序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇智慧檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1城建檔案數字化工程的基本概念

檔案數字化，就是把紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數字信息，以實現不同載體形式檔案的數字化管理和檔案信息資源的數字化共享。檔案數字化工程目前主要是紙質檔案數字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數字信息，從而實現利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內容。

1.1檔案目錄的數字化

（1）檔案的目錄統一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內容。

（2）卷內目錄填寫規范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規范化簡稱；日期標準格式為：20010101，同一條目內時間取文件最后形成時間。

1.2實體檔案的圖文信息數字化

王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數字化采集，從而實現圖文信息的計算機存儲、調閱、分析。

1.3日常檔案管理業務的數字化

將檔案的業務指導內容，審核意見，審核結果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數字化。

2實施過程是紙質檔案數字化工程的核心（圖1）

（1）設立專用的檔案儲藏室，定做專業的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數字化存檔。紙質檔案數字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數據掛接數據驗收數據備份。在整個流程中要注意幾個關鍵點。

以作者所在項目為例，相關建設合同簽訂了123份，每份合同都根據紙質版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數字化工程籌備階段就對紙質檔案數字化工程各步驟的具體細節多次進行預演推敲；就各操作環節中容易出現問題的節點建立了工作流程、管理制度、技術標準；在實際工作中嚴格按工作流程規則操作，按技術標準驗收。認真填寫紙質檔案數字化轉換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數字化工作計劃有序、操作流程清晰、責任分工明確、驗收嚴格把關。

（2）掃描、編輯處理及存儲。數字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復雜。首先，在掃描時嚴格按文件分類掃描，根據紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應參數，掃描過程中及時調整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當，同時生成jpg或pdf等相應格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質量最關鍵的技術部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。

3數據的存儲與安全是實現數字化的最終保障

當今任何一種計算機的存儲技術都還不能實現100%的可靠性，在檔案數字化應用中可能會遇到突發性的災害，因人為過失、計算機故障、存儲介質損壞等各種原因，基礎數據都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎數據要采取多介質、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數據備份制度，定期對基礎數據進行及時地備份。對備份數據同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎數據的高度安全性。

4王村新城檔案數字化管理取得的成效

篇（2）

Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.

Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern

2005年，國際電信聯盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯網的概念，指出物聯網是基于各種網絡系統的一種全新的動態網絡體系，它將信息和通訊技術領域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯。[1]該技術的發展與應用為人與物、物與物之間的信息交換創造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯互通和更深入的智能化。此概念一經提出，便受到了世界各國的關注，有關“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。

近幾年來，檔案學領域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設計等內容的熱潮，但是智慧檔案館的建設是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構建基礎層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯網技術對檔案管理產生的重要影響，進而提出基于物聯網技術構建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式。

一、智慧檔案館的概念

我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個統一、明確的正式定義，不同研究視角的學者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術應用于檔案信息管理領域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。[2]畢娟認為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設實踐的角度出發，認為智慧檔案館是應用集成方法將系統與建筑優化融合，通過對設施設備的自動監控，對各類服務性資源的整合和綜合管理，將各職能系統和資源有機地結合，營造安全、舒適、良好的綜合環境。[4]

雖然不同學者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認識，即不是重點關注檔案信息資源的智慧管理，還是關注提供全面的泛在服務，智慧檔案館都離不開新的信息技術，尤其是物聯網技術的應用，它是實現智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯網的相關技術已經成功應用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領域，特別是在圖書行業的廣泛應用，為檔案管理領域應用物聯網技術提供了大量可借鑒的經驗。部分省市檔案館已經進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監控系統、幕簾報警系統、多媒體系統等基礎上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術，實時聯動檔案實體和數字檔案資源，實現了檔案實體的區域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創新構建了檔案的安全防范體系。筆者認為，智慧檔案館是在傳統的實體檔案館和數字檔案館的基礎上，利用新興的智慧技術，實現檔案館內多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯的深層智慧化服務。

