序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子檔案管理方式范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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（一）外部環境

在電子病歷檔案管理環境中，各種因素下產生的自然災害、磁場干擾以及溫度變化都會對計算機儲備載體性能造成影響，從而使計算機結構發生變質，導致數據丟失以及圖像失真。因醫院電子病歷檔案中包含的內容較多，每天的信息流動量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲備電腦一直處在擾的狀態下，若是沒有對其采取有效手段進行防護，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。

（二）電子技術

這里所說的電子技術，并不是人為控制下的電子技術因素，雖然醫院在實施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術本身存在較多缺陷以及漏洞，會使醫院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險。電子病歷檔案主要是依賴計算機系統所存在的，另一方面，因電子信息技術發展速度較快，唯有不斷對計算機硬件以及軟件進行更新，且運用高級程序對其進行保護，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護。

（三）管理手段

管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應操作人員對病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進而通過一些非法手段對電子病歷載體以及系統進行的惡意破壞。

二、針對電子病歷檔案的安全防范手段

（一）優化外部環境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現代化的管理理念，在對前端控制管理有效實施后，可以快速提升管理效率，優化功能配置。同時前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過程為在對電子檔案實施管理時，結合具體要求或是目標對管理手段進行科學、規范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過前端管理手段實現，還要將各個環節下的不同業務需要實施重復性操作，使其能夠提前實施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業以及重復作業量，還能有效提升工作效率。

第二，實施支出以及風險平衡式管理在對電子病歷檔案管理過程中，本身就會存在較多的風險性因素，但是我們要明確一點，無論我們怎樣降低風險發生幾率，風險都會存在，也就是說，我們若想將風險性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實施風險管理過程中，要充分保障支出以及風險因素之間的平衡性，其中主要表現在以下幾個方面：第一，在對風險控制過程中，是需要消耗一定成本的，維護成本消耗有時比電子病歷檔案管理受到損壞的費用更大，此時說明電子檔案管理是非常不恰當的；第二，因絕對保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實現的，因而要有選擇性地對電子病歷檔案實施風險控制，并將剩余風險控制在合理范圍之內。在對電子病歷檔案承受風險性進行考量的過程中，首先要對其成本預期進行控制，若是風險控制成本比損傷成本大的話，可以適當考慮接受風險。

（二）提升電子技術水平

在對電子技術水平提升過程中，要采取靜態保護以及動態管理相結合的方式。對系統管理理念進行明確，并重視電子檔案周期中各項活動之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結合在一起。其中電子檔案風險管理主要包括靜態以及動態兩種風險管理方式。靜態風險管理是指對傳統檔案實施的安全維護工作，具體指的是在對傳統檔案實施安全維護的過程中，強化對電子檔案載體的管理以及庫房管理工作；動態風險管理是指將電子病歷檔案從檔案庫中逐步延伸到庫房之外，因此更加重視對電子病歷檔案的風險管理工作。

（三）管理手段控制

篇（2）

在我國當前的檔案管理制度中，對于普通的紙質檔案的管理工作而言，無論是在制度上還是技術上都已經取得了舉世矚目的成績，在這類檔案管理工作中，采用專門的檔案室防盜技術以及專業的管理人員，且通過嚴格的文件調閱制度和保密文件便可以有效的保證檔案管理安全。但是對于電子檔案而言，這一制度卻遠遠無法滿足實際工作要求，沒有制定出詳細的、可操作的安全制度，電子大難管理人員往往在不經意間造成電子檔案管理的漏洞，形成安全管理隱患。另外，計算機技術的飛速發展使得計算機工作機制和破壞手段層出不窮，這也給電子檔案管理埋下眾多的安全隱患。為此，在這里我們有必要對電子檔案安全管理和防范措施進行分析。

一、電子檔案安全管理問題分析

檔案管理所要求的安全問題主要是針對電子檔案的保存而言的，因此安全問題的存在可謂是每個檔案管理人員都必須要重視和應對的問題之一。在目前的工作中，我們該如何解決科學的解決這些問題，使得其中存在的問題都能夠科學解決，這就必須要從工作意識上給予應有重視，體現出電子檔案安全管理的重要性。

1.傳輸安全問題

電子檔案傳輸問題是最為突出的信息安全問題之一，在傳輸的過程中因為互聯網本身是公開的、公眾性的，因此極容易出現信息截取和盜竊現象，甚至的出現修改和偽造，這對于一些高度機密的檔案而言無疑是致命的威脅。為此在這里我們必須要重點是傳輸問題。

2、真實性問題

電子檔案在管理的過程中，真實性問題也可謂是最為突出的問題之一，它相比紙質檔案而言存在著極為突出的特殊性。紙質檔案上的單位蓋章、領導簽字都是具備著法律效應的，其真實性和合法性都比較容易鑒別和確認；而對于電子檔案而言，由于它本身容易復制和修改的特點，其真實性和合法性很難得到有效的鑒別，從而存在著一定的制約問題。

