序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子檔案電子化范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

篇（2）

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

篇（3）

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

篇（4）

一、電子檔案的優缺點

1.優點。一是操作方便、傳遞快捷。電子文件在形成檔案之前的修改很方便，并且修改后不會留下痕跡，保證了文件頁面的整潔；電子檔案具有統一格式，在對電子檔案進行檢索時方便快捷；電子檔案的傳遞不受時間和空間的限制，可以從一個終端傳遞給其它若干終端，所用時間很短。二是存儲空間大，節省了大量紙張，攜帶方便。現在光盤等存儲設備的容量越來越大，使得電子檔案的存儲越來越方便，同時也節省了大量紙張，節約了資源，保護了環境。三是具有資源共享的特點。不同使用者可以在不同終端同時閱讀和使用，實現了資源的共享。四是表現形式多樣。計算機多媒體技術的應用推動了電子檔案形態的多樣化發展，文字、圖形、聲音、影像等都成為電子檔案的內容，這就是電子檔案的多媒體集成性，使得電子檔案比紙質檔案更加全面、生動、形象。五是復制不影響文件質量。紙質文件在進行復制時容易造成清晰度下降等問題，而電子檔案的復制就不會存在這種問題。

2.缺點。第一，由于電子文件容易被刪減和修改，而且不留任何痕跡，因此文件的真實性問題難以確定。電子文件容易修改既是它的優點也是缺點，輸入者在輸入過程中無法留有自己的筆跡，單位負責人也無法在文件上簽發，這就使得文件容易被更改，真實性得不到保證。第二，由于電子文件傳遞的方便快捷性、網絡平臺的開放性，如果電子檔案得不到有效保護就很容易被他人竊取，造成數據外泄，給單位造成嚴重的損失。

二、電子檔案的整理與保護方法

1.完善管理體制，統一管理標準。由于我國的電子檔案管理法律法規還沒有形成完整的體系，因此相關部門應該針對出現的問題，從我國實際出發，借鑒國外經驗，制定具有較強針對性和可操作性的電子檔案管理體制，統一電子文檔的管理標準，具體包括以下方面：（1）風險管理體制，主要指建立電子檔案風險評估和安全等級管理機制；（2）災害管理體制，主要指災害的預警、突發事件的應急處理和資料的備份等制度；（3）人員管理體制，主要指對相關人員的安全意識和能力培訓、崗位責任和安全審查等制度；（4）系統安全體制，主要指機器設備的安全檢測、網絡安全管理等制度。

2.對電子檔案進行設置和處理，防止電子檔案被隨意更改。要通過更高級的技術對電子文檔進行設置和相關處理，強化電子檔案的安全性。主要包括以下方面：第一，檔案使用的環境監測技術。檔案運行的全過程都要有監控設備的全程監控，防止電子文檔的外傳。第二，簽署技術。目前電子文件的簽署技術主要包括證書式數字簽名和手寫式數字簽名。證書式數字簽名是發送方利用自己的不公開密鑰對發出文件進行處理，接收方運用相關原理進行解密，獲取相關資料；手寫式數字簽名是指用生物測定技術來驗證簽署人和他的簽名之間的關系，通過密碼技術把簽名與文件聯系起來。第三，加密技術。是指通過數學的或物理的手段，保護電子信息在存儲設備中和傳輸過程中的安全，防止信息泄漏的技術，主要包括計算機密鑰和防復制軟盤技術。第四，身份驗證技術。指通過靜態密碼、動態口令或生物識別等對操作者身份進行識別的技術。

3.嚴格執行電子檔案的使用審批程序。電子文件歸檔保存之后要嚴格執行使用審批程序，以保證電子文檔的安全性：若內部人員使用需要經過檔案管理部門負責人批準，做好使用記錄并簽名，歸還時檔案管理部門人員做好相應檢查，確認文件完好再歸檔；若外單位使用需要對使用單位進行審核，簽訂相關使用協議，雙方負責人各自簽名，并派相關人員監督使用過程，若有復制，使用后要完全刪除，原文檔需要完整歸還。通過嚴格的使用審批程序可以降低電子文檔保存過程中的安全風險，提高電子檔案的管理水平。