二、物聯網環境下智慧檔案館的檔案實體管理

依托物聯網技術構建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統，可以實現檔案、館舍、設備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯服務。但是無論是傳統檔案館、數字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統計等管理活動并對檔案實體保管環境進行維護，物聯網技術的應用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。

（一）傳統檔案實體管理

20世紀80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學技術進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]

隨著檔案信息化建設的不斷發展，依托現代信息技術，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統中，各種技術的應用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監控和管理，如果發生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統無法得知。

同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統查閱到相關檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。

另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數檔案館會配備防火設備、防盜監控和溫濕度控制等安全管理系統。但總體而言，這些系統的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現，并且這些系統一般彼此獨立運行，無法形成統一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。

（二）基于物聯網的檔案實體管理

引入物聯網技術，在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現有的檔案信息管理系統之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯網中每個聯網節點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節點的方式可以實現對每一份檔案的實時感知和監測。同時，通過建立物聯網管理系統與現有的檔案信息管理系統的無縫鏈接，可以有效實現檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準確地區域定位、圖形化導航索取、快速查庫等智能化管理。

通過為每一份紙質檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關信息的電子標簽，檔案管理人員可以利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統中的信息進行比對更新，從而及時發現檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現檔案實體的錯位放置，讀寫設備就會報警提示，并通過精確的位置引導信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統對檔案實體的監管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。

物聯網環境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節點去圖形化導航索取對應檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標簽，在通過讀寫設備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統中，為后期的檔案統計工作提供了極大的便利。

另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環境必須符合相關的要求。基于物聯網技術構建的智慧檔案館中，可以將館內的所有安全防護系統集成一體，形成一個統一的安全管理平臺。隨著技術的不斷發展，還可以在傳感器節點上增加更為復雜的深入感知能力，實現對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預先設定的程序對庫房溫濕度、光線等環境情況進行不需人工干預的智能化調節。例如，當檔案實體處于溫濕度不合適的環境時，傳感器節點能夠自動向對應的管理節點發送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導致檔案實體發生霉變或脆化等風險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節點和視頻監控系統共同對檔案實體實施監控，如果檔案實體未經授權出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預設的管理人員發送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。

因此，隨著傳感器節點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務的智慧，可以感知自身狀態和周圍環境，并能與檔案信息管理系統進行信息交互，使得現有的檔案信息管理系統不再是一個被動的信息查詢系統，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構建未來智慧檔案館的關鍵基礎。

三、物聯網環境下智慧檔案館的服務模式

如果說傳統檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側重于服務。隨著互聯網應用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務范圍、服務方式和服務質量也將越來越重要。[7]智慧技術的應用催生了智慧服務的革新，采用物聯網技術構建的智慧檔案館，其應用架構將發生根本性的轉變，它提供的服務模式也會隨之發生改變。

（一）由靜態被動服務轉變為智慧主動服務

現階段的檔案信息管理系統與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務過程中，檔案實體更多時候呈現出的是一種靜態的、被動地等待查找利用的傳統特性。

而物聯網由傳感網絡設備、傳輸網絡和應用控制網絡系統構成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統發送信息，實時更新系統中的數據信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統的管理，獲取應用對象的信息，從而給檔案信息管理系統提供更為全面翔實的檔案狀態數據。當用戶需要通過檔案信息管理系統查詢到某一檔案實體的相關信息時，檔案實體中的傳感器節點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。

（二）由水平單向服務過程轉變為立體互聯的服務過程

現階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間主要形成如圖1所示的服務關系模型。在該模型中，檔案信息管理系統是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統進行中轉。而檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系則呈現為明顯的服務單向性，即檔案信息管理系統僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導致檔案信息管理系統與檔案實體之間脫節。而檔案信息管理系統和用戶之間雖然可以進行相互的聯系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統的聯系（比如用戶可以通過系統查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網上延期等），檔案信息管理系統向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。