3.保存安全問題

電子檔案的長期的保存過程中存在著各種不同條件的制約和影響，它包含了載體機械的壽命、計算機軟件和硬件設施的生存環境，電子計算機平臺的一致性，這些問題的存在嚴重的影響著電子檔案的保存問題，甚至給整個檔案工作開展帶來嚴重的影響。

4、病毒威脅

電子檔案是基于計算機為基礎存在的，它的管理、保存和利用都無法離開計算機這一輔助機械，而計算機本身因為存在病毒或者感染病毒的特征，同時其系統也容易受到惡意程序的供給，從而造成檔案信息的安全威脅。

二、常見的電子檔案安全管理與防范措施

電子檔案的安全可靠運行不僅僅取決于數據本身的運行情況，同時也關系到所有與電子檔案業務和服務相關聯工作的開展。因此，電子檔案管理的網絡、主機服務器以及存儲器上都需要具備極高的安全保證、管理以及防范措施，以保證電子檔案工作的正常進行。

1、防火墻技術

防火墻是計算機內部網絡系統與外部公共網絡系統之間的首要屏障，也是最為關鍵的保護措施。在目前的社會發展中，無論是辦公計算機還是個人計算機，防火墻技術都是普遍受到人們重視的。從理論上分析，防火墻位于網絡安全的最底層，它是負責網絡傳輸信息的安全認可與辨別的關鍵所在。在目前的防火墻技術利用中，不僅需要完成傳統的過濾目的，同時更是要強化網絡服務器的辨別與安全預防功能。當今的社會發展中，隨著病毒種類的增多、黑客入侵的隱蔽，防火墻在研究的過程中也逐漸朝著這一方向邁進，逐漸形成了即會話訪問、應用協議、用戶資源分析為一體的綜合性設置流程，從而保證通過網絡邊界的會話層能夠得到一定的控制，為整個網絡系統安全打下了堅實的基礎。

另外，在電子檔案管理系統和各個地區服務點之間，以及存在不同安全等級的系統之間的互聯邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網劃分等安全訪問控制措施。

2、網絡入侵檢測防御

網絡入侵防御設備在網絡入侵行為進入被保護網絡之前通過報警、阻斷等措施為電子檔案管理系統提供保護，目的是對網絡侵入行為進行阻截，同時，在電子檔案管理中的某些網段也需要采用網絡侵入檢測系統，即針對網絡侵入進行監測，它可以自動識別種種侵入模式，在對網絡數據信息進行分析時與這種模式進行匹配，一旦發現黑客有侵入的企圖，就會自動報警，目的是通過對網絡侵入者的檢測，彌補防火墻等邊界安全軟件的不足，及時發現網絡中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網絡侵入防御設備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進行識別，并進行有效的攔截，在電子檔案管理系統和Internet、POS的邊界布置網絡侵入防御設備，也能夠對進入電子檔案管理系統的網絡請求進行預警防御，避免病毒或黑客入侵內部網絡系統。

3、網關病毒防御

傳統的病毒防御措施大多數都靠計算機終端殺毒軟件進行防御，病毒已經感染到終端后才進行查找殺除，是一種亡羊補牢的方法，而且在查找殺除病毒時將會占用大量的系統資源，當今病毒傳播主要依賴于Internet網絡進行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網關病毒防御體系。

4、提高電子檔案管理人員的安全意識

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點：

第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網。網絡上潛在著很多的威脅，每時每刻都有網絡探測工具在掃描，一旦被網絡攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數據被非法訪問，嚴重的會造成數據丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經過廠商檢驗的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術服務。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關的軟件，以免造成系統緩慢或者沖突，降低系統的可靠性。

三、結束語

檔案管理的安全管理是全國檔案事業正在建設和發展的一項重要工程，檔案管理工作應該轉變傳統的坐守庫房的觀念，利用信息技術提高檔案工作效率，保證信息安全是檔案管理工作的發展趨勢，也是檔案工作者面臨的一個新的機遇和挑戰。

參考文獻

[1].雷震甲.網絡工程師教程[M].北京：清華大學出版社，2004.

篇（3）

當今對于普通的紙質檔案，已經有了非常成熟的管理制度和技術，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，對于文件特別是保密文件的調閱也有著嚴格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細的操作性強的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計算機技術迅速發展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環節都有可能出現問題。

電子檔案安全可靠的運行，不僅僅關系到數據本身的正常運行，更重要的是關系到所有與電子檔案管理業務和服務有關的正常業務開展，因此電子檔案管理的網絡、主機服務器、存儲設備、系統軟件等都應具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

一、防火墻訪問防范措施

防火墻是內部網絡與外部公共網絡之間的第一道屏障，是最受人們重視的網絡安全產品。從理論上看，防火墻位于網絡安全的最底層，負責網絡間的安全認證與傳輸，防火墻不僅要完成傳統的過濾任務，還要為各種網絡應用提供相應的安全服務。當今的防火墻產品正朝著數據安全與用戶認證、防止病毒與黑客侵入等方向發展。在電子檔案管理系統和外部網絡的連接處安裝防火墻設備，能夠根據會話信息、應用協議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規則設置，保證通過網絡邊界的會話層得到一定的控制，同時，為了保證整體安全性，防火墻設備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統和各個地區服務點（Pointof Service，POS）之間，以及存在不同安全等級的系統之間的互聯邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網（Virtual Local Arca Network，VLAN）劃分等安全訪問控制措施。

