序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇數(shù)字檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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一、引言

數(shù)字檔案館是一種可以提供網(wǎng)絡資料搜索的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，其主要以信息技術為基礎，使用數(shù)據(jù)庫的方式進行儲存和應用檔案資料，實現(xiàn)資源的共享，提高檔案資料的利用率。[1]在信息技術不斷發(fā)展的情況下，建設超大型檔案存儲已經(jīng)開始啟動，使得檔案館可以有效突破時間和空間的限制，為檔案利用者提供針對性的檔案信息檢索服務。所以通過建設數(shù)字檔案館，不僅可以有效提高檔案館檔案的數(shù)量，也可以有效保護檔案資料的安全，使人們可以合理利用檔案資料，最終促進檔案館的發(fā)展。

二、數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響

第一，促進檔案服務功能的豐富。數(shù)字檔案館可以有效解決以往檔案館位置過偏、檔案資料分布不夠合理、信息查閱速度過慢、對空間儲存的要求過高、需要花費大量人力物力等問題，不但可以為檔案使用者提供各種服務，也可以節(jié)省檔案管理的時間，使案管理人員可以有更多的精力開發(fā)新的業(yè)務和服務，提高檔案管理人員的工作效率。[1]第二，促進檔案管理體制的改變。以往檔案管理體制主要以檔案的保管為主，使檔案得到有效保護。這種方式，雖然可以有效保護檔案，但是無法發(fā)揮檔案的價值[2]。而通過建設數(shù)字檔案館，可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡的作用，使更多有需要的人員可以進行利用檔案信息資源，并且也可以有效簡化檔案查詢利用方式，使檔案可以被快速找到。在數(shù)字檔案館當中，不僅可以有效保護檔案數(shù)據(jù)的安全，也可以使檔案價值得到有效的發(fā)揮。[2]第三，完善現(xiàn)有的檔案管理體系。在以往的檔案管理當中，行政管理的關注點多為檔案實體的監(jiān)控和規(guī)范。但是這種管理方式容易影響到檔案管理工作和檔案利用方面的創(chuàng)新和進步。通過建設數(shù)字檔案館的建設，可以有效打破以往管理模式對檔案利用的限制，使檔案管理者可以真正扮演服務者的角色，為檔案利用者數(shù)字提供針對性的服務。[3]第四，促進檔案館相關職能的進步。以往在工作當中，檔案管理人員是統(tǒng)一由上級檔案管理部門直接領導的，當數(shù)字檔案館之后，可以使檔案管理的各個部門進行互相溝通，共同參與檔案管理[3]。數(shù)字檔案館的建設不僅僅是某個部門的事情，其需要涉及各種知識，因此各個部門均需要給予數(shù)字檔案館建設足夠的支持，使數(shù)字檔案館建設得以順利完成。通過這種方式，不僅可以有效提高各個部門的團結程度，也可以使檔案管理的質量得到提升。

三、利用建設數(shù)字檔案館完善檔案管理體制的解決措施

第一，對數(shù)字檔案館建設的認識，促進數(shù)字檔案館的發(fā)展。建設數(shù)字檔案館屬于檔案管理體制的創(chuàng)新路徑，因此在實際工作中，檔案管理人員需要轉變自己的觀念，合理利用數(shù)字檔案館提高自身的工作效率。同時檔案管理人員需要意識到數(shù)字檔案館的重視度，不斷學習各種有關數(shù)字檔案館的信息技術，合理利用數(shù)字檔案館進行檔案管理工作。另外需要進行掌握數(shù)字檔案館應用的方法，這樣不僅可以使自己的辦事效率得到提高，也可以使檔案的管理和利用更加便捷。第二，實現(xiàn)檔案資源共享，促進檔案利用率的提升。要想建設數(shù)字檔案館，就需要打破檔案館檔案管理固化、資料利用率不高的現(xiàn)狀，使部門之間可以進行有效溝通，不僅需要完成檔案的保密工作，也可以使檔案資料得到有效共享，使檔案的價值發(fā)揮。因此需要進行檔案管理，尤其是要做好系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)庫的保護，使檔案資料可以得到有效的利用的同時，可以保障檔案資料的安全。第三，加大人才培養(yǎng)的投入，培養(yǎng)更多的專業(yè)人才。建設數(shù)字檔案館需要大量的人力物力，因此政府需要投入足夠的財政資金，企業(yè)也需要給予足夠的資金支持，才能使數(shù)字檔案館得到充足的經(jīng)費進行建設，促進檔案管理方法的先進化。同時因為數(shù)字檔案館系統(tǒng)和技術的使用需要專業(yè)的知識，因此需要加強專業(yè)人員的培養(yǎng)。比如可以招聘專業(yè)技術人員進行管理數(shù)字檔案館，并且可以利用自己的專業(yè)知識為其他員工進行培訓，為數(shù)字檔案館的后續(xù)應用提供有效的人才保障。第四，加強數(shù)字檔案館的安全防范，保障檔案信息安全。在進行數(shù)字化建設工作的時候，檔案信息資源會處于比較開放透明的狀態(tài)，如果沒有得到合理利用或者被不法侵害，將會造成巨大的損失。所以在建設數(shù)字檔案館時，需要注意防范檔案資料被不法侵害。比如可以進行制定完善的工作管理操作制度，使每個員工均可以按照制度的要求進行工作。同時在進行資料查詢的時候，需要分級設置查詢權限，使檔案資金的獲取到有效保護。另外需要需要做好檔案的備份以及防止黑客入侵的措施，使檔案資料可以免受惡意技術的侵襲。

四、結束語

綜上所述，數(shù)字檔案館建設對保護檔案資料，提高檔案資金的利用率具有重要的作用，因此需要加強數(shù)字檔案館建設，解決以往檔案管理存在的問題，改善以往的檔案管理體制，為人們提供專業(yè)的服務，促進檔案管理工作效率的提升。在實際工作中，可以通過提高對數(shù)字檔案館建設的認識、實現(xiàn)檔案資源共享、培養(yǎng)數(shù)字檔案管理專業(yè)人才、加強數(shù)字檔案館的安全防范等措施使數(shù)字檔案館建設得以順利進行。這樣不僅可以有效保護檔案資料的安全，也可以促進檔案使用效率的提升，促進檔案管理目標的實現(xiàn)。

參考文獻：

[1]馮克民.規(guī)范化數(shù)字檔案館（室）建設研究[J].辦公室業(yè)務，2017（02）:152-153.

篇（2）

當前世界各國包括我國，都在積極地進行數(shù)字檔案的建設。由于計算機技術及信息傳輸網(wǎng)絡化，為辦公自動化管理提供了科學技術保證。隨著數(shù)字化的社會生活，產(chǎn)生了越來越多的數(shù)字檔案，對這些數(shù)字檔案進行有效管理和利用，是時代對檔案管理提出的要求。

一、數(shù)字檔案及其特征

1.檔案是“過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。檔案數(shù)字化，從技術層面理解指的是資源數(shù)字化、存儲海量化和傳遞網(wǎng)絡化。數(shù)字檔案是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享，數(shù)字檔案具有如下特點：（1）資源數(shù)字化及空間虛擬化。（2）檔案管理的數(shù)字化。（3）信息資源的共享化。（4）服務對象及需求擴大化。

2.數(shù)字檔案同傳統(tǒng)檔案的區(qū)別。傳統(tǒng)檔案的館藏主要是原始檔案的實體，在歷史真跡、憑證價值方面具有法律效力上的優(yōu)勢，是以文字、圖像、圖形等為符號，以紙質為介質的紙質檔案。在長期保存方面也具有數(shù)字檔案不可比擬的優(yōu)勢。而數(shù)字檔案是一種新型載體的檔案，是無形的，它的傳輸、運算、存貯是以數(shù)字編碼的形式存在。因此數(shù)字檔案是數(shù)字化信息技術的產(chǎn)物，是能夠被計算機識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網(wǎng)上傳遞的數(shù)字代碼序列，是數(shù)字信息的集合體。原始檔案被數(shù)字化后，也并不意味著原始檔案不再需要。數(shù)字檔案容易發(fā)生改變，因此，原始檔案在可能的情況下有必要繼續(xù)保管。數(shù)字檔案主要承擔檔案信息利用的職責。

二、數(shù)字檔案的管理模式

1.時代與科技的發(fā)展使檔案管理對象由傳統(tǒng)的紙質檔案為主，轉變?yōu)橐詳?shù)字檔案為主，紙質檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經(jīng)歷了甲骨、金石、簡牘和紙張，直至現(xiàn)今數(shù)字檔案采用的磁帶、磁盤、光盤的變化，可以預見隨著社會的發(fā)展，這種新型檔案載體數(shù)字檔案的出現(xiàn)很快能獲得政府的法律承認。因此數(shù)字檔案管理必將成為檔案管理的主要對象。

2.數(shù)字檔案的管理內(nèi)容包括：數(shù)字檔案的歸檔、歷史檔案的數(shù)字化、數(shù)字檔案的存儲、數(shù)字檔案的業(yè)務管理、數(shù)字檔案的交換和利用。面對新型的數(shù)字檔案，應根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，保證各部門所產(chǎn)生的有保存價值的電子文件的齊全、完整、有效。

3.長期以來，檔案管理一直處于手工操作狀態(tài)，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計等都是人工完成的，而庫房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數(shù)字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動化管理轉型。由于數(shù)字檔案的存儲介質具有大容量的特點，擺脫了檔案對存儲空間的依賴性?？傊?，計算機具有自動分類與組合功能，電子文件的產(chǎn)生與運用，使整個檔案工作轉化為以計算機為核心的自動化辦公，簡化了傳統(tǒng)工作程序，解放了勞動力，改善了辦公環(huán)境，提高了辦公的質量和效率。另外，網(wǎng)絡世界的形成，數(shù)字檔案能夠通過網(wǎng)絡迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。

三、數(shù)字檔案管理目前存在的問題

21世紀的數(shù)字檔案要朝著各種載體形式并存的方向發(fā)展，包括各種電子文件、多媒體、縮微載體和聲像載體等。尤其是要增加數(shù)字化館藏的建設。數(shù)字檔案管理是一種邏輯管理，檔案從有型向無形轉化，檔案管理部門也變成信息化管理機構。電子革命給檔案工作帶來了一個質的變化，數(shù)字檔案的內(nèi)容與載體之間脫離了原有的一一對應關系，檔案的內(nèi)容可以選擇不同的電子載體，可脫離原載體進行傳輸，我們從各部門收取數(shù)字檔案的內(nèi)容，而不需要它們的原電子載體。利用這一特性，我們可將檔案復制若干套。但這些介質還有很多不盡人意之處，如記錄信息有效壽命期的問題。電子文件具有管理和利用比較方便的特點，如記錄密度很大，用極小的空間存儲大量信息，節(jié)省存儲空間，同時也不需要很多庫房；在形成過程中，增刪改非常方便；可利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行遠距離傳遞，方便快捷地提供利用，達到資源共享；各種媒體信息能集中統(tǒng)一管理；可利用非實體歸檔，能較快地完成歸檔任務等特性。所采用的存儲介質主要是磁盤、磁帶和光盤等，它們的記錄壽命一般不超過20年，這給我們保護數(shù)字信息帶來了困難。另外除了保護載體材料外，對電子檔案的備份措施、加密技術、電子簽署技術、登錄認證技術、訪問控制技術等，還有電子檔案被污染以及人為的破壞等問題。針對這些問題，產(chǎn)生了殺計算機病毒技術、數(shù)據(jù)庫修復技術、信息刷新保真技術、電子文件法律憑證保障技術等。近年來，數(shù)字化檔案的相關技術很多已在其它領域中成功的應用，如模式識別、海量數(shù)據(jù)存儲、數(shù)字加密、影像壓縮和信息隱藏技術等等。將這些技術引用到數(shù)字化檔案管理中并加以發(fā)展，將會為檔案保存和流通的安全提供強有力的技術手段。

