序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案管理的優(yōu)勢范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

目前存儲媒介為刻錄光盤，但在實(shí)際操作過程中遇到了諸多問題：1．視頻文件越來越多，借閱光盤只能給一位老師使用，其他老師就無法使用。2．光盤查閱困難，光盤堆疊在一起，很難迅速查閱到需要的。3．光盤借閱至歸還存在問題，歸還不及時(shí)，導(dǎo)致光盤丟失，再次刻盤耗費(fèi)時(shí)間。4．光盤存儲容量小，普通單張光盤容量為4．7G，針對目前高清視頻，動則5－6G，單張光盤不能容納一個(gè)視頻。5．電子檔案現(xiàn)已越來越多被幼兒園所應(yīng)用，但經(jīng)常會出現(xiàn)誤傳、誤刪等現(xiàn)象，權(quán)限管理不清。針對以上問題，在遵循電子文件光盤刻錄的前提下，對我園教師電子檔案存儲和借閱方式上應(yīng)用“云盤”和“享存”軟件進(jìn)行管理，更好地服務(wù)教師查閱幼兒園電子檔案。

一、云盤使用

云端存儲編輯其實(shí)是網(wǎng)絡(luò)硬盤，只要有網(wǎng)絡(luò)，學(xué)校、教師可以隨時(shí)隨地地存放電子類文件。云盤相對于機(jī)械硬盤或者移動硬盤來說更加得方便，教師不用再將機(jī)械硬盤等設(shè)備帶在身上，卻可以通過無線互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地地從云端來獲取自己存儲起來的信息。（一）使用優(yōu)勢：1．存儲空間大，現(xiàn)普通DVD光盤單張存儲容量為4．7G，百度云盤有2T空間，相當(dāng)于435張光盤，騰訊微云有10T空間，相當(dāng)于2178張光盤，而且存儲空間會不斷擴(kuò)大，滿足視頻文件需要大空間的存儲要求。2．將視頻文件按時(shí)間順序上傳至云空間，可以按具體文件夾名稱檢索，也可按類型分類檢索。3．創(chuàng)建分享，便于需要查閱老師自行下載查閱，無需借閱手續(xù)，減少中間煩瑣過程。步驟如下：（二）使用的不足：1．借閱教師收到分享鏈接，下載查看時(shí)需要有網(wǎng)絡(luò)支持，下載時(shí)間依網(wǎng)速而定，需要一定時(shí)間才能查看。2．存儲介質(zhì)為云技術(shù)，而基于web的應(yīng)用長時(shí)間以來就被認(rèn)為具有潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。這就是說云托管的數(shù)據(jù)可能會產(chǎn)生少量的數(shù)據(jù)丟失，這是由于特殊情況引起的。

二、文檔管理軟件享存應(yīng)用

（一）幼兒園的文件應(yīng)該統(tǒng)一存儲到幼兒園的服務(wù)器里面，讓老師們可以共享資源。（二）共享過程中目錄有權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理。①誰是該目錄的文檔管理員目錄的文檔管理員，可以進(jìn)行分權(quán)管理。比如，我們創(chuàng)建“業(yè)務(wù)部”這個(gè)目錄，我們指定x為業(yè)務(wù)部文檔管理員，則x可以在“業(yè)務(wù)部”目錄下建立自己的分目錄，并設(shè)置相關(guān)權(quán)限②誰可以在該目錄內(nèi)－上傳文件③誰可以在該目錄內(nèi)－下載文件④誰可以在該目錄內(nèi)－瀏覽文件文件可以看，但拿不到實(shí)體文件。瀏覽文件支持Office、PDF、AutoCAD⑤誰可以在該目錄內(nèi)－修改文件想要修改或者刪減文件需要有修改的權(quán)限，但是具有上傳權(quán)限的人不一定擁有修改的權(quán)限。（文件資源收集到幼兒園的服務(wù)器之后，上傳的人不能對文件進(jìn)行刪除和修改，以免有人惡意地進(jìn)行破壞，做好防范措施。）（三）查詢查詢的時(shí)候?qū)嵭卸鄺l件模糊組合，支持多條件組合模糊查詢。總而言之，幼兒園電子檔案管理需要在新的計(jì)算機(jī)技術(shù)上不斷發(fā)展，在操作應(yīng)用中選擇適合本園的媒介，并讓電子檔案更好地服務(wù)于本園教師，在此基礎(chǔ)上更好地優(yōu)化電子檔案管理工作。