二、網絡入侵檢測防御

網絡入侵防御設備（Intrusion Prevention System，IPS）在網絡入侵行為進入被保護網絡之前通過報警、阻斷等措施為電子檔案管理系統提供保護，目的是對網絡侵入行為進行阻截，同時，在電子檔案管理中的某些網段也需要采用網絡侵入檢測系統（Intrusion Detetection System，IDS），即針對網絡侵入進行監測，它可以自動識別種種侵入模式，在對網絡數據信息進行分析時與這種模式進行匹配，一旦發現黑客有侵入的企圖，就會自動報警，目的是通過對網絡侵入者的檢測，彌補防火墻等邊界安全軟件的不足，及時發現網絡中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網絡侵入防御設備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進行識別，并進行有效的攔截，在電子檔案管理系統和Internet、POS（Pointof Service，POS）的邊界布置網絡侵入防御設備，也能夠對進入電子檔案管理系統的網絡請求進行預警防御，避免病毒或黑客入侵內部網絡系統。

在電子檔案管理系統數據中心前布置網絡侵入防御設備，保證了不論攻擊來源于哪里，包括內部網絡和外部網絡，都能夠對信息數據資源進行有效的防御。在電子檔案管理系統數據資料中心區域，為了確保對關鍵業務的訪問不造成影響，網絡侵入防御設備應使用專業硬件芯片架構，確保具有高度處理能力。此外，網絡侵入防范設備還需要對進出被保護區域的大量數據信息進行檢測，做到雙向防御的目的。

為了簡化布置，節約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設備，同時實現侵入防范和入侵檢測的功能，即對關鍵鏈路實現了串行接入，也對病毒或黑客的侵入實施防范和阻截，同時采用同一臺設備的別處端口對其他網絡采用端口鏡像方式接入，進行實時入侵檢測。

三、網關病毒防御

傳統的病毒防御措施大多數都靠計算機終端殺毒軟件進行防御，病毒已經感染到終端后才進行查找殺除，是一種亡羊補牢的方法，而且在查找殺除病毒時將會占用大量的系統資源，當今病毒傳播主要依賴于Internet網絡進行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網關病毒防御體系。對出入網絡的數據信息進行查找殺毒，阻截來自Internet的文件病毒入侵網絡內部，同時阻截來自Internet的黑客對應用服務器群的入侵和破壞；阻截來自Internet的病毒對終端操作系統的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內部網絡之外。

四、提高電子檔案管理人員的安全意識

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點：

第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網。網絡上潛在著很多的威脅，每時每刻都有網絡探測工具在掃描，一旦被網絡攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數據被非法訪問，嚴重的會造成數據丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經過廠商檢驗的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術服務。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關的軟件，以免造成系統緩慢或者沖突，降低系統的可靠性。

第三，輕易不要使用U盤移交電子檔案。U盤是一種USB接口的移動存儲設備，可以被隨機讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于U盤經常在各個電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過程中，應該盡量減少U盤的使用。

第四，對于不清楚的文件，不要輕易打開運行。很多病毒會將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應該提高警惕，對于不清楚的文件打開時一定要慎重。

此外，為了保證電子檔案管理系統的安全運行，還必須遵照國際、國內的防范標準和規范，通過系統的技術防御措施和非技術防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統提供一個安全環境。網絡安全是一個系統的、全局的問題，網絡上的任何一個漏洞，都會導致全網的安全問題。我們應該用系統工程的觀點、方法來分析電子檔案管理系統的網絡安全及具體措施。一個較好的安全措施往往是多種方法適當綜合的應用結果。這些環節在網絡中的地位和影響作用，也只有從系統綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計算機網絡安全應遵循整體安全性原則，根據規定的安全策略制定出合理的網絡安全體系結構，這樣才能做到整個系統的安全。

參考文獻

1.雷震甲.網絡工程師教程[M].北京：清華大學出版社，2004.

2.王春森.系統設計師[M].北京：清華大學出版社，2001.

3.何海燕，張曉甦.危機管理概論[M].首都經濟貿易大學出版社，2006.

篇（4）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。

參考文獻：

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[2]岳銳.電子檔案管理與傳統檔案管理的區別[J].黑龍江科技信息，2011（01）.

[3]孫麗梅.電子檔案與傳統檔案管理工作芻議[J].勞動保障世界（理論版），2012（01）.

[4]董利紅.試析電子檔案和傳統檔案管理的異同點[J].陜西檔案，2015（02）.