4.強化檔案管理人員素質培養，提高管理水平。目前由于檔案管理人員知識水平不高或法律安全意識不夠造成的電子檔案的問題時有發生，這就需要檔案管理部門做好職位分析，聘用知識水平高、安全意識強的人員進行檔案的整理和保管，同時還要對檔案管理人員進行崗位培訓，強化檔案管理人員的專業技能和安全意識，提高檔案管理水平。

檔案電子化推動著檔案信息化的發展，電子檔案在得到廣泛應用的同時也出現了一些問題。因此在進行電子檔案的整理和保存的時候要加以保護，通過加強電子檔案管理制度等切實維護電子檔案的安全性和完整性，實現檔案電子化的健康和持續發展。

參考文獻

[1]李宇紅.談電子檔案的保護管理措施[J].黑龍江檔案，2012（5）

篇（5）

所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。

第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：

第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。

第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。

篇（6）

創新會計檔案電子化管理，提高會計檔案利用水平

（一）完善硬件設施建設，提高會計電子檔案的利用率傳統的財務查賬，首先從財務系統中查找到賬務憑證號，然后再到檔案室按號尋找相關的資料憑證，辦公地點如若相距較遠，那么查賬將極為不便，還會影響查賬效率。因此，要提高會計檔案利用率，必須配備現代化檔案管理設備，如互聯網設備、掃描儀、計算機等；同時應建立會計檔案查詢系統，該系統要與財務管理系統鏈接，這樣查賬時需要哪個憑證的原始檔案就直接調閱那個原始檔案，實現檔案管理與財務系統有機結合，會計電子檔案的利用將更加高效更加快捷，從而提高會計電子檔案的利用率。

（二）利用數據標準接口，實現會計信息標準化隨著會計信息化的不斷加強和普及，會計信息需要形成統一的標準，這個問題急需解決，實現會計信息標準化的關鍵是什么呢？就是實現會計數據接口的標準化。由于數據格式標準XBRL，能提供數據標準接口，從而實現了不同軟件之間數據的轉換。XBRL的操作平臺并不固定，而且是開放式的，還具備國際標準。運用XBRL能整合企業內部系統，統一會計信息，對于來自不同技術、平臺、軟件的商業信息數據可以實現自由交換和可靠放心的提取，重新組合底層的元數據形成新的財務報表，與新的會計制度和表格要求相適應，提供有效的工具實現報表數據的再利用、傳遞和存儲，從而避免了一些問題出現，如財務軟件相同而版本不同或財務軟件不同均要提供數據接口的問題，可見，不管什么企業其系統環境如何，只要XBRL被采取，不僅不同數據之間的轉換完好無損有保障，而且保證了財務報告數據的標準絕對統一。該方案數據標準接口的充分利用，確保了不同數據之間轉換毫無損傷。該方案通過XBRL技術，不僅擴大了電子化會計檔案的數據范圍，而且把標準接口符合標準的數據進行了歸納匯總，實現會計信息數據即統一又數出一源。

（三）構建信息平臺，加快會計檔案管理的信息化步伐當前各單位現有的財務信息系統存在很多問題，如單據連貫性不強、管理不夠規范等。對此各單位應建立會計檔案管理信息平臺，該平臺應易于檔案管理人員操作，數據信息安全保密，傳遞單據連貫可視，分配權限規范合理，會計電子檔案時刻都在為單位的經營管理業務服務，各種電子單據的采用，使各種業務的紙質單據在不斷減少。當下單位的財務系統和業務系統已完全融合，正在推廣應用身份認證系統，公章、簽名都已經電子化，單位的會計電子檔案管理的信息化正趨向完善。