篇（2）

1 電子會計(jì)檔案信息管理的重要性

經(jīng)濟(jì)運(yùn)作是單位存在的生命之源，而財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的質(zhì)量直接影響著單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)作情況。對于電子會計(jì)檔案來說，其是單位在長期運(yùn)營過程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資料，代表了本單位財(cái)務(wù)情況，對后續(xù)經(jīng)濟(jì)活動的展開和管理均具有重要指導(dǎo)意義。電子會計(jì)檔案管理工作的有效實(shí)施，可以提高信息處理的速率和質(zhì)量，為各部門下一階段的經(jīng)濟(jì)活動提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，同時(shí)新型技術(shù)的應(yīng)用，還可以有效解決勞動力，控制成本投入，提高會計(jì)信息的綜合利用效果。但是電子會計(jì)檔案管理、應(yīng)用以及保存等工作的實(shí)現(xiàn)，均需要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，這樣就決定了檔案信息的不安全性，在任何階段均有可能會受到外部因素影響而出現(xiàn)問題，造成檔案信息損毀或者失真。基于單位運(yùn)營需求，必須要加強(qiáng)對電子會計(jì)檔案長期保存的重視，采取措施來避免保存過程中受到的損傷。

2 電子會計(jì)檔案信息的特點(diǎn)

2.1 信息保存期延長

新法規(guī)中規(guī)定會計(jì)檔案定期保管年限更改為10年和30年兩類，并對會計(jì)檔案移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)年限進(jìn)行了適當(dāng)延長。在此背景下，怎樣才能實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)檔案信息的長期保存，已經(jīng)成為行業(yè)研究要點(diǎn)。在應(yīng)用各項(xiàng)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行保存時(shí)，還要注意在后期階段，是否存在系統(tǒng)以及平臺來有效讀取原有數(shù)據(jù)檔案信息，保證各類檔案信息可以充分發(fā)揮其所具有的指導(dǎo)信息。

2.2 信息保存要求高

現(xiàn)在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，對檔案信息管理工作的實(shí)施也具有一定推動作用，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化和數(shù)字化發(fā)展。在此背景下，不存在紙質(zhì)檔案對應(yīng)的原生電子會計(jì)檔案持續(xù)出現(xiàn)和增加，在一定程度上加大了檔案信息保存管理的難度。新《辦法》規(guī)定單位生成以及外部接收的電子會計(jì)檔案信息，可以利用電子形式進(jìn)行保存，需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)軟件技術(shù)作為支持。但是在此過程中，一旦原生電子會計(jì)檔案保存存在缺陷，勢必也會對電子會計(jì)檔案信息的長期保存產(chǎn)生不良影響。

2.3 信息內(nèi)容復(fù)雜性

想要實(shí)現(xiàn)對電子會計(jì)檔案信息的長期保存，需要對其具有的特點(diǎn)進(jìn)行分析，因?yàn)槠鋾婕暗蕉喾街黧w，需要科學(xué)性高的組織者對各類檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理，同時(shí)還要求具有較高專業(yè)技能水平的工作人員參與管理。另外，基于電子會計(jì)檔案保存載體特點(diǎn)，還需要已經(jīng)相對成熟的系統(tǒng)和軟硬件作為基礎(chǔ)，單位需要與專業(yè)系統(tǒng)、軟件開發(fā)商保持有效聯(lián)系。假如在此過程中存在任何問題，均會加大會計(jì)檔案信息保存風(fēng)險(xiǎn)性，導(dǎo)致其在長期保存過程中受到破壞，造成信息失真。

3 電子會計(jì)檔案信息管理中存在的問題

3.1 配件支持問題

因?yàn)殡娮訒?jì)檔案信息的長期保存需要有可靠性高的軟硬件作為支持，但是就現(xiàn)狀來看，很多單位此方面建設(shè)不到位。現(xiàn)用檔案信息保存和利用載體的服務(wù)器、硬件外圍設(shè)備以及終端均需要進(jìn)行更換和升級，以及財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)也需要進(jìn)行更新。