四、數(shù)字檔案的出現(xiàn)對管理人員的新要求

1.在現(xiàn)有的檔案人員結構中，以文科的檔案學專業(yè)人員為主，而理工科的專業(yè)人員較少，面對高速發(fā)展的電子時代顯得力不從心，這就直接影響到檔案事業(yè)的發(fā)展和信息資源的開發(fā)和利用。所以要適應新形勢下的檔案工作的需求，不僅對現(xiàn)有的檔案人員進行必要的培訓，優(yōu)化知識結構，掌握計算機和其它方面的新知識、新技能，同時各院校應增設新技能課程，培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科學技術的復合型檔案管理人才。只有這樣才能適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要，實現(xiàn)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化管理。

2.強化服務意識。檔案是最原始、最可靠并具有憑證效力的信息資源，隨著社會對檔案信息需求的日益增長，檔案人員要增強為廣大需求者服務的意識，堅持面向社會、面向未來。

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關鍵詞：計算機技術;數(shù)字檔案管理;運用

當前，檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化，并通過計算機技術的運用，有效提升了檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)非常落后，并逐步被數(shù)字檔案管理模式所取代，這樣既能夠讓檔案管理工作水平得到提升，還能提升檔案管理工作的信息化、數(shù)字化和智能化水平。對此，檔案管理人員要充分提起重視，將計算機技術充分運用到數(shù)字檔案管理工作中，避免檔案資料出現(xiàn)泄漏、丟失的問題。

一、計算機技術在數(shù)字檔案管理中運用的策略

（一）檔案信息管理的數(shù)字化

通過對計算機技術的應用，讓傳統(tǒng)紙質檔案管理逐步轉變?yōu)閿?shù)字化管理，通過將紙質檔案中的信息錄入到計算機中，可以讓檔案信息保存、查詢、修改、檢索等工作變得更加高效與便捷。［1］在計算機技術支持下，還能夠讓檔案信息得到共享，工作人員只需要利用網(wǎng)絡就可以實時查詢相關信息，實現(xiàn)了對檔案信息的綜合管理，并讓檔案信息管理工作變得更加順暢與有效。在檔案管理數(shù)字化過程中，會極大減少紙質檔案的使用量，減少了檔案管理成本投入，并能夠讓重要、珍貴的檔案信息得到永久保存，不會出現(xiàn)磨損、遺失等問題。

（二）檔案信息管理的自動化

在互聯(lián)網(wǎng)時代下，計算機技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)字化技術在檔案管理工作中應用非常廣泛。對計算機技術來說，信息存儲非常高效，處理能力較強，能夠同時處理多種信息，且處理速度也很快，能夠提升檔案管理的自動化水平。通過設置相關的工作程序，計算機可以快速完成信息整合、分析處理、信息查詢和信息管理等工作，不用進行人工操作，且可以獲得更高的效率，讓檔案管理工作可以自動開展。對此，要將計算機技術充分應用到數(shù)字檔案管理工作中，讓檔案信息有更高的使用效率，管理工作也能更加高效、科學地進行。

（三）檔案信息檢索的網(wǎng)絡化

隨著計算機技術的發(fā)展與普及，在提升檔案管理工作效率上發(fā)揮著重要作用。通過運用計算機技術，能夠將各地檔案形成一個統(tǒng)一的整體，工作人員在檢索過程中，只需要簡單操作就可以實現(xiàn)。在計算機技術支持下，能夠檢索所有的信息，包括本地檔案信息查詢與各處檔案綜合查詢等，工作人員只需要利用計算機與網(wǎng)絡就可以完成檢索工作。同時，檢索速度也可以得到有效提升，只需要輸入關鍵字，可以快速獲得檢索結果，從而節(jié)省了檔案查詢的時間，也提升了檔案資料的利用率。檔案信息的網(wǎng)絡化檢索，幫助工作人員提升了工作效率，提升了檔案管理工作的智能化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化水平，讓各地檔案信息得到有效共享。

（四）檔案信息管理的安全化

檔案管理有著一定的特殊性，且很多檔案對保密的要求比較嚴格，這需要做好檔案的安全保護工作，避免信息發(fā)生丟失、泄露的情況。［2］將計算機技術應用到數(shù)字檔案管理中，可以提升檔案資料的保密性，這表現(xiàn)在以下兩點：一是檔案資料本身的安全保密。即一些檔案資料附加有密碼，只有獲得相應權限才可查閱，這樣就避免檔案資料出現(xiàn)外泄的情況。二是對系統(tǒng)軟件的安全加密。對啟動盤進行加密，避免人為復制相關信息，將信息泄露途徑切斷。要通過各種有效的技術措施，提升數(shù)字檔案的安全性。

（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才

檔案人員素質與能力的高低，對數(shù)字檔案管理工作水平影響很大。對此檔案管理部門需要加強對人員的培訓工作，讓他們掌握更多的專業(yè)技能，學習計算機技術等相關知識，能夠充分運用好計算機技術，保證數(shù)字檔案管理工作效率得到提升。檔案管理人員在接受培訓以后，可以熟練操作各種先進設備，如計算機、打印機、復印件、掃描儀等，讓數(shù)字檔案管理能夠正常開展。此外，檔案管理人員也要充分認識到學習的重要性，主動投入到學習中，并在日常工作中注意總結經(jīng)驗，這樣才能跟上時展步伐，更好地勝任數(shù)字檔案管理工作，讓檔案資料應有的價值得到發(fā)揮。

二、結語

總之，在信息時代背景下，檔案管理數(shù)字化水平不斷提升，檔案管理模式也發(fā)生了變化。檔案管理部門要重視計算機技術的引入，提升檔案管理工作的自動化、網(wǎng)絡化和數(shù)字化水平，這樣能夠讓工作效率得到有效提升，減少工作強度。此外，還要重視對檔案管理人員的培訓工作，這樣才能保證數(shù)字檔案管理工作正常開展，將計算機的作用發(fā)揮出來，讓檔案資源得到有效利用。

參考文獻：

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2數(shù)字檔案館的建設會產(chǎn)生的影響

2.1促進現(xiàn)行檔案管理體質重點的改變

傳統(tǒng)的檔案管理制度的重點放在保護檔案的安全不受損害，檔案的安全性處于標準要求之中。并且傳統(tǒng)檔案館在對于檔案整體的保護工作上還是比較有優(yōu)勢的。但是這樣的檔案管理方式對于檔案本身的價值是一種削減。在這樣的檔案管理方式之中雖然其安全性可以得到有效的保證但是其利用價值卻沒有得到體現(xiàn)。而在數(shù)字檔案館的幫助之下檔案數(shù)據(jù)的安全性不僅能夠得到保證而且檔案的價值會得到更好的體現(xiàn)。而且數(shù)字檔案館本身的技術先進性對于檔案的使用方式也可以產(chǎn)生積極的效果，使得檔案的使用更加的凸顯靈活性和多樣性。

2.2沖擊現(xiàn)有的管理體系

數(shù)字檔案館的建設對于現(xiàn)行的管理體系會產(chǎn)生比較大的沖擊。傳統(tǒng)的管理體系對于檔案管理工作的進步會產(chǎn)生消極的作用。數(shù)字檔案館的建設沖擊的原有的管理體系，讓檔案館真正變成為人民服務的存在。此外數(shù)字檔案館中各部門之間的交流以及和外部部門之間的交流會變得更加的方便。

2.3促進相關職能的改革進步

傳統(tǒng)檔案館的職能分配在數(shù)字檔案館的沖擊之下也會出現(xiàn)改革情況。數(shù)字檔案館的建設工作需要各個部門之間相互努力配合，同時不僅要檔案館內(nèi)部同心協(xié)力還需要外部人員的幫助。數(shù)字檔案館的建設涉及到的知識范圍比較廣，各個部門之間都需要給予相應的幫助，這個一個以技術為基礎進而推動整個檔案管理行業(yè)觀念革新和體制重塑的一個重大改革。

3對數(shù)字檔案館建設的建議

數(shù)字檔案館的建設需要注意到四個方面。首先是應該對數(shù)字檔案館的建設給予足夠的重視，這一點一方面是改變?nèi)藗儗τ趥鹘y(tǒng)檔案館的觀念，另外一種是對其建設提供足夠的人才支持。其次，數(shù)字檔案館的建設需要加強其共享性，讓檔案的價值真正的發(fā)揮出來。再其次是需要對數(shù)字檔案館后續(xù)的建設和發(fā)展進行人才儲備。最后是提高檔案管理工作的安全性，確保檔案的安全。

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一、項目背景

近年來隨著精細化管理的全面推行，公司各項業(yè)務得到了細化與完善，檔案門類也日益增多。公司檔案室自2006年成立以來，已接收保存了大量的圖紙、合同、文書、會計檔案，截止目前室藏檔案已達到3萬余卷，5萬余件。運用傳統(tǒng)手工管理模式，檔案信息利用率低，查準率、查全率不高，極大的浪費了公司的寶貴資源，難以適應現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。因此通過信息化手段開發(fā)好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務于公司的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

二、項目建設總體目標

檔案信息化建設工作主要是充分利用現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術，對檔案資源進行處理、管理、開發(fā)并提供利用，從而達到為公司各項工作提供服務的目的。

總體目標：一是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化處理和保存；二是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高辦公自動化程度；三是實現(xiàn)檔案信息專業(yè)化、標準化管理；四是實現(xiàn)檔案信息人才專業(yè)化。

三、軟件選型

軟件的選型要考慮諸多因素，包括行業(yè)匹配度、產(chǎn)品成熟度、產(chǎn)品特點、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)性能（包括開放性、可擴展性、配置能力等）、方案水平、典型用戶、實施團隊、公司實力、本地化服務能力等方面。

為了保證項目軟件的使用率和可操作性，公司專門成立檔案信息化項目組，由公司IT人員與檔案人員共同組成，負責項目前期的考察、調(diào)研。首先邀請國內(nèi)知名的檔案軟件公司做技術交流，使項目組成員全面掌握每家公司檔案軟件的功能以及優(yōu)缺點。其次為了更加直觀的了解軟件的應用效果，我們選擇了幾家在信息化建設方面做的比較超前的檔案館以及與公司生產(chǎn)性質相仿的企業(yè)進行了參觀，了解檔案信息化建設實施的主要內(nèi)容，建設規(guī)劃、軟件的使用情況等，結合公司實際需求，最終確定選用北京量子偉業(yè)的PDE綜合數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