篇（5）

傳統的檔案管理方式不利于整理和統一管理，企業不能及時發現問題和解決問題，所以傳統的檔案管理方式具有滯后性，不利于提高檔案管理工作的質量和效率，當今社會計算機的發展，促進了檔案管理電子信息化，勞動保障電子檔案管理主要就是通過計算機這個載體進行操作和管理的，簡單的說就是換一種管理的方式，從根本上說是將傳統的管理方式進行電子信息化。電子檔案管理可以將圖紙、資料等有效地進行統一管理，利用電子設備建立統一的電子管理和檢測系統，設立統一的處理系統，對所有的檔案進行審核，按照一定的要求統一收集，這一系列的管理工作都是通過計算機電子信息進行操作的，這樣每個部門的檔案既具有獨立性又具有統一的性質，整個勞動企業的檔案轉變為電子信息化，電子信息化檔案管理是時展的大勢所趨，是提高檔案管理工作效率的必要性。

二、電子檔案便于拷貝，有利于擴大社會影響

網絡信息的發展，為人們進行傳播信息提供了更多的便捷，方便人們消息和獲得信息，從而能夠更好地豐富企業和人們的信息資源，而檔案又是企業信息資源重要的組成部分，在當今對外開放的社會，檔案信息是對外交流的重要工具之一，傳統檔案管理方式不利于信息的傳播和利用，想要更好地發揮檔案信息資源的社會共享作用，就要構建電子檔案管理體系，電子檔案管理的主要渠道和載體就是計算機，那么通過計算機的操作就可以直接復制或拷貝，然后進行編輯和創新，將有關的檔案類信息在計算機網絡進行和宣傳，這樣不僅有利于豐富網絡資源，還可以擴大勞動保障電子信息的社會影響，也可以通過電子檔案信息加強勞動保障企業與外界的溝通與交流，互通有無，吸取外部經驗和資源，不斷地促進企業的發展和進步。

三、電子檔案管理促進檔案信息與最新技術接軌

電子檔案管理采取的管理技術是計算機技術，目前我國已經逐漸進入信息化時代，勞動保障檔案管理實施電子管理正是時展的產物，改變了傳統的管理方式，改變了人們的工作形式，同時對人們檔案管理工作的能力提出了更高的要求，通常具有的管理能力是不夠的，要理解和掌握電子信息化管理的專業知識和操作技能，這就說明當今社會對人才的要求已經不局限于本專業了，要求當代大學生人才要綜合發展，提高自身的綜合能力，尤其是時展的新技術的操作能力，這樣才能更好的促進電子檔案管理信息與社會發展最新技術接軌，進一步提高企業的工作質量和效率，不斷地促進企業的發展和前進。

篇（6）

隨著社會的發展，檔案的內容越來越多，檔案的分類越來越豐富，這使得傳統檔案管理方式無法滿足現階段高速發展的社會需求，電子檔案作為全新的檔案管理方式，成為檔案融入現階段社會的必然趨勢。以計算機網絡為基礎的檔案信息搜集、整理和保存，不但能夠降低檔案信息的存儲空間要求，還能有效提高檔案管理的工作效率，電子檔案管理方式已成為目前機關和企事業單位采用的主要檔案管理方式。

一、電子檔案管理與傳統檔案管理的區別

電子檔案是指以計算機盤片磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，主要包括電子文書、電子信件、電子報表和電子圖紙等。與傳統紙質檔案相比，電子檔案具有數字化的信息形態、對設備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特點，這些特性決定了電子檔案管理與傳統檔案管理在各方面存在很大差異。

1、歸檔時間和歸檔方式的不同

傳統檔案的歸檔，要求在所有檔案資料辦理完結后，由檔案工作人員或文書工作人員進行統一完整的收集，并進行合理及時的歸檔保管。歸檔的所有案卷，都要依照一定的次序進行系統排列，保持卷與卷之間的歷史聯系，并具有完備的歸檔手續。由于電子檔案易于復制調閱，歸檔后不會明顯影響相關部門的查找利用，因此電子檔案的歸檔可以在文件辦理完結后或在某一規定的時間周期內，隨時進行歸檔保管。

2、管理方式的不同

由于電子檔案與傳統檔案存儲介質不同，因此其管理方式也不同。 電子檔案可以做到檔案的一級管理，即檔案管理部門在接收到檔案的第一時間給每一份檔案編制唯一的檔案號，標注出相應的分類號。而傳統檔案管理則需填不同類型、日期，然后再進行相應的存儲位置。

3、內容的保護措施的不同。

電子檔案具有特殊的重復性和可逆性，修改時不會留下任何痕跡。其優點在于在檔案的最初歸類和錄入時發現錯誤可及時改正，其弊端在于難以辯認檔案內容的真實性，檔案辨別過程也是相當的困難和復雜。而傳統的檔案管理方式則可以彌補這一不足，確保檔案的原始性、真實性以及準確性。

4、保管方式的不同

電子檔案存儲的載體在歷經多年后必然會老化，在更換新的載體時易于出現差錯，影響檔案的完整性。傳統檔案管理則能有效避免該類問題，有了紙制品備份就不會因檔案丟失而無法完成。此外，即使出現病毒入侵等不安全因素也不用擔心檔案缺失。