3.2 管理工作問題

雖然對電子會計(jì)檔案信息管理的重視不斷提高，但是因?yàn)榧夹g(shù)水平限制，目前管理工作在實(shí)際開展中還存在較大缺陷。很多具有會計(jì)等財(cái)經(jīng)專業(yè)學(xué)歷的財(cái)務(wù)人員，并沒有檔案學(xué)專業(yè)背景，對檔案管理工作內(nèi)容以及要求了解不全面。同時(shí)，管理制度缺失也是限制管理工作有效展開的主要因素，導(dǎo)致電子會計(jì)檔案長期保存中出現(xiàn)丟失、泄密、無法讀取等問題，無法作為指導(dǎo)文件應(yīng)用。

3.3 專業(yè)技術(shù)問題

電子會計(jì)檔案信息的長期保存，關(guān)鍵是要保證其完整性和安全性，即在保存階段不會被篡改、竊取，保證在后期應(yīng)用中可以順利讀取。但是現(xiàn)在參與財(cái)務(wù)管理工作的人員，并不具備專業(yè)信息背景，無法高效應(yīng)用各項(xiàng)信息技術(shù)，在對財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)以及保存系統(tǒng)進(jìn)行操作時(shí)，經(jīng)常會因?yàn)槿藶槭д`加大保存風(fēng)險(xiǎn)。

3 電子會計(jì)檔案信息管理優(yōu)化措施

3.1 提高人員綜合素質(zhì)

所有保存管理工作的實(shí)施，均需要由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，這樣單位就需要安排專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)精神較高的人員負(fù)責(zé)，降低人為因素對保存工作的影響。對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其在掌握財(cái)務(wù)相關(guān)知識的同時(shí)，提高信息安全意識，自主學(xué)習(xí)并掌握信息技術(shù)，提高自身信息處理能力，可以根據(jù)實(shí)際工作要求熟練操作不同電子會計(jì)檔案系統(tǒng)。同時(shí)，還應(yīng)提高對電子信息檔案長期保存工作的重視，應(yīng)用措施來提高檔案保存安全性，并可以根據(jù)實(shí)際需要快速檢索查找所需檔案信息，為單位經(jīng)濟(jì)活動的展開提供信息支持。

3.2 完善各項(xiàng)規(guī)章制度

要針對電子會計(jì)檔案長期保存工作要求，制定完善管理制度，對管理工作的張開提供保障。與傳統(tǒng)會計(jì)工作相比，電子會計(jì)工作中電子憑證長期保存難度更大，因此必須要有專門的制度對管理行為進(jìn)行約束，明確管理人員職責(zé)，保證各項(xiàng)管理措施的有效落實(shí)。并通過獎懲制度的落實(shí)，來提高工作人員主觀能動性，互動按照要求開展管理作業(yè)。

3.3 優(yōu)化專業(yè)技術(shù)系統(tǒng)

篇（3）

1電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢分析

電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢是相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。

2電子檔案在管理中可能遇到的問題

2.1對電子檔案管理的認(rèn)識不足雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問題

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問題

新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識儲備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。

3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認(rèn)識，特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識，為實(shí)現(xiàn)動態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

篇（4）

針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。

當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。

2電子檔案在管理中可能遇到的問題

2.1對電子檔案管理的認(rèn)識不足

雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問題

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問題

新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識儲備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。

3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認(rèn)識，特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識，為實(shí)現(xiàn)動態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施

3.2.1電子檔案硬件管理及保管

電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，同時(shí)文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設(shè)置專門的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設(shè)備，因此需要結(jié)合檔案室的實(shí)際情況，對檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時(shí)注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。

3.2.2做好數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作

數(shù)據(jù)備份恢復(fù)主要是針對電子檔案特點(diǎn)，利用技術(shù)手段來保障檔案信息安全的策略。在進(jìn)行備份時(shí)，可以通過雙備份制來同時(shí)實(shí)現(xiàn)封存與借閱。考慮到網(wǎng)絡(luò)安全問題，需建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，保障檔案室的各項(xiàng)關(guān)鍵信息在出現(xiàn)意外時(shí)可以對信息進(jìn)行恢復(fù)。

3.2.3加強(qiáng)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全管理

首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗(yàn)證用戶信息等手段對網(wǎng)站進(jìn)行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設(shè)置權(quán)限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實(shí)性和原始性；最后，做好文件的安全監(jiān)控工作，在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢的同時(shí)不忽視紙質(zhì)檔案的作用。

3.3加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

篇（5）

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義

做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機(jī)制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。

1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機(jī)制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時(shí)且高效率、精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案查找，這其中增加的時(shí)效性與精確性意味著檔案價(jià)值的整體提升。