（四）促進數據集成，加快財務檔案精簡的步伐隨著各種系統應用的進一步深入和拓展，通過數據接口向FMIS集成數據的系統越來越多，如FMIS系統通過ERP來自動集成銷售數據等。目前，為了使各業務系統產生的數據達到集成要求，必須細化各業務操作系統的流程，實現與實際流程的徹底匹配。對于FMIS系統中自動集成來的數據，凡是能查詢到的，原始憑證就無需再附加，只需把數據出處注明即可，從而使憑證數量精簡，原始憑證實現電子化，達到工作效率提高的目的。

篇（7）

（一）有利于提高檔案管理工作效率

時代的發展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能夠為管理決策提供可靠的信息

檔案是一種資源，地方的發展和單位所開展的業務都被檔案真實的記錄。制定決策時，除了要結合當前實際，還要借鑒和參考以前的決策，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個可選方案，優中選優，從而選出最佳的可行性方案，同時也可以有效避免錯誤決策的重復出現。檔案管理信息化建設改變了以往翻查大量紙質檔案的局面，節省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

（三）有利于為科研工作提供智能化服務

計算機技術和網絡技術的快速發展和廣泛應用，檔案電子化在快速分析方面的優勢尤為突出，此外，在進行綜合研究上，也表現出其獨特的優越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。

2 檔案管理電子化的特點及優點

檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業務發展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用，在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統檔案管理方式的優勢。

檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備中，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統檔案更加方便和快捷，可以隨時從電子設備上抽調出來，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進行綜合處理或者修改數據，電子檔案隨時隨地都可以進行，遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。

但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴格以及成本高昂等特點。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統的保管，是一種對過程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產之前就采取控制措施，能有效的預防影響電子文件安全的因素，確保其真實、完整、可讀。

3 檔案管理電子化的現狀及主要問題

（一）對檔案管理電子化的重視程度不足

首先是規范化問題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規范，沒有統一的管理制度作為制約，這就導致有的檔案管理者在處理電子檔案時存在隨意性，造成檔案的錯誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時間投入，一些單位沒有與時俱進的思想理念，不能夠將設備配備齊全，或者設備達不到應有的標準。另外，計算機的軟件沒有定期更新，導致一些檔案數據出現錯誤，也會給檔案管理帶來不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發展。

（二）缺乏專業的電子化檔案管理人才

檔案電子化管理是結合當前現代化的計算機技術及網絡技術為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經驗及相關素質，還要具備一定的電子技術能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規范管理，還要掌握計算機系統和網絡安全防護知識。然而目前，具備全面能力及素質的檔案管理人員還相對缺乏。

4 提高電子化檔案管理水平的途徑

（一）轉變思想觀念，樹立電子化管理意識

新的檔案載體呈現出的特點，要求檔案管理者轉變傳統管理理念，在實體檔案管理方法的基礎上加以創新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關制度，對電子檔案的管理加以約束。其次，加強檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對電子檔案的重視程度，使檔案管理者習慣使用電子設備處理龐大的檔案數據。提高檔案管理者電子檔案保管意識，改變傳統的檔案保管理念，做好備份、維護數據庫等工作，時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進檔案管理電子化的進程。

（二）強化電子化硬件建設，確保電子化管理的實現

實現檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設備和工具。隨著計算機技術和網絡的發展，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案管理的電子化發展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強對檔案管理工作各個方面的投入，改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性，購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，并及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，保證電子設備的運行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數據應用及時和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實處。

（三）培養檔案管理電子化的創新型人才

檔案管理電子化對檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關知識，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應用，因此建立復合型的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質，也是檔案管理電子化的重要環節。從管理單位角度，應有計劃地對檔案管理人員進行計算機、網絡、檔案軟件等方面信息化技能培訓，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，以適應檔案事業的發展。