四、項目建設思路及內(nèi)容

（一）檔案信息化建設的理論依據(jù)

系統(tǒng)的搭建以公司的檔案建檔要求為指導原則，以信息化平臺建設為手段，實現(xiàn)檔案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以協(xié)同運營取代獨立開展，優(yōu)化了業(yè)務流程，保證檔案信息的齊全、完整、準確，解決了公司檔案資料孤立、儲存分散、移交責任不明等問題。

（二）系統(tǒng)搭建的框架、結構

圖1 聚銀公司檔案系統(tǒng)架構

系統(tǒng)采用B/S架構和C/S架構結合的方式，分三層架構，底層為Oracle數(shù)據(jù)庫，中間層為應用層，上層為展示層。建立多全宗的二級管理平臺，統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務和流程管理，保證數(shù)據(jù)采集的完整性和管理的規(guī)范性，涵蓋了檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀和利用等業(yè)務環(huán)節(jié)，自定義分類存儲，集中控制，多途徑查詢。如圖1所示。

（三）信息資源庫建設

1.目錄數(shù)據(jù)庫

對館藏的歷史檔案目錄（案卷級、卷內(nèi)級）進行集中統(tǒng)一收集、錄入，一般的檔案管理系統(tǒng)都能兼容excel格式的電子表格，可將電子目錄一次性導入檔案系統(tǒng)。并要求資料形成單位在以后資料移交時必須移交電子目錄。

2.全文數(shù)據(jù)庫建設

全文數(shù)據(jù)庫建設一方面是對館藏紙質檔案的數(shù)字化處理，即利用平板掃描儀、高速掃描儀等設備對存量檔案數(shù)字化。文件格式一般為TIFF、PFD、JPEG等，若要實現(xiàn)全文檢索功能，還要進行OCR識別進行文字抽取。掃描時可采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為單色文字、字跡清晰、不帶圖片的紙質檔案，宜采用前者進行掃描；頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質檔案，可采用后者掃描。因化工企業(yè)館藏圖紙多，在掃描的過程中切記不能只追求清晰度，將分辨率設置太高，導致圖像太大而影響傳輸效率。在沒有特殊要求的情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi；另一方面是利用辦公軟件直接形成的電子文件的接收即增量檔案數(shù)字化，例如OA系統(tǒng)形成的公文、合同，可直接與檔案系統(tǒng)做接口實時導入。對列入歸檔范圍的，檔案部門應督促各單位及時做好電子文件積累、鑒定、編目，實現(xiàn)電子文件實時歸檔。同時要堅持紙質檔案和電子檔案同時保管的“雙套制”，以此作為檔案接收的硬性條件。

2011年項目實施時，聚銀公司檔案室組織人員對室藏檔案進行了有序分類，對重要的、查閱率高的檔案進行了數(shù)字化掃描、加工，共建成36000余條檔案條目數(shù)據(jù)庫、12萬頁原文數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)條目與原文100%掛接。

（四）檔案信息安全保障體系建設

1.制度建設

公司信息部門建立信息安全制度，加強對檔案管理系統(tǒng)的維護管理，實施可靠安全的數(shù)據(jù)備份，做好電子檔案信息的保管，全文、目錄、多媒體（照片、影片、錄像）數(shù)據(jù)庫采用光盤等方式同步備份。檔案局域網(wǎng)與互聯(lián)外網(wǎng)實行物理隔離，嚴格管理權限，加強身份認證和密鑰管理，非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)。采取數(shù)據(jù)備份和異地存放管理措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。檔案部門加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實完整。建立嚴格的檔案交接制度和安全保障措施，嚴防檔案數(shù)字化加工過程中失、泄密事件的發(fā)生。

2.智鎖文檔加密軟件的應用

針對檔案信息的特殊性，公司同時配套使用智鎖文檔加密系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以根據(jù)文檔特性分級加密，合法客戶端可以根據(jù)系統(tǒng)授權自由查閱檔案加密文檔。該軟件還提供對移動硬盤，U盤的多種控制選項，如只讀、自動加密等。智鎖文檔的合法流通范圍是聚銀公司內(nèi)部局域網(wǎng)，一旦資料脫離內(nèi)部網(wǎng)絡環(huán)境，將無法打開，有效保證了檔案信息的安全性。

（五）檔案管理系統(tǒng)硬件設施建設

1.ORACLE數(shù)據(jù)庫服務器1臺（內(nèi)存不低于8G，硬盤不低于240G）、應用服務器、文件服務器、WEB服務器合用1臺硬盤不低于1T（硬盤大小根據(jù)歷史數(shù)據(jù)情況具體定），內(nèi)存不低于4G。

2.建立檔案原文數(shù)據(jù)庫需要的A0、A3、A4平板掃描儀，快速掃描儀等設備。

五、“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的特點及主要功能

該系統(tǒng)具備符合國家檔案管理相關規(guī)定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環(huán)節(jié)，還具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規(guī)程等其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還能提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機記錄檔案的物理存放位置，并能提供快速的查詢、統(tǒng)計功能，從而減少人為錯誤，提高檔案管理的效率。

（一）OA系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、公文系統(tǒng)的對接功能

與辦公OA集成，達成業(yè)務系統(tǒng)間的貫通。經(jīng)檔案管理系統(tǒng)提交的借閱申請、移交申請等按照設定好的審批流程，通過OA辦公系統(tǒng)進行流轉，并且申請者可以隨時對流程跟蹤。由合同系統(tǒng)、公文系統(tǒng)形成的電子公文、合同實時推送至檔案管理系統(tǒng)歸檔，真正實現(xiàn)文檔一體化，使得信息數(shù)據(jù)在系統(tǒng)間完成正向循環(huán)。

（二）檔案管理功能

該系統(tǒng)具有強大的檔案整理功能，適合于各種歸檔方式，大大減輕企業(yè)檔案管理員的工作負擔。

1.針對化工企業(yè)技改、技措項目多的特點，該系統(tǒng)對檔案進行三級管理，分別是項目級、案卷級、文件級，這樣便于日常文件、資料的積累與查找。對于每年實施的項目，兼職檔案員先在項目庫新建項目，然后在新建的項目庫內(nèi)添加日常積累的文件，稱為“未整理文件”，最后根據(jù)工作需要對“未整理文件”進行組卷、歸檔。

2.所有進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)將默認按照先后次序排列位置，檔案員可以根據(jù)檔案實體情況，通過“上/下移”、“對調(diào)”、“插入”、“按著錄項刷新流水”自由調(diào)整電子條目的順序，或在普通狀態(tài)下直接使用表格列頭排序。通過各種“檔案分組方式”，可以將數(shù)據(jù)按照升序或降序模式分門別類進行展示，配合“模糊檢索”或“高級檢索”快速過濾和定位目標檔案數(shù)據(jù)。

3.在“傳統(tǒng)立卷”、“工程項目”等多級歸檔方式的檔案庫中，檔案員可以使用豐富的“組卷”向導，如：“組新卷”、“組已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、準確地生成合適的案卷和項目條目。同時對二級條目進行“位置調(diào)整”、“生成序號”、“頁數(shù)頁次轉換”等微調(diào)操作。

4.使用“批量自動關聯(lián)”與“批量自動組卷”，將分離的案卷與卷內(nèi)條目通過配置著錄項快速綁定；或者配合“公式計算”快速生成案卷條目，對于需要解綁的數(shù)據(jù)可以使用“解除關聯(lián)”。

5.使用“按選擇”或“按歸檔分組”的方式，快速生成檔號，系統(tǒng)將反饋準確的操作報告，方便快速定位問題所在。輔助“查找重復檔號”、“查找中斷檔號”，可以即時、妥善地處理問題數(shù)據(jù)。

（三）數(shù)據(jù)利用功能

對公司局域網(wǎng)內(nèi)的各用戶（包括領導、專業(yè)技術人員）提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、檔案庫存（借閱）狀態(tài)顯示。在進行檔案文件全文檢索時，系統(tǒng)要對檢索用戶的權限審核，擁有查看權限的用戶可以查看文件文本的部分預覽，沒有權限的只能查看文件名稱。

（1）對查看權限的控制

將檔案按照重要程度分別設為A、B、C三個級別，并在每條著錄項中，將受控別設置為必錄項。檔案級別不同，借閱、在線查看的審批流程各不相同。當借閱者在檔案庫查找到所需檔案條目后，點擊在線查看，系統(tǒng)自動進入身份認證程序，確定是否有查看權限，若有，可以直接查看，反之則進行提示走借閱流程。

（2）全文檢索功能

通過全文索引模塊將檔案管理系統(tǒng)中索引電子文件進行文本抽取，同時對文本進行索引，建立用于全文檢索的索引文件庫，確保全文檢索的精確性。在建立索引文件的基礎上，進行全文檢索，對于系統(tǒng)內(nèi)的電子文件進行亞秒級高速檢索，提高檔案文件利用率。在顯示的結果上進行高亮顯示，突出檢索內(nèi)容的一目了然。

（3）數(shù)據(jù)管理功能

為了有效實現(xiàn)利用目的，對各類電子檔案實行系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)分類、排序、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用權限分配、訪問控制等技術，確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個電子信息系統(tǒng)的安全。

六、推廣應用

通過本次“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的建設，實現(xiàn)了公司檔案業(yè)務流程的全面自動化，提升了不同門類的檔案的科學化、規(guī)范化管理水平，提高了檔案工作的效率和質量。系統(tǒng)運行期間，多次組織工程技術人員、兼職檔案員對該系統(tǒng)檔案在線查看、實體與電子檔案的網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上審批、移交等業(yè)務進行培訓、指導，并編制《聚銀公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使用手冊》分發(fā)到給各單位；為了方便下載使用，還將使用手冊電子版上傳到公司網(wǎng)站首頁。

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)上線運行兩年來，利用檔案系統(tǒng)辦理查檔審批、查閱業(yè)務的已有600余人次，涉及檔案文件約1000余件，得到了廣大員工的一致好評。聚銀公司數(shù)字檔案系統(tǒng)的成功應用，是檔案管理模式的一項重要改革，標志著公司在基礎管理方面邁上了一個新臺階。

篇（6）

（1）按照數(shù)字檔案館基礎網(wǎng)絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數(shù)據(jù)和今后一定時期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。

（2）開發(fā)或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡化。

（3）全面推進館藏檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

（4）應用先進技術和相關管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

（5）運用多種技術手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

（6）配套建設數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

數(shù)字檔案館的建設需要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用的網(wǎng)絡化。數(shù)字檔案館的新內(nèi)容、新方式、新體系，必然對現(xiàn)有的檔案管理體制產(chǎn)生影響。