2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。

3.提高檔案利用價(jià)值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進(jìn)行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時(shí)要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級別。檔案分類按照來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強(qiáng)檔案的使用頻率，提高檔案的利用價(jià)值，達(dá)到檔案使用價(jià)值的最大化。

二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究

傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價(jià)值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲存介質(zhì)為計(jì)算機(jī)光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行儲存，還能通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，有必要加強(qiáng)對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。

（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；

（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實(shí)性的重要保證；

（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大：電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性。

2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。

（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進(jìn)行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。

（2）保管方式不同：電子檔案進(jìn)行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。

（二）電子檔案管理的利與弊

1.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。

（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實(shí)行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。

（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。

2.電子檔案管理的弊端。

（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。

（2）企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

（3）電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護(hù)。

（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

三、結(jié)語

相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時(shí)間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會相互協(xié)調(diào)著存在，因?yàn)殡娮訖n案管理暫時(shí)還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢，來提高檔案管理質(zhì)量。

篇（6）

1、紙質(zhì)檔案管理

紙質(zhì)檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業(yè)在工作時(shí)的信息的記錄。紙質(zhì)檔案管理較為繁瑣，管理時(shí)注意事項(xiàng)較多，尤其是保存時(shí)容易發(fā)生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)要提高警惕，認(rèn)真對待。

2、電子檔案管理

電子檔案管理是以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的，在檔案管理上有很大的優(yōu)勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)性操作，實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用，同時(shí)使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠(yuǎn)距離傳輸。

3、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢

對于現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時(shí)，電子檔案室由計(jì)算機(jī)處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準(zhǔn)確了。這就提高了利用的效率。同時(shí)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸?shù)娜蝿?wù)。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復(fù)用性質(zhì)。

4、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢

一般的事業(yè)單位或者是企業(yè)管理中，在進(jìn)行檔案處理時(shí)比較強(qiáng)調(diào)原始數(shù)據(jù)的完整性。保證原始的內(nèi)容，確保其價(jià)值，并且檔案數(shù)據(jù)一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時(shí)，紙質(zhì)檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數(shù)據(jù)也比較穩(wěn)定。而且，在單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽字的時(shí)候比較不容易更改，具有真實(shí)性較強(qiáng)，形成具有法律的證據(jù)。在中國甚至今后很長一段時(shí)期內(nèi)，是不可能完全拋開紙質(zhì)檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無法克服的局限。

二、電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的融合

隨著現(xiàn)在國家科技水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在進(jìn)行不斷的發(fā)展，這就對有關(guān)的檔案管理必須進(jìn)行細(xì)致性的管理，現(xiàn)在的電子檔案相對于紙質(zhì)檔案管理中具有的優(yōu)勢比較強(qiáng)，但是紙質(zhì)檔案的管理的真實(shí)性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據(jù)具體的情況進(jìn)行具體的使用。在相關(guān)的企業(yè)中，可以將兩者有效結(jié)合，一方面反映真實(shí)的檔案依據(jù)；另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。在現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理應(yīng)該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。

1、建立相對獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時(shí)間和方式，以及存儲、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用，即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

2、實(shí)行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護(hù)整個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，并對電子檔案進(jìn)行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用.因此，檔案管理部門應(yīng)該積極主動地承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任.

3、建立一套科學(xué)合理的管理制度

由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護(hù)應(yīng)貫串于電子文件的整個(gè)生命周期，在這個(gè)過程中，檔案管理的重點(diǎn)是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失.同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性.因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

4、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

篇（7）

檔案資源的管理是每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數(shù)字化的產(chǎn)生，檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉(zhuǎn)變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進(jìn)行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進(jìn)而提升了人事檔案資源的利用率。

一、人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺。現(xiàn)階段，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機(jī)關(guān)人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒有對應(yīng)的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴(yán)重的脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設(shè)備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進(jìn)行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源進(jìn)行有效的利用。

（二）檔案檢索效率低。現(xiàn)在的人事檔案電子信息化管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準(zhǔn)確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個(gè)機(jī)關(guān)單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)問題。人事檔案電子信息化管理的實(shí)施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工，對網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少，對信息化的知識學(xué)習(xí)起來比較困難，即使機(jī)關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的信息化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進(jìn)行。因此，機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達(dá)到電子信息化的檔案管理水準(zhǔn)。