而基于物聯網的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間則形成了如圖2所示的網狀服務模型。在該模型中，檔案信息管理系統與檔案實體都是具有計算能力的智慧節點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應，從而加強了檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系。而用戶可以通過持有智能設備加入到該物聯網系統中，不僅可以和檔案管理信息系統進行順暢的信息交換，還可以通過手持設備和檔案上的傳感節點建立聯系、直接通信。當用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠實時感知到附近檔案的主題內容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節點引導用戶快速高效地找到目標檔案實體。

（三）由孤立的淺層檔案服務轉變為互聯的深層信息服務

現階段的檔案信息管理系統對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產生的相關信息，因此，目前的檔案服務往往局限于淺層的資料服務。

然而基于物聯網構建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯網的感知和控制能力使得應用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯網形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內容信息之外，還將產生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務。

四、結語

隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯網技術構建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現有機結合，從而實現更加高效、安全的智能化管理，服務模式也將比現階段有更為全面的發展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯網環境下智慧檔案館的實際建設也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內完成，但是筆者堅信，物聯網技術的發展和復合型人才的培養與儲備終將促進智慧檔案館的健康發展。

注釋及參考文獻：

[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.

[2]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）：68-70.

[3]畢娟.智慧城市環境下智慧型檔案館建設初探[J].北京檔案，2013（2）：13-16.

[4]陶水龍.智慧檔案館建設思路研究[J].中國檔案， 2014（6）：67-69.

[5]許德斌.智慧城市新環境下的智慧檔案[J].山西檔案，2014（5）：72-74.

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一、文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10.外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9.相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處 理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

七、綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

八、檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

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第三條區財政局負責本行政區域內的會計從業資格管理。授權區財政局財務會計管理中心具體負責本區會計從業人員職業道德檔案管理。對在本區國家機關以及在本區辦理稅務登記的社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位）從事會計工作、持有會計從業資格證書的人員，實施會計從業人員職業道德檔案管理制度。

第四條區財政局財務會計管理中心應按《上海市會計從業資格管理實施辦法》第五章有關規定，如實及時記載、更新持證人員職業道德的相關信息，包括持有會計從業資格證書的人員（以下統稱持證人員）在會計從業方面受到表彰獎勵和處罰、處分的情況等。

第五條會計從業人員職業道德檔案中的信息來源：

（一）在區財政管理部門財政窗口持證人員登記的相關基礎信息和注冊、變更、調轉以及接受繼續教育情況；

（二）持證人員受到區級以上行政主管部門表彰獎勵情況；

（三）持證人員因違反會計法律、法規、規章和會計職業道德被區級以上行政執法部門處罰、處分的情況。

（四）其他獎勵與處罰情況由區各部委辦、各鎮、街道、莘莊工業區財政部門在年度終了后的一季度內報區財政局財務會計管理中心。

第六條職業道德檔案內容的記載：

（一）根據持證人員提供的區級以上行政主管部門出具的有關表彰獎勵證明，或區級以上行政執法部門對持證人員處罰的書面材料，由局財務會計管理中心負責受理并予以核查，經確認無誤后，作出職業道德檔案記錄決定，并告知當事人。

（二）財政窗口根據財務會計管理中心的決定，將信息情況在《上海市會計人員信息庫》中予以記載。

（三）區財政局財務會計管理中心應及時將記載情況匯總后報區財政局會計科備案。

第七條職業道德檔案記錄結果的使用：

（一）職業道德檔案中有獎勵記錄的，將優先推薦高一級會計人才的培訓；將作為上報高級會計師評審委員會申報高級會計師的業績推薦；將作為評選區級以上會計先進工作者的重要條件。