5、查詢利用方式的不同

電子檔案與傳統檔案管理的最明顯差異在于其需要錄入，即通過復雜的編碼解碼才能呈現并使用。其優點在于錄入后與載體沒什么聯系，可隨時復制，方便調檔。傳統檔案管理需要按照記錄查詢位置再進行查找，費時、費力甚至可能影響到其他工作。電子檔案則能快速調閱，只需登錄管理頁面，通過身份確認并給予查閱權限就能隨時隨地查閱檔案信息了。

二、檔案管理中的信息安全問題

電子檔案管理具有優質、高效、不受空間限制等優點，然而電子檔案的特殊性也凸顯出一些亟待解決的安全問題。

（1）數據容易被他人竊取、修改甚至偽造，對于高度機密的檔案，這無疑構成了很大威脅。計算機系統由許多部分組成，各部分都有薄弱環節，極易受到攻擊和破壞。計算機系統的自我保護功能建立在系統應用層面，與其他惡意代碼和惡意軟件運行在相同層面，因此很難形成有效的管理和監控。

（2）電子檔案的真實性、合法性問題。紙質檔案上的單位蓋章和領導簽字，具有法律效力，其真實性、合法性比較容易鑒別；而電子檔案由于其易于復制、修改的特點，其真實性、合法性的鑒別則受一定條件的制約。

（3）電子檔案長期保存中的信息安全問題。電子檔案的長期保存受許多條件制約，包括載體壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性。

（4）計算機病毒對電子檔案的危害問題。電子檔案在信息傳輸中可能會感染計算機病毒，管理系統也可能受到惡意攻擊，從而對電子檔案的安全構成威脅。

（5）管理體制問題。傳統檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度。而目前檔案數字化過程及從電子檔案的生成到歸檔保存都缺乏十分規范的管理，缺乏科學的標準體系和管理制度。

三、電子檔案安全管理措施

傳統檔案保護工作的目標是使檔案的載體――-紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是一體的，保住了紙質檔案的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子檔案而言，信息與載體是可分離的，這也使得電子檔案信息面臨著隨時被修改、盜竊、銷毀的危險。此外，電子檔案信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。因此，如何保證信息安全成為電子檔案保護的重要課題。

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（一）紙質檔案和電子檔案并存階段的檔案管理理念

在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，整合管理是此檔案管理階段最為主要的管理理念。所謂整合管理理念是指在高等院校進行檔案管理的過程中，將檔案的紙質文件和電子文件進行整合管理，使他們成為一一對應的關系，由于以紙質文件為材料的檔案管理和以電子形式保存的檔案管理方法各有優劣點，以紙質形式形成的檔案可以實現隨時隨地的查看，但是工作量比較大，只要檔案管理妥當就不會存在文件丟失的情況；以電子檔案形式保存的檔案查閱起來非常方便，只需要在保存檔案的計算機中輸入關鍵詞進行搜索即可，省時省力，但是電子檔案的查閱必須由電力保障和計算機運行正常為前提。不同的檔案管理形式具有不同的優缺點，在當時我國在諸多原因的影響下，選擇了以紙質檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理模式，將紙質檔案和電子檔案一并進行保存。在紙質文件和電子文件并存的檔案管理階段，我國普遍的認為紙質檔案和電子檔案具有相同的價值和說服力，二者都被承認，都可以作為證明自己的有效憑據。

（二）紙質檔案與電子檔案并存的檔案管理階段主要采用的管理方式

“雙套卷”是在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中經常出現的詞匯，所謂“雙套卷”是指電子檔案和紙質檔案構成的兩份相同的檔案信息。在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，在檔案管理方式上有兩種，一是將現有的人為書寫的紙質檔案通過掃描儀等先進設備轉化為計算機可以進行識別和編輯的電子檔案；二是將已經存儲在計算機中的電子檔案通過打印機等設備傳輸轉化為紙質文件，供人們使用和保存。眾所周知，在我們的戶口管理過程中，我們每個人都會對應一個號碼，這個號碼是一一對應的也是唯一的，如果在戶口管理的過程中出現兩個人擁有相同的號碼則說明戶口在管理過程中出現了錯誤。同樣高等院校的檔案管理也是如此，每個高等院校的學生都對應著唯一的檔案號碼，每個學生的檔案號碼是不變的，也就是說無論是采用電子形式保存的電子檔案還是以紙質形式保存的檔案，其檔案號碼是一樣的，檔案的內容信息也是完全吻合的，當然由于紙質檔案在制作過程中存在一定的滯后性，所以當電子檔案和紙質檔案存在微小的偏差時也是有可能的。