二、人事檔案電子信息化管理的對策

（一）創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于人事檔案電子信息化的管理，這是一個(gè)綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，就需要人事單位建立一個(gè)高校的電子信息化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)人事單位的實(shí)際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進(jìn)行相關(guān)的處理，嚴(yán)格控制檔案信息儲存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創(chuàng)建一個(gè)有利的環(huán)境，這有利于人事單位工作的順利進(jìn)展。

（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網(wǎng)絡(luò)控制的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對信息信息化的檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)性上的提升，還可以通過增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲存量，從而為人事資源的信息補(bǔ)充創(chuàng)造空間。2.強(qiáng)化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進(jìn)行強(qiáng)化，這就需要嚴(yán)格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這對電子信息化的人事檔案管理的系統(tǒng)的功能奠定了更新的基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護(hù)級別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統(tǒng)功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對系統(tǒng)的維護(hù)性能具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢，對人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的重視，實(shí)現(xiàn)其在線升級的功能，可以使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開放性，保證了相關(guān)人員對檔案資源的調(diào)取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統(tǒng)有了更強(qiáng)大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。

（三）提升人事檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執(zhí)行者和操作者，這對檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質(zhì)。例如，對老員工進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，針對電子信息化的檔案管理進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現(xiàn)代化設(shè)備知識的學(xué)習(xí)和操作水平，進(jìn)而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關(guān)的激勵機(jī)制，鼓勵檔案管理人員對自身素質(zhì)進(jìn)行提升，以保證工作的開展需求，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案電子信息化管理從管理型向服務(wù)型邁進(jìn)。

三、結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展，對人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術(shù)支持，這使人事檔案的管理打破了傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發(fā)展，這種管理方式順應(yīng)了時(shí)代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務(wù)于我們。

【參考文獻(xiàn)】

篇（8）

電子檔案可以實(shí)現(xiàn)智能化管理，自動實(shí)現(xiàn)用戶對于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過程中信息技術(shù)取代了大量的純勞動，檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優(yōu)勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺提供便捷的檔案服務(wù)模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。

1.1 管理電子化

在過去的管理方式下，檔案管理機(jī)構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費(fèi)人力物力財(cái)力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時(shí)間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化作業(yè)，這種管理模式真實(shí)性高，保存時(shí)間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

1.2 資源擴(kuò)展智能化

往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因?yàn)樽罱K用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財(cái)力與時(shí)間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個(gè)成本的很大比例，而當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會有更多的資源去實(shí)現(xiàn)檔案管理的擴(kuò)展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源的擴(kuò)展和進(jìn)一步的開發(fā)。

2 從操作內(nèi)容分析電子檔案管理的優(yōu)勢

2.1 真實(shí)性

相對于電子檔案，傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性和原始性更容易得到保障，這主要是因?yàn)槠鋬r(jià)值審定十分嚴(yán)格，一旦其價(jià)值審核成功，其形式和內(nèi)容基本就不再變化，之后只要保管得當(dāng)，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進(jìn)行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實(shí)性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過程中，也極容易因?yàn)椴僮魇д`而導(dǎo)致信息失真。

2.2 操作性

傳統(tǒng)檔案相對于電子檔案管理操作更為復(fù)雜，因?yàn)槠渖婕暗降墓ぷ鞫际怯扇斯ね瓿桑ぷ鼾嫶蠖臅r(shí)。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進(jìn)行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時(shí)，電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能，還要能夠熟練使用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件。

3 從操作環(huán)節(jié)分析電子檔案管理的優(yōu)勢

3.1 鑒別整理

傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進(jìn)行價(jià)值鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的資格審查，以此判明其保管期限和價(jià)值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進(jìn)行價(jià)值復(fù)審。由于其鑒別過程的嚴(yán)格，從而導(dǎo)致了檔案的質(zhì)量和價(jià)值都比較高，相應(yīng)的，相比于電子檔案，數(shù)量會比較少。電子檔案在進(jìn)行歸檔之前，其價(jià)值會從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行判斷，電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實(shí)性都對其有直接影響，所以相比于傳統(tǒng)文檔，電子文檔在進(jìn)行價(jià)值判斷時(shí)還要進(jìn)行技術(shù)分析，以此來保證文檔的安全和準(zhǔn)確。電子文檔主要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統(tǒng)文檔高，但電子檔案的信息質(zhì)量卻不如傳統(tǒng)檔案。