1、控制為核心的體制設計理念

檔案與其它文獻信息追求的差異在于，檔案內(nèi)容的性使檔案信息的交流受到了限制，阻礙了普通檔案利用者的合理要求，我國過去的檔案管理體制是以控制為核心的設計理念，管理體制的設計重心是如何防止檔案信息的泄密。而數(shù)字檔案館建設的最大意義就是要實現(xiàn)管理理念以保管檔案實體為主向以提供檔案服務為核心的轉變，可以借鑒網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案利用效率的提升和利用方式的靈活，而不僅僅是在原有管理理念的指導下實現(xiàn)檔案實體的保管和整理的升級。因此發(fā)揮數(shù)字檔案館在提供利用方面的優(yōu)勢，為廣大檔案利用者提供服務是建設數(shù)字檔案館的應有之意，2000年的全國檔案工作會議明確提出：要轉變觀念，改變認識。把檔案館建成“兩個基地，一個中心?！奔礄n案保存基地，愛國主義教育基地和檔案信息服務中心。時代要求檔案館從封閉走向開放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術管理轉變?yōu)楸４?、借閱、技術管理、對外開放模式。檔案工作理念的改變，導致了原有的控制為核心體制設計理念的變化。如果檔案工作堅持以保管為主的理念，則失去了建設數(shù)字檔案館的意義，另一方面，數(shù)字檔案也使得檔案工作者從傳統(tǒng)的手工管理模式轉向計算機管理模式。

2、基于傳統(tǒng)檔案業(yè)務的職能分配方式

原有的檔案館在組織建構上基本立足點都在于現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案工作中涉及到的主要問題，檔案工作者已經(jīng)習慣了被動的工作方式，但隨著數(shù)字檔案館建設的來臨和發(fā)展，數(shù)字檔案館必將使檔案館的各個部門都涉及參與，數(shù)字檔案館的建設已不再是單純的技術工作對檔案工作的要求，首先是歸檔流程就有新的變化，傳統(tǒng)檔案的歸檔工作一般是在檔案館內(nèi)部完成的，而數(shù)字檔案從現(xiàn)行的業(yè)務系統(tǒng)轉移到檔案館的資源中心不能再被修改，檔案館必須建立專門的網(wǎng)絡系統(tǒng)、儲存系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)等硬件環(huán)境，以便檢驗、儲存、管理和閱讀數(shù)字檔案，為了做好電子檔案的歸檔工作，檔案工作者還需提前參與到整個系統(tǒng)的方案設計以及需求分析和系統(tǒng)實現(xiàn)階段中去，從檔案管理的角度上提出合理的建議和意見，要從全局的角度上考慮電子檔案的管理和利用，檔案工作人員要以技術發(fā)展為契機從而實現(xiàn)檔案行業(yè)在管理理念和運行體制上的重要變革，數(shù)字檔案館的建設要求檔案工作者以服務的姿態(tài)用數(shù)字檔案建設的成果為利用者服務，應該借助數(shù)字檔案的環(huán)境主動與相關行業(yè)系統(tǒng)的外部交流，不能再以“坐等靠”的傳統(tǒng)作風，數(shù)字檔案提供利用時，應注意安全保密性，未經(jīng)批準，任何單位和個人不得復制數(shù)字檔案，體制上發(fā)生轉變才能保證檔案數(shù)字的健康發(fā)展，數(shù)字檔案館的建設必將使傳統(tǒng)的檔案業(yè)務的職能結構發(fā)生變化。

3、管理理念的更新

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業(yè)務功能，以及用戶權限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應當采取必要措施保證館藏數(shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側重并不斷拓展。

篇（7）

1.1 魯棒性。是指不因圖像文件的某種改動而導致隱藏信息丟失的能力。也就是說，當被保護的數(shù)據(jù)在經(jīng)過攻擊后，嵌入的水印信息仍能保持好的完整性并能以一定的正確概率被檢測到。這些可能的攻擊包括噪聲、濾波、剪切、旋轉和編碼等。在理論上任何水印都可以去掉，只要對水印的嵌入過程有足夠的了解，但是如果對水印的嵌入只是部分了解，任何破壞或消除水印的企圖勢必導致載體嚴重降質而不可用。

1.2 隱藏性。也稱不可感知性，即對于不可見水印處理系統(tǒng)，數(shù)字水印的嵌入不應使原始作品發(fā)生可以感知的變化，也不能使被保護數(shù)據(jù)在質量上發(fā)生可以感覺到的失真。也就是水印在通常的視覺條件下應該是不可見的，水印的存在不會影響作品的視覺效果。

1.3 安全性。指隱藏算法有較強的抗攻擊能力，即它必須能夠承受一定程度的人為攻擊，而使隱藏信息不被破壞，確保嵌入信息的保密性和較低的誤檢測率。換句話說，水印安全性就是未經(jīng)授權的使用者刪除、檢測估計、寫入或修改原始水印的不可能性。所有水印都包含一個水印嵌入系統(tǒng)和水印恢復系統(tǒng)。

數(shù)字水印有可見數(shù)字水印和不可見數(shù)字水印兩種類型?？梢娝【褪侨搜勰芸匆姷乃?，其表現(xiàn)形式就像在原數(shù)字圖像或音頻段上蓋上一個可見的郵戳，比如照片上標記的拍照日期或電視頻道上的標識等。不可見水印就是人類視覺系統(tǒng)難以感知的，也是當前數(shù)字水印領域關注比較多的。不可見數(shù)字水印作為一段信息保存在原始數(shù)據(jù)或圖像上，從某種意義上來說，更有利于標識作品的版權、所有者等方面的信息。

2 數(shù)字水印在數(shù)字檔案管理中的應用

隨著數(shù)字水印技術的發(fā)展，數(shù)字水印的應用領域也得到了擴展，數(shù)字水印的基本應用領域是防偽溯源、版權保護、隱藏標識、認證和安全隱蔽通信等。在數(shù)字檔案管理中，為了確保檔案的真實性、可靠性，我們可以運用數(shù)字水印技術對一些重要的檔案進行加密，這樣人們就不能進行偽造和非法獲取，確保檔案信息的安全。數(shù)字水印在數(shù)字檔案管理中的應用主要有以下幾個方面：

2.1 版權保護。即數(shù)字作品的所有者可用密鑰產(chǎn)生一個水印，并將其嵌入原始數(shù)據(jù)，然后公開其水印版本作品。當該作品被盜版或出現(xiàn)版權糾紛時，所有者即可從盜版作品或水印版作品中獲取水印信號作為依據(jù)，從而保護所有者的權益。版權保護是當前數(shù)字水印技術最主要的應用領域，這種應用要求其水印具有非常高的魯棒性。

2.2 加指紋。為了避免偽造信息的發(fā)行，出品人可以將不同用戶的ID或序列號作為不同的水印（指紋）嵌入作品的合法拷貝中。一旦發(fā)現(xiàn)未經(jīng)授權的拷貝，就可以根據(jù)此拷貝所恢復出的指紋來確定它的來源。

2.3 標題與注釋。即將數(shù)字檔案的標題、注釋等內(nèi)容（如，一幅照片的拍攝時間和地點等）以水印形式嵌入其中，這種隱式注釋不需要額外的帶寬，且不易丟失。使用時更為方便，甚至注釋信息可以用于資源檢索。

2.4 篡改提示。當檔案信息被用于法庭、醫(yī)學、新聞及商業(yè)時，常需確定它們的內(nèi)容是否被修改、偽造或特殊處理過。為此，可將原始圖像分成多個獨立塊，再將每個塊加入不同的水印。通過檢測每個數(shù)據(jù)塊中的水印信號，來確定作品的完整性。與其他水印不同的是，這類水印必須是脆弱的，并且檢測水印信號時，不需要原始數(shù)據(jù)。

2.5 使用控制。這種應用的一個典型例子是DVD防拷貝系統(tǒng)，即將水印信息加入DVD數(shù)據(jù)中，這樣DVD播放機即可通過檢測DVD數(shù)據(jù)中的水印信息而判斷其合法性和可拷貝性，從而保護制造商的商業(yè)利益。利用這一特點，可以控制檔案信息只能在特定的機器上閱讀。

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傳統(tǒng)的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設備操作管理、訪問權限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側重于防病毒、防攻擊、防災害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

2．檔案利用方式不同

傳統(tǒng)檔案利用需要設計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯崟r性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務。數(shù)字檔案的使用率遠遠高于紙質檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設計中的應用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結構的合理性、檔案編研的科學性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設計中加強數(shù)字檔案管理的對策

1．加強檔案管理業(yè)務平臺建設

檔案管理服務于電力工程設計工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設計平臺集成于同一工作平臺。電力設計院的設計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協(xié)同設計平臺上設計完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應用檔案管理業(yè)務平臺實現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構建各類檔案信息庫

檔案數(shù)字化是一項細致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進一步進行網(wǎng)上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權限劃分功能，可以根據(jù)密級和權限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進行密級和權限劃分，從而實現(xiàn)了檔案信息庫的自動安全管理。

篇（9）

1. 項目建設背景

隨著檔案門類的日益增多，檔案信息化進程的加快，企業(yè)檔案數(shù)字化越來越成為提升現(xiàn)代化管理水平必要手段。大唐南京發(fā)電廠檔案室自2008年新廠搬遷重建以來，不僅接收保存了大量工程項目的科技檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案，還包括自1934年以來的文書檔案和1960年起始的會計檔案，截止目前室藏檔案已達到17萬余萬件。如果運用傳統(tǒng)的手工管理模式，不僅檔案信息利用率低，且查準率、查全率也不高，極大浪費了企業(yè)的寶貴資源，難以適應現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。因此通過信息化手段開發(fā)好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實意義。

2. 項目建設的總體目標

大唐南京電廠檔案信息化建設按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施的原則，建設總體需求是實現(xiàn)大唐南京電廠的檔案管理的電子化，實現(xiàn)各種門類檔案的收集、整理、歸檔、利用等全業(yè)務流程的管理，將老數(shù)據(jù)轉換到新檔案管理型中，實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的集成，搭建符合軟件系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，以及制定相應的檔案管理規(guī)范體系，具體概括起來包括如下幾點：

（一）檔案系統(tǒng)建設

建設大唐南京發(fā)電廠的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、利用等全檔案業(yè)務的管理。

（二）接口開發(fā)

實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA中待歸檔文件的自動歸檔，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與認證系統(tǒng)的單點登錄。

（三）軟硬件環(huán)境建設

主要是搭建檔案系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，針對不同階段的部署方案來搭建相應的硬件環(huán)境，軟件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫、中間件等，硬件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫服務器、應用服務器、文件服務器，并備有磁盤陣列和備份磁帶庫等。

（四）檔案規(guī)范體系建設

在大唐南京發(fā)電廠內(nèi)制定并建立與檔案系統(tǒng)相適應的數(shù)據(jù)采集、檔案信息管理和應用等一系列配套的規(guī)章制度及操作規(guī)范。

布署示意圖如下：

3. 產(chǎn)品選型

企業(yè)以自身的需求為選型的基礎，對軟件公司與軟件產(chǎn)品的功能及信息技術，軟件售后服務的物質及涵蓋地區(qū)等進行了解與比對，另外再考慮企業(yè)e化的預算及可承受的費用，以選出最符合本身需求的企業(yè)信息化整體解決方案。

為了保證項目軟件的使用率和可操作性，我廠進行軟件選型時，依照下列的方式和順序來考慮：

選公司：選擇商譽卓著，經(jīng)營績效良好，經(jīng)驗豐富的公司。軟件業(yè)進入門檻很低，但是軟件公司要能長期經(jīng)營的障礙卻很高。軟件及服務都是無形商品，應該選一家經(jīng)營績效良好，經(jīng)驗豐富的公司。