（二）職業道德檔案中有行政處罰或行政處分記錄的，區財政部門應按照會計法律、法規、規章和會計職業道德的有關條款規定，予以處理并向社會公告。

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2.地質資料檔案的使用價值。首先，地質資料具有三個鮮明特點：其一，地質資料是上游產品。地質資料是上游產品主要體現在其價值伴隨經濟增長而增長。若社會發展進步快，則對礦產資源的需求量大，從而使得對地質資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價值變小。其次，地質資料是多環節產品。地質資料檔案是多環節產品的原因有幾點：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業技術強。無論哪一個礦床的地質資料形成都需要一個漫長的過程，每一個技術環節都是極其復雜的，其都具有不同的使用價值。三是潛在價值大。通過在原有的地質資料檔案上的探究，進一步加強工作力度便能得到地質成果。綜上所述，地質工作越來越受到人們的重視，地質資料的需求決定了其社會地位和價值。

二、地質資料檔案社會化服務的現狀

伴隨信息技術的飛速發展和在全國各行業中的應用，“數字國土”正被逐漸推廣。《圖文地質資料數據庫》項目改變了地質資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關資料進行查閱。國務院《關于加強地質工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質資料網絡服務體系；成果地質資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質資料的社會化服務提供了充分的政策依據、技術標準和規范。

三、地質資料檔案社會化服務存在問題及解決對策

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二、檔案管理機構完全可以充任高水平智庫

為有效打造好決策的智庫功能，檔案管理機構在認真履行檔案管理職能的同時，還需樹立智庫意識，相應進行屬于智庫機構的如下必要素質準備：

（一）依據檔案管理機構的業務特點，進行智庫功能的準確定位。

就一個地區而言，可以說檔案管理資料內容浩瀚，內存具有一定時空跨度的大量信息，對實施科學決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機構可在所有領域發揮決策的智庫作用。但是考慮檔案管理部門與政府其他部門的職能劃分，檔案管理機構的智庫作用應著重從以下三個方面發揮：一是在地區性經濟社會發展戰略的決策方面；二是在區域經濟社會發展一體化定位的決策方面；三是在特別重大的發展項目決策方面。在這三個方面，檔案管理機構應為決策機關從歷史發展的延續性、各類條件是否成熟性、環境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據。至于諸如人事任免，一般性項目的決策，有關具體項目引進或限制，相關政府職能部門更為專業，這類決策參謀就交由他們發揮。而檔案管理機構在這方面智庫作用的發揮，也不應是全程包攬所有智庫功能，而是從檔案管理的特殊功能出發，為決策層提供一方面的決策依據。

（二）安排熱心智庫的工作人員，進行決策科學的定向培訓。

通過培訓，讓他們逐步具備決策人員應有的素質。使檔案管理人員在決策參謀作用發揮方面，具備“四能”業務技能，達到“四嚴”素質水平和“四求”工作質量標準。“四能”就是要具備綜合分析、文字表達、編研整理和計算機操作四種能力。“四嚴”就是具有嚴肅的工作態度、嚴謹的工作作風、嚴明的組織紀律和嚴格的自我約束。工作質量的“四求”標準。一是求準：就是圍繞決策議題，準確把握領導思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問題，能引起決策成員的深度思考。二是求實：就是實事求是地提供能夠反映矛盾和問題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報。三是求深：就是能深入發掘檔案資料中與決策課題密切相關的資訊材料，進行深度分析與加工，從制度、體制、機制層面提供相關依據，讓領導能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿足于現狀，不固守傳統觀念，對現存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認識去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

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一、社會養老保險檔案管理的特點

1.檔案管理對象和服務對象具有社會性。我國的養老保險已經廣泛涵蓋了個體工商戶、企業事業單位以及自謀職業等人群，社會養老保險已經成為了我國社會發展的重要部分。社會養老保險檔案管理作為養老保險的重中之重，也就具有了一定的社會化性質，最終其服務的對象同樣也就具有一定的社會性。

2.檔案來源具有廣泛性，內容具有復雜性。社會養老保險的服務對象以及管理對象的社會性最終決定了養老保險檔案內容的復雜性以及來源廣泛性。之前的養老保險檔案只是針對我國的集體企業或者國有企業的退休人員，在以往的檔案管理流程中其檔案的來源比較單一，檔案的內容上也比較簡單。然而隨著我國養老保險制度的社會化，其檔案來源也隨之變得更加廣泛，此外，參保人員的身份不同，最終又導致了其內容上的復雜化。目前為止，我國的社會保障檔案依然沒有一個相對統一的格式，養老保險檔案內容混亂。因此，對養老保險檔案進行規范化非常必要。