3.2 存貯

傳統(tǒng)文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源，因?yàn)樵谶^程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進(jìn)行呈現(xiàn)，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達(dá)。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點(diǎn)。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統(tǒng)檔案管理比電子檔案管理更有有優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。

4 信息技術(shù)在電子檔案管理中的改進(jìn)

4.1 提高電子檔案信息的安全性

將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質(zhì)中，或運(yùn)用數(shù)據(jù)庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲、查找、調(diào)用與管理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進(jìn)檔案信息的集成化管理，從而達(dá)到方便存儲的目標(biāo)，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因?yàn)楹芏鄼n案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴(yán)重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機(jī)構(gòu)除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設(shè)計(jì)可靠性實(shí)施性強(qiáng)的安全協(xié)議阻止黑客進(jìn)攻和非法訪問，運(yùn)用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。

4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率

篇（9）

（一）方便、高效、快捷

檔案管理工作作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這不僅減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅檔案傳遞成本降低，而且網(wǎng)絡(luò)傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過程中遺漏的可能性較小，電子存儲時(shí)多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲介質(zhì)上進(jìn)行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案管理工作的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)對檔案信息的開發(fā)利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，檔案立卷時(shí)采用的都是紙張，立卷時(shí)工作人員根據(jù)自己怪信息的理解來進(jìn)行操作，這就導(dǎo)致各份文檔卷宗標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，給檔案信息的質(zhì)量和使用價(jià)值帶來較大的影響。電子檔案的出現(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)來對檔案進(jìn)行管理，這不僅使立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時(shí)間來對提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的策略

（一）建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態(tài)，必須建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理。國內(nèi)大部分工商局雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進(jìn)行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發(fā)揮電子檔案高效快捷優(yōu)勢，提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。

（二）加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位電子檔案管理工作中，對現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備具有較高的要求，特別是在當(dāng)前技術(shù)快速發(fā)展過程中，設(shè)備升級換代較快，電子檔案工作條件和設(shè)備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業(yè)單位對于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進(jìn)一步對電子檔案管理環(huán)境進(jìn)行改善，使事業(yè)單位電子檔案能夠更好的與現(xiàn)代化管理要求相適應(yīng)。同時(shí)事業(yè)單位還需要協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計(jì)，開發(fā)出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財(cái)力的節(jié)約。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理人員的專業(yè)程度決定了電子檔案管理水平。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員首先要把人員流動性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容繁雜，需要通過實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續(xù)性。其次，管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，把自己培養(yǎng)成綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才，適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的要求。

（四）加強(qiáng)對基礎(chǔ)設(shè)施的管理

電子檔案管理質(zhì)量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎(chǔ)性設(shè)施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩(wěn)定性及技術(shù)的成熟度，所采用的軟件及系統(tǒng)要具有較強(qiáng)的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來源的系統(tǒng)。在具體使用過程中，要具備高度的安全意識，定期進(jìn)行殺毒及安全體檢，設(shè)置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級工作。

（五）確保電子檔案管理工作的安全性

篇（10）

引言

檔案作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，對于單位未來的建設(shè)發(fā)展有著不可取代的作用，檔案管理的主要職能就是整理和規(guī)范檔案資料，并且做好這些檔案的管理，為單位制定下一步工作計(jì)劃提供支持和參考。在社會信息化的背景下，電子檔案也逐漸開始普及，在引入電子檔案之后，單位的檔案管理效率得到了明顯提升，并為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展奠定了良好基礎(chǔ)。

一、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題

雖然目前大部分的事業(yè)單位都認(rèn)識到了檔案管理信息化的重要性，也開始普及電子檔案，但是由于電子檔案在我國發(fā)展時(shí)間很短，因此電子檔案管理中依舊存在很多問題，下面針對這寫問題進(jìn)行具體分析：

1.電子檔案安全問題。

電子檔案主要借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息的搜集、傳輸以及歸檔，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在信息獲取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，電子檔案卻存在很多隱患，電子檔案在發(fā)送、接收過程中，很容易遭受到外部因素的影響，一旦病毒入侵，檔案信息就有可能被竊取和篡改，進(jìn)而造成十分嚴(yán)重的損失。