選產(chǎn)品：選擇的產(chǎn)品能滿足企業(yè)長期發(fā)展成長的需求，又滿足未來多樣化的需求，質量要穩(wěn)定，維護要容易。

看服務：選擇的公司擁有完善的售后服務機制，可提供滿足其各種及各地需求的服務。

看案例：選擇的公司，擁有廣大的滿意客戶群，最好有其同行案例客戶。

比速度：企業(yè)希望在最短的時間內(nèi)使用系統(tǒng)。速度是現(xiàn)代企業(yè)適應競爭環(huán)境必須掌握的重要因素，速度越快，成本越低，風險也越小。

比價錢：在各方面的條件都一致時，應該選擇成本較低廉的解決方案。

結合本企業(yè)實際情況，我們最終確定選用紫光軟件系統(tǒng)有限公司的紫光電子檔案管理系統(tǒng)軟件[簡稱：UNIS-AMS]V8.0。

四、項目建設思路及內(nèi)容

（一）檔案信息化建設的理論依據(jù)

依據(jù)大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的具體要求，檔案管理信息系統(tǒng)的應用群體分為檔案管理工作人員和檔案利用人員，兩部分用戶的需求差別較大。前者以日常管理類操作為主，專業(yè)性要求較強；后者主要是檢索和利用類操作。由于各部門和所屬單位辦公地點分散，各自通過網(wǎng)絡互聯(lián)互通，故整個系統(tǒng)以網(wǎng)絡為基礎，總體的技術路線是以C/S模式和B/S模式相結合，實現(xiàn)不同的功能。

客戶端/服務器（C/S）方式，主要滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、歸檔、輔助實體管理、檔案統(tǒng)計、鑒定銷毀等；瀏覽器/服務器（B/S）方式，主要是滿足廣大利用人員，實現(xiàn)檔案的檢索、利用、檔案借閱、審批等。

本方案以關系型數(shù)據(jù)庫為檔案信息存儲平臺、數(shù)據(jù)加工流程控制和管理平臺；以專業(yè)的全文多媒體數(shù)據(jù)庫內(nèi)容管理為數(shù)據(jù)平臺；以XML作為檔案交換的標準；采用成熟的主流技術和產(chǎn)品來建設檔案管理信息系統(tǒng)，這些技術包括：檔案管理平臺技術，瀏覽器技術，視圖技術，數(shù)據(jù)庫加密技術，XML技術，數(shù)據(jù)加密技術等。

本項目的開發(fā)采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；開發(fā)工具C/S端采用Delphi開發(fā)、B/S端采用Eclipse開發(fā)；系統(tǒng)的負載測試采用采取企業(yè)標準級負載測試工具LoadRunner；系統(tǒng)功能的測試采用黑盒法和白盒法相結合的方法進行測試。

（二）設計原則及特點

按照統(tǒng)一規(guī)劃、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務和業(yè)務管理的宗旨，即按各類檔案的管理規(guī)則，運用計算機技術方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡便、高效、穩(wěn)定查閱利用檔案資源；提供快速、準確、強大的檔案行政監(jiān)督、業(yè)務指導工作管理工具。

1、先進性原則

采用目前主流的技術和架構（（C+B）/S架構），所提供的技術具有一定的先進性，采用先進的、符合工業(yè)標準的系統(tǒng)平臺、體系結構和開發(fā)技術，系統(tǒng)可以快速的進行應用擴展。

2、靈活性原則

業(yè)務和功能模塊能夠自由增加、刪減和移動，能夠根據(jù)用戶的要求，用戶自己可以添加、減少項目、字段。查詢信息方便、靈活。

3、開放兼容性原則

系統(tǒng)設備、軟件必須具有良好的開放性，所有硬、軟件都應遵循業(yè)界相關標準，支持開放的標準接口，支持跨平臺。使整個系統(tǒng)成為一個統(tǒng)一的整體，而不致產(chǎn)生運行上的“孤島”。

4、安全性原則

系統(tǒng)須具有良好的安全管理功能，數(shù)據(jù)存儲、檢索、提取、和管理等各個層面和角度都須具有相應的安全機制。

在系統(tǒng)設計中，采用良好的安全機制；在數(shù)據(jù)傳輸中，選用當前成熟的數(shù)據(jù)加密技術確保數(shù)據(jù)安全；在網(wǎng)絡上，選用多層結構技術。同時，利用大型數(shù)據(jù)庫的安全性能確保存儲數(shù)據(jù)的安全。

系統(tǒng)建有完善的用戶管理和授權機制，對用戶在系統(tǒng)中的各種操作進行全面的管理和控制?？捎行Х乐狗欠ㄓ脩羧肭趾妥畲笙薅鹊叵拗菩畔⑿姑?；系統(tǒng)具有監(jiān)控功能和日志功能，對在線用戶進行有效的監(jiān)控，記錄下用戶的任何操作，確保不可抵賴性。

5、易用性原則

提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面、系統(tǒng)維護界面， 系統(tǒng)在使用界面上遵循檔案及資源管理人員的工作習慣， 界面友好易于操作，方便用戶的使用。系統(tǒng)采用客戶端/服務器（C/S）方式，滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求。對檔案信息的檢索和利用、各部門檔案人員信息采集，系統(tǒng)采用瀏覽器/服務器（B/S）架構解決方案，后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)結構清晰，數(shù)據(jù)字典公開，系統(tǒng)布署方便快捷。

操作簡單，查詢方便，可以通過樹形結構分層查詢，也可以按任意給定的條件（簡單查詢、綜合查詢和模糊查詢）進行查詢。

6、智能性原則

具有良好的統(tǒng)計分析功能，提高工作效率。同時系統(tǒng)應該有強大的圖表功能，可以制作各種類型的報表、客戶信息登記表等，制表方便、快捷，還能根據(jù)需要生成統(tǒng)計圖表（如餅圖、矩形圖），報表可輸出到Excel電子表格、Word文檔以及其他特定要求的文本文件。

7、標準性原則

系統(tǒng)采用的規(guī)范和標準應符合相關國家、行業(yè)的規(guī)范和檔案標準要求；電子文件元數(shù)據(jù)符合最近將頒布的《電子文檔元數(shù)據(jù)規(guī)范》要求。

8、可靠性原則

系統(tǒng)運行具有極高的可靠性和良好的容錯性能?？煽康男畔鬏斒侄?、存儲方式、運行環(huán)境和安全保證是系統(tǒng)成功的關鍵。在整體設計中，根據(jù)實際情況采用完善的備份方式和災難恢復計劃，確保系統(tǒng)的可靠性。提供7天*24小時不間斷服務。

9、擴展性原則

隨著數(shù)據(jù)量的增加和運行節(jié)點的擴展，系統(tǒng)對硬件軟件的要求會不斷提高，系統(tǒng)所有硬件、軟件的選型和應用系統(tǒng)的設計必須考慮可擴展性的要求。

在軟件系統(tǒng)的設計中，所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都應充分考慮到整個系統(tǒng)的可擴展性。系統(tǒng)將滿足隨著業(yè)務的不斷發(fā)展而隨時增加用戶及軟硬件產(chǎn)品的需求。

為滿足數(shù)字化檔案建設不斷深入的要求，在設計時，充分考慮了系統(tǒng)擴充問題，系統(tǒng)具有良好的可擴充性。在程序結構設計和數(shù)據(jù)接口設計時，預留了各種接口（比如程序開發(fā)接口，數(shù)據(jù)移植接口），能在需要時與各種應用系統(tǒng)進行一體化聯(lián)接，采用XML技術描述數(shù)據(jù)接口技術并提供數(shù)據(jù)接口程序。遵循XML 數(shù)據(jù)規(guī)范，具有自描述、結構化、交換性、擴展性特點。進行數(shù)據(jù)交互和關聯(lián)操作。當需要進行系統(tǒng)性升級時，能保證數(shù)據(jù)的平穩(wěn)遷移，能方便地調(diào)整。易于擴充升級，既滿足當前的業(yè)務需求，又為今后的擴充留有空間，用戶可自行進行功能擴展。

10、成熟性原則

文檔的獲取、采集、存儲、管理、檢索、統(tǒng)計和等各個環(huán)節(jié)集成在一個統(tǒng)一的體系結構之中，形成一個閉環(huán)的管理。

11、可維護性原則

在系統(tǒng)的設計中，充分考慮了因機構設置及業(yè)務流程的不斷變動而帶來的靈活性要求。所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統(tǒng)的靈活性，滿足隨著業(yè)務的發(fā)展而不斷增加數(shù)據(jù)量、用戶、軟硬件產(chǎn)品的需求。能通過自擴展的方式適應新類型的文件、檔案和資料；系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)結構、操作界面、打印格式及統(tǒng)計要求等都是可靈活定義的，以滿足業(yè)務變化的需要；業(yè)務處理功能在一定程度內(nèi)的增加或變更等需求不會影響系統(tǒng)的體系結構，并能在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)新的需求。

考慮到工程實施完成后系統(tǒng)的操作與維護，因此，該系統(tǒng)具備較強的可管理性和易操作性，便于系統(tǒng)管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統(tǒng)的操作和管理技術，以保證系統(tǒng)能安全可靠地運行。應用軟件的開發(fā)選用了流行的可視化開發(fā)工具。在保證用戶基本操作的前提下，給管理員有更多的自主管理功能。

（三）信息資源庫建設

1、目錄庫建設

大唐南京電廠檔案管理系統(tǒng)建立在基于WEB服務基礎上，實現(xiàn)現(xiàn)有管理的電子化、網(wǎng)絡化的需要，并具有開放性，能夠與企業(yè)各管理系統(tǒng)集成，接收、管理各系統(tǒng)形成的歸檔電子文件，提供安全授權下檢索利用。

系統(tǒng)主要分為四大功能模塊：信息采集、日常管理、信息服務、系統(tǒng)設置與維護。

檔案業(yè)務管理系統(tǒng)具體功能設計如下：

（1）檔案收集

檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應用系統(tǒng)提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設的關鍵部份。

上圖為歸檔數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個步驟，首先由全宗單位內(nèi)各部門的兼職檔案員通過幾種方式進行待歸檔數(shù)據(jù)的收集，之后由兼職檔案員對收集到的數(shù)據(jù)進行整理使其符合歸檔規(guī)范，然后由兼職檔案員對整理好的數(shù)據(jù)進行移交，由全宗單位內(nèi)的檔案管理員對移交的數(shù)據(jù)進行接收，最后由檔案管理員對所有接收到的數(shù)據(jù)進行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數(shù)據(jù)進入元數(shù)據(jù)庫，電子原文件進入系統(tǒng)電子原文數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)將對照元數(shù)據(jù)庫與電子原文數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動創(chuàng)建索引庫用于全文檢索功能。下面將詳細介紹這四個步驟的內(nèi)容：

①信息收集

數(shù)據(jù)收集分為以下幾種：OA接口收集；在線收集；離線收集；數(shù)據(jù)轉換等手段。

OA接口收集方案

系統(tǒng)實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)（OA）等系統(tǒng)無縫連接，接口部份主要