二、以電子檔案為主的檔案管理方式

隨著科學技術的不斷發展和信息化程度的不斷提高，我國的許多高等院校為了節省時間、提高辦公效率都建立了屬于自己的OA網和各式各樣的管理系統，例如財務管理系統、教務管理系統、科研管理系統等等。近幾年，隨著電子簽名技術的發展，以電子檔案為主的檔案管理方式正在迅速發展。在計算機技術和通信技術的大力支持下，我國的數據處理技術也取得了飛速發展。采用電子檔案為主的檔案管理形式可以將各個部門形成的檔案進行匯總，具體來講就是每所高等院校都建有自己的檔案管理數據庫，當分管部門對學生的檔案形成可靠的電子文件以后，可以通過本校的專用網絡系統，將個人檔案發送到學校的檔案數據管理庫中，實現檔案的匯總與融合。同時采用這種檔案管理形式，可以使學生的檔案在管理形式上統一化、正規化，在學校的檔案管理過程中，專門從事檔案管理工作的學校教務人員會對學生的檔案進行實時監控，統一管理，有效防止不法分子對既定的檔案進行修改，使之失去建設意義。采用電子檔案為主的檔案管理方式在管理形式上主要是通過網絡交流，制作學生檔案的分管部門在檔案制作完成后將檔案文件通過某一接口將檔案傳送至固定的服務器，由檔案管理部門進行統一管理，上傳到服務器上的學生檔案被事先編制好的歸檔程序按照一定的規律進行邏輯歸檔和物力歸檔，以確保電子檔案存放的完整性和規律性，便于需要提檔的學生進行實時提檔。采用電子檔案的形式進行檔案管理可以實現電子檔案在網絡上的及時提供和利用，檔案管理部門可以將制作好的檔案按照需要分發給學生，例如，當我們快要大學畢業時，我們都需要擁有自己的成績單檔案，學校就會將我們的成績單逐個的發到我們的郵箱中供我們打印和使用。電子檔案具有快速、準確的優點，大大提高了我國高等院校檔案管理的效率。

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對醫護人員以及病人的檔案進行有效的管理在當前的醫療體系中具有重要的意義。新時期發展的階段，我國的檔案管理事業始終在不斷前進著，并且隨著檔案管理手段的豐富，檔案管理的成果也更為顯著。加強對醫院的檔案管理是十分必要的舉措，不僅能夠促進醫院檔案信息的有效利用，同時也是保障病人隱私不被泄露的重要手段。本文中，將對檔案管理這一工作進行具體的分析，在此基礎上討論如何對檔案進行更加有效的管理，為我國今后醫院檔案事業的發展做出貢獻。

1 醫院檔案管理工作概述

1.1 醫院檔案管理的重要意義

隨著時代的發展，檔案在管理的過程中已經發生了顯著的變化。對檔案進行有效的管理本身就是保護隱私的行為，在醫院的檔案管理中更是如此。醫院每天的人流量大，如果安全性不能得到有效的保障，就會造成病人的隱私遭到泄露，影響到病人的心理情緒。同時，出于一名醫生的職業操守，也應該對病人的隱私進行有效的管理，這樣才能促進我國的醫療檔案管理系統的更加完善，但是由于當前檔案管理的難度系數受到患者數量的影響，因此急需找到有效的手段對檔案進行管理。

1.2 傳統醫院檔案管理面臨的主要問題

醫院以傳統的方式對檔案進行管理，其中不乏存在一些不足之處，時代在發展，因此對于不能適應時展需要的檔案管理方式需要進行更加完善的改進。受到外界因素的影響，人們對于自身的身體情況愈發重視，因此前往醫院就診的患者越來越多，醫院的治療是體現醫院水平的重要因素，但是同樣也不能忽視對檔案的有效管理，通常情況下，醫院在對檔案進行管理的過程中，主要采用的方式過于傳統，并且在檔案管理上需要一段較長的時間，隨著醫院患者數量的越來越多，醫院的后期檔案管理也是一項全新的挑戰，一些醫院的管理方式落后，同時檔案管理的相關工作人員配備不足，這樣就不能有效的對患者信息進行管理，還有一些醫院根本沒有重視有關患者檔案的管理問題，這樣在查找患者信息時就會造成更多不必要的麻煩，進而影響到醫院整體水平的提高。針對這一情況，有必要及時的開展系統并且規范化的檔案管理，從資料整合出發，將患者的信息隱私進行統一歸類整理，并且保證其安全性。這就需要從以下幾個方面進行轉變，實現規范化的檔案管理。

2 新時期下的醫院檔案管理

2.1 新時期下的檔案管理方式的轉變

傳統的檔案管理方式過于單一，造成管理難度大的問題。在過去的檔案管理中，計算機并不是十分流行，因此主要采用紙質檔案的管理方式，紙質檔案在管理中存在較多的安全隱患，一旦發生火災等險情，這些檔案就會不復存在。并且長時間的保管中，還會出現紙質變黃的情況，造成信息的缺失。在這種情況下，隨著新時代的來臨，計算機的應用也更加普遍。將檔案管理朝著電子化的方向發展具有重要的實踐意義。電子檔案管理方式能夠有效的避免上述問題的出現，并且還能夠為醫院節省出大量的空間，無論病人多少，只要將信息資料輸入進電腦之中，就能實現管理的目的。這樣一來，醫院的檔案就能得到更加有效的保護。在現代化的發展過程中，信息技術確實為檔案管理起到了重要的作用。例如在病人取藥的過程中，醫生會將藥方輸入進電腦中，患者只要前往藥房取藥即可，實現了信息一體化的進程，同時也大大提升了工作效率，為醫院的現代化建設提供了重要的保障。