3.檔案具有流動性。目前，我國參加社會養老保險人員的流動性極大，辭職、調動、退休或者脫離原單位的人員眾多。然而流動人群通常沒有一個固定的單位，工作的地點變動極大，最終導致了養老保險檔案的流動性也非常大。因此，對于流動性的社保檔案管理要更加的重視。

二、社會養老保險檔案管理工作中存在的問題

1.流動性易使檔案丟失、受損。由于我國的人口眾多，目前的社會養老保險制度也在全國范圍內不斷地得到普及，最終出現了我國社會養老保險檔案的流動性及其活躍，一部分人或由于自身原因、或者由于工作需要，往往會出現人員調動，有些參保人員或辭職到其他公司、企業單位，這就需要對參保人員的參保檔案進行調動。這些沒有固定工作地點的人群在進行檔案調動的過程中往往會出現檔案丟失、受損的情況發生。

2.檔案與環境設施問題。我國居民養老保險部門盡管已經設置了退管股來對居民的保險業務檔案進行集中管理，然而由于養老保險相關部門其辦公的地點以及經費受到一定的制約，相關部門依然還沒有專門的大干室來管理參保人員的個人檔案。其檔案室內的環境設施也沒有達到正規標準，缺乏滅火器、空調、去濕機、溫度、濕度計等基本設施。

3.檔案管理與管理水平問題。隨著居民參保人數的不斷增多，我國目前迫切需要建立一個健全的社會養老保險檔案管理的制度，從而可以在一定程度上減輕參保人員的后顧之憂。目前，我國一些地區的社會養老保險檔案的管理流程以及制度存在著諸多問題，主要問題就是沒有一個健全的法律依據。因此，養老保險檔案管理在個別地區甚至沒有被認真地對待，最終導致了居民保險檔案管理的政策環境極差，有些甚至把參保人員的基本信息填寫錯誤，最終導致了一部分人不能參保或者失去基本信息。我國社會養老保險檔案管理的不規范嚴重地影響了居民的參保積極性，同時也極大地影響了政府的信譽度。

三、搞好社會養老保險檔案管理的措施

1.規范化檔案管理，健全檔案管理制度標準。社會養老保險檔案往往包含了參保人員的基本資料及其相關業務的原始材料。相關的管理部門在對其進行管理的過程中應該進行分類管理，做到標準化管理，最終實現養老保險檔案管理的嚴要求以及高指標，建立一個健全的檔案管理標準以及制度。在對檔案進行管理的過程中嚴格遵守工作原則。

2.信息化檔案管理，提高質量，科學歸檔。采用完全人工的檔案管理方式已經無法滿足目前我國社會參保人群，此外，完全人工往往會大大地增加管理成本，同時也無法達到滿意的工作結果。傳統的社會養老保險檔案管理往往采用紙質版記錄，最終進行統一存放，這不僅要花費大量的時間精力，同時還要占據極大的儲存空間。此外，紙質材料往往在管理上要求極高，必須保持一定的干燥。因此，信息化管理方式可以極大地增加工作效率，降低養老保險檔案的管理成本。

3.實用化檔案管理，提升素質，服務社會。養老保險的檔案儲存與創建就是為了保證參保人群以及相關部門在進行查詢時可以快速準確地查找、審核，一些管理部門對檔案管理進行繪制示意圖就是為了方便日后的查詢。因此，檔案管理部門需要制定科學的管理方法，例如提供社會養老保險查詢與檢索工具、專題形式的索引建立等等。在檔案管理工作人員的工作中，相關部門要積極地更新適應性強的社會養老保險檔案管理系統以及軟件，最終使檔案管理實現信息化。

參考文獻

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一、加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。