（四）增強電子檔案信息和數據的安全性

電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。增強檔案管理人員綜合分析處理數據、維護檔案信息的能力，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，是提高電子檔案存儲設備的時效性，及時更新維護，注意檔案存儲設備的安全性，處理檔案的電腦不得連網，不得隨意插入U盤等，避免病毒的侵害。

5結語

篇（8）

在互聯網時代的大背景下，將一個單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來，對于提高一個單位檔案管理能力具有強烈的現實意義。然而在檔案管理電子化的過程中，由于缺乏相關經驗，也暴露出許多問題。本文將分析當納管理現代化與電子化的優勢與特點，并結合實際，提出改進方案，促進一個單位檔案管理工作的高效性與合理性。

1 現代化和電子化檔案管理的特點及優點

1.1 高效性

相比傳統的檔案管理模式，電子化檔案管理運用先進的信息技術，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將一個單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理擁有無可比擬的數據加工能力，有效規避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時，電子化檔案管理表現出方便快捷的特征，提升了一個單位檔案工作的精確化管理能力。[1]

1.2 綜合性

現代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質媒體，還運用多媒體技術，從而強化了一個單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應用方面，都有很大的提升。同時，相比傳統的檔案管理模式，現代化及電子化檔案管理模式優勢還表現在處理檔案的效率與能力上，都遠遠的由于傳統檔案管理模式，從而表現出巨大的應用潛力，將檔案功能在一個單位中發揮到極致。

1.3 便攜性

依靠紙質媒體的傳統檔案管理模式，已經無法適應當今社會的發展。依靠計算機多媒體技術的現代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統檔案管理模式不適宜攜帶的缺點。[2]同時，傳統檔案管理模式在檔案文件轉移中，容易出現丟失與損壞的情況，因此使一個單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優點，能夠通過網絡平臺迅速的處理數據。此外，電子化檔案管理的優勢還表現在強大的儲存于檢索功能上，依靠計算機的檔案管理工作，免去了對物理空間的需要，只需要儲存在便于攜帶的電子設備中，就能隨時的進行查詢與檢索。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理工作不夠重視

受傳統的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領導層未能全面的認識檔案管理工作，將其當成一個儲存性質的工作，沒有能夠認識到檔案管理工作與一個單位運轉之間的關系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成一個單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個單位的工作模式的影響，而在一個單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴重影響檔案管理工作的人才交替，導致一個單位中檔案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不規范

科技的發展也帶動了其他領域工作的革新，但技術的革新在一個單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應新型技術，成為一個單位檔案管理中的主要問題。相關工作人員沒能將多媒體技術完全的納入自身的工作之中，在許多工作環節，依舊使用著落后于新興技術的手段，早成人工與多媒體技術的工作內容重疊，管理模式很大程度上限制了一個單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。[3]

2.3 檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全，表現在一個單位檔案管理制度無法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關工作人員的管理造成一定的影響。

3 提高檔案管理水平的有效措施

3.1 檔案保存查詢實現電子化

檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內容進行整理錄入，將傳統檔案的紙質文檔轉化為電子文檔。相比紙質文檔，電子文檔的特點是更易保存、方便查詢。因此實現檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關工作人員大量的錄入工作，能夠將檔案進行及時、有序的分門別類，從而有利于一個單位開展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的檔案管理制度

完善檔案管理制度，是提升一個單位檔案規范化管理能力的重要途徑，也是一個單位開展檔案管理工作的基礎。因此要求相關工作人員能夠從實際出發，實事求是的進行檔案管理制度建設。需要從新形勢、新要求出發，針對當前的工作要求，與時俱進，從而推動一個單位檔案管理工作電子化。首先應當做的，是擴充檔案管理制度的內容，在一個單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個單位的總體目標，有側重的完善檔案管理制度，對現有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。同時，還能保證一個單位的內部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實現代化檔案管理的工作。

