需要，國家對高校實施擴招政策。高等教育的大眾化，使高校競相擴大規模，招生人數急劇增加，擴招后一些高校一年的招生人數甚至超過了擴招前歷屆招生人數的總和，很多大學都成了萬人大學。隨著在校大學生數量的增加，大學生檔案管理任務也隨之增多，原有的學生檔案管理人員（且多數是兼職）明顯不足，越來越難以滿足當前工作的需要。

2.大學生就業市場化轉變的需要。市場經濟條件下高等教育向大眾化轉變的同時，也帶來了大學生就業方式的轉變，原來的國家統一分配轉變為現在的學生自主擇業。統一分配的就業方式是由政府主導的行為，帶有組織命令性和強制性，用人單位和畢業生都處于被動服從的地位，沒有相互挑選的自由。在此情況下，非特殊原因，畢業生檔案內容如何、管理的好壞都不會影響到學生的就業。然而，在由市場主導就業的形勢下，檔案成為用人單位錄用人才的重要依據，檔案質量的高低和管理的好壞會直接影響到大學生的就業。

3.高校自身發展的需要。計劃經濟時代，高校作為教育事業單位，其生存和發展一切都由國家決定，沒有自主發展的空間。但市場經濟條件下，高校自身的生存和發展，國家不再統管，一定程度上由市場來調控，存在著激烈地市場競爭。由此，大學生檔案管理的好壞和水平的高低，不僅直接影響到學生的培養和就業，而且還間接地影響到高校自身的社會聲譽和未來的生存發展。

4.信息化時展的必然需要。隨著計算機與網絡技術的成熟和普及，高校迎來了信息化條件下的網上招生時代。在此技術背景下，出現了學生紙質檔案與電子檔案并存的管理情形，傳統的管理手段和管理模式，已經難以適應當今信息化管理的要求。因此，利用當代信息技術，跟隨時展步伐，盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生檔案管理新模式勢在必行。

5.大學生綜合素質化培養在檔案內容上的客觀需要。當今高校適應社會發展，不斷深化教育改革，調整課程設置，注重對大學生實施綜合素質的培養。隨之而來便出現一些新的學生檔案材料，如心理測試成績、英語四、六級證書、計算機等級證書、技能競賽證書、社會實踐活動材料等。這些材料都應納入大學生檔案之中，否則，僅按照傳統的歸檔范圍為學生建檔就難以客觀地反應學生素質的全貌，也不能滿足用人單位對畢業生全面了解的需求。

二、實施大學生檔案管理新模式的基本思路

1.要進一步建立健全大學生檔案管理制度，實現檔案管理的制度化、規范化和標準化。健全檔案管理制度是實施大學生檔案管理新模式的重要基礎保證。大學生檔案從新生建檔、歸檔、閱檔到轉檔的整個管理過程，經歷時間長、涉及人員多，如果制度不健全、管理上銜接不好，很容易造成檔案工作上的脫節，出現管理中的漏洞。

2.要對學生入學時檔案的接受、在學期間檔案材料的歸檔和畢業時檔案的發送等環節實行動態監管。近年來，高校對大學生檔案在學生入學時的接受和畢業后的發送環節上沒有規范的要求和規定，檔案收發形式不一，有的通過特快專遞郵寄，有的通過機要局傳遞，也有的讓學生自帶，經常會發生個別檔案到達延誤、丟失以及檔案被私拆、涂改等現象，這不僅影響到檔案在傳遞過程中的安全和時效，同時還影響到檔案的完整和真實。

3.要使學生檔案歸檔內容體現學校教育特色，反映學生專長與個性。當前，“隨著高校改革的深入，高校辦學自的擴大，不少高校根據學校本身的定位和畢業生就業市場的要求，也對教學計劃進行了大量的調整，形成了各具特色的教育模式。因而不同的學校有不同的教學內容，不同的時期人才培養方案不同，這樣各個高校大學生檔案材料是十分豐富和各具特色的。”[1]檔案材料如果仍沿襲計劃經濟時代的老一套格式，只注重記載政治表現和獎懲情況，忽視能力和素質表現，很難反映出學生在校時的整體情況，也不利于用人單位及早發現學生的個性特征、崗位適應情況和未來發展潛能。因此，學生檔案材料的遴選，應從人才競爭與人才管理的高度著眼。要在參照原國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》的基礎上，既要整理好學生的高考報名登記表、入學登記表、考試成績單、入黨材料等傳統檔案內容，還要增加和補充那些能反映學生個性特長以及素質教育成果的重要材料，如大學生英語等級考試成績；計算機等級考試成績；心理測試成績；職業資格證書；社會實踐活動材料以及各種知識競賽和技能證書等，這些材料在某種程度上反映著學生的素質和能力水平，對用人單位選人具有十分重要的參考價值。