隨著社會保險改革的逐步深化，“社會人”將是必然發展趨勢。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

二、加強社會保險的檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。

一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

三、加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。

檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。

其次，理性審視社保檔案管理的現狀

一、對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況普遍存在，甚至對相關信息管理混亂，隨意性較強。

二、社會保險檔案多頭管理。管理不統一，其結果就是責任缺位。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構，不少社保經辦機構不遵循檔案集中統一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業務材料都存放在業務科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。

三、缺乏專業社會保險檔案的管理標準和規范。社會保險檔案管理缺乏國家標準，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統一。在社會保障檔案的不一樣專業類別中，管理的規范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標準化、規范化的管理制度和管理程序。

四、社保檔案人員業務培訓少，業務水平亟待提高。社保經辦機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業人才很少，未經檔案專業培訓的兼職檔案工作者往往業務水平偏低，影響了檔案管理工作。

此外，努力創新社保檔案管理工作

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檔案管理的社會化是指檔案是全社會的共同財富,檔案管理是一種社會各級各類組織、機構和個人的共同行為,其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來,形成一個社會性的開放管理系統。我國檔案工作的基本原則和檔案管理行政部門的執法權,是實現檔案管理社會化的基本條件,較為完整的國家檔案管理網絡是檔案管理社會化的可靠基礎,檔案館是檔案管理社會化的基本形式,而文件中心、檔案事務所、檔案寄存中心和其他商業化運作的檔案中介機構則是檔案管理社會化的有效補充。

一、檔案管理的社會化與建立“兩個體系”的關系

檔案管理的社會化的本質屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業發展的主體內容。就“兩個體系”建設而言,又具有特殊的意義:(1)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的關鍵環節,實現“兩個轉變”。建立“兩個體系”的重點是檔案資源的重新配置和檔案公共服務產品的再分配,關鍵就在于實現政府檔案管理的社會化職能的調整與完善。(2)檔案管理的社會化是“兩個體系”核心理念的重要體現。建立“兩個體系”的核心思想是以人為本,強化檔案管理的社會化職能,根本目的就是要通過轉變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發展服務,是以人為本的政府管理服務理念在檔案領域的具體體現。(3)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的根本辦法。建立“兩個體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機制、服務方式等各方面的改革與創新。管理的社會化不僅為推進建立“兩個體系”提供了科學的理論指導,并以其系統性、規范性、實踐性成為實現“兩個體系”建設目標的根本方法。檔案管理的社會化不到位,“兩個體系”就無從談起,“兩個體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會化職能的不斷強化。

二、建立符合社會發展需求的檔案中介機構

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現了檔案管理的社會化,現階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實現檔案管理的社會化,要建立符合社會發展需求的檔案中介機構。檔案中介機構,是當前一個非常熱門的話題。從名稱來看,有“檔案事務所”、“檔案咨詢服務中心”、“檔案事務服務中心”、“檔案技術服務中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國目前的檔案中介機構按生成途徑和運作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門設立的、面向社會的公共性檔案中介機構和以法人資格存在的、以市場化運作的商業性檔案中介機構。我國首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產企業、社會團體、個人在工作、生產、經營等各項活動中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對于傳統的檔案機構來說,總體呈現弱勢。