2.2 檔案電子化管理中的安全措施

第一，設置訪問權限。很多大型醫院的因為人流量大，工作人員多，所以無限制的訪問權利只會讓檔案丟失，因而要限定檔案管理的訪問權利。一般而言，只有主治醫生及醫院管理階層的人有訪問權限。這樣訪問的范圍就控制在了較小的范圍內，保證了檔案的安全性。

第二，專業管理人員。雖然減去了紙質檔案的很多麻煩問題，但是電子檔案管理依然需要專業人員的及時管理和維護。一般而言，除了每天及時入檔以外，管理人員還要及時清理已經超過保管日期的檔案，對電腦進行及時的保養維護，防止因為系統崩盤而使檔案丟失的情況發生。當然面對系統崩盤這樣的未知因素，管理人員也要及時做好備份工作，保證及時系統癱瘓，患者信息仍然能夠及時調出。

第三，技術維護。隨著計算機技術的不斷進步和發展，越來越多的地方開始普及計算機，實行電子管理。但是同時隨之而來的是黑客技術的不斷進步。很多著名的醫院，他們經常會接待一些重要的人物，這些人在社會上有重要的地位，同時他們也更加看重這些信息的安全性。黑客入侵醫院檔案管理系統，竊取他們的私人信息，為了防止類似情況的發生，醫院要聘請專業的技術人員，定期對電腦進行清理和檢查，防止黑客入侵導致信息外泄。

2.3 檔案電子管理中的問題和要求

雖然計算機的不斷發展極大的方便了醫院檔案的管理，但是在管理技術上依舊不是很完善，還存在有很多漏洞，不斷提高計算機技術水平，加強安全性能管理是現代電子化管理的一大要求。醫院在這一方面的發展也是不容忽視的。只有重視計算機發展問題，不斷從中提高管理水平，才能做好新時期的檔案管理工作，確保患者的隱私安全。同時檔案管理的好壞也影響著一個醫院的聲譽和口碑，對醫院的未來有著至關重要的作用。

3 新時期下的檔案管理發展的未來

新時期的檔案管理是計算機的應用管理，是電子化、網絡化、自動化、智能化的管理。同時也是不斷面臨挑戰的管理。檔案管理也要堅持與時俱進，保證管理技術的及時更新發展，最新技術的及時接收學習，這樣發展的檔案管理的未來才是更加優越的管理技術和管理方式。新時期的檔案管理的發展未來是值得期待的，也是難以預測的。只有不斷地用創新的思想觀念不斷地學習和發展電子化管理技術，檔案管理的安全性才會更好的得到保障。

結束語

相信通過本文的論述，人們已經對檔案管理的重要性具有更加深刻的認識，在今后的發展中，檔案管理會朝著現代化的方向發展，這一變化會集中體現在管理手段的自動化以及智能化，管理方式的多樣化上，相信在新時期的影響下，我國各大醫院檔案的管理工作會做得越來越好。

參考文獻

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1 現代化和電子化檔案管理的特點及優點

檔案記錄了事業單位日常工作的方方面面，在提高事業單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發展。檔案管理現代化是檔案管理水平提升的基礎。檔案管理不再是以前的單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統的檔案管理方式的優勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統的紙質檔案肯定不能適應當今社會發展的需要，因為紙質媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數據，而且容易損壞，電子檔案就發揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統一進入到電子檔案進行管理，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設備上抽調出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數據，而且準確無誤，這是傳統的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數據，隨時隨地都可以進行，而紙質檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。

2 我國目前檔案管理的現狀及不足

雖然目前我國的現代化和電子化檔案管理方法比傳統的檔案管理方式具有不可比擬的優勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規范化問題。我國目前的現代化和電子化檔案管理方式不具有規范性。具體表現在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規范有效地存儲電子檔案，重要數據沒有備份，這就容易造成一旦電子設備出現故障，那么電子檔案就會出現遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設備遺失，就會造成檔案泄露，給事業單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現代化和電子化進程。在這一方面，事業單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現代化和電子化檔案管理的發展趨勢，才能提高事業單位工作的效率。上面的論述已經提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身存在的一些問題和漏洞。一些事業單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數據管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數據出現錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關的事業單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數據，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩定進行。

3 提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數據分析。因此，事業單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現代化的檔案管理模式的。因此，事業單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉變他們傳統的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數據，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力，是事業單位提高工作效率的首要任務。提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數據的安全性。電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但是電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務來重視。首先，要想確保檔案信息和數據的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術培訓，讓他們學會如何綜合分析處理數據，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設備的時效性。要經常及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，及時更換必要的硬件設施，保證電子設備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數據的應用及時和有效。

4 結論

檔案管理工作雖然復雜煩瑣，但卻是不可或缺的，對于事業單位來說更是重中之重。隨著現代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發展，事業單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質，提升檔案信息數據的安全性。要及時維護電子存儲設備，保障事業單位日常工作的效率和有序進行。檔案管理的時代性要求事業單位與時俱進，確保檔案工作穩步開展。