設計方案如下：

圖 OA 接口收集原理圖

OA系統(tǒng)接口是保證文件自動歸檔的關鍵。通過接口，系統(tǒng)可以以自動或手動兩種方式轉入到檔案系統(tǒng)當中去，文件及其屬性信息歸檔到檔案管理系統(tǒng)的收集整編庫中，同時將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉入文件服務器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應關系。

在線收集

在線收集是提供各業(yè)務部門人員對重要文件進行收集的模塊，不僅可以提供簡單、快捷的檔案錄入功能，方便檔案形成單位的歸檔人員進行歸檔錄入，而且可以對歸檔范圍外的重要文件進行收集錄入，可以將個人的隱性知識顯性化。

檔案管理人員可以根據(jù)實體文件直接在檔案系統(tǒng)中進行著錄。檔案系統(tǒng)提供友好的著錄界面輔助用戶進行信息的填寫。

著錄部分提供的功能包括：

1.必填項標識功能。在界面中會對必填字段與可空字段進行明顯的標識區(qū)分，方便用戶進行識別。

2.著錄字段可設定默認值。所有字段均可設置默認初始值，或可通過事件定義，自動跟據(jù)規(guī)則從其他著錄字段提取。也可根據(jù)一定業(yè)務規(guī)則，從相關信息中自動提取初始值，如可自動提取題名、文號、發(fā)文時間和保管期限等等。

3.著錄內(nèi)容提交時自動驗證功能。驗證的范圍包括：是否可空、極值范圍、輸入值類型（自然數(shù)、整型、日期等）、特殊類型（身份證、郵箱、手機號碼等）。對不符合規(guī)范的輸入，給出友好提示。

4.多種形式的輸入控件。檔案系統(tǒng)提供的多種輸入控件有：文本框、日期輸入框、多行文本輸入框、下拉選擇輸入控件、樹形信息輸入控件、多選或單選控件以及可編輯的下拉控件等多種，方便用戶的使用。

5.界面事件自定義功能?？深A先定義在著錄時要進行響應的事件，即某些著錄項的內(nèi)容可在其他著錄項著錄完成時，根據(jù)規(guī)則進行自動填寫。如自動對A、B兩字段值進行求和填寫進C字段，或對A、B兩字段進行截取或拼接后填入C字段。

6.著錄信息自動繼承。在連續(xù)錄入數(shù)據(jù)時，可自動繼承前一條所錄數(shù)據(jù)的各個字段信息，并可根據(jù)需要進行選擇性繼承。在著錄時還可根據(jù)一條已有數(shù)據(jù)，進行著錄，系統(tǒng)會自動將所選數(shù)據(jù)的信息作為新記錄的默認值。

7.支持TAB鍵及光標鍵的焦點跳轉。在著錄時，可方便的通過TAB鍵或光標鍵實現(xiàn)輸入焦點在不同控件上的切換，無需點擊鼠標，極大的方便了錄入工作。

8.著錄同時即可進行電子原文的掛接。著錄時即可掛接電子原文，避免了在條目形成后再掛接的不便。

離線收集

9.離線收集是提供建設項目和流動性企業(yè)提供配套的離線客戶端，作為離線狀態(tài)下的檔案收集工具。

10與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換為：

11.離線錄入端配置文件：由檔案管理系統(tǒng)生成離線錄入端配置文件，為XML格式文件，各建設項目和流動性企業(yè)使用離線客戶端導入配置文件后才能初始化系統(tǒng)，進行使用。

12.離線錄入端數(shù)據(jù)：離線錄入端產(chǎn)生的歸檔文件數(shù)據(jù)由各單位匯總到檔案館檔案管理員離線錄入端機器上，檔案館檔案管理員離線錄入端機器與檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡聯(lián)通，因此可由檔案管理員上傳離線錄入端數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)轉換

數(shù)據(jù)轉換可實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的批量導入功能，批量導入分為兩部份：元數(shù)據(jù)和電子文件，其中由于歷史數(shù)據(jù)所使用的業(yè)務系統(tǒng)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)結構都不相同，因此我們這里主要支持：DBF、XML和EXCEL三種格式的數(shù)據(jù)導入，需要各原檔案系統(tǒng)開發(fā)商將需導入的數(shù)據(jù)轉換成上述標準格式，最終實現(xiàn)批量轉換。

系統(tǒng)可為歷史檔案單獨設置一些類別和數(shù)字化流程。針對歷史數(shù)據(jù)和目前檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)結構存在不同的問題，系統(tǒng)會提供字段對應關系定義界面，是的用戶可先定義好字段對應關系，然后再進行轉換。

至于電子文件，則可通過內(nèi)容管理平臺中提供的電子文件轉換功能形成規(guī)范化電子文件格式存入系統(tǒng)，電子文件與元數(shù)據(jù)可自動通過元數(shù)據(jù)中的關聯(lián)關系實現(xiàn)自動對應。

②數(shù)據(jù)整理

數(shù)據(jù)整理部分面向全宗單位的部門兼職檔案員或檔案管理員提供對于進入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)的整理功能，通過整理使之成為符合檔案規(guī)范的數(shù)據(jù)。此部分系統(tǒng)主要提供以下功能：

自動分組（分類）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進行分組（分類）。

自動排序

由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進行排序。

立卷（裝盒）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)進行組卷（裝盒）操作，并自動生成相關案卷級/盒級字段信息。此功能分為以下兩種方式：

自動組卷（裝盒）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對某檔案類型的全部數(shù)據(jù)進行自動組卷（裝盒）操作。

手工組卷

由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對某檔案類型用戶所選擇的數(shù)據(jù)進行手工組卷操作。

手工調(diào)整

對于已組好卷的數(shù)據(jù)提供由用戶手工調(diào)整的功能，包含以下功能點：

增加

提供對歸檔案卷/文件條目信息的增加功能，并提供電子文件的掛接。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于錄入需要歸檔的案卷/文件條目信息，同時掛接電子原文。

刪除

提供對歸檔案卷/文件條目信息的刪除功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，刪除文件條目信息的同時也刪除該條目下掛接的電子原文。

修改

提供對歸檔案卷/文件條目信息的修改功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于修改并保存案卷/文件條目信息的修改結果。

檢索

提供對于案卷/文件條目中各字段的組合檢索、模糊檢索功能，最大程度確保數(shù)據(jù)的查全率和查準率。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

數(shù)據(jù)排序

主要是對于進入收集整編子系統(tǒng)的案卷/文件條目信息按相應排序規(guī)則默認排序，排序后便于檔案整理人員對于數(shù)據(jù)的瀏覽和整理工作，此處的排序規(guī)則已在系統(tǒng)“檔案業(yè)務管理設置”子系統(tǒng)中預先定義完畢，除預先定義的規(guī)則外還可以進行任意兩條數(shù)據(jù)的位置對調(diào)和連續(xù)多條數(shù)據(jù)的順序調(diào)整。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

數(shù)據(jù)移出

將當前檔案類型的文件級數(shù)據(jù)移入到其它的檔案類型的整編庫，如某個工程的申請文件在文書檔案中，需要移入到科技檔案中。不同檔案類型的數(shù)據(jù)可以相互轉化，且轉化完成后可以保留不同檔案類型間共有字段中的信息。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

案卷打散

將已組好的案卷或盒內(nèi)的文件打散，重新進行組卷/盒。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

卷內(nèi)文件抽出

將已經(jīng)組好的案卷內(nèi)的文件抽出，使其成為不屬于任何案卷的零散文件。

加入案卷

將用戶選定的零散文件加入某個已組好的案卷中，使其成為此案卷的卷內(nèi)文件。

③數(shù)據(jù)歸檔

此部分主要是由檔案管理員對已接收的數(shù)據(jù)進行檢查歸檔的操作，包含以下功能：

數(shù)據(jù)檢驗：由檔案管理員詳細檢查所接收的移交數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)編目：由檔案管理員操作系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)的相關目錄信息，以備歸檔。

數(shù)據(jù)歸檔：由檔案管理員操作將數(shù)據(jù)歸檔進入檔案庫。

2、全文數(shù)據(jù)庫建設

全文數(shù)據(jù)庫建設一方面是對室藏紙質檔案的數(shù)字化，即利用高速掃描儀等設備對存量檔案數(shù)字化。電子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等圖像格式，掃描時采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質檔案，宜采用彩色圖像掃描。因電力企業(yè)室藏檔案圖紙多，掃描儀還須具備消藍功能，在掃描過程中不能只追求清晰度，將分辯設置過高，導致圖像太大影響傳輸和存貯。在檔案清晰度滿足要求情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi。另一方面利用OA系統(tǒng)接口將歸檔文件及其屬性目錄信息轉換到檔案管理系統(tǒng)中，同時將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉入檔案服務器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應關系，實現(xiàn)文檔一體化數(shù)據(jù)共享。

2010年項目實施時，大唐南京發(fā)電廠檔案室人員對室藏檔案全部進行了數(shù)字化掃描、加工，共建成17萬余條檔案條目數(shù)據(jù)庫、約154萬頁原文數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)條目與原文100%掛接。

（四）檔案信息安全保障體系建設

1、制度建設

為了規(guī)范文件材料的歸檔工作，完善、系統(tǒng)保存本企業(yè)檔案，進一步提高檔案信息管理水平，保障電子檔案的安全、完整和有效利用工作得到落實，我們陸續(xù)制訂和印發(fā)了《電子文件歸檔管理制度》等規(guī)章制度，涵蓋了電子文件歸檔、電子檔案的移交、利用、鑒定、檔案數(shù)據(jù)的管理維護、保管、備份、安全保密等制度。

自工程建設以來，加強檔案管理“三納入”、“四參加”工作。例如：（1）重要檔案工作事項，納入廠辦公會領導議事日程，列入廠年度、月度計劃一同安排；（2）檔案信息化工作明確納入單位規(guī)章制度及工作流程；（3）檔案信息化工作納入辦公室與各部門年度工作考核制度及崗位職責；（4）基建期間所有設備開箱、項目驗收、資料交接等，都要求檔案人員參加，并作文字、圖片記錄等。

2、系統(tǒng)操作安全保障

本部分安全設計方案主要是從應用系統(tǒng)安全設計、安全認證、數(shù)據(jù)加密方面，應用軟件安全主要是從軟件的角度考慮，主要從數(shù)據(jù)傳輸安全、系統(tǒng)操作安全、數(shù)據(jù)訪問安全三個方面來考慮。

數(shù)據(jù)傳輸安全

①采用VIEW服務方式，每個客戶端無需安裝瀏覽軟件，為系統(tǒng)維護帶來極大方便，無需客戶端。

②電子文件以流數(shù)據(jù)的方式進行傳輸，在客戶機內(nèi)存中顯示，而不會形成本地的臨時文件，排除了安全問題。

③流數(shù)據(jù)的傳輸方式解決了傳輸過程中存在的安全隱患。

系統(tǒng)操作安全

登錄（和其它應用系統(tǒng)集成的安全訪問控制）

①登錄的安全控制任務

平臺對外部系統(tǒng)提供相關的接口和服務，需要保證沒有權限的人不能獲取對應的服務，或者不信任的系統(tǒng)不能訪問對應的接口。

平臺登錄的安全控制建立在用戶信息平臺上的統(tǒng)一用戶認證系統(tǒng)之上。在用戶登錄后將持有相關的統(tǒng)一令牌，用戶只需持有統(tǒng)一用戶認證系統(tǒng)頒發(fā)的用戶令牌，就可訪問相關的接口和服務。用戶進行統(tǒng)一認證時，進行如下的令牌獲取操作：