市場經濟條件下,需要的檔案中介機構需具備以下條件:(1)政企分開、權責明晰、獨立經營、自負盈虧。首先政企分開、權責明晰要求檔案中介機構必須與檔案行政管理部門在人員、財務、職能等方面完全脫鉤,以獨立經濟法人身份參與市場競爭,不得再承擔原有的行政職能,即真正實現組織中介性。其次要做到獨經營、自負盈虧,必須保持檔案中介服務機構的獨立性、完整性和客觀性。獨立性可以使檔案中介機構不受行政部門影響,在檔案服務中保持獨立,不損害客戶的利益。(2)遵紀守法、規范經營、誠實守信、優質服務。從某義上講,規范化程度不夠是影響檔案中介機構職能發揮的最大障礙。檔案中介機構的規范化實質上涉及的是其與服務對象的信用關系問題,檔案中介機構如果不規范,其信用度將大打折扣。從外部來說,檔案中介機構應自覺接受工商行政管理部門與檔案行政管理部門的監管,前者是依據《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理條例》對其經營活動進行依法登記注冊、年檢審計;后者是依照《檔案法》等法規對其業務活動進行監管,以實現外部規范化管理。從自身來說。檔案中介機構應體現社會服務性、技術知識性和商業經營性。社會服務性指檔案中介機構能為企業、社會組織或個人提供全方位的檔案服務,包括檔案咨詢、檔案達標升級整理、檔案保管、檔案設備引進等。技術知識性指檔案中介機構進行的各項檔案業務如技術咨詢服務、傳授檔案工作理論知識和技能、檔案價值鑒定等是建立在對檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術服務之上的。商業經營性指檔案中介機構作為一個經工商注冊的企業,有明確的服務方向和經營范圍,有企業行為參與市場競爭,通過各種渠道和方式為客戶提供最好的檔案有償服務,獲得收益,求得生存和發展。

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要使檔案能夠起到它真正的作用、更好地服務于社會建設、服務于公眾的一般需要和特殊需要，檔案管理者的素質是最重要的一個因素。那么檔案管理者究竟要具有什么樣的素質呢？

首先檔案管理者應該具有歷史的使命感，應該認識到檔案在歷史進程中的特殊地位和作用，應該認識到自己高質量的服務是給需要者提供一把又一把能解開歷史事件、歷史人物、社會風情、自然現象之迷的鑰匙。是澄清歷史和現實中是是非非的重要依據。

古今中外許多歷史事件、歷史人物、社會風情、自然現象留給我們的迷實在是太多太多。有些是只有口頭傳說而沒有文字記錄而讓人無法著手研究；有的雖然有文字記錄，但又不詳，僅只有只言片語，難于讓人推及因果；有的雖有許多物證，又缺乏文字說明，更沒有系統搜集和科學整理，從而不能讓人形成完整的概念；還有一些是蕓蕓眾生訛信訛傳，孰是孰非使人難辨；更有甚者，是由于政治家們的權謀同一幫文人墨客的習心炒作，弄得是非莫辨；再加上重權人物為了掩蓋自己的錯誤，指鹿為馬，對許多歷史事件、歷史人物、社會風情、自然現象隨心所欲的曲解，所謂“說你不是，你就不是，是也不是。說你是，你就是，不是也是。”將歷史事件、歷史人物弄得面目全非。如何解開這些迷團，就要憑借檔案材料了。例如：強渡大渡河的究竟是十七個勇士還是十八個勇士？中學小學的教科書就有兩個不同的版本，孰真孰假？就需要用原始檔案記錄進行核對。再如：報刊雜志經常提到的我國“三年（指58年至60年）自然災害”的說法，究竟是否正確，只要查一查這三年各省的氣象水文檔案就可以得出正確的結論，還可以拿這三年的氣象水文檔案同歷年的氣象水文檔案進行比較、分析，就可以解開這一謎團。這是顯然易見的。檔案材料可以解謎的功能應是母庸置疑的了。

從表面上看，這些可以解謎的客觀性檔案同管理者的素質沒有多大關系，但是如何使“檔案”變得真實、客觀，就同檔案管理者的素質大有關系了。且不說有人故意竄改檔案的惡劣行為，單究檔案管理的“八個環節”中的疏漏就充分體現檔案管理者素質的重要性了。