3.3 加強檔案電子化管理的重視程度

加強一個單位電子化管理的重視程度，首先要從領導層的認識出發。加強部門領導對一個單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領導層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領導層的支持下，相關工作人員要進一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個單位的檔案管理工作提供資金及技術的支持。

3.4 形成檔案管理的網絡體系

在檔案管理的電子化的轉型過程中，需要建立與之對應的網絡體系，一方面，健全的平臺是一個單位檔案管理的基礎，從而使檔案信息更加權威、專業。另一方面，利用互聯網的開放性與平等性，能夠讓一個單位內的檔案管理工作人員更好的參與進現代化檔案管理工作中。加強檔案管理人員的能力建設，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業素養，確保管理人員的素質符合一個單位運轉的需要。[5]

4 結語

一個單位檔案管理工作現代化及電子化是順應時代的發展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來發展方向。因此要求相關工作人員在開展檔案管理的工作中，能夠將先進的信息技術融入到自身的工作中來，從而更好地適應社會的發展。

參考文獻

[1]崔儒佼.芻議事業單位檔案管理的現代化及電子化發展[J].黑龍江科技信息，2016，07：157.

[2]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012，02：165-166.

篇（9）

隨著社會技術的不斷發展，信息化革命已經席卷了社會生活的各個方面，數字檔案因它獨特的優勢，更加適宜會計檔案管理部門自身的發展需求。

1 會計檔案電子化發展的必要性

1.1 會計檔案管理部門自身發展的需求

互聯網+時代的到來，使得檔案管理部門由以往單一、有型的數據管理模式向現實和虛擬館藏相結合的模式轉變，在對檔案的收集管理方面也由傳統的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點等方向進行轉變。這樣做，不但對數據的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務質量，提升了檔案信息服務的工作效率。

1.2 會計檔案用戶對于信息化數據的需求

大數據時代的到來，使得數據量變得非常龐大，隨之而來的，是數據價值密度的降低。用戶想要在海量數據中，尋找對于自己有用的數據，就必須依托檔案網站，這樣用戶在查詢數據時才更有針對性，用起來也更加的高效。由于現在對于信息的實效性要求越來越高，用戶想要獲得精準、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時間和空間的限制，為普通大眾開放更加高效的檔案查詢系統，而這，無疑要依托現代互聯網技術的發展，將會計檔案信息進行電子化、數字化。

2 會計檔案電子化試點或將“擴圍”現狀研究

2.1 會計檔案電子化試點在企業內部的應用

近幾年來，隨著信息技術的發展，會計檔案電子化已經成為未來發展的必然趨勢。西門子公司作為會計檔案電子化管理的十點，受到了財政部、國家檔案局的高度重視。這說明在未來，會計檔案電子化不但會包含內部會計原始憑證，還會向外部原始憑證進行擴展。到現在為止，對于會計檔案電子化試點工作的展開主要是圍繞單位內部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進行實驗。在醫院中，由于檔案保管期限較長，有些檔案甚至要保存25年，數據量非常大，銷毀工作需要在院領導的審查后才能執行，因此，會計檔案電子化勢在必行。但是試點工作的展開并不順利，需要借鑒下其他行業的優秀成果。下面，我們將以中國聯通和中國電信兩家廣東分公司會計檔案電子化試點工作開展的狀況進行分析。

在電信公司工作開展過程中，已經基本實現了電子憑證、電子賬簿等方面的應用。在實驗過程中，電信公司相關負責人介紹，未來在電信部門，將會把會計檔案電子化試點工作范圍擴大到更大的范圍，包括銀行對賬單、銀行余額調節表、總賬、日記賬、固定資產卡片及其他會計檔案等方面，這對未來電信公司會計檔案工作會產生巨大的影響，會使得內部業務產生更大的推動作用，使得企業內部的業務、財務等相關信息的處理更加便捷而高效。