2.檔案管理人員素質(zhì)不高。

電子檔案對事業(yè)單位檔案管理者的要求更高，管理人員在具備了良好的專業(yè)素質(zhì)之后，還需要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，能夠自我約束，并且對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)操作技巧和流程十分熟悉，這樣才能夠充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，從目前事業(yè)單位的檔案管理情況來看，檔案管理的工作量過大，內(nèi)容繁雜，檔案管理人員本身素質(zhì)不高，無法將全部精力都投入到電子檔案工作的研究上，另外，流動性是人力資源的顯著特征，由于崗位人員流動比較嚴(yán)重，頻繁的更換人手，也在很大程度上影響了電子檔案管理工作的落實(shí)和發(fā)展。

3.電子檔案管理不規(guī)范。

從目前事業(yè)單位的電子檔案管理的情況來看，電子檔案管理的不規(guī)范性比較普遍。檔案管理人員對紙質(zhì)檔案比較重視，并且長久以來單位檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)載體，在引入電子檔案之后，很難在短時(shí)間內(nèi)徹底轉(zhuǎn)變工作思路，也沒有充分認(rèn)識到U盤以及光盤、移動硬盤等電子檔案載體的重要性與使用方法，這些載體與紙質(zhì)載體相比，具有一定的不穩(wěn)定性，但是目前管理人員沒有進(jìn)行規(guī)范性的管理，電子檔案備份也沒有及時(shí)進(jìn)行，電子檔案防范措施有些不規(guī)范，導(dǎo)致電子檔案管理中存在很多漏洞。

二、事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

在分析了事業(yè)單位電子檔案管理中存在問題之后，單位領(lǐng)導(dǎo)就必須要認(rèn)識到強(qiáng)化電子檔案管理力度的重要性，下面針對電子檔案管理的措施進(jìn)行分析：

1.保證電子檔案在利用中的安全。

事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，最重要的就是要確保電子檔案的安全性，事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全管理意識，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身存在很多不穩(wěn)定因素和不安全因素，因此必須要全面做好硬件、斷電以及病毒入侵等方面的防御，并且電子檔案管理者要全面掌握這些防范措施，減少這些不安全因素對電子檔案安全管理的威脅。另外，檔案立卷人員在檔案存檔過程中，必選秉持安全性原則，檔案管理部門的辦公設(shè)備與軟件要及時(shí)更新、完善、升級，定期對電腦硬件進(jìn)行檢測和維修，做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為安全防護(hù)工作，最大限度的提升電子安全管理的安全性。

2.完善相關(guān)法律法規(guī)。

法律法規(guī)的完善與健全是電子檔案管理能夠穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵，也是人們行為與思想得以約束的保障。針對事業(yè)單位電子檔案管理的情況來看，健全電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)是非常必要的。只有這樣才能夠加快電子檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化的速度。具體來說，電子檔案管理制度要從文件的制作、審核以及搜集等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，同時(shí)每個(gè)單位根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行完善和補(bǔ)充，最終達(dá)到提升本單位電子檔案質(zhì)量與效率的目的，使電子檔案管理有法可依，有章可循。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的過程中，必須要強(qiáng)化檔案管理者的信息化管理理念，要幫助這些工作人員徹底掌握操作的規(guī)范與技巧，首先單位應(yīng)該制定人才培訓(xùn)制度，定期開展人才培訓(xùn)活動，及時(shí)更新財(cái)務(wù)管理者的知識體系，強(qiáng)化其職業(yè)技能，另外，加大網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的宣傳與普及力度，實(shí)現(xiàn)各種信息數(shù)據(jù)的分類與整合，這樣才能夠充分發(fā)揮出電子信息檔案的優(yōu)勢，真正提升單位的檔案管理效力。

4.完善電子檔案管理的軟、硬件設(shè)施。

既然是電子檔案，那么必然需要借助各種計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)備來實(shí)現(xiàn)，在這個(gè)基礎(chǔ)上，單位必須要配置成熟的技術(shù)以及性能穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)，不能使用盜版軟件以及未知軟件，單位要定期對計(jì)算機(jī)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行查毒，定期進(jìn)行防火墻升級和殺毒軟件升級。

結(jié)束語

我國事業(yè)單位在落實(shí)電子檔案管理的過程中，必須要積極借助先進(jìn)的管理技術(shù)與理念，同時(shí)以國家整體市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢為背景，確保電子檔案的安全性與完善性，單位應(yīng)該積極培養(yǎng)新型檔案管理人才，建立完善的檔案管理制度與規(guī)則，這樣才能夠更加符合當(dāng)前國家檔案電子化建設(shè)的要求。

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