大凡了解檔案管理的人都知道，一個檔案的形成必須經過以下環節：（1）、搜集；（2）、整理；（3）、鑒定；（4）、保管；（5）、統計；（6）、提供利用；（7）、編目與檢索；（8）、編輯與研究。這八個環節環環相扣，哪一個環節都滲透管理者的素質；哪一個環節都要求管理者不要帶著歷史的偏見；不要帶著宗派的傾向；不要帶著個人興趣和個人愛好；不要帶著宗族和個人的恩怨。否則，變得不能真實地反映事件和個人的本來面貌。就以“收（搜）集”這個環節而言，雖然那些形成檔案的材料——“機關收發文、命令、指示、通知、決議、財務帳本、報表、憑證、協議書、合同、提貨單、支票、發票”[注]，國家與國家之間簽訂的合同、條約、外交禮儀交換的文本、照片、錄音帶、錄影帶、光牒、磁盤、芯片等以及報刊發表的文章都是客觀存在的材料，但是這些材料中有不少是相等、相近、相對、相悖、相互矛盾的東西，如果檔案管理者在收（搜）集這些客觀材料中帶著個人的情感、興趣、愛好、個人恩怨、自己所在宗派集團的傾向去收（搜）集，僅搜集自己感興趣的材料而丟掉自己不感興趣的材料，僅搜集對自己宗派、集團有利的材料，而丟掉那些與自己宗派、集團不利的、相逆相悖的材料，甚至故意竄改、銷毀這些不利材料。從而使歷史事件、歷史人物、社會風情、自然現象的本來面貌發生改變。那么這些所搜集來的本來可以提供給使用者通過比較分析的客觀材料就變成不能反映真實的材料了。這里說他不真，是因為它是一面之詞。如何使它變得客觀真實，這就需要管理者的素質，需要他們具有高度的歷史使命感，要求他們不為個人利弊、自己所在宗派集團的傾向所困。從這個意義上說，尊重客觀、尊重事實、尊重歷史也就是指檔案管理者的素質的體現。如果缺少這種良知，那么檔案的社會功能就受到很大影響。

其次，作為一個檔案管理者，僅僅掌握檔案工作的專業知識還是很不夠的，還必須在工作中盡心竭力，對檔案事業的執著追求。這是許多人難于做到的。要做到這一點，就要考驗一個檔案管理者的素質了。

有人說，檔案工作是“為人作嫁衣裳”。檔案工作者是為別人成名成家的墊腳石。還有人把檔案管理者的工作比喻成寫作歌詞和作曲的人，說什么“一首風靡全球的歌曲，絕大多數的聽眾只記住歌手的風采，根本沒有記住詞曲作者在背后的艱辛”。這的確是一個無可爭辯的事實，演唱者名利雙收，而詞曲作者卻在一邊遭到冷落，這是一個多么不公平的現實。檔案管理者的工作也是如此，應用檔案的人將自己的事業搞得紅紅火火，聲名遠播，有誰又能理解檔案管理者的艱辛工作呢？所以有人說：檔案工作是一個有良心的工作，得有素質的人去做，在那里報酬是不高的，而付出是巨大的，強調的是奉獻精神。如果沒有這種奉獻精神，如果沒有素質，對工作馬虎了事，對自己的工作不能克盡職守，那么，所收（搜）集的材料就會有遺漏，變成沒有代表性的不能反映真實事件的一面之辭；如果管理者沒有素質，對于檔案材料的整理就不會儼然有緒，對反映真實的材料掛一漏萬；如果管理者沒有素質，就沒有執著追求真實、辨明真假的精神，對檔案材料的鑒定就不能去粗取精、去偽存真；如果管理者沒有素質，對自己管理的檔案就會出現霉變、蟲蛀等現象。在統計時也會出現差錯，重要的數據也會丟失；如果管理者沒有良好的素質，對檔案的編目與檢索、編輯與研究造成混亂。即使編目出來，也使人看不到要領，不能根據目錄檢索，使應用的人如在大海里撈針。

如果檔案材料失真，那么檔案的社會功能就失去應起到的作用。軍事指揮員應用它，就會打敗仗；企業家應用它提供的材料進行決策，企業就會倒閉；行政管理人員應用它作為行政決策，行政工作就會搞得一團糟；教育工作者應用它，教育工作就會受到嚴重損失。所以我們強調檔案管理者的素質也就是如此。（作者單位：貴州師范大學）