為了實現會計檔案電子化的閉環控制，建立長效的檔案管理機制，聯通相關負責人認為，會計檔案電子化試點工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實現網絡發票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實現公司上下生產過程的集約化和經濟化的發展。

2.2 會計檔案電子化試點在電子發票方面的應用

當下，會計檔案電子化試點工作已經席卷了現代社會的各個行業，例如在保險農業利用電子化會計檔案，能夠簡化發票聯次，對公司的工作展開產生了極大的便利。利用網絡優勢，實現發票在線開具，若互聯網不發達的地區，可以取消保費發票的記賬聯。到目前為止，保險業務中仍然存在著大量的保費發票聯次的現象，主要以一式三聯、一式四聯為主要形式，導致換算保費發票的成本非常高。在未來，取消財務聯，簡化發票的聯次必將是未來發展的趨勢，若能將電子發票和電子商務納入會計檔案電子化試點工作，這些問題將會迎刃解決。

篇（10）

一、檔案管理電子化實施中存在的問題

（一）沒有統一的檔案管理系統。當前我國檔案還處于紙質檔案和電子檔案共存發展的局面下，在當前檔案網絡建設過程中，還沒有統一的檔案管理系統，不僅建設標準缺乏統一性，而且沒有數據交換的機讀目錄檔案系統，這就對檔案開發、服務和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實現檔案資源的共享。

（二）不具備通用性。長期以來我國檔案一直采用紙質載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計算機型號和規格不統一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當前檔案管理系統軟件開發存在一定的滯后性，當前還沒有開發出來一個能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實現，也給我國檔案管理電子化的發展帶來了較大的阻礙。

（三）檔案管理缺乏標準性和規范性。檔案管理電子化的實現，需要從強化檔案管理標準化和規范化的工作入手。但當前檔案管理中，長期以來對紙質檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質量不高，缺乏規范性，各類檔案著錄細則缺乏相容性，而且系統軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統都是針對自身的需求來對檔案信息進行歸納管理，從而導致檔案管理缺乏標準性和規范性。

（四）檔案管理人員的素質有待提高。在檔案管理電子化實施過程中需要由具有較強綜合素質的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，而且能夠對計算機進行操作，掌握各類先進的技術。但在當前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術水平較低，復合型人才缺乏，部分人員對接技術接受能力較差，因此即使配置了現代化的檔案管理設備，也無法有效的發揮出設備的重要作用，這對檔案管理電子化的實現帶來了較大的影響。

二、檔案管理電子化實現的路徑

（一）加強檔案管理的標準化、規范化。在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節，做到檔案標準化、規范化，才能發揮系統的作用。

（二）建立電子檔案的資源共享平臺。建立統一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內部的局域網服務器上建立一個專門的區域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結果編寫檔案目錄，把相關的檔案放在相應的目錄之下，并對不同等級設置不同的訪問權限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。

（三）重視檔案信息數據庫的建設。檔案管理電子化實施過程中，需要以檔案信息數據庫作為重要的核心和基礎。通過構建檔案信息數字庫，形成檔案信息數據集合，以此來推動檔案管理電子化的實現。在具體實施過程中，檔案管理軟件開發人員需要加強與檔案管理人員的溝通和聯系，對檔案數據收集來源進行我，并針對不同檔案信息的來源和類型來對檔案進行數字化處理和歸檔，為后續檔案的開發利用奠定良好的基礎。另外，在檔案信息數據庫建設過程中，還需要針對當前計算機軟件和硬件平臺的快速發展變化情況，做數據庫內容結構的完善工作。

（四）加強對電子檔案管理人員的培養。在檔案管理電子化建設過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進即懂計算機技術又懂檔案專業知識的復合型人才，同時加強對現有檔案管理人員的培訓，加大培訓的投入力度，努力提高檔案管理人員的計算機專業技能，增強自身的專業知識的積累，能夠熟練操作各種先進的檔案電子管理的設備，加快推進檔案管理電子化目標的實現。