參考文獻

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一、事業單位檔案管理發展現狀

（一）充分利用現代技術

在當今各行各業的發展中，現代信息技術得到了充分的利用。不管是在企業的發展中，還是在我國的教育工作中，通過信息技術來促進企業運營以及教育發展的現象已經非常的普遍。信息技術以其信息量大、利用便捷等優勢受到了人們的歡迎。在事業單位的檔案管理工作中，現代信息技術也得到了利用。在管理事業單位的檔案時以電子檔案的方式來進行是一個良好的選擇。在社會發展的新時期，電子檔案的發展非常的迅速，其利用率也非常之高。

（二）便于管理

電子檔案的建立為檔案的管理工作帶來了極大的便利。電子檔案具備較高的靈活性，能夠根據具體的需要對原有的信息進行更改或者完善，相比于傳統的檔案管理方式，電子檔案具有巨大的發展優勢，能夠減少記錄信息時的人力、物力以及財力?，F代信息技術的發展具有許多優點，電子檔案所具備的優勢也是得益于先進的現代信息技術。事業單位需要管理大量的檔案，為了減少其中的失誤，將管理工作做得更好，選擇電子檔案的管理方式是非常有必要的。

（三）存在安全隱患

電子檔案的發展得益于現代信息技術的進步，它來源于現代技術，也必定會受到現代技術的不良影響。電子檔案優點眾多，但是在使用的過程中也會出現許多弊端。比如在文件保存的過程中，如果有人出于不良目的而任意更改其中的內容，就難以被辨別出來，造成不必要的損失。此外，病毒的干擾也是電子檔案在發展中所容易遇到的問題，病毒容易導致電子檔案內容的消失，對電子檔案的管理造成不良影響。安全隱患的存在仍然是現今事業單位檔案管理中存在的問題之一。[1]

二、電子檔案在事業單位檔案中的重要作用

（一）提高管理效率

電子檔案的管理方式充分利用了現代先進的信息技術，相比于傳統的檔案管理方式，檔案管理的電子化能夠節約人力、物力與財力。通過利用計算機，完成對信息以及各種資料的錄入工作，能夠減少工作量，并且達到高效的工作效果。對于信息的修改，也能夠做到方便而不留痕跡。在事業單位檔案管理中，電子檔案的運用已經是大勢所趨，這種管理方式高效便捷，也是今后檔案管理方式的不二選擇。

（二）提高管理質量

在事業單位的檔案管理中，專業的工作人員通過對檔案信息進行準確的錄入，能夠提高檔案管理的質量。相比于以手寫為主的傳統檔案錄入方式，電子檔案具有清晰大方的優點，能夠隨時隨刻實現對信息的修改與完善。電子檔案能夠促進工作人員工作質量的提高，養成良好的工作習慣，在意識到電子檔案優勢的前提下不斷完善自身的工作，做好事業單位檔案的管理工作。

（三）有利于事業單位的健康發展

檔案管理是事業單位必須要做好的工作之一，事業單位的健康發展離不開檔案管理的高效化與科學化。電子檔案的利用不僅降低了工作人員的工作難度，而且促進了工作效率的提高。在事業單位需要運用到相關檔案時，通過電子檔案就能夠做到高效便捷，提高事業單位的運行效率，不斷改進其在發展中的不足部分。利用現代信息技術，能夠促進整個事業單位工作效率的提高，讓員工形成效率與質量優先的工作態度。從長遠來講，電子檔案的運用能夠促進事業單位的長遠健康發展。[2]

三、更好地發揮電子檔案作用的措施

（一）提高工作人員的素質

事業單位的檔案管理工作必須有由專門的工作人員負責，才有利于后期的查詢、更改等工作的正常高效進行。因此，工作人員的素質必須達到相關要求，不僅要具備過硬的理論知識，而且還需要根據檔案內容以及性質的特點，進行合理的規劃，做到整齊劃一，增加檔案的視覺性效果，便于人們查閱相關信息。

（二）增加安全性

電子檔案極易受到病毒的侵襲，因此，為了解決這個問題，在事業單位檔案的管理工作中就必須解決技術上的問題，增加電子檔案的安全性。此外，由于計算機功能的強大，生成一份一模一樣的電子檔案也已經成為可能，這就不利于電子檔案安全性的保持。為了解決這個問題，不但要做好對電子檔案的備份工作，而且還要利用高科技手段，對檔案進行安全程序的設立，避免電子檔案出現不必要的安全隱患。在事業單位檔案的安全性保護方面，檔案室應該承擔此項責任，為了今后單位的需要，要將最原始的檔案進行備份與處理，便于今后對此進行有效的利用。

（三）加強監督

事業單位的檔案管理工作也需要進行監督，才能夠防止不良現象的產生。為了增加電子檔案的安全性，任何需要對檔案進行修改的行為都應該得到證實，在得到準許之后才能夠進行檔案的修改工作，要防止修改工作的隨意性，對此進行一定的控制與監督，有利于事業單位檔案管理工作的合理化與有序化。

參考文獻：