從外部系統(tǒng)訪問平臺提供的接口和服務之前，先要獲取相關的系統(tǒng)

訪問令牌；持有令牌的客戶端，訪問相關的平臺提供的接口和服務；平臺驗證令牌是否有效，如果有效，將在檔案信息管理系統(tǒng)中構造相關的用戶信息，并且訪問相關的接口和服務。

②操作權限

操作權限主要分為子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級。主要根據(jù)角色來控制，系統(tǒng)默認的角色有系統(tǒng)管理員、高級檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶（利用者）五個角色。

定義角色的時候可以定義到子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級權限，其中對應的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據(jù)檔案類型來分別設置權限。

判斷的時候首先要根據(jù)用戶的ID取得對應的角色ID，根據(jù)角色ID信息來判斷是否在該角色中存在權限信息，如果已經(jīng)存在則為有權，如涉及到檔案類型需要判斷對應的檔案類型權限。

③操作日志

系統(tǒng)通過記錄用戶操作日志來加強系統(tǒng)的安全性，以便管理員可以對惡意破壞數(shù)據(jù)過程進行審計。在本系統(tǒng)中，提供有登錄日志、操作日志和數(shù)據(jù)訪問日志三類日志。

用來記錄用戶成功登錄（退出）檔案系統(tǒng)的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統(tǒng)外成功登錄進檔案系統(tǒng)。其形式可以有多種，例如：由門戶系統(tǒng)登錄到檔案系統(tǒng)；在其它系統(tǒng)中，訪問集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統(tǒng)等。

主要日志信息包括：用戶帳號（ID）、所屬全宗、登錄日期（時間）、登錄時客戶機IP地址、退出時間，登錄方式（門戶、集成模塊、直接登錄）等。

用來記錄用戶在檔案系統(tǒng)中所進行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、服務器配置管理、檔案類型管理等。主要日志信息包括：操作者（用戶ID）、操作日期（時間）、所屬全宗、用戶操作等。

用來記錄用戶對檔案數(shù)據(jù)本身的訪問。例如，對檔案數(shù)據(jù)條目的刪除。對電子文件的瀏覽、下載等。主要日志信息包括：用戶ID、操作日期（時間）、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)的ID、檔案數(shù)據(jù)的標題（電子文件的標題）、操作方式（刪除、瀏覽、下載、銷毀）等。

數(shù)據(jù)訪問安全

數(shù)據(jù)訪問需要控制用戶訪問的條目和電子文件信息，并可以靈活設置權限。目前大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問權限根據(jù)權限類型分為條目權限和電子文件權限，根據(jù)設置方式分為臨時權限、規(guī)則權限、默認權限。

規(guī)則權限針對網(wǎng)上利用者和普通用戶設置，針對條目權限和原文權限進行判斷，可以設定對應的查詢規(guī)則來批量設置權限?？梢葬槍n案庫進行設置?？梢詢?nèi)置一些固定規(guī)則，如全部數(shù)據(jù)、歸檔前數(shù)據(jù)、歸檔后數(shù)據(jù)、職務對應密級等。可以選擇組或組下面的人進行設置權限，如果設置了組的權限，下面的人自動繼承組的權限，判斷順序為人優(yōu)先于組。規(guī)則權限判斷流程為：

默認權限主要針對網(wǎng)上利用者和兼職檔案員，可以根據(jù)檔案類型來設置，主要權限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。

條目權限根據(jù)默認權限和規(guī)則權限組合得到對應的用戶的權限。

電子文件的一般使用流程

電子文件一般的使用流程如下圖所示：

上述流程主要包括了電子文件的提交、存儲和利用三個環(huán)節(jié)，利用時可以對電子文件進行瀏覽、下載、打印、導出光盤等。以上應用模式中存在以下幾個問題：

①電子文件格式不統(tǒng)一，給各種電子文件的安全控制及利用造成很多困難；

②電子文件容易被篡改，篡改不易被發(fā)現(xiàn)；

③電子文件一旦提供用戶瀏覽，則電子文件已無法控制，用戶可進行拷貝、另存等，存在重要文檔被轉給其它人員的隱患。

電子文件訪問安全控制的主要任務：

①能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數(shù)、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。

②保證重要文檔不轉給其它人員。只有經(jīng)過授權的用戶才能閱讀采用本系統(tǒng)加密的文檔，未經(jīng)授權的用戶，即使拿到其他人的授權文件，仍無法閱讀加密的文檔。

（五）檔案管理系統(tǒng)硬件設施的建設

1、機架式服務器一臺

存儲設備一臺

2、建立檔案原文數(shù)據(jù)庫所需要的A0、A3平板掃描儀，高速掃描儀、數(shù)碼相機等設備。

五、“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的特點及主要功能

大唐南京發(fā)電廠的檔案部門擔負著各類檔案的最高管理職能，在檔案管理系統(tǒng)中，管理職能具體定位如下：

完成大唐南京發(fā)電廠各檔案所屬各部門日常檔案管理工作，指導和管理各部門的檔案歸檔工作，完成檔案資料的收集、整編、錄入和管理工作；同時，將與之對應的檔案數(shù)據(jù)和文件系統(tǒng)中歸檔的檔案數(shù)據(jù)歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。另外，大唐南京發(fā)電廠各類檔案需要對各部門的年報進行接收和匯總工作，生成符合國家檔案局要求的年報。

1.全文檢索系統(tǒng)信息服務功能

系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的智能搜索產(chǎn)品，實現(xiàn)對附件的全文檢索，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；提供自然語言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持對自動搜索到的全部信息進行智能分類，并可對設定的主題，將全部相關信息進行聚類；系統(tǒng)的自動分類和聚類功能可以以圖形化展示，方便用戶定位到關心的信息以及了解信息分類之間的關系。

針對上述各類搜索方式，都會受到系統(tǒng)權限的控制，保障檔案數(shù)據(jù)的檢索安全。

目前支持電子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等圖像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字處理格式。

技術特點：索引權限和系統(tǒng)權限完全融合；索引庫、目錄庫、電子文件庫三位一體；系統(tǒng)數(shù)據(jù)和索引庫數(shù)據(jù)同步。

全文檢索示意圖

2.主動式檢索服務應用

檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動服務方式，突破了傳統(tǒng)的檔案被動利用模式，通過管理員對檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發(fā)揮了檔案信息資源的價值；

檔案打包推送一般分為主動推送和請求推送兩種應用方式：主動推送是指檔案管理員將組織好的檔案數(shù)據(jù)包設定有效期后直接推送給用戶進行利用，檔案數(shù)據(jù)包可以是編研成果、事件專題等內(nèi)容；請求推送是指利用者通過網(wǎng)絡向檔案管理員發(fā)出檔案利用請求信息，檔案管理員根據(jù)請求內(nèi)容組織所需要的檔案信息，設定有效期限后直接推送給利用者。

檔案推送具有時效性，過期后將失效不能再訪問既方便了利用又保證了安全。

（三）OCR技術的應用

與圖像處理技術一樣，紫光的OCR（漢字識別）技術也已嵌入到系統(tǒng)當中，在系統(tǒng)的所需要的操作中，可以隨時調(diào)動OCR功能，實現(xiàn)圖像漢字的識別。OCR技術主要應用與以下幾方面：

紫光的OCR漢字識別技術在文書檔案的數(shù)字化和再利用方面可以發(fā)揮重要的作用。

首先，在掃描電子文檔的識別中，通過其獨有的版面分析功能，不僅可以快速實現(xiàn)文檔的掃描識別，同時還可以自動提取當中的檔案關鍵信息，自動識別后填入檔案的目錄信息當中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。

其次，快速OCR技術將掃描文件自動識別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對圖像文件自動建立索引的功能。

再次，在用戶檢索查詢當中可以選定所需文件內(nèi)容，自動對其進行識別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。

對于中英文混排、表格等特殊格式可以比較好的識別還原。

檔案人員在利用檔案的時候常常需要瀏覽檔案原文，對于比較感興趣的內(nèi)容可以利用在線OCR功能將圖片格式的原文，識別成可編輯的文本信息，以便于下一步的利用。

利用的時候用戶在檔案原文上選擇需要的區(qū)域，系統(tǒng)自動將區(qū)域內(nèi)的信息傳到檔案服務器進行識別，然后傳到用戶的窗口顯示出來。

原文瀏覽的時候選擇要識別的區(qū)域

識別后的文本文件

在線OCR支持網(wǎng)絡上所有有權限的用戶應用，同時允許多個用戶并行使用。

（四）可擴展支持多種安全技術

系統(tǒng)設計方案中充分考慮了大唐南京發(fā)電廠對信息安全性方面的考慮，除了系統(tǒng)本身的用戶權限控制系統(tǒng)和日志管理外，還可以支持與用戶身份認證系統(tǒng)的集成、實現(xiàn)電子印章、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、流技術瀏覽等信息安全技術。

（五）檔案數(shù)字化加工模塊中圖像處理技術

檔案數(shù)字化加工子系統(tǒng)由利用流媒體采集工作站、高速掃描儀、數(shù)碼專用設備作為信息入口，將紙張、影像、音像的信息轉換成數(shù)字影像文檔，并將數(shù)字化信息的圖文數(shù)據(jù)庫存儲到海量存儲載體中，采用OCR技術，實現(xiàn)掃描結果的文本轉化。對文檔、圖片及其他檔案類型數(shù)據(jù)進行加工處理及標引。

圖像處理技術的應用

系統(tǒng)中內(nèi)嵌了紫光圖像處理技術，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。

在收集整編、檔案管理子系統(tǒng)中，都可以在數(shù)據(jù)錄入和維護時自動打開圖像處理模塊，完成紙介質文件的掃描錄入或對掃描文件的圖像處理功能，利用系統(tǒng)中的圖像掛接功能來實現(xiàn)圖像文件與檔案目錄的自動對應。

圖像處理模塊最大的特點就是除了可以滿足招標文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實現(xiàn)批量的圖像掃描和自動處理的功能，是一個功能強大的圖像掃描和處理模塊。

圖像處理功能介紹

該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉、圖像縮放、圖像幅面調(diào)整、圖像分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉換、消藍、去污、糾斜、合并等。

圖像處理窗口

掃描的參數(shù)設定，在掃描的同時用戶可以設定自動執(zhí)行糾斜、去黑邊、清除噪聲等功能，掃描后也可以手動進行上述操作。下圖是圖像處理的幾個功能操作界面。