4.要建立起一支大學生檔案專職管理人員隊伍。目前高校學生檔案管理基本上存在兩種模式：一是由學校（或在教務處、或在學生處、或在就業指導中心）集中管理；二是由學生所在各院系分散管理。但不論在何處管理，多數是兼職管理。由于沒有專業、專職的管理者，學生檔案在入校后便被束之高閣，對檔案材料缺少日常的及時收集和規范管理，總是到學生將要離校時才倉促進行歸檔，這樣很難確保每一位學生的每一份檔案材料的完整、準確和無誤。“待到用人單位上門查閱參考時，卻到處難覓“芳蹤”，甚至時過境遷，回憶不出材料哪里去了。”[2] 加之學生檔案材料逐年增量，流動性增大，就業分散，投寄單位多等新情況，如果沒有一支專業的人員管理隊伍，就難以適應當前形勢的需要，甚至會影響到學生的就業。

5.要更新管理手段和服務觀念，實施開放管理和主動服務。隨著現代網絡技術的發展和電腦的普及，大學生檔案管理也應在傳統管理的基礎上與現代技術相結合，實現檔案管理的數字化和信息化，以適應市場化應聘就業的新需要。目前，在一些條件好的高校實施大學生檔案計算機管理已成趨勢。將學生檔案按年級和專業等情況逐一錄入電腦，建成檔案存儲數據庫，對每一份檔案的查閱、調出等使用情況進行詳細登記，這樣既保證了檔案的安全又方便使用和查閱。還可以通過網絡將畢業生檔案的轉遞情況在網上，學生可以方便快捷地了解到自己的檔案何時轉出、轉往何地、何人或何單位接收等情況，省卻了檔案郵寄后的查詢麻煩。在過去“統招統分”的年代，檔案一貫執行“檔隨人走”的原則，學生一次性畢業離校，檔案一次性向接受單位寄出。然而，當下大學生的就業已轉變為通過供需見面、雙向選擇的方式，在雙向選擇的過程中，用人單位要通過檔案深入了解學生，學生要通過檔案來說明和推銷自己，檔案的利用對學生就業顯得非常重要。

三、實施大學生檔案管理新模式的意義

1.有利于大學生就業，有利于服務民生。黨的十六大以來，民生工作被提到了國家重要的議事日程。十七大更是把民生工作提高到前所未有的高度來認識和推進。十七大報告第八部分即為“加快推進以改善民生為重點的社會建設”。在黨的十七大報告中明確具體地指出：“就業是民生之本。”[3] 在此背景下，檔案工作被提高到了事關民生的高度。近年來，社會就業壓力增大，通過建立就業類民生檔案有助于政府及時掌握就業信息，及時采取各種擴大就業的措施，提高公民就業率。大學生檔案是就業類民生檔案的重要組成部分。

2.有利于提高學校的聲譽和生存競爭力。隨著中國高等教育由精英教育向大眾化教育的轉變，高校的生存與發展也逐步走向了市場化。由于各種公立、民辦以及聯合辦學等新的教育形式的出現，高校之間在經費、師資、生源等多個方面都存在著激烈的競爭。“現代大學的競爭不僅僅是硬件設施和科研水平的競爭，更多的是聲譽競爭，建立和維護高等院校的良好聲譽，是現代大學在競爭中取勝的必要條件。”[4]由于近年大學生就業形勢日趨嚴峻，政府教育主管部門采取了向社會定期公布高校畢業生就業率的政策，使得就業率已成為衡量一個學校教育質量、辦學水平、社會效益和綜合實力高低的一項重要指標，直接影響到一個學校的競爭力和社會聲譽。學校聲譽的好壞直接影響到學校的生源，生源又影響到學校的生存和發展。可見，做好學生檔案管理工作，不僅有利于學生就業，更有利于學校的生存和發展。

3.有利于國家未來人力資源的開發和管理。人力資源的開發和管理是國家振興的一項重要的偉大戰略性工程，而人事檔案管理是與其密切相關的一項基礎性工作。要全面了解發現人才和正確使用管理人才，除了通過實際工作來考察以外，還必需借助檔案進行更為詳盡和深入地了解。這是因為檔案是一個人基本情況的最原始記錄和其社會成長過程的客觀記載，是歷史地、全面地了解和正確使用人才的重要依據。人事檔案以其具有的真實性、完整性、動態性，決定其在人才資源開發和管理中有著不可替代的作用。利用檔案既能動態分析一個人的人生軌跡，從而預測其發展潛力，有助于發現人才；還能全面把握人的素質，對其作出客觀的評價，有助于人才的培養；還能了解到其他的相關信息，從而對其進行科學管理，有助于人才的發展。中國人才主要是來自大學生，人力資源管理實際上也是從大學生開始，大學生檔案為用人單位提供原始的個人歷史記錄和各項參數。“大學生檔案是個人思想品德、能力、性格和成長情況的反映，是人力資源開發的基礎性工作，為人力資源的開發和人盡其才提供重要依據。”[5]

參考文獻：

[1]張家英.大學生檔案與就業[J].檔案時空,2005,(8):36.

[2]金鑫.檔案管理在大學生就業中存在的問題及對策[J].前沿,2004,(5):101.