掃描后的文件

去黑邊處理后的文件

糾偏、去污點處理后的文件

掃描后的文件

圖像拼接前

圖像拼接后的效果（合并的時候可以選擇上下合并或左右合并）

篇（10）

1 數(shù)字檔案的構成

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。因此在文字的載體變化的同時，檔案的載體也在隨之變得多元化。在計算機已經(jīng)完全普及到人們生活和工作的背景下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為一個不可避免的趨勢。不論是將紙質檔案數(shù)字化，還是電子檔案的存檔，都是檔案工作現(xiàn)在需要面對的考驗。

1.1 紙質檔案電子化

紙質檔案在很長的一段時間內(nèi)占據(jù)檔案載體的主要組成部分，多數(shù)基層檔案管理部門的庫存檔案都是以紙質檔案為主。將這些紙質檔案轉化成數(shù)字檔案需要硬件設施，而管理數(shù)字檔案需要軟件。但電子化檔案所需的軟件及硬件設施需要的資金也不容小覷，并不是所有的檔案管理部門都能夠及時購置相關數(shù)字化的設備。

在沒有足夠的軟件及硬件設施的支撐的情況下，可以利用現(xiàn)有工具對紙質檔案進行初步梳理，為將來紙質檔案數(shù)字化做好前期準備。我們可以在excel中先錄入檔案的抬頭、撰稿人、發(fā)文單位、收文單位、文件編號、生成日期、存放位置等關鍵信息，形成詳細的數(shù)字化目錄信息。數(shù)字化目錄可以更精準的捕捉到關鍵信息，使檔案工作人員能夠更快更便捷地查找到相應的紙質檔案。而將這樣的目錄信息共享，既不用擔心文件內(nèi)容被泄漏、篡改，也能有效提高檔案利用的效率。檔案利用者能夠通過目錄查找所需檔案是否歸檔及存放位置，再到檔案部門進行查閱，避免無謂地奔波。

在有相應的軟件及硬件設施的情況下，為了更好地提供檔案利用，我們可以將紙質檔案通過掃描、微縮等方式電子化，通過軟件對數(shù)字檔案進行系統(tǒng)的管理。在通過掃描儀、微縮設備等硬件設備將紙質檔案轉化成數(shù)字檔案的過程中，檔案工作人員需要確認檔案在轉換的過程中沒有出現(xiàn)信息的缺失、亂碼等問題，保證檔案信息的完整性。紙質檔案完成轉換后，檔案工作人員在軟件中將數(shù)字檔案與檔案目錄進行一一對應鏈接。在檔案管理系統(tǒng)中，檔案利用者可以直接通過目錄鏈接到相關的數(shù)字檔案進行查閱。軟件通過對查閱人員的身份進行辨識，提供不同層級的檔案信息。檔案利用者可以在檔案管理系統(tǒng)中獲取所需信息，并可實現(xiàn)多人同時查閱或異地查閱。僅在借用檔案原件的情況下，檔案利用者需要到檔案部門進行借閱。

1.2 數(shù)字檔案的歸檔

隨著科技的進步，計算機、攝像機、照相機等電子設備已經(jīng)融入日常生活的方方面面，也成為我們工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我們通過攝像機、照相機記錄下重要的時刻；在工作中，我們通過郵件溝通工作；在工作中，我們通過OA系統(tǒng)提交申請流程……

（1）聲像檔案

聲像檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中形成的有價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。在有重大活動、事件的時候，人們喜歡通過攝像機、照相機等對生活、工作進行直觀的記錄，由此產(chǎn)生了不少的聲像檔案。在聲像檔案歸檔的時候，檔案工作人員需要確定檔案載體的可讀取性。聲像檔案載體的不穩(wěn)定性較高，容易受到磁性等影響，而不當使用會對聲像檔案造成不可逆的損壞，甚至導致載體上的檔案信息無法讀取。因此在保管和利用聲像檔案的時候，檔案工作人員需要根據(jù)載體特性進行妥善保管和使用，盡量延長聲像材料的使用壽命，并在聲像檔案載體發(fā)生問題前做好相應的備份，以防檔案信息的遺失。

（2）郵件

郵件在日常工作中有著舉足輕重的作用，很多時候我們需要以郵件為工作及處理問題的憑證。然而郵件多保存在個人電腦的本地磁盤中，有的甚至因為內(nèi)存不足并未保存而直接刪除，這使得郵件處于失控狀態(tài)。大部分人都沒有意識到其實郵件也是數(shù)字檔案的一種，是歸檔內(nèi)容的一部分，導致這一部分數(shù)字檔案的缺失。檔案工作人員應當對此加以重視，督促相關人員將重要郵件保存歸檔。

（3）OA流程

過去人事任免等通知公告都是以紙質文件進行張貼或者傳閱，歸檔的也是這些加蓋公章的紙質文件?，F(xiàn)在的企事業(yè)單位很多都是通過OA系統(tǒng)（或其他內(nèi)部系統(tǒng)）進行人事任免、節(jié)假日休假等通知的。這些通知會打印成紙質文件歸檔，而不會歸檔原始的電子文件。OA系統(tǒng)（或其他內(nèi)部系統(tǒng)）做數(shù)字時代的產(chǎn)物，為現(xiàn)代工作帶來巨大的便利，人們可以用它提交流程，而不用像過去拿著申請單到處找人簽字。通常提交流程時需要上傳所需審批的文件，系統(tǒng)會記錄各節(jié)點審批人員及審批意見或在簽署文件上加注電子簽名。OA系統(tǒng)（或其他內(nèi)部系統(tǒng)）能夠更完整更全面地記錄整個審批過程，然而這些通知、流程等數(shù)字檔案一般都存儲在IT后臺，傳統(tǒng)的檔案歸檔范圍并不包括后臺數(shù)據(jù)，這也是檔案工作人員需要加強關注的。

檔案的數(shù)字化不僅需要配備計算機、服務器、掃描儀、縮微設備等硬件設施，還需要數(shù)據(jù)庫、管理制度的跟進。沒有硬件設施，紙質檔案無法完整地轉化成數(shù)字檔案；沒有相應的管理制度，數(shù)字檔案就會處在失控的狀態(tài)。數(shù)字檔案的轉化和儲存需要依靠硬件設施，而數(shù)字檔案的管理和利用則需要依托軟件系統(tǒng)。

2 檔案管理系統(tǒng)的建設

檔案的最終目的是利用，如何管理數(shù)字檔案的利用是重中之重。只管理不利用，會使檔案失去它的價值。只注重利用，卻無法妥善地管理將會導致檔案的失控。要管理好檔案的利用，需要檔案管理系統(tǒng)與檔案管理制度雙管齊下。

按檔案管理制度的需求，檔案管理系統(tǒng)需要可以按不同身份設置不同權限，具備瀏覽目錄、瀏覽內(nèi)容、下載及打印等幾種不同權限，并記錄瀏覽、下載及打印數(shù)字檔案的人員名單和時間等信息。目錄瀏覽功能可以讓檔案利用者按目錄的查詢結果判斷所需檔案是否歸檔，是否需要進行權限申請或查找原件等后續(xù)工作，不需要檔案工作人員對檔案是否歸檔等信息再行確認。記錄瀏覽、下載、打印數(shù)字檔案的人員、時間的這一功能可以更好地掌控數(shù)字檔案的走向。由于一個部門的員工的權限一般都是一致的，系統(tǒng)需要能夠批量進行權限設置，這樣可以避免檔案工作人員無謂的重復勞動。對跨權限的查閱，系統(tǒng)需要能夠對文件進行特定人員及時間開放的設定。

管理保密性高的數(shù)字檔案，特別是機密檔案，需要和一般數(shù)字檔案區(qū)別對待。數(shù)字檔案在檔案管理系統(tǒng)中即使不開放下載及打印功能，瀏覽人員依然可以通過截屏等方式對檔案內(nèi)容進行存儲。為了保證檔案內(nèi)容不遭到泄漏，可通過配備公用機的方式來提供機密文件的查閱。

定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份。注重數(shù)字化檔案的備份，對系統(tǒng)內(nèi)的檔案資料定期進行備份，可以盡量避免由于系統(tǒng)崩盤、防火墻漏洞等導致數(shù)據(jù)的遺失、缺失，保證檔案的完整性。對待重要數(shù)字檔案，可以進行異地備份。“5?12”汶川特大地震不僅造成巨大的人員傷亡和財產(chǎn)損失，也對檔案造成了無可挽回的破壞，它給我們敲響警鐘，自然災害、人為災害都有可能會讓檔案遭受毀滅性的損毀。因此，檔案的異地備份必須受到重視。

3 數(shù)字檔案的優(yōu)缺點

由于數(shù)字檔案的虛擬性、可復制性強、載體多樣等特點，使其具有優(yōu)于紙質檔案的便利性和一些無法回避的缺陷性。我們要認識到數(shù)字檔案的優(yōu)缺點才能做好數(shù)字檔案的管理工作，在提供數(shù)字檔案利用的同時，保證數(shù)字檔案的完整與安全。

3.1 數(shù)字檔案的優(yōu)點

數(shù)字檔案具有虛擬性，查閱利用不受地域限制。檔案利用者即使出差，只要在網(wǎng)絡暢通的地區(qū)，依然可以通過檔案管理系統(tǒng)查閱到臨時所需的檔案資料，查閱檔案的便捷度大大提升，這是過去紙質檔案所無法做到。

數(shù)字檔案復制性強，可以填補紙質檔案在備份方面的缺失。就時間、人力等方面而言，數(shù)字檔案備份比紙質檔案備份更為快捷方便。而數(shù)字檔案也可以作為紙質檔案的備份，起到間接保護紙質檔案的作用。在不是必需原件的情況下，可以查閱電子檔案，減少對紙質檔案的磨損，盡可能地保護檔案原件。

數(shù)字檔案載體體積小，儲存信息量大，可以極大地節(jié)省空間，也更便于異地備份。U盤、光盤、移動硬盤等存儲設備體積較小，存儲容量最大能達到幾TB 。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)紙質檔案存儲等量檔案所需的存儲空間可謂天壤之別，這一點為異地備份提供了巨大的便利。

數(shù)字檔案便于檢索，檔案查找速度快，可以高效地提供利用，提高檔案的利用率。過去紙質檔案通常只能通過檢索卡片等人工檢索方式進行檢索，檢索效率較低。而現(xiàn)在，紙質檔案及數(shù)字檔案都可以通過計算機技術的機器檢索，極高地提升了檢索效率。

3.2 數(shù)字檔案的缺點

數(shù)字檔案的虛擬性使其即使被篡改，也不容易被察覺。這就需要檔案工作人員對歸檔的數(shù)字?n案進行鑒別，判斷歸檔文件的真實性。對已歸檔的數(shù)字檔案進行權限設置、備份等防篡改措施。同時，紙質檔案也要妥善保管，在數(shù)字檔案受損、遺失的時候，能夠做到及時修復、補充的作用。

數(shù)字檔案的可復制性強、傳播性好、信息流轉速度快，這也導致數(shù)字檔案比較容易被泄漏、竊取。因此需要數(shù)據(jù)庫具有強大的防火墻，防止外部網(wǎng)絡攻擊和入侵；同時也需要完善數(shù)字檔案的管理制度，防止內(nèi)部的篡改和泄漏。